Version 1.0 (april 2016) Hälsa. Miljö. Säkerhet. HMS FÖR LEDARE Det viktigaste som du som ledare behöver veta vad gäller ditt HMS-ansvar.
HMS för ledare 2 INNEHÅLL Sid 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 23 Inledning Ditt HMS-ansvar som VD Mellanchefens ansvar/roll i arbetsmiljöarbetet Lagar, regler och tillsyn HMS-arbetets omfattning Krav på dokumentation Utbildning/kunskapskrav Utbildning. Val av kursleverantör Skyddsombud (Arbetsmiljöombud) Ohälsan har ökat med drygt 70 % sedan 2010 Inspektion, Arbetsmiljöverket Påföljder för arbetsgivaren om lagen inte följs Är din verksamhet redo för granskning? Systematiskt arbetsmiljöarbete Arbetsgivarens och arbetstagarens ansvar Känner dina anställda till verksamhetens aktiva arbete med HMS? HMS-arbetet i praktiken. Gör det enkelt. Vad ska HMS-handboken innehålla? Pappersbaserad eller elektronisk HMS-handbok? Val av metod för genomförande. Sätt upp kriterier redan från början. HMS konkurrenskraft och omdöme Källhänvisningar! Observera att innehållet i denna publikation är av grundläggande karaktär.
HMS för ledare 3 Att tänka det, önska det, till och med vilja det men att göra det! Henrik Ibsen (Peer Gynt) Inledning De flesta ledare är medvetna om att de har ett ansvar för att verksamheten ska ha en plan för sitt HMS-arbetet, och att det som formulerats i planen ska genomföras. Ändå är det en utmaning att få gjort arbetet i praktiken. Arbetet som ska göras, blir lätt framskjutet för att andra uppgifter prioriteras. Vi vet att det i en ledares vardag ges lite utrymme för att fundera över HMS-frågorna och vad de egentligen innebär. Därför har vi sammanställt det här häftet som ger dig en bra bild av det viktigaste som du behöver veta om ditt HMS-ansvar. Arbetet är kanske enklare och mindre omfattande än du tror. Vi vill också visa dig fördelarna som ligger i att ha ett bra system runt HMS-arbetet i din verksamhet. Sist, men inte minst, hoppas vi att detta häfte kan motivera och hjälpa dig att komma i gång med att faktiskt göra det. Bästa hälsningar Medarbetarna på Tholin & Larsson FÖREBYGGANDE ARBETE LÖNAR SIG! En omfattande internationell forskningsrapport från ISSA (International Social Security Association) visar att varje krona investerad i förebyggande arbetsmiljöarbete inom företag ger 2,20 kr tillbaka. Man talar om begreppet Return on Prevention (fritt översatt Avkastning från förebyggande arbetsmiljöarbete ). En viktig slutsats i rapporten visar att arbetsmiljöarbete inte bara är en lagstadgad skyldighet för arbetsgivaren och en framgångsfaktor för lyckade affärer utan även ger företagen en förväntad avkastning.
