Ansökan om stöd - hur du söker om medfinansiering

Migrationsverket Funktionen för fonderna www.migrationsverket.se/fonder Rapport 2017-01-13 Version:1.0 Ansökan om stöd - hur du söker om medfinansiering

Innehållsförteckning 1. Allmänna råd... 3 1.1. Innan du skickar in en ansökan om stöd... 3 1.2. Ansökan om stöd i Projektrummet... 3 1.3. Maximalt antal tillåtna tecken och otillåtna tecken... 4 1.4. Lägg till rader i tabeller... 4 1.5. Expandera textfält... 4 1.6. Bilagor... 5 1.7. Vägledning... 5 2. Hur du skapar en ansökan om stöd... 6 2.1. Registrera ansökan om stöd... 6 2.2. Organisation... 7 2.3. Utlysning... 7 2.3.1.Uppgifter om utlysning, nationellt mål och prioriterad finansiering... 8 2.3.2. Målgrupp... 10 2.4. Projekt... 10 2.5. Beskrivning... 11 2.5.1. Bakgrund... 11 2.5.2. Mål och indikatorer... 11 2.5.3. Aktivitets- och tidplan... 11 2.5.4. Projektorganisation... 12 2.5.5. Riskanalys... 12 2.5.6. Långsiktigt införlivande... 12 2.5.7. Spridning och synlighet... 12 2.5.8. Utvärdering... 12 2.5.9. Samarbetspartner... 12 2.5.10. LOU... 13 2.5.11. Finansiering... 13 2.6. Budget... 13 2.6.1. Budgetöversikt... 13 2.6.2. Kostnader... 13 2.6.3. Finansiering... 16 3. Kontrollera och skicka in ansökan... 16 3.1. Kontrollera ansökan... 17 3.2. Skicka in ansökan... 19 3.3. Ärendestatus... 20 4. Bra att veta... 20 2

1. Allmänna råd Innan du börjar med din ansökan vill vi göra dig uppmärksam på hur du och ditt projekt kan förbereda er ansökan om medfinansiering på bästa sätt. På Funktionen på fondernas webbplats Ansök om medfinansiering, finns råd om hur du förbereder dig. Den här manualen visar hur du sedan fyller i din ansökan i Projektrummet. Projektrummet hittar du på Funktionen för fondernas webbplats där ingången till Projektrummet ligger tydligt på startsidan. Läs igenom nedan inledande råd innan du påbörjar registreringen av ansökan. 1.1. Innan du skickar in en ansökan om stöd Det är viktigt att du planerat för hur ansökan ska presenteras innan du skickar in er ansökan om stöd till Asyl-, migrations och integrationsfonden AMIF. Förbered dig genom att ta del av villkoren för AMIFs utlysning och sätt dig in ordentligt i de urvals- och tilldelningskriterier som kommer att tillämpas. På Funktionen för fondernas webbplats finns ytterligare tips och rekommendationer som kan vara bra förberedelser för ert projekt. 1.2. Ansökan om stöd i Projektrummet Du söker om medfinansiering hos AMIF genom att skapa en ansökan om stöd i Projektrummet. Beviljas projektet medfinansiering blir Projektrummet den plattform i vilken stödmottagaren kan administrera sitt projekt under projektets gång. Exempelvis ska stödmottagaren i Projektrummet registrera ansökan om ändring samt kvartalsrapportera i anslutning till en ansökan om utbetalning. Projektet bestämmer vem som gör själva ansöka i vårt system, men den som är behörig firmatecknare för projektet behöver komplettera ansökan med en bekräftelse på att en ansökan är gjord. Se mer information i avsnittet 1.6. Bilagor Samtliga fält måste fyllas i för att systemet ska kunna acceptera ansökan. Efter tre sekunder, när du har skrivit, sparas allt automatiskt, men inte om det finns tekniska felaktigheter som för många tecken, tabeller, bilder eller liknande Du kan gå fram och tillbaka mellan sektionerna under tiden som du fyller i din ansökan. När ansökan skickats in, låses systemet och det är inte möjligt att i efterhand ändra något. Är du inaktiv i Projektrummet blir du utloggad automatiskt. För att komma tillbaka till förstasidan, klicka på EBS 2020-logotyen uppe till vänster. 3

