Granskningspromemoria 2016 Stockholms Stadsteater AB Granskningspromemoria från Stadsrevisionen Nr 11, 2017 Dnr 3.1.2-12/2017 2017-02-02
Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Fördjupade granskningar som sker under året kan också publiceras som projektrapporter. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. Granskningspromemoria 2016 Dnr 3.1.2-12/2017 Hemsida: www.stockholm.se/revision
Innehåll Redogörelse för granskningens planering och genomförande 1 Redogörelse för granskningsresultatet 1 Grundläggande granskning 1 Bolagets arbete med internkontroll 1 Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat 3 Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag 5 Ägardirektivet Arbeta aktivt för att engagera särskilt barn och ungdomar som publik, besökare och deltagare i olika typer av verksamhet 6 Ägardirektivet utveckla verksamheten i Skärholmen till ett kulturhus 7 Bilaga 1 - Uppföljning av lämnade rekommendationer 9
Granskningspromemoria 2016 1 (10) Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett planeringsmöte den 12 april 2016. Vid planeringsmöte den 17 maj 2016 avseende Stockholms Stadsteater AB informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag den givit revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sitt Planerings-PM. Resultatet av granskningen av intern kontroll och delårsbokslutet per 2016-08-31 rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte den 28 september 2016, där bolagets ledning deltog. Under granskningsåret har revisionskontoret sammanträffat med bolagets ledning i samband med information och avstämning av genomförda granskningar. Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 2 februari 2017. Årets granskning har enligt fastställd granskningsplanering omfattat bland annat följande: Ägardirektivet Arbeta aktivt för att engagera särskilt barn och ungdomar som publik, besökare och deltagare i olika typer av verksamhet Ägardirektivet Utveckla verksamheten i Skärholmen till ett kulturhus Denna granskningspromemoria har faktakontrollerats av bolaget. Ansvarig för granskningen av bolagets verksamhet från revisionskontoret har varit Anna-Karin Karlström. Redogörelse för granskningsresultatet Grundläggande granskning Bolagets arbete med internkontroll I samband med verksamhetsplanen upprättas en internkontrollplan vilken beslutas av styrelsen. Internkontrollplanen omfattar sju områden vilka de senaste år varit oförändrade. Granskningen utförs
UTKAST Granskningspromemoria 2016 2 (10) av bolagets auktoriserade revisorer och rapporteras till styrelsen. Avrapportering av uppföljningen av internkontrollplanen 2016 sker till styrelsen i februari 2017. I uppföljningen av 2016 års internkontrollplan har det framkommit brist i form av bland annat avsaknad av avtal för inköp och att gällande attestrutiner inte efterlevts. I uppföljningen av upphandlingsrutiner framkom att två otillåtna direktupphandlingar har förekommit på grund av fördröjning i kommande upphandling samt överklagande av upphandling vilket medförde att upphandlade tjänster saknade avtal under en period. Bolaget kommer enligt uppgift vidta åtgärder för att förbättra den interna kontrollen bland annat i form av att informera ledningsgrupp, enhetschefer och personal inom ekonomiavdelningen under 2017 Revisionskontorets sammanfattande bedömning Bland stadens bolag är det vanligt att styrelsen tar del av en dokumenterad riskanalys vilket ligger till grund för internkontrollplan. Revisionen rekommenderar att styrelsen bör ta del av den riskanalys som ligger till grund för internkontrollplanen. För att kunna upprätthålla en aktuell internkontrollplan är det väsentligt att riskområden samt värdering av risker ses över årligen samt omfattar bolagets samtliga verksamhetsområden. Bolaget har ett internkontrolldokument som varit oförändrat de senaste åren. Bolagets verksamhetsinriktning utifrån ägardirektiv samt organisation har förändrats de senaste åren. Bolaget står inför en rad stora utmaningar så som bland annat stora renoveringar/investeringar vilket kommer ge effekter för verksamheten. Revisionskontoret rekommenderar att bolaget överväger att upprätta en riskanalys, vilken ligger till grund för en internkontrollplan som på ett tydligare sätt omfattar ägardirektiv och verksamhetsområdena. I uppföljningen av internkontrollplan konsterades brister avseende efterlevnad av attestrutiner och upphandling. Revisionskontoret rekommenderar att bolaget säkerställer att attestrutiner efterlevs samt att upphandling utförs enligt stadens anvisningar och Lagen om offentlig upphandling. Bolaget kommer enligt uppgift vidta åtgärder för att förbättra den interna kontrollen. Sammanfattningsvis så bedömer revisionskontoret att arbetet med riskanalys och internkontroll bör utvecklas. Uppföljningen av den internakontrollen visar på brister vilket indikerar på att bolaget bör stärka den interna kontrollen.
