Koncernkontoret Koncernstab HR

Koncernkontoret Koncernstab HR Charlotta Tinghammar HR-strateg 040-675 30 63 Charlotta.tinghammar@skane.se PM Datum 2014-04-10 Version 1,0 Dnr 1 (14) Översyn av riktlinjer och nivåer för friskvårdsbidrag för medarbetare i Bakgrund I enlighet med s personalidé och policy för hälsofrämjande arbetsmiljö vill arbetsgivaren uppmuntra och stödja medarbetarnas hälsoutveckling. En god hälsa är till gagn för både verksamheten och individen samt förväntas öka förutsättningarna för kvalitet och effektivitet i det dagliga arbetet. Regionstyrelsen beslutade i september 2010 att införa ett regiongemensamt friskvårdsbidrag och samtidigt uppdrogs åt berörda förvaltningar att avveckla s.k. friskvårdstimme och friskvårdsanläggningar drivna av egen anställd personal 1. Den 5 februari 2015 upphävde Regionstyrelsen det tidigare beslutet om avveckling av friskvårdsanläggningar i avvaktan på en översyn av gällande riktlinjer 2. Personalnämnden beslutade att ge HR-direktören i uppdrag att göra en översyn av gällande riktlinjer och nivåer för friskvårdsbidrag för medarbetare i och återkomma med förslag i maj månad 3. Konstruktion för friskvårdsbidrag Enligt beslut i regionstyrelsen den 6 september 2010 är riktlinjerna och nivåerna för friskvårdsbidraget enligt nedan. Medarbetaren ersätts med 50 procent av det belopp hen ansöker om 4. Maximal ersättning under ett kalenderår är 2000 kronor. Att kostnader för friskvårdsbidrag belastar respektive förvaltning 1 Diarienummer 1001695 2 Diarienummer 1500286 3 Diarienummer 1500286 4 D.v.s ett självfinansieringskrav på 50procent. Postadress: 291 89 Kristianstad Organisationsnummer: 23 21 00-0255 Telefon (växel): 044-309 30 00 Fax: 044-309 32 98 Internet: skane.se

2 (14) Alla medarbetare med månadsanställning som är i aktiv tjänst, inkluderat föräldralediga, sjukskrivna samt tjänstlediga med lön för studier, har rätt till friskvårdsersättning. Nyanställda och visstidsanställda medarbetare erhåller förmånen med en tolftedel av friskvårdsersättningen, per avtalad anställningsmånad under aktuellt kalenderår. följer skatteverkets riktlinjer kring godkända respektive ej godkända aktiviteter. Utöver friskvårdsbidraget har förvaltningarna i nuläget olika tillämpningar avseende stöd för tobaksavvänjning. förbereder för närvarande en upphandling av medarbetarservice 5. I medarbetarservice ingår bland annat hantering av friskvårdsbidraget och rabatter på friskvårdsaktiviteter. Friskvårdsanläggningar Det finns ett antal friskvårdsanläggningar vilka presenteras nedan. Inga friskvårdsanläggningar drivs längre av egen anställd personal. I huvudsak handlar det om möjligheter till styrketräning och motionscykel. Förvaltning Ort Kommentar Skånevård Kryh Skånes Universitetssjukvård Ystad, Hässleholm, Kristianstad Malmö Träningslokalen i Kristianstad är tillgänglig för anställda på annan förvaltning mot en mindre kostnad. Anläggning som utnyttjas av patienter 08.00-16.00 och är öppen för medarbetare 16.00 22.00. Följande orter har sedan 2010 avvecklat friskvårdsanläggningar och/eller att friskvårdsanläggningarna drivs helt eller delvis av anställd personal och/eller tillgång till friskvårdsanläggning hos extern part som t ex universitetet: SUS Malmö, SUS Lund, Helsingborg, Ystad och Kristianstad. Redan 2009 avvecklade Landskrona, Hässleholm och Ängelholm sina friskvårdsanläggningar. 5 En så kallad förmånsportal.

