Tolkverksamheten Årsredovisning 2013 140130 1
2014-01-20 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Innehållsförteckning Mätare - Tolkanvändarperspektivet sid 3 - Processperspektivet sid 4 - Medarbetar och lärandeperspektivet sid 5 - Ekonomiperspektivet sid 6 Bilaga 1 - Miljöredovisning 2013 sid 7 Bilaga 2 - Personalredovisning 2013 sid 8 Bilaga 3 - Resultaträkning sid 9-10 Bilaga 4 - Statistik sid 11-17 Bilaga 5 - Mål och uppföljningsplan 2013 sid 16-23 Förkortningar: BAS Beställning, Administration, Samordning APT Arbetsplatsträff VSG Verksamhetens samverkansgrupp Nysam Nyckeltal i samverkan T9k Tolkbokningssystem HLR Hjärt- och lungräddning 2
Tolkanvändarperspektivet BRA: Vi bedömer att vi nått våra mål Strategiskt mål ur ett tolkanvändarperspektiv är att: Vi ger rätt åtgärder, har god tillgänglighet och ett bra bemötande. Att våra åtgärder ger effekter Det viktigaste målen under detta perspektiv är och har varit har att erbjuda tolk då tolkanvändare har behov av tolkservice, inom befintliga resurser och gällande prioriteringsgrunder. Enligt överenskommelsen var målet att minst 92 % av alla beställda uppdrag (sen avbokning exkluderad) skulle utföras. Vi har utfört 11 986 uppdrag vilket är 95,3% av beställda uppdrag. Verksamheten har därmed nått detta mål. Taltjänst har utfört 687 uppdrag vilket är 98.9 av beställda uppdrag. Totalt för hela Tolkverksamheten (inkl Taltjänst) har vi utfört 97,1% Barnkonventionen En av enhetscheferna är utsedd av verksamheten till Barnrättsombud. Prioriteringsgrunder för Tolkverksamheten i Västra Götalandsregionen lyfter barnkonventionen som ett prioriterat område. Barn och ungdomars behov av tolk skall särskilt beaktas och därför placeras i kategori 2. Hög prioritet. Tolkbristen för tolkanvändare 0-19 år har från föregående år ökat från 5,3 % till 6,9 % = 21 uppdrag Beskriv eventuella verksamhetsförändringar av strategisk betydelse och särskilda händelser under året. Vi ger rätt åtgärder, har god tillgänglighet och ett bra bemötande. Två nya enhetschefer, en för respektive tolkområde har börjat under året. Bägge är teckenspråkiga vilket gör att våra tolkanvändare kan kommunicera direkt eller via bildtelefon med dem om/när de vill lämna synpunkter eller har frågor om verksamheten. Tolkverksamheten har under hösten genomfört en enkätundersökning som skickades till alla primära tolkanvändare (förutom Taltjänst) som använde tolk under en specifik vecka. Frågan som rörde delaktighet löd: Hur nöjd är Du med Din möjlighet att påverka hur tolkningen skulle gå till vid senaste tolktillfället? 87 % svarade nöjd eller mycket nöjd Vi hade två frågor angående bemötande. Hur nöjd är du med bemötandet när du gjorde din senaste tolkbeställning? 83,4 %. svarade nöjd eller mycket nöjd. Hur nöjd är du med tolkens/tolkarnas bemötande vid senaste tolktillfället? 93,5 %. svarade nöjd eller mycket nöjd. En fråga gällande hela verksamheten löd: Hur nöjd är du sammantaget med Tolkverksamheten i Västra Götaland? 85,6 %. svarade nöjd eller mycket nöjd. Resultatet av enkätundersökningen kommer att analyseras för att se vilka områden vi behöver utveckla vidare. Flera regionala och lokala brukarråd/träffar har genomförts under året. Ett nyhetsbrev skickades ut till samtliga tolkanvändare i juni. Vi har haft flera möten med såväl individuella tolkanvändare som representanter för brukarorganisationer samt tolkställen som använder tolk frekvent. De synpunkter verksamheten mottagit har vi handlagt enligt fastställda rutiner. Tolkverksamhetens informatör har bedrivit ett utåtriktat arbete med information och dialog. Han har bland annat genomfört en riktad information till äldreboende med information om skrivtolkservice. Taltjänst har informerat om sin verksamhet vid 27 tillfällen. Informationen har riktat sig till enskilda personer, personalgrupper och intresseorganisationer. Vi har även skickat ut informationsmaterial till bland annat samtliga vårdcentraler i Västra Götalandsregionen. Under hösten arrangerade verksamheten fyra minimässor på olika platser i regionen där vi bjöd in våra primära tolkanvändare. Vi presenterade olika tolkmetoder, erbjöd tolkanvändarna att uppdatera sin tolkanvändarprofil och svarade på frågor om verksamheten. Under året har vi arbetat på ett nytt sätt för att kunna möta några tolkanvändares behov. Det har inneburit att taltjänsttolk och teckenspråkstolk samarbetat vid tolkuppdrag. 3
