Affärsplan - 1 -
Innehållsförteckning Allmänt om affärsplan 3 Sammanfattning 3 Allmän beskrivning av företaget 4 Produkter 4 Marknadsplan 5 Operativ verksamhetsplan 8 Leverans- och kreditvillkor 9 Administration och organisation 10 Ekonomisk historik och analys 10 Ekonomisk plan 11 Bilagor 12-2 -
Affärsplan Om affärsplan Affärsplanen är en strategisk plan och ett styrinstrument i det längre perspektivet. Den ska behandla frågor som är helt avgörande för hur företaget kommer att utvecklas Denna mall till affärsplan, som bara är ett exempel, består av ett antal rubriker med vars hjälp ni kan ge en beskrivning av företaget, dess verksamhet och bifoga flera ekonomiska kalkyler. Beskrivningen av affären är grunden i affärsplanen. Arbeta er igenom materialet i er egen ordning, avsnitt för avsnitt. Lämna den inledande sammanfattningen till sist. När ni gått igenom alla rubriker en första gång, har ni ett första utkast till affärsplan. Ni kommer att ha en serie korta berättelser om företaget som ni nu kan bearbeta till en enhetlig, bra berättelse som håller ihop. Det verkliga värdet i att göra en affärsplan är inte bara det färdiga dokumentet, utan det största värdet ligger i processen bakom. Denna mall för affärsplanen är generellt upplagd och bör kunna passa de flesta företag. Samla allt material som kommit fram vid arbetet med affärsplanen som referensmaterial. Ni kommer att ha nytta av dessa anteckningar när ni arbetar vidare med företaget och när ni går tillbaka till affärsplanen för att följa upp era planer Om affärsplanen ska presenteras för en bank eller investerare, se då till att arbeta fram en effektiv presentation. Många goda idéer har spolats på grund av att de presenterats på ett ostrukturerat sätt. Sätt er i läsarens ställe när ni formulerar texten och fråga er om den är tillräckligt tydlig för den som inte känner till företaget allt för väl. Ta tid på er. Affärsplanen är det dokument som ska ligga till grund för satsningar som ska ge resultat under flera år. Sammanfattning Skriv det här sammanfattande avsnittet sist! Var inte för ordrik eller detaljrik. Formulera er kort och kärnfullt. Detaljerna kommer senare i affärsplanen. Skriv med läsaren i åtanke. Vad vet och kan denne? Hur vill ni att läsaren ska uppfatta och reagera? Man ska kunna läsa sammanfattningen och genom den få en positiv övergripande bild av vad som ska komma. Väck intresse för er affärsidé. - 3 -
Allmän beskrivning av företaget Affärsidé: Affärsidén förklarar varför företaget finns. Vad gör företaget, för vem gör företaget detta och hur gör företaget det. Vilka är företagets viktiga, kritiska, knäckfrågor och framgångsfaktorer. Vad är ert mål? Vad vill ni åstadkomma? Beskriv branschen: Är det en snabbväxande bransch? Är det en mogen bransch? Beskriv de förändringar ni förväntar i er bransch. Beskriv också hur ert företag är redo att dra nytta av dessa förändringar. Er målgrupp: Förklara helt kort. (En detaljerad beskrivning kommer längre fram.) Gör en beskrivning av organisationen: Företagsform: enskild firma, handelsbolag, aktiebolag, eller vad? Viktigaste styrkorna och kärnkompetensen: Vilka faktorer kommer att göra att företaget lyckas? Vilka är era viktigaste konkurrensfördelar? Vilka styrkor har nyckelpersonerna i företaget? Vad har ni som inte era konkurrenter har? Vilka utmaningar står företaget inför nu och i den närmaste framtiden: Om ni ansöker om finansiering, kan det vara på sin plats att tydligt förklara hur det nya kapitalet kommer att hjälpa er att möta dessa utmaningar. Lång sikt: Vad har ni för framtidsplaner för företaget? Tillväxt? Om så är fallet, i vilken takt och hur ska ni uppnå den? Produkter Beskriv i detalj era varor och tjänster (produkter). Vilka faktorer ger er konkurrensfördelar eller nackdelar? Vad är unikt med era produkter? Hur skiljer sig era produkter från era viktigaste konkurrenters? Hur är produkterna prissatta? - 4 -
