8 Registrera sig för en inbjudan För att formellt få delta i en inbjudan måste du registrera dig för denna. Du måste då ange vissa uppgifter om ditt företag. Om du vill delta i en inbjudan i egenskap av fysisk person kan du registrera dig enligt samma förfarande men använder då ett särskilt formulär för registrering av privatpersoner. I ditt anbud eller din anbudsansökan ingår en registrering för inbjudan. Detta är nödvändigt för att ge dig tillgång online till skyddade uppgifter om en inbjudan samt till privata meddelanden om godkännande av en anbudsansökan och tilldelning av kontrakt när det gäller de inbjudningar som du deltar i. När det gäller anbudsinbjudningar enligt det öppna förfarandet har allmänheten tillgång till uppgifterna om inbjudan. Från och med att du har lämnat in anbudet kan vi emellertid endast kommunicera med dig online om du registrerat dig för en inbjudan. För att göra det hela lättare anses registreringen ingå i anbudet. För att delta i en inbjudan att anmäla intresse eller att lämna anbud enligt ett selektivt eller förhandlat förfarande eller en konkurrenspräglad dialog måste du först ansöka om att få delta. Om din anbudsansökan godkänns får du tillgång till skyddade uppgifter om inbjudan (dvs. anbudshandlingar). För att få tillgång online till skyddade uppgifter om inbjudningar, måste du registrera dig. För att göra det hela lättare anses registreringen ingå i anbudsansökan. Dessutom är registreringen en förutsättning för att få tillgång till elektronisk inlämning, vilken gör det möjligt för dig att lämna in ditt anbud eller din anbudsansökan online på ett enkelt, snabbt och säkert sätt. Ytterligare uppgifter finns i avsnitt 9 (Elektronisk inlämning). 8.1 Mina meddelanden och Utkast till svar När du registrerar dig för en inbjudan har du möjlighet att få meddelanden om den valda inbjudningen på den här webbplatsen. På så sätt kan vi meddela dig om ditt anbud eller din anbudsansökan har godkänts. Vid behov ber vi om kompletterande upplysningar eller klargöranden av ditt anbud eller av din anbudsansökan. Du kan läsa de meddelanden vi skickar till dig om en viss inbjudan under antingen Mina frågor och svar för respektive inbjudan eller Mina frågor/meddelanden under Mina uppgifter till höger. Mina frågor/meddelanden under 04/2009 25/54
Mina uppgifter innehåller alla dina nuvarande frågor och svar samt våra meddelanden om och dina svar när det gäller alla dina inbjudningar. De är båda användarspecifika och endast åtkomliga för registrerade användare. Användare har endast tillgång till sina egna privata meddelanden. Om du inte registrerar dig för en inbjudan, men ändå önskar delta i den, kommer du att fortsätta få privata meddelanden och i förekommande fall skyddade uppgifter med rekommenderat brev. Du kan svara på alla meddelanden du får genom att välja meddelandet och klicka på Svara. Skriv ett utkast till ditt svar, klicka på Spara för att spara ditt utkast och klicka sedan på Skicka för att få iväg det. Genom att klicka på Bifoga handling kan du bifoga handlingar till ditt svar. För att annullera ditt utkast till svar klicka på Annullera. Du kan redigera och skicka olika svar på samma meddelande. 04/2009 26/54
När du har skickat ditt svar kommer det att lagras i Mina meddelanden med statusen Besvarat i kolumnen Svar. Om du har sparat ditt svar som ett utkast kommer det att synas under Utkast till svar. Du kan senare gå tillbaka till detta svar och ändra det, skicka det eller annullera det. Om vi kräver ett svar från dig när det gäller ett särskilt meddelande kommer det att anges i meddelandet. Om detta är fallet kommer meddelandets status i kolumnen Svar att vara Begärt och kommer först att ändra till Besvarat när du har skickat oss ditt svar. 8.2 Hur registrerar man sig för en inbjudan? 1. För varje inbjudan som du vill delta i måste du utse en person från ditt företag som ska beviljas åtkomst online till skyddade uppgifter och elektronisk inlämning. Denna person måste först registrera sig som användare på vår webbplats för anbudsförfaranden. Om det är du som har utsetts, ska du klicka på Registrera dig för en inbjudan. Om du befinner dig på en allmän sida, som inte gäller en viss inbjudan, kommer du att behöva välja en sådan. 04/2009 27/54
Om du vill utse en annan användare, ska du klicka på Utse en annan användare för en inbjudan, och ange den personens användarnamn samt för- och efternamn. Klicka på Sök för att bekräfta användaren. Klicka på Skicka när du får meddelandet Användare hittad. Om du befinner dig på en allmän sida, som inte gäller en viss inbjudan, kommer du att behöva välja en sådan. Observera att du för att kunna utse en annan användare redan måste vara registrerad för denna eller någon annan inbjudan, och att din ansökan redan måste ha godkänts av oss. I annat fall kan användarna endast utse sig själva. 04/2009 28/54