Processperspektivet BRA: Vi bedömer att vi nått våra mål Strategiskt mål ur ett processperspektiv är att: Vi arbetar med god kvalitet på ett effektivt sätt och i aktiv samverkan Fokusområden Verksamheten har identifierat värdeskapande och icke värdeskapande aktiviteter i våra processer. Arbetet med att minimera icke värdeskapande aktiviteter har påbörjats Miljö En medarbetare inom Tolkverksamheten erhöll regionens interna Miljöstipendium 2013. Förslaget som var nytänkande och kreativt, har bidragit till att fler medarbetare agerat mer miljöeffektivt och aktivt väljer att resa till och från tolkuppdrag med kollektivtrafik. För stipendiet har vi nu ökat antalet tjänstecyklar vilket främjar såväl miljö, ekonomi och hälsa. Flertalet möten hålls via bildtelefon för att minska resandet. Verksamheten har aktivt arbetat enligt gällande miljöplan med stöd av miljögruppen. Se Miljöredovisning, bilaga 4 Beskriv eventuella verksamhetsförändringar av strategisk betydelse och särskilda händelser under året. Ett nytt förslag på Riktlinjer för prioriteringar inom Tolkverksamheten i Västra Götaland har tagits fram. Förslaget har presenterats på regionalt Brukarråd och kommer behandlas på VSG. Det ska nu överlämnas till politikerna för beslut under 2014. Innovationsgruppen har fortsatt arbeta enligt den gällande handlingsplanen och fördjupat sig inom fyra områden Arbete pågår för att möjliggöra tolkning via Skrivtolken.se, som är en webbaserad tjänst för skrivtolkning på distans. Teckenspråkstolkarna har utbildats för tolkning inom Bildtelefoni.net, den nationella förmedlingstjänsten. Förbättringsarbetet, varje enhet har fortsatt sitt arbete med ständiga små förbättringar. Ledningsgruppen har arbetat övergripande utifrån upprättad aktivitetsplan. Exempelvis har visualiserade mätetal presenterats kontinuerligt för alla medarbetare på APT under året av enhetscheferna. Tolkområde norr har arbetat med temat ge en enhetlig information/ presentation på tolkuppdrag. De har också bidragit till revidering av verksamhetens reflektionskort. Tolkområde Söder har haft fokus på tema samarbete och skapat tolkprofiler som lett till ökad dialog och reflektion kollegor emellan. Synergieffekter med innovationsarbetet har gynnat både yrkesutveckling och gott medarbetarskap. Standardisering vid telefontolkning är också genomfört. Taltjänst har gjort en processbeskrivning och värdeflödesanalys av det administrativa arbetet. De har sedan arbetat med förbättringsåtgärder till exempel skrivit en samordnarhandbok och gjort en översyn av rutinbeskrivningar som nu är samlat i ett gemensamt dokument. BAS har arbetat med förbättringar i beställningsprocessen. Diskussioner om kommande förbättringsområden har påbörjats exempelvis rutiner för registervård. Utveckling av T9k (tolkbokningsprogram) Nationellt finns en utvecklingsgrupp som representeras av chefer och tolksamordnare från de sju involverade landstingen. T9k-webb finns nu placerat på 1177 och sms-påminnelser går ut till tolkanvändarna. Teknikutveckling Verksamheten har köpt in ny teknisk utrustning för att underlätta vid skrivtolkning. Samverkan Tolkverksamheten arbetar aktivt för god samverkan. Verksamheten fanns under året representerad i bland annat. följande forum: Utvecklingsgruppen för T9k, Talför- Tolkcentralernas arbetsledarförening och Samrådsmöte där Tolk och översättarinstitutet, Tolkutbildare, Tolkledarna och Talför finns representerade. 4
Tolktjänstutredningen I slutet av 2013 fick vi besked om att tolktjänsten tillsvidare ska ligga kvar i landstingens regi. En ny handläggare på Socialdepartementet kommer att se över hur tolktjänsten är reglerad Medarbetar- och lärandeperspektivet BRA: Vi bedömer att vi nått våra mål. Strategiskt mål: Vi är en attraktiv och utvecklingsinriktad arbetsgivare Arbetsmiljösituationen och arbetsmiljöarbetet Verksamheten har genomfört skyddsronder, medarbetarsamtal, lönesamtal, VSG och APT enligt samverkansavtalet. Regionens medarbetarundersökning är genomförd och kommunicerad. Verksamheten följer upp och analyserar sjukfrånvaron två gånger per år. I det ena tolkområdet har Hälsan och Arbetslivet tillsammans med enhetschef arbetat med ergonomi. I det andra har Hälsan och Arbetslivet tillsammans med enhetschef slutfört sitt arbete med den psykosociala arbetsmiljön. Inkomna synpunkter och avvikelser är kommunicerade och återkopplade enligt gällande rutiner och har redovisats på VSG och APT. Större prioriterade kompetensutvecklingsinsatser. Verksamheten har bidragit i arbetet med att ta fram en Kompetensförsörjningsplan för 2014-2018. En uppföljning av tidigare beslutade kompetensförsörjningsaktiviteter i planen för 2013-2017 har gjorts. Tolkverksamheten har under året satsat på att tillgodose behovet av ledarkompetens. Svårigheter med att rekrytera vikarier till vår administrativa enhet har medfört att vi internt utbildat tre medarbetare inom verksamheten för att