Upphandlingsdokument Upphandlande organisation Region Skåne, Koncerninköp Ulf Rosqvist Upphandling Bevakningstjänster för Region Skåne 1702135 Sista anbudsdag: Symbolförklaring Texten ingår i annonsen Texten kommer att ingå i avtalet Texten ingår i kvalificeringen Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Frågan är viktad och ingår i utvärderingen Frågan besvaras av upphandlaren Texten/frågan innehåller ESPD-krav Frågan ställs endast upplysningsvis Frågan är markerad för särskild uppföljning 3. Kravspecifikation bevakning 3.1 Allmänt 3.1.1 Bemanning stationära objekt Personal Leverantören ska i första hand bemanna uppdraget med lämplig bevakningsresurs. Om Beställaren önskar ska objekt med stationär bevakning kunna bemannas av samma bevakningsresurs under dagtid, helgfri måndag till fredag. Bevakningsresurser vid objekt med stationär bevakning ska med enkelhet kunna sätta sig in i olika typer av dataprogram och utrustning som kan förekomma på de olika objekten. Arbetsledning Stationär bevakningsresurs kan ha en arbetsledande roll, men får inte utföra arbetsuppgifter såsom exempelvis ringa in vikarier eller schemaläggning. Dokumentering Bemanningen ska dokumenteras med namngiven tjänstgörande bevakningsresurs. Arbetspasset arbetsuppgifter ska dokumenteras med klockslag. Skifte mellan arbetspass Leverantören ska ha rutiner för överlämning mellan arbetspassen. Överlämningen ska innehålla all nödvändig information om tidigare, pågående och kommande aktiviteter som kan påverka framtida arbetspass. Utbildning Objektsspecifika utbildningar kan bli aktuella. Om Beställaren anser det nödvändigt att utbilda Leverantören ska Leverantören bidra till att samordna sin personal till sådana utbildningstillfällen. Deltagande ska debiteras enligt prisgrupp E. Sida 1/12
3.1.2 Bevakningsinstruktion Leverantören ska upprätta skriftliga bevakningsinstruktioner i elektroniskt standardiserat format för objekten utifrån beställarens/kontaktpersonens behov/krav/önskemål. Instruktionen ska efter färdigställande godkännas av Beställaren/kontaktperson. Förändringar i bevakningsinstruktionen ska på förhand godkännas av Beställaren. Beställaren har rätt att ta del av bevakningsinstruktionerna för samtliga objekt, och dessa instruktioner ska betraktas som sekretesskyddat material. Gamla instruktioner ska destrueras på ett säkert sätt. Leverantören ska säkerställa att Leverantörens bevakningsresurs är väl förtrogen med respektive bevakningsobjekt och dess instruktioner. 3.1.3 Dekaler och skyltning Leverantören ska på eget initiativ genom skyltar och dekaler åskådliggöra att Region Skånes objekt är bevakade och i förekommande fall larmade. Skyltarna ska underhållas, ersättas och nya uppsättas om så erfordras. Skyltar och dekaler får inte skada fastigheten. 3.1.4 Provrond och riskanalys nya objekt Uppstart Vid uppstart av avtalet och tills det att införandet är genomfört ska alla provronder och riskanalyser ingå i de löpande priserna. Provrond (nya objekt som tillkommer) Beställaren har rätt att få utfört en provrond innan prissättning. Beställaren har rätt att närvara vid sådan provrond om Beställaren så önskar. Beställaren har rätt att påkalla en provrond vid behov. Provrond debiteras enligt prislistan och prisgrupp H. Riskanalys (nya objekt som tillkommer) Leverantören ska utföra riskanalys på alla nya objekt. Beställaren har rätt att närvara vid sådan riskanalys. Beställaren har också rätt att påkalla en riskanalys vid behov. Riskanalys debiteras enligt prislistan och prisgrupp H. 3.1.5 In- och urkoppling av larm Leverantören skall samordna in och urkoppling samt andra förändringar av larm med Beställaren. Leverantören ska samarbeta med Beställarens andra Leverantörer som är involverade i larmen. Ingen omprogrammering av larm ingår i detta uppdrag. 