Samlad ingång till och redovisning av svensk vetenskaplig publicering

2007-05-04 Projektansökan Samlad ingång till och redovisning av svensk vetenskaplig publicering Denna ansökan avser projektutlysningen från OpenAccess.se Samlad ingång till och redovisning av svensk vetenskaplig publicering. Strategiska mål och förutsättningar för arbetet framgår i utlysningen: http://www.kb.se/openaccess/projektbidrag/soktjanstutlys.htm. Avsikten är att täcka in samtliga de uppgifter som listas i utlysningen. Ansökan har utarbetats av Stefan Andersson (Uppsala universitet), Carin Björklund (Göteborgs universitet), Håkan Carlsson (Lunds universitet), Leif Eriksson (Uppsala universitet) och Johan Toll (Linköpings universitet). Deltagare Uppsala universitetsbibliotek Huvudsökande och övergripande projektledare. Ledare för arbetspaket 1, 3 och 7. På Enheten för digital publicering vid Uppsala universitetsbibliotek har dels ett system för elektronisk publicering (DiVA) dels ett system för lokalt register över akademisk publicering (OPUS) utvecklats. 17 olika lärosäten använder DiVA och/eller OPUS och samarbetar i ett konsortium kring utvecklingen av systemen. Under hösten 2008 kommer en ny version att implementeras där funktionalitet för elektronisk publicering och bibliografisk registrering kommer att samlas i ett enda system med arbetsnamnet DiVA2. Övriga svenska deltagare i DiVA/OPUS representeras också i projektet av Uppsala universitet, dvs. Högskolan i Gävle, Gymnastik- och Idrottshögskolan, Högskolan i Jönköping, Högskolan i Kalmar, Karlstads universitet, KTH, Mittuniversitetet, Mälardalens högskola, Högskolan i Skövde, Stockholms universitet, Södertörns högskola, Umeå universitet, Växjö universitet och Örebro universitet. Lunds universitets bibliotek Deltagare i projektet och ledare för arbetspaket 2, 4 och 6. Lunds universitets bibliotek och dess utvecklingsenhet Biblioteksdirektionen har gjort sig kända för sitt arbete kring vetenskaplig kommunikation och publicering. Arbete med Sciecom och en stor del av SVEP-arbetet koordinerades från Lund. Från 1996 och framåt har LUB arbetat med registrering och publicering av vetenskapliga publikationer. Till en del har en lokalt förbättrad version av Eprints använts, som också finns representerad vid andra universitet. Man har också stor erfarenhet av 1

utvecklingsarbete kring öppna arkiv och publiceringsdatabaser och utvecklar just nu en helt ny programvara för arkivering, publicering och registrering, LUR. Biblioteksdirektionen har också långtgående erfarenhet av användande av OAI-PMH, vilket har implementerats i de olika publiceringssystemen, men också i DOAJ, Directory of Open Access Journals, som också drivs i Lund Göteborgs universitetsbibliotek Deltagare i projektet. Ledare för arbetspaket 5. Göteborgs universitetsbibliotek har i samarbete med Chalmers bibliotek utvecklat ett system för bibliografisk registrering University Publications Library (UPL). Systemet är i full drift i två instanser Göteborgs Universitets Publikationer (GUP) samt Chalmers Publications Library (CPL). Programvaran ägs idag av Chalmers men kommer att distribueras som öppen källkod. Referenser har registrerats i GUP sedan den 1 januari 2006. Registrering i databasen är obligatorisk enligt beslut av rektor i januari 2007. Databasen uppfyller SVEP rekommendationer när det gäller metadatabeskrivningar, OAI - PMH kompabilitet och ämneskategorier. Det öppna fulltextarkivet Göteborgs Universitets Publikationer e-publicering och e- arkiv (GUPEA) använder programvaran DSpace. Denna plattform är utvecklad av MIT och Hewlett-Packard och är tillgänglig som open source. DSpace har ca 200 användare över hela världen. I Sverige finns detta system implementerat på Göteborgs universitet, Högskolan i Borås, Högskolan i Halmstad, Lärarhögskolan i Stockholm och Malmö högskola. Dessa lärosätens bibliotek har ett nätverk för utveckling. E-publicering i GUPEA startade 2006 och innehåller doktorsavhandlingar, working papers, rapporter och studentuppsatser. E-spikning och e-publicering av doktorsavhandlingar är obligatorisk på Sahlgrenska akademin sedan september 2006. Vidareutveckling av tjänsterna sker efter uppdragsgivarnas önskemål med målsättning att skapa så god integration som möjligt. Linköpings universitetsbibliotek Deltar som specificerad partner i projektet även om man ingår i DiVA eftersom ett annat lokalt system används som publiceringsdatabas. Linköpings universitetsbibliotek har i samarbete med universitetets IT-avdelning utvecklat en egen publiceringsdatabas med benämningen publikationsdatabas. Systemet togs i bruk 2004 och syftet är att presentera universitetets publiceringsverksamhet i samlad form för användare inom och utom Linköpings universitet (LiU). Databasen ger möjlighet att redovisa all publicering, från refereegranskade vetenskapliga artiklar till populärvetenskapliga nyhetsartiklar. Registrering i databasen är obligatorisk enligt påbud från rektor. 2

