På vårt uppdrag har KPMG genomfört en granskning av Inköp och upphandling i Nora kommun. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2012.

Nora kommun 2012-09-14 Revisorerna Till Socialnämnden Barn- och utbildningsnämnden Kommunstyrelsen För kännedom Kommunfullmäktige Granskning av Inköp och upphandling På vårt uppdrag har KPMG genomfört en granskning av Inköp och upphandling i Nora kommun. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2012. Efter genomförd granskning är vår bedömning att det finns vissa brister i hanteringen av inköp och upphandlingar. Det finns behov av förbättringar i rutiner och dokumentation. Det pågår ett arbete med att uppdatera upphandlingspolicyn samt utforma riktlinjer i kommunen för hur arbetet med inköp och upphandling ska bedrivas. Vi anser att man i samband med detta arbete bör skärpa styrningen och uppföljningen av hur inköp och upphandling hanteras och på vilket sätt ansvaret för detta är fördelat. Vår uppfattning är därför att kommunstyrelsen bör utforma riktlinjer för hur upphandlingar ska genomföras när upphandlaren bör anlitas i ett upphandlingsärende hur upphandlingar ska dokumenteras och arkiveras, gäller även direktupphandlingar kompetenskrav på den som ska ansvara för upphandlingar vilken rapportering som ska ske till upphandlaren av upphandlingar och avtal hur kontroller ska ske av att inköp och upphandlingar görs enligt kommunens policy, riktlinjer samt tillämplig lagstiftning. Vi önskar att kommunstyrelsen senast den 30 november lämnar svar på ovanstående synpunkter. Vidare önskar vi att respektive nämnd senast den 30 november lämnar svar på vilka åtgärder man avser att vidta för att säkerställa att inköp och upphandling sker enligt lagstiftning och kommunens egna styrdokument. För revisorerna i Nora kommun Bertil Andersson Ordförande i revisionen

Nora kommun Inköp och upphandling KPMGAB 2012-09-14 Antal sidor: Il 2012 KPMG AB, a Swedish!imite<l fiability company an<! a mem ber firm of the KPMG nativork of independent member firms affiliated with KPMG International Coopera!ive ("KPMG International ). a S1'iiss entity. All rights reserved

Nora komtmm Inköp och upphandling 2012-09-14 Innehåll l. Sammanfattning l 2. Bakgrund 2 3. Syfte 2 4. Avgränsning 2 5. Revisionskriterier 2 6. Ansvariga nämnder 3 7. Metod 3 8. Projektorganisation 3 9. Lagen om offentlig upphandling (LOU) 3 10. Resultat av granskningen 4 10.1 Riktlinjer och rutiner för inköp och upphandling i Nora kommun 4 10.1.1 Kommentarer 4 10.2 Allmänna iakttagelser 5 10.2.1 Kommentarer 7 10.3 Analys av genomförda inköp och upphandlingar 7 10.3.1 Kommentarer lo 11. KPMG:s bedömning lo LOV Nora rapport.docx 2012 KPMG AB, a s,.,"edish limiled Ilabliity company and a mem ber firm of the KPMG netwofk of independent member firms afflliated with KPMG International Cooperative ("KPMG International'), a Swiss entity. All rights reserved.

1. Sammanfattning Vi har av Nara kommuns revisorer fått i uppdrag att granska hur kommunen bedriver inköp och upphandling samt huruvida Lagen om offentlig upphandling och kommunens egna policys och riktlinjer följs gällande inköps- och upphandlingsverksamheten. Uppdraget ingår revisionsplanen får år 2012. Den granskning vi genomfå1t av inköp och upphandlingar under perioden 2011-06-0 l - 2012-05 31 visar på vissa brister i hanteringen av inköp och upphandlingar. Det finns behov av fårbättringar i rutiner och dokumentation. Då det är kommunen som i lagens mening är den juridiska enheten t.ex. om det skulle uppstå en skadeståndstalan är det vår uppfattning att kommunstyrelsen har ett ansvar att styra och fårsäkra sig om att detta hanteras på ett korrekt sätt. Enligt vår mening behöver styrningen och uppföljningen av inköp och upphandling i kommunen förstärkas. Upphandlingspolicyn är skriven i allmänna ordalag och ger ej någon större vägledning. I kommunen finns ej någon total överblick av de upphandlingar, inköp och avtal som finns och det sker ej heller några kontroller av att policy och lagar följs. Vi anser också att upphandlarens uppdrag och roll bör fårtydligas och dokumenteras. Det pågår ett arbete med att uppdatera upphandlingspolicyn samt utforma riktlinjer i kommunen får hur arbetet med inköp och upphandling ska bedrivas. Vi anser att man i samband med detta arbete bör skärpa slymingen och uppföljningen av hur inköp och upphandling hanteras och på vilket sätt ansvaret får detta är fördelat. Vår uppfattning är därfår att kommunstyrelsen bör utforma riktlinjer får hur upphandlingar ska genomfåras när upphandlaren bör anlitas i ett upphandlingsärende hur upphandlingar ska dokumenteras och arkiveras, gäller även direktupphandlingar kompetenskrav på den som ska ansvara får upphandlingar vilken rappmtering som ska ske till upphandlaren av upphandlingar och avtal hur kontroller ska ske av att inköp och upphandlingar görs enligt kommunens policy, riktlinjer samt tillämplig lagstiftning. LOU Nara rapport.docx 2012 KPMG AB, a Swedish limited fiability company and a mem ber firm of the KPMG net\\'ofk of independent member firms affi!lated with KPMG International Cooperative ("KPMG International'), a Swiss enlity. All rights reserved.