3.1.6 Kommunikationsutrustning Leverantören ska ha ett robust kommunikationssystem. Beställarens medicintekniska utrustning ska ej påverkas av Leverantörens kommunikationssystem. Beställaren kan komma att förse Leverantören med kommunikationsutrustning för särskilda tjänster/uppdrag till specifika ändamål. Leverantören ska i dessa fall nyttja kommunikationsutrustningen enligt Beställarens instruktion. 3.1.7 Kontrollutrustning Leverantören ska ha någon form av elektroniskt kontrollsystem för att t.ex. kunna verifiera kontrollpunkter under rond, exempelvis streckoder vid kontrollpunkterna. 3.1.8 Fordon Sida 2/12
Följande miljökrav gäller för fordon som Leverantören ska använda vid utförandet av bevakningstjänster åt Region Skåne: Fordon som klassas som personbilar som används i Uppdraget för Region Skåne: Minst 90 % av fordonen ska uppfylla kraven enligt miljöbilsdefinitionen (SFS 2005:1228 med uppdateringar). Vid nyanskaffning av fordon ska Leverantören även säkerställa att de nya fordonen uppfyller kraven enligt miljöbilsdefinitionen. Fordon med totalvikt under 3.5 ton (lätta lastbilar) som används i Uppdraget för Region Skåne: Alla transporter ska genomföras med fordon som lägst uppfyller kraven enligt förordning SFS 2009:1 och får släppa ut högst 230 g CO2/km vid blandad körning. Dieseldrivna fordon får släppa ut högst 5 milligram partiklar/km. Vid nyanskaffning av fordon som utför uppdrag åt Regions Skåne, ska Leverantören säkerställa att de nya fordonen drivs på RME 100, HVO 100, helt eller delvis på biogas eller el, eller genom annat drivmedel som på bättre sätt uppfyller Region Skånes mål om fossilbränslefritt 2020. Parterna ska under avtalstiden följa utvecklingen och efter överenskommelse justera miljökraven. Under avtalsperioden ska Leverantören på anmodan kunna uppvisa en fordonsförteckning omfattande samtliga fordon som denne nyttjar för utförande av tjänster enligt detta avtal. 3.2 Kompetenser och personal 3.2.1 Allmänt Samtliga bevakningsresurser ska ha erforderlig kompetens och behörighet enligt gällande lagar, förordningar och föreskrifter. Leverantören ska i första hand bemanna uppdraget med erfaren bevakningsresurs. Bevakningsresurser som ska utföra tjänster på sjukhusområdena bör vara bekanta med objektet. Leverantörens stationära bevakningsresurs ska med enkelhet kunna sätta sig in i olika typer av dataprogram och utrustning som kan förekomma på de olika objekten. 3.2.2 Personlig lämplighet Region Skåne är en värderingsstyrd organisation, Leverantörens personal skall vara bärare av och leva upp till Region Skånes värderingar och värdegrund. Personalen ska vara lämplig för uppdraget och följa fastställda instruktioner. Den särskilt känsliga miljön inom sjukvårdens verksamheter med såväl somatiskt som psykiskt sjuka patienter inklusive forskning ska speciellt beaktas. Detta ställer mycket höga krav på personalens kommunikation- och anpassningsförmåga, stresstålighet, empatisk förmåga och sociala kompetens. Leverantören är skyldig att på Beställarens anmodan utan dröjsmål byta ut personal med anknytning till tjänsten som Beställaren bedömer sakna erforderlig kompetens, ha samarbetssvårigheter eller ej vara lämplig. Eventuellt sådant utbyte av personal berättigar inte Leverantören till ersättning för eventuella merkostnader. 3.2.3 Språk Leverantörens personal ska kommunicera på svenska i tal och skrift. Leverantörens personal ska även kunna kommunicera på engelska i tal. 3.2.4 Väktare Leverantören ska tillhandahålla väktare med kompetens och utbildning enligt RPS föreskrifter. Sida 3/12
