Hälso- och sjukvårdsnämnden Gunne Arnesson Lövgren Strateg 044-309 31 33 gunne.arnesson.lovgren@skane.se YTTRANDE Datum 2016-07-15 Dnr 1600276 1 (6) Granskning av IT-system (rapport nr 1-2016) KPMG har, på uppdrag av Revisionskontoret i, genomfört en övergripande granskning av IT-strategin, beslutsprocessen för nya ITsystem och kartläggning av kritiska system inom. Det övergripande syftet med granskningen har varit att ta fram underlag för att bedöma om s planering och framförhållning vad gäller ITsystem är ändamålsenlig och effektiv på det sätt som förväntas och är önskvärt utifrån medborgarens behov. Resultatet av granskningen är att det inom ett flertal områden genomförts förbättringar eller håller på att genomföras förbättringar men att det fortsatt är en problematisk och långsam process att implementera nya system. Granskningen har identifierat ett antal förbättringsområden som Medicinsk service studerat och kommenterat. Områdena är: 1. Implementering och följsamhet till styr- och förvaltningsmodellen 2. Kommunikation kring behov och beslut omkring IT-system 3. Medborgares krav på E-hälsa 4. Upphandlingskompetens inom IT-området 5. Informationssäkerhet och IT-säkerhet Implementering och följsamhet till styr- och förvaltningsmodellen Revisorerna framhåller att en styr- och förvaltningsmodell blivit framtagen och att denna bedöms ge goda förutsättningar för ett strukturerat samarbete mellan verksamheten och Medicinsk Service. Liksom rapporten konstaterar pågår fortfarande implementeringen av den styr- och förvaltningsmodell som koncernledningen beslutade om i augusti C:\pactdok\Hälso- och sjukvårdsnämnden\2016-08-26\granskning av IT-system (rapport nr 1-2016)\1600276-U2 HSN_Yttrande.docx Postadress: 291 89 Kristianstad Organisationsnummer: 23 21 00-0255 Besöksadress: Rådhus Skåne, Västra Storgatan 12 Telefon (växel): 044-309 30 00 Fax: 044-309 32 98 Internet: www.skane.se
Datum 2016-07-15 2 (6) 2014. Ett flertal medarbetare inom Medicinsk service och verksamheterna är engagerade i arbetet. De finns numera grupperingar som hanterar samtliga system med en struktur för att hantera prioriteringar mellan behov både inom grupper av system och mellan olika systemgrupper. KPMG identifierar risken för att verksamheten eventuellt köper in egna system vilket kan leda till suboptimering och onödigt höga kostnader för som helhet. Inom ramarna för styr- och förvaltningsmodellen har s IT-miljö genomlysts för att identifiera samtliga system och vilka behov de syftar till att möta. Detta har gjorts i syfte att skapa enighet mellan verksamheten och Medicinsk Service kring vilka system som kan konsolideras till ett mindre antal system med förbättrad enkelhet för användarna och sänkta kostnader. KPMG rekommenderar att säkerställer att styr- och förvaltningsmodellen fullständigt implementeras och efterlevs i verksamheten vilket ger stöd till det pågående arbetet med den styr- och förvaltningsmodell som koncernledningen beslutade om i augusti 2014. Vidare rekommenderar KPMG att tar fram ett mer heltäckande system för att klassificera och prioritera incidentärenden. Detta arbete pågår inom Medicinsk service och har förstärkts av att supportorganisationerna för ett flertal regiongemensamma system som t.ex. PMO och Melior samlats inom förvaltningen. Under 2015 fattades dessutom beslut om en handlingsplan för ökad säkerhet och tillgänglighet inom IT. Kommunikation kring behov och beslut omkring IT-system Rapporten menar att behovs- och beslutsprocesser för nya och befintliga system finns på plats med forum, rutiner och tydliga strukturer för att fånga in krav och behov från verksamheten. Samtidigt kvarstår att ytterligare förbättra kommunikationen kring behov och beslut under pågående utveckling. Med stöd i den nya styr- och förvaltningsmodellen kan på