Krisplan vid Linnéuniversitetet allmän bakgrund Beslutad av rektor 2013-08-19 Dnr: ST 2013/333-1.1
Beslutat av: Rektor 2013-08-19 Dnr: ST 2013/333-1.1 1. Inledning 3 2. Vad är en kris vid Linnéuniversitetet? 3 3. Intern krisorganisation 4 3.1 Funktioner i krisledningsorganisationen... 4 3.1.1 Ledningsgrupp... 4 3.1.2 Operativ grupp... 5 3.2 Kommunikation i en krissituation... 5 3.3 Krisstöd... 5 3.4 Säkerhetskoordinator... 6 3.5 Studentkåren... 6 4. Extern samverkan vid större katastrofsituation 6 5. Övrigt 7 Sida 2 av 7
1. Inledning När en kris eller allvarlig händelse inträffar ska universitetet ha en god beredskap att möta de behov av krisledning, samordning och stöd som uppstår som en följd av krisen. I samhället finns en övergripande organisation för hantering av dessa händelser, men varje arbetsplats har ett eget ansvar att tydliggöra fördelning av arbetsuppgifter, rutiner och insatser. Detta dokument är en översiktlig beskrivning av funktionerna i Linnéuniversitets krisledningsorganisation konkretare beskrivningar över krisledningsarbete och checklistor finns i dokumentet Krisplan vid Linnéuniversitetet- praktisk handledning. Följande dokument finns tillgängliga på universitetets webb. Sökord: Kris Krisplan vid Linnéuniversitetet allmän bakgrund Krisplan vid Linnéuniversitetet praktisk handledning Checklista A: Överlämnande av information Checklista B: Sammankallande av krisledningsorganisationen Checklista C: Uppstart krisledningsrummet Checklista D: Avslut av krisledningsarbete Kriskommunikationsplan Rutiner vid dödsfall (anställd) Rutiner vid dödsfall (student) Råd och rutiner vid hot och våld 2. Vad är en kris vid Linnéuniversitetet? Krissituationer handlar om situationer som vi inte kan möta med vardagliga och kända handlingsstrategier, där ordinarie resurser inte räcker till för att hantera situationen. Krissituationer kan vara av begränsad omfattning där endast ett fåtal berörs direkt, eller av katastrofkaraktär, där betydligt fler berörs. Krisen kan vara intern och enbart omfatta Lnu eller extern där Lnu påverkas som del i ett större skeende. Krisledningen aktiveras om Lnu drabbas av allvarlig händelse såsom olycka, förtroendekris, hot eller våldssituationer. Exempel på övriga situationer kan vara: långvarigt avbrott i ström eller värmeförsörjningen storbrand i någon av universitetets byggnader IT-haveri pandemier externa extraordinära händelser (ex större olyckshändelser, tsunamis, jordbävningar, terrorhandlingar) Sida 3 av 7
Vid omfattande katastrofer aktiveras även den krisorganisation som finns i vårt omgivande samhälle. I en sådan situation handlar vår krisledning om samordning internt och att hantera krisens följder för enskilda inom arbetsplatsen. 3. Intern krisorganisation Vid Linnéuniversitetet finns en krisledning som aktiveras omgående vid en större krissituation som berör universitetets verksamhet, anställda och/eller studenter. Krisledningens organisation finns även beskriven i dokumentet Krisledningsplan praktisk handledning. Universitetets krisledningsorganisation har ansvaret för att leda och hantera arbetet i en krissituation. I krisledningsorganisationen ingår följande funktioner: Ledningsgruppen, operativ grupp samt vid behov olika stödfunktioner. I ledningsansvaret ingår att: samla och kartlägga resurser fördela arbetsuppgifter fatta beslut följa upp genomförda insatser ansvara för intern och extern kommunikation 3.1 Funktioner i krisledningsorganisationen 3.1.1 Ledningsgrupp Ledningsgruppen utgörs av rektorsgruppen. Rektor har det yttersta ansvaret för krisledningen men kan delegera krisledningsarbetet till universitetsdirektören. Rektorsgruppen eller del av denna avgör grad av mobilisering av den övriga krisledningsorganisationen. Kommunikationschefen har ett övergripande ansvar för att leda och samordna kommunikationsarbetet externt och internt. Ledningsgruppen skall fortlöpande analysera läget och fatta beslut om lämpliga åtgärder. Ledningsgruppen skall även samordna organisationen med interna och externa resurser samt säkerställa att tillräckliga resurser avsätts för de beslutade åtgärderna. Arbetet sker efter inriktningen analys-beslutåtgärd-effekt. Analys Effekt Beslut Åtgärd Sida 4 av 7
