Ledarskap 360 Q4 - via Feedback on Demand INLEDNING Ledarskap 360 Q4, är en mycket kraftfull och användarvänlig metod för att utvärdera ledarskap. Den bygger på många års erfarenheter från tusentals genomförda ledarutvärderingar av chefer i i företrädesvis skandinaviska organisationer. Den utgår från aktuell forskningslitteratur om ledarskap där man i flertalet teorier kommit fram till att det som regel alltid finns två grundläggande ledaregenskaper närvarande som vi benämnt Medarbetarinriktning och Resultatinriktning. Modellen har fått sitt namn efter den ideala ledarprofilen, där en Q4-ledare har förmågan att ligga högt i bägge dimensionerna. Vad är Feedback On Demand (FOD)? Ledarskap 360 Q4 genomförs via Feedback On Demand (FOD), som betyder ungefär få feedback när som helst, när behov uppstår. FOD bygger på samma idéer som finns i t ex Spotify och SVTPlay: webbaserat, användarvänligt, snabbt och nära kopplad till en lokal användares behov. I FOD handlar det som regel om att tillgodose en chefs, projektledares eller en HR-avdelnings utvärderingsbehov. FOD kan beskrivas som en webbaserad verktygslåda som gör det möjligt att genomföra regelbundna professionella utvärderingar snabbt, smidigt och kostnadseffektivt. Syftet är att göra det enkelt för organisationer, lokala chefer och användare att få snabb feedback om hur olika aspekter i verksamheten fungerar. FOD kan användas för att utvärdera många angelägna frågor t ex ledarskap, ledningsgrupper, effektivitet, internt samarbete, arbetsmiljö och projektarbete. Det behövs ingen speciell installation av programvara för att genomföra utvärderingar via FOD. Det enda som behövs är en dator, eller en smartphone, och en internetuppkopling. Snabbare och enklare kan det inte bli! LEDARSKAPETS TVÅ GRUNDLÄGGANDE EGENSKAPER För att kunna följa upp ledarskapet på ett professionellt sätt måste man också veta vilka ledaregenskaper som är viktigast, dvs vilka ledarbeteenden som i slutändan starkast påverkar organisationens framgång. Går man till forskningslitteraturen för att finna svaret blir man inte särskilt mycket klokare eftersom det finns en uppsjö av teorier och forskningsresultat som alla gör anspråk på att ha identifierat de mest grundläggande ledaregenskaperna. Skulle vi försöka göra en lista utifrån forskningslitteraturen på de ledaregenskaper som forskats fram som viktigast skulle listan bli mycket lång. Gemensamt för många ledarteorier är att man identifierat två distinkta ledardimensioner som mer eller mindre alltid finns närvarande oavsett typ av bransch, organisation och kultur. Vestra AB, Grev Turegatan 26, 114 38 Stockholm. Tel: 086939990. e-mail: info@vestra.se. www.vestra.se
Den ena huvuddimensionen berör förmågan att hantera sina medarbetare, dvs förmågan att lyssna, vara empatisk, ge stöd etc. Den andra dimensionen är mer inriktad på att leva upp till organisationens mål, t ex förmågan att organisera och planera, vara effektiv etc. Detta är huvudförklaringen till att Ledarskap 360 Q4 mäter ledarskapet i två huvuddimensioner, som alltså benämns Medarbetarinriktning respektive Resultatinriktning. Formuläret i Ledarskap 360 Q4 är uppbyggt på att fånga dessa bägge huvuddimensioner. Vi har dessutom lagt till en tredje ledardimensionen som handlar om utveckling och förnyelse, som vi benämnt Utvecklingsinriktning. Skälet till att vi lagt till denna ledardimension är att många organisationer har ett starkt önskemål om att deras ledare inte bara ska vara duktiga på att skapa resultat och hantera sin personal, utan ska också vara förändringsbenägna, kreativa och uppmuntra nytänkande för att inte stagnera. Utvecklingsinriktning har i Q4-modellen placerats som en underdimension till Resultatinriktning eftersom den helt enkelt rent logiskt passar bäst in under denna dimension. Formulärets uppbyggnad Formuläret består sammanlagt av ett 30-tal fasta frågor + 3 öppna frågor. Här är några exempel på ämnen som följs upp i formuläret: Resultatinriktning Kundinriktad Tar tag i problem Följer upp mål Organiserar och planerar Utvecklingsinriktning Utvecklar och förändrar Stödjer medarbetarnas kompetensutveckling Medarbetarinriktning Lyssnar Skapar delaktighet Ger stöd Ger feedback Motiverar/engagerar Löser konflikter Frågornas statistiska underbyggnad Formuläret bygger på erfarenheter från genomförda ledarutvärderingar i 100-tals organisationer. Flertalet frågor har besvarats av mer än 200000 medarbetare. Under årens lopp har frågor som fungerat bra behållits medan frågor som inte hållit måttet sållats bort. För en mer detaljerad redovisning av teorin bakom formuläret och dess statistiska egenskaper, se www.vestra.se/lasvart och artikeln Vilka ledarbeteenden är viktigast? Möjligheter att lägga till egna frågor De frågor som finns i basformuläret ska betraktas som standardfrågor och allmängiltiga för de flesta organisationer. Det kan förstås finnas önskvärda ledaregenskaper, som en organisation har identifierat som nödvändiga för framgång, som inte återfinns i basformuläret. Om så är fallet kan vi 2
