Vid intervjuer och aktgranskning har checklistor och färdiga mallar använts.

1(7) Monika Hammertjärn/Birgitta Lundström 0155-26 41 18/26 41 46 Eskilstuna kommun Vuxennämnden 631 86 ESKILSTUNA Tillsyn enligt 13 kap 2 socialtjänstlagen avseende avd 4 och 5 samt korttidsboende på Djurgårdens demensboende i Eskilstuna kommun den 17 februari 2005 Bakgrund Länsstyrelsen har tillsyn över den socialtjänst som kommunerna inom länet svarar för enligt 13 kap 2 socialtjänstlagen. Tillsynsmyndighetens uppgift är att bedöma kvalitet och säkerhet i den verksamhet som är föremål för tillsyn. Som ett led i Länsstyrelsens förstärkta tillsyn över äldreomsorgen har verksamhetstillsyn genomförts vid Djurgårdens demensboende och korttidsboende i Eskilstuna kommun. Metod och genomförande Länsstyrelsen har i sin tillsyn utgått från delar av Socialstyrelsens föreskrifter om kvalitetssystem inom äldre- och handikappomsorgen (SOSFS 1998:8) och Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om missförhållanden i omsorgen om äldre och funktionshindrade enligt 14 kap 2 SoL (SOSFS 2000:5). Länsstyrelsen har valt att granska följande områden: Mål, organisation och resurser Introduktion och kompetensutveckling Behovsbedömning, rättssäkerhet och dokumentation Förhållningssätt och metoder Samverkan Avvikelser, synpunkter och klagomål Verksamhetstillsynen har omfattat följande delar: gruppintervju med personal aktgranskning intervjuer med anhöriga/god man granskning av dokument kommunicering/återföring av resultat från tillsynen Vid intervjuer och aktgranskning har checklistor och färdiga mallar använts. Länsstyrelsen har i samband med tillsynsbesöket granskat myndighetsutövningen i handläggningen fram till biståndsbeslut när det gäller de brukare vilkas anhöriga intervjuats. Postadress Besöksadress Telefon Telefax E-post 611 86 NYKÖPING Stora torget 13 0155 26 40 00 växel 0155-26 71 25 lansstyrelsen @d.lst.se Organisationsnr Postgiro Bankgiro Internet 202100-2262 35174-2 5051-8653 www.d.lst.se

2(7) Gruppintervjun med personalen på avd 4, 5 och 6 (korttidsavd) genomfördes under c:a två timmar. Vid intervjun deltog 4 usk, enhetschef, biträdande enhetschef, två sjuksköterskor. I anslutning till verksamhetstillsynen intervjuades demenssjuksköterska och anhörigkonsulent vid kommunens Anhörigcentrum. Åtta akter granskades och åtta anhöriga/god man intervjuades via telefon. Tillsynen utfördes av Monika Hammertjärn och Birgitta Lundström, Länsstyrelsen. Återrapportering av Länsstyrelsens samlade tillsynsresultat sker den 24 mars 2005. Den skriftliga återrapporteringen består av en tillsynsrapport och ett beslut. Resultat från tillsynen Mål, organisation och resurser Det finns ett måldokument antaget av Vuxennämnden och för fyra år sedan var all personal på Granhedsgården och varje enhet tog fram egna mål för sina verksamheter. Sedan dess har det inte varit någon särskild diskussion kring målen. Under hösten 2004 bildades etikgrupper i kommunen och Djurgårdens etikgrupp är gemensam med personal från Kompassen och Lotsen (korttidsavdelningar på MSE). Djurgårdens äldreboende gör inte några verksamhetsplaner utifrån måldokumentet. I år har personalen som målsättning att man ska hjälpa varandra mellan de olika enheterna. Ett projekt som kallas DU-projektet (delaktighet och utveckling) ska engagera all personal. Inga uppföljningar av mål och planer tas upp på dessa möten utan det handlar mest om att följa upp olika rutiner. Det förs minnesanteckningar från dessa möten. Djurgården har inte arbetat speciellt med den jämställdhetsplan från 2003 som finns framtagen för Eskilstuna kommun. Under 2005 kommer vuxennämnden utifrån den planen att arbeta fram en egen plan för sin verksamhet. Den