Granskning av upphandling och inköp

www.pwc.se Revisionsrapport Jörn Wahlroth September 2014 Granskning av upphandling och inköp Vimmerby kommun

Innehållsförteckning 1. Inledning... 1 1.1. Bakgrund... 1 1.2. Revisionsfråga... 1 1.3. Revisionskriterier... 1 1.4. Metod... 1 2. Kommunens styrande dokument och organisation för inköp och upphandling...2 2.1. Lagstiftning...2 2.1.1. Lagen om offentlig upphandling (LOU)...2 2.1.2. Lagen om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF)...3 2.1.3. Nya beloppsgränser m. m. fr o m halvårsskiftet...3 2.2. Styrande dokument...4 2.2.1. Reglemente...4 2.2.2. Delegationsordning...4 2.2.3. Inköpspolicy...4 2.2.4. Organisation...5 2.2.5. Avtal om gemensam inköpscentral...6 2.2.6. Attestreglemente...6 3. Iakttagelser...8 3.1. Roll- och ansvarsfördelning...8 3.1.1. Bedömning...9 3.2. Hantering av avtal och rutiner för att säkerställa att avtal finns inom väsentliga inköpsområden...9 3.2.1. Bedömning...10 3.3. Finns rutiner avseende intern kontroll...10 3.3.1. Bedömning... 11 3.4. Inköp och avrop i ett antal utvalda ärenden...11 3.4.1. Upphandling av större investeringsprojekt... 11 3.4.2. Inköp i förhållande till ramavtal...12 3.4.3. Bedömning...12 4. Sammanfattande revisionell bedömning... 14 4.1. Revisionsfrågan... 14 4.2. Revisionskriterier... 14

1. Inledning 1.1. Bakgrund Vimmerby kommun gör årligen inköp av varor och tjänster till betydande belopp. Upphandlingen regleras av lagen om offentlig upphandling (LOU) och den lagstiftning som reglerar den s k försörjningssektorn (LUF). Kommunens samordning och stöd i upphandlings- och inköpsfrågor låg till och med utgången av 2012 under teknik- och servicenämnden. Nämnden har upphört och sedan 2013 sorterar dessa frågor under kommunstyrelsen och inom den administrativa avdelningen. Under 2013 beslutades om att ingå i en gemensam inköpscentral med Västerviks kommun som värdkommun. Kommunens revisorer har efter en väsentlighets- och riskbedömning beslutat genomföra en granskning av kommunstyrelsens hantering av upphandling och inköp. 1.2. Revisionsfråga Hanterar kommunstyrelsen upphandling och inköp ändamålsenligt? 1.3. Revisionskriterier Har kommunstyrelsen en tydlig roll- och ansvarsfördelning för upphandling och inköp? Finns en ändamålsenlig avtalshantering, samt rutiner för att säkerställa att avtal finns för väsentliga inköpsområden? Finns rutiner för att säkerställa en god intern kontroll? Sker inköp och avrop i ett antal utvalda ärenden i enlighet med lagkrav och beslutade riktlinjer? 1.4. Metod Granskningen har genomförts genom dokumentstudier, intervjuer och stickprover. Intervjuer har genomförts med kommunchef, ekonomichef, administrativ chef, kommunens inköpssamordnare, samhällsbyggnadschef, fastighetschef, samt med upphandlingschefen för inköpscentralen i Västervik. Granskningen har avgränsats till att upphandling och inköp under 2013 och 2014. Granskningen har skett utifrån kommunstyrelsens ansvar för central upphandlingsfunktion och rådgivning i inköpsfrågor. 1 av 16

