Avropsvägledning Vägledning Fordon 2012-2
Innehåll 1. Inledning... 3 2. Omfattning... 3 3. Avrop på ramavtalet... 3 4. Avropsförfrågan... 4 4.1. Förutsättningar... 4 4.2. Förutsättningar för LCC-kalkyl... 5 4.3. Avropsprecisering... 5 4.4. Utvärderingskriterier... 6 4.5. Säkerhet... 6 4.6. Miljö... 6 4.7. Garantier... 7 4.8. Avropsförfrågan... 7 4.9. Svar från leverantör... 7 4.10. Utvärdering... 8 4.11. Pris... 9 4.12. Tilldelningsbesked... 9 5. Leveransvillkor... 9 5.1. Leveranstid, leveranspunkt och plats... 9 5.2. Avbeställning... 9 6. Fakturering... 10 7. Kommunikation om uppdraget... 10
1. Inledning Detta avropsstöd är framtaget för Upphandlande myndighet (UM) i syfte att underlätta vid avrop. Vid frågor kontakta kundtjänst vid SKL Kommentus Inköpscentral AB (SKI) se länken http://www.sklkommentus.se/inkopscentral/ramavtal. Detta avropsstöd är inte tvingande utan ska ses som ett förslag. UM är fria att utforma sina avrop hur de vill så länge dessa inte strider mot ramavtalets villkor eller mot Lagen om offentlig upphandling (LOU). 2. Omfattning Ramavtalet omfattar två delområden: Ramavtalet omfattar köp av fordon och är indelat i två avtalsområden: - Personbilar - Transportfordon upp till 3,5 ton. Köp eller Leasing? Ramavtalet omfattar endast köp av fordon. UM som vill leasa sina fordon kan nyttja detta avtal för fordonsinköpet till leasingföretaget och avropa leasingtjänsten från SKIs ramavtal för Vagnparkfinansiering, alt. använda eget leasingavtal. Skälet till att leasing inte ingår i denna upphandling är att villkoren för leasing har visat sig bli förmånligare vid märkesoberoende tjänsteupphandling än när leasing inkluderas i upphandlingen av fordon. Antal fordon eller tidsbegränsat beställningsavtal? UM kan genomföra förnyad konkurrensutsättningen för ett bestämt antal fordon eller upprätta ett tidsbegränsat beställningsavtal. Alternativ 1: UM behöver omgående ett antal fordon. Den förnyade konkurrensutsättningen genomförs då för dessa fordon och beställning sker efter den förnyade konkurrensutsättningen avslutats. Alternativ 2: UM vet att det finns ett återkommande behov under det kommande året av fordon med samma specifikation. Myndigheten kan då välja att genomföra förnyad konkurrensutsättning och upprätta ett tidsbegränsat beställningsavtal med vinnande leverantör. 3. Avrop på ramavtalet Förnyade konkurrensutsättningens steg. Den förnyade konkurrensutsättningen går till enligt följande;
1. Beställaren preciserar sitt avrop samt anger utvärderingskriterier i avropsförfrågan (bilaga 2, Avropsmall ). Avropsmallen skickas till samtliga antagna Leverantörer (bilaga 8, Kontaktlista ) som erbjuder relevanta fordon inom den/de fordonskategori(er) som avropet avser. Upplys gärna de lokala återförsäljarna att ni genomför förnyad konkurrensutsättning och att de kan vända sig till respektive leverantörs kontaktperson för att ta del av underlaget. 2. Beställaren anger i avropsförfrågan en tidsfrist vilken Leverantören är skyldig att skriftligen (papper eller elektronisk form) svara Beställaren inom. Lämplig svarstid för standarfordon är minst 10 arbetsdagar och för anpassade transportfordon minst 20 arbetsdagar. 3. Leverantören svarar beställaren inom angiven tid med anbud (bilaga 3, Svarsmall och bilaga 1, LCC-kalkyl ). 4. Anbuden från Leverantören öppnas först efter tidsfristen för inlämnandet har gått ut. Beställaren värderar de inkomna svaren för att finna den ekonomiskt mest fördelaktiga lösningen för sitt behov. 5. Beställaren skickar sitt tilldelningsbeslut till samtliga Leverantörer med motiv till beslutet. 6. Beställning skickas alt. tidsbegränsat beställningsavtal upprättas med den Leverantör som har lämnat det bästa anbudet på grundval av de kriterier som angetts i förfrågan. 4. Avropsförfrågan I den avropsförfrågan (bilaga 2, Avropsmall ) som UM skickar till Leverantören ingår följande; Kontaktuppgifter Förutsättningar Förutsättningar för LCC-kalkyl Avropsprecisering Utvärderingskriterier Av bilaga 7, Kontaktlista framgår till vilken e-post adress den förnyade konkurrensutsättningen skickas för respektive Leverantör. Ange vilken fordonsgrupp/fordonsgrupper avropet avser i mailets ämnesrad. 4.1. Förutsättningar Här anges;
