Internrevisionen Revisionsrapport Jan Sandvall 2011-09-21 Dnr B5 284/11 Granskning av Institutet för innovation och entreprenörskap
Inledning I revisionsplanen för 2011 ingår granskning av centrumbildningar och institutioner, med inriktning mot intern styrning och kontroll. Detta med särskilt fokus på redovisning, ansvar, befogenheter, styrning och ledning samt regelefterlevnad. Bakgrund Institutet för innovation och entreprenörskap, nedan kallat institutet, är organisatoriskt placerat under Handelshögskolan. Institutet, som bildades 2008, ska fungera som spetsenhet inom forskning och utbildning rörande innovation och entreprenörskap. Utöver de sedvanliga institutionsuppdragen inom forskning och utbildning ingår också att fungera som katalysator för universitetets samverkansuppdrag och i detta utveckla en enhet av akademiker med förmågor att samtidigt bedriva internationellt konkurrenskraftig forskning, praktiknära utbildning och hantera nyttiggörandeprocesser för hela universitetet med Handelshögskolan som bas. En viktig del är det s k KMP-projektet (Knowledge Platform Management) som har till syfte att skapa förutsättningar för universitetet att optimalt hantera de värden som skapas inom forskningen. Verksamheten, som startades med stöd av Stena Foundation, omsätter 30 miljoner kronor och har cirka 20 anställda. Institutet leds av prefekt Ulf Petrusson med Olof Zaring som viceprefekt. Det noteras att universitetet under 2011, som en del i arbetet med att skapa en långsiktig vision, publicerat en utredning rörande samverkansuppgiften vid Göteborgs universitet med särskilt fokus på området innovation och entreprenörskap. Utredningen, vilken beskriver historik och nuläge inom samverkansområdet för innovation och entreprenörskap, ger en bakgrund till och skapar förutsättningar för det fortsatta arbetet inom denna del av den s k tredje uppgiften. Metodmässigt baserar sig internrevisionens granskning på ett antal intervjuer, inläsning av relevanta avtalsdokument samt granskning av redovisningsunderlag i form av främst fakturor. Granskning har gjorts av 2009 och 2010 och har bl.a. omfattat inköp/upphandling, bisysslor, driftskostnader, egenrapportering, redovisningsrutiner, attestering/behörighet samt anläggningstillgångar och inventering. Vid granskningen har nedanstående noterats: CIP Professional Services AB Institutet har under 2009 och 2010 inhandlat tjänster av bolaget CIP Professional Services AB, nedan kallat CIP PS, till en kostnad av totalt 1 146 tkr. Kostnader vilka finansierats med externa medel. CIP PS är ett forskningsbaserat utvecklingsoch konsultbolag som tillhandahåller tjänster för att kartlägga, hantera och styra intellektuella tillgångar. Bolaget startades 2006 för att fungera som den operativa delen av CIP vilket i sin tur är en centrumbildning mellan universitetet och 2(6)
Chalmers bildad 1998. Idag ingår även Västra Götalandsregionen, Göteborgs stad m fl i denna enhet. Visionen för CIP är att främja och stödja byggandet av en internationell plattform för kunskapshantering med säte i Göteborg. CIP PS, som utför uppdrag även inom industrin, tillför enligt uppgift, ett betydande värde som en följd av att bolagets anställda även är anställda inom universitetet och därför kan utnyttja och föra in case och erfarenheter från industri och offentlig verksamhet till utbildningen och vice versa. Något tecknat ramavtal mellan universitet och CIP PS, där institutets prefekt fram till 2011 satt i styrelsen, har aldrig funnits. Institutet har tidigare varit i kontakt med upphandlingsenheten för att diskutera inköpen och huruvida de anskaffade tjänsterna ska betraktas som upphandlingsbara eller inte. Under 2010 förvärvade dock GU Holding 49 % av CIP PS. Detta som ett led i universitetets strategiska satsning för att bli ledande vad gäller att förvalta och hantera de värden som forskningen skapar. CIP PS blev därmed samägt med Stiftelsen Chalmers Industriteknik. Som en följd av detta förvärv påverkades också upphandlingsfrågan som fick diskuteras ur ett nytt perspektiv, se nedan. Vidare har det framkommit att flera personer är anställda både vid CIP PS och vid institutet med den problematik som följer av detta, se nedan. Från institutet uppges att CIP PS placerats under GU Holding av sekretessrelaterade skäl. I CIP PS arbetar man efter en framtagen metod innebärande att uppgifter om ett specifikt område/projekt hanteras och paketeras på ett unikt sätt. Skulle denna process bedrivas av ett externt bolag så skulle det medföra en påtaglig risk för förlust av värdefull information och forskning. Vidare är avsikten att