www.pwc.se Förstudie Joanna Hägg Hot och våld mot förtroendevalda och tjänstemän Sollentuna kommun Förstudie
Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning... 2 2.1. Bakgrund... 2 2.2. Frågeställningar... 2 3. Iakttagelser... 4 3.1. Organisation för förebyggande av våld och hot... 4 3.1.1. Arbetsgivarens ansvar och systematiskt arbetsmiljöarbete... 4 3.1.2. Stödfunktioner, information och utbildning... 5 3.1.3. Rutiner och arbete på verksamhetsnivå... 6 3.2. Riskbedömning och åtgärder... 6 3.3. Förekomst av hot och våld och åtgärder... 7 3.4. Uppföljning och återrapportering... 7 Sollentuna kommun
1. Sammanfattning har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Sollentuna kommun genomfört en förstudie avseende hot och våld mot förtroendevalda och tjänstemän. Förstudien visar att det ansvar för det systematiska arbetsmiljöarbetet och förebyggande av hot och våld finns hos den chef som har verksamhets-, budget-, personal- och arbetsmiljöansvar. Det är därmed dennes ansvar att initiera, leda, samordna och följa upp arbetsmiljöarbetet på arbetsplatsen, inklusive det förebyggande arbetet kring hot och våld. Det finns inga politiskt antagna riktlinjer eller styrande dokument avseende hot och våld mot anställda och förtroendevalda, det finns dock ett antal rutiner och arbetsdokument som stöd i dessa frågor, bland annat Handbok Om hot och våld för förtroendevalda i Sollentuna kommun samt Rutiner vid våld eller hot om våld som säkerhetsavdelningen har tagit fram. En viktig del i det förebyggande arbetet är att informera och utbilda i syfte att höja medvetandenivån kring dessa frågor hos anställda och förtroendevalda i kommunen. Nya chefer utbildas i arbetsmiljöfrågor av personalavdelningen och säkerhetsavdelningen informerar nyanställda om sin roll samt har tagit fram en interaktiv utbildning kring hot och våld som är obligatorisk för de anställda. Det finns dock ett behov av att ta ett omtag kring utbildningen och säkerställa att anställda genomför den. Vid sidan av ovanstående centralt organiserade utbildningar och stödjande dokument förekommer även arbete på verksamhetsnivå, där samarbetet med säkerhetsavdelningen genomgående uppges fungera bra och medvetenheten kring dessa frågor anses generellt sett ha ökat i kommunen under de senaste åren. Analys och riskbedömning ska göras efter kartläggning/inventering av risker som en del av arbetsmiljöarbetet samt som en del av den årliga skyddsronden. Allt hot och våld ska dokumenteras och polisanmälas. Dokumentation sker i KIA, där informationen delges personalavdelningen, ansvarig chef och säkerhetsavdelningen. Ansvarig chef ska besvara ärendet i KIA och uppge vilka åtgärder som ska vidtas. Ofta gör ansvarig chef detta tillsammans med säkerhetsavdelningen samt den som har utsatts. Det görs ingen särskild rapportering om förekomsten av hot och våld till kommunstyrelsen eller nämnderna, utan detta anses ingå som en del i den generella återrapporteringen av personalfrågor, såsom sjukskrivningar och annan statistik. Rapportering av frågorna, exempelvis antal och typ av tillbud, sker också till fackliga samverkansgrupper och kommunens ledningsgrupp någon gång per år. Sollentuna kommun 1 av 8
2. Inledning 2.1. Bakgrund SKL lyfter fram att hot och våld mot förtroendevalda på grund av sitt politiska uppdrag är ett hot mot det demokratiska systemet på flera sätt. Dels kan det bli svårare att rekrytera och behålla politiker och dels kan vårt öppna samhälle påverkas om för många skyddsåtgärder måste sättas in. I slutändan kan även den demokratiska beslutsprocessen påverkas. Hot och våld kan också riktas mot anställda i kommunens verksamheter. Anledningen kan vara att anställda fattar beslut eller tar ställning i en fråga som någon eller några uppfattar som negativt. Arbetsgivare har inom ramen för sitt arbetsgivaransvar skyldighet att förebygga hot och våld. Enligt de grundläggande bestämmelserna i 3 kap. 2 arbetsmiljölagen ska arbetsgivaren vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa och olycksfall. Arbetsplatser ska utformas och utrustas för att förebygga risken för hot och våld så långt det är möjligt. Arbetsmiljöverkets föreskrifter om våld och hot i arbetsmiljön, AFS 1993:2 gäller på alla arbetsplatser. Med systematiskt arbetsmiljöarbete menas arbetsgivarens arbete med att undersöka, genomföra och följa upp verksamheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredställande arbetsmiljö uppnås. Enligt arbetsmiljöverket är antalet arbetsskador stort. Nästan en tredjedel av samtliga anmälda arbetsskador på grund av hot och våld finns inom det sociala verksamhetsfältet. 