1(7) Birgitta Lundström/Monika Hammertjärn 0155-264146/264118 Eskilstuna kommun Torshälla Stads nämnd Germundsgatan 39 644 30 TORSHÄLLA Tillsyn enligt 13 kap 2 socialtjänstlagen av hemtjänst i Torshälla den 20 april 2005 Bakgrund Länsstyrelsen har tillsyn över den socialtjänst som kommunerna inom länet svarar för enligt 13 kap 2 socialtjänstlagen. Tillsynsmyndighetens uppgift är att bedöma kvalitet och säkerhet i den verksamhet som är föremål för tillsyn. Som ett led i Länsstyrelsens tillsyn över äldreomsorgen har verksamhetstillsyn genomförts av hemtjänsten i Torshälla. Metod och genomförande Länsstyrelsen har i sin tillsyn utgått från delar av Socialstyrelsens föreskrifter om kvalitetssystem inom äldre- och handikappomsorgen (SOSFS 1998:8, 2005:3(S)) och Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om missförhållanden i omsorgen om äldre och funktionshindrade enligt 14 kap 2 SoL (SOSFS 2000:5(S), 2005:8(S)). Länsstyrelsen har valt att granska följande områden: Mål, organisation och resurser Introduktion Kompetensutveckling Behovsbedömning, rättssäkerhet och dokumentation Förhållningssätt och metoder Samverkan Avvikelser, synpunkter och klagomål Verksamhetstillsynen har omfattat följande delar: gruppintervju med personal aktgranskning intervjuer med brukare granskning av dokument kommunicering/återföring av resultat från tillsynen Vid intervjuer och aktgranskning har checklistor och färdiga mallar använts. Länsstyrelsen har i samband med tillsynsbesöket granskat myndighetsutövningen i handläggningen fram till biståndsbeslut när det gäller de brukare som intervjuats. Gruppintervjun med personalen genomfördes under c:a två timmar. Vid intervjun deltog fem vårdbitr/usk varav en personal från nattpatrullen, enhetschef, två biståndshandläggare. Postadress Besöksadress Telefon Telefax E-post 611 86 NYKÖPING Stora torget 13 0155 26 40 00 växel 0155-26 71 25 lansstyrelsen @d.lst.se Organisationsnr Postgiro Bankgiro Internet 202100-2262 35174-2 5051-8653 www.d.lst.se
2(7) Fyra akter granskades och fyra brukare intervjuades vid hembesök. I samband med tillsynsbesöket träffade Länsstyrelsens representanter ledamöter och sekreterare från det kommunala pensionärsrådet. Tillsynen utfördes av Birgitta Lundström och Monika Hammertjärn, Länsstyrelsen. återrapportering av Länsstyrelsens samlade tillsynsresultat sker den 3:e juni 2005. Den skriftliga återrapporteringen består av en tillsynsrapport och ett beslut. Resultat från tillsynen Mål, organisation och resurser De övergripande målen för äldreomsorgen Måldokument för äldreomsorgen i Eskilstuna kommun och nämndens Verksamhetsplan 2005 bryts ner i en lokal plan för området. Den lokala planen är framtagen av enhetschefen. Personalen har inte aktivt arbetat med målen de senaste åren. Under gruppintervjun påtalar personalen det finns behov av att arbeta med att konkretisera de övergripande målen för sin verksamhet. Vid årets slut skriver enhetschefen en verksamhetsberättelse utifrån den lokala planen. Underlaget för verksamhetsberättelsen diskuteras i personalgrupperna. Det finns en plan för jämställdhet antagen av nämnden i december 2004. Den berör enbart personalaspekter. När det gäller miljöarbetet är Torshälla Stads nämnd och förvaltning certifierade enl EMAS och ISO 14001. Det finns särskilt antagna miljömål. Av nämndens verksamhetsplan framgår att all personal kommer att få en grundläggande miljöutbildning under året Alla områden har utsedda miljöombud. Av den lokala planen för området framgår att all personal ska utgå från en miljömedvetenhet och agera utifrån detta i det dagliga arbetet. Ca 171 personer (118 kv och 53 män) har vid tillsynsbesöket insatser från hemtjänsten. Det är totalt 30 personal (kvinnor) anställda fördelade på tre grupper. 