Datum 2015-05-18 Sida 1(5) Här kommer en sammanfattning med frågor och svar från de besök jag gjort hos förskrivarna ute i kommunerna. Kan vi få tillbaka exakt samma hjälpmedel som vi skickat in på tvätt? I vintras gjordes en förändring i vår tvättavdelning som innebär att vi i större utsträckning lägger inskickade ägda hjälpmedel i rätt vagn. Ytterligare ett sätt att säkerställa att ni får tillbaka exakt rätt hjälpmedel är att märka dem med era kundnummer. Vi kan ta fram klisterlappar som ni sedan själv kan klistra på era hjälpmedel. Torbjörn (lagerchef) tittar på kostnad för detta och återkommer till Verksamhetsgruppen. Kan websesam automatiskt skapa en kundorder vid avvikelse och retur av hjälpmedel? Alla förskrivare vill inte ha ut ett nytt hjälpmedel (förskrivaren fixar till det som inte är ok eller tar hjälpmedel från eget förråd) vilket innebär att det inte kan ligga en automatisk beställning. Förskrivarna tycker att Medelpunkten bör åka ut och byta ut hjälpmedlet eller fixa det akut, så man inte behöver vänta till nästa leveransdag. I vissa fall görs detta redan idag. Vilka checklistor för rekonditionering använder Medelpunkten sig av? Vi använder de rekonditioneringsanvisningar som leverantörerna har. Ni hittar dem på respektive leverantörs hemsida. Eftersom tre kommuner har påpekat att de fått ut rekonditionerade rollatorer i dåligt skick kommer Torbjörn att göra stickprov och kontrollera statusen på rollatorerna. Vi kommer även att plocka ut statistik på avvikelserna för att se hur det ligger till. Avvikelser är ett sätt för oss att se vad vi behöver förbättra eller förändra. Kan tiden då man är inloggad men inaktiv förlängas? Tiden kommer att förlängas i samband med att vi utökar antalet samtida användare i websesam. Beställning av detta är gjord. Varför är det dubbel inloggning för att komma in i websesam? Mobility Guard är en inloggning genom Medelpunktens olika brandväggar etc och andra inloggningen är in i själva websesam. Vår IT ansvarige har fått i uppgift att titta på en lösning som innebär en inloggning. Hur nära inpå leveransdag kan man lägga beställning i websesam (ej sängar)? Kl 16 två dagar innan leverans, dvs leveransdag torsdag är sista beställning tisdag kl 16. Vem står som förskrivare på Retursedeln? Vid utskrift av Retursedel är det inloggad förskrivare som kommer med på utskriften. Mer info om Retursedeln och hur den ska användas kommer när vi lägger in den nya releasen av websesam. Då får ni även svar på frågorna om hur ni ska göra med tillbehör som skickas in utan huvudhjälpmedlet och varför retursedeln behövs. Kan vi själva få byta hjul på Carl-Oskar rollatorn? Ja, det går bra. Beställning av nya hjul görs via en arbetsorder. Varför blev Snurren köp? För ca 2-3 år sedan gjordes en utredning på Medelpunkten av en extern konsult. Resultatet visade bland annat att det var trångt på lagret och då bestämde direktionen att en del produkter skulle övergå från hyra till köp. Snurren var en av dessa.
