BILAGA II ADMINISTRATIVA STANDARDFÖRESKRIFTER LIFE

Transkript

1 BILAGA II ADMINISTRATIVA STANDARDFÖRESKRIFTER LIFE INLEDNING I detta dokument sammanfattas de administrativa bestämmelser som gäller för alla Life-projekt som samfinansieras av Europeiska kommissionen från och med år Dokumentet omfattar 34 artiklar och 3 bilagor. Bilaga 1 - Mall för bankgaranti Bilaga 2 - Standardformulär för kostnads- och intäktsredovisningar Bilaga 3 - Logotyp för Life-projekten 1. Dokumentet är indelat i fyra kapitel: 2. Kapitel A Allmänna bestämmelser (gäller för alla Life-projekt) 3. Kapitel B Särskilda bestämmeler för Life-Natur-projekt 4. Kapitel C Särskilda bestämmeler för Life-Miljö-projekt 5. Kapitel D Särskilda bestämmeler för Life-Tredje land-projekt Sid. 1 (19)

2 INNEHÅLL LIFE administrativa standardföreskrifter/sv. 20/04/2001 KAPITEL A - ALLMÄNNA BESTÄMMELSER... 3 DEL A.I - LAGSTIFTNING OCH FÖRESKRIFTER...3 Artikel 1 Hänvisningar... 3 Artikel 2 Postadress... 3 Artikel 3 Deltagare... 3 Artikel 4 Stödmottagarens uppgifter och förpliktelser... 3 Artikel 5 Partnernas uppgifter och förpliktelser... 4 Artikel 6 Underentreprenörernas uppgifter och förpliktelser... 5 Artikel 7 Medfinansiärer i projektet (förutom gemenskapen)... 5 Artikel 8 De externa övervakningsgruppernas uppgifter... 5 Artikel 9 Civilrättsligt ansvar... 6 Artikel 10 Intressekonflikter...6 Artikel 11 Tekniska verksamhetsrapporter... 6 Artikel 12 Projektförseningar... 7 Artikel 13 Ändringar av projektet... 7 Artikel 14 Avbrytande av projektet... 8 Artikel 15 Sekretess... 9 Artikel 16 Offentliggörande av gemenskapens stöd... 9 Artikel 17 Äganderätt till och utnyttjande av resultaten... 9 Artikel 18 Audiovisuellt material - tekniska bestämmelser m.m Artikel 19 Jurisdiktion...10 DEL A.II - FINANSIELLA BESTÄMMELSER...10 Artikel 20 Gemenskapens finansiella bidrag till projektet Artikel 21 Stödberättigade kostnader Artikel 22 Icke stödberättigande kostnader Artikel 23 Betalning Artikel 24 Återbetalning Artikel 25 Kostnads- och intäktsredovisningar Artikel 26 Mervärdesskatt Artikel 27 Oberoende ekonomisk revision Artikel 28 Kommissionens ekonomiska revision Artikel 29 Kontroller och inspektioner av projektet KAPITEL B - SÄRSKILDA BESTÄMMELSER FÖR LIFE-NATUR Artikel 30 Skydd av livsmiljöer och arter Artikel 31 Köp av mark eller marknyttjanderättigheter KAPITEL C - SÄRSKILDA BESTÄMMELSER FÖR LIFE-MILJÖ Artikel 32 Projekt som genererar intäkter Artikel 33 Icke stödberättigande kostnader KAPITEL D - SÄRSKILDA BESTÄMMELSER FÖR LIFE-TREDJE LAND Artikel 34 Delbetalning Sid. 2 (19)

3 KAPITEL A - ALLMÄNNA BESTÄMMELSER LIFE administrativa standardföreskrifter/sv. 20/04/2001 DEL A.I - Lagstiftning och föreskrifter Artikel 1 Hänvisningar 1.1. Alla Life-projekt skall genomföras i enlighet med följande rättsakter, föreskrifter och övriga dokument (varvid de övre dokumenten äger företräde framför de undre): Rådets förordning (EG) nr 1655/ Kommissionens beslut/avtal/kontrakt (nedan benämnt "beslutet/avtalet/kontraktet") enligt vilket finansiellt stöd beviljas och vilket delges stödmottagaren. Föreliggande föreskrifter. Det projektförslag (nedan benämnt "projektet") som anges i beslutet/avtalet/kontraktet. Artikel 2 Postadress G Alla försändelser skall skickas till följande adress: Europeiska kommissionen Generaldirektoratet för miljö Unit ENV.D.1 BU-9 2/1 200 Rue de la Loi/Wetstraat, B-1049 BRYSSEL Artikel 3 Deltagare 3.1. Det kan finnas tre typer av aktörer i Life-projekten. De har olika uppgifter och förpliktelser och kallas i fortsättningen sammantaget för "deltagare": Stödmottagare Partner Underentreprenör(er) Artikel 4 Stödmottagarens uppgifter och förpliktelser 4.1. Stödmottagaren skall vara ensam rättsligt och ekonomiskt ansvarig inför kommissionen när det gäller projektets genomförande Stödmottagaren skall ta emot det finansiella bidraget från kommissionen. Om flera partner delar på projektet i form av partnerskap skall han se till att bidraget fördelas enligt de avtal som upprättats mellan partnerna. 1 EGT L 192, , s. 1. Sid. 3 (19)