2.2. Frågeställningar Mot den bakgrunden genomförs en förstudie i syfte att kartlägga hur kommunen förebygger och hanterar hot och våld mot förtroendevalda och anställda. Följande frågeställningar ska belysas: Vilka system och rutiner för att förebygga och förhindra våld och hot har kommunstyrelsen beslutat om? Vilken organisation av arbetet med att förebygga och hantera våld och hot finns? Hur bedrivs det förebyggande arbetet? Hur inventeras och görs bedömning av risker i verksamheten? Genomförs utredningar av hot och våld? Upprättas skriftliga handlingsplaner för de åtgärder som inte genomförs omedelbart? Vilken uppföljning och återrapportering sker till ansvarig nämnd? Sollentuna kommun 2 av 8
Förstudien har genomförts via intervju med personalchef, personalstrateg samt säkerhetschef. Rapporten har sakgranskats av de intervjuade, inga synpunkter inkom. Följande dokument har inhämtats: Personalpolicy för Sollentuna kommun, kommunledningskontoret augusti 2014 (webbversion) Handbok Om hot och våld för förtroendevalda i Sollentuna kommun, kommunledningskontoret april 2014 Rutiner vid våld eller hot om våld, 2015 Regler för tillträde till Turebergshuset via inpasserkort, antagna av kommunstyrelsen 2014-10-01, 183 Barn- och utbildningskontorets krisplan för kommunala skolor och förskolor, uppdaterad 2016-05-09 Akutplan, från kommunens intranät har även tagit del av information på kommunens intranät Solsidan. På socialkontorets sida finns information om hot och våld (förebyggande, vad du gör om något händer, larminstruktioner m.m.). På Solsidan finns även en beskrivning av arbetsmiljöprocessen i kommunen, i form av en processkarta med separata instruktioner för varje del i processen. I processen ingår hot och våld. Sollentuna kommun 3 av 8
3. Iakttagelser 3.1. Organisation för förebyggande av våld och hot 3.1.1. Arbetsgivarens ansvar och systematiskt arbetsmiljöarbete Arbetsgivaren ska utreda de risker för hot och våld som kan finnas på arbetsplatsen och så snart som möjligt genomföra åtgärder för att förebygga de risker som framkommer, enligt Arbetsmiljölagen och Arbetsmiljöverkets föreskrifter om våld och hot i arbetsmiljön, AFS 1993:2. Regler och rutiner ska vara kända av personalen och åtgärder bör följas upp. Personalen ska veta hur de ska agera om en hot- eller våldssituation uppstår. Arbetsgivaransvaret i Sollentuna kommun är delegerat från kommunstyrelsen. Det innebär att ansvar för det systematiska arbetsmiljöarbetet och förebyggande av hot och våld finns hos den chef som har verksamhets-, budget-, personal- och arbetsmiljöansvar och som därmed ska initiera, leda, samordna och följa upp arbetsmiljöarbetet på arbetsplatsen. Det systematiska arbetsmiljöarbetet syftar till att undersöka, genomföra och följa upp verksamheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredställande arbetsmiljö uppnås. Arbetsmiljöarbetet i Sollentuna kommun beskrivs exempelvis på kommunens intranät Solsidan. Där finns information om arbetsmiljö och hälsa (arbetsmiljöprocess, akutplan, KIA 1 m.m.). Av processbeskrivningen för arbetsmiljöprocessen framgår fyra steg: Inventera Analysera och bedöm Åtgärda Följ upp. Under respektive steg finns beskrivningar, mallar och checklistor till stöd för chefen i arbetet. - Inventera: innefattar exempelvis länk till Kartläggning av risker för hot och våld, information om skyddsrond, medarbetarsamtal och medarbetarenkät samt mall för sammanställning av risk- och friskfaktorer. - Analysera och bedöm: innefattar exempelvis matris för att prioritera identifierade risker, information om direkta åtgärder och mall för handlingsplan om åtgärd ej kan vidtas direkt. - Åtgärda: innefattar information om att hot och våld direkt behöver åtgärdas, att handlingsplan ska redovisas till samverkansgrupp samt att åtgärderna ska genomföras. Även akuta händelser beskrivs, i Akutplan. - Följ upp: innefattar exempelvis uppföljning av handlingsplan och det systematiska kvalitetsarbetet samt sammanställning av tillbud. Arbetsgivaransvaret innefattar de anställda i kommunen. Förtroendevalda omfattas inte eftersom kommunen (med några undantag) ej är arbetsgivare för de förtroendevalda. Det förs dock fram i intervju med säkerhetschefen att såväl 1 Kommunernas informationssystem om arbetsmiljö Sollentuna kommun 4 av 8
