Handläggare Åke Gustafsson 0480-45 30 17 Datum 2012-01-09 Begäran om upplysningar med stöd av personuppgiftslagen skyddade personuppgifter Med anledning av Datainspektionens tillsyn av hur personuppgifterr om elever i grundskolan med skyddade personuppgifter (diarienr 1793-2011) behandlas i Kalmar kommun av barn- och ungdomsnämnden ges följande svar på de frågor som ställts i dokumentet. 1. Hur många anställda har nämnden? 2011-12-31 fanns 1481 personer anställda. 2. Vilka digitala verksamhetssysv stem har nämnden där personuppgifter omm elever i grundskolan behandlas? (Exempelvis elevregister, system för f hantering av frånvaro, system för att hantera individuella utvecklingsplaner etc.) Beskriv kortfattat verk- namn, adress och vårdshavare samt vilka klasser/ /grupper somm eleven samhetssystemen och vilken typp av personuppgifter de innehåller. ProCapita i detta elevregister registreras eleverr (personnummer, ingår i) och personal (personnummer, namn och adress samtt vilka klas- av betyg ser/grupper och ämnen som läraren undervisar i) ). edwise detta register för hantering av frånvaro, registrering och ämnesprov samt elevdokumentation i form av a individuella utveckl- helt ingsplaner med skriftliga omdömen i samtliga ämnen underhålls och hållet med uppgifter från ProCapita. Följande personuppgifter finns lagrade om elever: personnummer, namn, klass/grupp samt elevens frånvaro/närvaro och elevens indivi- namn, klasser/ /grupper/ämnen. KIR (kommuninvånare register) detta register bygger b på folkbokfö- ringen och förser ProCapita med uppdaterad information omm barn, duella utvecklingsplaner med skriftliga omdömen. Följande personuppgifter finns lagrade om personal: personnummer, elever och personal inom nämndens verksamhets sområde. Adress Box 951, 391 29 Kalmar Besök Skeppsbrogatan 55 Tel 0480-45 00 00 vx ake.gustafsson@kalmar.se
2 (4) 3. Är något/några av dessa verksamhetssystem åtkomliga via Internet? Om så är fallet ange vilket/vilka. edwise är åtkomligt via Internet. 4. Hur behandlas personuppgifter om elever i grundskolan med skyddade personuppgifter? Beskriv utförligt. Inga elever med skyddade personuppgifter förekommer i ProCapita, och därmed inte heller i edwise, varför all behandling av personuppgifter rörande dessa elever sker manuellt. Särskild rutin för hur detta går till finns i barn- och ungdomsnämndens kvalitetsledningssystem (se fråga 6). Elever med skyddade personuppgifter: Klasslistor finns inte med Frånvaro/närvaro hanteras manuellt av respektive lärare. Vid hög frånvaro informeras rektor. Ämnesprov redovisas till systemförvaltare på barn- och ungdomsförvaltningen som t.ex. flicka årskurs 9 för att rapportering till SCB ska bli korrekt (enligt bilaga) Betyg för att betygsdokument ska kunna skrivas ut registreras eleven tillfälligt i ProCapita, men tas omgående bort efter att utskrift skett. Individuell utvecklingsplan med skriftliga omdömen hanteras manuellt av mentorer och lärare. 5. Om personuppgifter om elever i grundskolan med skyddade personuppgifter i någon del hanteras digitalt i nämndens verksamhetssystem svara även på följande frågor: Se svar på fråga 4 utskrift av betyg hanteras för tillfället digitalt även för elever med skyddade personuppgifter. a. Hur uppdateras nämndens verksamhetssystem angående skyddade personuppgifter, t.ex. när en elev får skyddade personuppgifter eller när skyddet av personuppgifter upphör? Koppling till folkbokföring sker via KIR en gång i veckan. Då uppdateras nämndens verksamhetssystem ProCapita. b. Markeras skyddade personuppgifter särskilt i nämndens verksamhetssystem? Om så är fallet hur? I ProCapita finns inga elever med skyddade personuppgifter men i KIR finns dessa elever, dock enbart med personnummer, och där finns sekretessmarkering. c. Tas vissa personuppgifter om elever i grundskolan med skyddade personuppgifter bort från verksamhetssystemen? (Exempelvis adress, telefonnummer etc.) Om så är fallet vilka? Inga elever med skyddade personuppgifter förekommer i ProCapita.