vid behov ta emot tolkbeställningar. Individuella kompetensutvecklingsplaner har upprättats utifrån verksamhetens behov. Chefer och personal har deltagit i förekommande utbildningar som förvaltningen aviserat. Ett särskilt område som belysts är alkohol och droger. Ett skyddsombud har deltagit i en utbildningsdag gällande jämställdhet och mångfald. Medarbetare inom verksamheten har deltagit i följande, Chefkandidatprogrammet, Assessment Center, Bättre textarbete, Klarspråk, Socialhaptisk kommunikation, Kund och klagomålshantering, Ge service i toppklass och HRL. Under året har verksamheten satsat på teknik vad gäller möjligheten till att filma och analysera tolkning. Beskriv eventuella verksamhetsförändringar av strategisk betydelse och särskilda händelser under året. Verksamheten har under året arbetat med innovation och förändringsarbete. Teman har varit: Ett gott medarbetarskap, Yrkesutveckling, Gränsöverskridande tolkning och dialog inom verksamheten. Ett gott medarbetarskap har bidragit till ökad medvetenhet om alla medarbetares betydelse för verksamhetsutveckling. Inom temat yrkesutveckling, har tolkteori varvat med praktiska övningar ökat reflektionen och dialogen mellan medarbetarna. Tema gränsöverskridande och dialog inom verksamheten har haft minimässor på fyra platser inom regionen för att visa vad vi kan erbjuda och skapa dialog om hur vi kan möta behovet hos våra tolkanvändare. Förbättringsteamen arbetar ständigt metodiskt utifrån varje enhets värdeflödeskartläggning. 5
Ekonomiperspektivet BRA Vi bedömer att vi når våra mål. Strategiskt mål: Vi har en god ekonomisk hushållning. Regionfullmäktiges uppdrag- Effektiviseringskrav på 0,7 procent Redogör kortfattat för hur effektiviseringskravet på 0,7 procent har hanterats. Verksamheten har vakant hållit vissa tjänstefaktorer genom att inte alltid fullt ut anställt vikarier då personal varit föräldralediga/tjänstlediga. Att vi når våra planerings- och måltal i överenskommelserna Måltal: att utföra minst 92% av alla beställda uppdrag (sen avbokning exkluderad) skulle utföras. Under perioden har Tolkverksamheten utfört 95,3% % av antalet beställda uppdrag. Taltjänst har utfört 98,9 % av beställda tolkuppdrag. Totalt har vi utfört 97,1% av beställda tolkuppdrag. att erbjuda tolkservice till teckenspråkiga tolkanvändare för akuta uppdrag. Verksamheten har två teckenspråkstolkar i beredskap dygnet runt årets alla dagar. Efter att ha undersökt möjligheten att byta telefoni-mottagare av akutsamtal, från SOS-alarm till regionens växel, telefonicenter. Nu är avtal tecknat och utbildning genomförd. Telefonicenter tar emot samtalen från och med 1 jan 2014. att arbeta aktivt med teknikutveckling för att på så sätt öka tillgängligheten. Verksamheten har flera olika idéer och projekt igång gällande teknikutveckling men tyvärr bromsas utveckling upp utav IT-funktion inom Västra Götalandsregionen. Exempelvis bildtelefoni och distanstolkning. Utbildning av tolkar, samordnare och chefer för att ingå i bildtelefoni.net har skett under hösten. Utveckling av tolkbokningsprogrammet T9K och utveckling av skrivtolkarnas utrustning och teknik. Att med erhållna resurser bedriva en verksamhet som motsvara ställda krav Verksamheten har arbetat med produktionsanalys och kostnadseffektivitet för att ha en ekonomi i balans utifrån det uppdrag vi fått. Vårt ekonomiska resultat visar på ett överskott, vi har relativt låg tolkbrist och har utfört ungefär samma antal tolkuppdrag som föregående år. Tolkverksamheten har klarat den beställning som ligger för året samt följer de lagar och föreskrifter som åligger verksamheten Beskriv eventuella verksamhetsförändringar av strategisk betydelse och särskilda händelser under året. Verksamhetschefen har fått utökat uppdrag, ansvar för receptionen på Ekelundsgatan vilket inneburit fler möten, bland annat ekonomimöten för receptionen. Det har också inneburit mycket fler resor för verksamhetschefen till GBG. Vänersborg den 15 jan 2014 Sylvia Lång Verksamhetschef 6