ett mer heltäckande sätt än tidigare sammanställa behov av IT-utveckling och träffa mer ändamålsenliga överenskommelser med externa leverantörer, och då i synnerhet när modellen är fullständigt implementerad. KPMG rekommenderar att säkerställer att behovs- och beslutsprocesser tydligt kommuniceras och inte frångås. De rekommenderar även att en tydligare rutin implementeras för kommunikation om status kring behov och beslut omkring IT-system. Revisorerna identifierar med dessa rekommendationer vad som är centrala delar av syftet med den styroch förvaltningsmodell som koncernledningen beslutade om i augusti 2014. Budget- och verksamhetsåren 2016 och 2017 är de första då bl.a. ekonomiska prioriteringar diskuteras i olika fora mellan verksamheterna och
Datum 2016-07-15 3 (6) Medicinsk service, vilket kommer att fördjupas då styr- och förvaltningsmodellen fullständigt implementerats och efterlevs. När det gäller behov för IT-system påtalar rapporten att journalsystemen är gamla och inte lever upp till befintliga krav på utveckling mot ett modernt vårdsystem. För närvarande pågår studier av en framtida vårdinformationsmiljö med flera kontakter mellan Medicinsk service och vårdförvaltningarnas användargrupper i syfte att utforma förutsättningarna för en mer ändamålsenlig och modern vårdinformationsmiljö. Regionstyrelsen beslutade den 8 oktober 2015 att uppgradera journalsystemet för slutenvården Melior med konsolidering av Melior och PMO och utredningen av ett framtida vårdinformationssystem fortsätter. Centrala delar i detta arbete är tiden för implementation som rapporten också framhåller som en risk vid införandet av nya system, samt vikten av att skapa förankring kring systemutveckling i syfte att förbättra efterlevnaden av beslut och skapa enighet kring t.ex. mallar och användargränssnitt. Medborgares krav på E-hälsa Rapporten framhåller att medborgarnas synpunkter och förväntningar fångas in vid specifika projekt men menar att det saknas fastställda riktlinjer och strategier för hur regionen praktiskt ska arbeta med att fånga in invånarnas synpunkter vid samtliga relevanta upphandlingar. Vidare rekommenderar KPMG att etablerar en rutin för insamling och hantering av medborgares synpunkter och krav inom E-hälso-området. deltar i det nationella samarbetet kring E-hälsa inom Inera där landsting och regioner enats om att gemensamt utveckla och förvalta vissa tjänster inom e-hälsoområdet för att nå målen i Nationell E-hälsa och strategin för tillgänglig och säker information inom vård och omsorg. Utifrån Medicinsk service har ett antal initiativ tagits som syftar till att underlätta för medborgare, brukare och patienter. I detta arbete ingår bl.a. självincheckningsterminaler i syfte att förenkla patienters kontakt med mottagningarnas receptioner och att publika nät numera är tillgängliga på s sjukhusområden. I studierna av en framtida vårdinformationsmiljö är dessutom en central del hur medborgarnas och brukarnas kontakter med vården kan ske via e- tjänster som t.ex. tillgång till sina journaler och direktkontakt med sina behandlande läkare. Regionstyrelsen fastställde den 12 maj i år s strategi för e- hälsa, för åren 2016-2020. Visionen enligt strategin är att utvecklingen av e- hälsa ska bidra till de nya lösningar och arbetssätt som krävs för att vi även i framtiden ska kunna erbjuda invånarna en tillgänglig, trygg och