För LiU internt används publikationsdatabasen för sammanställningar som enskilda forskare, institutioner eller LiU centralt behöver. Medicinska fakulteten använder även publikationsdatabasen som underlag för viss resursfördelning. En speciell rapportgenerator med koppling till impactvärden används för att generera poäng. Möjlighet finns att (via dynamisk url) koppla information från databasen till egen hemsida, vilken då automatisk uppdateras. RSS-flöde finns. Databasen uppfyller SVEP rekommendationer, när det gäller metadatabeskrivningar och ämneskategorisering, men saknar i nuläget OAI - PMH kompatibilitet. Kommande vidareutveckling syftar till att implementera OAI PMH protokoll för att möjliggöra koppling till den planerade nationella söktjänsten. Dessutom planeras en ökad integration med LiU E-press och möjlighet till fulltextkoppling. Avedas Som extern företagspartner ingår Avedas AG från Karlsruhe, Tyskland. De har rekryteras baserat på sin rika erfarenhet av arbete med systemutveckling och datahantering speciellt inriktat på hantering av forskningsinformation, och kommer att tillhandahålla sin expertis framför allt i arbetet med kravspecifikationen. Avedas är idag bland annat ansvarig för konceptutveckling, kravspecifikation och teknisk realisering i Sweden ScienceNet (SSN) och kommer därigenom också säkerställa att resultaten kommer SSN och universiteten där till nytta. I SSN ingår i innevarande fas Karolinska Institutet, KTH, Stockholms universitet, Uppsala universitet, Lunds universitet och SLU. Syftet är att lägga grunden för ett nationellt system för forskningsinformation, genom ett nära samarbete mellan forskningsfinansiärer och universitet, med fokus på att utnyttja redan befintliga informationskällor och processer och därmed underlätta och minska den administrativa belastningen på forskarna. I nuvarande fas är fokus på projektdata, men en implementeringsplan har utvecklats där utvidgning ingår till fler svenska lärosäten och även information som publikationer och patent. Den intressanta kopplingen mellan SSN och utvecklingen av den nationella söktjänsten i det här projektet är att information om projekt, publikationer, patent, m.m. kan kopplas samman för de enskilda forskarna och att deras kompetensprofiler därmed berikas samt att analysmöjligheterna blir mer balanserade. Avedas kommer huvudsakligen bidra till AP 2 och 7. Sammantaget står de deltagande lärosätena (samtliga DiVA- deltagare medräknade) för en betydande andel av den totala svenska vetenskapliga produktionen. Dessutom deltar KB genom Avdelningen för LIBRIS. 3