förtroendevalda som anställda ska få samma stöd. Även tillfället inhyrda konsulter med flera där arbetsmiljöansvaret är oklart ska vid behov få samma stöd av kommunen som ordinarie anställda. 3.1.2. Stödfunktioner, information och utbildning Utöver vad som framgår av arbetsmiljöansvar och arbetsmiljöarbete finns inga politiskt antagna riktlinjer eller styrande dokument avseende hot och våld mot anställda och förtroendevalda. Det finns däremot ett antal rutiner och arbetsdokument som ger chefer och anställda stöd i dessa frågor. Kommunens anställda liksom de förtroendevalda kan i säkerhetsfrågor vända sig till säkerhetsavdelningen. Säkerhetsavdelningen hanterar frågor rörande hot och våld, informationssäkerhet, brottsförebyggande arbete, brandskydd, lås/larm med mera. Säkerhetsavdelningen har tagit fram Handbok Om hot och våld för förtroendevalda i Sollentuna kommun samt Rutiner vid våld eller hot om våld. Rutinerna innehåller information om kommunens säkerhetsrutiner (till exempel vid besök eller inspektioner utanför kontoret), rutin för händelse där hot eller hot om våld har inträffat, chefens och medarbetarens ansvar för arbetsmiljön, tips från säkerhetsenheten och utrymningsinstruktion för Turebergshuset. Handboken för de förtroendevalda innehåller allmän information och definitioner, ansvarsfördelning mellan säkerhetsenheten i kommunen, polismyndigheten och de politiska partierna samt konkreta checklistor för riskbedömning vid möten, planera och genomföra möte samt vid trakasserier, hot och våld. I samband med den obligatoriska utbildningen för nya anställda informerar säkerhetsavdelningen om sitt ansvar, hur man kommer i kontakt med dem etc. Personalavdelningen är verksamheternas stöd i personalrelaterade frågor. Personalstrategerna bistår cheferna inom bland annat arbetsrätt, löneöversyn, arbetsmiljö, rekrytering, kompetensförsörjning och mångfaldsarbete. I Kommunernas informationssystem om arbetsmiljö (KIA) ska olycksfall, tillbud med mera registreras och KIA hanteras av en personalstrateg. För nya chefer finns en tvådagsutbildning i arbetsmiljö men även en kortare utbildning Ny som chef vid vilka personalavdelningen bland annat informerar om arbetsmiljö och hot och våld. Säkerhetsavdelningen har även tagit fram en interaktiv utbildning kring hot och våld som är obligatorisk för de anställda. Utbildningen startade i februari 2016. Enligt säkerhetschefen är det några anställda som har gått den men ett omtag ska göras under hösten 2016. Under våren 2016 har det även genomförts praktiska utbildningar för vissa anställda i kommunen, främst för reception/kontaktcenter samt enheter inom kultur- och fritidskontoret. Under den praktiska utbildningen har anställda ställts inför hotfulla situationer med hjälp av skådespelare och fått öva på att hantera det. Sammantaget betonas i intervjuerna att medvetenhet och information är avgörande för det förebyggande arbetet. Sollentuna kommun 5 av 8
3.1.3. Rutiner och arbete på verksamhetsnivå Vid sidan av ovanstående centralt organiserade utbildningar och stödjande dokument förekommer även arbete på verksamhetsnivå. Vissa verksamheter är mer utsatta än andra för risker förknippade med hot och våld, enligt intervjuer är dessa exempelvis socialkontoret och barn- och utbildningskontoret men även övrig myndighetsutövning, bibliotek och fritidsgårdar. Socialkontorets ledning uppger att de har ett bra stöd i säkerhetsavdelningen och att de har ett nära samarbete i hanteringen av frågor som rör hot och våld. Socialkontoret har vid sidan av de av kommunledningskontoret och säkerhetsavdelningen framtagna rutiner också på sin sida på intranätet tydliggjort ansvaret för att förebygga hot och våld och vad som ska göras om något händer. Där tydliggörs bland annat allas ansvar vid besök (förbjudet att vara själv på kontoret vid besök, förvarna receptionen om eventuellt hotfulla besök), om rutiner för inpassering och utpassering, förvaring av möjliga tillhyggen med mera. Det finns även mer specifika rutiner inför besök på kontoret och vid hembesök. Vartannat år genomförs en obligatorisk utbildning avseende hot och våld, i form av en föreläsning eller liknande. Därtill uppges i intervju med förvaltningschefen att frågor rörande hot och våld diskuteras löpande och att förebyggande är en del i det dagliga arbetet. Även Kontaktcenter uppger att de bra stöd och nära samarbete med säkerhetsavdelningen. Säkerhetsavdelningen stöttar i att utforma utbildningar och rutiner för personalen inom Kontaktcenter. Alla nyanställda inom Kontaktcenter får under sin introduktion information avseende hot och våld samt rutiner för bland annat larm och besök. 