Standardformulär för kostnads- och intäktsredovisningar (följedokument)

BILAGA 2 Standardformulär för kostnads- och intäktsredovisningar (följedokument) Projekt nr:... Benämning:...... Stödmottagarens fullständiga namn:... Adress:...... Finansiella formulär inlämnade för 1 : INFORMATION! UTBETALNING! Om detta finansiella formulär lämnas in för utbetalning skall följande fyllas i: Typ av betalning som begäran avser:! Förskott! Första utbetalning! Slutbetalning Bankuppgifter: Bankens namn och adress:...... Kontonr:... Clearingnr:... Kontoinnehavare 2 :... Betalningens referensnummer (i förekommande fall):... Namn på juridisk representant:... Titel:... Befattning:... Datum:... Underskrift: 1 2 Obs! Obligatoriskt! Kryssa endast för en ruta. Bankkontot skall vara på stödmottagarens namn. 1

STÖDMOTTAGARENS INTYG Projekt nr: :... Stödmottagare:... Projektbenämning:...... Vi intygar att vi ådragit oss ovanstående inom ramen för det arbete som beskrivs i projektet och att de var nödvändiga för att utföra detta arbete, att vi haft dessa och att de ingår i den definition av sådana tillåtna som angivits samt att alla nödvändiga tillstånd från kommissionen har införskaffats. Datum: Datum: Projektledarens namn 3 : Namn på juridisk representant: Projektledarens underskrift: Underskrift: ENDAST FÖR LIFE-NATUR-PROJEKT Vi intygar att de kapitalvaror som inköpts/tillverkats för projektet under projekttiden och vars förväntade livslängd är längre än projektets i framtiden uteslutande kommer att användas i naturskyddssyfte 4. Härmed intygas att alla nödvändiga åtgärder vidtagits eller kommer att vidtas för att underhålla dessa kapitalvaror under hela deras förväntade livstid. Den förväntade livstiden har beräknats enligt följande: Infrastruktur: Utrustning: xxx 5 år från inköpsdatumet xxx 5 år från inköpsdatumet Härmed intygas också att alla markköp inom ramen för projektet bindande avsatts för naturskyddsverksamhet. Projektledarens underskrift: Den juridiske representantens underskrift: 3 4 5 Den person som utsetts som direkt ansvarig för utförandet av projektet. Om det inte finns någon sådan överenskommelse tillämpas de avskrivningsregler som föreskrivs i Lifes administrativa föreskrifter. V.g. fyll i korrekt siffra, utgående från de skatte- och bokföringsregler som gäller i det berörda fallet. 2

KONSOLIDERAD KOSTNADSREDOVISNING FÖR PROJEKTET FÖR PARTNERSKAP SKALL STÖDMOTTAGAREN FYLLA I BLANKETTEN Projekt nr:... Titel:... Stödmottagarens fullständiga namn:...... Referensperiod: från... till... Utgiftsslag 6 Totalt belopp utan moms, i euro Totalt belopp med ickeåterbetalningsbar moms 7, i euro 1. Personal 2. Resor 3. Extern medverkan 4. Kapitalvaror 8 8 Infrastruktur Utrustning Prototyper Delsumma 5. Köp av mark/rättigheter/arrende (gäller endast Life-Natur) 6. Förbrukningsmaterial 7. Övriga 8. Om Namn på projektledaren:... Befattning:... Adress:... Datum:... Underskrift: 6 7 8 I denna konsoliderade tabell skall de sammanfattningar som varje deltagare lämnat in [stödmottagare och partner] sammanställas. Tabellen visar de sammanlagda faktiska na för genomförandet av projektet. Skall fyllas i endast om stödmottagaren/parterna har företett bevis på att momsen inte återbetalas och följaktligen bör betraktas som en stödberättigande kostnad. Fylls endast i i förekommande fall (se artikel 21.7 i de administrativa standardföreskrifterna). 3