3 (4) d. Hur många registrerade elever i grundskolan med skyddade personuppgifter finns det? I december 2011 fanns 21 elever med skyddade personuppgifter. e. Har samtliga anställda åtkomst till personuppgifter om elever i grundskolan med skyddade personuppgifter? Om så inte är fallet vilka kategorier av anställda har åtkomst? Nej. f. Begränsas åtkomsten till personuppgifter om elever med skyddade personuppgifter genom behörigheter till verksamhetssystemen? Nej, inga elever med skyddade personuppgifter förekommer i ProCapita. g. Hur många anställda har åtkomst till personuppgifter om elever i grundskolan med skyddade personuppgifter? Två personer. h. Finns dokumentation av åtkomsten (loggar) till nämndens verksamhetssystem? Om så är fallet svara även på följande frågor: i. Vad framgår av loggarna? I loggarna sparas vilken/vilka handläggare som ändrat, sparat och läst information om varje person i registret. ii. Finns rutiner för logguppföljning? Om sådana finns dokumenterade skriftligt ska dessa skickas in. Nej. iii. Kontrolleras åtkomsten till skyddade personuppgifter särskilt? Nej, inga elever med skyddade personuppgifter förekommer i ProCapita. 6. Finns interna regler och riktlinjer för hur skyddade personuppgifter ska behandlas? Om sådana finns dokumenterade skriftligt ska dessa skickas in. Om de inte finns dokumenterade skriftligt beskriv vilka regler och rutiner som ska följas. Rutin för hantering av barn/elever med skyddade personuppgifter i ProCapita finns i nämndens kvalitetsledningssystem (bu710.17 2011-05-17) Rutin för hantering av e-postadress till elever med skyddad adress (2007-09-07)
4 (4) 7. Utbildas anställda i hur skyddade personuppgifter ska behandlas? Om så är fallet beskriv hur. I samband med introduktion av nyanställd (rutin bu623.13 2011-12- 02) ska information om hur skyddade personuppgifter ska behandlas ske, dels av ansvarig rektor/förskolechef och dels av systemförvaltare för ProCapita på barn- och ungdomsförvaltningen. 8. Övrigt som nämnden vill tillägga angående behandling av skyddade personuppgifter. Hanteringen av utskrift av betyg kommer till vårterminen 2012 att förändras så att inga elever med skyddade personuppgifter behöver registreras tillfälligt för att betygsdokument ska kunna skrivas ut. I och med det så kommer ingen del av personuppgiftsregistrering för elever med skyddade personuppgifter att ske digitalt. 9. Ange kontaktuppgifter till uppgiftlämnare. Åke Gustafsson Planeringssekreterare ake.gustafsson@kalmar.se 0480-45 30 17 Ann-Christin Linde Systemförvaltare ProCapita ann-christin.linde@kalmar.se 0480-45 30 11
Verksamhetshandbok Kapitel Avsnitt Reg.nr Sida nr 7. Rutiner för att stödja huvudprocessen i ett 1-16 års perspektiv 10. Gemensamma rutiner för alla verksamhetsformer bu710.17 1 av 2 Framtagen av (funktion) Fastställd av (funktion) Signatur Upprättad den Reviderad/kontrollerad den Systemförvaltare Chef för förvaltningskontoret 2005-08-12 2011-05-17 Rubrik Hantering av barn/elever med skyddade personuppgifter i Procapita Syfte Rutinen skall säkerställa att uppgifter om barn/elever med skyddade personuppgifter inte sprids till obehöriga. Ansvar Rektor ansvarar för att de uppgifter som finns om barn/elever med skyddade personuppgifter hanteras så att de inte är tillgängliga