MYNDIGHETSPRESENTATION

MYNDIGHETSPRESENTATION Årsberättelse 2008

GD KOMMENTAR GD kommentar Jag kan med glädje konstatera att verket under 2008 blivit miljöcertifierat i enlighet med ISO 14001. Det är resultatet av ett långsiktigt och aktivt arbete med att utveckla vårt miljöledningssystem. För att säkerställa att verket tillämpar effektivaste möjliga arbetssätt inom hela organisationen har under året förberedelser också genomförts för en certifiering av vårt kvalitetsledningssystem. Verket har under året lagt ner ett stort arbete för att uveckla den interna styrningen och kontrollen för att svara upp mot kraven i förordningen om intern styrning och kontroll (2007:603). Verket har inom ramen för detta också genomfört utökade riskbedömningar i verksamheten. Under 2008 har arbetet fortsatt med att effektivisera vår verksamhet inom drift, energi, administration, lokalresursplanering, avyttring och anskaffning. Vi kan konstatera att våra driftskostnader har sjunkit i år igen. Målet för vårt nya effektiviseringsprojekt är att sänka kostnaderna i storleksordningen 130 140 miljoner kronor till slutet av 2010. Under året outsourcades två av våra fastighetsgrupper; Berga och Ronneby. Syftet är att öka möjligheterna till jämförelser mellan köpt drift och drift i egen regi. Verkets ambition är att successivt öka andelen köpta tjänster. Under 2008 har en hyresreducering på 150 Mkr genomförts till kunderna inom försvarssektorn. Resultat efter avkastningskrav och avsättning blev ett underskott på 111 Mkr. Hyresreduceringen var en följd av tidigare års överskott. Årets resultat är drygt 34 Mkr bättre än budget, hyresreduceringen exkluderad, vilket bland annat är en effekt av genomförda åtgärder för att minska kostnaderna. Försäljningarna av fastigheter har gett försäljningsintäkter på närmare 120 Mkr. Överskottet av övriga fastighetsförsäljningar 23 Mkr, exklusive försvarsbesluts relaterade försäljningar, inbetalas till statskassan. Investeringsverksamheten har under året präglats av en stor osäkerhet om hur Försvarsmaktens framtida lokal- och anläggningsbehov kommer att bli som en konsekvens av regeringens planerade försvarsproposition och med därtill efterföljande riksdagsbeslut. Osäkerheten har medfört att investeringar inte har beslutats och påbörjats under året. Investeringsutgifterna uppgår till 748 Mkr, varav lånefinansierade investeringar utgör 645 Mkr. Under året har en särskild utredning om finansiering av borttagande av oexploderad ammunition genomförts. Vi har tillsammans med Försvarsmakten skapat en gemensam process och har bra förutsättningar för etablering av alternativ samhällsnyttig verksamhet inom avvecklade övningsområden. Under 2008 beslutade jag att ett kundserviceprojekt skulle genomföras med anledning av resultatet av kundundersökningen 2007 (NKI 2007). Medarbetare och organisation ska bli mer kundfokuserade och serviceinriktade. Ett stort arbete har lagts ner under 2008 för att förbereda organisationen inför en bred satsning under 2009. I slutet av året kom ett glädjande resultat från den medarbetarundersökning (NMI) som genomförs varje år. Resultatet visar på en förbättring med fem enheter, till 75, sedan undersökningen 2007. Resultatet visar att vi har en hög grad av delaktighet. Under hösten genomförde vi en medarbetarutmaning, där alla medarbetare på ett strukturerat sätt fick vara med och ta fram planer för hur deras verksamhet skall utvecklas. 2 FORTIFIKATIONSVERKET ÅRSBERÄTTELSE 2008

INNEHÅLL Under 2008 har vi slutfört ytterligare en omgång av grundläggande chefsutbildning. Genom att vi under året startade vårt första traineeprogram har verket tagit ett stort steg för att kunna konkurrera om de ungdomar som kommer ut på arbetsmarknaden. Vidare har vi tagit fram en kompetensväxlingsmodell med syfte att få in kompetenta och välutbildade personer i takt med att pensionsavgångarna ökar i omfattning. För att utveckla den militära byggnadstraditionen och inspirera till god arkitektur i vårt fastighetsbestånd instiftades 1998 Fortifikationsverkets arkitekturpris, som under 2008 delades ut för femte gången. Vid ett välbesökt heldagsseminarium på Moderna Museet i Stockholm tilldelades Sjösäkerhetsskolan Arsenalen i Karlskrona arkitekturpriset och ombyggnaden av Klagstorp utanför Skövde ett hederspris. Jag är också glad över att verket under året haft möjlighet att med drygt 19 miljoner kronor göra extra insatser för statliga byggnadsminnen eller andra byggnader med högt kulturhistoriskt värde. Verket ska stödja samtliga samverkansområden vad gäller teknisk infrastruktur och medverka i hanteringen av allvarliga störningar och kriser i det svenska samhället. Vi har mycket hög kompetens inom vårt område och vi har dessutom uppdraget att utveckla skydds- och anläggningsteknik för hela det svenska samhällets behov. Det är också glädjande att konstatera att verket utvecklar sin roll internationellt på de camper som Försvarsmakten brukar. Vi har under 2008 bemannat två fortofficersbefattningar i Försvarsmaktens utlandsstyrka i Kosovo respektive Afghanistan. Verket för också diskussioner med flera länder om tjänsteexport inom skydd och säkerhet. Avslutningsvis vill jag tacka våra kunder för ett gott samarbete och våra medarbetare för fina insatser under 2008. Vi är med utgångspunkt från det gångna året väl rustade för att möta framtidens utmaningar. Eskilstuna i februari 2009 Innehåll GD kommentar 2 Myndighetspresentation 4 Internationellt 8 Kundperspektivet 12 Ekonomiperspektivet 16 Medarbetarperspektivet 18 Arbetssättsperspektivet 22 Samhällsperspektivet 28 Finansiell redovisning 38 Styrelse 51 Fortifikationsverket har under året fått ytterligare ansvar inom samhällets krisberedskap. Sören Häggroth Projektledning och produktion Catharina Millmarker, Fortifikationsverket Trafalgar Text Fortifikationsverket Trafalgar Omslagsbild: Marinbasen Karlskrona Mönstersalsbyggnaden I denna byggnad, som troligen uppfördes under åren 1784-1786, genomfördes mönstring. Bild Fortifikationsverket Catharina Millmarker Mic Calvert Nino Monastra Tryckeri Edita 3