3.2.5 Ordningsvakt Leverantören ska tillhandahålla ordningsvakt med kompetens och utbildning enligt RPS föreskrifter. 3.2.6 Flygservicepersonal Leverantören ska tillhandahålla personal med kompetens att vara flygservicepersonal enligt kompetenskravet för helikopterflygplatsens verksamhetsledningssystem. Flygservicepersonal ska för att vara behörig att utföra uppdraget, ha genomgått grundutbildning för flygservicepersonal (8 timmar) och erhållit ett godkänt kunskapsresultat. För att vidmakthålla kompetens ska flygservicepersonal varje år genomgå repetitionsutbildning för flygservicepersonal (4 timmar) och erhålla ett godkänt kunskapsresultat. Mellan utbildningarna krävs det att flygservicepersonal håller sig uppdaterad, t.ex. genom att besöka flygplatsen och praktisera instruktioner med ett fiktivt scenario. Beställaren arrangerar kostnadsfritt grundutbildning 2 gånger per kalenderår. Beställaren arrangerar kostnadsfritt repetitionsutbildning 2 gånger per kalenderår. De kostnader som det medför Leverantören när dess personal deltar i grund- eller repetitionsutbildningen ska debiteras enligt prisgrupp E. Leverantörens ska dock kunna motivera att behovet av att utbilda personal motsvarar en skälig nivå för att kunna utföra tjänsten. 3.2.7 Parkeringsvakt Parkeringsvakt ska ha nödvändig kunskap och utbildning för att utföra parkeringsövervakning på tomtmark. 3.2.8 Tjänstelegitimation Giltigt tjänstelegitimation ska alltid bäras och kunna uppvisas på begäran utifrån RPS föreskrifter och allmänna råd. Bevakningsresursen skall vara väl bekant med Region Skånes regelverk kring etjänstekort. Beställaren kan komma att förse Leverantörens bevakningsresurs för en del uppdrag med etjänstekort (elektroniskt id). Om Leverantörens bevakningsresurs har tilldelats ett etjänstekort, ska detta bäras i tjänst under uppdraget. Om bevakningsresursen inte längre ska utföra uppdraget, ska etjänstekortet returneras till Beställaren. 3.2.9 Klädsel Samtliga bevakningsresurser ska ha klädsel enligt gällande lagar, förordningar och föreskrifter. Samtliga bevakningsresurser ska följa Leverantörens uniformsreglemente. Beställaren ska ha möjlighet att påverka Leverantörens val av klädsel inom ramen för den klädsel som anges i gällande lagar, förordningar, föreskrifter samt Leverantörens egna uniformsreglemente. 3.3 Tjänster Leverantören ska kunna tillhandahålla följande tjänster 3.3.1 Larmcentral och mottagning av larm Leverantören ska ha en egen larmcentral som är certifierad enligt SSF 136:4, eller motsvarande norm inom Europeiska Unionen, eller ha avtal med en sådan extern larmcentral. Sida 4/12
Larmcentralen ska kunna ta emot larm årets alla dagar, dygnet runt. Larmcentralen ska kunna ta emot eller förmedla larm från de på marknaden förekommande larmöverföringssystem. Leverantören har ingen rätt att ställa krav på Beställarens fabrikat på larmanläggningar. Larmcentralen ska kunna ta emot eller förmedla vanligt förekommande larm, exempelvis men inte uteslutande inbrotts-, brand-, överfalls-, drift- och nödlarm samt larmförmedling av Beställarens larm. Larmcentralen ska utföra åtgärder utifrån Beställarens instruktioner. Leverantören ska kunna ta emot larm och begärd assistans via vanligt förekommande kommunikationssätt, exempelvis men inte uteslutande via egen larmcentral, extern larmcentral samt via telefon. För att säkerställa att det är behörig personal från verksamheten som ringer kan lösenord eller personlig kod komma att användas. Region Skåne ska tillhandahållas ett unikt telefonnummer till Leverantören som kan ta emot larmutryckning så som men inte uteslutande begärd assistans och transport av sjukvårdsteam. Svarstiden ska i genomsnitt vara max120 sekunder. Genomsnitt mäts per månad. Ärendet ska hanteras skyndsamt och räknas som inkommit när uppgifterna om den begärda assistansen är registrerad. 