Sista dag för inkommande av anbud (tidsfristen ska vara skälig med hänsyn tagen till avropets omfattning och art), Anbudets giltighetstid (i giltighetstiden bör höjd tas för att den förnyade konkurrensutsättningen kan överprövas, samtidigt bör det beaktas att alltför lång giltighetstid begränsar möjligheten för leverantören att utnyttja tillfälliga kampanjerbjudanden), Om tidsbegränsat beställningsavtal eller enstaka beställning avses, Om tidsbegränsat beställningsavtal anges ska även avtalstiden för beställningsavtalet anges. Med hänsyn till att utvecklingen av nya miljövänligare och säkrare fordon går fort så rekommenderar SKI inte längre beställningsavtal än ett år (avtalstiden för det tidsbegränsade avtalet kan inte sträcka sig över slutdatumet för ramavtalet). 4.2. Förutsättningar för LCC-kalkyl För att leverantören ska kunna svar på avropsförfrågan med en ifylld bilaga 1, LCC-kalkyl måste UM ange beräkningsförutsättningar i bilaga 2, Avropsmall enligt följande; Antalet fordon som avses köpas, vid ett tidsbegränsat beställningsantal kan ett intervall anges. Årlig körsträcka, ska fler än en (1) bil köpas alt. tidsbegränsat beställningsavtal upprättas så anges en uppskattad genomsnittlig körsträcka. Kalkylränta Drivmedelspris (exkl. moms), priser för samtliga drivmedel som accepteras i avropspreciseringen ska anges. Antal användningsår, de antal år UM avser använda fordonet i sin verksamhet. Restvärdet, antal procent av nypriset som UM uppskattar att fordonet är värt när det brukats i de antal användningsår som angivits. Ett riktvärde är ca 50 % för en personbil som körs 2000 mil/år i 3 år. o Om upphandlande myndighet avropspreciserat att garanterat återköpsvärde ska tillämpas så utelämnas denna uppgift i avropsmallen. Leverantören anger då det garanterade återköpsvärdet som restvärdet i LCC-kalkylen. 4.3. Avropsprecisering UM bör precisera sitt avrop vid den förnyade konkurrensutsättningen. Följande uppgifter bör alltid preciseras; Vilken eller vilka fordonsgrupper som avses (t.ex. småbil i kategori Aa). Drivmedel, samtliga drivmedel som accepteras bör anges. Tänk på att i vissa delar av landet är tillgången på alternativa drivmedel begränsad. Exempel på övriga krav som kan preciseras är; Antal dörrar
Fyrhjulsdrift Lågväxel Miljöbil enligt av regeringen gällande definition Markfrigång från xx cm till xx cm (anges i hela cm) Dragvikt Lastförmåga vikt/volym Lägsta motoreffekt Automatisk växellåda Dragkrok Alkolås Motorvärmare Av leverantören garanterat återköpsvärde Fler exempel på utrustning som kan preciseras finns i bilaga 4, Exempel på precisering av avropet/kvalitativa mervärden. 4.4. Utvärderingskriterier Vid den förnyad konkurrensutsättning ska två eller flera av nedanstående utvärderingskriterier användas, viktning ska vara inom de intervall som anges till höger: Pris 10-90% Säkerhet 0-90% (endast transportfordon) Miljö 0-90% Garantier 0-90% 4.5. Säkerhet Nedan följer två exempel på möjliga bör-krav som kan användas vid utvärdering av säkerhet: Fordonet bör vara utrustat med Antisladdsystem, ESC (endast transportfordon). Fordonet bör vara utrustat med Bältespåminnare som signalerar ljud och ljus om bältet inte används (endast transportfordon). 4.6. Miljö Nedan följer sex exempel på möjliga bör-krav som kan användas vid utvärdering av miljö: Fordonets utsläpp av koldioxid bör understiga xx g / km vid blandad körning enligt uppgift från vägtrafikregistret. Fordonet bör vara anpassat för drift med alternativt bränsle (andra bränslen än bensin, diesel eller gasol)
Fordonets buller bör ej överstiga 72 db (bensin/e85/cng-bilar) eller 73 db (dieselbilar) enligt uppgift från vägtrafikregistret. Fordonet bör levereras med däck som uppfyller ljudkrav enligt direktiv 92/23/EEG och därmed har godkänd märkning på däcksidan. Fordonet bör levereras med däck som uppfyller kraven på innehåll av polycykliska aromatiska kolväten (PAH) enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1907/2006. Fordonet bör vara utrustat med ett system för sparsam körning som ger föraren återkoppling på körsättet med information om medel- och momentanförbrukning av bränsle. 4.7. Garantier Nedan följer fem exempel på möjliga bör-krav som kan användas vid utvärdering av garantier: 1. Nybilsgaranti bör gälla i minst X antal år. 2. Lackgaranti bör gälla i minst X antal år. 3. Rostskyddsgaranti bör gälla i minst X antal år. 4. Batterigaranti bör gälla i minst X antal år. 5. Vagnskadegaranti bör gälla i minst X antal år. 6. Vägassistans bör gälla i minst X antal år. 4.8. Avropsförfrågan Avropsmallen skickas av UM till leverantörerna. Exempel på hur ifylld Avropsmall kan se ut, se bilaga 5 Exempel på ifylld Avropsmall. 4.9. Svar från leverantör Svarsmallen används av leverantören för att svara på utskickad Avropsmall. Exempel på hur av leverantören ifylld Svarsmall kan se ut, se bilaga 6 Exempel på ifylld Svarsmall.
