1 Tillämpningsanvisningar för upphandling och inköp för Sollentuna kommun Reviderad 2013-04-01 Reviderad 2014-01-09 Reviderad 2014-08-30 1 ALLMÄNT Dessa tillämpningsanvisningar för inköp och upphandling gäller kommunens samtliga förvaltningar. Tillämpningsanvisningarna ska ge vägledning för anställda och förtroendevalda om hur de ska agera när det gäller upphandling och inköp. Den centrala upphandlingsfunktionen upprättar och reviderar löpande tillämpningsanvisningarna som förtydligar upphandlingspolicyn och regler för upphandling. Utöver dessa dokument finns också regler för miljökrav. För att underlätta har tillämpningsanvisningarna delats upp i handläggningsrutiner för verksamheterna och handläggningsrutiner för upphandlingsenheten. 2 UPPHANDLINGSPROCESSEN Handläggningsrutiner för verksamheterna Här följer en beskrivning av hur du går till väga för att genomföra en upphandling (ett köp)/avrop. Behovsanalys Ställ dig följande frågor: 1. Vad ska köpas/upphandlas? Vad är verksamhetens mål och syfte? Behövs en marknadsundersökning? 2. Finns ramavtal som motsvarar behovet ska detta användas och du ska göra ett s k avrop från Sollentuna kommuns egna ramavtal (se avtalskatalogen i Tendsign på Solsidan). 3. Kolla även kommunens rabattavtal som ej är tvingande men upprättats i syfte att underlätta för verksamheterna. Fråga upphandlingsenheten om du är osäker.
2 4. Om jag vet att jag kommer att ha ett återkommande behov av viss vara/tjänst/entreprenad ska kontakt tas med upphandlingsenheten för bedömning av om en upphandling av ramavtal behöver genomföras. Detta för att undvika att genomföra otillåtna direktupphandlingar som kan medföra skadeståndsskyldighet för kommunen. Om inte ditt behov tillgodoses av något av de ramavtal som Sollentuna kommun kan avropa ifrån ska du ställa dig följande fråga: Vilket värde har det som ska köpas? Beräkna den totala kostnaden. Tänk på att monterings/installations/supportkostnader kan komma att inräknas i den totala kostnaden. Det är inte tillåtet att dela upp köpet i delar för att värdet på det enskilda köpet ska bli lägre. Direktupphandling får genomföras enligt anvisningarna nedan under förutsättning att ramavtal inte finns och att nedanstående beloppsgränser inte överskrids. Mallar finns att hämta på Solsidan. VIKTIGT All upphandling (köp) enligt nedan ska ske med beaktande av de EUrättsliga principerna för offentlig upphandling (dvs. likabehandlingsprincipen, principen om icke diskriminering, transparens och proportionalitetsprincipen samt principen om ömsesidigt erkännande, se punkt 4 policyn) Direktupphandling upp till max 505 800 kr Direktupphandling under 100 000 kr Vid enstaka inköp då ramavtal saknas och där inköpssumman understiger 100 000 kr krävs i princip ingen dokumentation. Dock ska verksamheterna beakta de konkurrensmöjligheter som finns. Direktupphandling mellan 100 001 kr 505 800 kr - Ärendet handläggs och registreras hos respektive nämnd/förvaltning - Förfrågningsunderlaget (anbudsinbjudan) ska vara skriftligt. Exempel/Mall finns att hämta på Solsidan. - Sista dag för lämnade av anbud ska anges. - Anbudstiden ska vara skälig, ca 2 veckor