Granskningspromemoria 2016 3 (10) Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Av nedanstående framgår bland annat kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2016 och bolagets prognoser över resultat och investeringar. Vidare har bolaget måluppfyllelse avseende fullmäktiges mål granskats. Årets fastställda avkastningskrav uppgår till -350 mnkr. Resultat efter finansnetto (mnkr) Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget T1 T2-350,0-350,0-350,0-348,7 Tertialrapport 1 och 2 Ovanstående sammanställning visar att prognossäkerheten i bolagets tertialrapportering har varit god under året. Bokslut Resultatet efter finansnetto uppgår till -348,7 mnkr, vilket är 1,3 mnkr bättre än fastställt resultatkrav. Bolaget redovisar att budgetavvikelsen beror på lägre administrativa avgifter från moderbolaget. Intäkterna uppgår till 147,8 mnkr, vilket är 25,9 mnkr lägre än budget. Budgetavvikelsen beror i huvudsak på lägre biljettintäkter än beräknat. Bolaget indikerade redan i tertialrapport 1 att de prognostiserar väsentligt lägre biljettintäkter än budget. Kostnaderna uppgår till 481,5 mnkr, vilket är 25,7 mnkr lägre än budget. Under året har bolaget har arbetat aktivt med att anpassa kostnaderna till de minskade biljettintäkterna. Investeringar (mnkr) Bolagets budget Prognos T1 Prognos T2 Bokslut 10 15 15 15,6 Tertialrapport 1 och 2 Ovanstående sammanställning visar att prognossäkerheten i bolagets tertialrapportering har i huvudsak varit god under året.
UTKAST Granskningspromemoria 2016 4 (10) Bokslut Investeringarna uppgår till 15,6 mnkr vilket är 5,6 mnkr högre än vad som hade planerats i budgeten. Budgetavvikelsen hänförs till den nya scenen i Vällingby. Under kommande år kommer bolaget att göra omfattande renoveringar/investeringar. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Revisionen noterar att bolaget står inför stora ekonomiska utmaningar, bland annat i form av omfattande renoveringar/investeringar samt minskade biljettintäkter. I moderbolagets ärende Budget och ägardirektiv 2017 för koncernen Stockholms Stadshus AB anges att under 2017 kommer moderbolaget tillsammans med stadsledningskontoret genomföra en utredning hur finansieringen av Stockholms Stadsteater AB ska hanteras. Vidare anges i ärendet att koncernledningen betonar vikten av att stärka självfinansieringsgraden i bolaget. Bolagets uppfyllelse av kommunfullmäktiges mål Inom ramen för ILS, Stockholms stads system för ledning och uppföljning av verksamhet och ekonomi, har kommunfullmäktige fastställt fyra inriktningsmål och 26 verksamhetsmål. Kopplat till verksamhetsmålen har även ett antal indikatorer fastställts. Genom indikatorerna mäts i vilken utsträckning stadens nämnder och bolag uppfyller kommunfullmäktiges mål. De indikatorer som bolagen omfattas av framgår av kommunfullmäktiges budget samt av den budget koncernstyrelsen har antagit för bolagssektorn. Respektive bolag ska ange årsmål för sina indikatorer och aktiviteter kopplade till fullmäktiges inriktningsmål/ägardirektiv. Rapportering av statusen för fullmäktiges