Hur Chainformation hjälpte Colorama att enas under ett ledningssystem och bygga ett rikstäckande varumärke Verksamhet Butikskedja som tillhandahåller färg, tapeter, golv och kakel. Antal marknader 1 lande, 175 enheter www.colorama.se Med hjälp av CCM från Chainformation har Colorama förvandlats från ett spretigt nätverk av butiker till en stjärnkedja med branschledande arbetsmetodik. Om man tittar i backspegeln, har strategin fungerat väl för Colorama. De har etablerat sig som en klar ledare inom sitt segment på kort tid och fortsätter expandera. Om Colorama Colorama grundades 2007 efter en sammanslagning av 3 oberoende butikskedjor i Skandinavien: Spektrum (Sverige), Färgtema (Sverige) och Farverike (Norge). Med över 175 butiker i Sverige, och en etablerad inköpsallians i Norge och Finland, är Colorama den största oberoende butikskedjan för färg i Norra Europa. Coloramas kedja består av oberoende butiker med enskilda ägare. Varje butiksägare har eget ansvar för marknadsföring och försäljning i sin egen butik, och har även en demokratiskt inflytande över kedjan som helhet genom en central ledning. Utöver färg och färgtillbehör omfattar Coloramakedjans butikssortiment också bland annat tapeter, inredningstextilier, gardiner, persienner, klinker och golvbeläggning. I Sverige, är Colorama på god väg att nå en årsförsäljning på 2,5 miljarder SEK och arbetar mot visionen att vara Skandinaviens ledande butikskedja för färg. Förenat under ett och samma varumärke, tror Colorama på ett disciplinerat arbetssätt runt varumärkeshantering där kontinuitet och ramverk är kritiskta komponenter. Detta omfattar implementering av centrala säljkampanjer, gemensamma arbetsmanualer, tillgång till utbildning och möjligheten att kunna distribuera innehåll och kunskap till alla butiker i kedjan snabbt och smidigt. Coloramas Utmaning När Colorama grundades för fem år sedan, satsade man omedelbart på att utnyttja sin storlek för att uppnå kostnadsbesparingar genom ökad inköpskraft och att fokusera marknadsföringsresurser på att bygga ett nationellt, enande varumärke med slutkund i fokus. Även om inköpskraft är en av de mest omedelbara fördelarna med att forma en allians, så finns det många hinder att ta sig förbi på vägen. Till skillnad från ett centralt ägt bolag som har en styrelse med mandat att driva igenom centrala program, så har ett nätverk av oberoende butiker inte samma beslutsfattningsmodell. Med olika IT-system och varumärkesarv från flera kedjor, kan beslut och enande ramverk endast uppnås genom konsensus. Att växa från ett universum av flera varumärken till en centralt styrd kedja under ett varumärke sker inte helt utan huvudvärk. 1
Vi som ledning har ett ansvar att förse våra medlemmar med de verktyg som personalen behöver för att lyckas i butikens vardag, samtidigt som det är oerhört viktigt att etablera ett ramverk som är enkelt att följa. Anders Lundblad, marknadsdirektör Colorama Omedelbart efter Coloramas grundande, iscensatte ledningen en fokuserad aktivitet kring central varumärkesuppbyggnad som bland annat omfattade TV, radio och media. Men som många butiksägare och franchisetagare kan styrka, kan varumärkeskontinuitet och efterlevnad endast uppnås om kommunikationen från ledningen är glasklar och de rätta verktygen finns på plats. Och utan rätt verktyg och centraliserade processer är det svårt för en butikskedja att växa effektivt. För att ytterligare försvåra utgångsläget, använde Coloramas nätverk av butiker inte mindre än fem enskilda plattformar för butiksdata. Här krävdes fullskalig integration för att kedjan skulle nå sin fulla potential. Med över 1,000 anställda, insåg Colorama raskt att kommunikation och samarbete skulle bli kritiskt och att en synkroniserad plattform var lösningen. De fattade två viktiga beslut; Colorama skulle fokusera på att implementera sitt gemensamma varumärke, och omgående enas under en integrerad och flexibel plattform för enklare kommunikation samt snabb och målriktad delning av know-how.. Enligt Anders Lundblad, marknadsdirektör på Colorama: Att leda ett stort nätverk av butiker med oberoende ägare ställer stora krav på hur man kommunicerar