2. Bakgrund 3. Syfte Vi har av Nora kommuns revisorer fått i uppdrag att granska hur kommunen bedriver inköp och upphandling samt huruvida Lagen om offentlig upphandling och kommunens egna policys och riktlinjer följs gällande inköps- och upphandlingsverksamheten. Uppdraget ingår revisionsplanen for år 2012. Om kommunen saknar fastställda riktlitljer och rutiner for inköp och upphandling eller om riktlinjema och rutinema inte efterlevs finns det risk att inte heller Lagen om offentlig upphandling efterlevs och att kommunens skattebetalare därmed inte får högsta möjliga kvalitet till lägsta möjliga pris när det gäller de varor och tjänster som kommunen köper in. Vidare kan det leda till att leverantörema inte ges möjlighet att konkurrera på lika villkor. Revisorema bedömer därfor att det är väsentligt att granska om erforderliga riktlinjer och rutiner är fastställda avseende inköp och upphandling och om det finns områden inom kommunens organisation som är särskilt riskfyllda avseende inköp och upphandling. Syftet med granskningen har varit att bedöma om inköp och upphandling genomfors i enlighet med Lagen om offentlig upphandling och kommunens egna policys och riktlitljer Vi har därfor granskat om om erforderliga riktlinjer och rutiner är fastställda avseende inköp och upphandling inköp och upphandlingar sker i enlighet med tillämpliga riktlinjer och rutiner samt med regleringar i Lagen om offentlig upphandling 4. Avgränsning Granskningen omfattar inköp och upphandlingar genomförda under perioden 2011-06-0 l till 2012-05-31. De genomförda stickproven är avgränsade till köptrohet i forhållande till kommunens ramavtal samt genomförda direktupphandlingar i forhållande till direktupphandlingsgränsen som framgår av 15 kap. 3 LOU tillsammans med regeringens årliga tillkännagivande om tröskelvärdena. Vid granskningen har bedömning av huruvida annonserade upphandlingar har genomforts i enlighet med LOU ej gj01is. 5. Revisionskriterier Vi har bedömt om inköps- och upphandlingsverksamheten uppfyller Lagen om offentlig upphandling Tillämpbara intema regelverk, policys och fullmäktigebeslut LOU Nora rapport.docx 2012 KPMG AB, a s..vedish limilad fiability company and a mem ber firm of the KPMG nel\vork of independent member firms affiliated with KPMG International CooperaUve ("KPMG International'), a SWiss entity. All fights reserved 2

6. Ansvariga nämnder 7. Metod Granskningen avser kommunstyrelsen och samtliga nämnder. Granskningen har genomförts genom: Dokumentstudie av relevanta dokument Intervjuer med berörda ijänstemän Registeranalyser med stickprovsvisa kontroller av genomförda inköp och upphandlingar under perioden 2011-06-01-2012-05-3 I. 8. Projektorganisation Granskningen har genomfötts av Karin Helin Lindkvist, certifierad kommunal revisor, och Andreas Wendin, konsult. 9. Lagen om offentlig upphandling (LOU) Med offentlig upphandling avses de åtgärder som vidtas av en upphandlande myndighet för att tilldela ett kontrakt eller ingå ett ramavtal avseende varor, tjänster eller byggentreprenader. Lagen om offentlig upphandling (LOU) syftar till att ge brukare och skattebetalare högsta möjliga kvalitet tilllägsta möjliga pris genom att inköp konkurrensutsätts. Samtidigt syftar reglerna till att ge leverantörerna möjlighet att konkurrera på lika villkor i vmje upphandling. De som omfattas av definitionen i LOU benämns upphandlande myndigheter (2 kap. 12 och 19 LOU). Dessa är statliga och kommunala myndigheter, såsom beslutande församlingar i kommuner och landsting, vissa offentligt styrda organ (t.ex. flertalet kommunala och en del statliga bolag) och sammanslutningar av en eller flera upphandlande myndigheter eller ett eller flera offentligt styrda organ. Även till exempel kommunala och statliga aktiebolag kallas i LOU för upphandlande myndigheter. Med ramavtal avses enligt 5 kap. LOU ett avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren för senare tilldelning av kontrakt under en given tidsperiod. En direktupphandling är ett förfarande utan krav på anbud (2 kap. 23 LOU). Ä ven om det inte ställs krav på anbud i viss form så kan den upphandlande