1.3. Maximalt antal tillåtna tecken och otillåtna tecken I vissa fritextfält finns begränsningar på maximalt antal tillåtna tecken. Blanksteg räknas som ett tecken. Hur många tecken som kan fyllas i framgår av fritextfälten. När du ändrar information i fälten sparas informationen automatiskt efter tre sekunder. Informationen sparas emellertid inte om det finns för många tecken eller otillåtna tecken i fritextfältet. Otillåtna tecken är exempelvis tabeller och bilder. Var observant på om fältet får en röd markering (se bilden nedan). Om du byter sektion när rutan är rödmarkerad kommer inget av det du fyllt i att sparas i det rödmarkerade fältet. 1.4. Lägg till rader i tabeller Under vissa sektioner finns informationen i en tabell och det kan innebära att nya rader behöver läggas till. Detta gör du genom att klicka på + Lägg till ny rad. Om du lägger till rader utan att lägga in data i varje inmataningsfält i raden, så kommer du att få ett felmeddelande om detta när du försöker skicka in ansökan. Radera därför alltid ofullständiga rader genom att trycka på papperskorgen i slutet av raden. 1.5. Expandera textfält Du kan förstora textfälten genom att klicka på fyrkanten med pilarna. Den visas när du för muspekaren över fältet. 4

Textfältet expanderar då till helskärmsläge. Du kan välja att gå tillbaka till ursprungligt läge genom att klicka på Stäng eller genom att använda Esctangenten. 1.6. Bilagor Förutom en registrering av ansökan i Projektrummet ska en ansökan om stöd kompletteras med följande: Projektets delegationsordning, intyg som styrker vem som är behörig firmatecknare. (t.ex. registreringsbevis från Bolagsverket eller protokoll från organisationens styrgrupp som utser behörigfirmatecknare) Bekräftelse från behörig firmatecknare på att en ansökan om stöd är gjord. Mallen för bekräftelsen hittar du på vår webbplats under Mallar Bekräftelse på ansökan. Det ska tydligt framgå i rutan Projektets diarienummer vilket diarienummer projektet fått vid ansökan. Bekräftelsen ska skickas i original per post. Årsredovisning, för icke-offentliga organisationer och förenklat bokslut för 2016. Om ni inte har en årsredovisning för 2016, skickar ni årsredovisningen för 2015 samt ett förenklat bokslut för 2016. En granskning kommer att göras av organisationens likviditet för de 6 första månaderna av projektet. Bilagor skickas per post till: Migrationsverket Funktionen för fonderna Slottsgatan 82 601 70 Norrköping 1.7. Vägledning Om du har frågor och behöver ytterligare information eller vägledning ska du besöka vår webbplats för mer information om den aktuella utlysningen samt för att ta del av de tips och rekommendationer vi lämnar som förberedelser inför en ansökan. Har du ytterligare frågor finns möjlighet att kontakta funktionen för fonderna mailto:fonderna@migrationsverket.se Vid tekniska problem mejla din fråga till fondernasupport@migrationsverket.se 5

2. Hur du skapar en ansökan om stöd I det här avsnittet beskriver vi hur du gör när du ska lämna in en ansökan om stöd. 2.1. Registrera ansökan om stöd Gå in på http://www.migrationsverket.se/andra-aktorer/eu-fonder.html och klicka på Projektrummet för att skapa ett användarkonto. Skapa ett användarkonto på startsidan genom att klicka på Skapa konto Fyll i Förnamn, Efternamn och E-post och klicka på Skapa konto. Ditt användarnamn och lösenord skickas till den e-post adress du har angett. Får du ingen e-post inom cirka 15 minuter kontrollera ditt Spamfilter. Om det inte har kommit fram, skicka ett e-postmeddelande till fonderna-support@migrationsverket.se För att fylla i din ansökan om stöd väljer du Skapa ansökan. Om du av misstag skapar en ansökan tar du bort den genom att trycka på papperskorgen. Tips-rutan leder till vår hemsida med information om hur du förbereder och söker i Projektrummet När du klickar på Skapa ansökan ska följande sektioner fyllas i: Organisation Utlysning Projekt Beskrivning Budget Kontrollera och skicka in ansökan 6

