Stockholm 2012-02-19 Ver 0.5 Slutrapport projektgenomförande SDR Tecken AB Projektet är genomfört inom ramen för Post- och telestyrelsens (PTS) innovationstävling Innovation för alla.
Innehållsförteckning 1 Inledning... 3 2 Allmän information... 3 3 Sammanfattning... 3 4 Bakgrund... 5 5 Syfte och målgrupp... 5 6 Projektets mål... 6 7 Redogörelse av projektresultatet... 7 7.1 Beskriv kortfattat projektets resultat samt leverabler... 7 7.2 Viktiga insikter... 8 8 Redogörelse av projektets genomförande... 10 8.1 Genomförandeplan/tidplan... 10 8.2 Projektets budget... 13 8.3 Projektets arbetssätt... 13 9 Vad händer nu?... 14 II
1 Inledning Notera att slutrapporten är en leverabel till PTS och den är en redovisning av hur projektet har gått, vilka resultat som uppnåtts och de slutsatser som gjorts. Slutrapporten bör inte överstiga 20 sidor. Den dokumentation som ni angivit i förstudien att ni ska producera i samband med projektet ska ses som fristående från detta dokument. 2 Allmän information Företag/Organisation: Projektnamn: Författare av detta dokument: Projektets tidplan SDR Tecken AB TeckenMail Tomas Hellström, Markus Ström 2015-01-01 till 2016-01-31 (från datum till datum) 3 Sammanfattning Ange positiva effekter och därefter övriga erfarenheter av projektets genomförande samt kortfattad sammanfattning av resultatet. Bör vara ca 1-2 sidor långt kapitel. Innan detta projekt inleddes hade SDR drivit ett arvsfondsfinansierat projekt som hette Text Till Tecken (TTT). Det projektet kom som en konsekvens av en rättighet som teckenspråkiga har. I samhället kommunicerar allt som oftast myndigheter och andra organisationer via skriven svenska. När man till exempel har kontakt med kommunen, banken eller annan organisation så sker oftast kommunikationen i skriven form. En person som har teckenspråket som första språk har rätt att få information på teckenspråk. TTT projektet erbjöd teckenspråkiga möjligheten att skicka in brev, beslut och annan skriven information till projektet för att sedan få det översatt till teckenspråk. Rent praktiskt så gick det till så att teckenspråkiga, via vanlig post eller e- post, skickade in materialet som skulle översättas och fick efter en tid tillbaka en DVD skiva eller ett USB minne tillbaka innehållandes en filmfil där informationen översatts till teckenspråk. 3
När TTT projektet genomförts blev det tydligt vilken nytta det har för teckenspråkiga att kunna få viktig information på sitt eget språk. Mycket tid sparades hos båda sidor, den som gett informationen och den som mottagit den. Så inför TeckenMail återanvändes mycket av grundkonceptet som utvecklats i TTT projektet. TeckenMail är nu en plattform som bryggar logistiken mellan den som ger information på skriven svenska och den som tar emot den på teckenspråk. Istället för att den teckenspråkige först ska ta emot informationen i text för att sedan själv skicka den via vanlig post eller e-post till den som översätter så gör plattformen det möjligt för den teckenspråkige att ha kontakt direkt med myndigheten och organisationen. Översättaren finns med vid sidan om. Projektet TeckenMail skiljer sig från många andra PTS projekt eftersom det i huvudsak är ett projekt som drivits av användargruppen i motsats till att ha drivits för användargruppen. (SDR Tecken ägs av Sveriges Dövas Riksförbund) Projektledningen, utvecklingen och layouten till plattformen har utförts av teckenspråkiga döva. Översättningen mellan skriven Svenska och Teckenspråk kommer i driften att göras av i huvudsak döva översättare, som har teckenspråket som första språk. En annan fördel med att tjänsten utvecklats av målgruppen är att den får större trovärdighet hos framtida kunder. Under projektet har vi också lagt mycket tid på arbetet med en realistisk affärsmodell. Kostnaderna för driften av tjänsten består till 98% av ersättning till översättarna. Det gör att utgiftsidan i drift är mycket beroende av hur mycket tjänsten används. En idealisk affärsmodell speglar detta i erbjudandet till kunden, men dialogerna i projektet har visat att det inte blir praktiskt för kunden. Avdelningen som tar beslut att införa TeckenMail, hos myndigheter, är ofta it-avdelningen i kombination med kommunikationsavdelningen. Ekonomiska medel är budgeterade och att ansluta sig till en tjänst där kostnaden är kopplad till hur mycket den används upplevs som riskabelt. Istället får affärsmodellen bli ett fast pris i abbonnemangsform som ger beställaren tillgång till tjänsten. Under projektets slutskede upptäckte vi plötsligt att tjänsten helt slutat fungera. Efter mycket sökande upptäckte vi att google ändrat förutsättningarna för webbläsaren chrome att starta protokollet webbrtc, som plattformen använder sig av. Detta var vi något oförberedda på men har förstått att vi behöver ett driftavtal med någon part som bevakar detta. Av denna anledning kommer vi att teckna ett drift och underhållsavtal som innebär att en part 4