Miljöredovisning för 2013 Bilaga 1 Ange verksamhet här Tolkverksamheten Instruktioner: De celler med röd text är uppgifter som tas fram centralt av miljösamordnare/regionen, men följs upp i årsredovisningen. Dessa uppgifter skickas ut i slutet/början av februari. Verksamheterna behöver därför INTE fylla i dessa uppgifter. 2013 Miljöarbete i verksamheten Antal Är ett miljöledningssystem infört Antal årsarbetare omfattas av miljöledningssystem Finns en skriftlig handlingsplan för miljöarbetet för verksamhetsområdet. Antal miljöombud som finns i verksamheten Ge exempel på hur miljö har tagits upp på APT/VSG under året: Genomgång av miljöledningssystemet, Fokus på sopsortering & återvinning. Tagit upp plaster och dess miljöpåverkan på fågellivet, Eco-driving för gasbil, visat Grön guide och Klimatkontot. Eventuella övriga åtgärder som verksamheten/arbetsplatsen har genomfört under året, goda exempel etc.: Framtagande av rutiner för avfallshantering. Återkommande påminnelser om energibesparande åtgärder gällande datorer och belysning. Inköp av två tjänstecyklar för miljöstipendiet, fasat ut fyra dieselbilar till förmån för biogas. Miljöutbildning Antal personer som har genomgått grundläggande miljöutbilding under 2013 Antal miljöombud i verksamheten som har erhållit regionens utbildning eller motsvarande under 2013 Transporter/resor Totalt antal leasingbilar i verksamheten under 2013 därav gasbil därav etanolbil därav bensinbil därav diesel Antal körda mil via bilpool Avser Inrapporterade miljöombud 20131231 Ja Antal Antal *Uppgiften tas fram centralt Antal körda mil med leasingbil under 2013 via Fleas. Antal körda mil i tjänsten med privat bil under 2013 Antal cyklar i verksamheten 20131231 6 Antal mil med flyg Förbrukning av kopieringspapper, journalblad etc. Antal Antal förbrukade pappersark under 2013 66000 Energi Energiförbrukningen i kwh år 2013. Om ni vet typ av energikälla, ange detta (alla har ej tillgång till dessa siffror) Videokonferens Miljöbesparing genom videokonferens Borås 2000 kwh 7
Personalredovisning 2013 Bilaga 2 Glöm inte att även besvara de två frågorna under medarbetarperspektivet i anvisningarna till årsredovisningen. Ange verksamhet (klicka i kolumn C) Välj verksamhet Hur många individuella kompetensutvecklingsplaner har upprättats med utgångspunkt från utvecklingssamtalen? 61 Antal Antal kvinnor Hur många tillsvidareanställda medarbetare har anmält att de önskar utökad sysselsättningsgrad? (Räkna endast de som är beredda att acceptera utökning av tjänstgöringsgrad på annan arbetsplats på förvaltningen.) 0 0 Antal män 8
Resultaträkning Bilaga 3 Utfall ack Budget ack Avvikelse Utfall helår fg år ack Intäkter Patientintäkter 0 0 0 0 Statsbidrag 27 0 27 58 Driftbidrag 0 0 0 0 Övriga intäkter 3 079 2 548 530 2 699 3 106 2 548 557 2 756 Intäkter Personalkostnader Lönekostnad -20 752-22 499 1 747-21 661 Kostnadsers o naturaförmåner -878-859 -19-906 Sociala avgifter -9 149-9 681 532-9 523 Övriga personalkostnader -563-953 391-944 Personalkostnader -31 342-33 993 2 650-33 035 Övriga kostnader Köpt vård 0 0 0 0 Tandtekniska arbeten, vuxna 0 0 0 0 Köp av utbildning 0 0 0 0 Verksamhetsnära tjänster -11 0-11 0 Tolktjänster -5 689-4 500-1 189-4 213 Läkemedel, Särnärprep, dosdisp 0 0 0 0 Inkontinensartiklar 0 0 0 0 Sjukvårdsmtrl inkl Särnärtillb -2 0-2 0 Material -590-143 -446-197 Hjälpmedel -2 0-2 0 Bidrag, glasögon 0 0 0 0 Hyror -1 677-1 696 20-1 717 Övriga lokalkostnader -176-119 -57-180 Bilkostnader -1 239-1 092-148 -1 198 IT-kostnader -422-704 282-463 Övriga kostnader -368-522 154-444 Ankomstregistrerade fakturor -4 0-4 -1 Avskrivningar -160-158 -2-166 Finansiella intäkter 0 0 0 1 Finansiella kostn 0 0 0 0 Övriga kostnader -10 338-8 934-1 404-8 579 Summa -38 574-40 378 1 804-38 857 Årets resultat Tolkverksamhetens resultat för 2013 visar ett överskott på 1 804 tkr. Jämförelse med budget Intäkterna visar ett överskott på 557 tkr, som dels kan hänföras till en återbetalning för felaktigt debiterade telefonkostnader och från högre intäkter än budgeterat för sålda tolktjänster. Personalkostnaderna visar ett överskott på 2 650 tkr fördelat på 2 279 tkr avseende lönekostnader och 372 tkr avseende övriga personalkostnader. Verksamheten har vakant hållit vissa tjänsefaktorer för att ha möjlighet att utnyttja företagstolkar framförallt för uppdrag på kvällar och helger. Övriga kostnader redovisar ett underskott på 1 404 tkr. Den största differensen mot budget utgörs av kostnaden för köpta tolktjänster från företag och andra landsting (-1 189 tkr). Även kostnaden för materiel överskrider budget (-441 tkr) dels beroende på kostnader i samband med byte av lokaler i Skövde, dels beroende på inköp av nya mobiltelefoner för att motsvara de teknikkrav som finns för att kunna kommunicera med tolkbokningssystemet. Kostnaderna för billeasing uppvisar också ett underskott (-148) tkr medan IT-kostnaderna under året understiger budget (+282 tkr). 9
Jämförelse med föregående års utfall Jämfört med föregående år redovisas högre intäkter för sålda tolktjänster. Verksamheten redovisar en lägre kostnad för löner men högre kostnader för köp av tolktjänster från företag och andra landsting. Utöver detta är det materielkostnaden som blivit avsevärt högre under 2013 beroende på utbyte av telefoner och kostnader i samband med byte av lokaler som tidigare nämnts. 10