I leverantörens svar ingår även en ifylld Leverantörens LCC-kalkyl, se i bilaga 1 LCC-kalkyl. 4.10. Utvärdering Anbud A erbjuder ett fordon vars beräknade LCC-kostnad är 130 000 kr. Anbud A uppfyller inte något bör-krav avseende miljö, men samtliga bör-krav avseende garantier. Anbud B erbjuder ett fordon vars beräknade LCC-kostnad är 135 789 kr. Anbud B uppfyller samtliga bör-krav avseende miljö, men inte några bör-krav avseende garantier. I Exempel på ifylld Avropsmall framgår att nedanstående viktning av utvärderingskriterier valts: Pris 70% Miljö 20% Garantier 10% Tabellen nedan visar poäng för uppfyllda bör-krav avseende Miljö och Garantier. Miljö 1. Fordonets utsläpp av koldioxid bör understiga Ja= 4 poäng 110 g / km vid blandad körning enligt uppgift från vägtrafikregistret. Ja=4 poäng 2. Fordonets buller bör ej överstiga 72 db (bensin/e85 /CNG-bilar) eller 73 db (dieselbilar) enligt uppgift från vägtrafikregistret. Ja=2 poäng 3. Fordonet bör vara utrustat med ett system för sparsam körning som ger föraren återkoppling på körsättet med information om medel- och momentanförbrukning av bränsle. Garantier 1. Nybilsgaranti bör gälla i minst 5 år. 2. Rostskyddsgaranti bör gälla i minst 10 år. Ja=6 poäng Ja=2 poäng 3. Vagnskadegaranti bör gälla i minst 3 år. Ja=2 poäng Vid utvärderingen får anbuden följande poäng för bör-krav: Anbud A Anbud B
Poäng miljö 0 p 10 p Poäng garantier 10 0 Resultat: Anbud A: Får avdrag på priset för uppfyllda bör-krav enligt kalkyl: ((130 000 * 0,20 * 0 10)+ (130 000 * 0,10 * 10 10)) = 13 000 Anbud B: Får ett avdrag beroende på att samtliga bör-krav uppfylls enligt kalkyl: ((135 789 * 0,20* 10 10)+(135 789 * 0,10* 0 10)) = 27 158 Utvärderingskostnaden beräknas sedan enligt följande: Anbud A: 130 000 13 000 kr = 117 000 kr Anbud B: 135 789 27 158 = 108 631 kr Utvärderingsresultatet innebär att anbud B antas. 4.11. Pris Priset utvärderas med LCC-kalkyl, bilaga 1. 4.12. Tilldelningsbesked Tilldelningsbeslut fattas och tilldelningsbesked skickas till leverantörerna med motiv till beslut. 5. Leveransvillkor Leverans ska ske fritt lokal återförsäljare i enlighet med villkoren i detta ramavtal med bilagor samt Allmänna bestämmelser för leverans av varor till offentlig sektor, ALOS 05. 5.1. Leveranstid, leveranspunkt och plats Köpare och leverantör överenskommer vid varje enskilt tillfälle om leveranstid och leveransplats. 5.2. Avbeställning Köparen får häva köpet om leveransförseningen är av väsentlig betydelse för köparen. Köparen får även häva köpet om köparen är berättigad maximalt vite enligt ramavtalet. (för mer information se ramavtalet)
6. Fakturering Leverantören kan erbjuda lösningar som möjliggör översändande av e-fakturor till UM. Standardiserade format avses användas, t.ex. SFTI-standard (Single Face To Industry) i form av Fulltext faktura eller Svefaktura. 7. Kommunikation om uppdraget Leverantören ska i samtliga kontakter med UM använda svenska språket. All kommunikation och rapportering sker via leverantören. Det gäller även om leverantören anlitar underleverantörer avseende hela eller delar av uppdraget. Bilagor LCC-kalkyl Avropsmall Svarsmall Exempel på Precisering av avropet Exempel på ifylld Avropsmall Exempel på ifylld Svarsmall Kontaktlista Fordonsgrupper