myndigheten, när så är lämpligt, vända sig till tre-fyra leverantörer i syfte att göra en så bra affår som möjligt och främja konkurrensen. I LOU går gränsen för direktupphandling för närvarande vid ett kontraktsvärde om cirka 285 tkr. Ett anskaffningsbehov rar inte delas upp i mindre delar i syfte att komma under gränsen för direktupphandling. Värdet ska uppskattas till det totala beloppet som kan komma att betalas enligt avtalet, exempelvis ska options- och förlängningsklausuler betraktas som om de utnyttjas. LOU Nora rapport.docx 2012 KPMG AB, a &.vedish limited liabi!itycompany and a memberflrm of the KPMG network of independent member firms afflliated with KPMG International Cooperative ("KPMG International'), a SWiss entity. AH rights reserved. 3

En upphandlande myndighet eller enhet kan också direktupphandla om det finns synnerliga skäl. Med synnerliga skäl avses framfor allt synnerlig brådska som orsakats av eforutsedda omständigheter som den upphandlande myndigheten inte sj älv kunnat påverka, forutse eller råda över. Att den upphandlande myndigheten råkat i brådska beroende på egen bristande planering grundar inte rätt till direktupphandling. Om ett avtal har tillkommit genom en otillåten direktupphandling kan avtalet ogiltigforklaras och upphandlingsskadeavgift kan dömas ut. 10. Resultat av granskningen 10.1 Riktlinjer och rutiner för inköp och upphandling i Nora kommun Vi har tagit del av Nora kommuns upphandlingspolicy. Några andra centrala rutiner och riktlit\ier avseende inköp och upphandling finns for närvarande inte i kommunen. I nämndernas delegationsordningar finns dock beskrivningar av vem som får göra upphandlingar och vilka beloppsgränser som gäller etc. Nora kommun håller på att utarbeta nya riktlinjer gällande inköp och upphandling. De nya riktlit\ierna kanuner att baseras på Örebro kommuns nyligen uppdaterade upphandlingspolicy och inköpsregler. Den upphandlingspolicy som Nara kommun i mtläget har uppdaterades i maj 2012 med forändrad beloppsgräns for direktupphandling. Dessforinnan var policyn inte uppdaterad på över tio år. Policyn som finns är allmänt hållen. Den innehåller ingen beskrivning av ansvarsfordelning mer än att det är upp till vmje nämnd att se till att LOU och kommunens upphandlingspolicy efterlevs. Policyn innehåller ingen information om när eller hur uppfoljning och utvärdering ska ske. Därtill finns ingen information om var och hur annonsering ska ske. Kompletterande information finns i avtalsregistret samt i kommunens delegationsordningar. Information i avtalsregistret tycks dock inte vara känd av forvaltningscheferna. Vi har vid vår granskning tagit del av ett forslag till forändring av inköps- och upphandlingsrutiner. I detta forslag finns bland annat angett funktioner och deras behörigheter och ansvar i inköps- och upphandlingsprocessen. Om och i så fall när dessa forändrade inköpsoch upphandlingsrutiner kommer att antas är oklart. 10.1.1 Kommentm er Vi har vid vår granskning funnit att det finns en upphandlingspolicy for Nora kommun som är antagen 2001-11-06. Det finns även vissa rutinbeskrivningar i avtalsregistret I kommunens delegationsordningar finns dessutom information om beloppsgränser med mera. Det pågår ett arbete med att uppdatera upphandlingspolicyn samt utforma riktlit\ier i kommunen for hur arbetet med inköp och upphandling ska bedrivas. Vi anser att man i samband med detta arbete bör skärpa styrningen och uppfoljningen av hur inköp och upphandling hanteras och på vilket sätt ansvaret for detta är fordelat Vår uppfattning är därfor att kommunstyrelsen bör utforma riktlituer for LOU Nara rapport.docx 2012 KPMG AB, a Swedish limited fiability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ('KPMG International'), a S\Yiss entity. AH righ\s reserved. 4