MYNDIGHETSPRESENTATION Myndighetspresentation Fortifikationsverket är en av Sveriges största fastighetsägare och specialister på skyddsteknik. En statlig myndighet som äger byggnader och mark som främst nyttjas av försvarssektorn. Verket bygger och förvaltar kontorslokaler, berganläggningar, övnings- och skjutfält, flygplatser och mycket mer. Utöver Försvarsmakten, som är den största hyresgästen, finns bland andra Försvarets materielverk (FMV), Totalförsvarets forskningsinstitut (FOI) och Försvarets radioanstalt (FRA) som kunder. Vi tar hand om allt från kulturbyggnader, världsarv och naturreservat till den senaste tekniken och hemliga anläggningar. Fortifikationsverkets kärnkompetens, säkerhet och skyddsteknik, är eftertraktad inte bara inom försvaret utan också i samhället som helhet. Vi exporterar på regeringens uppdrag vår kompetens internationellt. Kungsholmen, Afghanistan och Älvdalen. Vårt uppdrag Fastighetsförvaltning Fortifikationsverkets huvuduppgift är att förvalta statens fastigheter avsedda för försvarsändamål. Myndigheten ska på uppdrag av regeringen genomföra nybyggnation och ombyggnation av fast egendom samt för statens räkning förvärva fast egendom. Fortifikationsverket ska förvalta fastigheterna på ett sätt som: innebär god hushållning och hög ekonomisk effektivitet innebär att ändamålsenliga mark-, anläggnings- och lokalresurser tillhandahålls på konkurrenskraftiga villkor långsiktigt tar till vara fastigheternas värden Det är verkets uppgift att tillhandahålla Försvarsmaktens grund- och krigsorganisation med de anläggningar, lokaler och övningsområden de behöver för att utföra sina uppgifter. Verket ska ansvara för anskaffning av mark samt för etablering, förvaltning och avyttring av byggnader, anläggningar m.m. för försvarets behov i samband med internationella fredsbevarande och humanitära insatser. Utveckling och samverkan Fortifikationsverket ska bedriva fortifikatoriskt utvecklingsarbete så att kompetens för det svenska samhällets behov inom skydds- och anläggningsteknik kan utvecklas och säkerställas. Myndigheten ska utbyta erfarenheter och information 4 FORTIFIKATIONSVERKET ÅRSBERÄTTELSE 2008

MYNDIGHETSPRESENTATION med andra myndigheter i syfte att öka civila och militära synergieffekter inom Fortifikationsverkets verksamhetsområde. Krisberedskap En uppgift som tillförts verket 2008 är att vara en del i samhällets krisberedskap. Uppdraget verket har fått är att ha operativ förmåga att inom vårt verksamhetsområde medverka i hanteringen av allvarliga störningar och kriser samt att genomföra de åtgärder som krävs för att avhjälpa och lindra effekterna av det inträffade. Förmåga skall också finnas att kunna samarbeta med och ge stöd till operativa aktörer och andra länder. Regleringsbrev styr årets verksamhet Varje år tar verket emot ett regleringsbrev från regeringen. Detta innehåller mål för verksamheten och ett antal konkreta uppdrag som skall genomföras. I denna skrift redovisas hur verket uppnått regeringens mål för 2008 och hur uppdragen genomförts. Redovisningen är indelad i fem perspektiv; kunder, medarbetare, ekonomi, arbetssätt och samhälle. Flygledartorn Luleå. Flygledartorn Berga. Bildhuggareverkstaden och marinbasen i Karlskrona. FORTIFIKATIONSVERKET ÅRSBERÄTTELSE 2008 5

MYNDIGHETSPRESENTATION Vision Bäst på nyttofastigheter och skyddsteknik Visionen innebär att Fortifikationsverket arbetar för att bli den bästa fastighetsförvaltaren, bland aktörer med ett liknande bestånd. Verket ska också bli Sveriges bästa leverantör av anläggnings- och skyddsteknik. Såväl staten som andra aktörer har ett behov av att nya lösningar utvecklas för ökad säkerhet kring skyddsvärda objekt. Fortifikationsverket ska bli den viktigaste aktören i den teknikutvecklingen. Verksamhetsidé Fortifikationsverket tillgodoser kundens behov av mark, anläggningar och lokaler på ett effektivt sätt. Vi stödjer även samhället med skyddsteknisk kompetens i syfte att stärka samhällets robusthet och krisberedskap. Detta innebär att verket ska vara specialister på försvarsfastigheter, men även kunna ta uppdrag från andra delar av samhället såväl nationellt som internationellt. Detta innebär lägre kostnader för försvaret, att vår kunskap kommer det civila samhället tillgodo, samt goda möjligheter för verket att bibehålla och utveckla kompetensen vilket i sin tur kommer Försvarsmakten tillgodo. Vår värdegrund Respekt Delaktighet Professionalism Affärsmässighet Till stöd för att förverkliga vår vision har vi vår värdegrund. Den berättar och förklarar hur vi ska behandla varandra, våra kunder och våra samarbetspartners. Värdegrunden är guiden för hur vi ska agera. Den återspeglar verkets förväntningar på sina medarbetare och hänger starkt samman med ett bra ledarskap. 6 FORTIFIKATIONSVERKET ÅRSBERÄTTELSE 2008