4 4.3. Stödmottagaren skall förutsättas bära en del av kostnaderna för det projekt som han leder Stödmottagaren skall vara kommissionens enda kontaktpunkt och den enda deltagare som rapporterar direkt till kommissionen om hur projektet framskrider tekniskt och finansiellt. Stödmottagaren skall lämna in periodiska och slutgiltiga kostnads- och intäktsredovisningar och rapporter - även med sammanställning av de uppgifter som parterna lämnat till stödmottagaren - som skall ha kontrollerats och därvid visat sig överensstämma med motsvarande kostnads- och intäktsredovisning Stödmottagaren skall vara direkt engagerad i det tekniska genomförandet av projektet och i spridningen av information om projektresultaten Stödmottagaren skall sköta löpande bokföring i enlighet med god redovisningssed som den är uttryckt i lag och gällande föreskrifter. Han skall bevara alla erforderliga verifikationer avseende alla kostnader och intäkter som gäller projektet och som redovisas för kommissionen (däribland kopior på verifikationerna från partner och underentreprenörer), såsom fakturor, tidrapporter och underlag för beräkning av omkostnader. Verifikationerna skall vara fullständiga, noggranna och beviskraftiga Stödmottagaren skall i förekommande fall ingå avtal med partner om det är nödvändigt för att bedriva verksamheten, under förutsättning att dessa avtal inte inkräktar på deras skyldigheter enligt beslutet/avtalet/kontraktet. Avtalen skall innehålla en tydlig beskrivning av deltagarnas roller, rättigheter och ansvarsområden. Avtalen skall innehålla beskrivningar av de uppgifter som respektive deltagare skall utföra samt fastställda ekonomiska rutiner med beaktande av bestämmelserna i artikel 20. I avtalen skall fastställas att gemenskapen får utöva samma rättigheter och ställa ut samma garantier i förhållande till partnerna som i förhållande till stödmottagaren själv. Kommissionen skall underrättas om de viktigare inslagen i dessa avtal när de är färdigupprättade Stödmottagaren skall se till att det i underentreprenörernas fakturor tydligt anges vilket projekt fakturorna avser. Fakturorna, alla eventuella underlag som visar varför underentreprenören fått uppdraget samt alla närmare uppgifter om den levererade tjänsten skall arkiveras Stödmottagaren är förpliktad att se till att det ges offentlighet åt det faktum att projektet erhåller gemenskapsstöd; om detta finns närmare bestämmelser i artikel Stödmottagaren är förpliktad att till sina partner obegränsat dela med sig av de kunskaper som är nödvändiga för genomförandet av projektet. Artikel 5 Partnernas uppgifter och förpliktelser 5.1. Partnerna skall medverka i en eller flera av de uppgifter som ingår i genomförandet av projektet och följaktligen bidra till de kostnader som uppkommer Partnerna kan få del av kommissionens finansiella stöd i enlighet med vad som anges i avtalet mellan partnerna och stödmottagaren Partnerna skall sköta löpande bokföring i enlighet med god redovisningssed som den är uttryckt i lag och gällande föreskrifter. De skall spara alla tillbörliga dokument som rör projektets alla utgifter, inkomster och intäkter som stödmottagaren rapporterar till kommissionen, t.ex. fakturor, tidtabeller och dokument som använts för att beräkna omkostnaderna. Denna dokumentation skall vara tydlig, noggrann och faktiskt förefintlig Partnerna är skyldiga att förse stödmottagaren, som ansvarar för den tekniska och finansiella rapporteringen till kommissionen, med alla erforderliga dokument. Sid. 4 (19)

5 5.5. Bara om kommissionen uttryckligen begär det skall partnerna rapportera direkt till kommissionen om hur projektet framskrider tekniskt och finansiellt Partnerna skall se till att skall se till att det i underentreprenörernas fakturor tydligt anges vilket projekt fakturorna avser, och eventuella underlag som visar varför underentreprenören fått uppdraget samt alla närmare uppgifter om den levererade tjänsten skall arkiveras Partnerna är förpliktade att sinsemellan och till stödmottagaren obegränsat dela med sig av de kunskaper som är nödvändiga för genomförandet av projektet Partnerna är förpliktade att i enlighet med bestämmelserna i artikel 16 se till att det ges offentlighet åt det faktum att projektet erhåller gemenskapsstöd; 5.9. En partner får inte, inom ramen för projektet, fungera som underentreprenör till stödmottagaren eller andra partner. Artikel 6 Underentreprenörernas uppgifter och förpliktelser 6.1. När det gäller särskilda uppgifter av bestämd varaktighet får man inom ett projekt anlita underentreprenörer. Dessa skall inte betraktas som partner Underentreprenörerna skall tillhandahålla externa tjänster till stödmottagaren och/eller partnerna, som svarar för hela kostnaden för dessa tjänster Underentreprenörer får inte göra några finansiella investeringar i projektet och åtnjuter därför inga immateriella äganderättigheter som uppstår till följd av projektets resultat Offentliga stödmottagare måste vid val av underentreprenör följa tillämpliga regler om offentlig upphandling samt i tillämpliga fall gemenskapsdirektiven om förfaranden för offentlig upphandling. Artikel 7 Medfinansiärer i projektet (förutom gemenskapen) 7.1. Medfinansiärer skall bidra med finansiella resurser till projektet men får inte ta del av gemenskapsstödet utom i de fall då de också är partner i projektet Medfinansiärerna behöver inte delta direkt i det tekniska genomförandet av projektet Stödmottagaren och/eller hans partner skall med medfinansiärerna ingå de avtal som är nödvändiga för att trygga medfinansieringen, under förutsättning att dessa inte inkräktar på stödmottagarens och/eller partnernas skyldigheter enligt beslut/avtalet/kontraktet. Artikel 8 De externa övervakningsgruppernas uppgifter 8.1. Kommissionen skall biträdas av externa grupper för övervakning av projektet. Övervakningsgrupperna biträder kommissionen genom att följa projektet och bedöma hur det framskrider tekniskt och om det ligger i linje med uppkomna kostnader. Dessa grupper skall fungera uteslutande som rådgivande organ åt kommissionen och stödmottagarna, men skall inte engagera sig i skötseln av de finansiella resurserna. Övervakningsgrupperna skall vara självständiga i förhållande till projekten. I egenskap av ombud för kommissionen skall de inspektera projektet och bedöma de rapporter som lämnas in till den De externa övervakningsgrupperna är bundna av samma sekretessregler som de sekretessregler som fastställts mellan projektdeltagarna och kommissionen (se artikel 15). Sid. 5 (19)

