Avdelningen för systemförvaltning och systemdrift Föredragande Per Zettervall Avdelningschef 010-470 03 00 per.zettervall@uhr.se DNR 4.2.2 2631-2013 Datum 2013-06-13 Postadress Box 45093 104 30 Stockholm Besöksadress Wallingatan 2 111 60 Stockholm Telefon 010-470 03 00 Org nr 202100-6487 www.uhr.se Förvaltningsstrategi NyA 2014-2016 Sida 1 (8)
Innehållsförteckning Förvaltningsstrategi NyA 2014-2016... 1 Inledning... 3 Syfte... 3 Förvaltningsobjektet NyA... 3 Antagningssystemets roll... 4 Principer för vidareutveckling och förvaltning... 4 Övergripande förvaltningsuppdrag... 5 Mål för antagningssystemet... 6 Prioriterade utvecklingsområden för antagningssystemet 2014 2016... 7 Ekonomi... 8 Sida 2 (8)
Inledning Syfte Förvaltningsstrategin utgör inriktningsdirektiv till arbetet med den årliga förvaltningsplanen för förvaltningsobjektet NyA. Dokumentet har sin grund i övriga styrande dokument som UHR:s regleringsbrev, verksamhetsplan och budget och utgör en länk till de mer specificerade planerna i förvaltningen. Dokumentet vänder sig till nyckelpersoner inom förvaltningsorganisationen samt intressenter som ska ha insyn i styrningen av antagningssystemet NyA:s förvaltning. Strategin är utformad så att de första två avsnitten (Antagningssystemets roll och Övergripande förvaltningsuppdrag) är en sammanfattning av styrande dokumentation avseende förvaltningen. Därefter kommer två målrelaterade avsnitt och till sist ett avsnitt om ekonomiska mål och hur förvaltningen ska finansieras. Avsnitten Övergripande förvaltningsuppdrag och de därpå följjande ska ses som den strategiska inriktningsdelen av förvaltninsgstrategin. Förvaltningsobjektet NyA Förvaltningen av antagningssystemet NyA sker enligt UHR:s förvaltningsmodell, modellen bygger på Affärsmässig systemförvaltning, en förvaltningsmodell framtagen av företaget På. Affärsmässig systemförvaltning har i sin senaste version (2008) fått namnet PM3. Förvaltningsobjektet NyA omfattar NyA-systemet: o NyA-klienten (användargränssnitt för handläggare, systemadministratörer m.fl.) o Sökandewebben Antagning.se/Universityadmissions.se o NyA-webben (webbgränssnitt för sällananvändare av NyA) o Gränssnitt mot externa system o NyA Open (kopia på databasen i NyA) o Beda (den nationella betygsdatabasen) Verksamhetsprocessen som systemet stödjer Dokumentationen om systemet och processen. Förvaltningsobjektet syftar till att stödja verksamheten Antagning till universitet och högskolor. Resultatet av aktiviteterna inom verksamheten är Genomförda antagningar till universitet och högskolor. I dokumentet används, beroende på sammanhanget, omväxlande begreppen NyAsystemet och förvaltningsobjektet NyA. Sida 3 (8)
Antagningssystemets roll UHR erbjuder tjänster inom verksamhetsområdena antagningsproduktion och systemförvaltning till universitet, högskolor och andra statliga myndigheter. UHR har genom antagningssystemet NyA en central roll med krav på kontinuerligt förändrad funktionalitet i systemet, förbättrad information och effektiva ärendeflöden. NyA är UHR:s viktigaste systemstöd för de tjänster som UHR erbjuder lärosätena och är samtidigt ett av lärosätenas viktigaste system inom det studieadministrativa området. Antagningen av studenter till lärosätena ska kunna effektiviseras och förenklas genom det systemstöd och de tjänster som förvaltningsobjektet NyA och UHR erbjuder. Lärosätenas gemensamma användning av antagningssystemet ska medföra att den sökande får total överblick över det tillgängliga utbildningsutbudet. Den sökande ska kunna anmäla sig till såväl kurser som program genom ett lättförståeligt anmälningsförfarande via en webbportal Antagning.se/Universityadmissions.se. Antagningssystemets roll som informationsbärare till andra system är viktig. System hos andra myndigheter och organisationer är beroende av den information som finns i NyA. NyA måste därför på ett effektivt och högkvalitativt sätt kunna kommunicera med dessa system. En av de största effekterna av införandet av NyA är den gemensamma registreringen av sökandes meriter. Sökandes meriter registreras en gång och finns sedan åtkomliga i NyA för alla handläggare oavsett om de sitter på ett lärosäte eller på UHR. I och med att de flesta meriter i form av gymnasiebetyg och akademiska meriter överförs automatiskt minskar resursbehovet avseende manuell handläggning samtidigt som risken för att meriter förfalskas minskar. NyA ger möjlighet för UHR och lärosäten att organisera själva handläggningsarbetet på ett effektivare