MYNDIGHETSPRESENTATION Våra verksamhetsområden och organisation Verkets styrelse har fullt verksamhetsansvar och ger arbetsinriktning utifrån regeringens regleringsbrev och förordningar. Finansdepartementet är huvudman för Fortifikationsverket som finns representerat över hela landet där försvaret har behov av lokaler eller mark. Huvudkontoret är placerat i Eskilstuna. Generaldirektören har där expertis till hjälp för styrningen av verksamheten. Organisation 2008 Fortifikationsverkets är indelat i Centrum för skyddsteknik, Byggprojektavdelning, Markavdelning samt två fastighetsavdelningar. Fastighetsavdelningarna är indelade i fastighetsenheter som i de flesta fall är knutna till en garnisonsort. Det finns totalt 17 fastighetsenheter vilka förvaltar och utvecklar vårt byggnadsbestånd. För lednings- och verksamhetsstöd finns staber och enheter på huvudkontoret. Centrum för skyddsteknik har till uppgift dels att förvalta och utveckla verkets fastighetsbestånd med särskilda skyddskrav, dels att utveckla och vidmakthålla den skyddsoch anläggningstekniska kompetensen. Byggprojektavdelningen ansvarar för att samla verkets projektledarresurser och stärka verkets roll som byggherre. En viktig del av avdelningens verksamhet är att utveckla samarbetet med Försvarsmakten när det gäller planering av lokalförsörjning och bidra till att utveckla metodik och kompetens i framtida byggande. Markavdelningen ansvarar för skogsförvaltning, försäljning av fastigheter och mark som försvaret inte längre behöver, inköp av fastigheter, fastighetsregister och nyttjanderätter (exempelvis jakt- och fiskerätter eller jordbruksarrenden). Internrevision Styrelse Generaldirektör Stf Generaldirektör Informationsstab Ekonomistab Ledningsstab Marknad och försäljning Staben för Internationella relationer Fastighetsavdelning Syd Fastighetsavdelning Norr Centrum för skyddsteknik Byggprojektavdelning Markavdelning HR enhet Juridik Administrativ enhet Revinge Karlskrona Ronneby Halmstad Såtenäs Göteborg Skövde Karlsborg Småland Kungsängen Enköping Uppsala Södertörn Linköping Boden Luleå Arvidsjaur Analyser Säkerhet Säkra anläggningar Boden Nora Strängnäs Ronneby Planering Projektledning Förvaltningsutveckling Försäljning Domän Fastighetsinformation Förädling FORTIFIKATIONSVERKET ÅRSBERÄTTELSE 2008 7

INTERNATIONELLT Det nordiska samarbetet fortsätter att utvecklas Under två dagar i augusti träffades representanter för de nordiska länderna i Karlskrona för att utbyta erfarenheter kring olika områden. 2008 var det 35 år sedan det nordiska samarbetet först startades och för första gången medverkade även representanter från Estland och Lettland. 8 FORTIFIKATIONSVERKET ÅRSBERÄTTELSE 2008

INTERNATIONELLT Alla deltagare på balkongen på landshövdingeresidenset. Det är ett uppskattat forum och antalet deltagare ökar från år till år, säger Anna Saga Jannsen, verkets projektledare för det nordiska samarbetet. Samarbetet har hela tiden vidareutvecklats och under senare år har allt fler gemensamma beröringspunkter hittats och samarbetet blir därmed till allt mer nytta för deltagarna. Områden man samarbetar kring är bland annat jämförelser av nyckeltal för fastighetsförvaltningen, kompetensutveckling/kompetensväxling, utveckling av varumärke och arbetsgivarvarumärke. Vid 2008 års möte gavs även uppdragen att bilda en grupp för att diskutera och vidareutveckla energifrågor samt att se över hur länderna framöver kan köpa tjänster av varandra. Både norska Forsvarsbygg och Fortifikationsverket har en ökad efterfrågan på skyddstekniska tjänster. Då de båda länderna är relativt små och det numera nationellt inte byggs så många anläggningar finns ett behov av en ökad volym för att bibehålla och utveckla kompetensen. Man är överens om att man har stor nytta av ett samarbete då man på så sätt får en bredare kompetens och även kan ha gemensam kompetensutveckling inom vissa områden. FORTIFIKATIONSVERKET ÅRSBERÄTTELSE 2008 9

