FF-MÖTE Tid: 2016-12-12 klockan 17.30 Plats: T1 DAGORDNING 1. Val av mötesordförande Andreas Lind 2. Val av mötessekreterare Viktor Blückert 3. Val av protokolljusterare David Åström 4. Fastställande av dagordning Fastställs i sin helhet 5. Presentation av Suidae Föreningen Suidae startades 1981 av gamla festerister för att bygga vidare på sin kamratskap. Suidae beskriver sig som en kamratförening med en smak för det extrema, och fungerar som ett mötesplats för sina medlemmar. Medlemmarna är mestadels från M, I och Y-sektionen. Sudiae är en herrförening som anordnar arrangemang utanför universitetets gränser i slutet sällskap. Det har tidigare skett negativa händelser vid konsumtion av alkohol inom föreningen, Vilket Suidae tar avstånd från. De ämnar att ha fortsatta samarbeten med andra föreningar i framtiden.
Om någon av föreningens medlemmar har varit involverad i en incident tar de upp detta på sina möten. Om en medlem har betett sig dåligt så ämnar Sudiae inte för att utesluta denna person från föreningen. Suidaes mål är att inga incidenter ska ske i framtiden. 2014 förlorade Suidae sin rätt att vara en LUST-godkänd förening på grund av flertalet upprepade incidenter under en längre tid. Suidae anser att detta inte berör föreningen alls. Enligt deras stadgar så existerar det inte någon punkt om att medlemmarna eller medlemmarnas föräldrar behöver inneha en viss förmögenhet för att få vara medlemmar. Suidaes pateter brukar ibland komma till linköping för att festa. Pateterna vill fortfarande att föreningen ska vara en del av linköpings studentliv. I dagsläget bidrar föreningen inte med något slags arrangemang till universitetet, men de har tidigare arrangerat evenemang såsom häfvträningar under n0lle-p. Under n0lle-p tidigare år har föreningen befunnit sig på platser som varit explicit bokade för ett ändamål, och har stört evenemangen som pågått där. Suidae hävdar att de endast befunnit sig på platsen för att spela krocket och visa upp sig, och inte för att förstöra. Under häfvet 2013 hävde medlemmar i föreningen champagne framför n0llan, vilket resulterade i att Suidae blev uteslutna från häfvet 2014. Föreningen hyrde då en skylift och placerade den i kanten av amfiteatern för att synas under häfvet. Detta har lett till att fadderiet MPIRE har fått göra en krisplan
till häfvet för att hantera liknande händelser ska äga rum i framtiden. Suidae hävdar att de fick infinna sig på platsen och att de inte har gjort något fel. Föreningen menar att de har nolltolerans mot att deras medlemmar som gör fel för sig, men de har inga konsekvenser för dessa. Under festeristfesten Cirkus som hölls av FBI 16/17 hade Suidae haft en sittning på vallamassivet trots att det redan var bokat. De lämnade kvar massa skräp från sittningen vilket ledde till att FBI 16/17 som hade bokat området hade blivit kontaktade av kommunen. Föreningar har rätten att avvisa personer och andra föreningar från områden de har bokat. I framtiden kommer Suidae sträva efter mer öppen kommunikation mellan dem och festerierna för att det inte ska uppstå flera liknande situationer. 6. Information från gäster Kårallen: Julia påminner om att skicka in idéer till kårallen för att förbättra deras arbete och för att kunna underlätta för framtida arrangemang. Kårallen har köpt in 8st 20l dunkar för att underlätta vattenpåfyllning i barerna. De blåa garderobslapparna är slitna och behöver bytas ut. KK Ingen representant på plats [HG] Ingen representant på plats Vakter
Inget att meddela Kårer Linteks SA har en efterträdare som tar över den 16/1 2017. Övriga kårer har inget att rapportera. Studenthälsan Ingen representant på plats Övriga gäster Örat: Det har på senare tid varit en del bokningar av tackfester på örat. De påminner om att örat inte är det nya skytte-c och om det blir för mycket stök och oväsen där kommer de inte kunna fortsätta att ta emot festbokningar där. Consensus har café där under dagarna och det är jätteviktigt att det blir ordentligt städat innan cafét öppnar. Kårservice: Inom en snar framtid kommer det att få användas rök på kårallen, då husets samtliga brandlarm byts den 20e december. De nya brandlarmen kostar ca 100 000 kr att byta till, och därför kommer det tillkomma en avgift på 1800 kr per fest om man vill använda rök på dansgolven. Man kommer inte längre behöva tejpa i matsalen och gasquen när man har artificiell rök på dansgolven, och det kommer inte behövas några rökvakter för den artificiella röken. Det kommer fortfarande behövas rökvakter vid amfi-trappan och ingången till gasquen. Forte: Det kommer att installeras ett nytt lamppaket i gasquen. 7. Rapporter och meddelanden Arrangemang som varit Collagekravallen
Arbetet gick bättre än förväntat. Det skedde inga incidenter under kvällen mer än att några personer försökte planka. 68 personer gick in via A-lab. Arrangörerna vill berömma DC och dagens DA för ett mycket bra samarbete. Schlaget Ingen representant på plats Luciakraballen Gick överlag väldigt bra. Players är nöjda. Hade lite problem med artisten. De ville stanna kvar i logen efter stängning, men det löste sig. Hade en isbar i amfi som var uppskattad. 8. Rapporter och meddelanden Kommande arrangemang Luciafesten Har biljettsläpp idag. Planeringen har gått bra hittills. Ser fram emot att bli klara. SM informerar om att hålla sig åt sidan i märkesbacken under PR.