3 (14) Friskvårdsanläggningarna omfattas av den juridiska bedömningen men ingår inte i översynen. Detta innebär att friskvårdsanläggningarna inte berörs av förslaget på förändrad konstruktion och nivå. Omvärldsanalys Enligt Folkhälsomyndigheten erbjuder cirka hälften av alla arbetsgivare friskvårdsbidrag till sina anställda. Samtidigt är det endast 57 procent av de som erbjuds friskvårdsbidrag som faktiskt till fullo nyttjar det och 43 procent använder det inte alls, enligt det svenska företaget Benify som administrerar och utvecklar företags förmåner. 67 Enligt SKLs interna översyn av förmåner (2014) och Vårdfokus översyn (2012) är det stora skillnader i friskvårdsersättning och konstruktioner mellan olika landsting och kommuner. En del har egna träningslokaler och gympapass och erbjuder ingen friskvårdsersättning. Majoriteten av landstingen ligger en bit under 2000 kronor i friskvårdsbidrag. Jämförelse med andra landsting och kommuner Jämförelse har gjorts med två närliggande skånska kommunerna och med de två andra stora landstingen/regionerna. Helsingborg stad 2000 kr per år i friskvårdsbidrag Inga friskvårdsanläggningar Inget självfinansieringskrav. Friskvården administreras via en förmånsportal. Förutom administration av friskvårdskvitton innehåller förmånsportalen också rabatter på olika varor och tjänster Utnyttjandegrad: ca 58 procent av de månadsavlönade. Malmö stad Det är upp till varje enskild förvaltning att hantera friskvårdbidrag Vanligast förekommande är ett friskvårdsbidrag på 1000 kr per år men några förvaltningar har högre. Några förvaltningar har rabatt via jobbet på olika anläggningar, några har eget gym/egen träningsanläggning och några har krav på självfinansiering. 6 http://www.svd.se/nyheter/inrikes/4197669.svd 7 Tjugo av Sveriges trettio största börsbolag är kunder till Benify som t.ex. IKEA, Ericsson, Volvo, Nordea och AstraZeneca. Över en halv miljon anställda har tillgång till portalen.

4 (14) Stockholms läns landsting Det är upp till varje enskild förvaltning/verksamhet att hantera friskvårdsbidrag. Friskvårdsbidrag mellan 1 500-2.200 kronor för fysisk aktivitet utanför arbetstid och/eller en betald timme per vecka för friskvårdsaktivitet under arbetstid. Några sjukhus har egna friskvårdsanläggningar. Västra Götalands Regionen Det är upp till varje enskild förvaltning/verksamhet att hantera friskvårdsbidrag Bidraget ligger mellan 500-2000 kronor per år. Majoriteten av sjukvårdsverksamheterna ligger på 1000 kronor. Några förvaltningar har egna friskvårdsanläggningar och de som har det brukar ta 100 kronor från samtliga av friskvårdsbidraget att kunna finansiera verksamheten. Inget självfinansieringskrav. Det finns en hemsida med rabatter och information till anställda. Ungefär 25-30 procent av alla anställda nyttjar bidraget. Fr. o m år 2017 ska samtliga förvaltningar ha minst 1200 kr i friskvårdsbidrag. Analys av nuvarande bidragskonstruktion Nyttjandegrad och nivå s har ett relativt sett högt friskvårdsbidrag och en förhållandevis låg nyttjandegrad. En bakgrund till friskvårdsbidraget storlek är att friskvårdsanläggningar drivna av egen anställd personal skulle avvecklas när bidraget infördes. Att en medarbetare utnyttjar friskvårdsbidraget är inte en garanti för att t ex ett gymkort verkligen används. Självfinansieringskravet är ett led i att skapa ytterligare motivation i det fallet individen själv har bidragit med en del av beloppet antas motivationen att använda t ex ett träningskort öka. Antalet medarbetare som nyttjar friskvårdsbidraget har varierat en del över åren. Vid starten 2010 använde ca 10 000 medarbetare bidraget och för 2014 beräknas ca 11 100 medarbetare nyttjat bidraget vilket motsvarar ca 36 procent av de anställda, se bilaga 1. Detta kan jämföras med 58 procent av de anställda i Helsingborgs kommun och 57 procent av de anställda som har tillgång till Benifys medarbetarserviceportal. Nyttjandet av friskvårdsbidraget per personalgrupp presenteras i bilaga 2. Nyttjandet per personalgrupp varierar från ca 18 till 55 procent. I grupperna städ,