INTERNATIONELLT Samarbete med Saudiarabien. ökad internationell verksamhet 2008 har varit ett intensivt år när det gäller nya marknader. Fortifikationsverket har etablerat och vidareutvecklat samarbete med flera aktörer och länder, bland annat USA, Indien, Singapore, Saudiarabien och Kina. Delegationer från flera länder har besökt Sverige och visat intresse för verkets kompetens att bygga och driva byggnader och skyddade anläggningar under jord. Det är vår långa erfarenhet inom skydd och säkerhet som gör att andra länder är intresserade av att samarbeta med oss, säger verkets ställföreträdande generaldirektör, Karl-Erik Hagström. Det här är också ett utmärkt sätt för oss att behålla och vidareutveckla kompetensen, eftersom det i Sverige byggs så få nya skyddade anläggningar. På så sätt kan vi även i framtiden ha en säker leverans med hög kvalitet till Försvarsmakten och det övriga samhället, fortsätter Hagström. När det gäller samarbetet med USA skrevs redan 2007 ett avtal mellan Sverige och USA om att samarbeta kring civil säkerhet. I juni deltog Fortifikationsverket tillsammans med ett tjugotal andra svenska organisationer och myndigheter vid en stor säkerhetskonferens i Washington. En Sverigepaviljong byggdes upp för att visa vilka tjänster och produkter som svenska företag kan tillhandahålla när det gäller skydd mot de globala hot som finns, bland annat gällande gränsövervakning och skydd av känslig infrastruktur. Fortifikationsverket kan i alla dessa sammanhang bidra med lång erfarenhet inom det skyddstekniska området samtidigt som samarbetet utgör en stabil grund för den fortsatta kompetensutveckling som behövs för att klara våra åtaganden såväl nationellt och internationellt, avslutar Hagström. 10 FORTIFIKATIONSVERKET ÅRSBERÄTTELSE 2008

INTERNATIONELLT Överenskommelse tecknad och camperna bemannade Under 2008 har förberedelserna för att ta över ansvaret för campverksamheten fortsatt. En överenskommelse har träffats mellan Fortifikationsverket och Försvarsmakten. Verket har skickat iväg sina två första medarbetare till Kosovo och Afghanistan. Arbetet har gått bra, säger Karl-Erik Hagström, ställföreträdande generaldirektör vid verket. Under våren träffades en överenskommelse om hur ansvaret för camperna ska se ut framöver. Inriktningen är att verket tar över det fulla ansvaret för camperna från och med den 1 januari 2010, och att vi fram tills dess bemannar tjänsterna som fortofficerare i Kosovo och Afghanistan. Dessa personer är under tiden fram till 2010 anställda inom Försvarsmakten. Under tiden fram till 2010 åtar sig verket också att göra en plan för förbättringar i camperna i de båda länderna. Den svenska campen i Afghanistan. Svensk norsk satsning på internationell marknad Ytterligare ett led i det nordiska samarbetet är den bilaterala avsiktsförklaringen som tecknades mellan styrelserna för Fortifikationsverket och det norska Forsvarsbygg. Avtalen handlar om att få till stånd ett gemensamt samarbete på en internationell marknad. Både norska Forsvarsbygg och Fortifikationsverket har en ökad efterfrågan på skyddstekniska tjänster. Då de båda länderna är relativt små och det numera nationellt inte byggs så många anläggningar finns ett behov av en ökad volym för att bibehålla och utveckla kompetensen. Man är överens om att man har stor nytta av ett samarbete då man på så sätt får en bredare kompetens och även kan ha gemensam kompetensutveckling inom vissa områden. Ett samarbete mellan de båda länderna ger större möjlighet att lyckas på en internationell marknad och ger även en bra kompetensutveckling. Det är därför mycket viktigt att vi satsar på ett samarbete, konstaterade Fortifikationsverkets styrelseordförande Thord Söderlund i samband med avtalets undertecknande. Norska Forsvarsbygg styrelseordförande Åge Danielsen och Fortifikationsverkets ordförande Thord Söderlund undertecknar avtalet. FORTIFIKATIONSVERKET ÅRSBERÄTTELSE 2008 11

KUNDPERSPEKTIVET Kundperspektivet Sammanfattning av regeringsuppdrag: Verket ska tillhandahålla ändamålsenliga och konkurrenskraftiga lokaler, mark och anläggningar åt hyresgästen. Verket ska uppfattas som en serviceinriktad hyresvärd. Fortifikationsverket ska iaktta stor öppenhet och föra en aktiv dialog med sina hyresgäster i lokalfrågor. De olika hyreskomponenterna ska öppet redovisas. Fortifikationsverket ska redovisa vilka åtgärder som vidtagits som en följd av den kundundersökning (NKI) som genomförts under 2007. Fortifikationsverket och Försvarsmakten ska gemensamt upprätta garnisonsplaner eller liknande och dessa ska innehålla underhållsplaner. Ändamålsenlighet Grundläggande för Fortifikationsverkets arbetssätt är att föra en kontinuerlig dialog med hyresgästerna om hur fastighetsportföljen fortlöpande kan anpassas till hyresgästens behov och att den också uppfattas som konkurrenskraftig och bidrar till att skapa värden hos kunden. Detta sker genom en rad olika aktiviteter som del av det fortlöpande arbetet. Det sker också genom att verket bedriver ett omfattande utvecklingsarbete med syfte att ständigt förbättra arbetssätten. Nedan exemplifieras detta: Försvarsmaktens behov av mark anpassas fortlöpande både till volym och utformning i en särskild process med försvarsmakten. En utökad medverkan i anskaffningsprocessens tidiga skeden gör att verket tillsammans med hyresgästen skapar förutsättningar för ändamålsenliga och konkurrenskraftiga lokaler. Planerat underhåll och ägarrelaterade investeringar genomförs enligt plan, vilket bidrar till att upprätthålla funktionalitet över tiden. Förvaltningsplaner har börjat införas för att bland annat skapa rätt förutsättningar för underhålls- och investeringsnivåer samt vilka operativa krav som ställs på anläggningar och hur de skall vidmakthållas. Det kontinuerliga arbetet med att effektivisera varje del av verksamheten och öka vår produktivitet ger för våra hyresgäster direkt avkastning genom sänkta hyror. En serviceinriktad hyresvärd Fortifikationsverket har under året vidareutvecklat arbetssättet i sina kontakter och samarbeten gentemot kunderna. Vid upphandling av tjänster inom fastighetsförvaltning ska säkerställas att krav avseende servicenivåer till hyresgäster blir tydligt utformade och uppföljningsbara. Alla processägare arbetar med att tydliggöra kundernas behov för att så effektivt som möjligt tillgodose dessa. Metoderna för att ta fram mer tillförlitliga hyresprognoser till kunderna har lagts fast. Ett kundserviceprojekt har startat. Det övergripande syftet med projektet är att öka kundnöjdheten. Projektet ska ta fasta på de förbättringsområden som finns uttalade i NKI 2007, bland annat återkoppling. 12 FORTIFIKATIONSVERKET ÅRSBERÄTTELSE 2008