Marknadsplan Tänk på detta när ni upprättar marknadsplanen. Marknadsundersökningar: En stor del av tiden som företagare kommer att ägnas åt marknadsföringsfrågor. Man vill ha koll på konkurrenter, kunder, prissättning, marknadsföring, reklam och aktiviteter som har betydelse för företagets möjlighet att sälja på en konkurrensutsatt marknad Marknadsundersökningar ser till att man är på rätt spår. Använd arbetet med att formulera affärsplanen till att verkligen ifrågasätta och analysera företagets marknadsaktiviteter. Så har vi er egen interna information och data. Om företaget redan drivit verksamhet under en tid så finns ofta värdefull information i kund och leverantörsreskontrorna, lagerstatistik och bokföring. När ni upprättar er marknadsplan, tänk på att vara så detaljerad som möjligt, referera till statistik och siffror och hänvisa till källor. Det skapar trygghet både för dig som upprättar planen och för dem som ska fatta beslut utifrån den. Ekonomiska faktorer Fakta om branschen. Totala storleken av er marknad. Nuvarande efterfrågan på målmarknaden. Trender i målgruppen, i tillväxt, i konsumtionsmönster och i produktutveckling. Tillväxtpotential för just ditt företag. Vilka inträdeshinder håller potentiella nya konkurrenter borta från er marknad? o höga kapitalkostnader o höga produktionskostnader o höga marknadsföringskostnader o konsumenternas acceptans / varumärke o utbildning / kompetensutveckling o unik teknik / patent o fraktkostnad Hur kan följande påverka ditt företag? o förändringar av tekniken o nya lagar och förordningar o regeringsskiften o föränderlig i samhällsekonomin o ändrade beteenden i den egna branschen Produkter Egenskaper hos produkten och innebörd för kunden Gör en lista över era viktigaste varor eller tjänster. Beskriv för varje produkt de viktigaste egenskaperna, fakta om produkten. Vad är speciellt med produkten. - 5 -
Därefter beskriver ni vad varje produkt kan uträtta för kunden. Vilken innebörd har produkten för kunden? När ni utvecklar era produkter så består de av ett antal funktioner, men hos kunden ska de översättas till innebörd och betydelse. Observera denna viktiga skillnad mellan egenskaper/fakta hos produkten och innebörd/betydelse för kunden. Ur ett marknadsföringsperspektiv är det viktigt att göra klart för sig skillnaden mellan egenskaper/fakta/innebörd. Den beskrivna metoden kallas EFImetoden och är ett viktigt hjälpmedel i arbetet med marknadsföringen. Står alltså för Egenskap Fakta Innebörd. Kunder Beskriv era kunder och var de finns geografiskt och demografiskt. Beskrivningen kommer att bli helt olika beroende på om ni säljer till andra företag eller direkt till konsument. Vilka säljkanaler använder ni? Är ni beroende av distributörer, grossister eller detaljister för att få ut era produkter? I så fall måste ni noga analysera både förmedlande företag och slutanvändare. Vilka eller vad är distributionskedjans svagaste länk? Kan den elimineras eller finns det risk för att ni avskärs från leverantörer eller kunder eller båda? Om ni har mer än en kundgrupp, identifiera de viktigaste. Beskriv varje kundgrupps profil. Konkurrens Vilka produkter och företag konkurrerar med er? Gör en lista över era större konkurrenter. Beskriv hur de konkurrerar med er allmänt, om det bara är vissa produkter, vissa kunder, eller på vissa geografiska marknader eller nischer? Marknadsföringsstrategi Gör nu en redogörelse för den marknadsföring som passar er marknad och den nisch som ni eventuellt är stark i. Skilj mellan strategi och aktiviteter som endast är steg mot att förverkliga en strategi. Strategin är en fråga om vilken unik position ska vi uppnå, vilka fördelar kommer vi att äga vid vägs ände. Det är inte ovanligt att man förväxlar strategin med aktiviteter och delmål, vilket lätt orsakar obalans i ett företags verksamhet. Strategi är alltså en långsiktig plan skapad i syfte att uppnå ett specifikt mål eller position. Marknadsföring: Hur kan ni föra ut budskapet till kunderna? Reklam, annonsering mm: Vilka medier använder ni, varför och hur ofta? Är er reklam effektiva? Hur vet ni det? Använder ni andra metoder, såsom mässor, kataloger, återförsäljare, word of mouth, nätverk, telemarketing, direktmarknadsföring, Internet, e-post eller vad? Om ni har trogna återkommande kunder, hur bearbetar ni och underhåller dessa? Slutligen, varför just denna mix av aktiviteter och inte någon annan? Hur beslutades detta och på vilka grunder? Marknadsföringsbudget Hur mycket kommer ni att spenderar på de olika punkter som angetts ovan? Bör ni lägga mindre på vissa marknadsaktiviteter och mer på andra? Kan ni se någon trend i användandet av olika marknadsaktiviteter? - 6 -