jämställdhetsplan som finns innehåller endast mål och åtgärder som rör personal ej utifrån ett brukarperspektiv. Kommunen har även en gemensam miljöpolicy med övergripande mål. Enhetschefen är ansvarig för miljöarbetet på Djurgården. Det finns utsedda miljöombud som tillsammans med enhetschefen bildar Djurgårdens miljögrupp. Miljöombuden träffas inom vuxenförvaltningen och rapporterar om sitt miljöarbete. Personalstyrkan på Djurgården uppgår till 70 fast anställda, varav 6 anställda är män. Av dessa har 5 personer högskoleutbildning, 59 har undersköterskeutbildning, 8 har skötarutbildning/usk samt 3 personer är vårdbiträden. Under året har verksamheten haft flera långtidssjukskrivningar och ett stort antal vikarier har varit inne i verksamheten. Det finns en enhetschef på 50 % och en biträdande på 100 %. Djurgårdens äldreboende tillhör kategorin vårdboende som erbjuds personer med särskilt högt omvårdnadsbehov och behov av sjukvårdsinsatser. Det har en låg boendestandard. De flesta boende har egna rum men flera personer delar hygienutrymmen. Djurgården är ombyggd och renoverad men mycket av lokalerna påminner fortfarande om ett gammalt sjukhem. Det finns stora balkonger på sektionerna liksom en trädgård i anslutning till huset. Djurgården är ett demensboende med plats för 67 personer, fördelade på fem avdelningar. En avdelning har15 korttidsplatser. På en annan avdelning är inriktningen demenssjuka med

3(7) utåtagerande beteende. Vid intervjuer med anhöriga/närstående framkommer att de tycker att inomhusmiljön kan upplevas som trist och att lokalerna är så bra som de kan vara i ett gammalt sjukhem. Några påtalar att det är för få parkeringsplatser samt att man måste hämta parkeringstillstånd när man ska parkera på de få platser som finns. En anhörig/närstående påpekar att han saknar information i entrén samt att entrén inte är särskilt välkomnande. Länsstyrelsen ser positivt på att ett system med dokumenterade verksamhetsplaner och uppföljningar har införts i kommunen. Vuxennämnden kan då bättre följa hur respektive verksamhet planerar och genomför de mål som nämnden beslutat ska gälla. Personalen bör inleda ett strukturerat arbete med att bryta ner vuxennämndens mål och planer till enhetsnivå. Länsstyrelsen saknar en övergripande plan för kommunens demensvård. Länsstyrelsen är kritisk till den låga boendestandarden och att de boende saknar egna hygienutrymmen (toalett och dusch), vilket innebär små möjligheter för de boende att kunna behålla sin integritet och värdighet i det egna boendet. Introduktion och kompetens Det finns en pärm med rutiner som används vid introduktionen av ny personal och vikarier. För nyanställda och vikarier används checklistor. Det kan vara olika personer i personalgruppen som har ansvar för introduktionen av vikarier. Ny personal går bredvid en dag och kväll. Kommunen har en central utbildningsdag för sommarvikarier. Enhetschefen följer upp introduktionen med vikarierna genom samtal med var och en och genom samtal med ordinarie personal. Enhetschefen återför sedan denna information till vikarierna. En utvärdering sker även av den centrala utbildningsdagen genom en enkät. Det finns ingen plan för kompetensutveckling som är gemensam för hela kommunen. Man använder inte heller någon lokal kompetensplan för Djurgårdens verksamhet. Behovet av individuell kompetensutveckling undersöks genom medarbetarsamtal. En personal uppger att det är en mycket generös inställning till fortbildning från ledningen. Ofta kommer generella erbjudanden om kurser centralt från kommunen. Utbildning av kontaktpersonal har genomförts centralt i kommunen. Medel till utbildningar och kurser finns i en egen budget ute i verksamheten men den är inte så