2.2. Organisation Under den här sektionen ska ni fylla i information som rör er organisation. Under den här sektionen lämnar du bland annat uppgifter om behörig firmatecknare för projektet. Efter sektionen Organisation kommer sektionen Utlysning. 2.3. Utlysning Under den här sektionen ska du välja rätt utlysning för din ansökan och rätt nationellt mål inom vilket projektet kommer att arbeta. Inom respektive nationellt mål i det nationella programmet finns prioriterade finansieringar (en eller flera) formulerade med exempel på insatser. I er ansökan ska ni ange vilken prioriterad finansiering ert projekt kommer bedriva sin verksamhet inom. För vägledning se Sveriges nationella program för AMIF. Nationella programmet styr hur fondens medel får användas i Sverige. 7

2.3.1. Uppgifter om utlysning, nationellt mål och prioriterad finansiering I rullistan ovan väljer du den utlysning med diarienummer som projektansökan gäller. Markera den utlysning som di ska ansöka i. I detta avsnitt anger ni även vilka specifika och nationella mål ert projekt kommer att arbeta mot. AMIF fonden medfinansierar projekt inom tre specifika mål (SM): Specifikt mål 1: Asyl Specifikt mål 2: Integration och laglig migration Specifikt mål 3: Återvändande Under varje specifikt mål finns ett antal nationella mål som specificerar i vilka politikområden projekten kan få stöd. Specific mål 1: Asyl Nationellt mål 1: Mottagnings- och asylsystem Nationellt mål 2: Utvärdering Nationellt mål 3: Vidarebosättning Specifikt mål 2: Integration och laglig migration Nationellt mål 1: Laglig migration Nationellt mål 2: Integration Nationellt mål 3: Kapacitet Specifikt mål 3: Återvändande Nationellt mål 1: Kompletterandeåtgärder Nationellt mål 2: Återvändandeåtgärder Nationellt mål 3: Samarbete 8

Varje nationellt mål innefattar i sin tur ett antal prioriterade finansieringar. En prioriterad finansiering är en typ av en konkret insats som kan medfinansieras från fonden. För att få mer information om de prioriterade finansieringarna läs Sveriges nationella program för AMIF Läs gärna mer på vår webbplats om de nationella målen som är aktuella i den här utlysningen. En komplett ifylld sektion kan exempelvis se ut såhär: Observera att Du ska endast välja ett nationellt mål och en prioriterad finansiering. Det inte är möjligt att efter inskickad ansökan ändra valt specifikt mål. När du har valt utlysning, kan det inte ändras senare. 9

2.3.2. Målgrupp Asyl-, migrations- och integrationsfonden, AMIF medfinansierar insatser som inriktar sig mot målgruppen tredjelandsmedborgare. Tredjelandsmedborgare är personer som är medborgare i ett land utanför EUs medlemsstater. Även personer som kommer på anknytning till Sverige kan vara målgrupp i projekten under förutsättning att de är tredjelandsmedborgare. Personer med dubbelt medborgarskap, till exempel medborgare i både tredjeland och inom EU, är inte målgrupp för Asyl-, migrations- och integrationsfonden. Välj den målgrupp eller de målgrupper som projektet vänder sig till och beskriv hur ni kommer att arbeta med målgrupper och deltagare i projektet. Personerna inom dessa målgrupper ska vara i fokus när ni planerar och genomför ert projekt. Det kommer att följas upp löpande av funktionen för fonderna att dessa personer har gynnats av insatserna. I projektet behöver ni hitta en metod som säkerställer att de personer som projektet arbetar gentemot överensstämmer med angivna målgrupper. Har du ytterligare frågor om just målgrupper, kontakta oss på funktionen för fonderna. 2.4. Projekt Under den här sektionen ska ni uppge projektnamn, projektperiod samt lägga in kontaktuppgifter till projektledare och projektekonom i projektet. När en ny kontaktperson registreras skickas ett mejl med information att denne har lagts till som kontaktperson för ert projekt. Observera att: Det går inte att ändra namn och e-post på redan angivna kontaktpersoner. 10