följer upp och bevakar detta. Utöver detta kommer avtal för översättning och försäljning av tjänsten tecknas. 4 Bakgrund Teckenspråkiga personer i Sverige, döva och hörselskadade, har svenskt teckenspråk som sitt första språk och kommunikationsspråk. Det svenska språket är för många teckenspråkiga personer ett andra språk som endast uppfattas i skriven form. Teckenspråk är ett visuellt språk som uppfattas med synen, teckenspråk finns även i taktil form till dövblinda som inte längre har förmåga att använda synen för att uppfatta visuellt teckenspråk. Precis som det svenska språket har teckenspråk sina glosor (fasta tecken) och regler för hur dessa kan sättas samman. Den talade och skrivna svenskan är uppbyggd linjärt, medan däremot teckenspråk har möjlighet till simultan språkproduktion. Teckenspråk har som exempel en rumslig aspekt, där man genom att utnyttja området framför kroppen kan uttrycka befintlighet och förflyttning. Samtidigt kan man med ansikte och överkropp uttrycka bland annat: känslostämningar, form och storleksbeskrivning och satstyp. Därför utgör skriven text för många teckenspråkiga ett hinder för tillgänglighet, delaktighet och inhämtande av kunskap. Idag kan teckenspråkige samhällsmedborgaren kommunicera med företag och myndigheter de tider de har öppet via förmedlingstjänsten bildtelefoni.net. Men precis som övriga medborgare kan man behöva kontakta myndigheten eller företaget tider som passar en själv, men som inte passar myndigheten eller företaget. För de flesta icke teckenspråkiga fungerar det då att skicka ett mail, men det fungerar inte för alla teckenspråkiga. Projektet kommer utveckla en tjänst som gör att den teckenspråkige döve via myndigheten eller företagets hemsida kan lämna ett meddelande på teckenspråk, som sedan översätts till text och skickas till myndigheten, organisationen svarar via text och översättaren tecknar svaret, och den som ursprungligen ställt frågan får svaret på teckenspråk genom att klicka på en länk. 5 Syfte och målgrupp Statistiskt räknar man med att 1 promille av befolkningen är döva. Utöver detta finns ett stort antal som blivit döva, hörselskadade och dövblinda 5
pga. sjukdom och andra orsaker. Siffrorna är hämtade från brukarorganisationernas egen statistik. Tjänsten bildtelefoni.net som är den enda kanalen för en del teckenspråkiga att kommunicera med företag och myndigheter med har ungefär 7.000 unika användare(källa: PTS). Vi tror att merparten av tjänsten användare finns här. Behov av översättningar har alltid funnits, tidigare har denna översättning oftast utförts av anhöriga och närstående vilket har gjort att teckenspråkiga tvingats utelämna sig för andras godtycklighet och hamnat i beroendeställning. 6 Projektets mål Ange projektets mål (effektmål och resultatmål som specificerade i förstudiematerialet). Lämna redogörelsen i tabellform om det är möjligt. Deltagande i seminarium och workshops där tillgänglighet för myndigheter diskuteras. Projektet har deltagit i olika mässor och utställningar där målgruppen varit teckenspråkiga. Bland annat var vi med på SDR s kongress i Sundsvall, Dövas Dag i Leksand samt en internationell konferens för kommunikationshjälpmedel i Malmö. SDR har i sitt ordinarie arbete med information och dialog med myndigheter infört information om TeckenMail och vad plattformen kan göra för målgruppen. Knyta myndigheter till tjänsten som kunder. Idag har finns ingen kund avtalad, men vi har en handfull kontakter, främst kommuner och större publika myndigheter, som har bett om återkoppling så snart projektet är färdigt. Vi tror att vi snabbt får kunder här. Etablera kontakt med underleverantörer för översättningen. Vi har idag avtal med underleverantörer som åtar sig översättningen. Informationsajt som beskriver för användare och kunder. Vi har lagt upp hemsidan teckenmail.se. Denna skall kompletteras med information på teckenspråk och annan information. I skrivande stund är det inte helt klart hur 6