KUNDPERSPEKTIVET Servicecentret i Arvidsjaur har tagit över fler och fler administrativa uppgifter inklusive felanmälan över hela landet. Öppenhet och dialog Fortifikationsverket har utvecklat kunddialogen under många år och på olika sätt. Redan i den modell för hyressättning som kom 2003 och som sedan utvecklats i 2006-års upplaga finns en inbyggd transparens som anger hur kunddialog och redovisningar ska genomföras. Detta arbetssätt har utvecklats ytterligare. Exempel på aktiviteter 2008: Under 2008 har nya rapporteringsrutiner till Försvarsmakten utarbetats, bland annat avseende kvartalsuppföljning. Fortifikationsverket har på Försvarsmaktens uppdrag utarbetat modeller för kostnadsprognoser över 10 år, ortsvis och verksamhetsvis. Verket har också aktivt deltagit i Försvarsmaktens långsiktiga perspektivplanering. Övergripande kunddialog sker Avseende hyresmodell 2006 har utbildning i denna hållits för Försvarsmakten. Utbildningsmaterial har tagits fram och använts av avdelningarna för intern utbildning. Olika former av kundmöten inklusive produktionsuppföljning sker både lokalt på garnisonsnivå och med Försvarsmaktens representanter i produktionsled - ningen på Försvarsmaktens högkvarter. I samarbete med Försvarsmakten har ett program initierats under 2008 för att skapa en kostnadseffektiv lokalresursplanering och därmed lägre lokalkostnader för Försvarsmaktens räkning för det införhyrda lokalbeståndet. I samarbete med Försvarets Materielverk (FMV) har ett förtätningsprojekt inletts i syfte att dels effektivisera lokalanvändningen inom Fortifikationsverkets ägda fastigheter och dels för att utveckla en arbetsmodell för att kunna ge hyresgästerna stöd i arbetet med att ha optimala lokaler. I programmet ingår även en översyn av processen för avveckling av fastigheter och anläggningar samt anskaffningsprocessen. För att möta kundens behov av snabba omställningar krävs en flexibel och kundorienterad organisation samt krav på flexibelt byggande för försvarets framtida omställning. Åtgärder med anledning av kundundersökning 2007 Under 2008 har ett omfattande arbete lagts på att utveckla de områden som kunderna ansåg viktigast i kundundersökningen 2007. Exempel på konkreta insatser är följande: Analyser har genomförts på samtliga enheter som fått sänkt resultat i kundundersökningen 2007. Lokala kundvårdsplaner och åtgärdsprogram har därefter tagits fram och genomförts. Kontakterna med kunder och nyttjare vid felanmälan har utvecklats. Vi har aktivt arbetat för att minska handläggningstiderna vid felanmälan. Fortifikationsverket har genom Byggprojektavdelningen och Förvaltningsutvecklingsenheten under året lämnat ett omfattande stöd till Försvarsmaktens högkvarter i dess planering av ominriktning av det framtida försvaret enligt regeringens planeringsanvisningar. Under 2008 beslutades att ett kundserviceprojekt skulle genomföras med anledning av resultatet av kundundersökningen 2007. Målet är att medarbetare och organisation ska bli mer kundfokuserade och serviceinriktade. Ett stort arbete har lagts ner under 2008 för att förbereda organisationen inför en bred satsning under 2009. Garnisonsplaner Under året har Fortifikationsverket och Försvarsmakten gemensamt arbetat med att uppdatera befintliga planer för bl.a. garnisonerna i Enköping, Karlskrona, Skövde/ Kvarn och Arboga. Garnisonsplanerna för Karlsborg, Luleå (inklusive Vidsel) och Boden har slutförts. FORTIFIKATIONSVERKET ÅRSBERÄTTELSE 2008 13

KUNDPERSPEKTIVET Boden i omvandling Om samarbetet Fortifikationsverket - Försvarsmakten Jag tycker samarbetet går smidigt, säger garnisonschefen Jan Mörtberg. Vi träffas varannan månad och jag tycker att det viktigaste är att den goda viljan finns, viljan att understödja, den är bra. Överste Jan Mörtberg har tre huvuduppgifter; ansvar för insatsförbandens utveckling och utbildning (två mekaniserade bataljoner i Boden, en jägarbataljon i Arvidsjaur och tolv hemvärnsbataljoner i de fyra nordligaste länen), funktionsansvar för Försvarsmaktens vinterförmåga och att fungera som garnisonschef för Bodens garnison (Boden och Arvidsjaur). Samtal och samverkan sker på flera nivåer mellan Fortifikationsverket och Försvarsmakten i Boden. Garnisonschef Jan Mörtberg. I den vardagliga verksamheten träffar Fortifikationsverkets fastighetstekniker Försvarsmaktens representanter i stort sätt dagligen. Varje månad genomförs ett kundmöte med representanter från 14 FORTIFIKATIONSVERKET ÅRSBERÄTTELSE 2008