INTÄKTSREDOVISNING FÖR PROJEKTET Projekt nr:... FYLLS I AV STÖDMOTTAGAREN Referensperiod från... till... TYP AV INTÄKT 1. BIDRAG SOM ERHÅLLITS FRÅN LIFE 2. DELTAGARNAS BIDRAG (stödmottagare + partners) 9 3. ÖVRIGA BIDRAGSKÄLLOR FRÅN VILKA FINANSIERING ERHÅLLITS (v.g. ange de medfinansierande organisationernas namn och de belopp som erhållits). 4. RÄNTEINKOMSTER FRÅN DE BELOPP SOM ERHÅLLITS FRÅN EG 5. INTÄKTER SOM UPPKOMMIT GENOM PROJEKTET (v.g. specificera). 9 Stödmottagaren och de övriga parterna förutsätts bära en del av projektna (egenfinansiering). V.g. ange det sammanlagda belopp som hittills betalats i form av stödmottagarens/parternas andel av de sammanlagda projektna. 4

DELTAGARNAS KOSTNADSREDOVISNING, SKALL FYLLAS I FÖR VARJE DELTAGARE (Stödmottagare och partners) Projekt nr:... Benämning:...... Deltagarens fullständiga namn:... Kortnamn:... Ställning: Stödmottagare! Partner! Adress:...... Utgiftsslag Totalt belopp utan moms, i euro Totalt belopp med ickeåterbetalningsbar moms 10, i euro 1. Personal 2. Resor 3. Extern medverkan 4. Kapitalvaror Infrastruktur Utrustning Prototyper Delsumma 5. Köp av mark/rättigheter/arrende (gäller endast Life-Natur) 6. Förbrukningsmaterial 7. Övriga 8. Om 11 11 - Moms som ej återbetalas: BEVIS LÄMNAT! (se meddelande av...) Datum:... 10 11 Skall fyllas i endast om stödmottagaren/parten ha företett bevis på att momsen inte återbetalas och följaktligen bör betraktas som en stödberättigande kostnad. Fylls endast i i förekommande fall (se artikel 21.7 i de administrativa standardföreskrifterna). 5

SKALL FYLLAS I FÖR VARJE DELTAGARE (STÖDMOTTAGARE OCH PARTER) 1. PERSONAL 12 DELTAGARENS KORTNAMN... PROJEKT NR:... Namn Kategori i projektet Tidsenhet (v.g. ange exakt dag/månad/timme per år) 13 Kostnad per tidsenhet 14 (a) Antal tidsenheter i projektet (b) Totalt (a x b) 12 13 14 Med personal avses endast för personal som är direkt engagerad i genomförandet av projektet. För alla parter skall samma tidsenhet användas som i projektförslaget. Inbegripet sociala avgifter och exklusive alla övriga. 6

2. RESOR 15 DELTAGARENS KORTNAMN... PROJEKT NR:... Ändamål Datum Datum för EG:s godkännande (om tillämpligt) Plats (stad, land) Namn på dem som deltar i resan Faktura/ kvitto (om tillämpligt) Nr Datum Betalningsdag Totalt utan moms Totalt belopp med ickeåterbetal ningsbar moms 16 15 16 Det är lämpligt att sortera denna tabell efter utbetalningsdatum. Skall fyllas i endast om stödmottagaren/parterna har företett bevis på att momsen inte återbetalas och följaktligen bör betraktas som en stödberättigande kostnad. 7

3. EXTERN HJÄLP 17 DELTAGARENS KORTNAMN... PROJEKT NR:... Nr Faktura/kvitto Datum Betalningsdag Datum för de utförda arbetena/tjänsterna från till Namn / företagsnamn Tjänsteleverantör Beskrivning av tjänsten Totalt utan moms 18 Totalt belopp med ickeåterbetalni ngsbar moms 17 18 Det är lämpligt att sortera denna tabell efter utbetalningsdatum. 8