Smittsex: Vill PRa inför sin nya fest nästa läsår. Alla affischer kommer dock att tas ner under julen, och de undrar därför när de kan sätta upp sina affischer igen. Y6 tipsar om att ta ner affischerna innan de åker hem över julen, för att sedan sätta upp dem igen när nästa termin startar. Jonas Blom på studenthälsan har förmodligen svar på den frågan. 9. Styrelsen informerar om sitt arbete Projekt Styrelsen har startat ett projekt för att göra om deras hemsida för att den ska vara mer användbar för medlemmarna. På hemsidan kommer det finnas flera dokument som kommer att fungera som guider inom olika arbetsområden. För att fylla ut dessa guider med värdefull information har styrelsen skickat ut ett formulär i de olika festeristgrupperna där medlemmarna kan skriva in intressanta lärdomar de har samlat på sig under deras aktiva tid. På hemsidan kommer styrelsen lägga upp deras andra projekt festeristguiden. Detta är en guide med information kring stora informella frågor och kommer inte att fungera som ett regelverk för festeriernas arbete, utan snarare som ett arbetsstöd. De delar som kommer att finnas i festeristguiden är som följande: Att vara festerist: Kommer att innehålla tips och tankar omkring vad arbetet innebär och tips för att kunna förenkla arbetet som festerist. Festguiden: Kommer att innehålla allt man behöver veta när man ska anordna en fest.
Sittningsguiden: Var man kan hålla sittning, hur man kan göra anmälningsformulär, tips på underhållning och liknande information. Ljud&ljus guiden: Ett dokument med tips för vad man bör tänka på vid bokning av ljud&ljus inför fester, information om bl.a. STIM, SAMI och artistbokning. Marknadsföringsguiden - Hur man bokar bubblor, platser för lakan, och affischer. Kommer även innehålla övriga tips om hur man kan få sin fest att synas på campus. Bokningsguide: Hur bokar man saker av FF Platsguiden: Alla platser man kan boka och hur man bokar dem samlat på samma plats. Inventarieguiden: Innehåller vad för saker man kan behöva inför en fest och var man kan hitta dessa någonstans. Transportguiden: Logistik omkring transport av inventarier. VTI-guiden: Regler och förhållningssätt på VTI. Det finns för tillfället 3 existerande guider: Nyckelguiden, tältguiden och staketguiden. För att sammanställa de resterande guiderna kommer styrelsen även att vända sig till kårerna för att få värdefull input. Styrelsen har som målsättning att dessa projekt ska vara klara till sommaren 2017. 10. STIM
Frågan om om STIM har lyfts i närtid då några medlemmar har fått stora fakturor efter deras evenemang. STIM är en organisation som samlar in pengar till upphovsrättshavarna av den musik som spelas på olika arrangemang. Kårallen har endast externa arrangörer som skriver på arrangörsavtal för att få hålla sina fester på kårallen. I detta avtal avsäger sig kårallen ansvaret att rapportera till STIM för det evenemanget. Det är upp till varje arrangör att läsa igenom vad de skriver på och vad det innebär. För att kårallen ska kunna avsäga sig ansvaret med att rapportera till STIM måste den organisation som får ansvaret ha ett organisationsnummer. Kårallen måste även rapportera till STIM vilken organisation som ska rapportera till STIM i kårallens ställe. Styrelsen uppmanar att alla medlemmar ska leta i sin verksamhetshistorik för att se om det finns en existerande licens sen innan. Har man inte haft en licens sedan tidigare bör detta införskaffas så fort som möjligt. STIM beräknas på antalet besökare och biljettpris på festen och rör sig om ca 4500 kr per fest. För en festhelg med liveakt kan summan gå upp mot 12 000 kr. När en licens har tecknas med STIM håller den i flera år och behöver alltså inte tecknas på nytt för varje arrangemang. Efter den 1a Januari kommer det att vara obligatorisk att inneha en STIM-licens för att få anordna ett arrangemang på kårallen. Styrelsen rekommenderar sina medlemmar att sätta sig in i STIM och vad det innebär genom att läsa på STIMs hemsida och reglemente. Kollektivet ansvarar för sina egna fester och rapporterar och betalar därmed STIM själva.