mot en tilläggskostnad hjälpa till att konkretisera dessa egenskaper i frågeform och lägga till dem till frågeformuläret. Vem ska bedöma ledaren? Den som beställer en ledarskap 360 Q4 avgör själv vilka kategorier som ska bedöma ledaren: underställda medarbetare, överordnad chef, kollegor eller egen bedömning. Ibland kanske man nöjer sig med de underställda medarbetarna, vid andra tillfällen kanske alla fyra kategorierna ska delta. Det sistnämnda innebär förstås en fullskalig 360-graders ledarutvärdering. RAPPORTEN I rapporten redovisas hur de olika bedömningskategorierna har svarat, fråga per fråga. Nedan finns en bild hämtad från en ledarrapport och åskådliggör resultatet av några resultatinriktade frågor. I det här fallet handlar det om en 360-graders utvärdering eftersom både medarbetare, kollegor, överordnad chef deltar i bedömningen. Bild ovan: Exempel på sida ur ledarrapport Fyrfältsmatris Denna utvärderingsmetod kallas för Q4 efter den ledarprofil som vi menar att alla ledare idealiskt måste ha. Utgångspunkten är att en ledare bör både vara medarbetarinriktad och resultatinriktad för att kunna nå framgång på lång sikt. Varje ledare placeras in i en fyrfältsmatris med avseende på förmågan att leva upp till de bägge ledardimensionerna, se figur nedan. 3
Bild ovan: Fyrfältsmatris över olika ledaregenskaper En Q1-chef ligger lågt i de bägge dimensionerna. Organisationer i monopolställning, eller i verksamhet där det saknas framgångsmått, behåller troligen sina Q1-chefer längre än i organisationer som befinner sig i en konkurrensutsatt situation, och där det finns tydliga framgångsmått. Q2-chefer brukar ibland kallas för kompischefer eftersom de är omtyckta av sina medarbetare samtidigt som de inte ställer några större krav på sina medarbetare att leverera. De är empatiska och duktiga på att ge stöd, men brister i förmåga i frågor som rör effektivitet, kvalitet, ordning och reda, planering etc. Q3-chefer är bättre på att uppnå resultat, och göra kunderna nöjda, än att ta hand om sina medarbetare. Q3-chefer är ofta populära hos högre chefer eftersom de är effektiva och levererar resultat, åtminstone kortsiktigt. Problemet är att det kan vara svårt att se de långsiktigt negativa effekterna av en ibland auktoritär ledarstil. Få medarbetare vill i längden arbeta under Q3-chefer, som inte ger dem det stöd, frihet och den uppmuntran de behöver. På lång sikt är Q4-chefer alltid att föredra. Alla branscher blir mer och mer tjänste- och kunskapsintensiva vilket innebär att den enskilde medarbetarens engagemang och kompetens blir allt viktigare för organisationens framgång. En Q4-chef har förmågan att både få medarbetare att växa och känna sig engagerade samtidigt som de levererar goda resultat. 4
BESTÄLLNING AV LEDARSKAP 360 Q4 VIA FEEDBACK ON DEMAND Ledarskap 360 Q4 beställs och genomförs via FOD. Det finns en rad fördelar med FOD i förhållande till att andra metoder, t ex: Det håller ned kostnaderna Det går snabbt Det går att göra när som helst Det förenklar administrationen Det skapar överblick över hur ledarskapet fungerar i organisationen Nedan beskrivs arbetsgången i samband med beställningen av Ledarskap 360 Q4 via Feedback On Demand. 1. Bestäm start- och slutdatum. Standardtiden för genomförandet av Ledarskap 360 Q4 är en vecka, men det går att välja kortare eller längre tid. Om vi leker med tanken att ledaren har ett möte med sina medarbetare nästa dag så är det inget som hindrar att medarbetarna bara får en dag på sig att besvara frågorna. En så kort tid kan förstås betyda en lägre svarsprocent. Om ledaren har genomfört en liknande utvärdering tidigare går det att hämta in data från denna utvärdering och man får då jämförelsedata i rapporten och kan därigenom se vad som hänt sen sist. 2. Bestäm vilka som ska besvara frågorna: medarbetare, chefskollegor, överordnad chef, egen bedömning. Den som beställer utvärderingen kan själv välja vilka som ska delta: underställda medarbetare, överordnad chef, chefskollegor och/eller egen bedömning. Ledarutvärderingen går alltså att genomföra som en 360-graders utvärdering om man så önskar eller bara en som en vanlig ledarbedömning av medarbetarna. 5