2.5. Beskrivning Här lämnar du information som rör alla delar av projektets genomförande. För varje sektion finns en förtydligande text som ska ge vägledning i vad ni förväntas fylla i. Exempelvis beskriver texten vad och hur ni bör uppge nödvändig information för er ansökan. Du kan själv välja i vilken ordning du fyller i fälten. 2.5.1. Bakgrund Sektionen Bakgrund ska ge information om bakgrund, syfte, behovs- och problemanalys samt ge en sammanfattning (på svenska och engelska) av projektet. Sammanfattningen ska kunna användas när projektet presenteras för externa aktörer. Den ska därför vara skriven så att en extern aktör lätt kan förstå vad projektet handlar om och förväntas leda till. 2.5.2. Mål och indikatorer Under sektionen Mål och indikatorer förväntas du lämna information om projektets mål och delmål och förväntade resultat som projektet ska ha uppnått när det är genomfört. Vidare omfattar den här sektionen uppgifter om ert projekts koppling till gemensamma såväl som specifika indikatorer där ett ingångsvärde och ett slutvärde ska beskrivas. De gemensamma indikatorerna har fastställts i Europaparlamentets och Rådets förordning (EU) nr 516/2014 av den 16 april 2014, bilaga IV. Indikatorerna ska mäta de resultat som projektet bidrar till att uppnå på nationell nivå. Läs även Sveriges nationella program för AMIF. Observera att: Du ska ange så många indikatorer som ert projekt kan rapportera mot. Det är viktigt att också redovisa när och hur projektet mäter resultat utifrån angivna indikatorer. Redovisa tydligt val av metoder och innovativa inslag. 2.5.3. Aktivitets- och tidplan Under sektionen Aktivitets- och tidplan beskriver ni projektets samtliga aktiviteter under projekttiden. Expandera till fler rader genom att klicka på +Lägg till ny rad. 11

Observera att: Tabellen endast sorterar efter vald numrering, inget annat. Alla aktiviteter i listan ska kopplas till en budgetpost i finansplanen om det finns en kostnad. Ni förväntas redovisa genomförandet av aktiviteter i kommande kvartalsrapporteringar. 2.5.4. Projektorganisation Sektionen tar upp tidigare erfarenheter av projekt och EU-projekt samt en del där ni ska mata in och beskriva er projektorganisation. Varje befattning ska beskrivas så detaljerat som möjligt för att ge en klar bild av varje persons roll i projektorganisationen. 2.5.5. Riskanalys Under sektionen Riskanalys värderar du sannolikheten för en risk och uppskattar vilka konsekvenser det får om händelsen uppstår. Genom att multiplicera värdet av sannolikheten och konsekvenserna får ni sedan fram ett riskvärde (R/V, 1-25) som ger en vägledning kring hur allvarlig risken är. Både obligatoriska risker för ert projekt att ta ställning till liksom egna identifierade risker ska redovisas i den här sektionen. Ni behöver också fylla i de åtgärder ni avser vidta för att minimera riskerna. 2.5.6. Långsiktigt införlivande Under sektionen Långsiktigt införlivande beskriver du en plan för hur projektet ska leva vidare efter projektets avslut. Det kan till exempel vara genom en överlämning till någon eller införlivande i ordinarie verksamhet. 2.5.7. Spridning och synlighet Beskriv på vilket sätt projektets resultat kommer att spridas, både under och efter projekttiden. När det gäller synliggörande av EU medfinansiering, ta hjälp av informationen som finns publicerad på vår webbplats. Läs mer här. 2.5.8. Utvärdering Under sektionen Utvärdering ska ni beskriva hur, när och med vilken metod ni kommer att utvärdera ert projekt. Beskriv så detaljerat som möjligt hur arbetet kommer att genomföras 2.5.9. Samarbetspartner Den här sektionen handlar om projektets olika samarbeten. Beskriv tydligt hur projektet avser samarbeta med andra aktörer och tanken bakom samarbetet. 12

2.5.10. LOU Under sektionen LOU finns frågor som projektet behöver svara på kring skyldigheter att följa lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). 2.5.11. Finansiering Under sektionen Finansiering uppger du om projektet har stöd, samarbeten eller annan finansiering till projektet. 2.6. Budget Här lämnar du information om projektets budget. De budgetposter som registreras ska kunna kopplas till aktiviteter i projektet och vara nödvändiga för genomförandet av ert projekt. Ni kan inte lägga till poster för oförutsedda utgifter. 2.6.1. Budgetöversikt Under den här sektionen skapas en övergripande sammanställningen av projektets budget, men först efter avsnittet nedan, Kostnader fyllts i komplett. 2.6.2. Kostnader Här registrerar du de utgifter som utgör projektets kostnader. Kostnadsslagen expanderas genom att du klickar på plustecknet framför varje rad. Det är viktigt att dessa uppgifter är registrerade först för att du ska kunna se dem i Budgetöversikten. 13

