Malmö stad Utbildningsförvaltningen 1 (1) Datum 2013-06-11 Handläggare Ann Andersson Direkttelefon 34 30 18 Tjänsteutlåtande Ärende: Ärende 4 Dnr 2013-071 av Internkontroll 2013 första halvåret Utbildningsnämnden 2013-06-24 Initierare: Eva Ahlgren Intern kontroll syftar till att nämnder och styrelser med rimlig grad av säkerhet ska fastställa att mål inom följande kategorier uppnås: Verksamhetsstyrning Tillförlitlig finansiell rapportering Efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter Ovanstående framgår av Reglemente för intern kontroll, där det också framgår att det är nämnderna som har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom sina verksamhetsområden. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll med regler och anvisningar. Utbildningsnämnden föreslås besluta att godkänna föreliggande rapport avseende uppföljning av intern kontroll 2013 att överlämna densamma till kommunstyrelsen Eva Ahlgren Utbildningsdirektör Besöksadress Storgatan 20 Postadress 205 80 Malmö Telefon 040-34 10 00 Organisationsnummer 212000-1124 www.malmo.se utbildning@malmo.se
1 av intern kontroll 2013-01-01 2013-06-30 Gemensamma kontrollmål HR att säkerställa rutiner för uppföljning av självservice avseende sjukfrånvaro och tillfällig föräldrapenning Syftet med granskningen är att kontrollera att det finns rutiner för att följa upp att medarbetare har registrerat sin frånvaro såväl i HRutan som att anmälan har gjorts till arbetsplats. En plan för stickprovskontroller enligt nedanstående tabell har gjorts i början på 2013. Stickproven är indelade i fyra perioder och omfattar samtliga skolor/enheter. Antalet stickprov per enhet (i parentes) avspeglar enhetens storlek. 1 jan 31 mars 1 apr 30 juni 1 juli 30 okt 1 okt 31 dec AFG (5) BVG(3) SP (5) UH (7) KMS (10) FJG (10) MB (10) ML (9) NSG (5) PAG (7) UFK (5) VÄGL (4) Vid redovisningstidpunkten är stickprovskontrollen genomförd för första kvartalet 2013. Metoden som användes var att jämföra skolans noteringar om inrapporterad sjukfrånvaro eller tillfällig föräldrapenning och den registrering som finns i HRutan samt vem som har attesterat frånvaron i HRutan. Två av totalt 20 tagna stickprov under perioden 1 jan till 30 mars 2013 visar på avvikelser. Båda avvikelserna är av samma typ och innebär att registrering av frånvaron i HRutan saknas i dessa två fall. Totalt rör det sig om 6 (5+1) oregistrerade frånvarodagar. De två skolor där avvikelser konstaterats har uppmanats att förbättra sina kontrollrutiner vid emottagande av frånvaroanmälan och registrering av frånvaron. I övrigt visar stickprovskontrollen att all frånvaro registrerad i HRutan är korrekt ifylld och korrekt attesterad av behörig chef. att säkerställa rutiner för uppföljning av självservice avseende semester Denna kontroll genomförs i oktober 2013.
2 Omorganisation att överlämnande nämnder säkerställer rutiner för överlämnande av information och kunskaper till den nya organisationen Utbildningsnämnden kommer att överlämna verksamhet till grundskoleförvaltningen. Detta har förberetts via planering i olika arbetsgrupper och information på enhetsnivå. att mottagande nämnder säkerställer rutiner för att ta emot information och kunskaper från de nämnder som avslutar sin verksamhet vid halvårsskiftet Verksamhet kommer att tas emot från stadsdel Rosengård. Planering av mottagandet har genomförts samt kontakter med berörda har tagits. Ekonomiska mallar och underlag har översänts till ansvariga. Intern kontroll att säkerställa rutiner för att väsentliga risker i verksamheterna integreras i det interna kontrollarbetet att säkerställa rutiner för att involvera de förtroendevalda i riskanalysen Riskbedömningen grundar sig på erfarenheter och resultat inom kvalitetsarbetet, arbetsmiljöarbetet samt arbetet med intern kontroll. Nämndens ledamöter arbetar med intern kontroll målen och fastställer dessa sedan i ett separat nämndsärende.
3 Utbildningsnämndens egna interna kontrollmål Utbytesplan avseende datorer kontroll av att respektive verksamhetsområde följer upprättad utbytesplan Sammanslagningar av gymnasieskolor under sommaren 2013 gör det möjligt att flytta datorer mellan skolorna och på så sätt byta ut de äldsta datorerna. Under hösten kommer förändringarna att kontrolleras och jämföras med utbytesplanen. Inköp av ekologiska och etiskt certifierade produkter rutiner kring inköp av ekologiska och etiskt certifierade produkter följs i enlighet med kommunens ramavtal Utbildningsförvaltningens miljösamordnare har i samband med platsbesök informerat verksamheten om att ekologiskt och etiskt certifierade produkter ska vara förstahandsvalet vid inköp. Det har gjorts en kartläggning över verksamhetens inköp för att kunna analysera utfallet och arbeta mer riktat med information till enheten. Avvikelserna sker på grund av att vissa produkter säljs i storförpackningar som inte motsvarar behovet i en undervisningssituation. Produkter som inte finns med i upphandling finns med i kurser för t.ex. restaurangprogrammet samt att vissa produkter har långa leveranstider och stora prisskillnader vilket också påverkar valet av produkt. Miljösamordnaren kommer att fortsätta sin utredning om skolans inköp, ekonomi och upphandlingsdirektiv. Upphandlingsenheten har en central roll i kommunens ramavtal. Ramavtalens utformning behöver anpassas så att skolornas speciella förutsättningar och krav tillgodoses. Förvaltningen har haft möte med upphandlingsenheten i dessa frågor och representanter för skolorna finns med i upphandlingsenhetens referensgrupper. Redovisning av förskott och utlägg rutiner för redovisning av förskott och utlägg följs Tre redovisningar har kontrollerats, där två redovisningar var utan anmärkning. I redovisningen som innehöll fel har rättelser påtalats och vidtagits.