3.2. Riskbedömning och åtgärder I beskrivningen av arbetsmiljöprocessen ovan beskrivs att analys och riskbedömning ska göras efter kartläggning/inventering av risker. Riskbedömning ingår och ses som en del av arbetsmiljöarbetet, enligt intervjuerna. I samband med den (minst) årliga skyddsronden ska riskbedömning omfatta den psykiska och den fysiska miljön, där hot och våld ingår. Detta bekräftas i samtal med ansvarig för bland annat socialkontoret. Inom Kontaktcenter omfattas den fysiska miljön i skyddsronden. Eftersom förekomsten av situationer med risk för hot och våld skiljer sig mellan förvaltningarna konstateras i intervjuer att riskmedvetenheten och kunskapsnivån kan skilja sig mellan olika verksamheter i kommunen. De verksamheter som är mer utsatta är mer benägna att identifiera risker och vidta åtgärder, enligt de intervjuade. Åtgärderna kan innefatta sådant som larm, extra bevakning eller förändrade arbetssätt. Enligt intervjuerna har säkerhetsnivån i kommunhuset höjts generellt, genom att fler dörrar och entréer har låsts och att överfallslarm har installerats på valda platser. Större sammanträden med kommunstyrelsen, kommunstyrelsens arbetsutskott och kommunfullmäktige bevakas också av ordningsvakter och det finns alltid en ordningsvakt på plats i kommunhuset under ordinarie öppettider. Sollentuna kommun 6 av 8
Förvaltningschefen för socialkontoret för fram att det är positivt att det finns vakter tillgängliga vid behov samt att besökare till socialkontoret nu hänvisas till den gemensamma receptionen i kommunhuset. Det förs fram att medvetenheten har höjts övergripande hos kommunens anställda och förtroendevalda, inte minst i samband med händelser i omvärlden. 3.3. Förekomst av hot och våld och åtgärder Allt hot och våld ska dokumenteras. Dokumentation sker i KIA, där informationen delges personalavdelningen och säkerhetsavdelningen. Inom exempelvis socialkontoret kan även tillbud dokumenteras i individakterna. Alla ärenden om hot och våld ska också polisanmälas. Det förs fram att antalet tillbud uppfattas som relativt få. Ansvarig chef ska därefter registrera i KIA vilka åtgärder som ska vidtas. Ansvarig chef träffar ofta tillsammans med säkerhetsavdelningen - den som har utsatts för att gå igenom vad som har hänt och det görs en bedömning av vilken typ av insats som krävs framgent (skydd, bevakning, samtalsstöd etc.). Utifrån vad som framkommer av intervjuer med socialkontoret dokumenteras inte framtida åtgärder i en skriftlig handlingsplan i dagsläget, utan detta sker i dialogform tillsammans med säkerhetsavdelningen samt i KIA. Trots att socialkontoret anses vara särskilt utsatt uppger förvaltningschefen att antalet tillbud har minskat under de senaste åren, men att de tillbud som ändå sker är av en mer allvarlig art. Inom Kontaktcenter uppges att antalet tillbud har varit ca 5 per år. Eftersom kommunen inte är arbetsgivare för de förtroendevalda kan kommunen inte göra en polisanmälan, utan detta är upp till den enskilda förtroendevalda eller dennes arbetsgivare. Av samma skäl dokumenteras inte heller incidenter med hot och våld mot förtroendevalda i KIA. Eventuella åtgärder diskuteras mellan den enskilde och säkerhetsavdelningen, i den mån säkerhetsavdelningen kontaktas. 3.4. Uppföljning och återrapportering Det görs ingen särskild rapportering om förekomsten av hot och våld till kommunstyrelsen eller nämnderna, utan detta anses ingå som en del i den generella återrapporteringen av personalfrågor, såsom sjukskrivningar, statistik med mera. Rapportering av frågorna, exempelvis antal och typ av tillbud, sker också till fackliga samverkansgrupper och kommunens ledningsgrupp någon gång per år. Det saknas sammanställning av gjorda polisanmälningar, eftersom dessa görs av den enskilda individen i stor utsträckning. Sollentuna kommun 7 av 8
2016-10-04 Joanna Hägg Projektledare Anders Haglund Uppdragsledare Sollentuna kommun 8 av 8