2. Kommunens styrande dokument och organisation för inköp och upphandling 2.1. Lagstiftning 2.1.1. Lagen om offentlig upphandling (LOU) Kommuner och flertalet av kommunala bolag omfattas av skyldigheten att handla upp enligt LOU. Syftet med upphandlingsreglerna är att på bästa sätt använda konkurrensen på marknaden, samt att ge leverantörerna möjlighet att på lika villkor konkurrera om kontrakten. Vidare förebygger och förhindrar tillämpningen av lagstiftningen korruption. Konkurrensverket utövar tillsyn och kan föra talan om upphandlingsskadeavgift i domstol. Offentlig upphandling genomförs för att tilldela ett kontrakt eller att ingå ett ramavtal för att under avtalstiden löpande göra avrop. Ett ramavtal kan avse varor, tjänster eller byggnadsentreprenader. Ramavtalets värde beräknas genom de kontrakt som planeras under ramavtalets löptid. Bild: Upphandlingsreglerna en introduktion, Konkurrensverket, december 2012. Angivna värden i ovanstående gäller fr o m 2014 till och med 2014-06-30. 2 av 16

2.1.2. Lagen om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF) För upphandling inom försörjningssektorerna gäller en separat lagstiftning. Med försörjningssektorerna menas områdena vatten, energi, transporter och posttjänster. Till stora delar är regelverket för upphandlingen samma som för LOU. Om en upphandling görs som avser verksamheter inom både LOU och LUF tillämpas en överviktsprincip och om detta inte låter sig göras sker upphandlingen enligt LOU. Som framgår av nedanstående bild hämtad från konkurrensverkets skrift är beloppsgränserna avseende tröskelvärdet högre för varor och A-tjänster jämfört med LOU. Även gränsen för direktupphandling är högre. Bild: Upphandlingsreglerna en introduktion, Konkurrensverket, december 2012. Angivna värden i ovanstående gäller fr o m 2014 till och med 2014-06-30. 2.1.3. Nya beloppsgränser m. m. fr o m halvårsskiftet Riksdagen har beslutat om förändringar i lagstiftningen fr o m halvårsskiftet innebärande att direktupphandling enligt LOU får göras om kontraktets värde uppgår till högst 28% av tröskelvärdet, f n innebärande 505 800 kr. Direktupphandling får enligt LUF användas om kontraktets värde uppgår till högst 26% av tröskelvärdet, f n innebärande 939 342 kr. 3 av 16

Vid direktupphandling vars värde överstiger 100 000 kronor ska skälen och annat av betydelse för beslutet antecknas. Vidare ska de upphandlande myndigheterna/enheterna anta riktlinjer för direktupphandling. I propositionen framgår vikten av konkurrensutsättning. Formerna för detta har den upphandlade myndigheten/enheterna att hantera i riktlinjerna. 2.2. Styrande dokument 2.2.1. Reglemente I reglementet för kommunstyrelsen, gällande fr o m 2013-06-01, framgår under Ekonomisk förvaltning att kommunstyrelsen ansvarar för central upphandlingsfunktion och rådgivning i inköpsfrågor. 2.2.2. Delegationsordning I delegationsordningen, gällande fr o m 2013-07-01, behandlas upphandling under ekonomifrågor. Delegationen för upphandling har bestämts enligt följande: 2.2.3. Inköpspolicy Teknik- och servicenämnen tog under 2010 fram ett förslag till policy som remitterades till övriga nämnder. Policyn har inte underställts kommunfullmäktige för beslut. Policyn behandlar bland annat ett antal begrepp som affärsetik, 4 av 16