förmedla kunskaperna om det arbete som bedrivs i CIP PS till studenterna. Då det inte är lämpligt att universitetet köper in utbildningstjänster har man istället valt att visstidsanställa ett antal av CIP PS:s anställda. Arbetet i CIP PS uppges bygga på den plattform/licens som institutets prefekt tagit fram. Även detta är en anledning till att tjänsterna inte kan anskaffas genom upphandling. Det är väsentligt att institutet säkerställer att rätt prestation/leverans erhålls av de visstidsanställda. En av institutets anställda har därför i uppdrag att följa leveranserna sett ur detta perspektiv. Vad gäller prissättningen är den given i avtal. Institutets prefekt säger sig inte ha några formella intressen i CIP PS i form av exempelvis fakturering från egna bolag. Enligt uppgift är Handelshögskolans tidigare dekanus Rolf Wolff nu vald till styrelsens ordförande. Det är, enligt internrevisionen, väsentligt att också han intar samma position. Ingen av universitetets övriga anställda, utöver de visstidsanställda, uppges ha någon ekonomisk relation till CIP PS. I sammanhanget ser internrevisionen tre frågeställningar som förtjänar, eller har förtjänat, särskild uppmärksamhet: Upphandlingsprocessen En fråga som ställts är huruvida inköpen från CIP PS strider mot lagstiftningen kring upphandling (Lagen om offentlig upphandling 2007:1091, LOU). Bakgrunden är denna: 3(6)
Som framgår ovan har GU Holding under 2010 förvärvat 49 % av CIP PS varför bolaget idag är delägt tillsammans med Chalmers. De tjänster som universitetet nu förvärvar från CIP PS sker indirekt via GU Holding. CIP PS fakturerar GU Holding som i sin tur fakturerar universitetet. Det har, för ett antal år sedan, framförts kritik/synpunkter från Riksrevisionen beträffande universitetets inköp från det helägda GU Holding. Av Lagen om offentlig upphandling (LOU), som bygger på direktiv från Europaparlamentet, framgår av 2 kap 10 a följande: Med kontrakt enligt 10 avses dock inte avtal som sluts mellan 1. en upphandlande myndighet som är a) en statlig eller kommunal myndighet, b) en beslutande församling i en kommun eller ett landsting, eller c) en sammanslutning av en eller flera sådana myndigheter eller församlingar, och 2. en leverantör som är a) en juridisk person som den upphandlande myndigheten helt eller delvis äger eller är medlem i, eller b) en gemensam nämnd enligt kommunallagen (1991:900). Första stycket gäller endast 1. om den upphandlande myndigheten utövar en kontroll över den juridiska personen eller den gemensamma nämnden som motsvarar den som den utövar över sin egen förvaltning, och 2. i fall då den juridiska personen eller den gemensamma nämnden även utför verksamhet tillsammans med någon annan än den upphandlande myndigheten, denna verksamhet endast är av marginell karaktär. Lagrummet, som bygger på praxis från EU-domstolen, är tillfälligt och gäller fram till 2013. Upphandling krävs alltså inte när anskaffning sker från en enhet som har ett särskilt samband med den upphandlande myndigheten. Detta under förutsättning att två kriterier är uppfyllda, kontrollkriteriet och verksamhetskriteriet. Den myndighet som är upphandlande ska utöva kontroll över den fristående enheten motsvarande den kontroll som den utövar över sin egen verksamhet och enheten ska bedriva huvuddelen av sin verksamhet tillsammans med den eller de myndigheter som innehar den. Det noteras att nyligen presenterade SOU 2011:43 (Statens offentliga utredningar) föreslår ett permanent undantag från upphandlingsskyldigheten i enlighet med ovanstående. GU Holding betraktas i ett rättsligt upphandlingsperspektiv inte såsom upphandlande myndighet varför de är fria att anskaffa varor/tjänster utan att beakta LOU och universitetet kan i sin tur anskaffa varor/tjänster från GU Holding utan att upphandla dessa. Då CIP PS nu, av strategiska skäl, är placerat under GU Holding gör internrevisionen därför bedömningen att förvärven från CIP via GU Holding är korrekt hanterade i formellt avseende. 4(6)