Datum 2016-07-15 4 (6) kvalitetssäkrad hälso- och sjukvård. Genom att ta till vara på digitaliseringens möjligheter kan vi, förbättra kvaliteten, patientsäkerheten och tillgängligheten, bidra till mer jämlik vård och jämlik hälsa samtidigt som resurserna används mer effektivt. Visionen innebär också att Region Skåne ska ha ett attraktivt och lättillgängligt utbud av digitala tjänster inom hälsa och vård som ger mervärde för patienter och vårdens medarbetare. Utgångspunkten för all e-hälsoutveckling ska vara en personcentrerad vård med fokus på värdet/nyttan för patienten. Detta med krav på bibehållen och förbättrad vårdkvalitet, patientsäkerhet, tillgänglighet och effektivitet. Det främsta målet för e-hälsa i är att erbjuda stöd till patienter och Skånes invånare genom ett attraktivt och lättillgängligt utbud av digitala tjänster inom hälsa och vård. Prioritering, utveckling och införande ska genomföras med mervärde för patienter/invånare som den främst styrande faktorn. Mervärde för patient/invånare kan vara, men är inte begränsat till, ökad delaktighet, tillgänglighet, smidighet och effektivitet, ökad trygghet samt bättre förutsättningar för egenvård och för ett ökat ansvarstagande för den egna hälsan. För stödet till patienter och medborgare lyfts följande särskilt fram i den fastställda e-hälsostrategin: Utformningen av e-hälsotjänsterna ska genomsyras av en hög grad av användarmedverkan i samband med såväl utveckling, utvärdering som vidareutveckling. e-hälsotjänsterna ska vända sig till och anpassas efter olika behov och förutsättningar för olika väldefinierade målgrupper. För invånaren ska alla e-hälsotjänster som erbjuds, vara tillgängliga genom en enda portal, stödja mobilitet och kunna nås från olika typer av terminaler. Varje patient/anhörig ges tillgång till egna sidor med individualiserat innehåll såsom information, utbildning, kommunikation, stöd och behandling Speciell hänsyn ska tas till målgrupper med särskilda behov, äldre invånare och invånare med utländsk härkomst Bland de prioriterade utvecklingsområden som anges kan särskilt nämnas fortsatt implementering och vidareutveckling av nationella e-tjänster. Stora delar av e-hälsoutvecklingen bör göras gemensamt och samordnas på nationell nivå. Den nationella strategin och de nationella målen för e-hälsa samt det nationella samarbetet genom Inera, utgör därför en självklar del av s e-hälsostrategi. De nationella e-tjänsterna har en stor utvecklingspotential och möjliggör en effektiv och patientsäker plats för personal inom vård och omsorg att interagera med invånarna. Att prioritera implementering av redan tillgängliga tjänster och bidra till fortsatt utveckling i nationell samverkan är ett viktigt strategiskt insatsområde.
Datum 2016-07-15 5 (6) I det nationella samarbetet genomförs systematiska undersökningar för att fånga in medborgarnas perspektiv och synpunkter. Här finns också ett organiserat samarbete med olika patientorganisation. Resultatet av detta är också något som använder i sitt eget arbete med utveckling och implementering av e-hälsotjänster. Ytterligare ett prioriterat område är utveckling och implementering av e- hälsotjänster som stöd till patienter med livslånga sjukdomar. Detta område omfattar ett brett utbud av individanpassade digitala tjänster som syftar till att utveckla patienternas förmåga till egenvård och ansvarstagande för den egna hälsan. Detta kan omfatta utbildning, stöd- och behandling, mer effektiv kommunikation på distans med vårdgivaren samt egenmonitorering av sjukdomstillstånd och sjukdomsförlopp. Tjänster inom området prevention och hälsofrämjande insatser omfattar stöd för nya eller anpassade interventioner med inriktning mot såväl riskgrupper som målgrupper som på eget initiativ söker stöd för livsstilsförändringar, är ännu ett av de utvecklingsområden som prioriteras. För att uppnå önskad användarmedverkan i dessa utvecklingsinsatser krävs ett organiserat samarbete med berörda patientorganisationer, samt ett systematiskt arbete med att följa upp erfarenheter och synpunkter från de patienter som deltar i de pilotprojekt som genomförs som en del i utvecklingen. Utvecklingen av e-hälsa har allt det som kännetecknar ett paradigmskifte. Den är