3.3.2 Ronderande bevakning Leverantören ska utföra ronderande bevakning enligt överenskommen instruktion med eller utan hund. Rondering med hund får endast utföras efter godkännande av Beställaren. Tjänsten ska beräknas enligt prisgrupp F. 3.3.3 Stationär bevakning Leverantören ska utföra bevakning enligt överenskommen instruktion. Arbetsuppgifter som kan komma utföras av stationär bevakningsresurs är exempelvis men inte uteslutande är bemanning av reception, ryck på larm, låsning, upplåsning och flaggning inom objektets område. Arbetsuppgifter framgår av bevakningsinstruktioner för respektive objekt. Tjänsten ska beräknas enligt prisgrupp C. 3.3.4 Larmutryckning Leverantören ska utföra tjänsten till Region Skånes verksamheter årets alla dagar, dygnet runt. Leverantören ska kunna hantera elektroniska larm, såväl larm som inkommer via telefon till Leverantören, s.k. begärd assistans. Leverantören ska kunna hantera flertalet larmutryckningar som sker samtidigt åt Beställaren, inom gällande inställelsetider. Tjänsten ska beräknas enligt prisgrupp B. 3.3.5 Skyddstäckning Leverantörens bevakningsresurs ska på eget initiativ och vid behov utföra skyddstäckande åtgärder efter inbrott eller skadegörelse. Beställaren ska även kunna beställa skyddstäckande åtgärder. Sida 5/12
Tjänsten ska beräknas enligt prisgrupp B. 3.3.6 Flygservice vid helikopterflygplats Leverantören ska utföra flygservice vid helikopterflygplats med för uppdraget behörig flygservicepersonal enligt de processer och instruktioner som framgår av flygplatsens verksamhetsledningssystem och verksamhetshandbok. Flygsäkerheten ska alltid ha högsta prioritet. Flygservice innebär att: - tillse att flygplatsens lokala säkerhetsregler följs, - hantera förfrågan om landningstillstånd enligt instruktion, - bemanna flygplatsen inom fastställd tid och utföra förberedelser och åtgärder vid landning enligt instruktion, - egenkontroller (daglig tillsyn, veckotillsyn, månadstillsyn) genomförs enligt instruktion, - hantera fel och störningar enligt instruktion, - rapportera och dokumentera avvikelser och i övrigt informera ledningsfunktion det som har betydelse för flygsäkerheten, - tillse att utförare av felavhjälpande åtgärd, reparation och underhåll (teknisk servicepersonal) agerar i enlighet med instruktion, - agera enligt instruktion vid helikopterhaveri, - agera enligt instruktion vid bränsleläckage, - agera enligt instruktion vid automatiskt brandlarm och konstaterad brand, - delta vid godkända tillfälliga vistelser på flygplatsen, t.ex. vid studiebesök, - vara flygplatsens ledningsfunktion behjälplig i ärenden av skiftande karaktär som rör flygplatsen. Flygplatsens verksamhet regleras i huvudsak av Transportstyrelsens författningssamling. Ansvarig för flygplatsen är den verksamhetsansvarige, flygplatschefen. I flygplatsens ledningsfunktion ingår även en operativt ansvarig vilken flygservicepersonal rapporterar till. Leverantören ska utse en flygservicepersonal till att ha en sammanhållande roll och fungera som Beställarens primära kontaktväg gentemot Leverantörens flygservicepersonal Ligger flygplatsen på ett objekt med stationär bevakning skall tjänsten utföras av denna bevakningsresurs och då ingå i priset för den stationära bevakningen. I de fall då flygplatsen inte ligger på ett objektet med stationär bevakning alternativt om den stationära bevakningsresursen är upptagen i annat ärende, debiteras larm flygservice/vid begärt landningstillstånd enligt prisgrupp