Projektledning Uppsala universitetsbibliotek ansvarar för den övergripande projektledningen och rapportering till OpenAccess.se. Tillsammans med representanter från Lunds universitets bibliotek och Göteborgs universitetsbibliotek bildar Uppsala en styrgrupp för projektet och dess genomförande. Vårt förslag är att styrgruppen för OpenAccess.se 1 engageras som referensgrupp i det föreslagna projektet och därmed bereds insyn och del i diskussionen. Uppsala universitetsbibliotek ansvarar för att sätta upp en webbaserad projektplats för redovisning och dokumentation. Detta kommer att göras i form av en wiki och diverse andra projekthjälpmedel. Vidare sätts en e-postlista upp för intern kommunikation inom projektet. Varje arbetspaket i projektplanen kommer vidare att ha en ansvarig ledare som ansvarar för rapportering inom sitt paket till projektets styrgrupp. Kommunikation Projektet har för avsikt att till stor del utnyttja redan befintliga organisationer, grupper eller infrastrukturer för att kommunicera med samtliga svenska lärosäten angående deltagande och utformning av tjänsten. När det gäller fastställandet av den slutgiltiga kravspecifikationen tänker vi oss ett förfarande motsvarande det som användes för att bestämma Nationellt format för publiceringsdatabaser 2, dvs. att en remissrunda organiseras med stöd av SUHF där det blir möjligt för alla lärosäten att lämna synpunkter på kravspecifikationen innan den överlämnas till KB. Samtidigt med denna remiss görs också för att underlätta informationsinhämtningen en inventering av befintliga system och dess aktuella status genom ett frågeformulär som bifogas remissen. Denna inventering ligger sedan till grund för planeringen av vilket stöd som kan behövas lokalt för deltagande i den nationella tjänsten. SUHF:s Forum för Bibliotekschefer 3 har tillsatt ett antal arbetsgrupper för olika programområden. Uppdragen för arbetsgrupperna innefattar frågor av olika karaktär. Det kan dels röra sig om att ta fram underlag för diskussioner i Forum och styrgruppen i syfte att lägga fram förslag till SUHF för ställningstagande och dels röra sig om att inventera och komma med förslag när det gäller U&H-bibliotekens framtida roll i relation till befintliga samverkansaktiviteter, gemensamma tjänster etc. som i dagsläget drivs från och/eller koordineras av Kungliga Bibliotekets (KB) olika avdelningar. 1 Se: http://www.kb.se/openaccess/styrgrupp.htm 2 Se: http://epc.ub.uu.se/files/publ1_2.pdf 3 Se: http://www.suhf.se/templates/article0.aspx?pageid=ddc5e076-a42e-482f-a738-3c5909a8edda 4

En av dessa arbetsgrupper är inriktad på vetenskaplig publicering och gör under våren en långtgående inventering av den vetenskapliga publiceringen och registreringen i Sverige. Denna information kan användas i projektets inventeringsfas. En annan arbetsgrupp behandlar området bibliometri. Arbetsgruppen för bibliometri skall inriktas på erfarenhetsutbyte, rådatafrågor och samverkan i den tekniska utvecklingen av resurser och metodik på bibliometriområdet. Gruppen ska samordna insatser för att sprida kunskap om bibliometri och dess arbete till andra bibliometriexperter i Sverige, bibliotekarier vid forskningsbibliotek generellt och universitetsledningar och andra som använder bibliometribaserade analyser. Vid denna grupps första sammanträde beslöts, för att inte begränsa verksamheten till bara de lärosäten som är representerade i gruppen, att försöka samla alla Sveriges bibliometriexperter med bibliotekstillhörighet i ett diskussionsforum. Inom projektet ser vi denna utökade grupp som en naturlig referensgrupp, i synnerhet när det gäller fastställande av metadatakrav samt utveckling av analysverktyg liksom motsvarande arbetsgrupp inom SUHF för gemensamma tjänster. Metadata En särskild aktivitet i arbetspaketet för utvecklande av kravspecifikation kommer att se över kraven på metadata i en nationell söktjänst i förhållande till rekommendationerna för nationellt format för publiceringsdatabaser och öppna arkiv. Det skall undersökas om det krävs ytterligare uppgifter för att kunna utnyttja data för redovisning och analys. Olika sätt att kontrollera metadatanivån skall undersökas liksom hur auktoritetsposter för personer och institutioner skall utformas i den nationella söktjänsten. Det skall också, via metadatauppgifterna, vara möjligt att länka direkt till fulltextdokument på olika sätt. Resultaten från denna översyn kommer att inkorporeras i kravspecifikationen som överlämnas till Avdelningen för LIBRIS. Teknisk implementering Den tekniska implementeringen sker i tre steg med egna arbetspaket i projektplanen: Utvecklande av kravspecifikation Kravspecifikationen omfattar krav för sökmöjligheter, sökgränssnitt, överföring av data från lokala system, kopplingar till andra system vad gäller fulltextdokument och verktyg som krävs för att kvalitetskontrollera den aggregerade datan. Den fastställs genom ett remissförfarande som beskrivits ovan omfattande alla svenska lärosäten och i samverkan med andra organisationer eller projekt som vill använda tjänsten som underlag för att berika forskningsinformation. Som underlag till kravspecifikationen undersöks också eventuell uppdatering av SVEP:s nationella metadataformat, speciellt med hänsyn till utvecklingen av analysverktyg. Olika sätt att förbättra metadatakvaliteten i de lokala systemen skall också granskas och erfarenheter från liknande system i andra länder (t.ex. Frida i Norge eller Dare i Nederländerna) bör undersökas. 5