försäljningen skall läggas upp för tjänsten. När detta är färdigt kommer sidan att kompletteras. 7 Redogörelse av projektresultatet I detta kapitel vill vi att du lägger fokus på själva projektresultatet. Dvs. vad blev slutsatserna av projektet, oavsett om det är ett fälttest, teknisk utveckling, en studie eller något annat som utförts. Lämna gärna rekommendationer som andra projekt kan ha nytta av. 7.1 Beskriv kortfattat projektets resultat samt leverabler Plugin / iframe för de vanligaste CMS systemen. Systemet som vi har byggt i projektet har en automatisk funktion för att skapa den länk som vi levererar till kunden. Denna länk implementerar kunden på sin hemsida. När man startar den del av kundens hemsida som har länken så finns där inspelningsklienten som kopplar mot kundens konto på vår server. Paketering av tjänsten i form av ett kommersiellt erbjudande Som tidigare nämnts i denna rapport så har vi arbetat med olika typer av erbjudanden. Vi tror nu att ett fast pris, per månad eller motsavarande, är det som kommer att bli lättast att få sålt. Erbjudande behöver komma med någon maximal volym för användandet. Hemsida med information riktad till myndigheter och företag. Vi har lagt upp hemsidan teckenmail.se. Denna skall kompletteras med information på teckenspråk och annan information. I skrivande stund är det inte helt klart hur försäljningen skall läggas upp för tjänsten. När detta är färdigt kommer sidan att kompletteras. Hemsida riktad till användare med information på teckenspråk Till hemsidan där information finns för de betalande kunderna kommer det också att finnas information om hur man använder teckenmail, hur översättningarna går till och hos vilka myndigheter / organisationer man kan använda det. 7
7.2 Viktiga insikter TeckenMail gör det möjligt för personer som i första hand talar teckenspråk att direkt via en myndighet eller organisations hemsida kontakta dem och få svar på teckenspråk dygnet runt. Konceptet är/var att det skall fungera på motsvarande sätt som e-post gör för en person som har möjlighet att uttrycka sig på skriven svenska. Under början av projektet var det därför vårt antagande att man på alla ställen där det gick att lämna epostmeddelanden också skulle gå att lämna meddelanden via teckenmail. Plattformen som vi har utvecklat har därför funktionen att den i back-end delen har en översikt över respektive kund och deras samtliga olika avdelningar. Till exempel så kan en kommun ha ett antal olika kommunikationskanaler för TeckenMail. Dessa kan vara Bygglovsavdelning, Miljö o Hälsa, Barn och Omsorg, Kommunikationsenheten, Pressavdelning, osv. Men i dialog med våra framtida kunder kunde vi se att det blev allt för omfattande för kunden att placera ut alla de iframes som kopplar till TeckenMail. Förutom att placera ut dessa länkar på sin hemsida behöver beställaren kontinuerligt tillse att kontaktuppgifterna är aktuella, ta bort gamla inaktuella och föra in nya. Detta arbete upplevdes som omständigt och kunde för vissa kunder bli ganska omfattande samtidigt som det fanns ett argument för att vissa av kontakterna sannorlikt aldrig eller mycket sällan skulle användas av målgruppen. Ur ett rättvise- och jämlikhetsperspektiv kan man argumentera för att teckenspråkiga bör ha samma möjligheter till riktad kommunikation som alla andra medborgare i samhället. Men ur ett affärsmässigt och praktiskt perspektiv får man dra slutsatsen att det inte blir praktiskt att göra på det beskriva sättet. Vi har i projektet kommit fram till slutsatsen att det hos kunden, alltså på myndigheten eller organisationens hemsida, finns ett ställe för TeckenMail. Det betyder att man när man ska kontakta någon via TeckenMail klickar på ikonen som finns på startsidan, kontakta-oss sidan eller motsvarande. Här ifrån kan man lämna meddelandet som skickas till motparten. 8
Se illustration nedan: Initialt tänkte vi att varje enhet hos organisationerna som använder sig av tjänsten skulle ha en egen ingång. Under projektets gång fick vi insikten att det inte blir praktiskt eller relevant och att man istället vill ha en ingång för TM som internt kommuniceras. En vidare utveckling av TeckenMail är att man i de fall en ingång tillämpas ibland kommer vilja ha en meny som gör att man i sitt meddelande kan välja vilken avdelning man avser kommunicera med. En annan viktig insikt vi har kommit till under projektets genomförande har med prissättningen av tjänsten att göra. Initialt var vår förhoppning att kunna ge kunder som var intresserade av