6 Artikel 9 Civilrättsligt ansvar LIFE administrativa standardföreskrifter/sv. 20/04/ Kommissionen får inte, under några som helst omständigheter och av något som helst skäl, hållas ansvarig vid fall av anspråk grundade på beslutet/avtalet/kontraktet och som avser skada eller men som drabbat stödmottagarens personal eller egendom under projektets genomförande. Inga krav på ersättning eller återbetalning i samband med sådana anspråk kommer att godtas av kommissionen Stödmottagarna friskriver kommissionen från varje ansvar inom ramen för förhållandet till deras partner eller inom ramen för de avtal som undertecknats i detta sammanhang Stödmottagaren och partnerna skall ensamma bära ansvaret gentemot tredje man, däribland för varje slags skada som drabbat tredje man under genomförandet av projektet. Artikel 10 Intressekonflikter Stödmottagaren skall vidta alla erforderliga försiktighetsåtgärder för att undvika intressekonflikter, och skall omedelbart underrätta kommissionen om varje situation som leder till eller riskerar att leda till en sådan konflikt. Artikel 11 Tekniska verksamhetsrapporter Stödmottagaren skall förse kommissionen med följande dokumentation: En eller flera verksamhetsrapporter om verksamheten inlämnade i enlighet med tidsplanen i projektet. En interimrapport i enlighet med tidsplanen i projektet. En slutrapport inlämnad senast tre månader efter projektets slutdatum. Uppgifter som kommissionen när som helst kan begära in om förvaltningen av projektet. Verksamhetsrapporterna skall omfatta en kortfattad beskrivning av all verksamhet som genomförts med avseende på de mål, åtgärder och arbetsplaner som omfattas av projektet. Dessutom skall en finansieringsöversikt avseende projektbudgeten medfölja. Normalt sett skall verksamhetsrapporten omfatta sidor. En av verksamhetsrapporterna kan ersättas av en interimrapport om stödmottagaren når det utgiftstak som fastställs i artikel 23.3 före eller efter det datum som fastslagits för interimrapporten i projektet. Detta ger stödmottagaren möjlighet att lägga fram begäran om delutbetalning vid lämplig tidpunkt. I sådana fall skall en verksamhetsrapport lämnas in till det datum som ursprungligen fastställts för interimrapporten. Interimrapporten skall innehålla följande: en detaljerad redogörelse för den genomförda verksamheten med avseende på de mål, åtgärder och arbetsplaner som omfattas av projektet (högst 50 sidor i pappersformat eller elektroniskt). samt, vid behov, som bilaga diabilder/färgfoton/elektroniska bilder som illustrerar projektets viktigaste avsnitt och resultat, och andra underlag, kartor eller publikationer som man planerar att ta fram som konkreta produkter inom ramen för projektet eller som är till hjälp för att bedöma framgången hos projektet, samt slutligen den preliminära kostnads- och -intäktsanalysen, antingen för information, eller som en begäran om delutbetalning. Slutrapporten skall innehålla följande: en sammanfattning av projektets viktigaste etappmål och resultat (högst 5 sidor, i pappersformat eller elektronisk form), Sid. 6 (19)

7 en detaljerad redogörelse för den genomförda verksamheten med avseende på de mål, åtgärder och arbetsplaner som omfattas av projektet (högst 50 sidor i pappersformat eller elektroniskt). samt, vid behov, som bilaga diabilder/färgfoton/elektroniska bilder som illustrerar projektets viktigaste avsnitt och resultat, och andra underlag, kartor eller publikationer som man planerar att ta fram som konkreta produkter inom ramen för projektet eller som är till hjälp för att bedöma framgången hos projektet, lekmannarapporten i pappersformat och elektroniskt (lekmannarapporten riktar sig till en bredare målgrupp och skall ge beslutsfattare och icke-tekniska parter upplysningar om projektets mål och resultat. Rapporten skall vara på mellan fem och tio sidor och läggas fram på stödmottagarens modersmål samt på engelska eller franska). Lekmannarapporten krävs för alla projekt. Endast Life- Natur- och Life-Tredje land-projekt som finansieras under 2001 undantas från detta krav. Den slutgiltiga kostnadsberäkningen. Rapporterna skall skickas till följande mottagare samtidigt: Kommissionen (ett fullständigt exemplar med bilagor och två exemplar av kostnadsberäkningen). Den externa projektövervakningsgrupp som utsetts av kommissionen (ett fullständigt exemplar med bilagor och ett exemplar av kostnadsberäkningen). Medlemsstaternas myndigheter har rätt att begära in exemplar av verksamhets- och interimrapporterna. Vad beträffar slutrapporten föreskrivs det i rådets förordning 1655/2000 (Life) att stödmottagaren skall lämna in ytterligare ett exemplar till dessa myndigheter inom tre månader från det att projektet slutförts (se förteckning på blankettens framsida). Kommissionen får begära in ytterligare exemplar av den eller de rapporter eller bilagor den har behov av. Stödmottagaren skall inrätta en ny eller använda en befintlig hemsida för spridning av projektresultaten. Endast Life-Miljö- och Life-Tredje land-projekt som finansieras under 2001 undantas från detta krav. Den nätadress under vilken projektets viktigaste resultat finns tillgängliga för allmänheten skall anges i rapporterna (t.ex. i den sammanfattande och den detaljerade verksamhetsrapporten, lekmannarapporten osv.). Stödmottagarna kommer att erhålla detaljerade riktlinjer för rapporteringen. Artikel 12 Projektförseningar Stödmottagaren skall utan dröjsmål och i detalj underrätta kommissionen om varje händelse som kan tänkas vara till hinder för eller försena genomförandet av projektet. De berörda parterna skall tillsammans komma överens om vilka åtgärder som skall vidtas Förseningar i genomförandet kan leda till att ändringar av projektet får göras (artikel 13) eller till att det avbryts (artikel 14). Artikel 13 Ändringar av projektet Stödmottagaren är skyldig att underrätta kommissionen och inhämta dess skriftliga godkännande innan någon väsentlig ändring av projektet företas Ändringar betraktas som väsentliga så fort de innebär ändrad omfattning eller ändrade mål för projektet, ändringar i viktigare planerade projektresultats karaktär eller innehåll, ändringar av partnerskapet (partner som drar sig ur eller ändrar sina arbetsuppgifter), ändringar av stödmottagarens och/eller hans partners rättsliga eller ekonomiska ställning i de fall det påverkar projektets genomförande, Sid. 7 (19)