inriktningsmål/ägardirektiv ska ske i planerings- och uppföljningsverktyget ILS-webb Revisionskontoret har granskat om bolagets styrelse har formulerat årsmål för respektive indikator, att målen följs upp på ett systematiskt sätt samt om måluppfyllelsen redovisas för styrelsen. Vidare har revisionskontoret bedömt om större avvikelser mot budget har analyserats och förklarats på ett tillfredsställande sätt. Iakttagelser Till kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens mål redovisar bolaget sammanlagt 53 indikatorer, varav 14 har fastställts av kommunfullmäktige och 7 av Stadshus AB. Målen och indikatorerna har i samband med verksamhetsplanen/budgeten fastställts av bolagsstyrelsen. Styrelsen har under 2016 fastställt 32 egna indikatorer, vilket är väsentlig fler jämnfört med föregående år. Avrapporteringen av måluppfyllelsen har skett i samband med tertial-
Granskningspromemoria 2016 5 (10) redovisningarna och årsbokslutet till bolagets styrelse och koncernstyrelsen. I årsbokslutet redogör bolaget att det arbetar mot kommunfullmäktiges fyra inriktningsmål. I årsbokslutet redovisas att i huvudsak att samtliga indikatorer uppfylls. Nedan redovisas några av de indikatorer som inte uppnås inom inriktningsmålen. I verksamhetsberättelsen redovisar bolaget förklaringar till avvikelser och vilka åtgärder som kommer att vidtas. Ett ekonomiskt hållbart Stockholm Bolaget redovisar att verksamhetens besökare minskar med cirka 70 000 personer, vilket påverkar biljettintäkterna och därför uppnås inte målet för indikatorn bibehålla höga biljettintäkter. Indikatorerna inom målet Fortsätta arbetet med att bredda verksamhetens finansiering uppnås inte. Bolagets redovisar att det lägre antalet besökare samt pågående renovering är anledning till avvikelser för indikatorerna försäljning kring föreställningar, sponsring och uthyrning av studion. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Revisionskontoret delar bolagets bedömning som redovisas i årsbokslutet. Bolaget har redovisat och följt upp mål och indikatorer i enlighet med Stockholms Stadshus AB:s anvisningar. Budgetavvikelsen har förklarats på ett tillfredsställande sätt. Bolaget har fastställt årsmål för indikatorerna. Bolaget uppfyller i huvudsak de uppställda målen. Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag Uppföljningen av ägardirektiven ingår i ILS-rapporteringen. Bolaget har formulerat aktiviteter och i vissa fall indikatorer till ägardirektiven. Revisionskontoret har översiktligt följt upp hur bolaget arbetar med fullmäktiges ägardirektiv för år 2016-2018. Övergripande iakttagelser Bolaget har beslutat om mätbara indikatorer eller aktiviteter för ägardirektiven. I verksamhetsberättelse 2016 redovisas hur bolaget arbetar med att genomföra ägardirektiven. Samtliga ägardirektiv upplevs av bolaget i huvudsak kunna genomföras fram till 2018. Dock redovisa under 2016 vissa avvikelser. Bolaget redovisar att ägardirektivet på försök driva Parkteaterliknande turnéverksamhet under vintertid, inomhus i ytterstaden ännu inte har verkställts.