3.1.2 Operativ grupp Den operativa gruppen består av avdelningscheferna i universitetsförvaltningen samt berörda dekaner och prefekter/motsvarande vilka har ett grundläggande arbetsledaransvar och därför blir deltagare i en situation där deras verksamhet berörs Den operativa gruppen inom krisledningen fördelar konkreta uppgifter till övriga organisationen med utgångspunkt i de behov som uppstår. Situationen får avgöra om den berörde chefen behövs bäst i den direkta krisledningen, eller i krisarbetet ute i organisationen. För att arbetet i krisledningsorganisationen ska kunna fungera ändamålsenligt bör ett informationsfilter inrättas för att vid behov avlasta krisledningen från direkt inkommande samtal till respektives mobiltelefon. Detta filter består av personer med god kännedom om organisationen, som svarar i telefon och slussar samtal vidare eller lämnar information vidare till rätt person. Växeln slussar vid behov inkommande samtal till filtret. Filtret informerar fortlöpande växeln vilka personer som deltar i det pågående krisledningsarbetet samt vilket telefonnummer filtret använder. Krisledningsrummen är utrustade med stationära telefoner. Den operativa gruppen bör se till att någon/några är frikopplade från operativt ansvar för att i stället få en överblick över helheten och kunna se och utveckla strategier i det fortsatta arbetet administrativt stöd finns för dokumentation, skriva loggbok mm någon/några personer utses som ett stöd till krisledningsorganisationen med att ta hand om logistik kring mat, fika och annan praktisk service som kan behövas för de som är verksamma i krisledningsarbetet. 3.2 Kommunikation i en krissituation Kommunikation hanteras enligt separat Kriskommunikationsplan Vid behov ingår personal från kommunikationsavdelningen i den operativa gruppen. 3.3 Krisstöd Vid Linnéuniversitetet finns också ett krisstöd som, vid behov, helt eller delvis ingår i krisledningsorganisationens operativa grupp. Sida 5 av 7
I krisstödet finns personer som kan ge emotionell och praktisk första hjälp, professionell hjälp i form av avlastningssamtal samt individuella stödsamtal vid behov. Gruppen ansvarar även för hantering av de rutiner som är aktuella i samband med dödsfall. Krisstödet består av utvecklingskonsulter från Personalavdelningen, personalen från Studenthälsan samt vid behov även stöd från Sensias företagshälsovård eller kommunens POSOM grupp. 3.4 Säkerhetskoordinator Säkerhetskoordinatorn samordnar säkerhetsarbetet vid Lnu och har vid incidenter och händelser kontakt med övriga myndigheter och organisationer som t ex polis, räddningstjänst och fastighetsägare. Vid behov ingår säkerhetskoordinator i den operativa gruppen. 3.5 Studentkåren Samarbetet med Studentkåren är betydelsefullt i en krissituation och sker genom kontakt med någon av kårens anställda tjänstemän. Det bör vara en person som har god kännedom om kårens organisation och rutiner och som står för kontinuitet. Studentkårens ordförande är sedan den som fungerar som länk vidare till nationer, utskott, studentföreningar och studentpubar. Vid behov knyts studentkåren till krisledningens operativa grupp. 4. Extern samverkan vid större katastrofsituation Vid en större olycka som drabbar anställda och/eller studenter vid Linnéuniversitetet kan samhällets krishanteringssystem aktiveras. Med en större olycka menas i det här sammanhanget t ex att ett flertal människor är inblandade och att krisledningsgruppen vid universitetet gör den bedömningen att det är nödvändigt att be om hjälp för ytterligare insatser. Samhällets krishanteringssystem bygger på ett antal grundläggande hörnstenar. En sådan hörnsten handlar om samverkan mellan myndigheter och organisationer, företag och frivilliga. En annan hörnsten är de tre så kallade grundprinciperna: Ansvarsprincipen att den som har ansvaret för en verksamhet i normala fall, även har ansvar i en krissituation. Likhetsprincipen att en verksamhets organisation och lokalisering ska vara densamma även under kris, om det är möjligt. Närhetsprincipen att en kris i första hand ska hanteras där den inträffar, av de närmast berörda och ansvariga. Sida 6 av 7
En tredje hörnsten handlar om sektors- och områdesansvar, d.v.s. att varje sektor i samhället har sitt särskilda ansvar och att det sker en samordning geografiskt i händelse av kris. 5. Övrigt För att säkerställa kontinuiteten i organisationen som beskrivits i dokumentet, finns en funktion som har till uppgift att: kontinuerligt se över bemanningen i krisledningen fortlöpande arrangera utbildningsinsatser ansvara för att det finns aktuell information om krisledningsorganisationen i övrigt säkerställa att krisledningsorganisationen kan arbeta utifrån krisledningsdokumenten Lokal- och serviceavdelningen har ansvar för denna funktion med stöd av Personalavdelningen. Gruppen består av säkerhetskoordinator (LoS) och personsäkerhetssamordnare (PA). Ansvarig för kommunikationsplanen har Kommunikationsavdelningen. Sida 7 av 7