KUNDPERSPEKTIVET Archerhallen. I19, A9 och FMLOG (Försvarsmaktens logistik) för att rapportera och återrapportera hur drift, byggande och annan verksamhet går. Här tar man upp konkreta händelser, planer och problem som berör båda parter. Vi har haft denna typ av möten i ungefär ett och ett halvt år, säger Gunnar Andersson, fastighetsenhetschef på Fortifikationsverket i Boden. Det fungerar mycket bra och ger fler effekter har vi märkt. Det kan bli ett extra tillfälle för Försvarsmaktens representanter lokalt att utbyta viss intern information, alltså en bonuseffekt av våra möten. Nytt motorområde Under 2008 har Fortifikationsverket genomfört ett antal byggprojekt i Boden. Garnisonen har sedan Försvarsbeslut 2004 (FB04) anpassats undan för undan till de nya förutsättningar som beslutet medfört. Behovet av ett nytt motorområde har tillgodosetts och projektet har slutförts under 2008. Miljömässigt är det nya området i toppklass. Tvätthallen har ett reningssystem som tar hand om miljöfarliga ämnen och systemet innebär en stor miljömässig besparing, dessutom kortas tiderna för tvätt och vård betydligt. Alltså blir hanteringen både billigare och miljövänligare. Försvarsmaktens personal som nyttjar området är mycket nöjda. Det är mycket bra, säger Kenneth Olsson och Mats Sundberg på I19 som har deltagit i projektet, fordonsvården blir så enkel och smidig. Vi åker direkt in från övningsfältet, först in i tvätthallen, sen vidare in i smörjhall och/eller verkstad beroende på fordon och behov. Allt ligger i en logisk följd och hallarna är utrustade på ett modernt och arbetsmiljömässigt mycket bra sätt. Pjäshall för det nya artillerisystemet Archer Ny pjäshall till det nya Archersystemet stod färdig 2008 i mars. Artillerisystemet Archer är ett utvecklingsprojekt för ett självgående fältartillerisystem. Hallen är både förvaringsplats och utbildningslokal för det nya systemet och ligger i nära anslutning till övningsfältet Boden Södra. Pjäshallen var en av sju nominerade bidrag till Fortifikationsverkets arkitekturpris 2008. Energieffektivisering För att spara energi har man gått från oljeuppvärmning till fjärrvärme. Kulvertsystem och motorvärmare har byggts om för att minska elförbrukningen. Ventilationssystem har gjorts om så att man utnyttjar värmeåtervinning. Energin är dessutom närproducerad, vattenkraft från Luleå älv och fjärrvärme från lokal sopförbränning. FORTIFIKATIONSVERKET ÅRSBERÄTTELSE 2008 15

EKONOMIPERSPEKTIVET Ekonomiperspektivet Sammanfattning av regeringsuppdrag: Fortifikationsverket ska i sin verksamhet uppnå ett resultat efter finansiella poster motsvarande en avkastning på genomsnittligt myndighetskapital på 5,6 procent. Avkastningskravet beräknas utifrån statslåneräntan för 2008 och riskpremie vid given soliditet och är baserad på CAPM. Avkastningskravet omprövas årligen utifrån aktuell soliditet. Fortifikationsverket skall redovisa nyckeltal för att beskriva verkets utveckling. Resultat Under året har en hyresreducering på 150 Mkr genomförts till kunderna inom försvarssektorn. Resultat efter avkastningskrav och avsättning blev ett underskott på 112 Mkr. Hyresreduceringen var en följd av tidigare års överskott. Årets resultat efter avkastningskrav och avsättningar, exklusive hyresreduceringen, är drygt 34 Mkr bättre än budget, vilket bland annat är en effekt av genomförda åtgärder för att minska kostnaderna. Försäljningar av fastigheter har gett intäkter på närmare 120 Mkr. Överskottet av övriga fastighetsförsäljningar, exklusive försvarsbesluts relaterade försäljningar, är 23 Mkr och inbetalas till statskassan. Investeringsverksamheten har under året präglats av en stor osäkerhet om hur Försvarsmaktens framtida lokal- och anläggningsbehov kommer att bli som en konsekvens att regeringens planerade försvarsproposition och med därtill efterföljande riksdagsbeslut. Osäkerheten har medfört att investeringar inte har beslutats och påbörjats under året. Investeringsutgifterna uppgår till 748 Mkr, varav lånefinansierade investeringar utgör 645 Mkr. Avkastning Avkastningen på det genomsnittliga myndighetskapitalet uppgår till 129 miljoner kronor, vilket motsvarar avkastningskravet på 5,6 procent. Nyckeltal I enlighet med regeringsuppdraget redovisar verket följande nyckeltal för att beskriva utvecklingen av verksamheten: Nyckeltal Utfall 2008 Utfall 2007 Utfall 2006 Avkastning i % - 7 5 Soliditet % 20 24 26 Driftnetto i kr/kvm 249 288 290 Direktavkastning % 9 11 12 Andel uthyrd area % 90 90 92 Hyresintäkt i kr/kvm 530 536 511 Driftkostnad i kr/kvm 43 42 42 Mediaförbrukning i KWh/kvm 139 124 140 Underhållskostnader i kr/kvm 56 47 49 Administration i kr/kvm 14 15-16 FORTIFIKATIONSVERKET ÅRSBERÄTTELSE 2008