10 personer har utbildning motsvarande undersköterska. Nattpatrullen tillhör organisatoriskt ett annat chefsområde. Biståndshandläggarna tillhör organisatoriskt IFO. Länsstyrelsen ser det som en brist att personalen inte diskuterar och konkretiserar de övergripande målen. De bör också vara delaktiga i framtagande av den lokala planen för hemtjänst. Intentionerna i Socialtjänstlagen ska tillsammans med nämndens mål och riktlinjer genomsyra personalens förhållningssätt till brukarna. Ett bra förankringsarbete av målen ökar brukarnas möjligheter att få en vård och omsorg av god kvalitet. Introduktion och kompetens Vid introduktion av ny personal eller vikarier använder personalen en introduktionschecklista. En ordinarie personal utses som ansvarig för introduktionen. Den nyanställde går bredvid ordinarie personal två dagar och en kväll. Introduktionstiden kan förlängas om det finns behov. Inför sommarsemestrarna ordnas en introduktionskväll. Enhetschefen informerar om sekretess. Det sker inte någon uppföljning av hur den
3(7) nyanställde upplevt introduktionen annat än att ordinarie personal stämmer av under tiden introduktionen pågår. Förra året fick semestervikarierna svara på en enkät om hur de upplevt introduktionen. All personal har fyllt i en individuell kompetensutvecklingsplan som diskuteras under medarbetarsamtalet. I den lokala verksamhetsplanen anges sådan kompetensutveckling som gäller för hela gruppen. I övrigt finns ingen plan för kompetensutveckling vare sig lokalt eller centralt. Personalen påtalar att de inte alltid får den kompetensutveckling som är planerad för gruppen. Enhetschefen uppger att den överenskomna individuella kompetensutvecklingen däremot alltid genomförs. En grundligare inventering har nyligen genomförts av medarbetarnas och gruppens kompetensutvecklingsbehov som ska ligga till grund för ansökan till kompetensstegen. Budget för kompetensutveckling ligger ute på respektive område. Medarbetarsamtal ska genomföras årligen. På grund av tidsbrist så har endast ca 2/3 haft samtal det senaste året. Om det uppstår akuta behov så finns det möjlighet för personalen att få handledning. Under gruppintervjun påtalar personalen att de skulle behöva handledning gällande bemötande av psykiskt sjuka. Inför hösten är det planerat att en grupp ska få extern handledning med inriktning på gruppens relationer och konflikthantering. Länsstyrelsen ser positivt på att det finns en introduktionschecklista. Listan bör dock kompletteras med punkter gällande genomgång av måldokument, etikdokument, avvikelsehantering och riktlinjer gällande Lex Sarah. Länsstyrelsen påpekar vikten av att nyanställdas och vikariers synpunkter på introduktionen tas tillvara genom en systematisk uppföljning en tid efter introduktionstillfället. Genom att arbetsgivaren får del av synpunkter kan man kontinuerligt förbättra introduktionsprogrammet. Planer för kompetensutveckling behöver finnas både lokalt och centralt, så att resurserna kan styras till de som bäst behöver kompetensutveckling. Planerna kan också vara bra att ha som underlag i det politiska budgetarbetet när storleken på anslaget ska beslutas. Länsstyrelsen påpekar att handledning kan vara en viktig insats för personalen då de många gånger hamnar i komplexa situationer som de kan behöva stöd i för att kunna ge en god vårdoch omsorg till brukarna. Behovsbedömning, rättssäkerhet och dokumentation Biståndshandläggarna utreder behov av hemtjänst och fattar beslut innan ärendet lämnas över till hemtjänstgrupperna för verkställighet. Under gruppintervjun framför personalen önskemål om att de i större utsträckning skulle vilja följa med handläggarna på hembesök och vid vårdplaneringar på sjukhuset. Beroende på tidsbrist är det inte möjligt att genomföra i någon större utsträckning.