sätt än tidigare. Samarbetet sker bland annat inom två olika virtuella organisationer: en för utländska gymnasiebetyg och en för utländska akademiska meriter. Principer för vidareutveckling och förvaltning Det är viktigt att den sökande och samhället i övrigt har stort förtroende för systemets funktionalitet. Rättssäkerheten för den sökande måste alltid komma i första hand. Samtidigt ska systemet i största möjliga mån enkelt kunna anpassas till lag- och förordningsändringar såväl som förändringar av sökandemönster och arbetsprocesser. För framtiden är det viktigt att arbetet med att förbättra systemet för handläggare och sökande fortsätter samtidigt som systemet anpassas till förändringar i regelverk och liknande. Styrande för vilka förändringar som genomförs och som fastställs i den årliga förvaltningsplanen är att förbättringarna ska möjliggöra kvalitetsvinster i antagningsprocessen, förbättra sökandekommunikationen och tillgodose de sökandes och lärosätenas krav på rättssäkerhet. Prioritering av förvaltningsåtgärder ska ske utifrån beräknad verksamhetsnytta och kostnadsbesparing. Förvaltningen ska säkerställa att den tekniska kvaliteten i systemet kan upprätthållas vid vidareutveckling och systemunderhåll. Vidare ska förvaltningen säkerställa att systemet hanterar belastningstoppar, exempelvis i samband med sista anmälningsdag och då sökande ska svara på sina antagningsbesked. Sida 4 (8)
Övergripande förvaltningsuppdrag Det övergripande förvaltningsuppdraget avser förvaltningsuppgifter som ska säkerställa att antagningssystemet fyller sitt syfte i verksamheten. Strategi Förvaltningsstrategin ska uppdateras varje år inför arbetet med verksamhetsplan och förvaltningsplan. Strategin ska säkerställa att NyA i varje läge är anpassat till gällande lagar, förordningar, övriga styrande regelverk samt lärosätenas och sökandes behov. Fokus på lärosäten och övriga intressenter UHR ska tillhandahålla verktyg och rutiner för att säkra att antagningssystemets användare och intressenter kan kommunicera sina behov av systemstöd. UHR ska tillhandahålla verktyg och rutiner för att säkra att antagningssystemet kan utnyttjas i högskolornas verksamhetsutveckling. UHR ska sprida kunskap om effektivt systemanvändande och ny funktionalitet genom att publicera systemdokumentation och genom att delta vid regionala eller nationella träffar inom det studieadministrativa området. Systemförvaltning Antagningssystemet ska förvaltas enligt UHR:s modell för systemförvaltning. UHR ska tillhandahålla verktyg och rutiner för att fånga upp ändringsförslag samt kvalificera, prioritera och planera systemändringar. Behovs- och omvärldsanalys UHR ansvarar för att kontinuerligt analysera och utveckla NyA-systemets möjlighet att vara ett effektivt stöd för arbetsprocesser och rutiner inom antagningsområdet. UHR ska bevaka vilka systemändringar som krävs utifrån förändringar av lagar, förordningar, föreskrifter och regler samt analysera vilka system- och processförändringar som skulle möjliggöra effektiviseringar och förbättringar inom antagningsområdet. Förvaltningen ska dimensioneras så att det finns möjlighet att löpande prioritera aktuella behov i verksamheten utöver de åtgärder som pekas ut i den årliga förvaltningsplanen. Sida 5 (8)
Mål för antagningssystemet För förvaltningsobjektet NyA gäller följande långsiktiga mål. I den årliga förvaltningsplanen konkretiseras målen och formerna för uppföljning definieras. Stabilitet och driftsäkerhet Förvaltningsobjektet NyA ska vara ett stabilt, driftsäkert och tillgängligt stöd för antagning. Stabilitet och driftsäkerhet är prioriterade områden med tanke på att hela antagningsverksamheten är beroende av ett väl fungerande systemstöd. Objektets ITkomponenter ska vara konstruerade i enlighet med rådande standarder och normer för enklare och mer effektiv utveckling, förvaltning, drift och systemadministration. Nöjda lärosäten Det övergripande målet vid förvaltningen av NyA är att lärosätena ska vara nöjda med det stöd till antagningsverksamheten som förvaltningsobjektet erbjuder. Nöjda sökande Förvaltningsobjektet NyA ska bidra till att de sökande blir nöjda. Funktionaliteten på sökandewebben liksom de texter och meddelanden som systemet skapar ska vara utformade utifrån de sökandes behov. Effektivitet Förvaltningsobjektet NyA ska bidra till en effektiv studieadministration genom att erbjuda ett effektivt, användbart och uppföljningsbart system- och processtöd genom hela antagningsprocessen. Rättssäkerhet Förvaltningsobjektet NyA ska bidra till en rättssäker hantering av sökande genom hela antagningsprocessen. God arbetsmiljö Förvaltningsobjektet NyA ska bidra till en god arbetsmiljö för sina användare genom att erbjuda ett användbart och målgruppsanpassat stöd för samtliga delar av antagningsprocessen. Sida 6 (8)