Prissättning Vad är er prisstrategi? För de flesta småföretag, är lägsta priset ingen bra strategi. För att tjäna pengar med en lågt-pris-strategi så krävs ofta stora volymer och rationell, storskalig, tillverkning. Något som sällan stämmer in på småföretagens produktion. Småföretag brukar vara mest framgångsrika när de konkurrerar med kvalitet och service. Jämför era priser med era konkurrenters. Är de högre, lägre, samma? Varför? Hur viktigt är priset som konkurrensfaktor? Försök ta reda på detta. Plats / Lokalisering / Tillgänglighet / Läge Ni kommer att beskriva er fysiska affärsplats i den operativa verksamhetsplanens del av er affärsplan. Här i marknadsplanen ska ni analyserar er plats / lokalisering / tillgänglighet ur ett kundperspektiv och hur det kan tänkas påverka era kunder. Om kunden kommer till ert företag: Är det bekvämt? Hur och var kan man parkera bilen? Hur ser lokalerna ut? Hur blir man välkomnad? Känner man sig sedd eller anonym? Överensstämmer det ni ser med den image ni vill ha? Överensstämmer det med det kunderna vill ha och förväntar sig? Distributionskanaler Hur kan ni sälja era produkter (varor och tjänster)? Detaljhandel Direkt via postorderkatalog, Internet, telemarketing Partihandel och grossistverksamhet Egen säljkår Agenter Har er marknadsföringsstrategi hitintills bevisat sig effektiv? Har ni behov av att göra några ändringar eller tillägg till nuvarande marknadsstrategi? Försäljningsprognos Nu när ni har beskrivit era produkter, era kunder, era marknader och er marknadsföring i detalj, är det dags att ta fram lite siffror till affärsplanen. Detta kan lämpligen ske genom en försäljningsprognos nedbruten per månad och ett år framåt. Utgå från er historiska försäljning, den marknadsföringsstrategi som ni just har beskrivit, era marknadsundersökningar och den bransch- och konjunkturinformation som eventuellt finns tillgänglig. Gör minst tvåkalkyler. En optimistisk vilket är vad ni hoppas på om det går bra, egentligen så som ni förväntar er. En annan pessimistisk prognos som visar var ni hamnar om inte allt går som ni önskar - 7 -
Aktivitetsplan Aktivitetsplanen är normalt ingen del av affärsplanen. Aktivitetsplanen beskriver aktiviteter i den dagliga driften. Men med en väl genomarbetad marknadsplan blir det enkelt att upprätta aktivitetsplaner. Operativ verksamhetsplan Beskriv den dagliga driften av företaget, utrustning, människorna, processerna och den fysiska miljön. Produktionen Hur och var tillverkar / producerar ni era produkter (varor eller tjänster)? Förklara metoder och system Produktionsteknik och produktionskostnader Kvalitetskontroll Kundservice Lagerstyrning och kontroll Produktutveckling Lagenliga krav som ställs på företaget och företagets miljö Beskriv följande: Tillstånd som krävs för verksamheten. Hälso- och miljöregler för arbetsplatsen. Särskilda bestämmelser som gäller för branschen. Försäkringsskydd som verksamheten har. Varumärken, upphovsrätt, mönsterskydd eller patent som företaget har eller som håller på att utvecklas alternativt förvärvas. Personal Antalet anställda, kvalitet på befintlig personal, typ av arbete, krav på utbildning osv. Ägarkretsens arbetsinsats i förekommande fall. Eventuella nyckelmedarbetare vars kunskaper är av väsentlig betydelse för verksamheten. Möjligheten att rekrytera nya medarbetare och behovet av att rekrytera under det kommande året. Lönestrukturen på företaget idag och förväntad utveckling, såsom exempelvis en VD-lön som tillkommer. - 8 -