EKONOMIPERSPEKTIVET Försäljningsverksamheten ökade stort Under 2008 har försäljningsverksamheten sålt för i runda tal 120 miljoner kronor. Tre av årets fastighetsförsäljningar har överstigit 10 miljoner kronor. Det är en ökning på 40 miljoner sedan 2007. Fortifikationsverket utvecklar det civila samhället Fortifikationsverket har ökat affärsmässigheten vid försäljningarna. Den positiva utvecklingen har skett genom samarbeten med bland annat berörda kommuner i Sverige. Det har handlat om att klarlägga omställningen av före detta försvarsfastigheter till andra ändamål i samhället. Det är framförallt mark och fastigheter som inte längre försvaret har behov av som återställs i civilt bruk. Många gånger säljs mark vidare till kommunerna. Kan de påvisa att marken behövs för samhällsändamål har de företrädesrätt till köp, berättar Ken Ejderhamn, försäljningschef. På försäljningsenheten har man fortsatt med att förnya sina arbetssätt för att höja kvalitén och få till snabbare försäljningar. Utvecklingen av att driva affärer har också varit till stor hjälp i enskilda projekt. Programmet hjälper till att anpassa objekten efter behov. Det betyder sänkta avvecklingskostnader och ökade försäljningsintäkter. Ett bra exempel är fastigheten Grytan i Östersund som sedan nedläggningen av den militära verksamheten ägs av oss men förvaltas av Norrbottens regemente, beskriver Ken vidare. Marken här har sedan i slutet av 1800-talet använts som skjutfält för Artilleriregementet i Östersund. Tillsammans med bland andra Östersunds Kommun har Fortifikationsverket sammanställt flera olika scenarior över hur området kan användas i framtiden. På agendan står upplevelseindustrin, miljödriven företagsutveckling eller att använda Grytan som en del i utbildningsväsendet. Att arbeta fram just idébanker gällande vad man kan använda olika objekt till är ett behov som vi ser ökar allt mer. Givetvis måste vi då väga in hur förslagen påverkar miljö och närliggande områden. Vi tittar också på vilken samhällsnytta ett projekt kan tänkas ha. Hur många nya arbetstillfällen det kan skapa, fortsätter Ken. Men också aktuella arbetsprogram har använts flitigt under året. Ett handlar om att öka kvalitén när det gäller att jämföra fastigheter. Inom detta område har Fortifikationsverket ett givande samarbete med andra berörda myndigheter och samhällsutövare. Ett webbaserat auktionsförfarande vid försäljning av fastigheter är ett nytt grepp som prövats under året med gott resultat. Försäljningarna har på så vis blivit allt mer effektiva. Ett tredje program har utvecklats för att på ett slagkraftigare sätt hantera behovet av riskreducerande åtgärder exempelvis omställningen av övnings- och skjutfält. Det sänker omställningskostnaden för staten betydligt. Försäljningen av Norra Övningsfältet i Strängnäs är ett bra exempel på detta. Kommunen har tagit initiativ till att köpa området av oss. Marken ska användas till framtida bostäder för att kunna trygga kommande behov. Vi har allt mer blivit en viktig del av den civila utvecklingen av samhället, avslutar Ken. FORTIFIKATIONSVERKET ÅRSBERÄTTELSE 2008 17

MEDARBETARPERSPEKTIVET Medarbetarperspektivet Sammanfattning av regeringsuppdrag: Myndigheten ska redovisa de åtgärder som vidtagits i syfte att säkerställa att kompetens finns för att nå verksamhetens mål. Servicecentret Arvidsjaur. Medarbetarna inom verket Vid årets slut hade Fortifikationsverket 689 anställda, varav 23 tidsbegränsat anställda. Detta är en minskning med 35 personer jämfört med 2007. Personalomsättningen var under 2008 högre än under 2007. Den ökade till 8,9 procent, en ökning med hela 6,5 procent. Den ökande personalomsättningen kan i stor utsträckning kopplas till det höga åldersläget hos våra medarbetare med ett ökande antal pensionsavgångar som följd. Under 2008 har arbetet med att ta fram en kompetensförsörjningsstrategi för samtliga roller slutförts och implementeringen har påbörjats. I anslutning till detta arbete har varje avdelning/stab börjat ta fram lokala kompetensväxlingsplaner. Som ett led i att säkerställa kompetensförsörjningen av framtida chefer, projektledare och specialister anställdes i september nio stycken trainees, fem kvinnor och fyra män. Samtliga har en högskoleutbildning inom ett teknikområde och kommer under de första 12 månadernas program att följas åt i gemensamma utbildningsinsatser varvat med praktikperioder. Sedan följer sex månaders individuellt anpassad utbildning. 17 procent av verkets medarbetare har en akademisk utbildning, vilket är en ökning med två procentenheter jämfört med 2007. Andelen kvinnor inom myndigheten ökade åter litet under 2008 och var 18 procent, vilket är en halv procent bättre än året innan. Verket genomförde under 2008 en planerad satsning som stöd till alla chefer, i ett så kallat Assessment Center. Resultatet var mycket glädjande då det visade sig att de allra flesta chefer uppskattas av såväl medarbetare som överställd chef och kollegor. Under året genomfördes en medarbetarundersökning som mäter s.k. NMI, Nöjd Medarbetar Index. Målet, att nå ett index på 75, infriades glädjande nog. 77 procent svarade på enkäten. Ledarindex ökade från 73 till 77 jämfört med tidigare undersökning. I medarbetarundersökningen ingick en uppföljning av våra medarbetares kunskap om verkets vision, strategi och mål samt känslan av delaktighet i verksamhetsplaneringen. Här uppgav 70 procent ett positivt svar. Under 2008 har verket gjort olika insatser till följd av synpunkter som kom fram vid den tidigare mätningen av index. Det mål för sjukfrånvaron som sattes 2005, att nå en halvering fram till 2008 års utgång, infriades inte. Då hade verket hamnat på en nivå på 2,5 procent. Den totala sjukfrånvaron sänktes istället från 3,3 procent 2007 till 3,07 procent 2008. Sjukfrånvaro är ändå att betrakta som förhållandevis låg och i hög grad knuten till långtidssjukskrivningar där sjukdomsbilden inte är kopplad till arbetet. Det aktiva arbetet med att få friskare medarbetare och därmed sänka sjukfrånvaron pågår ständigt inom verket. För att förebygga ohälsa erbjuds samtliga anställda hälsoundersökningar minst vart tredje år. Liksom tidigare erbjuds de anställda subventionerade motionsaktiviteter och en friskvårdstimme per vecka på betald arbetstid. 18 FORTIFIKATIONSVERKET ÅRSBERÄTTELSE 2008