3 - Giltighetstid för anbuden ska anges - Anbudsinbjudan bör skickas till tre lämpliga leverantörer - Anbud ska vara skriftliga - För sent inkomna anbud förkastas - Seriositetskontroll ska utföras (dvs. kontroll av leverantörernas ekonomiska status) av upphandlingsenheten. (maila till upphandling@sollentuna.se) - Anbudsutvärdering ska ske utifrån i förfrågningsunderlaget angivna utvärderingskriterier. Utvärderingskriterier kan vara; lägsta pris eller enligt principen det ekonomiskt mest fördelaktiga såsom pris, leveranstid, kvalitetsrelaterade kriterier såsom utförande, teknik, tekniskt stöd, referenser och garantier. Om kriterium ej anges gäller lägsta pris. - Sekretess gäller enligt offentlighets- och sekretesslagens regler om upphandlingssekretess - Beslut ska meddelas de anbudsgivare som ej antagits. - Upphandlingsenheten ska underrättas genom att en särskild blankett ska fyllas i som finns på Solsidan. Blanketten ska skickas in i samband med beslut om vinnande leverantör. - Skriftlig beställning/avtal ska träffas. Exempel/Mall finns att hämta på Solsidan. Ärendet ska alltid dokumenteras skriftligt hos ansvarig enhet. (Exempel på dokumentation är tillfrågade leverantörer, anbud som kommit in, val av leverantör, avtal, skriftliga beställningar, fakturor etc). Handläggningsrutiner för upphandlingsenheten Upphandlingsförfaranden under tröskelvärdena samt B-tjänster oavsett värde (gäller under förutsättning att ramavtal inte finns). A. Förenklad upphandling Med förenklad upphandling avses köp av tjänst eller vara som vid inköpstillfället överstiger ett värde av 28 % av tröskelvärdet (f n 505 800 kr) men som understiger tröskelvärdena under punkt 3.1 (1,8 milj kr). - alla leverantörer har rätt att delta - obligatorisk annonsering - förfrågningsunderlaget läggs in i upphandlingsverktyget TendSign - avtal kan slutas efter förhandling
4 - anbudstid = minimum 3-4 veckor - tilldelningsbeslut skickas ut till samtliga anbudsgivare och avtal tecknas inte förrän efter 10 dagar gått från det att informationen skickades ut B. Urvalsupphandling Med urvalsupphandling avses köp av tjänst eller vara som vid inköpstillfället överstiger ett värde av 28 % av tröskelvärdet (f n 505 800 kr) men som understiger tröskelvärdena under punkt 3.1. - obligatorisk annonsering - anbudsinbjudan läggs in i upphandlingsverktyget TendSign - upphandlingen delas upp i två steg; intresseanmälan samt utskick av anbudsunderlag till selektivt utvalda leverantörer (min 5 max 20) - avtal kan slutas efter förhandling - anbudstid = minimum 10 dagar för intresseanmälan + 20 dagar i anbudstid - tilldelningsbeslut skickas ut till samtliga anbudsgivare samt anbudssökanden och avtal tecknas inte förrän efter 10 dagar gått från det att informationen skickades ut Upphandlingsförfarande över tröskelvärdena och A-tjänster Här måste en EU-upphandling göras, d v s öppen upphandling, selektiv upphandling, förhandlad upphandling, konkurrenspräglad dialog. A. Öppen upphandling - obligatorisk annonsering - alla får delta - förfrågningsunderlaget läggs in upphandlingsverktyget TendSign - anbudstid = minimum 52 dagar om inte något av undantagen i LOU kan tillämpas (förkortning av anbudstid, se avsnitt 9 anbudstid) - tilldelningsbeslut skickas ut till samtliga anbudsgivare och avtal tecknas inte förrän efter 10 dagar gått från det att informationen skickades ut - avtal sluts utan föregående förhandling - obligatorisk efterannonsering B. Selektiv upphandling - obligatorisk annonsering - förfrågningsunderlaget läggs in upphandlingsverktyget TendSign