Lager Vilken typ av lager håller ni: handelsvaror, råvaror, färdigvaror? Lagrets medelvärde, det vill säga vad som är er lagerinvestering? Andel av balansomslutningen? Lagrets omsättningshastighet, hur den förändrats mellan åren och hur den är i jämförelse med branschen i genomsnitt? Säsongsvariationer i lagret och när under årets topparna infaller. Ledtid för beställning? Leverantörer Notera följande information om era viktigaste leverantörer: Deras namn och adress. Typ och omfattning av deras leverans. Kredit- och leveransvillkor. Deras leveranstillförlitlighet. Finns andra alternativa leverantörer som kan träda i deras ställe vid behov? Varierar utbud och/eller priser under året? Om det varierar, hur hanterar man dessa variationer? Är ni nöjd med nuvarande leverantörer? Leverans- och kreditvillkor Säljer ni på kredit? Är det vanligt i branschen och förväntar era kunder detta av er? Hantering av kundfordringar Om ni lämnar kredit, hur beslutas vem som ska få kredit och till vilket belopp? Hur kontrolleras kreditvärdigheten hos nya kunder? Hos gamla kunder? Vilka villkor erbjuder ni era kunder? Finns det ett system för gradering av kunderna? Hantering av leverantörsskulder Utnyttjar vi leverantörskrediterna maximalt? Att betala för tidigt påverkar likviditeten negativt och ger högre räntekostnader medan att betala för sent kan kosta värdefulla rabatter, skada kreditvärdighet och ge dröjsmålsränta. - 9 -
Administrationen och organisationen Vem ansvarar för driften i den dagliga verksamheten? Vilka erfarenheter gör att personen är lämplig för detta? Vilka speciella kompetenser? Finns det en plan för fortsatt verksamhet om denna person slutar eller av annan orsak inte kan utföra sitt arbete? Har det gjorts anordningar för att knyta denna nyckelperson hårdare till företaget eller är denne redan ägare? Är det fler än 10 anställda i företaget kan det vara lämpligt att upprätta en organisationsplan som visar vem som ansvarar för viktiga funktioner. Andra professionella resurser Gör en förteckning över följande: Styrelse och ledning Redovisningskonsult Revisor Bankkontakt Mentorer och andra rådgivare Ekonomisk historik och analys En grundlig analys av det förflutna måste föregå varje seriöst försök att förutse framtiden. Finansiell historik och ekonomiska nyckeltal gör det möjligt för er att lägga fram en stor del finansiell information kortfattat. Detta underlättar tolkning och analys. Ni kan även ange branschens genomsnittliga nyckeltal eller era viktigaste konkurrenters nyckeltal som jämförelse. Bifoga de senaste årens bokslut. Balans- och resultaträkningar, årsredovisning och revisionsberättelse, om det är ett aktiebolag. Många bokslutsprogram kan automatiskt ta fram ekonomistatistik och nyckeltal. Välj ut det som är relevant och kommentera denna. Håll isär det viktiga från det mindre viktiga. - 10 -
Ekonomisk plan Den ekonomiska planen kan bestå av en detaljerad 12-månaders resultatbudget, en översiktlig resultatbudget för minst tre år framåt, en analys av kommande kassaflöden och en budgeterad balansräkning. För att minska osäkerheten hos en bedömare kan man även göra ett alternativ som visar var nollpunkten ligger om planerna inte helt går i lås. Kalkylerna bör sammantagna ge en rimlig uppskattning av företagets ekonomiska framtid. 12-månaders resultatbudget Förklara de viktigaste antagandena som gjorts för att komma fram till företagets intäkter och kostnader. Era försäljningssiffror bör komma från en årlig försäljningsbudget. Ägna särskild uppmärksamhet åt områden där tidigare resultat skiljer sig markant från er budget. Flerårsbudgeten Om affärsplanen ska användas för att söka långsiktig finansiering så är flerårsbudgeten viktig. Gör anteckningar om hur ni kom fram till era antaganden, särskilt om förväntningarna på kommande års skiljer sig väsentligt från vad företaget presterat under gångna år. Kassaflöde Hur kommer företaget att binda pengar i verksamheten? Analysen av kassaflödet visar hur likvida medel kommer att förändras under året/åren. Kommer pengarna att räcka till investeringar som planeras? Räcker rörelsekapitalet till att finansiera kundkrediter och lager? Budgeterad balansräkning Detta är en uppskattning av hur balansräkningen kommer att se ut i slutet av 12-månaders perioden. Ta hjälp av proffs Ta hjälp av en redovisningskonsult eller en revisor så att siffrorna och beräkningarna blir rätt. - 11 -
Bilagor Bifoga information, undersökningar och annat faktamaterial som använts i affärsplanen, exempelvis: Broschyrer och reklammaterial Branschstudier Artiklar från tidningar och liknande Kopior viktiga avtal Leveransavtal med viktiga kunder och andra dokument som indikerar framtida försäljning Marknadsundersökningar - 12 -