för obehöriga. Genomförande/aktivitet När det gäller skolan hanteras elever med skyddade personuppgifter manuellt, dvs. de läggs inte in i Procapita. Detta innebär att dessa elever inte kommer att finnas med på klasslistor eller i skolkataloger. Det är inte heller möjligt att rapportera frånvaro, ämnesprov, betyg eller att dokumentera i Rexnet. För att eleverna ska komma med i elevmätningen måste uppgifter om eleverna lämnas till systemförvaltare. Betygshanteringen blir manuell. För elever i år 9 skickas en kopia av både höstterminsbetyget och slutbetyget till gymnasieförbundets intagningssekreterare (i stället för betygskatalog). Skicka även en kopia av slutbetyget i år 9 till systemförvaltare som vidarebefordrar till SCB. När det gäller ämnesproven för år 3, 5 och 9 för elever med skyddade personuppgifter skickar varje skola en komplett resultatrapport till systemförvaltare. Eleverna tilldelas tillfälliga personnummer, uppgifterna sammanställs och skickas med e-post till SCB. När det gäller förskola/skolbarnsomsorg använder vi Procapita för barn med sekretessmarkering för att faktureringen ska fungera och för att barnens schemasnitt ska komma med i barnmätningen. På grund av förskolans starkare sekretess finns inte samma tradition att lämna ut listor på barngrupperna som i skolan. I de fall utskrifter görs är det viktigt att kontrollera att inget barn med sekretessmarkering finns med. Ett barn som är kvarskrivet i annan kommun hanteras manuellt oavsett om det gäller förskola/skolbarnsomsorg eller skola. För att dessa barn/elever ska komma med i barn/elevmätningen måste uppgifter lämnas till systemförvaltare.
Kapitel Avsnitt Reg.nr Sida nr 7. Rutiner för att stödja huvudprocessen i ett 1-16 års perspektiv 10. Gemensamma rutiner för alla verksamhetsformer bu710.17 2 av 2 Upprättad den Reviderad/kontrollerad den 2005-08-12 2011-05-17 Uppföljning Rutinen följs upp årligen.
Handläggare Åke Gustafsson 0480-45 30 17 Datum 2007-09-07 Rutin för hantering av e-postadress till elever med skyddad adress Vid import från det elevadministrativa systemet kommer inte elever med skyddad adresss med. Detta innebär attt dessa inte erhåller e-postadress i SPOST och därmed inte blir sökbara i systemet. För att e-post ska kunna skapas gäller följande: 1. Rektor kontaktar elevens vårdnadshavare och i samråd med denna be- stäms att eleven ska erhålla e-postadress i SPOSTT samt vårdnadshava- 3. Elevens skoltillhörighett 4. Elevens klasstillhörighet 3. Kommunens SPOST-adm ministratör lägger upp e-postkonto för eleven rens skriftliga medgivande e inhämtas. 2. Skolans SPOST-administratör förser kommunens SPOST- för e-postadressen) administratör med följande uppgifter: 1. Personnummer (FÅR vara fiktivt) 2. Förnamn och efternamnn (Dessa utgör underlagg manuellt vilkett innebär attt elevens SPOST-konto kan aktiveras av sko- syn- lans SPOST-administratör. 4. Eftersom kontot är manuellt upplagt, innebär dett att kontot inte kroniseras med det elevadministrativaa systemet, varför v skolann har skyl- klass dighet att meddela alla förändringar i form av byte av skola och samt eventuelll flytt till annan kommun till kommunens SPOST- administratör. Adress Box 951, 391 29 Kalmar Besök Skeppsbrogatan 55 Tel 0480-45 00 00 vx ake.gustafsson@kalmar.se