5 (14) tvätt och renhållningsarbete, tekniker samt köks och måltidsarbete är nyttjandegraden under 20 procent och för rehabiliteringspersonal och dietister är nyttjandet över 50 procent. Hälsoperspektivet Ur hälsoperspektivet är det av värde att så många medarbetare som möjligt ägnar sig åt friskvård. En vanlig kritik mot friskvårdsbidraget som företeelse är att det når ut till dem som redan tar aktivt ansvar för sin egen hälsa. För arbetsgivaren blir vinsten störst i det fall man når ut till medarbetare som har sämst hälsa 8. Det visar att det målinriktade arbetet är viktigt, dvs. att riktade insatser görs mot grupper som är i störst behov. T ex i grupper med hög sjukfrånvaro, i grupper med lågt utnyttjande av friskvårdsbidraget och/eller i grupper med påvisad sämre hälsa. Forskning påvisar sambanden mellan sjukfrånvaro och ett bredare utbud av hälsofrämjande aktiviteter som arbetsgivaren informerar de anställda om samt mellan sjukfrånvaro och ett bra ledarskap innebärande att man fick uppskattning för sina prestationer, fick vara delaktig i viktiga beslut, fick stöd och kompetensutveckling. 9 s policy för hälsofrämjande arbetsmiljö presenterar en modell som beskriver de aktivitetsområden som krävs för att uppnå hälsa på arbetsplatsen, se bild 1 nedan. Bild 1. s modell för hälsofrämjande arbetsplats. 8 http://www.prevent.se/arbetsliv/artikel/2013/fler-utnyttjar-friskvard-om-ledningenstottar/ 9 http://www.forte.se/sv/publicerat/forskare-berattar/forskare-berattar-2011/friskvard-ochtrivsel-ger-friskare-medarbetare/

6 (14) Generella åtgärder, utöver friskvårdsbidraget, som genomförs inom är bland annat satsningar på utvecklande ledarskap, kontinerliga medarbetarundersökningar och erbjudande om livsstilstester med webbaserade råd. Insatsen en hälsosam serviceorganisation och introduktion för nyutexade sjuksköterskor är exempel på riktade insatser. Förslag på förändrad bidragskonstruktion Fem förslag på förändring av konstruktion har analyserats. Alternativ 1-4 utgör olika sätt att se på grundkonstruktionen av friskvårdsbidraget. I bilaga 3 redovisas kostnadsanalyser för respektive konstruktion. Alternativ 5 utgör en kompletterande aktivitet som också anses kunna öka användandet av friskvårdsbidraget. 1. En oförändrad konstruktion Friskvårdsbidragets konstruktion förändras inte. Istället genomförs informationsåtgärder med syfte att nå ut till fler medarbetare och skapa medvetande om friskvårdsbidraget och hur det kan nyttjas. I bilaga 4 redovisas hur totalkostnaden påverkas att ett ökat nyttjande. 2. Ta bort självfinansieringskravet Ta bort kravet på självfinansiering. Ur s perspektiv kan det antas att kostnaden ökar med drygt 4 miljoner kronor per år om ingen förändring sker i antalet som nyttjar bidraget, se bild 1. Detta innebär att de som redan nyttjar sitt friskvårdsbidrag kommer att få mer utbetalt. Bidrar den förändrade konstruktionen till ett ökat utnyttjande med 10 procent beräknas den totala kostnaden öka från 14 miljoner till 22,8 miljoner kronor per år, se bilaga 4. 3. Ta bort självfinansieringskravet och sänka friskvårdsbidraget till 1800 kr/kalenderår Det kan antas att kostnaden, för samma utnyttjandegrad som idag, ökar med drygt 3 miljoner kronor per år, se bild 4. Under 2014 var det 10 procent av de som nyttjade bidraget som tog ut hela beloppet. Det är den gruppen vilken utgörs av ca 1100 personer som kommer att förlora 200 kronor per år. Övriga 10 000 medarbetare som nyttjat sin ersättning kommer att tjäna på förändringen i olika grad. Ett exempel är att om du med gamla konstruktionen fått 500 kronor i friskvårdsbidrag för ett helt år skulle du istället få 1000 kronor i ersättning för samma aktivitet/kvitto. Bidrar den förändrade konstruktionen till ett ökat nyttjande med 10 procent beräknas den totala kostnaden öka från 14 miljoner till knappt 21 miljoner kronor per år, se bilaga 4. 4. Ta bort självfinansieringskravet och sänka friskvårdsbidraget till 1400 kr/kalenderår Ta bort kravet på självfinansiering och sänka taket till 1400 kr. Ur s perspektiv kan det antas att kostnaden minskar med knappt 100 000 om ingen förändring sker i antalet som nyttjar bidraget, se bild 1. De personer som tidigare fått ut mer än 1400 kronor per år i ersättning kommer att uppleva en försämring och de som idag får ut mindre kommer att uppleva en försbättring. Bidrar den förändrade konstruktionen till ett ökat nyttjande med 10 procent beräknas den totala kostnaden öka från 14 miljoner till 17 miljoner kronor per år, se bilaga 4.