B och egenkontrollaktivitet enligt prisgrupp F. 3.3.7 Transport av sjukvårdsteam Tjänsten innebär uttransport av sjukvårdsteam och dess utrustning till skadeplats eller annan anvisad plats inom Skåne eller i dess närhet. Bilen ska vara utrustad med GPS eller liknande navigeringssystem. Sjukvårdsteamet kan bestå av högst 3 personer. Utrustningen som teamet medför utgör i dagsläget följande: - tre ryggsäckar á längd 60 cm x bredd 30 cm x djup 23 cm, - en låda främst för rökförgiftningar längd 60 cm x bredd 37 cm x höjd 24 cm. Utrustningen kan komma att ändras. Föraren ska transportera sjukvårdsteamet och medföljande utrustning till den plats som anges av sjukvårdsteamet. Vid skadeplats i svårframkomlig terräng transporteras sjukvårdsteamet till s.k. brytpunkt. Efter att sjukvårdsteamet avlämnats vid anvisad plats upphör uppdraget såvida inte annat begärts Sida 6/12
såsom transport av ytterligare sjukvårdsteam, åter- eller vidaretransport eller liknande. Tjänsten ska beräknas enligt prisgrupp B. 3.3.8 Mobil larmanläggning, larmväska Leverantören ska kunna tillhandahålla en mobil inbrottslarmsanläggning med trådlös överföring till larmcentral. Efter installation ska larmet provlarmas innan Leverantörens personal får lämna platsen. Larmet ska vara utrustad med: - minst fyra stycken trådlösa IR-detektorer, - minst en lokal siren, - batterikraft för minst 24 tim drift. I tjänsten ska det även ingå utbildning vid leverans hur larmet fungerar, samt en skriftlig instruktion som ska lämnas till Beställaren. Tjänsten ska beräknas enligt prisgrupp H. 3.3.9 Mobilt överfallslarm Leverantören ska kunna leverera bärbart överfallslarm med följande funktioner. Standardlarm: - positioneringsfunktion, - medhörning, - kvitteringsfunktion (kvitterar när larmet har kontakt med larmcentralen), - Indikator vid lågt batteri. Leverantören ska kunna skicka elektronisk påminnelse om regelbundet larmtest via exempelvis, men inte uteslutande, SMS eller mail. Hur ofta larmtestet ska utföras ska vara valbart för varje individuellt bärbart överfallslarm. Beställaren har rätt att vid behov ändra hur ofta larmtestet ska utföras utan några extra kostnader. Vid leverans ska det ingå utbildning om hur larmet fungerar, samt en skriftlig instruktion som ska lämnas till Beställaren. Tjänsten ska beräknas enligt prisgrupp H. 3.3.10 Receptionist Allmänt Receptioner hanterar information och service till patienter, besökare och/eller medarbetare och är i en del fall säkerhetsnischade. Besöket i receptionen blir för många patienter och besökare en av de första kontakterna med sjukvården. Detta ställer höga krav på receptionisten så att alla känner sig välkomna och får sitt servicebehov tillgodosatt. Exempel på förekommande arbetsuppgifter: - förvarings-, utlämnings- och utlåningsuppdrag, - bokningsuppdrag, - beställningsuppdrag, - patientupplysning, - hantering av högkostnadskort och frikort, - hantering av hittegods, - utlämning av etjänstekort och passerkort, - administration av passersystem såsom programmering av zoner, behörigheter, koder och tidsschema, - kameraövervakning, Sida 7/12
- larmövervakning och hantering av inkomna larm, - inpasseringskontroll, - felanmälningar, - övrigt förekommande arbetsuppgifter / ärenden av skiftande karaktär. Arbetsuppgifterna kan variera över tid. Beställaren avgör vilka uppgifter som ska utföras. Tjänsten ska beräknas enligt prisgrupp C. 3.3.11 Kortadministratör Alllmänt Kortadministratör har till uppgift att bemanna en kortadministration och ge personlig service till kund främst avseende etjänstekort och passerkort. Arbetet bedrivs självständigt och ska utföras enligt Beställarens instruktioner på ett