1 (5) Riktlinjer för e-tjänsten Journalen Revideras 2018-04-01 Beslutande: Ansvarig: Handläggare: Chefläkare, Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Chefläkare, vårdgivare Birgitta Cornelius, Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Allmänna riktlinjer för e-tjänsten Journal via nätet
2 (5) Innehåll Målgrupp för dokumentet... 3 Riktlinjer - syfte och omfattning... 3 Roller/ansvarsfördelning... 3 Undantag till direktåtkomst i Journal via nätet... 4 Försegling... 4 Upplåsning av försegling... 4 Borttagande av direktåtkomst för vårdnadshavare till barnets journal... 4 Förlängd direktåtkomst för vårdnadshavare för barn över 13 år... 4 Minderårigs tillgång... 5 Blockering på vårdens initiativ... 5 Ombud... 5
3 (5) Målgrupp för dokumentet Verksamhetschef, vårdpersonal och lokal förvaltning/verksamhetsstöd. Riktlinjer - syfte och omfattning Allmänna riktlinjer ger anvisningar för att följa det nationella ramverket och det regionala regelverket för e-tjänsten och anger därmed det handlingsutrymme och de undantag som finns för den enskildes direktåtkomst1 till journaluppgifter från anslutna journalsystem. Riktlinjerna är framtagna i samverkan inom Stockholms läns landsting (SLL). De är fasta över tid och revideras en gång om året följt av chefsläkares beslut. Tillämpningar och kompletteringar för e-tjänsten Journal via nätet är ett dokument med aktuella instruktioner, avgränsningar och undantag. Dokumentet förändras över tid och revideras en gång i kvartalet eller direkt vid behov. Rutiner som tydliggör hantering utifrån riktlinjerna utformas och hanteras i respektive vårdgivares lokala förvaltning/verksamhetsstöd. Roller/ansvarsfördelning Verksamhetschef eller motsvarande (hädanefter benämnd verksamhetschef) ansvarar för att riktlinjerna följs och för att det finns kända rutiner på vårdenheten gällande den enskildes direktåtkomst till journaluppgifter. Verksamhetschefen ansvarar för att hälsooch sjukvårdspersonalen kan informera patienten om vilken information som finns i e-tjänsten, och vart denne ska vända sig vid frågor om e-tjänsten eller innehåll. Lokal förvaltning/verksamhetsstöd ansvarar för att administrativt genomföra begärda åtgärder gällande direktåtkomst för Journalen. Funktionaliteten och åtgärder beskrivs i detta dokument. Det finns centralt framtagna blanketter för ansökan om samtliga åtgärder. Patienten ska vända sig till 1177 support för Vårdguidens e-tjänster vid frågor om e-tjänsten Journal via nätet. 1 Direktåtkomst - elektronisk åtkomst till information med hjälp av personlig inloggning.
4 (5) Undantag till direktåtkomst i Journal via nätet Utgångspunkten är att patienten har direktåtkomst till journalinformation via e-tjänsten Journal via nätet (hädanefter benämnd Journalen). Patienten kan själv hantera försegling samt utse ombud direkt i tjänsten alternativt få hjälp via sin vårdgivare. Försegling 2 För att förhindra ofrivillig inloggning finns det möjlighet för patienten att försegla direktåtkomsten. Försegling kan exempelvis användas av patienter i hotfulla situationer. Patient som förseglat sina journaluppgifter har inte längre direktåtkomst till informationen i e-tjänsten. Förseglingen görs i första hand direkt i e-tjänsten av patienten själv. Patienten kan dock vid behov be vårdgivaren om hjälp. När patienten själv förseglar gäller förseglingen för hela tjänsten, det vill säga samtliga verksamheter som är anslutna till tjänsten. Sker försegling via vårdgivaren är det möjligt att försegla enbart valda enheter. Upplåsning av försegling Patienten kan begära upplåsning av förseglingen via sin vårdgivare. Detta görs enligt gällande lokal rutin. Borttagande av direktåtkomst för vårdnadshavare till barnets journal Vårdnadshavare har direktåtkomst till barns journaler i e-tjänsten Journalen tills barnet fyller 13 år. I undantagsfall kan vårdnadshavarens direktåtkomst tas bort om det kan antas att barnet eller annan person lider men om uppgifterna röjs för vårdnadshavaren. Åtgärden ska ske skyndsamt enligt lokal rutin. Under jourtid (kvällar, nätter, helger) hänvisas till instruktioner i dokumentet Tillämpningar av och kompletteringar för e- tjänsten Journal via nätet och lokala rutiner. Åtgärden tar bort en eller båda vårdnadshavares direktåtkomst till hela barnets journal. När det bedöms att vårdnadshavare åter ska ha direktåtkomst till barnets journaler åtgärdas detta enligt lokal rutin. Förlängd direktåtkomst för vårdnadshavare för barn över 13 år Behandlande personal kan tillsammans med barnet och vårdnadshavare besluta om vårdnadshavares tillgång till e-tjänsten Journalen även efter 13 års ålder. Verksamhetschefen fattar det formella beslutet för den verksamhet som hen ansvarar för. Förlängd direktåtkomst kan vara aktuell när vårdnadshavaren långvarigt medverkar i vården av barnet till exempel vid kronisk sjukdom, funktionshinder eller vid andra särskilda omständigheter. Vid beslutet ska barnets vilja respekteras. I de fall barnet inte kan uttrycka sin vilja ska verksamhetschefen säkerställa att barnet inte lider men av att vårdnadshavare har direktåtkomst till information från den aktuella vårdverksamheten. 2 Försegling - ingen information skickas från anslutna journalsystem till tjänsten Journalen. Journalen visar då meddelande Kontot är ej tillgängligt om patienten loggar in.
5 (5) Minderårigs tillgång Efter beslut av verksamhetschef kan minderårig från 13 år få tillgång till Journalen. Begäran om tillgång görs av verksamhetschefen. Blockering på vårdens initiativ Funktionen Försegling (blockera) kan användas då en enskild patient efter menprövning och beslut av behandlande personal inte ska ha direktåtkomst till Journalen, det vill säga blockeras från direktåtkomst. Det finns möjlighet att ange vilka enheter blockeringen ska gälla för. Åtgärden ska ske skyndsamt enligt lokal rutin. Under jourtid (kvällar, nätter, helger) se instruktioner i dokumentet Tillämpningar och kompletteringar för och lokala rutiner. Utförs åtgärden under jourtid av SLL IT blockeras patientens direktåtkomst till hela Journalen. Ombud Vuxna personer kan utse andra vuxna personer till ombud och ge dem direktåtkomst till e-tjänsten genom funktionen Dela journal. De som saknar e-legitimation eller av någon anledning inte själva använder e-tjänsten kan istället via sin vårdgivare begära att dela ut Journalen till ett ombud. För att det ska vara möjligt att ge en annan person än patienten själv direktåtkomst via ombudsfunktionen i Journalen krävs att patienten själv samtycker till det. Begäran om att dela ut till ombud ska uttryckas av patienten själv, och det förutsätter att patienten har förmåga att göra ett grundat ställningstagande till samtycke. I andra fall ska vårdgivaren inte medverka till att ge direktåtkomst via ombudsfunktionen i Journalen. (Se vidare i dokumentet Riktlinje Dela ut till ombud Journal via nätet) Patienten kan när som helst besluta att ett ombud inte längre ska ha direktåtkomst till e-tjänsten Journalen. I första hand tas ombudet bort av patienten direkt i e-tjänsten.