hur upphandlingar ska genomforas när upphandlaren bör anlitas i ett upphandlingsärende hur upphandlingar ska dokumenteras och arkiveras, gäller även direktupphandlingar kompetenskrav på den som ska ansvara for upphandlingar vilken rapportering som ska ske tillupphandlaren av upphandlingar och avtal hur kontroller ska ske av att inköp och upphandlingar görs enligt kommunens policy, riktlinjer samt tillämplig lagstiftning. Vi anser att det i samband med att de nya styrdokumenten antas också bör ske utbildningsinsatser for berörda tjänstemän och politiker i Lagen om offentlig upphandling och i kommunens policy och riktlinjer. 10.2 Allmänna iakttagelser Nora kommun är med i Inköpssamverkan i Örebro län. Inom Inköpssamverkan görs gemensamma upphandlingar for de kommuner som ingår och det praktiska arbetet utfors av Örebro kommuns upphandlingsenhet Samarbetet bygger på att vmje kommun är en upphandlande enhet enligt LOU och fattar därmed sina egna beslut samt tecknar egna avtal. Detta medfor att samtliga ingående kommuner aktivt deltar i upphandlingsprocessen. Inköpssamverkan tillfor kommunen professionell kompetens så att Lagen om offentlig upphandling foljs samt fordelar genom kommungemensamma avtal med leverantörer. Enligt kommunens upphandlare sker ca 90-95 % av Nora kommuns upphandlingar inom ramen for Inköpssamverkan. Eftersom kommunens tekniska verksamhet är organiserad genom Bergslagens kommunalteknik (BKT) har man inga stora inköp inom detta område, som annars är en inköpsintensiv verksamhet. Därtill sker många upphandlingar inom ramen for de kommunala bolagen. Exklusive bolag och kommunalforhund genomfor således inte Nora kommun så många större upphandlingar. Sedan juli 2011 har No ra kommun en upphandlare på heltid. Upphandlaren har en stödjande roll i organisationen och fungerar som en internkonsult, han har därmed inget mandat att bestämma över forvaltningscheferna när det gäller upphandlingsfrågor. Under granskningens gång har upphandlaren slutat sin anställning i Nora kommun. Föreliggande rappott är dock skriven utifrån hur läget såg ut när intervjuerna genomfordes, maj 2012. Innan upphandlaren anställdes hade Nora kommun en inköpsgrupp som utsåg personer som deltog i de länsgemensamma upphandlingarna. Numera är det upphandlaren som aktiverar de sakkunniga i kommunen. Upphandlaren fungerar som en kontaktlänk mellan Örebro kommuns LOU Nara rapport.docx 2012 KPMG AB, a Swedish limited fiability company and a memberfirm of the KPMG netv.'ork of independent member firms affltiated with KPMG International Cooperative ('KPMG International'), a Swiss enlity. All rights reserved. 5

upphandlingsenhet och de sakkunniga i Nora kommun. De sakkunniga utses i samråd mellan upphandlaren och den aktuella förvaltningschefen. Det är framför allt förvaltningscheferna och kommunchefen som fattar beslut i inköpsfrågor. De har en obegränsad inköpsdelegation inom budgetansvaret, frågorna behöver således inte upp för beslut i nämnd eller styrelse. Vid inköp utifrån investeringsbudgeten finns en överprövning som går via ekonomichefen. Denne kontrollerar att pengar finns, därefter tar ordföranden i den aktuella nämnden beslutet på delegation. Förvaltningscheferna är osäkra på om det finns några skriftliga rutiner för hur inköp ska gå till, men de kontaktar alltid upphandlaren inför sina inköp för att det inte ska begås några felaktigheter. Det finns inga upphandlingsansvariga i de olika förvaltningarna, allt går via kommunens upphandlare. Det finns dock inga rutiner för när eller hur upphandlaren ska kontaktas i samband med inköp. Trots det upplever man åtminstone från socialförvaltningen att ansvarsfördelningenmellan förvaltningen och upphandlaren är tydlig. Upphandlaren har ingen rollbeskrivning, däremot fanns det i anställningsannonsen en tydlig beskrivning av vad som förväntades av upphandlaren. Som läget är nu är det mycket upp till upphandlaren att tänka ut när och om det behöver göras upphandlingar eller tecknas ramavtal inom olika områden. Verksamheten själv kommer sällan med signaler om detta. Däremot kontaktar verksamheterna upphandlaren när de har frågor om upphandlingar rent generellt. I kommunens diadesystem finns bevakning av alla avtal. Tre månader innan avtalet går ut far upphandlaren automatiskt en signal från diariet. Upphandlaren kontaktar då respektive förvaltning för att diskutera om avtalet ska förlängas eller ej. Bortsett från diariet finns ingen komplett sammanställning