Tolkverksamheten, Tolktjänst Bilaga 4 Brukargrupper 2013 Brukargrupp 0-6 år 7-20 år 21-65 år 66 år - Ej åldersfördelade Ej köns- Totalt Totalt Barndomsdöva Pojkar Flickor Pojkar Flickor Män Kvinnor Män Kvinnor Män Kvinnor fördelade 2013 2012 Antal reg tolkanvändare 8 8 125 129 586 524 122 132 1 1 17 1653 1 584 Antal reg aktiva tolkanvändare 5 4 55 60 360 354 109 88 0 1 4 1040 1 209 Brukargrupp 0-6 år 7-20 år 21-65 år 66 år - Ej åldersfördelade Ej köns- Totalt Totalt Dövblinda Pojkar Flickor Pojkar Flickor Män Kvinnor Män Kvinnor Män Kvinnor fördelade 2013 2012 Antal reg tolkanvändare 0 0 0 1 11 24 7 13 0 0 1 57 52 Antal reg aktiva tolkanvändare 0 0 0 0 7 16 3 10 0 0 0 36 28 Brukargrupp 0-6 år 7-20 år 21-65 år 66 år - Ej ålderfördelade Ej köns- Totalt Totalt Vuxendöva Pojkar Flickor Pojkar Flickor Män Kvinnor Män Kvinnor Män Kvinnor fördelade 2013 2012 Antal reg tolkanvändare 0 0 0 1 88 161 216 330 0 1 7 804 823 Antal reg aktiva tolkanvändare 0 0 0 1 44 72 105 158 0 1 4 385 443 Totalt samtliga Barndomsdöva Dövblinda Vuxendöva Totalt 2013 Totalt 2012 brukargrupper Antal reg tolkanvändare 1653 57 804 2514 2 459 Antal reg aktiva tolkanvändare 1040 36 385 1461 1 680 Antal aktiva i % 63% 63% 48% 58% 68% Antal registrerade tolkanvändare har ökat med 55 sedan föregående år Antal aktiva tolkanvändare har minskat med 219 sedan föregående år. Den största minskningen är på åldersgrupp 7-20 år, barndomsdöva. Detta beror troligtvis på att Vänerskolan och Kannebäckskolan numera använder egen upphandlad tolktjänst av tolkföretag. 11
Tolkverksamheten, Tolktjänst Tolkanvändare per nämnd 2013 Nämnd Antal reg. Antal reg. aktiva aktiva tolkanvändare tolkanvändare 2013 2012 1 Norra Bohuslän 25 27 2 Dalsland 22 40 3 Trestad 225 262 4 Mellersta Bohus inkl Ale 46 46 5 Göteborg Centrum/Väster 205 234 6 Mittenälvsborg 51 56 7 Södra Bohuslän 84 75 8 Sjuhäradsbygden 117 115 9 Västra Skaraborg 79 94 10 Östra Skaraborg 74 73 11 Göteborg Hisingen 140 150 12 Göteborg Nordost 107 109 Utanför Västra Götalandsreg 286 399 Totalt 1 461 1 680 Antalet aktiva tolkanvändare har minskat med 219 sedan föregående år. Största minskningen är i Trestadsområdet(där Vänerskolan finns) Bilaga 4 Kommun inom FyrBoDal Antal reg. Antal reg. aktiva aktiva tolkanvändare tolkanvändare 2013 2012 Bengtsfors 4 3 Åmål 2 3 Dals-Ed 1 1 Färgelanda 3 3 Mellerud 13 30 Vänersborg 116 129 Trollhättan 74 86 Lilla Edet 8 9 Strömstad 2 1 Tanum 4 4 Munkedal 4 5 Sotenäs 5 3 Uddevalla 27 38 Lysekil 6 9 Orust 5 5 Totalt 274 329 Antalet aktiva tolkanvändare har minskat med 55 sedan föregående år. 12
Tolkverksamheten, Tolktjänst Bilaga 4 Antal beställda uppdrag fördelade på respektive brukargrupp 2013 Barndoms- Döv- Vuxen- Totalt Totalt döva blinda döva 2013 2012 Beställda uppdrag 13 619 590 1 357 15 566 15 618 Avbeställda av brukare 1 259 53 168 1 480 1 468 Återstår beställda 12 360 537 1 189 14 086 14 150 Inställda, A av tolkverksamheten 566 25 68 659 591 Inställda av tolkverksamheten i % 4,6% 4,7% 5,7% 4,7% 4,2% varav tolkbrist 522 22 66 610 548 varav tolks sjukdom 44 3 2 49 43 Inställda, B av brukare (tolk fanns) 1 218 26 103 1 347 1 393 Inställda av brukare i % (tolk fanns) 9,9% 4,8% 8,7% 9,6% 9,8% varav för sent inställt av brukare 268 9 8 285 211 (tolk fanns) 2,2% 1,7% 0,7% 2,0% 1,5% varav för sent inställt av beställaren 629 14 47 690 745 (tolk fanns) 5,1% 2,6% 4,0% 4,9% 5,3% varav utebliven brukare (bokat själv) 60 0 6 66 94 (tolk fanns) 0,5% 0,0% 0,5% 0,5% 0,7% varav utebliven brukare (annan beställare) 261 3 42 306 343 (tolk fanns) 2,1% 0,6% 3,5% 2,2% 2,4% Inställda, C på plats, brukare/tolk 52 1 5 58 60 kom, tredje person uteblev Inställda B+C i % (tolk fanns) 10,3% 5,0% 9,1% 10,0% 10,3% Avslag 21 15 0 36 16 Utförda uppdrag 10 503 470 1 013 11 986 12 090 13
Tolkverksamheten, Tolktjänst Bilaga 4 Arbetstid i timmar vid tolkuppdrag 2013 Totalt Totalt 2013 2012 Tolktid i timmar 31 125 32 812 Restid i timmar 20 832 19 363 Uppdragstid i timmar 51 957 52 175 Tolkverksamheten, Tolktjänst Antal uppdrag 2013 2013 2012 Antal utförda uppdrag 11986 12 090 Tolktid, tim per uppdrag 2,6 2,7 Restid, tim per uppdrag 1,7 1,6 Uppdragstid, tim per uppdrag 4,3 4,3 14
Tolkverksamheten, Taltjänst Antal tolkanvändare 2013 Bilaga 4 Tolkanvändargrupp 0-20 år 21-65 år 66 år - Totalt Totalt Personer med röst-/tal-/språkskada Män Kvinnor Män Kvinnor Män Kvinnor 2013 2012 Antal registrerade tolkanvändare 0 0 19 23 10 11 63 66 Antal registrerade aktiva tolkanvändare 0 0 11 14 7 7 39 39 Nämnd Antal reg. Antal reg. aktiva aktiva tolkanvändare tolkanvändare 2013 2012 1 Norra Bohuslän 2 2 2 Dalsland 0 0 3 Trestad 3 2 4 Mellersta Bohus inkl Ale 3 3 5 Göteborg Centrum/Väster 12 11 6 Mittenälvsborg 4 3 7 Södra Bohuslän 2 1 8 Sjuhäradsbygden 2 3 9 Västra Skaraborg 1 2 10 Östra Skaraborg 1 0 11 Göteborg Hisingen 4 6 12 Göteborg Nordost 4 6 Totalt 39 39 Kommentar: En av tolkanvändarna kommer från annat landsting 15