8 LIFE administrativa standardföreskrifter/sv. 20/04/2001 beträffande Life-Miljö-projekt: ändrad kontaktpunkt (byte av projektledare etc.), förseningar i genomförandet av projektuppgifter som leder till en ändring av projektets slutdatum, ändringar i finansieringsplanen (t.ex. ändringar av den finansiella bidragsandelen som den är fastställd i beslutet/avtalet/kontraktet i de fall det påverkar projektets genomförande). överföringar mellan olika utgiftskategorier i projektets preliminära budget (med undantag för överföringar som inte överstiger euro eller 10 % av utgiftskategorin) I de fall det krävs skriftligt förhandsgodkännande från kommissionen, skall stödmottagaren skicka en officiell begäran om ändring senast tre månader före projektets slutdatum. Begäran skall innehålla alla uppgifter som behövs för att beskriva och motivera de begärda ändringarna, och den skall vara uppställd enligt de regler som kommissionen fastställt. Om kommissionen godkänner begäran skickas en tilläggsklausul till stödmottagaren I de fall en väsentlig ändring införs utan erforderligt godkännande, förbehåller sig kommissionen rätten att vägra att medfinansiera sådana ändrade projekt och om så erfordras inställa eller tillfälligt stoppa gemenskapens bidrag eller kräva återbetalning av det (helt eller delvis) Om ändringen inte anses vara väsentlig, såtillvida att den inte påverkar projektets grundläggande ändamål och den finansiella påverkan är begränsad, får stödmottagaren genomföra ändringen och skall underrätta kommissionen om detta i sin nästa rapport. Artikel 14 Avbrytande av projektet Kommissionen får upphäva beslutet/avtalet/kontraktet, om stödmottagaren inte fullgör någon av skyldigheterna enligt beslutet/avtalet/kontraktet och detta inte beror på giltiga ekonomiska eller tekniska orsaker, och om stödmottagaren, en månad efter att ha mottagit ett rekommenderat brev med uppmaning om att fullgöra de aktuella skyldigheterna, fortfarande inte har följt uppmaningen. I sådana fall kommer kommission att spärra bankgarantin och får begära återbetalning helt eller delvis av de belopp som redan betalats ut Kommissionen får upphäva beslutet/avtalet/kontraktet utan varsel och utan att betala någon som helst form av ersättning, om stödmottagaren går i konkurs, läggs ned eller genomgår någon liknande form av upplösning, samt om stödmottagaren avsiktligt lämnar felaktiga eller ofullständiga uppgifter i syfte att erhålla det gemenskapsstöd som avses i avtalet. I sådant fall får kommissionen begära återbetalning helt eller delvis av de belopp som redan betalats ut enligt beslutet/avtalet/kontraktet Ett upphävande av beslutet/avtalet/kontraktet på grund av ekonomiska oegentligheter får inte påverka tillämpningen av övriga administrativa åtgärder eller sanktioner som får vidtas i enlighet med rådets förordning (EG, Euratom) nr 2988/95 av den 18 december 1995 om skydd av Europeiska gemenskapernas finansiella intressen Stödmottagaren får avbryta projektet när som helst genom en officiell skriftlig underrättelse och iakttagande av två månaders uppsägningstid, förutsatt att det föreligger giltiga ekonomiska och tekniska skäl härför. Stödmottagaren är skyldig att lägga fram en teknisk rapport om arbetsläget och skälen som lett till att projektet måste avbrytas. Stödmottagaren skall lägga fram en finansiell rapport, och med den som underlag kommer kommissionen att fastställa beloppet för de stödberättigande kostnaderna Beslutet skall upphöra att gälla 24 månader efter det att projektet slutförts. Kommissionen skall delge stödmottagaren eventuella uppskov. Sid. 8 (19)

9 Artikel 15 Sekretess LIFE administrativa standardföreskrifter/sv. 20/04/ Kommissionen samt stödmottagaren och partnerna förbinder sig att iaktta sekretess kring varje handling, varje upplysning eller varje annat material som delgetts dem i förtroende och vars röjande skulle kunna skada den andra parten Kommissionen skall ha rätt att offentliggöra, i valfri form och på valfritt medium - däribland Internet - alla uppgifter som den anser vara av betydelse i sammanhanget. Artikel 16 Offentliggörande av gemenskapens stöd Stödmottagaren och projektparterna är förpliktade att i alla dokument och media som utvecklas inom ramen för projektet ange att stöd erhållits från gemenskapen, särskilt i böcker, broschyrer, pressmeddelanden, videos, programvara osv. EN Life-logotyp har utvecklats i detta syfte (se avbildning i bilaga 3). I audiovisuellt material skall Life-stödet uttryckligen och tydligt läsbart anges i titlarna i början eller slutet (t.ex. "med stöd från Europeiska gemenskapens finansiella instrument Life") Life-logotypen får inte användas för kvalitetsmärkning eller miljömärkning - dess användning är begränsad till informationsspridning Stödmottagaren är skyldig att uppföra och underhålla anslagstavlor som informerar om projektet i dess närområde, på strategiska platser som är öppna och synliga för allmänheten. Life-logotypen skall alltid finnas med på anslagstavlorna Stödmottagaren och partnerna skall offentliggöra projektet och dess resultat, framförallt i media och alltid med omnämnande av gemenskapens stöd. Närmare upplysningar om detta skall lämnas i varje verksamhetsrapport Stödmottagaren och partnerna är skyldiga att senast tre veckor före respektive evenemang underrätta kommissionen om och inbjuda den till alla seminarier och öppna konferenser som anordnas inom ramen för projektet. Artikel 17 Äganderätt till och utnyttjande av resultaten Stödmottagaren och/eller hans partner är ägare till handlingar, uppfinningar som kan patenteras eller har patenterats samt till kunskaper som projektet resulterat i Kommissionen anser det dock vara av stor betydelse att stödmottagaren gör dessa handlingar, patent och kunskaper tillgängliga i gemenskapen för att främja bruket av metoder eller modeller som är gynnsamma för miljön, och att stödmottagaren gör detta på icke-diskriminerande och rättvisa affärsmässiga villkor Kommissionen räknar med att stödmottagaren och/eller hans partner iakttar bestämmelsen i artikel 17.2 under en tid av fem år efter projektets avslutande Om stödmottagaren utan välgrundad orsak vägrar att ge tillgång till dessa produkter eller upplåta licenser i enlighet med dessa villkor, förbehåller sig kommissionen rätten att tillämpa reglerna i artikel 14 eller - om projektet har avslutats - begära återbetalning helt eller delvis av gemenskapens bidrag. Sid. 9 (19)