organiserat och strukturerat sätt. Tjänsten ställer följande behörighetskrav: - Leverantören ska enligt en Region Skåne mall skriftligen intyga enskild personals lämplighet för arbetsuppgiften. - Personal som ska utföra tjänsten ska lämna in ett oöppnat registerutdrag från Polisens belastningsregister till Beställaren. - Personal som inte anses lämplig av Beställaren (Säkerhetsansvarig inom SITHS), eller som inte uppfylller ovanstående krav får inte utföra tjänsten. Exempel på förekommande arbetsuppgifter: - skapa underlag inför tillverkning av etjänstekort, - fotografering, - utlämnande av kort, - administration av passersystem såsom programmering av zoner, behörigheter, koder och tidsschema, - övrigt förekommande arbetsuppgifter/ ärenden av skiftande karaktär. Arbetsuppgifterna kan variera över tid. Beställaren avgör vilka uppgifter som ska utföras. Tjänsten ska beräknas enligt prisgrupp C. 3.3.12 Parkeringsövervakning Parkeringsövervakning utförs inom Region Skånes tomtmark. Tjänsten ska beräknas enligt prisgrupp G. 3.3.13 Åtgärder på parkeringsautomater Leverantören ska utföra följande åtgärder: - Omstart av parkeringsautomater vid behov, - Byte av biljettrullar, - Enklare felsökning, - Enklare reparationsåtgärder, - Omprogrammering av timtaxa, - Upprätta felanmälan av betalmaskin till Regionservice kundtjänst. Följande ingår inte i tjänsten: - Tömning och byte av myntkassetter. Tjänsten ska beräknas enligt prisgrupp B. Sida 8/12
3.3.14 Åtgärder på biljettautomater Leverantören ska utföra följande åtgärder: - Dokumentera eventuella skador på automater och väderskydd, - skyddstäcka vid behov, - enklare felsökning, - enklare reparationsåtgärder, - felanmäla till Skånetrafikens jourtelefon (dygnet runt) och entreprenör på biljettautomater 3.3.15 Flaggning Leverantören ska utföra flaggning som innebär upphissning och nedhalning av flagga, samt förvaring av flaggan enligt instruktion. Tjänsten ska beräknas enligt prisgrupp H. 3.3.16 Säker nyckelförvaring Denna tjänst gäller förvaring av nycklar som inte ingår i uppdraget för larmutryckning, rondering och stationär bevakning. Leverantören ska kunna förvara nycklar åt Beställaren enligt RPS föreskrifter. Beställaren ska kunna begära utleverans av nyckel med en bevakningsresurs, samt att bevakningsresursen ska kunna närvara när låset för aktuell nyckel ska öppnas. Person utsedda av Beställaren som har särskild behörighet ska själva också kunna hämta ut nycklar från förvaringen. För varje nyckel ska det finnas en instruktion. Tjänsten ska beräknas enligt prisgrupp H. Utleverans ska debiteras som ett ryck enligt prisgrupp B. 3.3.17 Ny teknik och nya tjänster Beställaren ska inom ramen för detta avtal och avtalstid kunna ta del av för kunden ny teknik och nya tjänster som utvecklas och erbjuds av branschen. 3.3.18 Inställelsetider Överfallslarm - Inställelsetid och brytpunkt till larmande verksamhet på sjukhusområden ska vara max femton (15) minuter. Om sjukhusområdet är bemannat med stationär bevakning och denna bevakningsresurs ej är upptagen i pågående ärende ska inställelsetiden vara max tio (10) minuter. - Inställelsetid och brytpunkt på objekt utanför sjukhusområden ska vara max trettio (30) minuter. Begärd assistans - Inställelsetid och brytpunkt till larmande verksamhet på sjukhusområden ska vara max femton (15) minuter. Om sjukhusområdet är bemannat med stationär bevakning och denna bevakningsresurs ej är upptagen i pågående ärende ska inställelsetiden vara max tio (10) minuter. - Inställelsetid och brytpunkt på objekt utanför sjukhusområden ska vara max trettio (30) minuter. Flygservice Helikopter kan begära landningstillstånd vid flygplats när som helst, dygnet runt, årets alla dagar. Flygservicepersonal ska vid begäran om landningstillstånd av akut helikoptertransport snarast enligt instruktion ha gjort klar flygplatsen för landning, senast inom femton (15) minuter. Om helikoptertransport har angivit en ankomsttid som inte är omedelbart ska flygservicepersonal enligt instruktion ha gjort klar flygplatsen för landning senast femton (15) minuter före angiven ankomsttid. Sida 9/12