UTKAST Granskningspromemoria 2016 6 (10) Under början av 2017 kommer verksamheten kretsteatern starta och därmed har bolaget vidtagit åtgärder för att arbeta mot ägardirektivet. Bolaget redovisar, liksom tidigare år, att ägardirektivet fortsätta arbetet med att bredda verksamhetens finansiering inte uppnås. I verksamhetsberättelsen redovisas att avvikelsen beror dels på renoveringar av fasad och dels på minskade antal besökare. Ägardirektivitet ha fortsatt höga intäkter uppnås inte heller eftersom biljettintäkterna avviker väsentligt från budgeten 2016. Bolaget kommer att vidta åtgärder under 2017 för att kunna genomföra ägardirektiven, bland annat genomföra en marknadsundersökning för att kunna analysera anledningar till den nedåtgående trenden av besökare. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Enligt revisionskontorets bedömning bedrivs ett aktivt arbete med att genomföra kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens mål och ägardirektiv. Fördjupad granskning av ägardirektiv En fördjupad granskning har genomförts av hur bolaget arbetar med att genomföra och följa upp två av ägardirektiven. Ägardirektivet Arbeta aktivt för att engagera särskilt barn och ungdomar som publik, besökare och deltagare i olika typer av verksamhet Iakttagelser Bolaget har integrerat stadens styrdokument Kultur i ögonhöjd- för, med och av barn och unga i sin verksamhetsplan. Bolaget har verksamhet för barn och ungdomar från 0 till 25 år. Verksamheterna omfattar bland annat musik, teater, bibliotek, skapande, dans. Verksamheten bedrivs vid Kulturhuset Stadsteatern vid Sergels Torg i centrala Stockholm, i Skärholmen samt i Vällingby. I verksamheten Trappan i Vällingby finns enligt uppgift en aktiv lokalförankring till lokalföreningar. Även vid Skärholmen finns samverkan med lokala föreningar. Bolaget har idag en prisdifferentiering där det är billigare att ta del av kultur i ytterstaden jämnfört med innerstaden. Det finns även många öppna verksamheter vilka är gratis. Skolor gör besök vid de öppna verksamheterna samt tar del av bland annat scenkonst. Bolagets kommer under 2017 rekrytera bland annat en samordnare för barn och ungdomsverksamheten. Bolaget kommer även göra en
Granskningspromemoria 2016 7 (10) omfattande marknadsundersökning, vilket kommer att omfatta både de personer som deltar i verksamheten och de personer som idag inte har tagit del av verksamheten. Resultatet från marknadsundersökningen ska enligt uppgift kunna användas för att analysera den nedåtgående trenden av besökare som skett under 2016, ge information om nuvarande besökare samt hur verksamheten ska utvecklas för att öka antalet besökare samt nå fler stockholmare. I årsbokslutet redovisas att målen för verksamhetsområdet uppnås. Dock noterar revisionskontoret att i årsbokslutet 2016 redovisas lägre besökssiffor för flertalet av barn och ungdomsverksamheterna jämnfört med 2015. Total minskar antal besök av barn och ungdomar till hela verksamheten med cirka 40 000 besökare jämnfört med år 2015. Antal besökare för 2016 ligger i nivå med antal besökare 2014. Även antal utlånade barnböcker minskar (- 9 procent). För verksamheten Lava Bibliotek och Verkstad ökar antal besökare (+15 procent) och Marionetteatern visar även en liten ökning av besökare jämnfört med 2015. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Sammanfattningsvis bedömer revisionskontoret att bolaget arbetar aktivt med ägardirektivet Arbeta aktivt för att engagera särskilt barn och ungdomar som publik, besökare och deltagare i olika typer av verksamhet. Bolaget arbetar i enlighet med stadens kulturvision och budget 2016, att skapa kultur i ytterstaden samt skapa möjligheter för att nå ut till fler stockholmare. Revisionen noterar dock att antal besökande barn och ungdomar minskar under 2016. Bolaget bör i samband med den kommande marknadsundersökningen överväga hur bolagets verksamhet i framtiden på ett mer systematiskt sätt kan följas upp för att säkerställa att kulturen är tillgänglig och når ut till alla barn och ungdomar inom staden. Inom stadens nämnder utförs löpande utvärdering och uppföljning av kulturverksamhet för barn och ungdomar, vilket enligt revisionen även bör omfattas i bolagets kommande marknadsundersökningen. Ägardirektivet utveckla verksamheten i Skärholmen till ett kulturhus Iakttagelser Bolaget har inte beslutad om en definition för kulturhus. Vid intervjun med verksamhetsansvarig vid Skärholmen framgår att samlokalisering av olika typer av verksamheter är väsentlig för ett kulturhus. Det är en beskrivning som väl stämmer överens med det