10 Artikel 18 Audiovisuellt material - tekniska bestämmelser m.m. LIFE administrativa standardföreskrifter/sv. 20/04/ Stödmottagaren skall lämna in allt audiovisuellt material som producerats inom ramen för projektet i två former: VHS-kassetter samt band för professionellt bruk (Betacam SP eller bättre) - för framtida mångfaldigande. Han skall också uppge på vilken adress masterbandet förvaras Stödmottagaren skall ge kommissionen icke-exklusiv rätt att mångfaldiga, dubba (vid behov), distribuera eller använda den audiovisuella produktionen, hela eller delar av den, utan tidsbegränsning, för icke-kommersiella syften, innefattande även offentliga evenemang. Kommissionen skall trots detta inte betraktas som "medproducent" Kommissionen förbehåller sig rätten att i det informationsmaterial kommissionen tar fram om Life och/eller Natura 2000 som illustrationer använda sig av de fotografier som lämnats in tillsammans med de tekniska rapporterna. Kommissionen förbinder sig att ange källorna till materialet med hjälp av de uppgifter som angetts i rapporterna. Artikel 19 Jurisdiktion Förstainstansrätten och, vid fall av överklagande, Europeiska gemenskapernas domstol är de enda som är behöriga att meddela utslag i tvister som rör projektet och som uppkommer mellan kommissionen och stödmottagaren. DEL A.II - Finansiella bestämmelser Artikel 20 Gemenskapens finansiella bidrag till projektet Storleken på gemenskapens finansiella bidrag bestäms genom tillämpning av de procentsatser som anges i det beslut/avtal/kontrakt som är tillämpligt på de uppkomna stödberättigande kostnaderna Under inga förhållanden får det sammanlagda belopp som kommissionen betalar ut till stödmottagaren överstiga det högsta belopp som anges för gemenskapsbidraget i beslutet/avtalet/kontraktet, inte ens om de faktiska totalkostnaderna överstiger den beräknade budgeten enligt beslutet/avtalet/kontraktet Stödmottagarna och alla partner är berättigade till en andel av gemenskapens bidrag som inte får överstiga deras respektive faktiska totalkostnader Utan hinder av de särskilda bestämmelser i artikel 32 som avser Life-Miljö-projekt godtar stödmottagaren att all eventuell vinst som genereras av projektet under dess genomförande kommer att behandlas som direkta intäkter till projektet. Kommissionen får minska sitt finansiella bidrag i syfte att balansera intäkter mot utgifter Upplupen ränta på belopp som betalats ut av kommissionen skall alltid uppges, och gemenskapens finansiella bidrag kommer att minskas i motsvarande mån Stödmottagaren och dennes eventuella partner godtar att gemenskapens finansiella bidrag inte utgör något anspråk gentemot kommissionen och att det därför inte, på något som helst sätt, får överlåtas till något annat organ eller överföras till tredje part. Sid. 10 (19)

11 Artikel 21 Stödberättigade kostnader LIFE administrativa standardföreskrifter/sv. 20/04/ För att kostnaderna skall berättiga till stöd måste de uppfylla följande villkor: De skall finnas med i projektets preliminära budget. De skall vara direkt kopplade till och nödvändiga för genomförandet av det projekt som beslutet/avtalet/kontraktet gäller. De skall vara skäliga och förenliga med principerna om god ekonomisk förvaltning, särskilt beträffande prisvärde och kostnadseffektivitet. De skall faktiskt ha uppkommit under projektperioden, så som den definieras i beslutet/avtalet/kontraktet, och de skall tas upp i stödmottagarens och eventuella partners bokföring och skatteredovisning och skall vara möjliga att identifiera och kontrollera Personalkostnader skall tas upp för den faktiska tid som ägnats åt projektet. De skall beräknas på grundval av den faktiska bruttolönen plus sociala avgifter men exklusive alla övriga kostnader. Den arbetstid som varje anställd (inbegripet stats- eller kommunalanställda tjänstemän som arbetar med projektet) ägnar åt projektet skall registeras på tidrapporter, som upprättas och attesteras av stödmottagaren och hans eventuella partner Resekostnader skall debiteras enligt stödmottagarens interna regler. För Life-Natur och Life-Miljö krävs kommissionens förhandsgodkännande för resor utanför Europeiska unionen och utanför kandidatländer som deltar i Life - om inte destinationen och skälen till resan är tydligt angivna i projektet. För Life- Tredje land krävs skriftligt förhandsgodkännande för resor utanför projektområdet, om inte destinationen och skälen till resan är tydligt angivna i projektet Kostnader för extern hjälp avser kostnader för arbeten som läggs ut på underentreprenad (arbeten som utförs av externa företag, hyra eller utnyttjande av utrustning eller infrastruktur, personalinhyrningskontrakt etc.). De sammanlagda kostnaderna för projektarbete som läggs ut på underentreprenörer får motsvara högst 35 % av de sammanlagda stödberättigande kostnaderna, såvida inte annat uttryckligen föreskrivits för projektet. Kostnader för inköp eller leasing (hyrköp, dvs. i motsats till ren förhyrning) av maskiner och inventarier eller av infrastruktur, eller kostnader för förbrukningsmaterial som levererats enligt underentreprenörskontrakt, får inte redovisas under budgetposten extern hjälp. Dessa kostnader skall redovisas separat under lämplig budgetrubrik Värdeminskningen för maskiner och inventarier i form av utrustning eller infrastruktur som anskaffas genom inköp, tillverkning eller leasing under projektperioden skall tas upp endast om de tas upp på stödmottagarens eller en partners inventarieförteckning över maskiner och inventarier, eventuellt med undantag för leasade maskiner och inventarier, behandlas som investeringar i anläggningstillgångar enligt de beskattnings- och redovisningsbestämmelser som gäller stödmottagaren eller dennes partner i projektet, köps in eller leasas till normala marknadspriser Beroende på kategori av maskiner och inventarier tillämpar kommissionen olika avskrivningssatser enligt följande: Kostnader för infrastruktur berättigar till stöd motsvarande 25% av de faktiska kostnaderna. Kostnader för utrustning berättigar till stöd motsvarande 50% av de faktiska kostnaderna. Kostnader för prototyper 2 är stödberättigande till 100 % (för Life-Miljö-projekt och Life-Tredje land). 2 Prototyper avser infrastruktur eller utrustning som existerar enbart under projektperioden och som spelar en avgörande roll för demonstrationsverksamheten inom projektet. Endast utrustningsdelar som inköpts före projektperiodens slut får redovisas. Om prototypen eller någon eller några av dess utrustningsdelar skulle finnas kvar i stödmottagarens eller hans partners förteckning över maskiner och inventarier när projektets avslutats, skall kostnaderna redovisas i den finansiella slutrapporten och avskrivningsprincipen tillämpas. Sid. 11 (19)