Om medlemmarna har ytterligare frågor angående om STIM hänvisar styrelsen dem till att kontakta styrelsen via mail. 11. Återkoppling jobbtröjor På föregående möte lyftes frågan om kårallen kunde tillhandahålla jobbtröjor för alla som arbetar där. Kårallen Kommer inte kunna tillhandahålla denna tjänst då det skulle innebära ökade omkostnader och ökad arbetsbelastning. Kårallen tipsar om att festerierna skulle kunna köpa in icke årsmärkta tröjor för att kunna återanvända dessa. Det enda kravet som jobbtröjorna bör uppfylla är att det ska stå jobbare på dem. Detta kommer specificeras mer i kalasmanualen. Ett alternativ för de personer som står utomhus och jobbar på vaktpass är att de har en reflexväst som det står jobbare på. 12. Pryos Får pryos tas med in genom VIP-ingången eller inte? Det är ett samspel vilka som går in i VIP-ingången mellan kårallen och arrangörerna. Mötet röstar på förslag för hur denna fråga ska hanteras. Röstlängd 13. Förslag 1: Inga festerister för verksamhetsåret för 17/18 får gå igenom VIP-ingången förens verksamhetsåret 17/18 har börjat. Undantag för detta får sökas för varje fest hos respektive arrangör. Antal röster: 0 Förslag 2: samtliga festerister som blir invalda innan ett fulltaligt festeri för
verksamhetsåret 17/18 får gå igenom VIP-ingången tills dess att festeriet är fulltaligt. Antal röster: 0 Förslag 3: Två festerister från varje festeri för verksamhetsåret 17/18 får gå in genom VIP-ingången i sällskap av företrädare tills dess att festeriet är fulltaligt. Berörda festerister ska finnas med i ett straffregister Antal röster: 13 Förslag 3 röstas igenom. Två festerister från varje festeri för verksamhetsåret 17/18 får gå in genom VIP-ingången i sällskap av företrädare tills dess att festeriet är fulltaligt. Berörda festerister ska finnas med i ett straffregister 13. Förfrågan om inköp av elverk När man arrangerar fester i vallamassivet kan det vara skönt att slippa dra långa skarvsladdar utan istället koppla elen till ett elverk. Om man hyr ett elverk av en leverantör blir det ofta dyrt då man måste hyra dem över en hel helg istället för över en dag. Det kostar cirka 15-20 000kr för att köpa in ett elverk. Om ett elverk ska köpas in behöver det ha tillräckligt med kraft för att klara av fortes ljudutrustning. Det behövs ett elverk med en kapacitet på 3.5kW för att driva ljudutrustningen. Den styrkan kommer dock inte att klara
av att driva både ljudutrustning och värmeaggregat. Om styrelsen ska köpa in ett elverk vill de kunna hålla ett lägre pris än vad externa leverantörer erbjuder. Elverket kommer i så fall hyras ut via kontrakt. I dagsläget löses detta problem med att låna långa elkablar från Forte, samt att arrangörerna har fått betala en fast avgift för att använda sig av elskåpet i vallamassivet. Under N0llekampen som anordnas av StuFF-fadderierna i Ryds motionscentrum behövs ett elverk då det inte finns ett elskåp att använda på plats. Styrelsen undrar om det går att sluta avtal med Cramo för att hyra elverk från dem i framtiden. Styrelsen kommer att fortsätta undersöka denna fråga. 14. Övriga frågor VTI: Dörren in till den stora salen är låst. Den stora salen tillhör LinTek och SOF och resterande föreningar har inte tillgång dit. Det har funnits oro för att folk rör sig på dessa ytor då det finns dyr inventarie där och den dörren kommer fortsätta att hållas stängd. Om man vill låna utrymmet kan man höra av sig till SOF eller LinTek. Staket: Styrelsen kommer ha en samarbetsdag med M-verkstaden som ska svetsa ihop staketen till ett bra skick. Detta arbete ska vara klart tills början av februari. Styrelsen kollar även på möjligheterna att köpa in nya staketdelar och fötter till dessa. 15. Nästa möte Måndag 16/1 18:15
16. Mötet avslutas