miljöhänsyn, etiska krav, social hänsyn och ekologiska krav. Vidare beskrivs rutiner, där bland annat följande framgår: - Upphandlingar bör utformas så att såväl mindre som större företag har möjlighet att lämna anbud och delta i konkurrensen - Kommunens bolag bör ha en helhetssyn på upphandlingar och ta till vara de vinster som följer av en samordning av kommunens olika enheters behov - Ansvaret för upphandling ligger på respektive nämnd/förvaltning. Vid likartade behov ska samordning av upphandling ske genom kommunens inköpscentral - Hela kommunen ska ha en gemensam hållning utåt när det gäller upphandlingsfrågor - Aktuell förteckning över kommunens avtal bör finnas på kommunens inköpscentral - Checklistor kan kommunens inköpscentral hjälpa till med - Upphandlingar över tröskelvärden annonseras på kommunens hemsida och i kommunens föreskrivna databas. I vissa fall även i ortstidningarna. Direktupphandlingar annonseras på kommunens webb. Samordning bör ske genom nätverk med representanter för de olika förvaltningarna med syfte att sprida information och vikten av avtalstrohet. I samband med behandling i kommunstyrelsen av ärende om Inköpssamverkan, januari 2013, framgår i ärendets beredning behovet av en upphandlingspolicy beslutad av kommunfullmäktige. Policyn ska sedan kompletteras med riktlinjer och anvisningar. Vidare framgår exempel på identifierade utvecklingsområden; beställarkompetensen, rutiner, intern kontroll, gemensam avtalskatalog, e-handel, samt att kunna erbjuda det lokala och regionala näringslivet fler intressanta upphandlingar. 2.2.4. Organisation Sedan ingången av 2013 ligger ansvaret för inköpsfrågor på kommunstyrelsen (tidigare på teknik- och servicenämnden, som upphörde vid utgången av 2o12). Ekonomiavdelningen inom kommunstyrelseförvaltningen har att hantera kommunstyrelsens uppdrag avseende ansvar för central upphandlingsfunktion och rådgivning i inköpsfrågor. För att administrera samordningen finns motsvarande 0,1 tjänst på ekonomiavdelningen (del av ekonomiassistents tjänst). Samordningen utgörs huvudsakligen av att förmedla information från och till den gemensamma inköpscentralen som kommunen ingår i sedan 2013. 5 av 16

2.2.5. Avtal om gemensam inköpscentral Västerviks kommun är värdkommun för inköpscentralen. Vimmerby, Hultsfred, Högsby, Mönsterås och Oskarshamn ingår i samarbetet genom avtal. Syftet med avtalet är bland annat kompetens, effektivitet och kvalité i upphandlingsarbetet. Inköpscentalens uppgift är att i nära samråd och med underlag från de samverkande kommunerna svara för upphandlingar av gemensamma avtal för varor och tjänster som köps frekvent svara för specifika upphandlingar ansvara för utbildning och information kring offentlig upphandling inventera behovet av nya upphandlingar samordna, om möjligt, upphandlingar och avtalstider ansvara för att en avtalsdatabas utvecklas för respektive kommun ansvara för arkivering av originalhandlingar i genomförda upphandlingar att ta fram mallar och andra dokument som stöd för inköp och avrop Därutöver ska inköpscentralen ge råd, stöd och juridisk kompetens, årligen informera kommunstyrelsen om sin verksamhet, anordna informations- och utbildningsdagar för företagen, samt årligen upprätta en gemensam plan över de avtal som ska upphandlas. Inom ramen för avtalet och samverkan förbinder sig respektive kommun för att det finns en kontaktperson i respektive kommun, som fångar upp och samordnar upphandlingar internt i varje kommun och tillsammans med inköpscentralen ansvarar för avtalskatalogen och medverkar i spridningen av information kring nya avtal. En referensgrupp bestående av tre representanter från respektive kommun ska finnas. En gemensam upphandlingspolicy förutsätts bli antagen av respektive kommuns fullmäktige. 2.2.6. Attestreglemente Kommunens attestreglemente antogs av kommunfullmäktige i juni 2011. Av attestreglementet framgår två obligatoriska attester, mottagningsattest och beslutsattest. 6 av 16

Mottagningsattesten innebär bland annat att leverans skett och att fakturan är formellt korrekt. Beslutsattestanten har det övergripande ansvaret för den ekonomiska transaktionen och det slutliga godkännandet så att betalning kan ske. Varje nämnd har att upprätthålla en aktuell förteckning över utsedda beslutsattestanter och dess ersättare. 7 av 16