av kommunens alla avtal. Enligt upphandlaren ska direktupphandlingar ske genom att minst tre leverantörer tillfrågas. Även direktupphandling ska dokumenteras. Detta finns dock inte angivet i kommunens upphandlingspolicy. Det handlar i stället om rekommendationer som upphandlaren ger då direktupphandlingar är aktuella. Uppfattningen från såväl kommunchef, förvaltningschefer, ekonomichef och upphandlare är att inköps- och upphandlingsverksamheten fungerar väl och att verksamheterna har stor repsekt för budgetprocessen. Man är restriktiv och gör inga vidlyftiga inköp. Vidare måste man sedan 2011 ha rekvisition för alla småinköp. Rekvisitionen undettecknas av enhetschef eller förvaltningschef. Därmed anser man sig ha kommit ifrån att verksamheterna handlar av leverantörer kommunen inte har avtal med. Vid våra intervjuer framför dock kommunchefen att det finns ett stmt behov av att utbilda både politiker och tjänstemän i Lagen om offentlig upphandling och hur det ska hanteras i Nora kommun. Kommunstyrelsen har med upphandling som ett område i sin internkontrollplan. Socialnämnden har inte med det i sin internkontrollplan. Barn- och utbildningsnämnden har ingen internkontrollplan över huvud taget. LOU Nora rapport.docx 2012 KPMG AB, a Swedish fimited liabhity company an<! a mem ber firm of the KPMG network of independent member firms affilia!ed with KPMG International Cooperative ("KPMG International"), a SWiss entity. All righ!s reserved 6

Upphandlaren har också gått igenom genomforda upphandlingar och studerat hur dessa har varit dokumenterade. 10.2.1 Kommentarer Vi anser att kommunen borde fortydliga att upphandlaren har en stödjande roll. Det borde inte vara upp till upphandlaren att tänka ut inom vilka områden kommunens olika verksamheter kan tänkas behöva göra upphandlingar eller teckna ramavtal. Signalen bör komma från verksamheten, sen kan upphandlaren ge svar på om det behövs eller ej. För att ytterligare skärpa kommunens arbete kring inköp och upphandling anser vi att man borde ta fram en tydlig uppdragsbeskrivning for upphandlaren. Utöver sammanställningen i diariet anser vi att kommunen borde ha en sammanställning av alla aktuella avtal. En sådan sammanställning skulle exempelvis kunna finnas i ekonomisystemet Vidare anser vi att man borde ta fram skriftliga rutiner för vad som gäller vid direktupphandlingar. I sådana rutiner bör framgå när och hur direktupphandlingar får ske samt att man ska dokumentera motiven till varfor man väljer en viss leverantör. Vidare menar vi att kommunen bör ha en f61teckning över vilka direktupphandlingar som gjorts. 10.3 Analys av genomförda inl{öp och upphandlingar Vi har genom registeranalys haft for avsikt att granska om de större inköp som genomf61ts har foregåtts av upphandlingar som inneburit att ramavtal tecknats alternativt att upphandlingar genomfarts. Vi har ur ekonomisystemets leverantörsreskontra tagit fram alla genomforda transaktioner for perioden 2011-06-0 l - 2012-05-31, Det handlar om ca 16 000 transaktioner till ett sammanlagt värde om 21 O mnkt-. Transaktionerna har sammanställts per leverantör for att analysera stora inköp från respektive leverantör och folja upp om dessa foregåtts av upphandlingar. Vi har också valt ut de leverantörer från vilka kommunen köpt varor/ljänster for 300 tkr eller mer. För de flesta av dessa leverantörer har vi efterfrågat om det finns avtal samt om dessa foregåtts av upphandlingar, se tabellen nedan. I tabellen har vi inte tagit med inköp som avser hyror, interkommunala ersättningar, avgifter for elever i friskolor, avgifter kopplade till LSS-brukare samt rena driftsbidrag. När det i tabellens kommentarer står att avtal ej finns har vi ställt frågan och fått till svar att avtal saknas. När det däremot står att leverantören inte finns med i avtalsregistret är ett av foljande två scenarion aktuellt. Scenario ett är att vi ställt frågan om ramavtal finns och fått till svar att det finns, men vi har ändå inte hittat leverantören i ramavtalsregistret Scenario två är att vi inte har ställt någon fråga om just den leverantören men inte heller hittat den i ramavtalsregistret När vi fått till svar att avtal finns men ändå inte hittat leverantören i ramavtalsregistret handlar det inte om att vi fått felaktig information, det handlar snarare om att ramavtalsregistret inte är uppdaterat. LOU Nora rapport.docx 2012 KPMG AB, a Swedish limited nabi!itycompany and a memberfirm of the KPMG netv.'ofk of independent member firms affl!iated with KPMG International Cooperative ("I<PMG International'), a Swiss entity. All righls reservecl. 7