Transport av sjukvårdsteam Leverantören ska ha transporten redo för packning på avtalad plats inom tjugofem (25) minuter. Inbrottslarm och övriga larm som exempelvis, men inte uteslutande, brandlarm och driftlarm. - Inställelsetid och brytpunkt på alla larmande objekt ska vara max trettio (30) minuter. Särskild händelse Vid särskild händelse som påverkar Region Skåne eller delar av Region Skånes verksamheter, ska Leverantören efter beställning, kunna bemanna sjukhusområdet med extra bevakningsresurser utöver ordinarie bemanning. - Större sjukhusområdena i Malmö, Lund, Helsingborg och Kristianstad gäller följande: Från lagd beställning ska - två (2) extra bevakningsresurser kunna inställa sig inom tjugo (20) minuter, - ytterligare två (2) extra bevakningsresurser kunna inställa sig inom trettio (30) minuter, - ytterligare fyra (4) extra bevakningsresurser kunna inställa sig inom sextio (60) minuter. Totalt åtta (8) bevakningsresurser. - Mindre sjukhusområdena i Hässleholm, Landskrona, Trelleborg, Ystad, Ängelholm gäller följande: Från lagd beställning ska - en (1) bevakningsresurs kunna inställa sig inom tjugo (20) minuter, - ytterligare en (1) bevakningsresurs kunna inställa sig inom trettio (30) minuter, - ytterligare två (2) bevakningsresurser kunna inställa sig inom sextio (60) minuter. Totalt fyra (4) bevakningsresurser. Åtgärd parkeringsautomater - Inställelsetid och brytpunkt ska vara max trettio (30) minuter. Åtgärd biljettautomater - Inställelsetid och brytpunkt ska vara max sextio (60) minuter. Mobil larmanläggning, larmväska - Installationen ska kunna påbörjas inom fyra (4) timmar. Mobilt överfallslarm - Leverantören ska kunna leverera mobilt överfallslarm inom fyra (4) timmar. Extra bevakning - Leverantören ska kunna tillhandahålla väktare, ordningsvakt eller rond som kan påbörja ett uppdrag inom två (2) timmar från att beställning är lagd. 3.3.19 Beställningar Allmänt Beställaren ska tillhandahållas ett unikt telefonnummer till Leverantören där beställningar kan tas emot dygnet runt årets alla dagar. Svarstiden för personlig service får inte överstiga ett genomsnitt på 5 minuter. Genomsnitt mäts per månad. Beställningar ska även kunna göras digitalt (tex Wordblankett, PDF eller webformulär). Löpande uppdrag Beställningar av löpande uppdrag ska alltid vara skriftliga. Det nya uppdraget ska kunna börja utföras senast: Rond: fem (5) vardagar från beställning, om inget annat avtalas. Övriga löpande uppdrag: femton (15) vardagar från beställning, om inget annat avtalas. Sida 10/12
Extra bevakning och andra tillfälliga tjänster En orderbekräftelse ska alltid skickas via e-post till av Beställaren utsedda personer eller funktionsbrevlådor. Orderbekräftelsen ska minst innehålla följande information: - typ av tjänst, - starttid och datum för tjänsten, - planerad sluttid och datum för tjänsten, - RSid och namn på den person som beställt tjänsten. 