HMS för ledare 4 Ditt HMS-ansvar som VD Som VD ska du sköta den löpande förvaltningen av bolagets verksamhet. Ansvaret för arbetsmiljön ingår i den löpande förvaltningen. Det är arbetsgivaren som har ansvaret för att arbetsmiljön är god och säker så att medarbetarna inte utsätts för risk för olycksfall och ohälsa. Som VD är du arbetsgivarens ställföreträdare och därmed ansvarig för arbetsmiljön och dess tillhörande föreskrifter. Det finns ett personligt straffrättsligt ansvar kopplat till reglerna om arbetsmiljö. Detta innebär att en VD kan bli ansvarig för arbetsmiljöbrott om inte reglerna följs. Delegering VD kan och bör delegera arbetsmiljöarbetet till sina avdelningschefer. Avdelningscheferna måste i och med beslutet om delegering ha kunskap om arbetsmiljöfrågorna. För att delegeringen ska vara giltig ska den vara skriftlig och det ska finnas en budget för arbetet med HMS-frågorna. Arbetsgivaren VDn är ansvarig för arbetsmiljön och ska vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall instruera och informera de anställda för att undvika risker ha en organisation för rehabiliterings- och arbetsanpassningsverksamhet anlita företagshälsovård eller annan aktör som bedöms likvärdig
HMS för ledare 5 Mellanchefernas ansvar/roll i arbetsmiljöarbetet Cheferna företräder arbetsgivaren i det dagliga arbetet och i relation till underställd personal, men är själva arbetstagare i relation till sin högre chef. Chefen har ett tydligt uppdrag att driva en viss verksamhet eller del av den och se till att den fungerar. I det löpande arbete som ska skötas ligger även arbetsmiljöarbetet. Chefen ska organisera arbetet så att produktionen av varor och tjänster utförs mot uppställda mål. Att verksamheten fungerar kan definieras som att den uppfyller de interna och externa kraven. Interna krav kan exempelvis vara verksamhetsplaner, produktionsmål och policies. Lagstiftningen är ett exempel på externa krav. Chefens viktigaste uppgift är att leda och fördela arbetet så att medarbetarna kan utföra de uppgifter som krävs för att nå verksamhetens mål. Ledarskapet är många gånger nyckeln till medarbetarnas engagemang för arbetet. Chefen behöver kunskap för att kunna fullgöra sitt uppdrag, bland annat om roller och samverkan i arbetsmiljöfrågor. Denna kunskap kan han eller hon tillägna sig genom exempelvis utbildning.
HMS för ledare 6 Lagar, regler och tillsyn Arbetsmiljölagen är grundläggande för allt arbetsmiljöarbete och kompletteras av arbetsmiljöförordningen. För den dagliga verksamheten på arbetsplatsen kompletteras lagen av föreskrifter och allmänna råd från Arbetsmiljöverket. Föreskrifterna anger i detalj hur arbetsgivare ska bedriva sitt arbetsmiljöarbete. Du hittar samtliga föreskrifter på Arbetsmiljöverkets hemsida: www.av.se
HMS för ledare 7 HMS-arbetets omfattning Arbetsmiljöarbetet ska anpassas till verksamheten. Beroende på bransch kan det skilja hur omfattande arbetet kommer att bli. En del företag har komplexa behov, då krävs ett mer omfattande arbete. Antalet anställda och risknivå är viktiga faktorer som har betydelse i bedömingen av hur omfattande arbetet kommer att bli. Vid låg risk och få anställda är det enkelt att genomföra arbetet. Vid hög risk blir arbetet mer omfattande. Arbetet är också mer omfattande vid låg risk med många anställda. FÅ ANSTÄLLDA MÅNGA ANSTÄLLDA
HMS för ledare 8 Krav på dokumentation Alla företag med anställd personal, oavsett storlek och verksamhetsområde, ska ha en arbetsmiljöpolicy. Policyn ska visa vilken arbetsmiljö företaget vill uppnå. Det behövs dokumentation för att kunna planera och följa upp arbetsmiljöarbetet på ett bra sätt. Handlingsplaner, riskbedömningar och instruktioner för allvarliga risker ska dokumenteras skriftligt av alla företag. Har företaget minst tio anställda i verksamheten ska arbetsmiljöpolicy, rutiner, riskbedömning, handlingsplan, uppgiftsfördelning, instruktioner och resultat av den årliga uppföljningen vara skriftligt dokumenterade. Oavsett storleken på företaget måste arbetsgivarens bedömning av riskerna för ohälsa och olycksfall dokumenteras.