4. KAPITALVAROR DELTAGARENS KORTNAMN... 4.1. Infrastruktur 19 PROJEKT NR:... Nr Faktura/kvitto Datum Betalnings-dag Totalt utan moms Leverantör Beskrivning 21 Totalt belopp med ickeåterbetalningsbar moms 20 21 19 20 21 Det är lämpligt att sortera denna tabell efter utbetalningarna. Ange de stödberättigande na för kapitalvaror som inköpts för projektet under beslutets/stödavtalets livslängd. Som underlag för beräkning av det stödberättigande beloppet skall artiklarna 21.5 och 21.6 i de administrativa standardföreskrifterna tillämpas. Fylls endast i i förekommande fall (se artikel 21.7). 9

4. KAPITALVAROR DELTAGARENS KORTNAMN... PROJEKT NR:... 4.2. Utrustning 22 Nr Faktura/kvitto Datum Betalnings-dag Totalt utan moms Leverantör Beskrivning 24 Totalt belopp med ickeåterbetalningsbar moms 23 24 22 23 24 Dessa tabeller bör fyllas i efter betalningsdatum på motsvarande fakturor. Ange de stödberättigande na för kapitalvaror som inköpts för projektet under beslutets/stödavtalets livslängd. Som underlag för beräkning av det stödberättigande beloppet skall artiklarna 21.5 och 21.6 i de administrativa standardföreskrifterna tillämpas. Fylls endast i i förekommande fall (se artikel 21.7). 10

4. KAPITALVAROR DELTAGARENS KORTNAMN... 4.3. Prototyper 25 (endast för Life-Miljö- och Life-Tredje land-projekt) PROJEKT NR:... Faktura/kvitto Nr Datum Betalnings-dag Leverantör Beskrivning Totalt utan moms Totalt belopp med ickeåterbetalningsbar moms 26 25 26 11

5.1. MARKKÖP/RÄTTIGHETER/ARRENDE: KÖP 27 (endast för Life-Natur-projekt) DELTAGARENS KORTNAMN... PROJEKT NR:... Markens belägenhet Areal (ha) Markregister nr Datum (dd/mm/ åå) Inskrivningsakt 28 Nr Notariens namn Ingår klausul? 29 Inköpspris Avgifter förenade med förvärvet Totalt utan moms Totalt belopp med ickeåterbetalnin gsbar moms 30 27 28 29 30 Det är lämpligt att sortera denna tabell efter inskrivningsakternas datum. Om marken har förvärvats på annat sätt (expropriering, godtrosförvärv, osv.) anges detta under tabellen. För mark som inköps med gemenskapens finansiella stöd måste ett särskilt åtagande att marken skall användas för naturbevarande ändamål ingå i notariatshandlingen och/eller markregistret. 12

5.2. MARKKÖP/RÄTTIGHETER/ARRENDE: ARRENDE 31 (endast för Life-Natur-projekt) DELTAGARENS KORTNAMN... PROJEKT NR:... Nr Faktura/kvitto Datum Betalning s-dag Markens geografiska läge Areal (ha) Markregister nr Kontrakts -datum Kontraktets varaktighet (månader) Betalning (per månad, år, osv.) Totalt utan moms Totalt belopp med ickeåterbetalni ngsbar moms 32 31 Det är lämpligt att sortera denna tabell efter utbetalningsdatum. 32 13

6. FÖRBRUKNINGSMATERIAL 33 DELTAGARENS KORTNAMN... PROJEKT NR:... Faktura/kvitto Nr Datum Betalnings-dag Leverantör Beskrivning Totalt utan moms Totalt belopp med ickeåterbetalningsbar moms 34 33 34 Det är lämpligt att sortera denna tabell efter utbetalningsdatum. 14

7. ÖVRIGA KOSTNADER 35 DELTAGARENS KORTNAMN... PROJEKT NR:... Faktura/kvitto Nr Datum Betalningsdag Namn / företagsnamn 36 Beskrivning av utgiften Totalt utan moms Totalt belopp med ickeåterbetalningsbar moms 37 35 36 37 Det är lämpligt att sortera denna tabell efter utbetalningsdatum. Ytterligare upplysningar om detta finns i artikel 19.11 i de administrativa standardföreskrifterna. Avser den person eller det företag som betalningen görs till. 15