12 21.7. För Life-Natur-projekt skall sådana kostnader för maskiner och inventarier som uppkommer hos offentliga myndigheter eller icke-statliga eller icke-vinstdrivande organisationer, som faktiskt hör samman med genomförandet av projektet och som uttryckligen finns medtagna i projektplaneringen, betraktas som stödberättigande fullt ut. De är stödberättigande under förutsättning att stödmottagaren och dennes partner förbinder sig att fortsätta att använda denna utrustning uteslutande för naturvårdsverksamhet även efter det att det projekt som fått bidrag från Life-Natur har avslutats Avskrivningskostnader för maskiner och inventarier som anskaffats före projektets startdatum skall inte anses vara stödberättigande om de inte uttryckligen tagits upp i projektet. I det senare fallet skall de berörda posternas värde skrivas av i enlighet med de beskattnings- och bokföringsbestämmelser som är tillämpliga på stödmottagaren eller hans partner. Avskrivningsandelen för en post skall motsvara tiden den varit i bruk och får tas upp under budgetrubriken omkostnader (artikel ) För Life-Nature-projekt är kostnaderna för inköp eller arrende av mark eller marknyttjanderättigheter stödberättigande och skall redovisas åtskilt från maskiner och inventarier. De särskilda bestämmelserna i artikel 31 skall tillämpas Utgifter för förbrukningsmaterial skall avse inköp, tillverkning, reparationer eller bruk av material, varor eller utrustning som inte är upptagna i förteckningen över maskiner och inventarier hos stödmottagaren eller hans partner i projektet, inte behandlas som investeringar i anläggningstillgångar enligt de beskattnings- och redovisningsbestämmelser som gäller för stödmottagaren eller hans partner i projektet, är direkt knutna till genomförandet av projektet (allmänna förbrukningsartiklar skall tas upp i kostnadsslaget omkostnader) Med övriga kostnader avses alla kostnader som är nödvändiga för projektet, men som inte kan hänföras till något fastställt kostnadsslag. De får i allmänhet inte överstiga 5 % av projektets sammanlagda stödberättigande kostnader. Kostnader som tas upp måste kunna verifieras och får inte vara högre än de faktiska kostnaderna. Kostnader för ställande av bankgaranti - när kommissionen kräver en sådan - får tas upp i detta kostnadsslag, liksom kostnader för revision utförd av en oberoende revisor Omkostnader är stödberättigande upp till högst 7 % av det sammanlagda beloppet av stödberättigande direkta kostnader. Omkostnader skall vara stödberättigande som indirekta kostnader, under förutsättning att de faktiskt har uppkommit, är motiverade och inte innefattar kostnader som skall tas upp under andra budgetrubriker. Kostnadsslaget omkostnader är avsett att täcka allmänna indirekta kostnader för den personal som utför arbete i projektet - dvs. kostnader för anställning, administration, inkvartering och direkt eller indirekt personalstöd. Omkostnader får även avse infrastruktur och utrustning på projektplatsen. Artikel 22 Icke stödberättigande kostnader Följande kostnader skall inte anses vara stödberättigande, och kommissionen skall därför inte ta med dem i sin beräkning av den sammanlagda kostnaden för projektet: Kostnader som uppkommit för åtgärder som åtnjuter stöd från andra av gemenskapens finansieringssystem. Valutaväxlingsförluster. Onödiga eller slösaktiga utlägg. Distributionskostnader samt marknadsförings- och reklamkostnader för att främja produkter eller kommersiell verksamhet, såvida de inte är särskilt upptagna i projektet. Reserveringar för eventuella framtida förluster eller skadestånd. Gäldenärsräntor och ränta på lånat kapital. Sid. 12 (19)