5 - upphandlingen delas upp i två steg; intresseanmälan samt utskick av anbudsunderlag till selektivt utvalda leverantörer (min 5 max 20) - avtal sluts utan föregående förhandling - anbudstid = minst 37 dagar för intresseanmälan + 40 dagar i anbudstid (förkortning av anbudstid, se avsnitt 9 anbudstid - tilldelningsbeslut skickas ut till samtliga anbudsgivare samt anbudssökanden och avtal tecknas inte förrän efter 10 dagar gått från det att informationen skickades ut - obligatorisk efterannonsering C. Förhandlad upphandling - obligatorisk annonsering med vissa undantag - förfrågningsunderlaget läggs in upphandlingsverktyget TendSign - upphandlingen delas upp i två steg; intresseanmälan samt utskick av anbudsunderlag till selektivt utvalda leverantörer - avtal kan slutas efter förhandling - anbudstid = minst 37 dagar för intresseanmälan + lämplig anbudstid (förkortning av anbudstid, se avsnitt 9 anbudstid) - tilldelningsbeslut skickas ut till samtliga anbudsgivare samt anbudssökanden och avtal tecknas inte förrän efter 10 dagar gått från det att informationen skickades ut - obligatorisk efterannonsering Anmärkning Förhandlad upphandling skall användas mycket restriktivt; endast tillämpas i få fall och om i lagen särskilt angivna fall. Ett av dessa fall är att förfrågningsunderlag inte går att upprättas med tillräcklig precision för att bästa val av anbud kan göras. D. Konkurrenspräglad dialog - Kan användas inom hela LOU:s tillämpningsområde, dvs. för kontraktsvärden över och under tröskelvärdena för varor, tjänster och byggentreprenader - får användas vid särskilt komplicerade kontrakt i syfte att identifiera och definiera hur myndighetens behov bäst ska tillgodoses och där öppet, selektivt respektive förenklad förfarande eller urvalsförfarande inte medger tilldelning av kontrakt - obligatorisk annonsering
6 - upphandlingen delas upp i två steg; intresseanmälan och sedan diskussion med de anbudssökanden som kvalificerat sig. - alla aspekter av kontraktet med de utvalda anbudssökanden kan diskuteras. - myndigheten får inte röja för de andra kvalificerade anbudssökanden vilka lösningar en anbudssökande har föreslagit. - dialogen fortsätter fram till dess myndigheten funnit att den eller de lösningar som tillgodoser deras behov. De kvalificerade anbudssökanden får därefter lämna sitt slutgiltiga anbud på grundval av de lösningar som lagts fram och specificerats under dialogen. Efter det är det ej tillåtet att förhandla - tilldelningsbeslut skickas ut till samtliga anbudsgivare samt anbudssökanden och avtal tecknas inte förrän efter 10 dagar gått från det att informationen skickades ut - de grundläggande upphandlingsrättsliga principerna ska iakttas. E. Elektroniska auktioner - En elektronisk auktion är en upprepad process med hjälp av elektroniska medel för att presentera nya lägre priser eller nya värden för vissa delar av anbuden - detta är ingen upphandlingsform utan ska användas som en avslutande del i ett upphandlingsförfarande vilket innebär att den ska föregås av en fullständig utvärdering av anbuden i enlighet med de tilldelningskriterier som angivits i förfrågningsunderlaget. - får genomföras vid öppet förfarande, selektivt förfarande, förhandlat förfarande med föregående annonsering, ramavtal och förnyad konkurrensutsättning, förenklat förfarande och urvalsförfarande. - resultatet av auktionen blir helt avgörande för vilken anbudsgivare som tilldelas kontraktet. - om den upphandlande myndigheten avser att avsluta en upphandling med en elektronisk auktion ska detta anges redan i annonsen. 4 RAMAVTAL Ramavtalen är tvingande att följa enligt upphandlingspolicy fastställd av fullmäktige. Avtalen är upphandlade för köp avseende kommunens totala volym. Upphandlingsenheten ansvarar för att de mest frekventa varorna och tjänsterna för kommunens totala behov finns upphandlade i ramavtal.