Tolkverksamheten, Taltjänst Bilaga 4 Antal beställda uppdrag 2013 Personer med Personer med röst-/tal-/språkskada röst-/tal-/språkskada 2013 2012 Beställda uppdrag 767 784 Avbeställda av brukare 52 47 Återstår beställda 715 737 Inställda, A av Taltjänst 8 11 Inställda av Taltjänst i % 1,1% 1,5% varav tolkbrist 8 8 varav tolks sjukdom 0 3 Inställda, B av brukare (tolk fanns) 19 21 Inställda av brukare i % (tolk fanns) 2,7% 2,8% varav för sent inställt av brukare (tolk fanns) 13 18 2% 2% varav för sent inställt av beställaren (tolk fanns) 0 0 0% 0% varav utebliven brukare (bokat själv, tolk fanns) 6 3 1% 0% varav utebliven brukare (annan beställare, tolk fanns) 0 0 0% 0% Inställda, C på plats, brukare/tolk kom, tredje person uteblev 1 1 Inställda B+C i % (tolk fanns) 2,8% 3,0% Avslag 0 0 Utförda uppdrag 687 704 16
Tolkverksamheten, Taltjänst Bilaga 4 Arbetstid i timmar vid tolkuppdrag 2013 Totalt Totalt 2013 2012 Tolktid i timmar 1191,6 1 135,0 Restid i timmar 673,8 544,5 Uppdragstid i timmar 1865,4 1 679,5 17
MÅL OCH UPPFÖLJNINGSPLAN, ÖVERENSKOMMELSE HABILITERING & HÄLSA 2013-2014, Bilaga 5 SÄKER VÅRD Målbeskrivning Uppföljning Redovisas Förekomsten av vårdskador och vårdrelaterade infektioner ska minimeras Verksamheterna redovisar efterlevnaden av hygienföreskrifter och klädrutiner Tolkverksamheten erbjuder tolkservice inte behandling. Verksamheten har hygienföreskrifter som följs. PATIENTFOKUSERAD VÅRD Målbeskrivning Uppföljning Redovisas Minst 90 % av alla barn inom barn och ungdomshabiliteringen ska vara diagnosregistrerade Problem ned överviktiga/underviktiga barn skall uppmärksammas och följas upp Patienten/tolkanvändaren skall få ett professionellt och värdigt bemötande Habiliteringsverksamheterna redovisar Habiliteringsverksamheter na redovisar implementering av rutiner för att följa kosthållningen för barn/ ungdomar med alternativ nutrition samt redovisar uppföljningen av BMI hos samtliga Barn med gastrostomi Verksamheterna redovisar patientupplevelse avseende bemötande och delaktighet inom sina olika verksamheter Årsredovisning årligen Årsredovisning årligen Årsredovisning årligen Tolkverksamheten skickade ut en enkät till alla primära tolkanvändare (förutom Taltjänst) som använde tolk under en specifik vecka. Vi hade två frågor angående bemötande. Hur nöjd är du med bemötandet när du gjorde din senaste tolkbeställning? där svarade 83,4 %. nöjd eller mycket nöjd. Hur nöjd är du med tolkens/tolkarnas bemötande vid senaste tolktillfället? Där svarade 93,5 %. nöjd eller mycket nöjd. 18
Antalet självskador och självmord skall minska Verksamheterna redovisar hur man, för sina målgrupper, arbetar med självskador och självmordsprevention Frågan som rörde delaktighet löd: Hur nöjd är Du med Din möjlighet att påverka hur tolkningen skulle gå till vid senaste tolktillfället? där svarade 87 % nöjd, eller mycket nöjd Tolkverksamheten erbjuder tolkservice inte behandling. Vi erbjuder t ex tolkservice till andra verksamheter som arbetar med prevention. KUNSKAPSBASERAD OCH ÄNDAMÅLSENLIG VÅRD Målbeskrivning Uppföljning Redovisas Habilitering & Hälsa ska följa VGR:s läkemedelsrekommendationer och terapiriktlinjer Regionens sjukvårdsverksamheter skall uppnå minst riksgenomsnitt i nationella jämförelser av vårdens kvalitet Habiliteringsverksamheter na redovisar sitt läkemedelsarbete genom läkemedelsplanen Verksamheterna redovisar utveckling av kvalitetsregister inom sina verksamhetsområden Årsredovisning årligen Årsredovisning årligen EFFEKTIV VÅRD Målbeskrivning Uppföljning Redovisas Tolkverksamheten skall erbjuda SMSpåminnelse till tolkanvändare/tolkställen Tolkverksamheten redovisar Tolkverksamheten skickar via sitt tolkbokningsprogram t9k påminnelse sms med texten: Vi påminner er om tolkbeställningen den x/x kl: xx.xx Glöm inte avbeställa om du inte längre behöver tolk. Detta SMS går ej att besvara. Detta sms skickas ut 48 timmar innan det beställda tolkuppdraget ska utföras. 19