2. Fyll i formuläret för registrering för inbjudan online. Formuläret för registreringen för inbjudan innehåller samma uppgifter som formuläret för rättssubjekt som du kan hämta på sidan Formulär och mallar. Om du inte har alla nödvändiga uppgifter när skickar in din registrering, kan du spara registreringen för att komplettera och skicka in den senare. När du har sparat den, kan du hämta formuläret i Mina ansökningar under Mina uppgifter till höger. 04/2009 29/54
3. Skriv ut formuläret när du har skickat det, och se till att det undertecknas på rätt sätt av företagets rättsliga företrädare. Det undertecknade formuläret ska bifogas din anbudsansökan (eller ditt anbud i en inbjudan enligt det öppna förfarandet). Det måste åtföljas av ett bevis på att ditt företag är registrerat i yrkes- eller handelsregistret, eller en förklaring på heder och samvete eller ett intyg i enlighet med villkoren i den medlemsstat där företaget är etablerat. Först då kan vi godkänna din registrering för en inbjudan. Detta gör det möjligt för oss att säkerställa identiteten på den användare som ges tillgång till de skyddade uppgifterna och elektronisk inlämning. Du kan se vilken status dina ansökningar om registrering för inbjudan har genom att klicka på Mina ansökningar under Mina uppgifter. Enskilda ansökningar kan ha följande status: Utkast om du har sparat ditt formulär för registrering för inbjudan utan att skicka det. Skickad om du har skickat ditt formulär för registrering för inbjudan utan att vi ännu har godkänt det. Godkänd när vi har godkänt din registrering för inbjudan. Avslagen om din registrering för inbjudan inte kan godkännas. 8.3 När och hur uppdaterar man sin registrering för en inbjudan? När din registrering för inbjudan har godkänts bevaras uppgifterna i systemet och finns tillgängliga för senare användning i följande fall: 8.3.1 Uppdatering av dina företagsuppgifter Du ansvarar för att uppdatera alla uppgifter som rör registreringen för inbjudan. För att meddela oss eventuella ändringar behöver du bara ta fram de befintliga uppgifterna genom att klicka på Mina företagsuppgifter, göra de nödvändiga ändringarna och skicka in registreringsformuläret igen enligt ovan. Ändringarna godkänns så snart vi har godkänt den ändrade registreringen. Du kan se status för dina ansökningar om registrering genom att klicka på Mina ansökningar. 04/2009 30/54
8.3.2 Utse en ny användare för en inbjudan Den ovan nämnda bestämmelsen gäller både när en användare ska utses för en särskild inbjudan och för de uppgifter som lämnas om ditt företag. Om den användare du utsett lämnar företaget eller får andra arbetsuppgifter inom företaget, måste han eller hon omedelbart ersättas av en annan användare. Klicka på Utse en annan användare för en inbjudan och följ instruktionerna ovan. Observera att i allmänhet kan endast en användare utses för en bestämd inbjudan. Endast den utsedda användaren kommer att ha tillgång till de skyddade uppgifterna om inbjudan. Om du utser en ny användare för en inbjudan som redan har en utsedd användare, kommer den tidigare användaren normalt att ersättas av den nya användaren. 8.3.3 Delta i en annan inbjudan Om ditt företag deltar i en annan inbjudan senare, visas de uppgifter som redan finns om registreringen för inbjudan om du klickar på Registrera dig för en inbjudan eller Utse en annan användare för en inbjudan. Skicka in formuläret online och i pappersform enligt ovan. 8.3.4 Formulär för rättssubjekt Om du tilldelas ett kontrakt måste du i regel skicka in formulären för rättssubjekt och för bankuppgifter. Vi behöver båda formulären för uppdatering av vår databas, som innehåller våra entreprenörers kontouppgifter och information om våra entreprenörers identitet, och följaktligen för att betala dina fakturor. Formuläret för rättssubjekt är identiskt med formuläret för registrering för inbjudan. Du behöver alltså inte skicka in formuläret för rättssubjekt om din registrering för inbjudan har godkänts. Du måste dock fortfarande skicka in formuläret för bankuppgifter som kan hämtas under Formulär och mallar. 04/2009 31/54
8.4 Ansökningstyp i Mina ansökningar I kolumnen Slag av ansökan visas följande alternativ för din ansökan om registrering för inbjudan: Lägg till användare till inbjudan om du registrerar dig själv eller en annan användare för en inbjudan. Ta bort användare från inbjudan om den användare som du registrerat för en inbjudan ska ersätta en redan utsedd användare för denna. Uppdatera företagsuppgifter om du uppdaterar de uppgifter du skickat in under registreringen för en inbjudan. 04/2009 32/54