7 Inom samma varugrupp/tjänsteområde kan flera leverantörer finnas. Angiven rangordning eller fördelningsnyckel som framgår av ramavtalet ska följas. Finns ramavtal, skall beställning/avrop ske från leverantör enligt avtalet. Avsteg från denna skyldighet får endast göras efter samråd med upphandlingsenheten. För det fall ramavtalsleverantör ej kan tillgodose avropat behov kan köp ske från annan leverantör. Förteckning över kommunens ramavtal finns på kommunens intranät. Avrop från ramavtal är inte någon upphandling. 5 RABATTAVTAL För mindre, men dock frekventa varugrupper där ramavtal saknas, tecknar upphandlingsenheten pris/rabattavtal. Rabattavtalen är ej tvingande att följa. Rabattavtal är avtal där rabatter utverkas utan förbindelse om köp av viss kvantitet. Inom samma varugrupp/tjänsteområde kan flera leverantörer finnas. Förteckning över kommunens rabattavtal finns på kommunens intranät. 6 SEKRETESS För upphandlingsärenden gäller absolut sekretess fram till dess beslut om leverantör fattats (tilldelningsbeslut) eller upphandlingen avbrutits. Det betyder att uppgifter inte får lämnas ut om exempelvis vilka man vänt sig till, vilka som lämnat in anbud eller hur många anbud som kommit in. Om den upphandlande myndigheten anlitar en utomstående konsult för att hjälpa till med upphandlingen omfattas denna av tystnadsplikt. 7 ANBUDSUTVÄRDERING När man upprättar förfrågningsunderlag behöver man noga överväga vilken utvärderingsmodell och vilka kriterier man ska använda. Nya eller andra kriterier än de som angivits i förfrågningsunderlaget får ej ligga till grund vid prövning eller bedömning av anbud. Utvärderingen måste ta hänsyn till de grundläggande upphandlingsprinciperna (se upphandlingspolicyn). Anbudsgivare ska kunna se om de uppställda kraven kan uppfyllas och hur dessa kommer att värderas. Utvärderingen kan ske genom en av två metoder; lägsta pris eller ekonomiskt mest fördelaktiga anbud. Kontroll av registrering för moms och skatt samt ekonomisk status ska alltid göras på varje anbudsgivare/leverantör vid upphandling.
8 8 ANNONSERING I princip ska alla upphandlingar annonseras. Direktupphandlingar och upphandlingar som görs i enlighet med särskilda undantag i LOU behöver dock ej annonseras. Upphandlingar av varor och A-tjänster över tröskelvärdet ska annonseras i EU:s databas för publicering av offentliga upphandlingar (TED, Tender Electronic Daily). Sollentuna kommun annonserar även på egen hemsida via länk från upphandlingsverktyget www.tendsign.com. Vid all EU-upphandling, öppen selektiv och förhandlad upphandling samt konkurrenspräglad dialog ska upphandlingen när den är avslutad, efterannonseras i TED. Upphandling av varor och A-tjänster under tröskelvärdet samt B-tjänster ska annonseras i Sverige. Sollentuna kommun annonserar på egen hemsida via länk från www.tendsign.com. 9 ANBUDSTID Ett tvingade administrativt krav är att anbud eller anbudsansökan ska vara inlämnad en viss tid. Anbud som inlämnas efter den tiden diskvalificeras och får inte tas upp till prövning. Minimitider för lämnade av anbud eller anbudsansökan finns fastslagna i LOU. Märk att tiderna kan förkortas om annons skickas elektroniskt och ytterligare om förfrågningsunderlag kan hämtas elektroniskt. Minimitid för upphandlingar under tröskelvärde och för dem som gäller B-tjänster finns inte men man ska ge anbudsgivaren skälig tid vilket i praxis satts till fyra veckor. Här bör man ta hänsyn till upphandlingens komplexitet. 10 KOMPLETTERING, FRÅGOR OCH SVAR UNDER ANBUDS- TIDEN Vid svar på frågor måste sekretessen och de grundläggande principerna beaktas (se punkt 4 i policyn). Detta innebär bl. a att alla som anmält intresse för upphandlingen ska få ta del av frågor och svar där innehållet är av vikt för upphandlingen. 11 MOTTAGANDE OCH ÖPPNING AV ANBUD Anbud tas emot av upphandlingsenheten. Inkomna anbud ska förvaras oöppnade och sekretesskyddade till dess att anbudstiden har gått ut och anbuden ska öppnas. Ansvarig upphandlare samt ytterligare en person ska närvara vid öppningen. Protokoll ska upprättas vid anbudsöppningen och undertecknas av dem som varit närvarande vid öppningen. Finns pappersanbud ska originalanbud kontrolleras mot kopia att de överensstämmer med varandra.