HMS för ledare 9 Utbildning/kunskapskrav för VD och mellanchefer Utbildning som riktar sig till ledare bör täcka följande kunskapsområden: Krav på dokumentation Genomgång av krav och förpliktelser VDs ansvar/mellanchefens roll HMS-ekonomi Kartläggning av riskvärdering av verksamheten Registrerings- och anmälningskrav Arbetsmiljöfaktorer, till exempel ergonomi, organisatorisk och social arbetsmiljö Sjukfrånvarouppföljning Praktiska råd, tips och hjälp i HMS-arbetet
HMS för ledare 10 Val av kursleverantör Ett effektivt arbetsmiljöarbete kräver kunskap. Deltar du på Tholin & Larssons kurser innom arbetsmiljöområdet får du kännedom om vad som krävs av dig som chef/ledare. Du får också konkreta tips på hur du måste arbeta för att inte bryta mot lagen. KURSTIPS Arbetsmiljöarbetet vilket ansvar har du som arbetsgivare? Effektiv heldagskurs. Arrangeras både vår och höst i Stockholm, Göteborg och Malmö. tholin.se/kurs
HMS för ledare 11 Arbetsgivaren och de anställda ska samarbeta för att skapa en god arbetsmiljö. Arbetsmiljölagen Skyddsombud (Arbetsmiljöombud) Ett skyddsombud (arbetsmiljöombud) är arbetstagarnas valda ombud i arbetsmiljöfrågor, men har inget eget ansvar för arbetsmiljön. Skyddsombud ska utses på arbetsplatser med minst fem anställda. De fungerar som arbetstagarnas representant både för ordinarie och inhyrd personal. Skyddsombud är företrädare i frågor som rör arbetsmiljön och utses av den lokala fackliga organisationen. Om det inte finns någon sådan kan de utses direkt av arbetstagarna. Skyddsombud ska verka för en bra arbetsmiljö, bevaka skydd mot ohälsa och olycksfall och bevaka att arbetsgivaren uppfyller kraven i arbetsmiljölagen. En arbetsledning som samverkar med skyddsombud och medarbetare är viktig för arbetsmiljön. Samverkan kan leda till resultat som kan påverka företagets lönsamhet. Exempel på sådana resultat är: Minskad sjukfrånvaro Effektivare arbetsprocesser Färre fel och högre kvalitet Har du frågor? Ring till Tholin & Larssons experter inom lön, personal/hr och arbetsmiljö. Tel: 031-84 01 80 Frågor?
HMS för ledare 12 Ohälsan har ökat med drygt 70 % sedan 2010 Den 31 mars 2016 började Arbetsmiljöverkets nya föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö att gälla. En ny undersökning som Arbetsmiljöverket genomfört bekräftar problemet med ökande ohälsa; över hälften av arbetsgivarna och arbetstagarna känner någon som de anser riskerar att bli sjuk på grund av stress på jobbet. Antalet anmälda arbetssjukdomar som beror på de här orsakerna har ökat med drygt 70 procent sedan år 2010. Det visar den officiella arbetsskadestatistiken. Alltför mycket arbete eller för hög arbetstakt och problem i relationerna på arbetsplatsen ligger bakom siffrorna. En ny undersökning gjord på uppdrag av Arbetsmiljöverket bekräftar också den bilden. Över hälften av de cirka 1 000 arbetsgivarna och 2 000 arbetstagarna som tillfrågades känner någon som är i riskzonen för att bli sjuk på grund av stress på jobbet (55 procent respektive 72 procent). Många känner också någon som blir eller har blivit mobbad eller kränkt på jobbet (36 procent respektive 44 procent). Utöver det mänskliga lidandet för individen är detta en stor kostnad för både arbetsgivare, företag och samhället i stort. Det finns också gediget stöd i forskningen när det gäller kopplingen mellan dålig arbetsmiljö och exempelvis depression, utmattningssyndrom och hjärt- och kärlsjukdom. Pressmeddelande den 9 mars 2016, Arbetsmiljöverket
HMS för ledare 13 Arbetsmiljöverket ser till att lagar och regler följs Genom att: Inspektera och kräva in uppgifter. Meddela förelägganden och förbud. Inom verket är det arbetsmiljöinspektionen som utför arbetsuppgifterna. Arbetsmiljöverkets kontroller genomförs till stor del där det bedöms finnas stora arbetsmiljörisker, men de genomförs också som projekt och kampanjer som riktas mot särskilda arbetsmiljöproblem eller branscher. Så går en inspektion till: Oftast får du som arbetsgivare veta att Arbetsmiljöverket tänker komma på besök. Det sker via brev, e-post eller telefon. Du får då också information om vad inspektionen kommer att handla om och hur du kan förbereda dig. Arbetsmiljöverket har dock rätt att komma oanmälda. Vid inspektionen vill Arbetsmiljöverket träffa både arbetsgivare och arbetstagare. Arbetstagarna brukar representeras av skyddsombud. Påföljder för arbetsgivaren om lagen/föreskrifterna inte följs Föreläggande Förbud Sanktionsavgifter Vite Böter eller fängelse