gränsöverskridande, påverkar alla, utmanar och förändrar etablerade arbetssätt och styrformer samt kräver omfattande omställningsinvesteringar. Många olika aktörer måste samverka för att satsningarna på e-hälsa ska lyckas. e-hälsa handlar minst lika mycket om att söka nya arbetssätt och nya arbetsprocesser inom vården som att modernisera den tekniska infrastrukturen, säkerställa en leveransstruktur för e-hälsa, skapa en förändrad incitamentsstruktur och förändra e-hälsoutvecklingen i Region Skåne ska därför styras enligt en särskild styrmodell som säkerställer regional samordning och tvärfunktionellt samspel. För närvarande pågår organiseringen av denna styrmodell och den tvärfunktionella ledningsstrukturen för det gemensamma utvecklingsarbetet. I samband med detta säkerställs också ansvaret för och systematiken i att fånga upp användarnas och medborgarnas erfarenheter och synpunkter. Upphandlingskompetens inom IT-området Rapporten gör bedömningen att det saknas viss kompetens kring upphandling av IT-stöd till och att det finns ett behov av ökad kompetens inom Medicinsk Service för upphandling av IT-system. KPMG rekommenderar också att upphandlingskompetensen inom IT-området förstärks.
Datum 2016-07-15 6 (6) Upphandlingen av system, support, driftmiljö och infrastruktur inom ITområdet är en av de mest centrala uppgifterna för Medicinsk service. Verksamheten kännetecknas av en långtgående outsourcing där över 80 % av kostnadsmassan styrs av avtal med externa leverantörer. Detta skiljer Medicinsk service från annan verksamhet inom och även från andra jämförbara organisationer, regioner och landsting i Sverige. Upphandlingsarbetet berör komplexa avtalsfrågor och är bland de största affärsuppgörelser som träffar med externa leverantörer. Samtliga upphandlingar görs i samarbete med s Koncerninköp och dess kompetens inom upphandlingsområdet. Medicinsk service står för verksamhetsspecifik kompetens om s IT-miljö och behov. Dessa behov formuleras också i nära samarbete med berörda verksamheter inom med stöd i styr- och förvaltningsmodellen. Vid större upphandlingar sker arbetet dessutom med stöd av upphandlad kompetens inom affärsjuridik och IT-verksamhet. Efter tecknande av avtal ansvarar Medicinsk service för löpande avtalsuppföljning och leverantörsstyrning. Ett arbete som är prioriterat i syfte till att ständigt förbättra avtalsstyrningen. T.ex. har utbildning i kravhantering genomförts våren 2016 för samtliga förstudieledare och behovshanterare inom Medicinsk service för att stärka arbetet med kravställning i upphandling. Informationssäkerhet och IT-säkerhet Rapporten noterar att det fortfarande saknas styrande dokument som behandlar IT-säkerhetsfrågor och KPMG rekommenderar att informationssäkerhet och IT-säkerhet i högre utsträckning integreras i rutiner och riktlinjer för regionens IT-system. Det konstateras i rapporten också att förvaltningsmodellen inte omfattar IT-säkerhetsfrågor. För att förbättra informationssäkerhetsarbetet har AKSM (Ambulans, Krisberedskap, Säkerhet och Miljö) våren 2016 remitterat ett förslag till riktlinjer för informationssäkerhetsarbete och instruktion för hantering av informationstillgångar och riskhantering. Nya riktlinjer ska komplettera det befintliga ledningssystemet för informationssystem och beslut i Regionstyrelsen väntas under hösten 2016. Inom Medicinsk service deltar samtliga system- och komponentansvariga i arbetet med att ständigt förbättra IT-säkerheten. Prioriteringar av systemutveckling för att bl.a. förstärka följsamheten mot Patientdatalagen och Personuppgiftslagen är centrala diskussionspunkter i de fora där verksamheterna och Medicinsk service möts inom ramarna för styr- och förvaltningsmodellen. Medicinsk service har därutöver en särskild funktion och handläggare för IT-säkerhetsfrågor.