Implementering Kravspecifikationen överlämnas till Avdelningen för LIBRIS vid Kungl. biblioteket som, i enlighet med utlysningen, ansvarar för att skapa en databas; hämtning av data, indexering och uppbyggnad m.m. samt för att skapa en söktjänst; bygga logik, funktionalitet, visningsformat m.m. i enlighet med kravspecifikationen. En mer detaljerad arbetsplan där dessa olika moment beskrivs, inklusive tidsplanering för vart och ett av dessa, skall tas fram av Avdelningen för LIBRIS och presenteras för fastställande av projektledningen. Avdelningen för LIBRIS ansvarar också för redovisning av implementeringens framskridande vid återkommande möten och rapporter som planeras av projektledningen i samarbete med Avdelningen för LIBRIS när avdelningens detaljerade implementeringsplan har fastslagits och de olika tidsperioderna är klara. Avdelningen för LIBRIS ansvarar vidare för att utarbeta implementeringsinstruktioner för det nationella systemet till de olika deltagande lärosätena. Dessa instruktioner skall finnas tillgängliga i anslutning till den nationella söktjänsten och vid behov löpande uppdateras av Avdelningen för LIBRIS som också löpande ger support till lärosäten som vill ansluta sig till den nationella tjänsten. Avdelningen för LIBRIS skall också upprätta teknisk dokumentation över systemets uppbyggnad samt hjälpfunktioner till det publika sökgränssnittet. Test och utvärdering Det sista steget, som delvis löper parallellt med implementeringen, utgörs av tester och utvärdering för att säkerställa att resultaten uppfyller de uppställda kraven. Testerna organiseras och genomförs av projektdeltagarna. Detta steg omfattar funktionalitetstester av såväl enskilda funktioner som helhetslösningen. Planeringen av de olika testerna tidsmässigt görs i enlighet med Avdelningen för LIBRIS implementeringsplan så att olika funktioner kan börja testas efterhand som de blir klara. Särskilt viktigt att undersöka är hur dataöverföringen mellan de lokala systemen och den nationella tjänsten fungerar liksom möjligheterna att hämta data från den nationella tjänsten till andra relevanta aktörers tjänster, t.ex. Vetenskapsrådets. Användbarhetstester av det publika sökgränssnittet skall genomföras utifrån Vägledningen 24-timmarswebben 4 som innehåller riktlinjer för utveckling av webb och e- tjänster i offentlig sektor. Användartester bör genomföras i samråd med projektets referensgrupp. 4 Se: http://www.verva.se/web/t/page 1154.aspx 6