stor. Medarbetarsamtal genomförs av enhetschefen men han uppger sig inte vara så bra på att genomföra samtalen. Det är svårt att hinna med 88 medarbetarsamtal. Det finns ingen generell handledning för personalgruppen men man använder Kommunhälsan vid behov. Ibland har demenssjuksköterskan lämnat handledning i särskilda fall. Extern handledning måste finansieras i den egna budgeten. För att säkerställa att personal får nödvändig fortbildning och kompetensutveckling anser Länsstyrelsen att det bör finnas en övergripande kompetensplan i kommunen. Det är viktigt att en inventering av behov sker och som sammanställs och prioriteras efter krav

4(7) och befintlig budget. Detta är nödvändigt för att de områden som bäst behöver utbildning ska kunna få medel till kompetensutveckling. Länsstyrelsen påpekar att det vore en fördel att ta fram ett gemensamt introduktionsprogram för äldreomsorgen. En strukturerad uppföljning av detta bör göras för att ta del av vikariernas erfarenheter i förbättringsarbetet av introduktionen. Regelbundet återkommande handledning för omsorgspersonalen på Djurgårdens demensboende bör finnas då de boende har stora omsorgsbehov och med komplicerade beteenden. Genom handledning kan personalen lära sig att tillämpa arbetsmetoder och tydliggöra förhållningssätt som styr mot gemensamma mål för omsorgsarbetet. Länsstyrelsens påpekar att detta är en viktig del i kommunens kvalitetsutvecklingsarbete. Behovsbedömning, rättssäkerhet och dokumentation Kommunen har kriterier för behovsbedömning som biståndshandläggarna använder. Det sker ingen regelrätt uppföljning av besluten men en särskild biståndshandläggare besöker efter en tid de personer som fått plats på Djurgården och intervjuar dem. Ingen av personalen deltar i denna uppföljning. Detta upplever personalen som en brist samtidigt som de förstår att biståndshandläggaren inte kan hinna med mer eftersom hon är ensam att genomföra denna s k uppföljning på alla boenden i kommunen. Personalen uppger att det kanske ska bli en handläggare till som ska ha ansvar för uppföljningar på boendena. Den enskildes behov garanteras genom att personalen lär känna de boende (vån 4 o 5). Kontaktpersonen har samtal med anhöriga och den enskilde. Behovet styr de insatser som den enskilde får. Innan inflyttning sker gör personalen på Djurgården hembesök hos den enskilde för att kunna planera inflyttningen så bra som möjligt. Vårdplaneringsmöten ska återupptas då det är tänkt att även paramedicinare ska delta. Personalen försöker respektera och lyssna till de boendes önskemål i den utsträckning det är möjligt. De boende kan ofta få gå upp senare till frukost om de så önskar. Delaktighet och inflytande av insatser försöker man uppnå genom samverkan med anhöriga/närstående till de boende. På Djurgården upprättas inga målstyrda individuella planer (MIP) eftersom all dokumentation f n ska föras i datasystemet. Personalen tycker att pappersversionen av MIP är mycket lättare att använda. Personalen anser att datasystemet Tekla fungerar dåligt och de använder detta enbart för löpande anteckningar. Det sker ingen uppföljning av MIP eftersom dessa inte används i någon större utsträckning. Dokumentationen som finns, bl a daganteckningar, förvaras i en pärm för var och en av de boende. Personalen uppger att de inte skriver så mycket dokumentation av social karaktär eftersom de tycker det är svårt att veta vad som kan räknas som social dokumentation. Vid aktgranskningen har Länsstyrelsen inte heller kunnat se att någon social dokumentation förs utan den dokumentation som finns är enl HSL. Vid intervjuerna med anhöriga/närstående framkommer att de inte känner till att det finns dokumentation om den närstående/make/maka.