tydligt och effektivt. Vi som ledning har ett ansvar att förse våra medlemmar med de verktyg som personalen behöver för att lyckas i butikens vardag, samtidigt som det är oerhört viktigt att etablera ett ramverk som är enkelt att följa. I ett nötskal, så behövs en intelligent mjukvara som förenklar den dagliga dialogen, som kan utbilda personal, och skapa tydlighet kring varumärket på ett sätt som är tillgängligt för alla butiker i realtid. I ett första steg att fokusera på varumärkesefterlevnad bestämde sig ledningsgruppen på Colorama för att implementera ett tillvägagångssätt som avsåg att: Föra samman all butikskommunikation under en och samma plattform Lagra, dela och underhålla gemensamma manualer, dokument och marknadsmaterial Göra det möjligt att skapa och skicka ut material från butikens kundklubb enligt Coloramas identitetsstandard och policies Detta tillvägagångssätt avsåg att särskilja Colorama från konkurrenterna och ge vad Chainformation kallar en distinkt kompetens, en unik formel för framgång ochkontinuitet i butiksledet. För att iscensätta sin vision och kommunikationsplattform sökte Colorama en partner som inte bara kunde bidra med kompetens inom teknik och systemintegration de ville också jobba med någon som hade en djup förståelse för butik och kedjor. Chanformation var det självklara valet. De senaste tolv åren, har Chainformation försett några av Skandinaviens ledande butiks- och franchisekedjor med molnbaserad mjukvara och olika lösningar för styrning och ledning av franchise, till exempel IC Company, Iduna, Moogio och Vårdapoteket. 2
Vi har jobbat med Chainformation sedan starten och fortsätter att jobba med deras experter för att skapa nya moduler i linje med nya affärsmål och behov vi ser från våra butiker. Anders Lundblad, marknasdirektör Colorama Hur vi hjälpte till Genom att samarbeta med Chainformation kunde Colorama dra fördel av en skräddarsydd lösning och långt beprövad teknik. Colorama fick omedelbar tillgång till ett kraftfullt intranät som kunde fungera som butikskedjans huvudsakliga leverantör av know-how, affärsdata och processer för det dagliga arbetet i butiken, med följande nyckelkomponenter: Snabbare rollbaserad kommunikation Tillgång till identitets- och varumärkesmanualer E-post och SMS-verktyg för att hantera kampanjutskick och driva kunder till butik Tillgång till centrala inköpsavtal, rabatter och leverantörer Vi har jobbat med Chainformation sedan starten och fortsätter att jobba med deras experter för att skapa nya moduler i linje med nya affärsmål och behov vi ser från våra butiker. Vi kan till exempel använda CCM för att kommunicera med vilken eller vilka medlemmar som helst i vår kundklubb. Vi kan även hantera massutskick och SMSkampanjer med speciella erbjudanden direkt till slutkund, säger Anders Lundblad. En annan omtyckt del av CCM-verktyget är Colorama College, en oberoende modul som erbjuder utbildning direkt till butiksanställda över hela landet. Det betyder att varje anställd kan gå in och delta i olika utbildningar som till exempel utbildning för nyanställda eller specifika produktutbildningar, utan att behöva resa till en central studielokal. Allteftersom anställda genomgår olika kurser och utbildningar, utförs sedan prov och tester online. Viss information som delas via CCM kan vara antingen konfidentiell eller av känslig natur. Eftersom CCM är helt rollbaserad behöver användare endast se det som relevant för just deras arbetsroll. CCM kan till exempel samla kritisk försäljningsinformation och nyckeltal, som sedan görs tillgängligt för endast de som jobbar på Coloramas ekonomiaveldning. Men CCM agerar inte bara som dörrvakt för känslig information. CCM hjälper också till att effektivisera och kanalisera kommunikationsflödet så att anställda inte drunknar i e-post eller för mycket ostrukturerad information. Kanske ett av de mest användbara verktygen i CCM, är en plug-in för publicerande av webbsidor. Denna plug-in ger Colorama möjligheten att publicera och hantera innehåll på både centrala och butiksspecifika webbsidor. Med förutbestämda mallar och rollbaserade rättigheter kan Colorama helt förlita sig att innehåll publiceras på webben enligt den identitetsstandard man satt centralt, och att webbsidan kommer att se likadan för varje butik och region. 3