HMS för ledare 14 Är din verksamhet redo för granskning? Arbetar ni aktivt med HMS på din arbetsplats? Är ni förberedda om det genomförs en granskning? I de allra flesta fall genomförs inspektion efter att företaget meddelats innan, men det sker även inspektioner som är oanmälda. Sker en granskning av verksamheten är det av central betydelse att dokumentation finns tillgänglig. I begreppet arbetsmiljö ingår fysiska, psykologiska, sociala och organisatoriska arbetsförhållanden. Hur har ni det på arbetsplatsen? Vad bidrar till att det känns bra? Hur kan det bli bättre? Svaren på dessa frågor ger troligtvis några exempel på vad som är viktigt för att skapa en bra arbetsmiljö på just er arbetsplats. Ett fungerande arbetsmiljöarbete är avgörande för att främja god hälsa och förebygga orsaker till ohälsa på jobbet. Det är arbetsgivarens ansvar att arbetsmiljön är god och att ingen blir sjuk eller skadar sig på grund av arbetet.
HMS för ledare 15 Systematisk arbetsmiljöarbete Arbetsgivarens ansvar Arbetsgivaren ska undersöka, genomföra och följa upp verksamheten så att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och att man uppnår en tillfredsställande arbetsmiljö, bland annat genom att göra riskbedömningar utreda ohälsa, olycksfall, allvarliga tillbud genomföra åtgärder kontrollera åtgärderna fördela arbetsmiljöuppgifter årlig uppföljning Arbetstagarens ansvar medverka i arbetsmiljöarbetet följa föreskrifter delta i genomförandet av åtgärder använda skyddsanordningar och personlig skyddsutrustning
HMS för ledare 16 Känner dina anställda till verksamhetens aktiva arbete med HMS? Fungerar det dagliga HMS-arbetet i din verksamhet? Vet de anställda var de får svar när de har frågor om arbetsmiljön? Vet de vem hos er de ska vända sig till om de har en arbetsmiljöfråga? Det är viktigt att verksamheten har en struktur och dokumenterade policies och dokument för att arbetsmiljöarbetet ska fungera i praktiken. Det är också viktigt att dokumenten är lättillgängliga. Vem kan jag tala med vad gäller problemet med den tjocka mattan som alla snubblar på i entrén? En potientiell kund undrar hur vi arbetar med HMS-arbetet på företaget. Har vi rutiner som följer upp sjukfrånvaro? HMS-HANDBOK PÅ NÄTET OCH MOBIL Samlar information om verksamhetens HMS-arbete. tholin.se/handbocker/hms-handbok/
HMS för ledare 17 HMS-arbetet i praktiken gör det enkelt För att uppnå ett effektivt HMS-arbete i verksamheten krävs att företaget har bra rutiner och system för dokumentation, uppföljning och genomförande. Vad är ett bra HMS-system? Svaret bör vara ett system som fungerar i praktiken. Systemet bör vara användarvänligt. Det ska vara lätt att arbeta systematiskt med HMS i enlighet med lagstifningen samt verksamhetens interna mål och rutiner. Systemet ska också underlätta så att det bli en naturlig del i det dagliga arbetet. Handboken bör tydliggöra kritisk information kring hur uppgifter och processer skall utföras, steg-för-steg. HMS-handboken är ett levande dokument/arbete som ständigt uppdateras och förändras. Tidigare fanns dessa handböcker i tryckt form. Med dagens nya system finns det mycket effektiva verktyg som underlättar arbetet med att komma igång snabbt. Väl igång så finns en plattform ett system för daglig dokumentation, uppföljning och genomförande. Systemets innehåll måste naturligtvis anpassas till verksamheten och de förhållanden som är lämpliga för företaget och branschen. I vissa fall krävs en mer komplex lösning med många anpassningar och i andra fall behövs bara ett enkelt system. Sådana här lösningar behöver inte vara särskilt kostsamma.