Prioriterade utvecklingsområden för antagningssystemet 2014 2016 Arbete pågår kontinuerligt med förvaltning och utveckling av befintlig funktionalitet. För de kommande tre åren ska följande områden särskilt prioriteras när det gäller vidareutveckling av antagningssystemet. Flexibel antagning Antagningssystemet utvecklas för att ge ett bättre och flexiblare stöd för olika typer av antagning. Det kan röra sig om antagning utanför antagningsomgångarna, antagning utan urval eller om samarbetsprogram där studenter ska söka kurs inom program vid ett annat lärosäte än det egna. Kommunikation med sökande NyA vidareutvecklas för att bättre stödja kommunikationen med de sökande under antagningsprocessen. Idag stödjer NyA kommunikation med sökande i huvudsak via systemtexter och meddelanden kopplade till kontrollbesked och antagningsbesked. Det finns emellertid behov av att kommunicera med sökande löpande under antagningsprocessen samt av att kunna rikta kommunikationen till enskilda eller grupper av sökande. Förbättrad dokumenthantering Dokumenthanteringen i NyA förbättras för att bättre stödja arbetet i antagningsprocessen. Behovet av att granska inskannade och andra digitaliserade dokument finns genom hela antagningsprocessen och hos olika grupper av användare. Detta ställer större krav på hanteringen av digitala dokument i NyA. Teknisk effektivisering Den tekniska infrastrukturen i systemet ska förbättras och moderniseras i syfte att möjliggöra en effektivare antagningsprocess, en effektivare kommunikation med externa system och en effektivare utveckling, förvaltning, drift och systemadministration. Ladok 3 När den nya generationen av Ladoksystemet, Ladok3, utvecklas och driftsätts är det viktigt att systemstöd för antagningsprocessen fungerar och att gränsdragningen mellan förvaltningsobjektet NyA och Ladok 3 är tydlig. Kommunikation och datautbyte mellan Ladok3 och förvaltningsobjektet NyA måste också utvecklas för att fungera tillfredsställande även i framtiden. Det är således av strategisk betydelse att aktivt delta i Ladok3-utvecklingen på olika nivåer för att säkerställa lärosätenas tillgång till ett effektivt system- och processtöd för antagningsverksamheten. Sida 7 (8)
Ekonomi Det är viktigt att de ekonomiska målen ger en förutsägbarhet för avgifter, kostnader och investeringar. NyA:s licensavgift ska inte komma som en överraskning för lärosätena. Licensavgiftens variation Avgiften får normalt inte variera med mer än fem procent mellan två på varandra följande år. Detta under förutsättning att inga större förändringar till följd av regel- och lagförändringar behöver genomföras. Undantag ska även göras om det ur ett totalperspektiv är ekonomiskt fördelaktigt att öka eller minska kostnader och investeringar. Licensavgiftens nivå Den föreslagna avgiftsnivån ska vara känd för de kommande tre åren. I och med UHR:s budgetunderlag för de kommande tre åren där licensavgiften framgår bör information om avgiftsnivån de kommande åren spridas till lärosätena. Syftet är även här att underlätta planering och budgetarbete. Investeringsramen Investeringsramen bör ligga på 2013 års nivå men i högre grad än idag anpassas till behovet. Vägledande ska vara huruvida investeringarna kan räknas hem inom andra delar av verksamheten (på UHR eller lärosätena). Syftet är att undvika ökande avskrivningskostnader under systemets senare livstid med små ekonomiska möjligheter till utveckling och felrättning. Full kostnadstäckning Full kostnadstäckning ska gälla för förvaltningen av systemet. Det innebär att licensavgiften ska täcka alla förvaltningskostnader inklusive gemensamma kostnader fördelade genom en gemensam fördelningsnyckel. Administrativa kostnader Lärosätena ska få mesta möjliga mängd funktionalitet för licensavgiften, av detta skäl ska de administrativa kostnaderna vara låga. I overheadkostnaderna ingår alla gemensamma kostnader hos UHR samt kostnader för Avdelningen för systemförvaltning och systemdrifts ledning. Underleverantören Underleverantörens kostnader ska basera sig på en timkostnad vars ingående delar är väl definierade så att en ren kostnadsjämförelse med andra leverantörer kan göras. Sida 8 (8)