... <>.. <. <.... B~IoPP Lev~funtöi' <. i. i (tkr) J Pensionsvalet PVIKPA Pensionsservice AB lo 480 Se1vera R&S AB 4910 Undbergs Buss AB 2 160 Magelungen Utveckling AB l 280 Atea Sverige AB l 170 NoraTaxi l 120 Arla Foods AB l 000 MLRentalAB/Auto Plan l 000 3 Step!T 990 Örebro Trädgårdshall AB 920 Norling Busstrafik AB 910 TeliaSonera Sverige AB 860 DellAB 820 OneMed Sverige AB 820 Staples Sweden AB 810 Sandahl Partners Örebro AB 700 Duslin AB 630 Christinagården behandlingshem 600 Input Interiör Göteborg AB 590 Kraft & Kultur i Sverige AB 580 Svenska Statoil AB 570 Aditro AB 550 Software Innovation 550 Unit4 Agresse AB 540 Kmvberget Behandlingscenter AB 480 Burostar AB 470 Samhall AB 450 EON Försäljning Sverige AB 440 STT Condigi 440 ILABAB 420 Kinnarps AB 390 Val-Bo AB 390 Örebro läns landsting Psykiatri och habilitering 380 KPMGAB 310 Caperio AB 300 Yxe Hengård AB 300.. ( >.<. ) KoniDlentar i................... Regionavtal Ramavtal Finns ej med i avtals registret* Regionavtal Kammarkollegiets avtal Finns ej tned i avtalsregistret* Ramavtal Kommentus avtal Kammarkollegiets avtal Ramavtal Finns ej med i avtalsregistret* Kanllllarkollegiets avtal Kammarkollegiets avtal Regionavtal Regionavtal Finns ej med i avtalsregistret Kammarkollegiets avtal Finns ej med i avtalsregistret Ramavtal Kanunarkollegiets avtal Ramavtal Avtalfmns Avtal finns Avtal finns Avtal fmns ej Avtal finns, upphandling ej gjord Ramavtal Konunentus avtal Avtal finns, upphandling ej gjord Avtal finns Ramavtal Avtal finns ej Finns ej med i avtalsregistret Avtal finns Kanunarkollegiets avtal Regionavtal *Enligt upphandlaren avser inköpen skolskjuts där Länstrafiken i Örebro hjälper till med upphandling l Vid vår granskning har vi även ställt fiågor om vissa av de leverantörer som inte kommit upp i de ca 285 tkr som är gränsen for direktupphandling. Vi har också tittat på vilka leverantörer som har flest antal transaktioner under den granskade perioden i syfte att undersöka om det finns någon leverantör som används upprepat utan att avtal finns. Vi kan här konstatera att det har funnits ett stmt antal fakturor från Matbutiken i Nora AB (71 Ofakturor till ett sammanlagt belopp om ca 133 tkr) och med vilka kommunen ej haft avtal. Under granskningens gång har emelle1tid Nora kommun påbötjat en upphandling av livsmedel. Man har även påbö1jat en upphandling av kompletteringsköp av elmaterial och elinstallationer efter att vi ställt frågor om det finns avtal LOU Nora rapport.docx @2012 KPMGAB, a Swedish!imited liabi!itycompany and a member firm of the KPMG netv.'ofk of independent member firms aff1lialed with KPMG International Cooperative ('KPMG InternatiOnal'), a Swiss entity. All rights reserved 8

med R Torstenssons elijänst AB samt El & Automation i Nora AB. Under perioden som vi granskat har kommunen handlat för ca 240 tkr från dessa båda leverantörer trots att man inte har tecknat ramavtalmed dessa leverantörer. Vid jämförelse av alla genomförda transaktioner med kommunens sammanställning över befintliga ramavtal 1 har vi kunnat konstatera att ett antal leverantörer saknas i kommunens ramavtalsregister, vilket framgår av tabellen ovan. Detta trots att det enligt upphandlaren finns ramavtal som föregåtts av upphandling med många av de leverantörer som saknas i sammanställningen. För vissa av leverantörema har inte kommunens upphandlare kunnat ge oss svar på om avtal finns eller ej. Gällande vissa leverantörer har upphandlaren hänvisat oss till andra tjänstemän i kommunen för att få svar på om avtal finns. I några av dessa fall har vi fått svar att avtal ej finns (gäller exempelvis CareOnDemand - inköp för ca 260 tkr och