5(7) Länsstyrelsen är kritisk till att det saknas individuella planer (MiP). Det får inte bli ett glapp i dokumentationen av de boendes behov i avvaktan på att nya delar ska införas i datasystemet. Målstyrda insatsplaner ska användas inom verksamhetsområdet som ett arbetsinstrument men detta är tydligen inte helt utvecklat ute i verkställigheten. En del i metoden är att göra en uppföljning. Uppföljningen innebär att en utvärdering görs om hjälpinsatserna har gett önskat resultat enligt uppställda mål. Bästa sättet att göra en sådan utvärdering är genom samtal med alla berörda personer: biståndsbedömare, kontaktperson, boende och/eller dennes företrädare. Länsstyrelsen är kritisk till att de äldres sociala och psykiska förhållanden och behov inte beskrivs vare sig i biståndsbedömarens eller i verkställighetens dokumentation. Lika viktigt är att den enskilde/dennes företrädare känner till att det finns dokumentation som rör honom/henne. Att den enskilde/dennes företrädare är delaktig i planeringen av de egna insatserna anser Länsstyrelsen vara en självklarhet (kap 11 6 SoL). Skyldighet för äldreomsorgen att dokumentera enligt socialtjänstlagen har funnits sedan 1998. (SoL 11 kap 5 ). Denna skyldighet kan aldrig ersättas av dokumentation enligt hälso- och sjukvårdslagen. Länsstyrelsen anser att löpande daganteckningar/rapportblad som förs av personal i det dagliga arbetet kan anses som arbetsmaterial. Dessa kan vara viktiga för information mellan olika personalgrupper. Sammanfattningar av daganteckningar bör föras in i den sociala journalen om de har betydelse för insatserna. Både sociala och medicinska anteckningar ska föras och dessa anteckningar ska vara skilda från varandra. Om journalanteckningar av både social och medicinsk karaktär finns i en och samma pärm, ska de vara åtskilda genom olika flikar eller i skilda mappar. Förhållningssätt och metoder Personalen diskuterar förhållningssätt dagligen på rapporttiden samt på avdelningsmöten. Eftersom brukarna är dementa med komplicerade beteenden måste man ofta ändra arbetssätt och rutiner. Då är det särskilt viktigt att alla känner till dessa ändringar av arbetssätt och förhållningssätt. Värderingar i stort diskuteras inte så ofta. Personalen använder sig av ankomstsamtal när en boende flyttar in och då träffar kontaktpersonen och sjuksköterskan den boende och dennes anhöriga. Varje boende har en kontaktperson. Denne försöker uppmana anhöriga att skriva en levnadsberättelse om sin närstående för att de ska kunna möta de boende utifrån den kunskap de får genom denna levnadsberättelse. Personalen tog upp vilka sysselsättningar som finns på Djurgården. Det finns inget särskilt utbud av sysselsättningar, som riktar sig till män respektive kvinnor. Särskilt utsedda kulturombud finns på Djurgården, som ordnar aktiviteter t ex bingo, sångstunder, utflykter osv. Ingen särskild hobbylokal eller hobbypersonal finns i verksamheten. De aktiviteter som genomförs skrivs in i en bok som hänger på anslagstavlan. Detta för att anhöriga ska kunna följa vad som anordnas för de boende.