Datum 2015-05-18 Sida 2(5) Hur fördelas körkostnaden när tekniker utför flera kundbesök i samma område/kommun? Teknikerna kan fördela körningen mellan stoppställena lite olika, men ni betalar aldrig för mer än den faktiska körsträckan och körtiden. Säg att Tekniker kör från Medelpunkten till Stopp1, sedan från Stopp1 till Stopp2 och sedan till Stopp3. Antingen kan teknikern ta den totala körsträckan och dela på 3 eller betalar Stopp 1 för Medelpunkten till Stopp1, Stopp2 betalar för sträckan Stopp1 till Stopp2 och Stopp3 betalar för sträckan Stopp2 till Stopp3 plus Stopp3 till Medelpunkten. När det gäller Förebyggande underhåll, dvs besiktning av lyftar, betalar ni ingen milersättning utan en fast kostnad (en framkörningsavgift) och då faktureras en framkörningsavgift per ställe man kör till. Kan vi få Parnell uppresningsstöd på hyra? Om flera av kommunerna är intresserade av detta kan man sammankalla sortimentgruppen och ta en diskussion. Första steget kan vara att ta upp det i Verksamhetsgruppen. Enligt Carina kommer Swereco med ett nytt uppresningsstöd i sommar, något som kan vara värt att titta på som alternativ. Statistiken ser ut som följer: Parnell uppresningsstöd Antal utlevererade och fakturerade per kommun År År 2013 2014 År 2015 Totalsumma Bjuvs kommun 21,00 11,00 32,00 Båstad kommun 5,00 5,00 10,00 Helsingborgs kommun 3,00 15,00 11,00 29,00 Klippans kommun 1,00 2,00 3,00 Landskrona kommun 1,00 8,00 4,00 13,00 Okänd 2,00 7,00 9,00 Perstorps kommun 1,00 4,00 7,00 12,00 Svalövs kommun 1,00 1,00 2,00 Åstorps kommun 1,00 2,00 3,00 Ängelholms kommun 6,00 11,00 17,00 Örkelljunga kommun 1,00 5,00 6,00 Totalsumma 8,00 70,00 58,00 136,00 Kan konsulenterna ha telefontid hela dagarna? T ex att en konsulent alltid sitter vid telefonen? De nuvarande telefontiderna är från ett förslag från Verksamhetsgruppen 2012-02-23. Att ha telefontid hela dagen skulle göra att konsulenternas andra arbetsuppgifter fördröjs och att de blir mindre flexibla när det gäller t ex utprovningar. Konsulenterna försöker svara i telefon så ofta de kan, men ibland sitter de mitt i en tankeprocess och då uppskattar de om ni lämnar meddelande och de kan få ringa upp när de är klara med uppgiften. Alternativt att ni lägger ett mejl som de kan besvara så fort som möjligt, även utanför telefontiden.
Datum 2015-05-18 Sida 3(5) Vi önskar en skrotvagn, men det finns inga. Kan ni köpa in fler eller kan vi få ställa oss i kö? Torbjörn ska titta på möjligheten att köpa in fler vagnar. Rollator smal och fällbar i sidled har minussaldo. Vad ska vi beställa? De artiklar som är lagervara ska finnas hemma och vi ska enligt avtalen få hem dessa artiklar på några dagar. Just nu verkar vi ha leveransproblem på Rebel vilket har lett till att de har minussaldo i websesam. Beställning ligger hos leverantören men de har flyttat fram leveransdatum. Ni kan alltid beställa artiklar som är markerade med grön eller gul färg. Vad är rök i sammanhanget Röksäng/madrass? I dagsläget är det nikotinrök som avses. Röksängarna var slut i websesam, hur gör vi? Detta är en miss från vår sida. Har ni tid och möjlighet får ni gärna kontakta Torbjörn när detta händer. Vår rutin är att dagligen kontrollera saldot för röksängar och se till att det inte kommer ner på noll. Dock är vi lite osäkra på hur många röksängar som kommer att levereras ut varje dag/vecka så vi har i dagsläget svårt att beräkna vad minimilagret ska vara. Det kommer att ge sig när vi haft artikeln en något längre period. Kan vi få kösystem på artiklar som är utgående? Dvs id märkta hjälpmedel som är från tidigare upphandlingar. I dagsläget är systemet inställt på att ni ska få leveranser så snabbt som möjligt, dvs utifrån de produkter vi har i vårt lager sorterar systemet ut dem till de kunder med närmast kommande leveransdag. Skulle en artikel ta slut hinner vi förhoppningsvis få hem nya från leverantören tills nästa kundorder ska levereras. Vi får dagligen leveranser från olika leverantörer. Hittills har detta fungerat bra, men det innebär att ett kösystem på önskad artikel inte fungerar på ett bra sätt. Önskemål från Båstad finns om rullstolar med djupare sittdjup. Kanske en fråga för sortimentsgruppen att ta upp? Funderingar kring sortimentsgrupperna: Fundering från Perstorp att fördela personerna utifrån verksamhet istället för kommuner, t ex äldreboende, hab, hemvård, landsbygd, tätort. Bjuv o Åstorp har tidigare haft funderingar på att representera varandra i sortimentsgrupperna, men nu är de fler förskrivare och tycker de hinner med att delta i grupperna. Kommuner med eget buffertlager: Varför kan vi inte flytta alla artiklar själva i websesam? I dagsläget finns vissa artiklar som man inte kan beställa i websesam och det innebär att förskrivarna ute inte kan flytta dem mellan eget buffertlager och brukare. Jag ska träffa personalen i Ängelholm den 20/5 och ha en dialog runt hur vi kan lösa detta.