13 LIFE administrativa standardföreskrifter/sv. 20/04/2001 Osäkra fordringar. Representationskostnader, utom sådana utgifter som godkänts som absolut nödvändiga för att arbetet skall kunna utföras enligt projektet. Kostnader som hör till andra projekt som finansieras av tredje man. Tillgångar och tjänster som skänkts, däribland frivilligt arbete. Kostnader för resor och uppehälle och andra former av ersättningar avseende tjänstemän vid gemenskapens institutioner och i de externa projektövervakningsgrupperna. Undersökningar som inte uttryckligen tjänar det finansierade projektets syften. Investeringar i viktigare infrastruktur. Vetenskaplig grundforskning och därmed sammanhängande teknisk utvecklingsverksamhet. Icke stödberättigande kostnader som de är definierade i de särskilda villkoren för Life-Miljö i artikel 33. Artikel 23 Betalning Gemenskapens finansiella bidrag skall betalas ut vid tre tillfällen enligt följande: Ett förskott lika med 40 % av gemenskapens maximala finansiella bidrag skall betalas ut inom 60 dagar efter det att kommissionen mottagit stödmottagarens godkännande av det beslut/avtal/kontrakt enligt vilket finansiellt stöd beviljats, en undertecknad utbetalningsansökan med stödmottagarens namn och adress, bankens namn och adress, bankkontots nummer plus eventuellt fler bankuppgifter, projektets referensnummer samt eventuell beteckning som stödmottagaren angett för att kunna särskilja utbetalningen, för en privat stödmottagare: en bankgaranti ställd av en bank eller ett försäkringsbolag och motsvarande det aktuella förskottsbeloppet; garantin skall omfatta projektperioden plus sex månader, och garantins giltighetstid måste förlängas om projektperioden förlängs; en mall för garantibrevets utformning finns i bilaga 1. Icke vinstdrivande organisationer är undantagna från kravet på att ställa den ovannämnda bankgarantin, såvida inte kommissionen uttryckligen begär det Utan hinder av de särskilda bestämmelserna för Life-Tredje land (artikel 34) skall en andra delutbetalning (delutbetalning) på 30 % av gemenskapens maximala finansiella bidrag betalas ut på villkor att minst 30 % av de sammanlagda beräknade kostnaderna för projektet har uppkommit. Betalningen skall ske inom 60 dagar efter det att kommissionen mottagit en undertecknad utbetalningsansökan med stödmottagarens namn och adress, bankens namn och adress, bankontots nummer plus eventuellt fler bankuppgifter, projektets referensnummer samt eventuell beteckning som stödmottagaren angett för att kunna särskilja utbetalningen, revisorns namn, officiella registreringsnummer eller motsvarande, företagsnamn och adress, den berörda kostnads- och intäktsberäkningen och interimrapporten (artikel 11) Återstoden (slutbetalningen) skall betalas ut inom 60 dagar efter det att kommissionen mottagit en undertecknad utbetalningsansökan med stödmottagarens namn och adress, bankens namn och adress, bankontots nummer plus eventuellt fler bankuppgifter, projektets referensnummer samt eventuell beteckning som stödmottagaren angett för att kunna särskilja utbetalningen, den berörda kostnads- och intäktsberäkningen, slutrapporten enligt artikel 11 samt revisionsrapporten (artikel 27) Om de slutgiltiga stödberättigande kostnaderna när projektet slutförts skulle visa sig vara lägre än de beräknade, skall kommissionens bidrag minskas till det belopp som fås fram genom att de slutgiltiga kostnaderna multipliceras med den fasta procentsatsen. Sid. 13 (19)

14 23.6. Kommissionen får besluta att hålla inne en utbetalning inom 60-dagarsperioden, räknat från dagen för mottagandet av utbetalningsansökan. Kommissionen skall skriftligen underrätta stödmottagaren om skälen till innehållandet och om vilka slags kompletterande uppgifter som krävs Om kommissionen har beslutat hålla inne en utbetalning under 60-dagarsperioden, börjar den återstående betalningsperioden att löpa på nytt från dagen för mottagandet av de kompletterande uppgifter som begärts in Kommissionens utbetalningar skall göras i euro Alla betalningar skall göras i stödmottagarens namn till det bankkonto som angetts i utbetalningsansökan. Eventuella ändringar måste omedelbart meddelas till kommissionen Utbetalningen skall anses varas gjord på den dag då kommissionens bankkonto debiteras Utan att det påverkar kommissionens rätt att hålla inne en utbetalning och därigenom förlänga utbetalningsperioden, får en icke-offentlig stödmottagare inom två månader efter det att han mottagit en försenad utbetalning kräva dröjsmålsränta med den räntesats som Europeiska centralbanken tillämpar för sina huvudsakliga refinansieringstransaktioner, ökad med en och en halv procentenhet. Artikel 24 Återbetalning I de fall som avses i artikel 14 förbinder sig stödmottagaren att till kommissionen återbetala varje belopp som betalats ut för mycket utöver de faktiska stödberättigande kostnaderna, på det sätt och inom de betalningsfrister som kommissionen bestämmer Om beslutet/avtalet/kontraktet skulle upphävas i de fall som anges i Artikel 14, får kommissionen begära återbetalning helt eller delvis av belopp som betalats ut till stödmottagaren. Kommissionen skall bestämma sättet och betalningsfristerna för en sådan fullständig eller partiell återbetalning Om stödmottagaren skulle försumma att återbetala sådana belopp inom den betalningsfrist kommissionen bestämt, får kommissionen öka skuldbeloppen genom att lägga till dröjsmålsränta med den räntesats som Europeiska centralbanken tillämpar för sina huvudsakliga refinansieringstransaktioner, ökad med en och en halv procentenhet Bankavgifter som uppstår på grund av återbetalning av skuldbelopp till kommissionen skall bäras av stödmottagaren ensam Det återbetalningskrav som kommissionen utfärdat och som tillställts den återbetalningsskyldiga stödmottagaren utgör ett verkställbart beslut i den mening som avses i artikel 256 i EG-fördraget, artikel 92 i EKSG-fördraget och artikel 164 i Euratomfördraget Belopp som skall återbetalas till kommissionen får räknas av mot varje slags fordran som stödmottagaren har. Artikel 25 Kostnads- och intäktsredovisningar Kostnads- och intäktsredovisningar skall lämnas in tillsammans med interimrapporten och slutrapporten Kostnads- och intäktsredovisningar skall göras på, eller i enlighet med, standardblanketterna (se bilaga 2). Två exemplar skall sändas till kommissionen och ett till den externa övervakningsgrupp som utses av kommissionen. Sid. 14 (19)