Observera att: Du får fram nya rader genom att klicka på + Lägg till ny rad. Om du lägger till rader utan att lägga in data i varje inmataningsfält i raden, så kommer du att få ett felmeddelande om detta när du försöker skicka in ansökan. Radera därför alltid ofullständiga rader genom att trycka på papperskorgen i slutet av raden. När du registrerar nya budgetposter måste du alltid ange vilken organisation som ska bära kostnaden. Dessa organisationer lägger du till under sektionen Finansiering. Om ert projekt genomförs av en organisation kommer er organisation vara det enda alternativ som går att välja, men i de fall projektet ska genomföras av flera aktörer kommer du även att kunna välja aktuella projektpartners. 14

När du lägger till en ny rad har du möjlighet att registrera en kommentar genom att klicka på ikonen bredvid papperskorgen. I kommentarsfältet ska du förtydliga budgetposten samt koppla till aktiviteter i projektet, informationen ska ge en mer detaljerad beskrivning. När du fyllt i informationen trycker du på Stäng. Du ser att din kommentar har registrerats genom att ikonen grönmarkeras. 15

2.6.3. Finansiering För att registrera projektets finansering expanderar du respektive finansieringsrad genom att klicka på plustecknet framför varje rad. Om du lägger till rader utan att lägga in data i varje inmataningsfält i raden, så kommer du att få ett felmeddelande om detta när du försöker skicka in ansökan. Radera därför alltid ofullständiga rader genom att trycka på papperskorgen i slutet av raden. 3. Kontrollera och skicka in ansökan När du fyllt i samtliga sektioner går du till sektionen Kontrollera och skicka in ansökan. Observera att: Det är viktigt att du har gått igenom ansökan ordentligt. Inga ändringar kan göras efter att ansökan har skickats in till funktionen för fonderna. 16

Under sektionen Kontrollera och skicka in ansökan finns två knappar. 3.1. Kontrollera ansökan Kontrollera alltid din ansökan innan du skickar in den. Det gör du genom att välja Kontrollera ansökan och sedan Verkställ. Då öppnas Kör flödesmenyn och ett kontrollflöde påbörjas för att säkerställa att alla nödvändiga uppgifter finns med er ansökan. I rubriken står Skicka in ansökan om stöd. Rubriken är samma oavsett om du väljer Kontrollera eller Skicka in ansökan-knappen. Om något är felaktigt får du information om detta i form av röda varningar. Du får information om vad varningen innebär genom att klicka på den. Se nästa sida. 17

För att åtgärda de avsnitt där något blivit fel måste du gå tillbaka och korrigera uppgifterna. Du lämnar kontrollflödet genom att trycka på Stäng. Först när alla avsnitt visas som på bilden nedan kan du skicka in din ansökan. 18

3.2. Skicka in ansökan När du kontrollerat ansökan och säkerställt att den innehåller all nödvändig information är ansökan klar att skicka in. Detta gör du genom att klicka på Tryck därefter Verkställ. När du klickat på Skicka in ansökan kommer systemet att påbörja kontrollflödet för att säkerställa att alla nödvändiga uppgifter finns med. Om inga fel upptäcks i kontrollen kommer er ansökan om stöd att registreras i systemet. Systemet skapar då ett diarienummer för er ansökan. 19

3.3. Ärendestatus När ansökan är inskickad får den ett diarienummer i systemet som visas överst på sidan, under rubriken Ansökan om stöd i samtliga sektioner. Nu är din ansökan inkommen till oss. I systemet visas status Inkommet. När ansökan har fått en projektkoordinator hos oss får den ärendestatus Under beredning 4. Bra att veta Diarienumret ska klart och tydligt framgå på er bekräftelse på Ansökan om stöd (skrivs i rutan Projektets diarienummer) som skickas in av behörig firmatecknare. Funktionen för fondernas webbplats. Har du problem eller frågor om Projektrummet skicka din fråga till fonderna-support@migrationsverket.se Har du ytterligare frågor finns möjlighet att kontakta funktionen för fonderna på mailto:fonderna@migrationsverket.se 20