4(7) Biståndshandläggarna ska göra uppföljning på besluten om hemtjänst minst en gång per år. På grund av tidsbrist sker uppföljningar endast efter signaler från brukaren/anhöriga eller personal. De två biståndshandläggarna kommer framledes även att ha ansvar för LSS-utredningar. Tidsmässigt bedöms den uppgiften motsvara ca en halvtidstjänst. När någon ny brukare ska ha insatser från hemtjänsten utses en kontaktpersonal. Vid det första mötet efterfrågar hon/han hur brukaren vill ha sina insatser utförda och om han/hon har några särskilda önskemål. All dokumentation sker i dataprogrammet Tekla. Personalen skriver daganteckningar. Det upprättas inte några individuella planer sedan personalen började dokumentera i Tekla. Det är ett medvetet val att inte upprätta individuella planer förrän det går att upprätta planerna i dataprogrammet. Några arbetsgrupper har upprättat en pärm för vikarier där det skrivs lite praktisk information om respektive brukare. Vid aktgranskning framkommer att det är sparsamt med förda daganteckningar. De anteckningar som finns är mest av hälso- och sjukvårdskaraktär samt om någon brukare sagt ifrån om insatser. I samband med verksamhetstillsynen har myndighetsutövningen avseende utredningar och beslut gällande fyra brukare granskats. Vid granskningen framkommer att ansökningarna är muntliga, att utredningarna i huvudsak tar upp fysiska och medicinska behov och att uppgifter om socialt nätverk och intressen/vanor och livsstil saknas. De brukare som intervjuades visste inte om att det förs dokumentation om dem. Utredningarna bör kompletteras med att sociala och psykologiska behov utreds eftersom de bl a kommer att utgöra grund för den individuella planeringen i verkställigheten. Länsstyrelsen är kritisk till att det finns brister i utförardokumentationen. Det saknas individuella planer och sociala journaler där viktiga händelser för insatserna dokumenteras. Individuella planer ska tillsammans med utredning, beslut eller annat dokument som beskriver vilka insatser brukarna har blivit beviljade, ev en levnadsberättelse och en social journal utgöra den sociala utförarakten. De utföraranteckningar som finns kan ses som arbetsmaterial till den sociala journalen, under förutsättning att dessa anteckningar utvecklas. I den lokala planen för hemvården 2005 står särskilt skrivet om att individuella planer skall upprättas och följas upp minst en gång per år. Brukarna behöver informeras om och vara delaktiga i den dokumentation som rör dem. Förhållningssätt och metoder Personalen diskuterar värderingar och förhållningssätt främst utifrån enskilda händelser kring en brukare. Det förs inte några strukturerade diskussioner om vare sig förhållningssätt eller värderingar då all personal deltar.
5(7) Alla brukare har en av personalen som kontaktperson. Det dokumenteras inte någon levnadsbeskrivning men ibland berättar brukaren för personalen om sin bakgrund. I Torshälla hemtjänst har inte personalen sina fasta brukare som de utför hemtjänst hos. Personalen anser att personalkontinuiteten ändå upprätthålls eftersom personalgruppen endast består av 9-10 personal. Om det uppstår förseningar eller andra behov av ändrade tider meddelas brukarna endast om det är mer än en halvtimmes förskjutning mot avtalad tid. Personalen anser att brukarna i viss mån kan påverka hemtjänstinsatserna och tiderna för insatserna vilket också bekräftas av brukarna. Ingen av de intervjuade brukarna kände till vem som är deras kontaktperson. Några uttryckte sig negativt om att det är många olika personal som utför insatserna. För övrigt anser brukarna att personalen är trevlig och har ett bra bemötande. Länsstyrelsen anser att det finns behov av att enhetschefen tillsammans med personalen mer strukturerat diskuterar förhållningssätt, värderingar och metoder samt att det som diskuteras dokumenteras. Utgångspunkterna i diskussionen kan t e x vara måldokument och etikdokumentet för äldreomsorgen i Eskilstuna kommun. Länsstyrelsen är kritisk till att personalen inte planerar verksamheten utifrån personalkontinuitet. Det förhållningssättet strider mot de vägledande principerna i Socialtjänstlagen samt mot de politiska målen i Måldokument för äldreomsorgen i Eskilstuna kommun. Kontaktmannaskapet behöver tydliggöras för brukarna så de vet vem som är deras kontaktperson samt vad som ingår i uppdraget. Avvikelser, synpunkter/klagomål Det finns ett system för hantering av synpunkter och klagomål. Blanketten Säg vad du tycker lämnas ut till alla brukare en gång per år. I Torshälla Stads nämnds egen tidning Torshälla Runt påminns kommunmedborgarna också om möjligheten att lämna synpunkter. Personalen känner till riktlinjerna för anmälan enligt lex Sarah. Biståndshandläggarna saknar tillgång till riktlinjerna. Det har inte förekommit någon anmälan enligt lex Sarah inom hemtjänsten. Under gruppintervjun lyfter nattpersonalen en incident gällande trygghetslarm. När en kvinna larmade en natt fanns inte nyckeln till kvinnans bostad i nyckelskåpet. En av hemtjänstpersonalen hade av misstag glömt att hänga tillbaka nyckeln i skåpet. Nattpatrullen hade inga uppgifter om vilken personal som arbetade kväll vilket innebar att det fick börja ringa runt och väcka flera personer innan de fick tag på nyckeln. Kvinnan som larmade fick ligga på golvet ca en timme extra på grund av detta. Nattpatrullen lyfte det inträffade med sin enhetschef. Det skedde ingen anmälan enl lex Sarah eller rapport om avvikelse. När nattpersonalen påtalar detta under gruppintervjun framkom att enhetschefen för hemtjänst inte kände till det inträffade.