Nationellt öppet arkiv Som en del i projektet kommer en studie göras ang. behovet av att skapa ett nationellt alternativ för de lärosäten som saknar publikationsdatabaser. et är att alla forskare med anknytning till ett svenskt universitet ska ha tillgång till en registrerings- och publiceringsdatabas. Detta kan ge utrymme för nationella krav från råden angående publicering och registrering och underlätta för mindre högskolor som baserat på databasen lätt kan starta en egen databas. Analysverktyg Inom projektet kommer några enkla webbverktyg för generering av enklare rapporter baserade på den nationella databasen att sammanställas. Dessa skall ta hänsyn både till kvantitativa, och så långt det är möjligt, även till kvalitativa aspekter. De ska vidare tillgodose olika särintressen från såväl lokala universitet och högskolor som nationella aktörer som Utbildningsdepartementet, Vetenskapsrådet, SUHF m.fl. Den lokala tekniska utvecklingen kommer framför allt att äga rum vid Lunds universitetsbibliotek. Exempel på rapporter kan vara antal publikationer per lärosäte, ämnesområde och publikationstyp. För tidskriftsartiklar även i vilken tidskrift (jmf. Fridas kvalitetsmarkering) den är publicerad eller för monografier se till vilket förlag den är publicerad på. Andra exempel på rapporter kan vara sampublicering mellan svenska lärosäten, publiceringen per befattning, kön(?) m.m. Särskild vikt bör läggas till bevakning av vad aktörer med nationellt ansvar för forskningen kan komma att vilja ta ut av systemet (Resursutredningen, Vetenskapsrådet m.fl.). Man skall även undersöka om citeringsanalyser i någon form kan bli möjliga via söktjänsten. Eventuellt kommer mer finansiering sökas hos olika anslagsgivare om intressanta och mer långtgående analysverktyg bör utvecklas. Marknadsföring En kommunikationsplan kommer att upprättas för projektets lansering. Söktjänsten bör snarast namnges. Så snart namnet är klart bör en logotyp tas fram som kan användas såväl på projektets webbplats som i samband med övriga informationsåtgärder. grupper Myndigheter t ex Högskoleverket, VR m.fl. Universitet och Högskolor - Rektor och fakultetsledningar - SUHF - Bibliotek - Forskare - Administrativ personal 7

Studenter Allmänheten Internationella intressenter Informationsåtgärderna anpassas till respektive målgrupp. Exempel på informationsåtgärder: Webbinformation, pressreleaser, trycksaker, artiklar i fackpress, e- post via listserv, promotion-artiklar t ex pins, knappar eller pennor med logotype. Information kan också ges via tillgängliga digitala medier (univ.tv). Utbildning för tänkta användare hålls i form av seminarier, posters och färdiga utbildningspaket, exempelvis ppt-presentationer som kan användas vid respektive högskola. Uppföljning Inom projektet bör man också planera för en uppföljning av tjänsten. 8

Arbetspaket För att vidare definiera projektet har ett antal arbetspaket tagits fram. Ur dessa framgår projektansvariga och budget. Arbetspaket 1: Projektledning Start: M1 Klart: M24 UU LU, GU 187500 kr Leda arbetet med utveckling av en samlad databas för svensk publicering samt redovisning till Nationell samverkan Aktiviteter Etablering av styrgrupp för projektet Tillhandahållande av digitalt projektstöd för projektet (projektweb, mailinglista, etc.) Ledning av projektet Kickoff-möte och återkommande ledningsmöten Redovisning till KB efter projektets slut Milstolpar M1.1 Etablerad projektorganisation (M1) M1.2 Digital projektstöd implementerat (M3) M1.3 Detaljerad arbetsplan (M8) M1.4 Utvärdering och redovisad slutrapport (M24) Arbetspaket 2: Utveckling av kravspecifikation Start: M1 Klart: M8 LU UU, GU, Avedas, Libris, LiU 500000 kr Utarbeta en kravspecifikation för den nya söktjänsten 9

Aktiviteter Upprättande av en referensgrupp, där alla lärosäten inbjuds, för ev. uppdaterande av SVEPrekommendationerna Besök i Norge (Frida) och Nederländerna (Dare/Narcis II) för att få en uppdaterad och fördjupad bild av redan insamlade erfarenheter Inventering av befintliga system i samarbete med SUHF- Publicering Möten, diskussioner och workshops med företrädare för Sweden ScienceNet, bibliometri, SUHF, VR, LIBRIS samt andra slutanvändare (t.ex. studenter, forskare, universitetsadministrationer och ledningar) för att samla in och sammanställa kravbilden från samtliga intressenter. Utvärdering och utarbetning av metadatakrav avseende datakvalitet, sökmöjligheter och analysverktyg Utarbetning av användarrättigheter och roller för hantering av data i söktjänsten. Definition av informationsobjekt, dvs. vilken typ av information som ska ingå (ex. publikationer, personer, organisationer och temaområden), vilka datafält som krävs för respektive informationsobjekt samt relationer mellan informationsobjekten (person- >publikation, person->organisation, publikation->temaområde, etc.). Specifikation av funktionalitet (sökmöjligheter, ev. prenumerationstjänster på information, gränssnitt gentemot käll- och klientsystem, etc.). Utarbetande av specifika informationskvalitetskrav på databaslösningen inkl. dedublicering, kopplingar till ISI, rådsansökningar, nationellt ID, fulltexter. Remissrunda till alla lärosäten via SUHF samt till VR, Sweden ScienceNet (+ev. andra). Sammanställning av remissvar och finalisering av kravspecifikationen. Milstolpar M2.1 Referensgrupp klar (M3) M2.2 Inventering klar (M4) M2.3 Behovsanalys klar (M4) M2.4 Utkast till kravspecifikation klart (M6) M2.5 Remissrunda klar (M10) M2.6 Kravspecifikation final version (M12) Arbetspaket 3: Databasimplementering Start: M12 Klart:M24 UU, Libris LU, GU 125000 kr Teknisk realisering och implementering av söktjänsten baserat på kravspecifikationen Aktiviteter Överlämnande, presentation och genomgång av kravspecifikationen med Libris. Återkommande möten med Libris om implementeringens framskridande Utarbetande av implementeringsinstruktioner för de olika svenska systemen vid behov Stöd för implementeringen vid de olika högskolorna Milstolpar M3.1 Överlämning av kravspecifikation till Libris (M13) M3.2 Implementeringsinstruktioner till lärosätena (M20) M3.3 Teknisk dokumentation (Libris) (M24) M3.4 Hjälpfunktioner till sökgränssnitt (Libris) (M24) M3.5 Driftsättning (Libris) (M24) 10