HMS för ledare 18 Vad ska HMS-handboken innehålla? Innehållet i verksamhetens HMS-handbok är olika beroende på verksamhet och bransch. Som ett första steg är det viktigt att göra en kartläggning av verksamheten. Det är viktigt att undersöka och bedöma risker inom HMS för att därefter göra en handlingsplan. undersökning genomförande ansvar samverkan företagshälsovård arbetsmiljöpolicy rutiner uppgifter kunskaper uppföljning Verksamhetens HMS-handbok bör innehålla följande: Verksamhetens mål Organisation Värdering av risker Handlingsplaner Rutiner för hantering av fel Vem som ansvarar för vad i de olika delarna Handboken bör också innehålla: Checklistor, rutinbeskrivningar, tips och vägledning och andra praktiska verktyg som gör HMS-arbetet enklare att genomföra i praktiken Hänvisning till vilka lagar och föreskrifter som gäller för verksamheten Mötesprotokoll och annan dokumentation
HMS för ledare 19 Pappersbaserad eller elektroniskt HMS-handbok? Det finns inte några specifika krav på hur en HMS-handbok ska se ut. Det viktigaste är att den fungerar och används i verksamheten. Det är fortfarande många företag som väljer att ha en pappersbaserad HMS-handbok även om många väljer att gå över till elektroniska och webbaserade lösningar. Väljer verksamheten ett webbaserat system så är fördelarna många: Informationen och verktygen finns alltid tillgängliga för de anställda. Allt samlat på ett ställe. Tillgängligheten leder till delaktighet och engagemang hos medarbetarna i organisationen. Det är enkelt att hålla handboken uppdaterad. Enkelhet och ordning och reda. Det är lätt att göra steg-för-stegprocesser på vad som ska utföras i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Ett webbaserat system som är mobilanpassat kan enkelt användas i smartphones och på mobila enheter, vilket är en stor fördel om medarbetarna i verksamheten behöver nå HMS-handboken utanför arbetsstället. Allt HMS-material samlat på ett ställe Tala med oss om webbaserad HMS-handbok. Ring oss gärna på 031-84 01 80
HMS för ledare 20 Val av metod för genomförande Sätt upp kriterier redan från början Vid värdering av vilken lösning/vilket system som din verksamhet ska tillämpa eller välja så är det viktigt att redan från början sätta upp ett antal kriterier att utgå från. Kriterierna kan t ex vara att sträva efter att ha ett flexibelt system, där det är det är enkelt att strukturera, lägga till och administrera informationen. Är det viktigt att systemet är lättillgängligt för alla anställda, även utanför arbetsstället? I så fall är ett webbaserat system att föredra. Finns redan resurser i verksamheten som kan anpassa HMS-handboken efter lagar, föreskrifter och gällande kollektivavtal. Eller kan det behövas stöd och hjälp av någon kan, och som har gjort arbetet tidigare? Överväger ni att köpa ett redan befintligt system? Att bygga ett system från grunden tar ofta längre tid än man tror. Kan det vara värt att att investera i ett redan befintligt HMS-system, där det erbjuds projektledare som snabbt kan sätta upp en struktur och en lösning med kvalitetssäkrat innehåll i form av förslag på rutiner, processer, checklistor, mallar och dokument. Att sätta upp och implementera en HMS-handbok kan vara antingen enkelt eller komplext. Allt beror på din verksamhet, bransch och antal anställda. Det finns hjälp att få. Vi är vana vid att hjälpa våra kunder med att sätta upp HMS-handböcker. Ta gärna kontakt med oss för att diskutera er situation.