7 (14) 5. Friskvårdsbidraget ingår i upphandlingen av medarbetarservice I det fallet att medarbetarservice ska innehålla information om samtliga övriga förmåner från arbetsgivarens sida är det en fördel om friskvårdsbidraget ingår i samma upplägg. Detta skapar förutsättningar för medarbetare att finna information om alla förmåner på samma ställe och att de administrativa rutinerna i större utsträckning liknar varandra. Förmånsportaler bidrar även med rabatter på friskvård. Såväl rabatter som information om möjliga aktiviteter utgör positiva drivkrafter för medarbetare att aktivt ta del av friskvårdsbidraget och bidrar till att uppfattas som en attraktiv arbetsgivare. Bidrag för tobaksavvänjning s tobakspolicy och riktlinjer gäller för alla s verksamheter och ger verksamheterna ett förhållningssätt både när det gäller tobak och våra patienter/kunder och våra medarbetare. Tobakspolicyn säger att Region Skåne ska följa nationella och regionala folkhälsopolitiska mål och har ett ansvar för att främja befolkningens hälsa. Minskat bruk av tobak är en viktig del i detta arbete. s förvaltningar har olika stöd till medarbetare för tobaksavvänjning. De flesta har ett till flera av följande alternativ: stödsamtal, gruppavvänjningsprogram och/eller ersättning för kostnader för läkemedel vid tobaksavvänjning. Under 2014 har ett arbete pågått för att harmonisera tillämpningen av stöd för tobaksavvänjning. Arbetet har resulterat i ett förslag om ett enhetligt bidrag till kostnader för läkemedel vid tobaksavvänjning. Förslaget innebär en engångssumma, upp till 1500 kronor för rök och tobaksfri medarbetare. Ersättningen är skattepliktig. Juridisk bedömning En juridisk bedömning har gjorts avseende nuvarande upplägg av friskvårdsbidrag inklusive friskvårdsanläggningar samt för upplägget vid 2010. Den juridiska bedömningen presenteras i bilaga 5. Alla förmåner som utgår från arbetsgivaren är i princip skattepliktig inkomst för mottagaren. Från denna huvudprincip finns det undantag. Ett av dessa undantag är ersättning för viss friskvård som uppgår till ett mindre värde. Det betraktas som personalvårdsförmåner. En förutsättning för att en förmån ska vara fri från förmånsbeskattning är att den riktar sig till alla medarbetare. Konsekvensen om en förmån erbjuds enbart till en begränsad grupp är att förmånen då ska förmånsbeskattas. är en mycket stor arbetsgivare som har verksamheter på många olika platser. Ur ett skattetekniskt perspektiv framförs att det av praktiska skäl inom exempelvis stora arbetsgivare såsom kommuner och koncerner m.fl. kan vara svårt att erbjuda hela personalen personalförmåner av precis samma innehåll. I skatteverkets skrivelse SKV M 2014:23 framförs att det inom stora verksamheter handlar om att definiera den naturligt avgränsande arbetsplatsen. I samband med

