1 (5) HR staben 2017-01-24 LK/162555 Handläggare och telefon Ert datum Er beteckning Susanne Forslund, 054-61 40 94 2016-10-12 Rev/16010 Landstingets revisorer Svar på revisionsrapport om Granskning av upphandling av konsulter (inkl. hyrläkare och hyrsjuksköterskor) Landstingsstyrelsen vill avge följande svar på rubricerad revisionsrapport. Den övergripande revisionsfrågan är om landstingsstyrelsen säkerställt att landstinget upphandlar och anlitar konsulter (inkl. hyrläkare och hyrsjuksköterskor) på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt. Revisorernas samlade bedömning är att landstingsstyrelsen hanterar upphandlingar av konsulter på ett ändamålsenligt sätt och att den interna kontrollen är god. De brister som har konstaterats när det gäller att vidta kostnadsbesparande åtgärder rörande användandet av konsulter samt följsamheten till tecknade ramavtal bedöms däremot som mindre tillfredsställande och att anlitandet av konsulter i det avseendet inte är helt ändamålsenligt. Revisionsrapportens sju rekommendationer följer nedan i kursiverade rubriker med direkt påföljande svar; 1. Att landstingsstyrelsen stärker verksamheternas arbete med att begränsa konsultkostnaderna genom utvecklad produktionsplanering med bibehållen kvalitet i verksamheten. Landstinget har fattat beslut om att produktions- och kapacitetsplanering är en inriktning för hälso- och sjukvården. Det är ett angeläget område och ett långsiktigt arbete. Med utvecklad produktions- och kapacitetsplanering ökar förutsättningarna, på organisationens olika nivåer, för ledning och styrning samt hanteringen av resurserna på ett ändamålsenligt sätt. Produktions- och kapacitetsplanering är en viktig metod för att möta behovet och därmed kostnaderna för bland annat hyrpersonal. Avseende konsultkostnader för hyrpersonal har ökningen av antalet hyrläkare nu avstannat och avseende hyrsjuksköterskor har antalet avrop Postadress Besöksadress Telefon (växel) E-postadress Landstingshuset Rosenborgsgatan 50 054-61 50 00 susanne.forslund@liv.se HR staben Telefax Organisationsnummer 651 82 Karlstad 232100-0156
2017-01-24 LK/162555 2 (5) minimerats sedan landstingsdirektörens beslut om stopp för anlitande av hyrsjuksköterskor, hösten 2015. Samtliga landsting och regioner, med stöd från SKL, tar nu gemensamt ansvar för att utreda, analysera och föreslå åtgärder inom en rad områden med syfte att uppnå oberoende av hyrpersonal, främst läkare. Inriktningen är att hälso- och sjukvården ska ha en stabil och varaktig bemanning med egna medarbetare för den löpande verksamheten. Landstinget har etablerat ett lokalt arbete för att hantera inriktningen. Åtgärderna är identifierade till sju områden: Attraktiv arbetsgivare god arbetsmiljö Dimensionering bemanningsplan Rekrytering Ersättningsfrågor Nya arbetssätt Samarbete mellan landsting och regioner Tidsplan, för utfasning av hyrpersonal 2. Att landstingsstyrelsen fortsätter arbetet med att utveckla den interna styrningen av konsultanvändningen och kontrollen samt skapar förutsättningar och åtgärder för att minska användandet av konsulter. Ett effektivt arbete med produktions- och kapacitetsplanering skapar förutsättningar för att ansvariga för upphandlingar och avtal får rätt underlag i ett tidigare skede, än idag. Upphandlings- och avtalsenheten kan då, i god tid, planera en upphandlingsprocess så att avtal finns tillgängliga i rätt tid. Detta arbetssätt medför att antalet direktupphandling minskar. Ytterligare ett område med denna inriktning är att styra och leda mot rätt inköpsmönster. Här kan beslut om inriktning på både strategisk och operativ nivå behöva fattas. Nedan följer exempel från IT och Landstingsfastigheter och deras arbetssätt för att kontrollera användandet av konsulter. I landstingets IT-verksamhet är merparten av konsultinsatsernas syfte att tillföra spetskompetens eller unik systemkompetens i olika projekt eller förvaltningsuppdrag. När projekten avslutas och övergår i förvaltning medför det att konsultkostnaderna avslutas. Inom Landstingsfastigheter nyttjas konsulter i byggprojekt och i vissa utredningar av lokalinvesteringar. Det kan handla om teknisk spetskompetens som Landstingsfastigheter inte har själva eller där det råder resursbrist. Exempel på behov av konsulter är inom el, VVS, ventilation, styr- och regler, energi, miljö, säkerhet, brandskydd, arkitekter, och både i planeringsskedet av ett projekt, under projektering, under utförande samt vid besiktningar. Avropen av konsulter sker från upphandlade avtal.