Datum 2015-05-18 Sida 4(5) Kommuner med eget buffertlager: Kan vi själva göra returtagning av hjälpmedel med skanner? Både ja och nej. Systemet kan använda skanner och i princip borde ni kunna göra det med de hjälpmedel ni själva äger, men jag har inte fördjupat mig i detta. Ni kan inte och kommer inte att kunna göra returer in på vårt huvudlager, den kontrollen måste vi ha själva. Det fanns även en del funderingar på hur man kan säkerställa att det respektive kommun lämnar till AKKA-frakt sedan lämnas på Medelpunkten. Olika kommuner har lite olika rutiner för detta och det finns några som har listor som jag tror AKKA-frakt signerar (?). Kan vara en lämplig fråga att ställa till kollegerna i Verksamhetsgruppen. Här kan ni säkert få tips och även diskutera om det är något som kommunerna vill göra till en gemensam fråga. Vilka utvecklingsprojekt jobbar ni med på Medelpunkten? På lagret har vi flera projekt på gång för att effektivisera och möta den ökning av in- och utleveranser som Medelpunkten har. Bland annat tittar vi att komplettera vårt ekonomisystem och Sesam med en modul för automatavstämning av våra leverantörsfakturor, vi kommer att utveckla användandet av skanner vid återrapportering av plocklistor och vi jobbar med att ta fram en ny transportsedel. Vi har varit på studiebesök både i Halmstad och Kristianstad. Här har vi varit intresserade av hur deras lager av reservdelar och tillbehör är upplagt då två tekniker hos oss har fått i uppdrag att se över hur vårt system kan förbättras. Vi har även fått inspiration vad gäller kommunikation och information mellan Medelpunkten och förskrivarna, hur Halmstad och Kristianstad jobbar när det gäller hyra kontra köp av artiklar och hur ett annorlunda och bra köp & sälj torg skulle kunna vara upplagt. När det gäller websesam är det ny release på gång. Information kommer att skickas ut när vi lägger in den. Vi jobbar även med att hitta statistik som är relevant för uppföljning av vårt arbete. En del presenteras för direktionen och vi tänker oss att en del så småningom kan vara intressant för verksamhetsgruppen att följa. Vi ser över vår returmottagning. Retursedeln är en bit i ledet att förbättra både för oss och er. Rullstolsguiden Örkelljunga: Markera standard på något annat sätt. Förtydliga vilka artikelnr som måste beställas separat. Åstorp/Bjuv: Har inga bekymmer eller funderingar med guiderna. Helsingborg: Automatisk fil som gör beställning i websesam. Funderar på nyttan med guiden i form av att man både måste skicka in/faxa den och lägga beställning i websesam. Någon påpekade dock att den är mycket smidigare än leverantörernas egna guider.
Datum 2015-05-18 Sida 5(5) Kan man inte koppla ihop rullstolarna med dess tillbehör i websesam så man slipper så lång lista att leta i? Kan vi få komponenthantering på rullstolar? Dessa frågor hänger ihop på så sätt att om man kopplar ihop ett huvudhjälpmedel med de tillbehör som passar just den modellen kallas det komponenthantering. Idag görs beställning av sängar via komponenthantering i websesam. Komponenthantering påverkar alla som jobbar i systemet från förskrivare, inköpare, lagerpersonal, tekniker till returtagningen. I Halmstad jobbar de med komponenthantering och vi har haft lite funderingar på hur det skulle kunna se ut hos oss sedan vi var där på studiebesök. Vi håller på att sammanfatta fördelar och nackdelar och kommer troligen att även titta på hur de gjort i Västerbotten, som är i införandefasen av komponenthantering, innan vi tar beslut. Kommentarer från förskrivarna: Bra utbildningar! Inte bara visning av sortiment utan även ämneskunskap. Förskrivarna har önskemål om utbildning i hur man ställer in rullstolar och hur guiderna ska användas. Lagerpersonalen: Har ett trevligt bemötande och är alltid hjälpsamma när man kontaktar dem! Kognitiva hjälpmedel: Svårt att hitta rätt i varukatalogen. Förskrivaren ska återkomma med vilka hjälpmedel det gäller. Om ni har fler frågor vet ni var jag och min kolleger finns! Tack för trevliga möten med många bra diskussioner, Marie