3. Iakttagelser 3.1. Roll- och ansvarsfördelning Kommunstyrelsen har det övergripande samordnande ansvaret för inköpsfrågorna. Respektive nämnd bär ytterst ansvar för sina upphandlingar och inköp, d v s att separata upphandlingar kommer till stånd när så erfordras och att löpande inköp sker genom ingångna ramavtal. Någon övergripande styrande policy beslutad av kommunfullmäktige finns inte. Ett förslag till gemensam policy för de kommuner som ingår i den gemensamma inköpcentralen är under beredning och beslut förväntas under hösten 2014. I samband med detta arbete kommer enligt uppgift även den nya lagstiftningens krav på riktlinjer för direktupphandling att behandlas. Vem som har rätt att fatta beslut i ett enskilt upphandlingsärende regleras av delegationsordningen. Kommunstyrelsens delegationsordning framgår under avsnitt 2.2.2. I samband med intervjuerna framkommer att delegationsordningen inte fullt ut är styrande inom samhällsbyggnadsavdelningen i enlighet med hur den är formulerad. Tjänstemannaorganisationen fattar i vissa fall beslut om förfrågningsunderlag och tilldelning oavsett beloppsgräns, under förutsättning att beslut om budget finns. Det saknas rutiner för hur anbudsöppnare utses, samt dokumentation över utsedda anbudsöppnare. Löpande inköp kan praktiskt genomföras av många i den decentraliserade organisationen, men det är formellt beslutsattestanten som är ansvarig. I tjänstemannaorganisationen är upphandlings- och inköpsfrågorna organiserade under kommunstyrelseförvaltningen och dess ekonomiavdelning. Se avsnitt 2.2.4 och 2.2.5. Inom ramen för inköpssamverkan är kommunstyrelsens ordförande och kommundirektören med i referensgruppen. Av intervjuerna framgår att frågan om kommunens deltagande i ramavtal kanaliseras genom kommunchefens ledningsgrupp. Vidare framgår att denna ledningsgrupp tagit en aktiv roll i strategiska frågor kring upphandling. Även i kommunens så kallade Ledarforum (där samtliga kommunens chefer deltar) har upphandlingsfrågorna varit prioriterade. Inköpscentralen har medverkat med information kring upphandling och inköp. Inköpscentralen har utöver detta genomfört andra typer av informations- och utbildningsinsatser i kommunen. Vid genomförande av ramavtalsupphandlingar och andra specifika upphandlingar är det respektive berörd verksamhet som har att lämna synpunkter till inköpscentralen på kravspecifikation och annat av vikt för upphandlingen. I intervjuerna framkommer att kommunen i vissa fall borde vara mer aktiv i att 8 av 16

lämna synpunkter på kravspecifikationerna innan annonsering av upphandlingen sker. Vidare framgår av intervjuerna behov av mer framförhållning i den planering som ska ske av kommande kommunspecifika upphandlingar. 3.1.1. Bedömning Inköpscentralens roll som kommunens stöd i upphandlingsfrågor har tydligt lyfts fram i organisationen. Upphandlingsfrågornas betydelse har betonats i chefsgrupp och i Ledarforum. Inköpscentralen har varit delaktig i olika aktiviteter, vilket främjat kunskaperna om upphandling och den nya inköpscentralens roll i organisationen. Det är en brist att det saknas övergripande policy och riktlinjer för inköp och upphandling. Av granskningen framgår dock att beslut om ett sådant dokument planeras till hösten 2014. Innebörden av kommunstyrelsens delegationsordning för upphandling bör klargöras och kommuniceras i organisationen. I samband med detta rekommenderas även att klargöra/ta ställning till om förfrågningsunderlaget vid vissa belopp ska underställas högre beslutsinstans. Rutinerna för att utse anbudsöppnare behöver klargöras. Det bör också dokumenteras vem som har rätt att öppna anbud. Även rätt att anmäla kommunens deltagande till ramavtal bör ses över utifrån delegationsordningen. Vem i organisationen som via inköpssamordnaren ansvarar för att ge upphandlingscentralen respons på föreslagna kravspecifikationer bör tydliggöras. Detta för att säkerställa kommunens intressen i ramavtalsupphandlingarna. Vidare behöver rutinerna utvecklas för att med framförhållning inventera vilka specifika upphandlingar som kommunen står inför utifrån den gemensamma inköpscentralens behov av planering. Roller- och ansvar i övrigt bedöms som relativt tydliga. 3.2. Hantering av avtal och rutiner för att säkerställa att avtal finns inom väsentliga inköpsområden Sedan 2013 finns en avtalsdatabas som administreras av inköpscentralen i Västervik. Databasen finns tillgänglig via kommunens intranät. Inköpscentralen bevakar avtalstiderna och svarar för att ny upphandling sker innan de gamla avtalen löper ut. Inköpscentralen svarar också för arkivering av originalhandlingar i genomförda upphandlingar. För upphandlingar genomförda före samverkan har arkivering skett 9 av 16