6(7) I intervjuerna med anhöriga/närstående framkom att flera ansåg att det saknades sysselsättning och aktiviteter för de boende. Flera upplevde dock att den anhörige kände trygghet i boendet. I arbetet med att säkra och utveckla kvaliteten i omsorgsarbetet är det viktigt att identifiera och dokumentera förhållningssätt, metoder och rutiner. Intentionerna i SoL och vuxennämndens måldokument ska tillsammans genomsyra personalens förhållningssätt till de boende. Det bör finnas ett forum för diskussioner där enhetschefen medverkar. Dessa diskussioner kring gemensamt förhållningssätt bör därför dokumenteras så att all personal kan ta del av denna. Länsstyrelsen vill framhålla vikten av att den enskilde/dennes företrädare görs delaktig i insatserna och att den enskilde bör ha en reell möjlighet till inflytande över sin vardag. Avvikelser, synpunkter/klagomål Personalen beskriver avvikelser som fall, rymningar, som förekommer lite då och då. De äldre går in till varandra och stör. Alla duschrum är låsta numera efter att äldreboendet haft en översvämning i ett duschrum. För att förhindra rymningar så används kodlås till ytterdörrarna. Att låsa de boendes egen dörr utifrån är ej tillåtet men man måste med hänsyn till att de boende annars stör varandra. För att förhindra skador så kan inlägg i kläder användas, mattor med halkskydd och särskilda skor användas. Avvikelser dokumenteras och sammanställs centralt och enbart för HSL området. MaS sammanställer och skickar ut dessa till verksamheterna för jämförelser och utveckling. Det finns rutiner för anmälan enligt lex Sarah uppger personalen. Personalen uppger att man har haft en anmälan enligt lex Sarah. Vi behöver diskutera det för det kan uppstå jobbiga situationer. Om det känns extra jobbigt att gå in till en boende så byter personalen med varandra för att undvika olämpligt bemötande. Kommunen har ett nytt system för synpunkter och klagomål och det känner personalen till. Information och blankett finns på varje våning. Synpunkter och klagomål dokumenteras och sänds in centralt. Dessa registreras och sammanställs vid vuxenförvaltningen. Av intervjuerna framgår att anhöriga inte känner till att det finns ett system för synpunkter och klagomål. Länsstyrelsen ser positivt på att kommunen har tagit fram ett system för hur synpunkter och klagomål ska hanteras. Detta är ett viktigt led i verksamhetens kvalitetsutvecklingsarbete. Länsstyrelsen påpekar att personalen behöver arbeta mera strukturerat med identifiera, analysera och bedöma vilka risker för fel, avvikelser och skador som finns inom verksamheten genom riskanalyser.

7(7) Länsstyrelsen vill uppmärksamma kommunen på att de riktlinjer för Lex Sarah som finns i kommunen fortfarande behöver justeras och att all personal ska känna till lagstiftningen och riktlinjerna för hur man gör en anmälan enligt Lex Sarah. Samverkan Varje enhet har personalmöte en gång per månad. Enhetschef och biträdande enhetschef är med om han/hon har något att informera samt om gruppen vill att han/hon ska delta. Enhetschefen har träffar med två representanter från respektive enhet en gång per månad (facklig samverkansgrupp). Tidigare hade man gemensamt personalmöte för all personal på Djurgården. Det var så få som deltog på dessa möten varför man bestämde sig för att inte fortsätta. Enhetschef, sjuksköterskor och paramedicinsk personal har teamträffar två gånger per år. Korttidsavdelningens personal träffar biståndshandläggarna varje vecka. På de enheter som har permanentboende sker inget samarbete eftersom hon gör uppföljningar på egen hand. En av enheterna samverkar med utredningsteamet på medicinkliniken på MSE. Primärvården ansvarar för läkarinsatserna på hela Djurgården. En läkare har avsatt tid för besök, ca tre timmar per vecka vilket personalen anser är alldeles för lite. Många problem måste man ta ställning till via telefonkontakt. Det finns inga riktlinjer för samverkan på lokal nivå. Samverkan med anhöriga sker ofta individuellt. Tidigare hade man två anhörigmöten per år men inte nu längre. Enhetschefen kommer att bjuda in till en anhörigträff och presentera resultatet av den enkät som anhöriga fått besvara om hur de upplever att Djurgårdens äldreboende fungerar för deras anhöriga/närstående. Djurgårdens äldreboende samverkar med demenssjuksköterskan då och då. Hon kan även handleda personalen i vissa komplicerade ärenden. Vid intervjuerna med anhöriga/närstående framkom att mer information om verksamheten är önskvärd. Länsstyrelsen påpekar att den interna samverkan på enheterna behöver struktureras bättre så att all personal kan få tillfälle att mötas tillsammans med enhetschefen. På dessa möten kan det vara lämpligt att diskutera bl a förhållningssätt och metoder. Samverkan med demenssjuksköterskan verkar fungera bra och hennes specialkunskaper utnyttjas. Djurgården kan förbättra sina anhörigkontakter ytterligare genom mer organiserade anhörigträffar för information om verksamheten som en viktig del i sitt kvalitetsutvecklingsarbete.