UTKAST Granskningspromemoria 2016 8 (10) som anges i forskningen avseende kulturhus. Skärholmens kulturhus har samverkan med olika lokala aktörer. I verksamhetsplanen 2016 finns inga specifika indikatorer som avser Kulturhuset Skärholmen. Kulturhuset Skärholmen har verksamhet för barn och ungdomar från 5 till 25 år. Verksamheten är främst scenkonst. Under 2017 kommer även bioverksamhet startas upp i kulturhuset. Bolagets flesta besökare kommer från förskolor och skolor. I dagsläget har bolaget inte möjligheter att på ett effektivt sätt följa upp vilka skolor som deltar i deras verksamhet. Återkoppling från besökare sker främst via publikvärdar i samband med varje föreställning, vid spelårets slut samt med lärare och pedagoger vid lärarträffar. I årsbokslutet 2016 redovisas att Kulturhuset Skärholmen har fler antal besökare (13 080 personer) jämnfört med 2015 (12 855 personer). Revisionskontorets sammanfattande bedömning Sammanfattningsvis bedömer revisionskontoret att bolaget arbetar aktivt med ägardirektivet Utveckla verksamheten i Skärholmen till ett kulturhus. Bolaget bör definiera begreppet kulturhus. Bolaget bör överväga att upprätta indikatorer i verksamhetsplanen för att skapa bättre förutsättningar att följa upp kulturhuset Skärholmen. Vidare bör bolaget systematisera uppföljningen av besökare för att få en kunskap om kulturverksamheten når barn och ungdomar inom alla åldrar och inom alla geografiska delar av Skärholmen.
Granskningspromemoria 2016 9 (10) Bilaga 1 - Uppföljning av lämnade rekommendationer Granskningsår Rekommendation Åtgärdat Kommentar Ja Delvis Nej Följs upp 2015 Kultur i ögonhöjd Bolaget bör överväga att utse en samordnare för att skapa ökade förutsättningar för samverkan med övriga nämnder och bolag inom ramen för programmet. 2015 Upphandling och avtalsbevakning konstnärliga tjänster Bolaget bör överväga att dokumentera motivering när undantaget för konstnärliga tjänster tillämpas. Bolaget rekommenderas utföra seriositetskontroller på leverantörer under löpande avtalstid. 2016 Intern kontroll Revisionen rekommenderar att styrelsen bör ta del av den riskanalys som ligger till grund för internkontrollplan. Revisionskontoret rekommenderar att bolaget överväger att upprätta en riskanalys vilket ligger till grund för en internkontrollplan vilken på ett tydligare sätt omfattar ägardirektiv och verksamhetsområdena. Revisionskontoret rekommenderar att bolaget säkerställer att attestrutiner efterlevs samt att upphandling utförs enligt stadens anvisningar och Lagen om offentlig upphandling. 2016 Ägardirektivet Arbeta aktivt för att engagera särskilt barn och ungdomar som publik, besökare och deltagare i olika typer av verksamhet Bolaget bör överväga hur bolagets verksamhet i framtiden på ett mer systematiskt sätt kan följas upp för att säkerställa att kulturen är tillgänglig och når ut till alla barn och ungdomar inom staden. X Bolaget kommer under 2017 rekrytera samordnare. X Seriositetskontroller på leverantörer görs i samband med avtalstecknande och därefter arbetar bolaget oftast mycket nära med sina leverantörer under pågående projekt/avtal. Därmed är bolaget oftast väl informerat om leverantörernas verksamheter och finansiella ställning. Bolagets rutin är att fakturor utbetalas först efter genomfört uppdrag, varför detta i kombination med den nära relationen minimerar bolagets ekonomiska risktagande. 2017 2017 2017 2017
UTKAST Granskningspromemoria 2016 10 (10) Rekommendation Åtgärdat Kommentar Granskningsår Ja Delvis Nej Följs upp 2016 Ägardirektivet utveckla verksamheten i Skärholmen till ett kulturhus Bolaget bör definiera begreppet kulturhus. Bolaget bör överväga att upprätta indikatorer i verksamhetsplanen. Bolaget bör systematisera uppföljningen av besökare. 2017