i respektive nämnd/förvaltning. Av granskningen framkommer att tidigare arkivering till delar inte alltid skett systematiskt och stringent. Av intervjuerna framgår att det sedan en tid tillbaka varit fokus på att utifrån leverantörsreskontran identifiera områden där ramavtal saknas. Kommunchefen har med sin ledningsgrupp arbetat med frågorna, samtidigt som inköpscentralen ger ett löpande stöd i ett inventera kommunens behov. I samband med granskningen framkommer att en rad områden identifierats där behov av ramavtal föreligger och att upphandling för närvarande pågår, exempelvis avseende en rad hantverkstjänster. 3.2.1. Bedömning Med de insatser som genomförts för att identifiera behoven genom analys av leverantörsreskontra och stöd av inköpscentralen bedömer vi att det för närvarande finns en bra grund för att successivt täcka behovet av ramavtal. Vi bedömer även att samverkan i inköpscentralen ger en bra grund för att fortlöpande säkerställa att avtal finns inom väsentliga inköpsområden. Vi bedömer att det behöver säkerställas att enhetlig arkivering sker av de handlingar som hör till upphandlingsverksamheten. 3.3. Finns rutiner avseende intern kontroll Avtalsdatabasen med ingångna ramavtal och dess villkor finns tillgänglig i hela organisationen. Kommunen har ett reglemente för intern kontroll beslutat i kommunfullmäktige år 2005. Det finns utifrån detta reglemente ingen särskild internkontrollplan upprättad, ej heller något annat dokumenterat system för att löpande och systematiskt kontrollera upphandling och inköp. Av intervjuerna framgår att förvaltningen sedan en tid tillbaka arbetar med uppföljningar för att identifiera brister, genom att kontrollera inköp på vissa kontoslag mot avtalsdatabasen. Viss redovisning har även skett till kommunstyrelsen. Inköpscentralen uppger att de vid vissa tillfällen genomför kontroller av att rätt avtalsvillkor tillämpas. Ekonomiavdelningen arbetar för närvarande med att upprätta ett systemstöd för att löpande kunna följa köptroheten gentemot ramavtalen. Systemstödet beräknas vara i drift före halvårskiftet. Av attestreglementet framgår två obligatoriska attester, mottagningsattest och beslutsattest. Båda attesterna genomförs och är nödvändiga för att betalning ska kunna ske. 10 av 16

Genom inköpscentralen i Västervik ingår kommunen i ett e-handelsprojekt. Vid eventuell e-handel sker hela processen från beställning till betalning elektroniskt. 3.3.1. Bedömning Det finns i organisationen en lättillgänglig avtalsdatabas som stärker den interna kontrollen genom att avstämning enkelt kan ske av vem som är avtalspart och vilka villkor som gäller. Vi bedömer att avsaknaden av en interkontrollplan i enlighet med reglementet är en brist. Det bör komma till stånd en formaliserad och systematisk rapportering av hur rutinerna för upphandling och inköp fungerar. Ett antal väsentliga områden för uppföljning av köptrohet i förhållande till ingångna ramavtal borde identifieras och ingå i en dokumenterad uppföljning som rapporteras till kommunstyrelsen. Även stickprov avseende att rätt avtalsvillkor tillämpas borde ingå i kontrollen. Den pågående planeringen med att tillämpa ett systemstöd för löpande uppföljning av köptrohet kommer att stärka den interna kontrollen och på ett enklare sätt ge underlag för analys och eventuell åtgärd i organisationen. 3.4. Inköp och avrop i ett antal utvalda ärenden 3.4.1. Upphandling av större investeringsprojekt Ett antal av kommunens större investeringsprojekt under 2013 och 2014 har särskilt granskats avseende dokumentation; 1) protokoll från anbudsöppning, 2) utvärdering och 3) tilldelningsbeslut. De större projekt som avses är följande: Nr Objekt 62330 Exploatering Krönsmon/Ceos 60811 Infrastruktur för fiber 62590 Äldreboende, ny- till och ombyggnad 62555 Ny förskola, Vimmerby 62532 Gruppboende, Villekulla 64204 Ceosvallen, idrottsanläggning Hur olika typer av tillkommande köp inom ramen för projekten förhåller sig till ursprungligt genomförd upphandling har ej varit föremål för granskning. I samtliga fall har dokumentation av genomförda upphandlingsprocesser redovisats. De senast genomförda upphandlingarna arkiveras hos inköpscentralen, medan rutinerna för arkivering av tidigare genomförda upphandlingar inte följer någon central rutin. Upphandling för infrastruktur fiber har för kommunens räkning gemomförts av kommunalförbundet ITSAM med tilldelningsbeslut i april 2013. För denna 11 av 16