8 (14) översyn av friskvårdsersättning 2009 definierades naturligt avgränsad arbetsplats som förvaltning. Med nuvarande organisation kan varje förvaltning, med utgångspunkt i en geografisk spridning på ett flertal orter, ha flera naturligt avgränsade arbetsplatser. Friskvårdsbidragets konstruktion och på det sätt på vilket de flesta gymanläggningarna drivs idag kan inte betraktas som säljverksamhet och därmed berörs de inte av förbud mot offentlig säljverksamhet. Anläggningarna är inte öppna för allmänheten. Att ta bort självfinansieringskravet påverkar inte den juridiska bedömningen. Förslag Med utgångspunkt i ovanstående översyn inkluderande analys av omvärld, hälsoperspektivet, kostnader, juridisk bedömning och pågående processer avseende medarbetarservice och bidrag för tobaksavvänjning är förslaget att behålla nuvarande konstruktion och nivåer.

9 (14) Bilaga 1 Exempel på hälsofrämjande aktiviteter. Leverantör företagshälsovården.

10 (14) Bilaga 2 Nyttjande av friskvårdsbidrag 2014 - förvaltning Förvaltning Ersättning Genomsnittlig utbetalad ersättning Anställda 141231 Skånevård Kryh 2 396 808 1223 5 725 34,2 Skånevård Sund 3 600 243 1279 7 788 36,1 Medicinsk service 754 839 1189 1 566 40,5 Skånes 5 671 499 1255 12 663 35,7 universitetssjukvård Hälsostaden 339 766 1273 581 46,0 Ängelholm Skånetrafiken 154 501 1266 328 37,2 Regionservice 528 135 1187 1 642 27,1 Koncernkontoret 420 493 1255 758 44,2 13 893 852 1250 31 085 35,8 Andel anställda som använt bidraget (%)

11 (14) Bilaga 3 Utnyttjande av friskvårdsbidrag 2014 personalgrupp Personalgrupp Ersättning Anställda 141231 Andel (%) Städ, tvätt o 90 772 451 17,7 1135 renhållningsarb Tekniker 40 526 172 18,6 1266 Köks och måltidsarb 43 834 197 19,8 1124 Hantverksarb. 101 369 429 20,7 1139 Spec.komp. Läkare 871 505 2 613 24,3 1375 Icke spec.komp. Läkare 505 117 1 544 25,5 1282 Ingenjörer m.fl 82 579 211 29,4 1332 Usk/Skötare m.fl 2 211 937 5 755 31,2 1234 Sjukh.tekn/lab.pers 130 556 343 33,2 1145 Sjuksköterska 4 027 223 8 609 36,5 1282 Medicinsk sekreterare 953 481 2 098 38,6 1179 Administratörsarbete 518 731 1 138 38,8 1176 Soc. Kurativt.arb 345 628 673 40,6 1266 Barnmorska 329 944 601 40,6 1352 Psykolog 258 139 524 41,2 1195 Logoped 72 646 139 41,7 1253 Sjukgymnast 417 836 739 44,7 1266 Handläggararbete 836 037 1 512 45,1 1226 Skol o barmomsor.arb 69 499 112 47,3 1311 Arbetsterapeut 191 209 337 48,1 1180 Ledningsarbete 982 828 1 596 48,4 1271 Biomedic. Analyt. 592 825 955 49,6 1251 Rehab/förebygg övr 114 243 159 54,1 1328 Dietist 78 835 105 55,2 1359 Genomsnittlig utbetalad ers/medarb

12 (14) Bilaga 4 Kostnad för olika konstruktioner Utnyttjandegrad (antal som nyttjar/tot.) antal) Kostnad för olika konstruktioner 50 procent Utan självfinansiering självfinansiering max 2000 max 2000 Utan självfinansiering max 1400 Utan självfinansiering max 1800 0,36 13 913 067 18 145 160 13 881 604 17 282 430 0,4 15 552 840 20 283 720 15 517 668 19 319 310 0,45 17 496 945 22 819 185 17 457 377 21 734 224 0,5 19 443 750 25 354 650 19 397 085 24 149 138 0,55 21 388 125 27 890 115 21 336 794 25 094 104 Antagande 1: beräkningar på nuvarande konstruktion är beräknade på genomsnittligt uttag. Antagande 2: beräkningar på alternativa konstruktioner är beräknade med utgångspunkt i att samma antal personer med ersättningar i dagens nivåer för följande intervaller 0-500, 500-1000 och 1000-2000. För dagens utbetalde summa mellan 0-500 antas ett genomsnittligt inköpskvitto på 500 kronor, för intervallet 500-1000 ett kvitto på 1500 kronor och för belopp över 1000 ett kvitto på över 2000 kronor, d.v.s. maxbelopp.