9 12 PRÖVNING AV ANBUD Prövning sker i tre steg; kvalificering av leverantören, uppfyllelse av kravspecifikation och anbudsutvärdering. Anbud som kommer in för sent får ej tas upp till prövning även om avsändaren inte har förorsakat förseningen. Leverantörskvalificering Leverantörskvalificering innebär att kommunen prövar vilka anbudsgivare som uppfyller de kvalificeringskrav som har ställts i upphandlingen. Kvalificeringskraven måste vara rimliga i förhållande till det som upphandlas. Uppfyllelse av kravspecifikation Kommunen kontrollerar så att anbudsgivarna uppfyller de obligatoriska kraven i upphandlingen. Om anbudsgivare inte uppfyller de obligatoriska kraven får de inte gå vidare till utvärderingsfasen. Anbudsutvärdering Utvärdering görs enligt principen det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet eller lägsta pris. Ekonomiskt mest fördelaktiga anbud: Här görs utvärderingen utifrån de utvärderingskriterier kommunen angivit i förfrågningsunderlaget. Det är inte tillåtet att frångå valda utvärderingskriterier eller utvärderingsmodell. Lägsta pris: Anbud med lägsta pris ska antas. 13 KOMPLETTERING Det är kommunen som avgör om en komplettering får ske. Kommunen måste behandla anbudssökande/anbudsgivarna lika, ingen får gynnas. Uppenbara felskrivningar och felräkningar får rättas. 14 TILLDELNINGSBESLUT När utvärderingen av anbud är klar ska ett tilldelningsbeslut fattas. Beslutet ska innehålla information om upphandlingen, vilka anbud som inkommit, kvalificeringen, anbudsutvärderingen och vilken/vilka anbudsgivare som tilldelas avtal och skälen för detta. Beslutet skickas till alla anbudsgivare och skickas som huvudregel via e-post eller upphandlingsverktyget. En ansökan om överprövning av upphandlingen ska ha kommit in till rätten innan avtalsspärren löpt ut (tio dagar om tilldelningsbeslut skickats elektroniskt).
10 15 TECKNA AVTAL Anbudsgivare som vunnit upphandlingen bjuds in för att teckna avtal. När avtal tecknats etableras överenskomna kontakter med beställare/avropare. Vid objektsupphandlingar tecknar upphandlingsenheten avtal tillsammans med ansvarig handläggare på aktuell förvaltning. Vid ramavtal tecknar upphandlingsenheten avtal för kommunen som helhet eller i förekommande fall tecknas ramavtal tillsammans med ansvarig förvaltning. 16 ARKIVERING Handlingar i ett upphandlingsärende ska förvaras inlåst på betryggande sätt. Under upphandlingens gång får endast de som handlägger ärendet ha tillgång till handlingarna. 17 UPPFÖLJNING Om upphandlingen avser ett ramavtal eller rabattavtal läggs avtalet in i kommunens avtalskatalog, TendSign. Under avtalstidens gång uppdaterar upphandlingsenheten ramavtalskatalogen med aktuell information såsom prisjusteringar mm. Vidare sker automatiskt kontroll av kommunens avtalspartners soliditet och andra faktorer som kan påverka samarbetet. 18 ÖVERPRÖVNING I de fall någon av leverantörerna överprövar en upphandling ska kontakt omedelbart tas med upphandlingsenheten. Upphandlingschefen har delegation på att föra talan i domstol. Byggentreprenader som handläggs av kommunstyrelsen eller trafik- och fastighetsnämnden är undantagna dock ska upphandlingsenheten informeras om aktuell överprövning.