att bli tillgängliga för teckenspråkiga medborgare en gratis tillgång till TeckenMail. Kostnaden skulle ligga i användandet. Den tänkta affärsmodellen var att vi lade upp alla tänkta kunder i vårt system och att de fick iframe-länkar att lägga in på respektive hemsidor. När väl de användes av teckenspråkiga så fick de betala för själva kommunikationen. Tanken bakom detta var att vi på detta sätt snabbt skulle få ut tjänsten på många myndigheter och andra organisationers hemsidor. Man skulle också kunna använda befintliga avtal om översättning till teckenspråk för att avropa översättningen mot TeckenMail. Men i dialog med beställare framkom synpunkter på att det fanns en oförutsägbarhet i denna modell. Många myndigheter och andra organisationer bygger verksamheter kring avsatta, budgeterade, medel. Att ha en kanal för kommunikation utan att ha någon vetskap om kostnaden, även om det kunde antas vara en låg kostnad, upplevdes som ett orosmoment. Av denna anledning blir istället erbjudandet till beställare i form av ett fast pris per månad, med vissa reservationer. En annan viktig insikt som vi kommit fram till i projektet är att en allt för strikt projektstruktur kan innebära att man utvecklar tänkta funktioner som egentligen inte behövs. Vårt genomförande innebar att parter tillförde de 9
funktioner som avtalats till överenskommet pris. Detta innebar att vi i systemet utvecklade funktioner som kanske inte kommer att användas i större omfattning. Här kanske man kunde ha använt medlen till annat istället. Exempel på funktioner som vi har i system, som vi idag inte tror att vi kommer använda, är en logistik som gör det möjligt för kunden att ha många olika ingångar för TeckenMail (se ovan), samt att vi i systemet har ett rapport och statistiksystem som kan kopplas till fakturering mot kund. Detta blir inte aktuellt vid fast pris. Men å andra sidan så har vårt genomförande gjort att vi kommit i mål till uppsatt budget. Vi har inte i projektet drabbats av stora oförutsedda kostnader eller liknande. 8 Redogörelse av projektets genomförande I detta kapitel vill vi ha en redogörelse av hur själva genomförandet av projektet har gått (vad har gått bra och vad har gått mindre bra och förslag på hur man kunde ha undvikit de värsta fallgroparna om man skulle göra om projektet dvs. erfarenheter och insikter). 8.1 Genomförandeplan/tidplan Lämna en kort redogörelse för de aktiviteter som du har genomfört i projektet och när under projekttiden de har ägt rum. Jämför med din ursprungliga projektplan och kommentera avvikelser från planen. Etapp 1 Under första etappen tog vi fram rutiner och struktur för projektet. Vi höll flertal möten med projektgruppen och skissade på kommande tider för möten. En enkel hemsida lanserades för projektet. I slutet av etappen hade vi vår första betaplattform färdig för att testas. Den uppbar de grundläggande funktionerna med att spela in och spara filmer som sedan kunde ses av tredjeperson. 10
Bild: Första testerna av TeckenMail som gjordes under etapp 1. Bild: Ett första utkast till loggan gjordes i etapp 1. Etapp 2 Den andra etappen koncentrerades arbetet med plattformen och testades i olika aspekter. Vi arbetade även med att ta fram databasen för att generera kunders iframe länkar. Under andra etappen utvecklade vi också det ganska avancerade kundhandteringssystem som finns i plattformen. Här kan man hämta rapporter från olika kunders avdelningar för att se antal kommunikationer som skett samt hur långa de är. Under etappen hade vi inte kommit så lång med själva affärsmodellen. I efterhand kan vi se att systemet för att hantera kunder och den statistikdata som kan hämtas ut per kund är onödigt avancerat. Projektet närvarade och presenterades vid SDR s stämma. Här fick vi möta många döva från hela landet som var mycket positiva till den tjänst vi nu tar fram. Under etappen började vi också att arbeta med översättare för att få feedback på deras upplevelse av tjänsten. 11
Bild: Skärmdump från tolkens arbetsyta där man ser inkommna översättningsuppdrag. Etapp 3 Under etapp tre tittade vi över hela layouten och detaljerna i systemet. Det vi hade tagit fram fungerade men upplevdes som lite tråkigt så vi justerade färgerna och gjorde loggan lite mer tilltalande. Det förändrade utseendet blev mycket bättre. Bild:Tjänstens nya logotype. (Färgerna kan anpassas till kundens grafiska profil) 12