15 25.3. Inga verifikationer (t.ex. fakturor) behöver bifogas kostnads- och intäktsredovisningen. Stödmottagaren skall dock på begäran förse kommissionen med alla närmare underlag, däribland fakturor, som den kan behöva för att trygga granskningen av kostnader och intäkter och motsvarande verksamhetsrapport Endast euro skall användas i kostnads- och intäktsredovisningarna. Om stödmottagaren gjort betalningar i andra valutor skall han räkna om dem till euro enligt den växelkurs som Europeiska centralbanken använder på första dagen i den månad under vilken kostnads- och intäktsredovisningen lämnats in till kommissionen. I undantagsfall och på begäran av stödmottagaren får kommissionen godta att stödmottagaren använder den kurs som gäller den första dagen i den månad under vilken kostnaden eller intäkten uppstod. Artikel 26 Mervärdesskatt Om stödmottagaren eller hans partner inte har möjlighet att få restitution av den moms han har betalat inom ramen för projektet, betraktas detta belopp som stödberättigande För att momsbelopp skall anses vara stödberättigande skall stödmottagaren lämna in ett intyg från den behöriga nationella myndigheten som visar att han och/eller hans partner är skyldiga att betala moms men inte kan få restitution av momsbeloppet för de varor och tjänster som behövs för projektet. Artikel 27 Oberoende ekonomisk revision Kommissionen kräver att en revisor, som utsetts av stödmottagaren, skall granska de finansiella redovisningar som tillställts kommissionen i slutrapporterna Revisorn skall inte bara kontrollera att den inhemska lagstiftningen och bokföringsbestämmelserna följts utan också intyga att alla uppkomna kostnader uppfyller standardföreskrifterna för Life-projekt. Artikel 28 Kommissionens ekonomiska revision Kommissionen, eller en företrädare som den bemyndigat, får genomföra revision hos en stödmottagare och hans partner när som helst under kontraktsperioden och upp till fem år efter det att projektet slutförts eller slututbetalningen av gemenskapens bidrag skett enligt artikel Kontrollen skall utföras under sekretess Kommissionen eller någon av denna bemyndigad företrädare skall ges tillgång till dokumentation som krävs, t.ex. fakturor, utdrag ur lönelistor etc., för att man skall kunna försäkra sig om att projektdeltagarnas kostnader är stödberättigande Kommissionen skall vidta erforderliga åtgärder för att se till att dess bemyndigade företrädare iakttar sekretess vad gäller de uppgifter som de har tillgång till eller som tillhandahålls dem Kommissionen får kontrollera hur stödmottagaren och hans partner använt sig av gemenskapens finansiella bidrag En rapport om vad man kommit fram till skall skickas till stödmottagaren och hans berörda partner. De får yttra sig till kommissionen inom loppet av en månad efter mottagandet. Kommissionen får besluta att inte beakta yttranden som kommit in efter denna frist. Sid. 15 (19)

16 28.7. Kommissionen skall på grundval av slutsatserna från räkenskapsgranskningen vidta alla erforderliga åtgärder, däribland utfärdande av krav på återbetalning av alla eller en del av de utbetalningar som den gjort Revisionsrätten får, i enlighet med sina egna rutiner, kontrollera användningen av gemenskapens finansiella bidrag inom ramen för beslutet/avtalet/kontraktet. Artikel 29 Kontroller och inspektioner av projektet Stödmottagaren förbinder sig att ge kommissionens personal och personer som bemyndigats av kommissionen erforderligt tillträde till de arbetsområden eller lokaler där projektet genomförs samt till alla handlingar som rör den tekniska och finansiella ledningen av verksamheten. När personer bemyndigade av kommissionen skall ges tillträde får de underkastas sekretessåtgärder, om vilka överenskommelse skall träffas mellan kommissionen och stödmottagaren Sådana kontroller får företas upp till fem år efter projektets avslutande eller den slututbetalning som avses i artikel Kontrollerna skall utföras under sekretess Stödmottagaren och partnerna skall bistå kommissionen eller dess bemyndigade företrädare på erforderligt sätt. Sid. 16 (19)

17 KAPITEL B - SÄRSKILDA BESTÄMMELSER FÖR LIFE-NATUR Artikel 30 Skydd av livsmiljöer och arter Stödmottagaren är skyldig att underrätta kommissionen om varje verksamhet från tredje mans sida som kan tänkas ha negativ inverkan på de boplatser, ståndorter eller arter som projektet är inriktat på; därvid skall stödmottagaren så långt det är möjligt förmå tredje man från att avstå från sådan verksamhet. Artikel 31 Köp av mark eller marknyttjanderättigheter Kostnader för uppköp av mark/rättigheter som faktiskt hör samman med genomförandet av projektet och som uttryckligen finns medtagna i projektplaneringen, betraktas som stödberättigande fullt ut. De är stödberättigande under förutsättning att stödmottagaren och dennes partner förbinder sig att fortsätta att använda denna utrustning uteslutande för naturvårdsverksamhet även efter det att det projekt som fått bidrag från Life-Natur har avslutats För mark som köpts enligt projektplanen med finansiellt stöd från kommissionen måste stödmottagaren se till att köpeavtalet och/eller införandet i fastighetsregistret innehåller en garanti för att marken används uteslutande för naturvårdsverksamhet Mark som köpts för att längre fram bytas ut inom ramen för projektet är undantagen från användningsgarantin. Utbytet måste göras före projektets avslutande, om inte kommissionen uttryckligen godkänt ett annorlunda förfarande. Sid. 17 (19)

18 KAPITEL C - SÄRSKILDA BESTÄMMELSER FÖR LIFE-MILJÖ Artikel 32 Projekt som genererar intäkter Enligt förordningen får gemenskapsbidraget till projekt som "förväntas generera betydande intäkter" uppgå till högst 30 % av de stödberättigande kostnaderna. Intäkterna kan utgöras av faktiska inkomster, men inbegriper också minskade driftskostnader. Vidare skall detta villkor tillämpas på en större tidsrymd än den begränsade projekttiden. Projekt som kan leda till framtida intäkter eller sänkta kostnader är följaktligen berättigade till finansiering från Life med högst 30 %. Potentialen för intäkter avser hela projektet, och inte bara stödmottagaren: om andra berörda parter, projektpartners eller andra, kan förvänta sig intäkter i form av kostnadsminskningar genom projektet, är stödnivån på 30 % tillämplig I fall med ett högsta bidrag på 30 % enligt punkten ovan skall stödmottagaren bidra med minst lika stor andel till projektet som den andel som gemenskapsstödet utgör. Artikel 33 Icke stödberättigande kostnader Kostnader för markköp eller alla andra kostnader förbundna med inköp eller investeringar av byggnadstekniskt slag utan innovativ natur, däribland verksamhet som redan införts i industriell skala, hänförs till icke stödberättigande kostnader. Sid. 18 (19)

19 KAPITEL D - SÄRSKILDA BESTÄMMELSER FÖR LIFE-TREDJE LAND Artikel 34 Delbetalning Beloppet för delutbetalningen skall beräknas genom man tillämpar procentsatsen för gemenskapens finansiella bidrag (enligt uppgift i avtalet) på de faktiskt uppkomna stödberättigande kostnaderna. Den sammanlagda delutbetalningen skall inte överstiga 50 % av det maximala stödbelopp som betalas utöver förskottsbetalningen. Detta innebär att förskottsutbetalningen plus delutbetalningen tillsammans inte får överstiga 90 % av gemenskapsstödet. Sid. 19 (19)