8. OMKOSTNADER 38 (del 1) DELTAGARENS KORTNAMN... PROJEKT NR:... Faktura/kvitto eller bokföringsreferens 39 Nr Datum Betalnings datum Referensperiod från till Typ av omkostnad 40 Total för referensperioden, utan moms Totalkostnad er för referensperioden med ickeåterbetalningsbar moms 41 Sammanlag da som skall täckas av detta projekt 42 38 39 40 41 42 Det är lämpligt att sortera denna tabell efter utbetalningsdatum. Ytterligare upplysningar om detta finns i artikel 21.12 i de administrativa standardföreskrifterna. Om kan föras upp analytiskt, dvs varje telefonräkning för sig, eller i grupper efter typ och tidsavsnitt. Om omna bokförs med hjälp av interna koder, v.g. ange lämpliga bokföringsreferenser här. Redogör kort och koncist för typen av omkostnad (t.ex. telefon, kontorshyra osv.). På nästa sida skall de metoder som använts för att beräkna projektets om beskrivas och motiveras. 16

8. OMKOSTNADER (del 2) DELTAGARENS KORTNAMN... PROJEKT NR:... Typ av om Beskrivning av den metod som använts för beräkning av projektets om 17

Life MINNESLISTA FÖR ANSÖKAN OM BETALNING 43 Denna minneslista har sammanställts för att undvika de vanligaste problemen när ansökningar om betalning inlämnas till kommissionen. Kontrollera och bocka av varje punkt innan ansökan skickas. Det kommer att spara tid och göra att vi kan sätta igång utan dröjsmål. V.g. ange tydligt i följedokumentet om formuläret lämnas in för information eller begäran om betalning. Två exemplar av alla finansiella standardformulär, fullständigt ifyllda, skall sändas till kommissionen. Båda skall vara undertecknade och stämplade original. Ett exemplar av den tekniska rapporten skall också ingå. Ett fullständigt exemplar av båda delar bör sändas till den aktuella externa gruppen (se bifogade lista). Innan en ansökan om betalning lämnas in bör ni alltid kontrollera om ni har rätt till en sådan betalning enligt kontraktet. Endast fullt betalda återbetalas. Utfästelser skall aldrig betraktas som ersättningsbara. Vid slutbetalningar skall revisionsrapporten från en oberoende revisor bifogas. Vid delutbetalningar skall revisorns anmärkningar tillhandahållas. Om bör inte överstiga 7% av den totala budgeten. (Se budgetanslaget i projektet). Förändringar i budgetanslaget är bara möjliga med kommissionens förhandsgodkännande, utom när en ändring av den förutsedda delsumman för varje utgiftskategori i den preliminära budgeten inte överstiger 10 000 euro () eller 10 %. Har ni kontrollerat om era utgifter stämmer överens med budgeten? Har ni noga kontrollerat att era utgifter uppfyller reglerna i de Administrativa standardföreskrifterna och de olika fotnoterna på varje formulär (tjänsteresor utanför Europa, klausulen om användning av inköpt mark, osv.)? 43 För stödmottagarens bruk. Skall inte skickas till kommissionen. 18

Har ni omnämnt gemenskapens stöd i alla handlingar som framställts inom ramen för projektet? (Standardlogotypen bör användas). Har dokumenten adresserats till rätt mottagare? OM NÅGOT AV OVANSTÅENDE VILLKOR INTE IAKTTAS KAN KOMMISSIONEN INTE GÖRA NÅGON UTBETALNING. VI REKOMMENDERAR DÄRFÖR ATT NI RÅDFRÅGAR DEN EXTERNA GRUPPEN OM NI ÄR OSÄKRA PÅ NÅGOT. 19