6(7) Det finns en anmälningsblankett för avvikelser inom hälso- och sjukvårdsområdet där avvikelser identifierats. För andra avvikelser saknas anmälningsblankett och riktlinjer. Några riskområden har identifierats t ex gällande hot och hot om våld, brand. Här finns även handlingsplaner. Generellt får personalen del av sammanställningar och statistik över klagomål och avvikelser. Om det skett specifika incidenter i området delges arbetsgrupperna detta. Ingen av de intervjuade brukarna kände till hur de ska gå tillväga om de har synpunkter eller inte är nöjda med de insatser de får. Länsstyrelsen ser positivt på att det finns ett system för synpunkter och klagomål i kommunen. Att ta tillvara och utreda synpunkter och klagomål på verksamheten är viktigt både ur kvalitetssynpunkt och för att få ett ökat förtroende från brukare, anhöriga och allmänheten. Trots att synpunkts/klagomålshanteringen marknadsförs via tidning och utskick är inte systemet känt ute bland brukarna. Informationen om synpunkts/klagomålshanteringen är ett förbättringsområde. Det är av vikt att erfarenheter från synpunkter och klagomål förs ut i organisationen så inte samma brister uppstår i andra verksamheter. Länsstyrelsen är kritisk till att den incident som inträffade gällande trygghetslarmet inte utreddes och resulterade i erforderliga åtgärder. Risken för att något liknande ska inträffa finns fortfarande. Riktlinjer för hur avvikelser och missförhållanden ska anmälas och utredas ska finnas och vara kända bland personalen. En viktig del av kvalitetsarbete är att med hjälp av riskanalyser förebygga fel och brister och att man kan lära sig av de fel och misstag som begåtts (SOSFS 1998:8, 2005:3). All personal är skyldig att anmäla allvarliga missförhållanden enligt Lex Sarah (SoL 14 kap 2 SOSFS 2000:5, 2005:8). Personalen behöver fortlöpande diskutera vilka situationer som ska betraktas som allvarliga missförhållanden eller dåliga bemötanden för att veta när en anmälan ska göras. Eftersom nattpatrullen organisatoriskt tillhör ett annat område påtalar Länsstyrelsen vikten av fungerande rutiner och forum för informationsutbyte med hemtjänstens personal men också mellan enhetscheferna. Samverkan Respektive arbetsgrupp har arbetsplatsträffar var tredje vecka tillsammans med enhetschef. En gång per månad träffas all hemtjänstpersonal tillsammans. Personalrepresentanter, biståndshandläggare och enhetschef träffar distriktssköterskan och arbetsterapeuten från primärvården varannan vecka. Vid dessa träffar deltar även sjuksköterskan, arbetsterapeuten och sjukgymnasten på Spångagårdens korttidsboende. F ö träffar hemtjänstpersonalen distriktssköterskan en gång per vecka. Samverkan med personal i nattpatrullem sker endast via dataprogrammet Tekla. Samverkan med personal på dagvården sker runt enskilda individer när det finns behov.
7(7) Samverkan med anhöriga sker individuellt när det finns särskilda behov. Länsstyrelsen kan konstatera att det finns mötesformer för personalens interna samverkan. Samverkan med nattpatrullen behöver utvecklas. Länsstyrelsen vill framhålla att de anhöriga bör ses som viktiga samverkanspartners. De anhörigas erfarenheter och synpunkter utgör en unik möjlighet för utveckling av kvaliteten i verksamheten. Anhörigträffar kan vara ett sätt att få en kommunikation med anhöriga.