Familjehemsguiden AB - inköp för ca 180 tkr). I andra fall har inte heller de tjänstemän vi hänvisats till kunnat svara på om avtal finns (gäller exempelvis Örebro Tolk- och översättarservice - inköp för ca 190 tkr). När vi därför ställt följdfrågor om Örebro Tolk- och översättarservice har vi fått till svar att varken Bildningsförvaltningen eller Socialförvaltningen har några handlingar som visar på genomförd upphandling eller existerande avtal. Efter att vi gått igenom Kammarkollegiets förteckning över ramavtal kunde vi dock konstatera att Kammarkollegiet har tecknat avtal med Örebro Tolk- och översättarservice. Kammarkollegiets avtalmed Örebro Tolk- och översättarservice upphörde emelle1tid 2012-08-31. Under perioden som granskningen omfattar har Nora kommun fått fakturor för ca 440 tkr från företaget STT Condigi. STT Condigi levererar planeringssystem och larm inom hemijänsten. När kommunen för ett antal år sedan skulle köpa nytt planeringssystem och larm för hemtjänsten var STT Condigi enligt uppgift det enda företaget som kunde leverera ett system som var kompatibelt med det verksamhetssystem kommunen använde. Därför köpte kommunen in systemet utan att göra någon upphandling. Nora kommun har sedan 2007 ett avtal med STT Condigi men avtalet har alltså inte föregåtts av någon upphandling. I tabellen fi amgår att kommunen gjmt inköp för ca 470 tkr från företaget Burostar AB. Summan avser inköp av en digital biografanläggning. I likhet med fallet STT Condigi menar kommunen att Burostar AB var den enda leverantören som kunde leverera det man ville ha, därav har köpet gjmts i form av en direktupphandling. När det gäller Christinagården behandlingshem, inköp för ca 600 tkr, är det enligt uppgift fi ån kommunen ett dotterbolag till Yxe Herrgård. Därmed omfattas även Christinagården av det avtal kommunen har med Yxe Herrgård. Beträffande Sandahl Pmtners är vi medvetna om att inköpen tidigare har skett på ett sätt som ej är förenligt med LOU. Men eftersom kommunen har utrett denna fråga tidigare och nu tecknat ett korrekt avtal hat vi inte gått vidare med denna fråga. 1 Vi har dels fått ett utdrag ur kommunens ramavtalsregister där samtliga leverantörer finns med, dels en sammanställning som är härledd ur kommunens ramavtalsregister. skillnaden är, enligt kommunens upphandlare, att sammanställningen är mer överskådlig än ramavtalsregistret. LOU Nara rapport.docx 2012 KPMG AB, a Swedish limilad Habilitycompany and a memberfirm of the KPMG network of independent mem ber firms affilia!ed \~ith KPMG International Cooperative ('KPMG lntematfona!'), a Swiss entity. Al! tights reserved. 9

10.3.1 Kommentarer Som tidigare påpekats saknas ett antal leverantörer som kommunen har ramavtal med i den sammanställning över befintliga ramavtal som vi fått del av. I vissa fall har dessutom varken upphandlaren eller verksamheterna kunnat ge några tydliga svar på om avtal finns. I andra fall har vi kunnat konstatera att kommunen handlar från leverantörer man inte har avtal med. Detta tyder på att kommunens sammanställning över befintliga ramavtal skulle behöva uppdateras mer frekvent och göras till ett mer levande dokument. Därtill behöver kommunens överblick över Kammarkollegiets ramavtal bli bättre. Det handlar alltså inte nödvändigtvis om att kommunen inte har avtalmed de aktuella leverantörerna, det handlar snarare om att ramavtalsregistret inte är uppdaterat. Som framgår ovan har Nara kommun vid ett par tillfållen gjort direktupphandlingar trots att kontraktsvärdet överstiger de ca 285 tkr som är det aktuella gränsvärdet for direktupphandling. I fallen med SIT Condigi och Ettrostar AB hävdar kommunen att dessa var de enda leverantörerna som kunde leverera det man ville ha och att man därfor inte gjorde någon annonserad upphandling. Enligt lagstiftningen kan en upphandlande myndighet direktupphandla även om kontraktsvärdet överstiger gränsvärdet om det finns synnerliga skäl. Med de underlag vi har tillgång till kan inte vi ta ställning till om det är att betrakta som synnerliga skäl eller ej i dessa fall. Mot bakgrund av ovanstående menar vi att det är viktigt att kommunen formaliserar sina direktupphandlingar, bland annat genom att dokumentera motiven till varfor man väljer direktupphandling och varfor man väljer en viss leverantör. På så vis blir kommunens agerande transparent även vid direktupphandlingar. 