Arbetspaket 4: Förstudie till nationell lösning för universitet utan publikationsdatabas/öppet arkiv Start: M7 Klart: M15 LU 62500 kr Skapa en nationellt komplement till de lokala öppna arkiven för de lärosäten som saknar eget öppet arkiv Aktiviteter Finna varaktig lösning för de som saknar lokal tjänst och fastlägga plan för hur de kan hanteras Implementera planen Milstolpar M4.1 Inventera situationen (M8) M4.2 Fastlägga plan (M9) M4.3 Slutrapport (M15) Arbetspaket 5: Information och marknadsföring Start: M12 Klart:M24 GU UU, LU, Libris 218750 kr Informera om och göra söktjänsten känd för prioriterade intressentgrupper Aktiviteter Utformning av en kommunikationsplan för söktjänsten, inklusive definition av intressentgrupper och identifiering av nyckelpersoner och lämpliga marknadsföringskanaler. Planering och genomförande av lansering tillsammans med KB och Libris, inklusive inbjudningar, seminarie(r), etc. Milstolpar M5.1 Kommunikationsplan (M15) M5.2 Lansering (M24) Arbetspaket 6: Utveckling av analysverktyg för databasen Start: M11 Klart: M24 LU UU, GU, LiU 218750 kr Specificera webbverktyg för generering av enklare rapporter baserade på den nationella databasen. Aktiviteter Inventera behovet av enklare statisktiska verktyg baserade på den nationella söktjänsten Specificera verktyg och analysmöjligheter baserat på behovsbilden Utöver aktiviteterna inom ramen för detta projekt kommer finansieringsmöjligheter för implementering av verktygen att undersökas. 11

Milstolpar M6.1 Behovsinventering klar (M13) M6.2 Specifikation klar (M24) Arbetspaket 7: Test och utvärdering Start: M15 Klart: M24 UU LU, GU, Avedas, LiU 187500 kr Säkerställa att resultaten uppfyller de uppställda behoven och kraven och rapportera till Nationell Samverkan Aktiviteter Funktionalitetstest av enskilda funktioner och helhetslösning. Användbarhetstest av sökgränssnitt. Test av funktioner för dataöverföring. Utvärdering av informationskvalitet. Koordingering med referensgrupper och enskilda testpersoner för insamling av deras utvärdering och återkoppling till utvecklingen i AP3. Milstolpar M7.1 Utvärderingsrapport (M24) 12

Översikt över manmånader och budget AP UU LU GU LiU Avedas Manmån. Budget 1 1,5 1 0,5 0 0 3 187500 2 3 3 0,5 0,5 1 8 500000 3 1 0,5 0,5 0 0 2 125000 4 0 1 0 0 0 1 62500 5 0,5 0,5 2,5 0 0 3,5 218750 6 1 1,5 0,5 0,5 0 3,5 218750 7 1 0,5 0,5 0,5 0,5 3 187500 Manmån. 8 8 5 1,5 1,5 24 Budget 500000 500000 312500 93750 93750 1500000 13