13 (14) Bilaga 5. Juridisk bedömning i samband med friskvårdsersättning ur ett skattetekniskt och konkurrensmässigt perspektiv Alla förmåner som utgår från arbetsgivaren är i princip skattepliktig inkomst för mottagaren. Från denna huvudprincip finns det undantag. Ett av dessa undantag är ersättning för viss friskvård som uppgår till ett mindre värde. Det betraktas som personalvårdsförmåner. En förutsättning för att en förmån ska vara fri från förmånsbeskattning är att den riktar sig till alla medarbetare. Konsekvensen om en förmån erbjuds enbart till en begränsad grupp är att förmånen då ska förmånsbeskattas. Inom behöver definitionen av alla medarbetare förtydligas. är en mycket stor arbetsgivare som har verksamheter på många olika platser. Ur ett skattetekniskt perspektiv framförs att det av praktiska skäl inom exempelvis stora arbetsgivare såsom kommuner och koncerner m.fl. kan vara svårt att erbjuda hela personalen personalförmåner av precis samma innehåll. I skatteverkets skrivelse SKV M 2014:23 framförs att det inom stora verksamheter handlar om att definiera den naturligt avgränsande arbetsplatsen. Inom den naturligt avgränsade arbetsplatsen ska alla medarbetare erbjudas samma förmåner. I samband med översyn av friskvårdsersättning 2009 definierades naturligt avgränsad arbetsplats som förvaltning. Med nuvarande organisation kan det inom varje förvaltning, med utgångspunkt i en geografisk spridning på ett flertal orter, finnas flera naturligt avgränsade arbetsplatser. Mot bakgrund av detta är det möjligt att vissa förvaltningar även tillhandahåller gymanläggningar utöver friskvårdsbidrag. En förmån ska omfatta ett mindre värde och förmånen ska inte kunna omvandlas till kontanter. Regeringsrätten har i RÅ 2001 ref. 44 behandlat frågan om vad som avses med förmån av mindre värde. Av domskälen framgår att ett årskort på en gymnastikanläggning värt 2 970 kr utgjorde en förmån av mindre värde, (en jämförelse kan vara vad ett årskort på gym i genomsnitt kostar på orten). Någon övre gräns är inte prövad. Tillträde till enklare träningsmöjligheter på arbetsplatsen kan inte anses motsvara ett värde som i sig överstiger 1000-1500 kr. Vid sammanslagning med ett generellt friskvårdsbidrag om ex 2000 kr torde totalsumman fortfarande inte överskrida gränsen för mindre värde. 2010 infördes ett förbud mot offentlig säljverksamhet i konkurrenslagen. Vid en jämförelse av hur förutsättningarna såg ut i 2009 kan konstateras att vissa verksamheter hade friskvårdsanläggningar vilka drevs av anställd personal och att lokaler då hyrdes ut till externa intressenter. Att hyra ut lokaler externt kan ha varit i strid med den nya konkurrenslagstiftning som infördes 2010. Det sätt på vilket de flesta gymanläggningarna drivs idag kan inte betraktas som

14 (14) säljverksamhet. Anläggningarna är inte öppna för allmänheten. I vissa fall tas det ut en mindre avgift för medarbetare från andra förvaltningar som vill använda befintliga gym. Liknande tillämpning finns inom andra landsting. Friskvårdsbidrag kan användas för denna kostnad. Den personkrets som kan använda befintliga gym inom är enbart anställda inom organisationen. Det kan därmed inte betraktas som offentlig säljverksamhet. Därmed berörs de inte av förbud mot offentlig säljverksamhet enligt konkurrenslagen.