HMS för ledare 21 HMS = konkurrenskraft och omdöme Konkurrenskraft handlar inte bara om smart marknadsföring eller lägsta pris. I det dagliga arbetet handlar det om att leverera kvalitet och att vara bättre än konkurrenterna på så många områden som möjligt. HMS-handboken kan bli ditt viktigaste verktyg för att uppnå detta. Konkurrenskraft är i praktiken att få kunderna att välja dina produkter och tjänster inte bara en gång, utan varje gång! Kvalitet och kundtillfredställelse är avgörande faktorer för återköp. I kampen om kunderna har du inte råd med missförstånd, felhandlingar, felproduktion, brist på rutiner, att deadline inte kan hållas, kvalitetsavvikelser, missnöje, hög frånvaro, hög personalomsättning etc. De företag som lyckas affärsmässigt, är de som aktivt arbetar med att stävja dessa brister. Det handlar om kvalitet, konkurrenskraft och omdöme och systematiskt arbetsmiljöarbete. Många kunder och leverantörer ställer idag krav på sina samarbetspartners att det ska finnas ett systematiskt och dokumenterat arbetsmiljöarbete inom HMS. Som VD i verksamheten bör du främja och skapa en bra HMS-kultur i verksamheten, där medarbetarna förstår hur viktigt det är med kvalitet, information, kommunikation, involvering och ett bra internt samarbete. Genom ett bra systematiskt HMS-arbete säkrar du kvalitet i alla led och processer och främjar arbetsklimatet i organisationen. I detta arbete behöver du bra verktyg. En bra och genomarbetad och levande HMS-handbok är kanske det viktigaste verktyget som du kan använda för att lyckas med detta.
HMS för ledare 22 En stor del av HMS-arbetet gör ni säkert redan. Förmodligen arbetar du och dina medarbetare redan med HMS-arbetet i den dagliga verksamheten. Ett bra HMS-arbete ger många fördelar; En bra psykosocial arbetsmiljö Låg sjukfrånvaro Minimerad risk för arbetsrelaterade olyckor Bra intern information och kommunikation Bra kvalitet på produktionen av varor och tjänster Med ett ökat fokus på systematik, struktur och dokumentation kommer du dessutom att enkelt se både helheten och delar i kedjan. Detta kommer i sin tur att göra det lättare för dig att upptäcka, åtgärda och förebygga eventuella svagheter. Ett bra HMS-arbete kvalitetsäkrar ditt dagliga arbete och leder till massor av fördelar. Slutligen, se inte ditt HMS-arbete som något du måste göra, utan hellre som en investering i din verksamhet. Det kommer garanterat att löna sig och gör dig till en bättre ledare!
HMS för ledare 23 Källhänvisningar Sidan 3 5 6 11 12 13 15 Källa Forskningsrapport, International Social Security Association (ISSA), Att beräkna kostnader och nytta av investeringar i arbetsmiljöarbete inom företag Prevents hemsida Prevents hemsida Prevents hemsida Pressmeddelande den 9 mars 2016, Arbetsmiljöverket Arbetsmiljöverkets hemsida Arbetsmiljöverkets hemsida
SKATT EKONOMI LÖN PERSONAL HR Tholin & Larsson är ett kunskapsföretag som i mer än 40 år har servat yrkespersoner som arbetar med skatt, ekonomi, lön, personal och HR med informationstjänster och utbildning. Vår vision är underlätta arbetssituationen för våra kunder. Tholin & Larsson AB www.tholin.se I 031-84 01 80 Infotjenester AS www.infotjenester.no