2017-01-24 LK/162555 3 (5) Landstingsfastigheter har en långsiktig strategi att successivt växla över en del av konsulttimmarna till egen personal, men arbetet har försenats på grund av det rådande konjunkturläget i byggbranschen. Arbetet pågår dock. Ambitionen är inte att helt ta bort konsultdelen i projekt. Det finns behov av att möta toppar i arbetsbelastningen, och bedömningen är att det är bättre att ta in konsulter vid belastningstoppar än att ha lite för mycket egen personal. En annan anledning till att ha kvar en del av konsultandelen är att få tillgång till spetskompetens i framkant av tekniken. Det är svårt att med egen personal bygga upp den försörjningen, i synnerhet om det rör sig om ganska små teknikområden. 3. Att landstingsstyrelsen generellt utkräver viten och prisreduceringar enligt tecknade avtal, när förutsättningar för sådana uppstår. Så gott som alla nya avtal fr o m 2015 innehåller vitesklausuler som möjliggör att utkräva viten och prisreduceringar. Äldre avtal fasas ut kontinuerligt. Före 2015 var vitesklausuler i avtal relativt oskarpa och otydliga. Klausulerna fanns men var svåra att använda i praktiken. I nyare avtal har vitesklausulerna förtydligats och de har därmed blivit användbara både för Landstinget i Värmland och för leverantör/er. Där förutsättningar finns och där situationen är lämplig tas viten ut. Landstingets behov av konsulter möter inte alltid det upphandlade utbudet. I dagsläget är landstingets systemstöd inte tillräckligt effektivt för att identifiera verksamheters inköpsmönster (inköp av tjänster är ej implementerat i befintligt systemstöd/inköpsportal). Framgent kommer landstingets inköpsportal att underlätta både för inköp av upphandlat sortiment och för uppföljning. 4. Att landstingsstyrelsen strävar efter att så tydligt som möjligt i sina upphandlingar ange volymer, som en antagen leverantör kan förvänta sig att få leverera, för att få bästa möjliga villkor i anbuden. Det är viktigt att i varje enskild upphandling beskriva omfattning och förutsättningar för att kunna lämna fördelaktiga anbud till landstinget. Varje uppdrag analyseras inom upphandlings- och avtalsenheten enligt arbetsmodell där strategier och planer sätts så att verksamhetsbehovet tillfredsställs optimalt enligt landstingets regler och riktlinjer. Där ingår även hur landstinget bäst möter marknaden. 5. Att landstingsstyrelsen undviker att teckna avtal med alla anbudsgivare som uppfyller ska-kraven i en upphandling, då detta begränsar själva tävlandet i anbudsgivningen, d.v.s. alla kan inte vara vinnare. Varje uppdrag analyseras inom upphandlings- och avtalsenheten enligt en arbetsmodell där strategier och planer formuleras så att verksamhetsbehovet tillfredsställs optimalt och enligt landstingets regler och riktlinjer. Där ingår även hur landstinget bäst möter marknaden. En analys och antaganden av marknaden görs baserat på bland annat vilka (antal) leverantörer som finns inom uppdragets område, vilka affärsidéer som leverantörerna/marknaden driver samt hur landstinget kan bidra till att främja
2017-01-24 LK/162555 4 (5) konkurrens. Samtidigt tar landstinget ställning till behovet som verksamheten har och om produkt eller tjänst behöver ha tillgång till ett brett utbud. I formulerandet av uppdrag och landstingets behov finns flera parametrar med som exempelvis tillgänglighet, bredare utbud. Detta är i enlighet med Lagen om offentlig upphandling (LOU). 6. Att landstingsstyrelsen snarast skapar förutsättningar för att få kontroll på att direktupphandlingar av samma slag, som sker på olika håll inom landstinget, inte tillsammans överskrider gränsbeloppet på 534 890 kr under samma räkenskapsår. I Landstingets riktlinje för inköpsprocessen anges hur direktupphandling ska utföras. På grund av bristande systemstöd för uppföljning och avsaknad av avtalscontrollers har det tidigare varit svårt att kontrollera om regler följs. Regelverket för direktupphandlingar (LOU) har ändrats markant. Här är 2 exempel på förändringar; 1/värdet på när man får direktupphandla har höjts från ca 244 000 kr till 534 000 kr, 2/ dokumentationsplikt föreligger för varje direktupphandling. Upphandlings- och avtalsenheten har därför under 2015/2016 upprättat ett flöde för genomförande av direktupphandling och till det finns ett antal mallar och informationsmaterial kopplat. Mallarna är av olika karaktär; offertmall, kravlista, avtalsmall, dokumentationsmall m fl. Avsikten är ett systematiskt arbetssätt för att både göra rätt och för att underlätta uppföljning. 7. Att landstingsstyrelsen säkerställer att den referenstagning och behörighetskontroll beträffande hyrläkare och specialister som görs av bemanningsföretag är adekvat kvalitetssäkrad För närvarande pågår det en diskussion, i samband med ett internt projekt, kring hur landstinget kan förbättra och utveckla kontroller av bland annat leverantörer/underleverantörer. Diskussionen innehåller både avtalsmässiga-, resursmässiga- och flödesaspekter. I dagsläget är kontroller och referenstagning hyrbolagens uppgift, enligt tecknade avtal. Förbättringarna ligger inom projekt oberoende av hyrpersonal, som beräknas att pågå under 2017-2018. Många av förbättringarna kommer att genomföras under 2017.
2017-01-24 LK/162555 5 (5) Landstingsstyrelsen Fredrik Larsson Ordförande Gunilla Andersson Landstingsdirektör