SAMARBETE/SAMVERKAN Målbeskrivning Uppföljning Redovisas Samtliga yrkesgrupper inom Habilitering och hälsas olika verksamheter ska utifrån varje enskild patients/tolkanvändares behov samarbeta med personal såväl inom som utanför den egna verksamheten Verksamheterna redovisar sina erfarenheter av tillämpning av SOSFS 2008:25 Samordning av insatser för rehabilitering och habilitering Tolkverksamheten erbjuder tolkservice inte behandling. Tolkar är opartiska och gör kommunikation möjlig. Vi kan erbjuda utbildning informationsinsatser. Barn och ungdomar med funktionsnedsättningar ska ha samma möjlighet att få stöd av ungdomsmottagningarna som andra ungdomar Verksamheterna ska aktivt bidra till den regionövergripande utredningen kring barn med neuropsykiatriska störningar Barn- och ungdomshabiliteringen och vuxenhabiliteringen redovisar hur man arbetat med samverkan med ungdomsmottagningarna i regionen (område för område) Årsredovisning årligen JÄMLIK OCH JÄMSTÄLLD VÅRD Målbeskrivning Uppföljning Redovisas H&H uppdrag är att arbeta för att ge sina målgrupper ökade möjligheter till delaktighet i samhället Hörsel- och dövverksamheten ska redovisa arbetet med regiongemensamma grupper för föräldrar och barn med bestående hörselnedsättningar och Årsredovisning årligen 20
annan språklig bakgrund Synverksamheten redovisar utvecklingen i verksamheten utifrån resultat av arbetet med patientundersökning om delaktighet och bemötande som genomförts för barn/ungdomar mellan 7-18 år som fått insatser under 2012 TILLGÄNGLIGHET Målbeskrivning Uppföljning Redovisas Antal återbud och uteblivna besök ska minska inom de habiliterande verksamheterna Barn & ungdomshabiliteringen och vuxenhabiliteringen ska redovisa hur man arbetar med åtgärder för att minimera återbud och uteblivna besök Årsredovisning årligen Minst 92 % av alla beställda uppdrag (sen avbokning exkluderad) ska utföras av Tolkverksamheten Tolkverksamheten redovisar Verksamheten har utfört 97,1 % ( inkl Taltjänst) och anser att målet är uppfyllt. (Tolkverksamheten 95,3 % och Taltjänst 98,9%) Andelen uppdrag som inte utförts, på grund av att tolkanvändaren gjort en allt för sen avbokning eller uteblivit, ska ligga under 5 % Verksamheterna ska aktivt arbeta med teknikutveckling för att på så sätt öka tillgängligheten Tolkverksamheten redovisar Tolkverksamheten redovisar användandet av webb- beställning av tolk genom vårdportalen 1177 Andelen uppdrag där tolkanvändaren gjort en allt för sen avbokning eller uteblivit är 2,5 % mot 2,2 % 2012. Ökningen av sent avbokade beror troligtvis på sms påminnelsen som skickas ut, som då medfört att uppdrag inställda på plats har minskat med 0,7 % Tolkverksamheten erbjuder tolkanvändare att beställa tolk via vårt tolkprogram T9k-webb. Tolkverksamheten finns med på 1177.se och därifrån kan tolkbeställning göras. 21
Övriga verksamheter redovisar utveckling av teknikanvändande kopplat till tillgänglighet LOKALA UPPFÖLJNINGAR SKARABORG Verksamhet Uppföljning Redovisas Vuxenhabiliteringen Tillsammans med vuxenpsykiatrin och primärvården utveckla samarbetsformer för gemensamma målgrupper Årsredovisning årligen LOKALA UPPFÖLJNINGAR SÖDRA ÄLVSBORG Verksamhet Uppföljning Redovisas Vuxenhabiliteringen Barn- och ungdomshabiliteringen - Redovisning av arbete tillsammans med Södra Älvsborgs Sjukhus angående utveckling av rutiner för samarbetsformer samt klarläggning av gränsdragningsfrågor kring gemensamma målgrupper neurospykiatriska funktionshinder mellan vuxenhabiliteringen och vuxenpsykiatrin - Redovisning kring samverkan med BUP och BUM kring barn med neurospykiatriska funktionshinder och säkerställande en följsamhet till det reviderade flödeschema för utvecklingsmässiga och neurospykiatriska frågeställningar Årsredovisning årligen Årsredovisning årligen LOKALA UPPFÖLJNINGAR FYRBODAL Verksamhet Uppföljning Redovisas Barn- och ungdomshabiliteringen - Fortsätta utveckla grupp- och lägerverksamhet i närmiljö Årsredovisning årligen 22
LOKALA UPPFÖLJNINGAR GÖTEBORG OCH SÖDRA BOHUSLÄN Verksamhet Uppföljning Redovisas Hörsel- och dövverksamheten - Uppföljning av förskrivning av binaurala hörapparater Kvartalsvis ÖVRIGA MÅL I VERKSAMHETSPLAN 2013 Patientperspektivet Verksamhet Uppföljning Redovisas Syn- Hörsel- och Döv- och Habiliteringsverksamheten Redovisa mätning av måluppfyllelsen i vårdplanerna Årsredovisning 2013 Alla verksamheter Alla verksamheter Alla verksamheter Alla verksamheter Berörda verksamheter Hur barnets rätt att uttrycka sina åsikter i frågor som berör dem utformats och hur barns åsikter har påverkat utformningen av verksamheten Medverka till att regionens prioriterade mål avseende förebyggande och hälsofrämjande insatser uppfylls Arbetet med att åtgärda fel och brister som belysts i tillgänglighetsdatabasen Tolkverksamheten har ett barnrättsombud som kan medverka i olika forum. I gällande Prioriteringsgrunder för Tolkverksamheten i Västra Götalandsregionen ska barns behov av tolk särskilt beaktas. Cheferna har vid medarbetares sjukdom en tidig kontakt för att förhindra långtidssjukskrivningar. Verksamheten