3. Skriv följebrev I samband med beställningen återfinns ett förslag på följebrev som beställaren antingen kan acceptera eller fritt ändra i. 6
4. Enkäten skickas ut När beställningen är klar är det dags att skicka ut enkäten. Formuläret består mestadels av positiva påståenden som besvaras med hjälp av en fem-gradig svarsskala, om man håller med eller ej. 5. Rapporten klar Rapporten skickas automatiskt till beställaren när svarstiden har gått ut, under förutsättning att en tillräckligt hög svarsprocent har uppnåtts. Under svarstiden genomförs som regel två planerade påminnelser och riktas till endast till dem som ännu inte besvarat enkäten. Jämförelser i rapporten I rapporten finns det möjlighet att få två jämförelser: a) mot föregående utvärdering (om en sådan genomförts) och b) mot ett databasvärde som är uppbyggt på resultatet från andra genomförda utvärderingar i andra organisationer. FOD PLUS EN VERKTYGSLÅDA FÖR LEDARUTVECKLING För organisationer som har ett behov av att årligen genomföra ett flertal ledarutvärderingar lönar det sig snabbt att beställa en årslicens på obegränsat antal utvärderingar - FOD Plus. FOD Plus fungerar därigenom som en kraftfull verktygslåda för ledarutveckling. 7
FOD Plus så fungerar det Välj vilka utvärderingsenkäter som organisationen är intresserad av att använda. Om det bara är Ledarskap 360 Q4 som väljs är det förstås inga problem I årslicensen ingår en egen företagsanpassad FOD-portal med organisationens logotype I portalen läggs valda utvärderingsenkäter in i startsidan som gör det enkelt att beställa Här sparas också rapporter över tidigare genomförda utvärderingar som gör det lätt för användare att få överblick över hur ledarskapet fungerar i olika delar av organisationen. Bild ovan: Exempel på vy från FOD Plus med pågående och avslutade utvärderingar ANDRA UTVÄRDERINGSENKÄTER KOPPLADE TILL LEDARSKAP I FOD finns förstås möjlighet att beställa andra nyckelfärdiga utvärderingsenkäter. Förutom Ledarskap 360 Q4 har Vestra utvecklat andra utvärderingsenkäter som också berör ledarskap: Förutsättningar för framgångsrikt ledarskap För att en ledare ska nå framgång måste en rad förutsättningar finnas på plats, förutom ledarens personliga egenskaper. Några exempel: bra administrativt stöd, tillräckligt med tid för att ta hand om alla medarbetare, ett tydligt chefsuppdrag, stöd från överordnad chef etc. 8
I denna utvärderingsenkät får cheferna själva bedöma i vad mån de rätta förutsättningarna är på plats för att de ska nå framgång. Projektledarskap Projektledarskap följer upp projektledarens sätt att leda projektet, t ex förmågan att leda projektmöten, skapa delaktighet och att styra projektet mot uppsatta mål. Förutsättningar för framgångsrikt projektledarskap Mäter hur projektledarna själva upplever förutsättningarna för att kunna lyckas med sitt projekt, t ex informationen från projektets beställare och kompetensen bland projektmedarbetarna. Ledningsgrupp Bas Ledningsgrupp Bas bygger på några av de mest grundläggande egenskaperna som bör finnas i en välfungerande ledningsgrupp: samarbete, öppenhet, resultatinriktning, tydlig riktning, samsyn om inriktningen etc. Passar för alla ledningsgrupper och kan genomföras ofta. Ledningsgrupp Large Ett mycket mer omfattande frågeformulär än basvarianten. Formuläret är uppbyggt på fyra kapitel: a) Mål och riktning, b) Samarbete, c) Möteseffektivitet och beslutsfattande, d) Utveckling och förändring. Passar inte minst för ledningsrupper som genomgår ett utvecklingsprogram. Styrelsearbete Påminner i sin grundstruktur om Ledningsgrupp large men där frågorna har anpassats till vad som bör känneteckna en välfungerande styrelse. Möjlighet till företagsanpassning Det finns möjlighet att mot ett pristillägg anpassa formulären, eller lägga till egna frågor, så att de ännu bättre passar de speciella behov som finns i respektive företag. 9
PRISER Välj mellan att genomföra enstaka utvärderingar eller teckna en förmånlig årslicens på obegränsat antal. Det lönar sig ofta att teckna sig för en årslicens om organisationen planerar att genomföra flera utvärderingar. Priset på licensen är framför allt kopplad till organisationens storlek. Enstaka utvärderingar Årslicens Villkor Ger tillgång till obegränsat antal ledarutvärderingar. Möjlighet att mot pristillägg lägga till egna frågor eller justera befintliga frågor. Pris 1400 kr/utvärdering Pris baserat på organisationens storlek och eventuella önskemål om företagsanpassning. Kontakta oss för prisförslag! VETA MER? KONTAKTA OSS! Mikael Karlsson Pierre Schou e-post: mikael.karlsson@vestra.se e-post: pierre.schou@vestra.se Tel: +46702278833 Tel: +46703555266 10