Hur implementeringen gick till När de påbörjade samarbetet med Colorama, var Chainformation noga att med att leda varje steg i processen från design, till testning, och slutligen implementering utan att störa det dagliga arbetet. Chainformations team av experter jobbade direkt med Colorama i varje delmoment och genomförde en djuplodande analys av Coloramas nyckelprocesser och affärsmål. Under en serie av workshops med Colorama, skapade man en tydlig behovsbild och överblick för den funktionella design som skulle ligga till grund för hur CCM skulle skräddarsys. Chaninformation kunde således skapa en unik kundlösning knutet till varje fokusområde på Colorama, inklusive kundvård, varumärkeshantering och internutbildning. När den funktionella designen väl var på plats, jobbade laget snabbt med att färdigställa plattformen, inklusive teknisk design, utveckling och testning och inte minst, systemintegration. Den huvudsakliga lösningen innehöll följande: En gemensam ingång för alla butiker En skräddarsydd butiksplattform designad enligt Colorams specifika behov kring know-how och kommunikation. Gemensamma arbetsverktyg för styrning av och dialog med butik En fullskalig integrering av Coloramas tidigare fem IT-system Ett användarvänligt interface för snabb publicering av nyheter och uppdateringar Tillgång till arbets- och identitetsmanualer som kan uppdateras i realtid En mediabank som innehåller godkända mallar, bilder, logos Ett designverktyg för framtagning av lokala säljkampanjer och e-postkampanjer Ett hanteringsverktyg för Coloramas lojalitetsprogram SMS-verktyg för marknadsutskick Verktyg för hantering av kundkommentarer Lösningen gör det möjligt för varje anställd i kedjan att sköta det dagliga arbetet enklare samtidigt som det ger ledningsgruppen möjlighet att driva igenom ramverk för varumärke, förbättra kommunikationsflödet, och skapa tydligare processer för alla. Högre prestanda med Chainformation Med hjälp av CCM från Chainformation har Colorama förvandlats från ett spretigt nätverk av butiker till en stjärnkedja med branschledande arbetsmetodik. Anders Hall, sälj- och marknadschef på Chainformation säger: 2007 körde Colorama på inte mindre än fem enskilda mjukvaruplattformar vilket gjorde det oerhört svårt att fånga upp relevant information om försäljning och att kommunicera effektivt. Genom att implementera CCM har vi lyckats synkronisera informationsflödet och sammanföra information från alla system under en och samma plattform. Det dagliga arbetet i butiken är definitivt enklare med CCM. Att material publiceras i realtid är en oerhörd tillgång. Manualer kan uppdateras löpande och CCM hjälper Colorama att se om en anställd missat att del av ett viktigt memo eller annan viktigt information. Systemet håller också koll på vad som skrivits ut lokalt. 4
Att driva en framgångsrik butikskedja börjar alltid med människor och kommunikation. Med CCM har vår organisation tillgång till ett verktyg som tar Colorama till sin fulla potential. Medan vi fortsätter att fokusera på att bygga Skandinaviens ledande butikskedja inom vårt segment, kan vi implementera skalbara förändringar och informera vår personal på bara några sekunder, säger Anders Lundblad. Om man tittar i backspegeln, har strategin fungerat väl för Colorama. De har etablerat sig som en klar ledare inom sitt segment på kort tid och fortsätter expandera. Enligt en intern rapport är Colorama ett av Sveriges mest kända varumärken hos konsumenter, med en varumärkeskännedom på 25 procent. (Närmsta konkurrent ligger på 9 %). Enligt Anders Hall på Chainformation: Vårt arbete med Colorama är ett utmärkt exempel på hur vi lyckats snabbt kunde driva igenom en arbetsmodell som förenat butiksledet samtidigt som man tagit till vara på nyckelinformation och know-how som fanns spridd över fem olika IT-system. Det är så här kedjor och allianser skall arbeta, och vi kan hjälpa till att göra det möjligt. CHAINFORMATION Vi utrustar din franchisekedja med relevant och kritisk know-how. 5