har en hälsogrupp. Gruppen delger och inspirerar andra i det hälsofrämjande arbetet. Vi har under året haft tre teman fysisk aktivitet, självkänsla och kost. Tolkarna uppmanas att promenera eller cykla till de uppdrag då det är möjligt. Alla medarbetare uppmuntras också att utnyttja möjligheten med friskvårdsbidraget Verksamhetens lokaler fungerar bra. Inget arbete har varit aktuellt. Nyinventering kommer att ske under våren 2014. Andel lokaler som är inregistrerade i Två stycken tillgänglighetsdatabasen Vid alla nyetableringar ska regionens tillgänglighetsregler beaktas Inga nyetableringar har skett under året. Inför flytt av enheten i Skövde 2014 har regionens tillgänglighetsregler beaktats. Alla verksamheter Samverkan med brukarorganisationerna ska ske regelbundet Flera regionala och lokala brukarråd/träffar har genomförts under året. Ett nyhetsbrev skickades ut till samtliga tolkanvändare i juni. 23
Alla verksamheter Alla verksamheter Alla verksamheter Information ska vara anpassad efter behov Analysera skillnader i åtgärder utifrån ett genusperspektiv Planen för patientbemötande inklusive förhindrande av diskriminering ska implementeras i verksamheterna Vi översätter mycket av verksamhetens information till teckenspråk. All information är på tydlig svenska. Utav våra aktiva tolkanvändare under året i Tolkverksamheten är 765 kvinnor och 688 män. Motsvarande siffror för Taltjänst är 21 kvinnor och 18 män. Tolkverksamheten följer fastställda prioriteringsgrunder och prioriterar därför inte tolkuppdrag utifrån ett genusperspektiv. Planen är implementerad på varje enhet inom verksamheten. Processperspektivet Verksamhet Uppföljning Redovisas Förvaltningsledningen Alla verksamheter Alla verksamheter Alla verksamheter En övergripande analys av patientsäkerhetsarbete och förbättringsåtgärder Ny kunskap och evidensbaserade riktlinjer måste implementeras i verksamheterna och gamla metoder revideras eller avvecklas Hur verksamheten utvecklas över tid och i jämförelse med andra liknande verksamheter i landet Översyn av organisatorisk samverkan ska göras på alla nivåer Årsredovisning 2013 Verksamheten arbetar med ständiga förbättringar. I NYSAMS Nyckeltal på länsnivå ser vi att Tolkverksamheten väl följer snittet i riket i utvecklingen vad gäller antal tolkanvändare och antal beställda tolkuppdrag under de senaste 3 åren. Detsamma gäller för totalkostnaden i kronor per invånare i länet (exklusive overhead) Vad gäller tolkbrist har vi pendlat mellan drygt 3% till drygt 5%, snittet för riket har varit mellan drygt 4% till drygt 5% Vi samarbetar med många olika aktörer. TALFÖR Tolkchefernas arbetsledarförening i Sverige. NYSAM Nyckeltalssamverkan. Arlandiagruppen möten med förbundsordförandena för brukarorganisationerna på nationell nivå (HRF, SDR och FSDB). T9K-gruppen Styrgruppen för tolkbokningsprogrammet Tolk 9000. Möten med SKL och Socialdepartementet. Lokala brukarråd (Gbg, Skaraborg och Fyrbodal). T9K beredningsgrupp för tolkbokningsprogrammet Tolk 9000. Arbetsförmedlingen och dövkonsulenter. Nationellt arbetsmöte för administrativ personal. Vänerskolan och Kannebäck. 24
Syn- Hörsel- och Döv- och Habiliteringsverksamheten Syn- Hörsel- och Döv- och Habiliteringsverksamheten Vårdgarantin ska mätas och redovisas enligt anvisningar från Västra Götalandsregionen Väntetidsrapporteringen ska kvalitetssäkras ELG, Ekelundsgatans ledningsgrupp. Möten med OA-data. Möten med företrädare för brukarorganisationer, arrangörer, tolkanvändare m fl inför speciella tolkuppdrag. Regionalt brukarråd. Barnrättsombuds-möte, projekt; Barn som anhörig. Samverkansmöte t ex Dövpsyk, Mölndals stad, Nordiska fhsk, Vänerskolan, Kannebäck. Patientsäkerhetsgruppen. It råd. Kundteam. Sveriges teckenspråkstolkars förening. Föreningen Sveriges skrivtolkar. Taltjänst konferens. Nätverksmöte skrivtolk. Löpande/Årsredovisning 2013 Årsredovisning 2013 Syn- Hörsel- och Döv- och Habiliteringsverksamheten Interna köer ska identifieras Årsredovisning 2013 Ekonomiperspektivet Verksamhet Uppföljning Redovisas Alla verksamheter Efterleva och tillämpa gällande avtal och se över inköp av varor och tjänster Verksamheten följer gällande avtal. Alla verksamheter Verksamheterna ska arbeta med kostnadseffektivitet Verksamheten arbetar ständigt med kostnadseffektivitet. Arbetet följs upp varje månad. Alla verksamheter Ekonomi i balans Verksamheten arbetar aktivt med produktionsanalys och kostnadseffektivitet för att ha en ekonomi i balans utifrån det uppdrag vi fått. Vårt ekonomiska resultat visar på ett överskott, vi har relativt låg tolkbrist och har utfört ungefär samma antal tolkuppdrag som föregående år 25
26