upphandling har inte undertecknade originaldokument kunnat redovisas. Särskild delegation avseende tilldelningsbeslut och upphandlande enhets beslut om anbudsöppnare saknades. Rutinerna har nu ändrats. 3.4.2. Inköp i förhållande till ramavtal Kommunens leverantörslista har jämförts med kommunens avtalsdatabas för ramavtal. Från leverantörsreskontran valdes 30 leverantörer, där inköpsvolymen per leverantör översteg ca 400 tkr. Av dessa återfanns 20 i avtalsdatabasen. Tio leverantörer saknades således i avtalsdatabasen. Från dessa leverantörer har kontroll av upphandlingsform skett genom uppföljning av två fakturor vardera. Köp från sju av leverantörerna hade skett genom konkurrensutsatt, företrädesvis förenklad upphandling enligt LOU. Från tre av leverantörerna hade inköp skett genom direktupphandling på område där ramavtal saknas eller vid sidan om ingångna ramavtal. Ett i kommunen uppmärksammat och identifierat område där ramavtal helt har saknats är hanterverkstjänster. För nio områden har helt nyligen upphandlingar genomförts. Inom ramen för denna granskning har inte någon djupgranskning av leveransernas innehåll i förhållande till gränsvärdena för direktupphandling genomförts. Genomförda intervjuer, stickprov och genomgång av leverantörsreskontran visar dock på behov av att ramavtal upprättas och att inköp sker genom ingångna ramavtal. Det handlar både om att säkerställa att ramavtal finns utifrån kommunens behov, men också att säkerställa att kännedom finns om ingångna avtal så att köptrohet kan upprätthållas mot ingångna avtal. 3.4.3. Bedömning Granskningen visar att det finns rutiner för att genomföra upphandling enligt LOU för de större investeringsprojekten. Tillkommande arbeten har inte särskilt granskats. Granskningen visar att rutinerna för arkivering av upphandlingsunderlagen behöver ses över, samt vikten av att säkerställa rutinerna för upphandling när den överlåts till en annan part. Vi bedömer, baserat på granskningens stickprov och vad som framkommit under intervjuerna, att det i ej oväsentlig omfattning har saknats ramavtal, men att behoven i allt väsentligt nu har kartlagts och att upphandling inom väsentliga områden pågår. För en rad hantverkstjänster har upphandling helt nyligen genomförts. Vidare bedömer vi att det finns en medvetenhet om att inom vissa områden öka köptroheten mot ingångna avtal och att ett aktivt arbete för att uppnå detta pågår. 12 av 16