MEDARBETARPERSPEKTIVET ledarutveckling Assessment centre Vägen till framgång. Ledarutveckling Ett väl fungerande ledarskap är en av de viktigaste framgångsfaktorerna för att Fortifikationsverket ska nå de uppsatta målen. Samtliga cirka hundra chefer har under perioden 2004-2007 fått en grundläggande chefs/ledarutbildning. För att fortsätta stötta och utveckla både våra nuvarande och nya chefer i ledarrollen startade vi under 2008 ett Assessment centre i samarbete med Mercuri Urval, berättar personaldirektör Jan-Olof Wara. Ett Assessment centre kan kortfattat beskrivas som ett verktyg för att tydliggöra vilka styrkor och utvecklingsmöjligheter en person har i det här fallet gäller det ledarskapet. Verktyget bygger på att cheferna går igenom ett antal webbaserade test och gör en självskattning av sina styrkor och förbättringsområden. Dessutom bedömer kollegor, närmaste chef samt underställd personal chefens styrkor och vilken förbättringspotential vederbörande anses ha. Resultatet ligger till grund för en individuell utvecklingsplan för att personen ifråga ska kunna leva upp till de krav och förväntningar som ställs i chefs- och ledarpolicyn och i den värdegrund som verket tagit fram. Under 2008 genomgick ett 50-tal chefer Assessment centre, resterande kommer att göra det under innevarande år. Det betyder att samtliga chefer och ledare från verksledning till gruppchefer kommer att delta i de aktiviteter som centret innehåller. Nästa steg är att använda verktyget i vårt chefsförsörjningsprogram liksom vid rekrytering av trainees, där vi för övrigt redan provat en lightversion, säger Jan-Olof Wara. För att utveckla chefsskapet ytterligare ordnas årliga chefsseminarier och chefsforum där bland annat kundrelationer och kommunikation tas upp. I den grundläggande chefsutbildningen, som omfattar totalt tolv dagar, ingår ämnen som självinsikt, jag i gruppen, att vara arbetsgivareföreträdare etc. För att på ett strukturerat sätt kunna hjälpa medarbetarna vidare i yrkeskarriären håller en karriärvägledning på att tas fram och diskussion pågår om att införa tidsbegränsade chefsförordnanden. Förslag på utvecklingsområden för våra chefer har också tagits fram, berättar Jan-Olof Wara. Dit hör exempelvis mer kunskap om rollen som arbetsgivarföreträdare och en förbättring av affärsmässigheten. Vi vet också att det finns ett stort behov av coachstöd bland våra chefer. FORTIFIKATIONSVERKET ÅRSBERÄTTELSE 2008 19

MEDARBETARPERSPEKTIVET Kompetensförsörjning i framtiden Att klara personalförsörjningen inom den närmaste framtiden är en tuff utmaning som Fortifikationsverket precis som många andra arbetsgivare står inför. Vi har tagit fram en kompetensstrategi för att på ett strukturerat sätt kunna arbeta med att tillgodose verkets behov av kompetens, säger personaldirektör Jan-Olof Wara. Bakom kompetensstrategin ligger dels Fortifikationsverkets strategiska plan, dels projektet Framtidens medarbetare. Där har bl a kompetensbehovet analyserats och vilka roller som behöver utvecklas eller avvecklas. En GAP-analys har också gjorts för att kartlägga skillnaden mellan den kompetens som finns i verket i dag och vad som behövs i framtiden. Genom vårt IT-stöd ProCompetence har vi en bra överblick över den nuvarande situationen när vi nu tar nästa steg för att säkra kompetensförsörjningen, säger Jan-Olof Wara. Fram till 2012 beräknas cirka 25 procent av verkets medarbetare gå i pension. Den stora uppgiften blir att behålla och höja den kompetens som finns i organisationen och tillföra ny kompetens i en tid då det råder brist på den arbetskraft som verket efterfrågar samtidigt som konkurrensen på arbetsmarknaden är hård. Jakten på talangerna hårdnar, säger Jan-Olof Wara. I samband med pensionsavgångarna kommer vi att tappa mycket kärnkompetens; kunskap som är central för verksamhetens framtida överlevnad. Det berör inte minst det fortifikatoriska området, främst inom skydd och säkerhet, där vi erbjuder unika lösningar på marknaden. Inom det området kommer behovet av kunniga medarbetare att vara stort. Men vi behöver även duktiga specialister och medarbetare där de personliga egenskaperna betyder mer än formell kompetens i form av utbildning och yrkeserfarenhet. För att verket ska nå de uppsatta målen krävs en mängd aktiviteter, sammanfattade 20 FORTIFIKATIONSVERKET ÅRSBERÄTTELSE 2008