4 Inköp>1 basbelopp inom driftsbudgeten kontroll av inköp inom driftsbudgeten över ett basbelopp, att dessa inte faller inom ramen för vad som är investeringar Kontroll sker löpande i samband med betalning av leverantörsfakturor. Två fakturor har under perioden följts upp och det konstaterades att kostnaden tillhör driften. Inköp via handkassor (nytt) uppföljning av att handkassorna används i enlighet med Malmö stads nya lathund Under perioden har 29 st redovisningar handlagts och kontrollerats, varav 15 st innehöll fel. Exempel på fel är felaktigt konto, fel summerat, överföringsfel. Samtliga fel har rättats och information har lämnats om ändamålsenlig tillämpning. Elevskyddsombud uppföljning av skolornas elevskyddsombud Som en del av intern kontroll 2012 genomfördes och redovisades till utbildningsnämnden i november 2012 en sammanställning av elevskyddsombud på samtliga skolor inom förvaltningen samt deras genomförda eller planerade arbetsmiljöutbildning. Som ett led i en fortsatt intern kontroll av detta område genomfördes i maj 2013 en uppföljande undersökning där samtliga skolor uppmanades att redovisa förändringar i antal och utbildning av elevskyddsombud i jämförelse med de uppgifter som fanns från november 2012. Rapporterade förändringar: Heleneholms gymnasium: Alla elevskyddsombuden har varit inbjudna av rektor till 3 möten under hösten och 1 under våren. En mindre grupp som gått elevskyddsutbildning har rektor träffat mer regelbundet. Norra Sorgenfri gymnasium: ytterligare en elev är skyddsombud, eleven har gått arbetsmiljöutbildning
5 S:t Petri skola: Ett av elevskyddsombuden har ersatts med ett annan. 12 av elevskyddsombuden som saknade arbetsmiljöutbildning har gått utbildningen under läsåret 2012/13. Rönnens gymnasium: skolan har haft två skyddsombud under läsåret. Båda eleverna har gått arbetsmiljöutbildning för elevskyddsombud och deltagit i skolans arbetsmiljökonferens. Komvux Malmö Rönnen: ytterligare en elev är skyddsombud Skyddad identitet (nytt) Se separat rapport. Tilläggsbelopp (nytt) Se separat rapport. säkerställa att rutiner följs vid hantering av skyddade personuppgifter i Malmö stads IT-system uppföljning av att beviljade tilläggsbelopp används enligt ansökan Säkerställa inventarieförteckningen i samband med flyttningar (nytt) inventarieförteckningen uppdateras med anledning av förändringarna Inventering av inventarier är ett arbete som pågått under en längre tid och på varje enhet. Enheternas inventarielistor innehåller uppgifter om maskiner och inventarier. I samband med omflyttning sker en överföring av föremålen från nuvarande lista till ny adress, samma procedur utförs med utrangerade föremål. Samarbete med ekonomiavdelning ingår även i arbetet i samband med omflyttningar av inredning samt att vissa fastigheter lämnas.
6 Samtliga enheter har två obligatoriska uppdateringar per år. Årsskiftet 13/14 är inventarieförteckningarna helt uppdaterade. Likabehandling (nytt) uppföljning av att Likabehandlingsplaner finns samt att dessa uppfyller de lagstadgade kraven Under våren har Heleneholms gymnasiums Likabehandlingsplan godkänts av Diskrimineringsombudsmannen. Denna godkända plan kommer att ligga till grund för det fortsatta arbetet med Likabehandlingsplaner på samtliga enheter inom förvaltningen. Förvaltningens Likabehandlingsnätverk, där varje skola har en representant, är stödjande i skolornas arbete med likabehandling, jämställdhet och sexualitetsfrågor. Exempel från enheterna: Malmö latinskola har koncentrerat arbetet på jämställdhetsarbete med normkritiskt genusarbete. Detta har resulterat i en handlingsplan som kommer att användas på den nya enheten. Bellevue gymnasium har bildat en Värdegrundsgrupp och en Likabehandlingsgrupp. Värdegrundsgruppen har bland annat arrangerat så att hela skolan genomfört en temavecka gällande demokrati och mänskliga rättigheter ur ett Malmö perspektiv. Likabehandlingsgruppen har kartlagt skolans insatser och identifierat riskmiljöer.