Debitering av indirekta kostnader Den externt finansierade verksamheten vid universitet och högskolor har ökat kontinuerligt över åren. För att uppnå full kostnadstäckning har det bedömts att den externt finansierade verksamheten i ökad utsträckning behöver vara med och bekosta de gemensamma funktionerna. På initiativ från Sveriges universitets- och högskoleförbund (SUHF), har en för alla högskolor gemensam redovisningsmodell tagits fram. Universitet införde modellen 2009 med avsikt att åstadkomma en mer rättvisande och fullständig kostnadsredovisning. Fördelningen av de indirekta kostnaderna mellan verksamheterna är en viktig del i detta. Inom både anslags- och externfinansierad verksamhet ska hela finansieringen och den fullständiga kostnaden synliggöras. Det innebär att också anslagen ska redovisas på kärnverksamheten vilket i de diskussioner som förs ofta förbises. Intäkter och kostnader möts alltså på de s k kostnadsbärarna i kärnverksamheten. Fakturering sker via GU Holding till enheten Forskning och innovationsservice (FoI) inom avdelningen för Externa relationer. FoI fakturerar därefter den institution/enhet som är uppdragsgivare. Då FoI inte är kategoriserad såsom kärnverksamhet innebär detta i redovisningstekniskt avseende att de mellan FoI och uppdragsgivaren fakturerade beloppen inte belastas med påslag för indirekta kostnader. Är den slutliga mottagaren en del av universitetets kärnverksamhet så medför detta förfarande att mottagaren undgår de indirekta kostnader som rätteligen skulle ha påförts. Om fakturering däremot skulle ske direkt från GU Holding till den slutliga mottagaren så skulle indirekta kostnader påföras med automatik. Indirekta kostnader kan visserligen påföras manuellt men det ger ett merarbete och ökar risken för felaktigheter. Det är internrevisionens uppfattning att det finns skäl att överväga ett förfarande innebärande att fakturering sker direkt mellan GU Holding och den enhet som ska bära kostnaden. Det har hävdats att det finns ett värde i att FoI tar emot samtliga fakturor för att enheten därigenom, såsom knutpunkt, får överblick. Vid samtal bl a med CIP PS:s VD har dock framkommit att CIP PS inför samtliga uppdrag kommunicerar uppdragens art och storlek till berörda inom universitetet inkluderande avdelningen för Externa relationer. Detta för att undvika missförstånd och skapa acceptans. Utifrån detta ska alltså informationen, oaktat faktureringsrutin, finnas hos FoI. Anställd personal vilken samtidigt anlitas via CIP PS Institutet har idag fyra visstidsanställa vilka samtidigt är anställda på CIP PS. Det kan inte uteslutas att dessa personer hamnar i lojalitetskonflikter om arbetsgivarnas intressen och prioriteringar krockar. En annan väsentlig fråga är hur universitetet säkerställer en korrekt leverans/prestation. Enligt institutet kan dessa frågor hanteras. Internrevisionens uppfattning är dock att situationer med dubbla lojaliteter alltid bör undvikas, inte minst för de anställdas skull. I ett professionellt möte är det en trygghet och säkerhet i att veta vem motparten företräder universitetet, bolaget eller bådadera? Huvudprincipen är att universitetet endast har en relation till sina anställda - relationen arbetsgivare/arbetstagare. Detta under förutsättning att rektor inte beslutar annat. 5(6)
I Ekonomihandboken uttrycks följande: Affärstransaktioner mellan universitetet och företag, i vilka anställda vid universitetet har ett ekonomiskt engagemang, ska för att inte förtroendet för opartiskhet ska kunna ifrågasättas underställas rektors prövning. I övriga fall krävs det ett särskilt beslut om upphandling ska få ske från en arbetstagare eller uppdragstagare hos staten. Sådant beslut fattas vid universitetet som nämnts ovan av rektor. Om institution således avser att upphandla varor eller tjänster från en anställd vid universitetet, ska ärendet underställas rektors prövning innan beslut fattas..prefekterna uppmanas att iaktta försiktighet om opartiskheten hos någon som påverkar institutionens beslut i upphandlingsärende kan sättas i fråga. Motsvarande gäller när universitetet säljer varor eller tjänster till anställd eller anställds företag. Situationen är uppmärksammad på ledningsnivå varför internrevisionen uppfattar förhållandet såsom förankrat hos rektor. Internrevisionen har därför inte några invändningar utöver att situationen kräver löpande uppmärksamhet. Sammanfattning Relationen mellan universitetet/institutet och CIP PS är, ur ett upphandlingsperspektiv, korrekt hanterad enligt internrevisionens bedömning. Det faktum att ett antal personer har anställning både i bolaget och vid universitet kräver att universitetet/institutet löpande försäkrar sig om, dels att rätt prestation erhålls samt dels att situationer undviks där jäv kan uppstå eller uppfattas uppstå. Vidare finns risk att indirekta kostnader inte debiteras de kärnverksamheter som slutligen ska belastas med kostnader från CIP PS (via GU Holding och Externa relationer). Denna risk undviks om GU Holding direktfakturerar den enhet som slutligen ska bära kostnaden. Beträffande den administrativa hanteringen i övrigt har inget anmärkningsvärt noterats. INTERNREVISIONEN VID GÖTEBORGS UNIVERSITET Jan Sandvall 6(6)