3.3.20 Avbeställningar Avbeställning löpande uppdrag Löpande uppdrag som avser Rondering ska kunna avslutas senast 2 månader från avbeställning, om inget annat avtalas. Övriga löpande uppdrag: 3 månader från avbeställning, om inget annat avtalas. Avbeställning extra bevakning och andra tjänster Väktare/ordningsvakt Kan avbeställas eller avbrytas. Dock får Beställaren alltid betala för minst två (2) timmar om avbeställningen sker senare än två (2) timmar innan uppdraget ska utföras, eller om pågående uppdrag avbryts. Larm objekt Kan avbeställas eller avbrytas. Dock får Beställaren alltid betala för varje påbörjade månad fram till dess att Beställaren avbeställer larmet. Mobil larmanläggning Kan avbeställas eller avbrytas. Dock får Beställaren alltid betala för varje påbörjade dygn till dess att Beställaren avbeställer larmet. Mobilt överfallslarm Korttidshyra: Kan avbeställas eller avbrytas. Dock får Beställaren alltid betala för varje påbörjade dygn fram till dess att Beställaren avbeställer larmet. Långtidshyra: Kan avbeställas eller avbrytas. Dock får Beställaren alltid betala för varje påbörjade månad fram till dess att Beställaren avbeställer larmet. Rond Kan avbeställas eller avbrytas. Dock får Beställaren alltid betala för ronden om avbeställningen sker senare än två (2) timmar innan ronden ska utföras, eller om pågående rond avbryts. 3.3.21 Extra bevakning - Ordningsvakt Tjänsten ska beräknas enligt prisgrupp D och E. 3.3.22 Extra bevakning - Väktare Tjänsten ska beräknas enligt prisgrupp D och E. 3.3.23 Extra bevakning - Rond Tjänsten ska beräknas enligt prisgrupp F. 3.4 Rapportering Bevakningsleverantören ska skicka rapporter/meddelande digitalt/elektroniskt till beställarens utsedda person er (e-postadresser) och vara dessa tillhanda senast klockan 07:00 påföljande dag. Rapporten/meddelandet ska kommunicera relevant fakta på ett objektivt sätt utan personliga Sida 11/12
uppfattningar och ge information om: - orsaken/anledning till rapport/meddelande, - avsedd plats, - tidpunkt, - vilken åtgärd som vidtogs, - eventuellt åtgärdsförslag, - övrig relevant fakta. 3.4.1 Rondrapport Dokumentation av avslutad rond och innehåller det som upptäckts/kontrollerats under ronden enligt för objektet specifik instruktion. En rond som utförts utan anmärkning skall dokumenteras med texten utan anmärkning. 3.4.2 Larmrapport/ryckrapport Dokumentation av ett larmryck som genererats av ett larm kopplat till larmcentral eller begärd assistans. En larmrapport/ryckrapport skall kunna skickas till en mottagare för ett enskilt objekt samtligt ska flera larmrapporter/ryckrapporter från olika objekt kunna skickas som en samlingsrapport till utvalda mottagare utifrån beställarens önskemål 3.4.3 Bevakningsmeddelande Dokumentation av enskild händelse vid ett objekt. Ett enskilt bevakningsmeddelande skall kunna skickas till en enskild mottagare för en underenhet till objektet men samtligt ska flera bevakningsmeddelande från olika underobjekt kunna skickas som en samlingsrapport till utvalda mottagare utifrån beställarens önskemål. 3.4.4 Statistik Leverantören ska utan kostnad, månadsvis leverera grunddata till statistik på levererade tjänster och översända denna till Beställaren. Grunddata ska levereras och utformas enligt Beställarens "mall - Statistikgrundande information". Formuläret kan komma att ändras under Avtalets gång. Leverantören ska utan kostnad kvartalsvis, eller vid behov, lämna statistik på svarstider på Beställarens samtal till Leverantörens kundtjänster. Leverantören ska också på begäran av Beställaren utan kostnad i övrigt lämna uppgifter om Uppdraget. 3.4.5 Kundportal Leverantören ska tillhandahålla en kundportal där beställaren kan logga in och om möjligt ta del av som exempel men inte uteslutande: - Implementeringsplan, - mötesprotokoll, - statistikgrundande formulär, - riskanalyser, - operativa dokument och enskilda rondinstruktioner, - enskilda rapporter och bevakningsmeddelande, - övriga dokument kopplat till leveransen. Sida 12/12