11. KPMG:s bedömning Den stickprovsvisa granskning vi genomf6tt av inköp och upphandlingar under år 2011-06-01 2012-05-31 visar på vissa brister i hanteringen av inköp och upphandlingar. Det finns behov av forbättringar i rutiner och dokumentation. Enligt vår mening kan styrningen och uppfoljningen av inköp och upphandling i kommunen forbättras. Upphandlingspolicyn är skriven i allmänna ordalag och ger ej någon större vägledning. I kommunen finns ej någon total överblick av de upphandlingar, inköp och avtal som finns och det sker ej heller några kontroller av att policy och lagar foljs. Vår uppfattning är att kommunstyrelsen, inom ramen for sitt övergripande ansvar, har ett ansvar att styra och forsäkra sig om att detta hanteras på ett korrekt sätt. Vi anser också att upphandlarens uppdrag och roll bör fortydligas och dokumenteras. Dokumentationen är viktig for att kunna upprätthålla rutiner även om upphandlaren eller någon annan nyckelperson skulle vara frånvarande av en eller annan anledning. Vid våra intervjuer uttryckte forvallningscheferna att de var osäkra på om det finns några skriftliga rutiner for hur upphandlingar ska gå till. Men de var ändå inte oroliga eftersom de alltid kontaktar upphandlaren i sådana ärenden. Nu när upphandlaren har slutat i kommunen och det kommer att dröja innan någon ny finns på plats har forvallningscheferna tillfålligt inte samma stöd i dessa frågor. LOU Nora rapport.docx 2012 KPMG AB, a Swedish limi!ed Habilitycompany and a memberfirm of the KPMG netwonc. of independent member firms affifiated with KPMG International Cooperative ('KPMG International'), a SWiss entity. All rights reserved. 10

Trots att man från kommunens sida anser sig ha kommit ifrån att verksamheterna handlar från leverantörer man inte har ramavtal med kan vi konstatera att man i förhållandevis stor utsträckning fortfarande gör småinköp från sådana leverantörer. Detta tyder på att det behövs mer utbildning och information. I kommunens ramavtalsregister saknas flera av de leverantörer som kommunen har ramavtal med genom SKL:s (Kommentus) och Kammarkollegiets ramavtal. Dessa ramavtal är dock åtkomliga via SKL:s och Kammarkollegiets hemsido r. Även om det går att kontrollera dessa avtal via SKL:s och Kammarkollegiets hemsidor menar vi att det i kommunens ramavtalsregister borde vara lättare att hitta dessa. Under rubriken IT skulle det exempelvis kunna finnas information om att kommunen inom detta område avropar från Kammarkollegiets ramavtal samt en länk till Kammarkollegiets hemsida. Med sådan information skulle sannolikt överblicken över vilka ramavtal som faktiskt finns bli bättre för såväl kommunledningen som verksamheterna. Därigenom kan risken minskas för att kommunen är ovetande om de ramavtal som faktiskt finns, som i exemplet med Örebro Tolk- och översättarservice. Vidare kan vi konstatera att kommunens ramavtalsregister överlag behöver uppdateras mer frekvent och göras till ett mer levande dokument. Inte minst för att kommunens överblick över befintliga avtal ska bli bättre. Därtill anser vi att kommunen borde ha ett komplett avtalsregister utöver det som finns i diariet. Avslutningsvis vill vi lyfta fram att vi anser det angeläget att kommunen tar fram skriftliga rutiner för vad som gäller vid direktupphandlingar. I sådana rutiner bör framgå när och hur direktupphandlingar får ske. Det bör också framgå att kommunen ska dokumentera varför man väljer att genomföra en direktupphandling samt varför man väljer en viss leverantör framför en annan. KPMG, dag som ovan Al~?~/li:tzJ/.~~\~ Karin Helin Lindkvist f:< Andreas Wendin ~ Certifierad kommunal revisor Konsult LOU Nara rapport.docx 2012 KPMG AB, a Swedish limited fiability company and a memberfirm of the KPMG netwofk of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperalive ('KPMG International"), a Swiss enlity. All righls reserved. Il