13 av 16

4. Sammanfattande revisionell bedömning 4.1. Revisionsfrågan Hanterar kommunstyrelsen upphandling och inköp ändamålsenligt? Vi bedömer att kommunstyrelsens hantering av upphandling och inköp till delar är ändamålsenlig, men att det vid granskningstillfället föreligger brister. Detta grundar vi på nedanstående bedömningar: Inköpscentralens roll har tydligt lyfts fram i organisationen och gett tillgång till en för upphandlingsfrågor specialiserad organisation. Behovet av att utveckla kommunens upphandling och inköp har uppmärksammats och bidragit till olika aktiviteter som inventering av behov av ramavtal, samt fokus på frågorna i olika chefsgrupperingar. Det finns i organisationen en lättillgänglig avtalsdatabas vilken stärker den interna kontrollen genom att avstämning enkelt kan ske av avtalspart och vilka villkor som gäller. Vi har konstaterat att det vid granskningstillfället saknats ramavtal inom väsentliga områden, men att kartläggning genomförts och att en rad hantverkstjänster upphandlats helt nyligen. Avsaknad av en interkontrollplan i enlighet med reglementet med en formaliserad och systematisk genomgång och rapportering av hur rutinerna för upphandling och inköp fungerar bedöms vara en brist. Vi rekommenderar att, inom ramen för internkontrollplanerna, årligen följa upp köptroheten mot ett antal utvalda ramavtal, samt att stickprovsvis följa upp att avstämning sker mot avtalens villkor. Policy och riktlinjer för upphandling och inköp behöver komma till stånd. Vidare visar granskningen att innebörden av kommunstyrelsens delegationsordning för upphandling behöver klargöras och kommuniceras i organisationen, vad avser beloppsgränser, fastställande av förfrågningsunderlag samt rätten att anmäla kommunens deltagande till ramavtal. Även rutiner för att utse anbudsöppnare behöver fastställas. 4.2. Revisionskriterier Har kommunstyrelsen en tydlig roll- och ansvarsfördelning för upphandling och inköp? Vi bedömer att roll- och ansvarsfördelningen är relativt tydlig. De aktiviteter som genomförts visar att inköpscentralens roll som kommunens stöd i upphandlingsfrågor tydligt lyfts fram i organisationen. 14 av 16

Vi anser att policy- och riktlinjer behöver upprättas som ett viktigt instrument i rolloch ansvarsfrågan. Vidare visar granskningen att innebörden av kommunstyrelsens delegationsordning för upphandling behöver klargöras och kommuniceras i organisationen, vad avser beloppsgränser, fastställande av förfrågningsunderlag samt rätten att anmäla kommunens deltagande till ramavtal. Även rutiner för att utse anbudsöppnare behöver fastställas. Finns en ändamålsenlig avtalshantering samt rutiner för att säkerställa att avtal finns för väsentliga inköpsområden? Vi bedömer att det med de rutiner som nu har utvecklats genom samverkan i en inköpscentral och de insatser som genomförts för att identifiera behoven genom analys av leverantörsreskontra ger en bra grund för löpande avtalshantering och att det upprättas avtal inom väsentliga inköpsområden. Vi anser att rutinerna för arkivering av dokument från tidigare genomförda upphandlingar behöver ses över för att skapa enhetlighet och enkel åtkomst. Finns rutiner för att säkerställa en god intern kontroll? Vi bedömer att en mer systematisk uppföljning av upphandling och inköp behöver komma till stånd. Det finns i organisationen en lättillgänglig avtalsdatabas vilken stärker den interna kontrollen genom att avstämning enkelt kan ske av avtalspart och vilka villkor som gäller. Avsaknad av en interkontrollplan i enlighet med reglementet med en formaliserad och systematisk genomgång och rapportering av hur rutinerna för upphandling och inköp fungerar bedöms vara en brist. Köptrohet mot ingångna avtal och att rätt avtalsvillkor tillämpas borde ingå i kontrollen. Sker inköp och avrop i ett antal utvalda ärenden i enlighet med lagkrav och beslutade policyer och riktlinjer? Granskningen visar att det finns rutiner för att genomföra upphandling enligt LOU för de större investeringsprojekten. Vi har konstaterat att det vid granskningstillfället saknats ramavtal inom väsentliga områden, men att kartläggning genomförts och att en rad hantverkstjänster upphandlats helt nyligen. 15 av 16

September, 2014-09-19 Jörn Wahlroth Projektledare Caroline Liljebjörn Uppdragsledare 16 av 16