Under etappen tog vi del av den säljkurs som PTS bjöd på. Den var intressant och passade väl in tidsmässigt. De kontakter vi har hade med företag visade att försäljning mot dessa kommer att bli svår. Myndigheter ser mycket mer positivt på tjänsten. Under etapp 3 var projektet med på Dövas Dag i Leksand där tjänstens funktion visades upp i en kort animerad film. Många positiva kommentarer om hur tjänsten kommer underlätta för den grupp av döva som inte är så bekväma i att uttrycka sig på skriven svenska. Etapp 4 Etapp fyra handlade mycket om att sammanställa och följa upp olika punkter som kommit fram under projektets gång. Inför de slutliga testerna upphörde plattformen att fungera. Det gick inte att spela in teckenspråksmeddelanden från den skapade iframen som finns hos kunden. Utvecklarna lade mycket tid på detta innan vi hittade vad som var fel. Google Chrome hade uppdaterats. Felet var enkelt åtgärdat och låg inte hos oss. I samband med detta beslutade vi att se till att vi tecknar ett underhållsavtal med en underleverantör som bevakar förändringar och nyheter för de protokoll, ex webrtc, som vi använder oss av. Under etappen har vi också fört dialog med de parter som behövs för att driva tjänsten så som översättare, återförsäljare mm. 8.2 Projektets budget Redovisa projektets totala kostnad och hur det har finansierats (belopp uppdelat på finansiärer) och eventuella avvikelser gentemot budget. Projektets budget kopplades i stora delar till de överenskommelser som fanns mellan projektägare och underleverantörer till projektet. Det gjorde att stora oförutsedda kostnader inte förekom. Några mindre avvikelser i resekostnader och tolkkostnader har uppstått men projektets totala budget har hållit. Något mer egen investerad tid har det blivit. Projektets totala kostnad var budgeterad till 1.849.000 kr med en finansiering från PTS om 1.633.220 kr och en egen finansiering om 215.780 kr. 8.3 Projektets arbetssätt Redogör för projektorganisation, samarbetsformer och förankring i eventuella partnerskap och intresseorganisationer. I och med att projektet drivs av döva och teckenspråkiga inom rörelsen så har det inte varit några problem att för personer engagerade i projektet. Parallellt med detta projekt har ett projekt finansierat av Allmänna Arvsfonden utbildat översättare mellan skriven Svenska och Teckenspråk. Synergierna mellan projekten har gett båda projekten insikter och kunskaper som kan användas. 13
Projektorganisationen har sett ut som den beskrevs i förstudien och har fungerat bra. Möten har hållits främst på SDR s kontor i Rissne, men även i Sundsvall och Leksand. Samarbetsformerna har varit avtalsmässiga. SDR Tecken har ägt projektet och genom avtal knutit underleverantörer till sig i projektet. Några av dessa fortsätter som partners i driften av tjänsten. 9 Vad händer nu? Redogör för vad som händer nu med resultatet, hur tas det om hand, startas det ett nytt projekt eller blir det en lansering. Beskriv också hur ni har spridit projektets resultat. Redogör även hur resultatet kan användas av andra som berörs av projektet även efter att projektet har avslutats. Vilka andra kan ha intresse av att ta del av projektresultatet. Dela avslutningsvis med er av tankar och visioner för framtida forskning, utveckling etc. I skrivande stund flyttas plattformen från den testserver som vi arbetat mot under projektets gång till den server vi kommer att använda oss av under drift. Testservern har varit mindre i storlek och vi har inte haft samma krav på hastighet och utrymmesstorlek som vi har på den server som används när tjänsten är i drift. Vi kommer också att köra servern i SSL (https) som ger större sekretess och säkerhet än en okrypterad anslutning. Tekniken minskar risken för att informationen kan fångas upp och missbrukas av obehöriga. Detta kommer också att lösa det problem som uppstod i slutet av projektet som innebar att man inte kunde använda TeckenMail när man använde webbläsaren Chrome. Vi kommer att skriva avtal med de olika parter som behövs för att driva tjänsten. Bland annat omfattas inkluderas, underhåll, översättning och försäljning av tjänsten. Vi kommer att informera de nyckelresurser som finns i samhället som ofta möter teckenspråkiga personer i sina respektive uppdrag. Detta kan vara tolkcentraler, döv-team, hjälpmedelscentraler osv. Dessa enheter kan sprida informationen ut till teckenspråkiga personer om att tjänsten finns och hur den fungerar. Informationsarbetet kommer vara något vi gör tillsammans med SDR som har kontakter med olika myndigheter. 14