Lantmäterinämnden Lantmäterinämnden 16 december 2015 Sid Justering... 3 20 Ändring av lantmäterinämndens reglemente med anledning av införandet av servicecenter... 4 21 Uppföljning av internkontroll 2015 och dess samlade system - lantmäterinämnden... 5 22 Attestförteckning 2016 - lantmäterinämnden... 8 23 Mål- och resursplan 2016 - lantmäterinämnden... 9 24 Yttrande - Revisionsrapport Hantering av allmänna handlingar..... 11 25 Information december 2016... 12 26 Ärenden för kännedom, december... 13
Lantmäterinämnden 2015-12-16 1 Tid Kl. 17:00-17:10 Plats Kommunhuset, mötesrum 434 Beslutande Ersättare Tjänstemän Anders Hedenius (S) Åke Johansson (V) Annika Kallin (S) Gunilla Molin (M) Leif Carlsson (L) Stefan Broman (S) Rose-Marie Antonic (S) Magnus Persson (C) Anneli Wikner Lena Hugosson Eva Sjöstedt Ordförande Vice ordförande Förvaltningschef Bitr förvaltningschef Förvaltningssekreterare
Lantmäterinämnden 2015-12-16 2 Protokollet omfattar 20-26 Justeras Anders Hedenius Ordförande Eva Sjöstedt Sekreterare Leif Carlsson Justerare Bevis/anslag Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Avser sammanträde med Lantmäterinämnden Justeringsdatum Anslagsdatum 2015-12-16 2015-12-18 2015-12-18 Protokollet finns tillgängligt på Internet (www.sundsvall.se) och hos Stadsbyggnadskontoret Anslaget tas ned tidigast Enligt uppdrag (namnteckning) Namnförtydligande 2016-01-15 Eva Sjöstedt
Lantmäterinämnden 2015-12-16 3 Justering Utöver ordförande ska Leif Carlsson justera dagens protokoll. Ersättare är Gunilla Molin.
Lantmäterinämnden 2015-12-16 4 20 Ändring av lantmäterinämndens reglemente med anledning av införandet av servicecenter (LMN-2015-00210-2) Beslut Lantmäterinämnden beslutar att notera ny lydelse i reglementet avseende ändring i anledning av införandet av servicecenter. Ärendet Kommunfullmäktige beslutade 2015-09-28, 279, om ändringar i nämndernas reglementen med anledning av införandet av servicecenter. Kommunfullmäktige uppmärksammar också nämnderna att göra nödvändiga anpassningar av sina delegationsordningar utifrån införandet av servicecenter. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse - LMN-2015-00210-2 - Ändring av lantmäterinämndens reglemente med anledning av införandet av servicecenter Bilaga Protokollsutdrag Bilaga Reglemente LMN, rev nov -15 Uppföljning av beslut Ingen uppföljning planeras
Lantmäterinämnden 2015-12-16 5 21 Uppföljning av internkontroll 2015 och dess samlade system - lantmäterinämnden (LMN-2015-00167-1) Beslut Lantmäterinämnden beslutar att överföra punkten Servicecenter till nästa års internkontrollplan då den inte är klar, att överföra punkten Fakturahantering till nästa års internkontrollplan som en stående punkt, att godkänna uppföljningen av internkontrollplan 2015, att godkänna utvärderingen av det samlade systemet för internkontroll 2015 samt att överlämna uppföljningen till kommunstyrelsen och kommunens revisorer. Ärendet Uppföljning internkontroll 2015 Inför 2015 gjordes en risk- och väsentlighetsanalys tillsammans med stadsbyggnadsnämndens arbetsutskott där nedanstående punkter identifierades. Mutor och bestickning Upphandlingar och ramavtalstrohet Anställdas bisysslor Representation och uppvaktningar Fakturahantering Drift- och underhållsmedel till investeringsprojekt KS- och KF-beslut som berör vår nämnd samt nämndens ärenden som ska vidare i den politiska processen Servicecenter Mutor och bestickning Utbildning och information om gällande regelverk har genomförts för nämndens ledamöter samt förvaltningens ledningsgrupp. Regelverket har också gåtts igenom på resp. APT under hösten. Punkten är klar.
Lantmäterinämnden 2015-12-16 6 Upphandlingar och ramavtalstrohet Stickprovskontroll har utförts på leverantörer för inköp under 2014, för att kontrollera om Lagen om offentlig upphandling följs. Stadsbyggnadskontoret har under 2014 gjort inköp av drygt 600 leverantörer till ett värde av drygt 283 mkr. Av detta belopp avser 210 mkr leverantörer som finns med i ramavtalsdatabasen och dessa har vi därför inte utrett ytterligare. Stickprovskontrollen avser de leverantörer som inte finns med i ramavtalsdatabasen och för fakturor som överstiger 100 tkr. Den totala inköpsvolymen på dessa var drygt 51 mkr, Resultatet visar att 12 mkr inte upphandlats på rätt sätt, varav en leverantör står för hälften av detta, dvs. 6 mkr och detta på grund av att upphandlingen försenades på grund av överklagan. I väntan på att den processen skulle bli klar, förlängdes samarbetet med den befintliga leverantören. Förvaltningens bedömning av granskningen visar att avtalstroheten är hög. Förvaltningen har löpande information/utbildning inom upphandlingsområdet. Punkten är klar. Anställdas bisysslor Under våren 2015 har nämndens ledamöter fått utbildning och genomgång av reglerna kring jäv. Utbildning och genomgång av regler och rutiner för anställdas bisysslor har genomförts för ledningsgruppen. Dessutom har rutinen för anställdas bisysslor gåtts igenom på resp. APT. Punkten är klar. Representation och uppvaktningar Genomgång av riktlinjer för representation och uppvaktningar genomfördes för ledningsgruppen i juni. Genomgång har också skett på resp. APT under hösten. Punkten är klar. Fakturahantering Under året har stickprovskontroller gjorts för att bedöma om rutiner för kurser/utbildningar, attestreglemente, representationsreglerna följs. Detta görs enligt upprättad rutin. Utifrån resultatet av stickprovskontrollerna bedöms att rutinen fungerar på förvaltningen. Punkten är klar, men förslås föras över till kommande års internkontrollplan som stående punkt. Servicecenter Nämnden ville i internkontrollplanen 2015 hålla sig informerad om gränssnittet mellan förvaltning o servicecenter utifrån att målet om "att ändamålsenliga och kostnadseffektiva tjänster och produkter levereras
Lantmäterinämnden 2015-12-16 7 på ett sätt som stödjer uppdraget att erbjuda en god service och verksamhet med utgångspunkt från medborgarnas behov" ska uppfyllas. Fakturahantering för leverantör och kund samt del av redovisning (avstämning av skog och parkering) har övertagits av servicecenter från maj 2015. Fram till jan 2014 sköttes dessa arbetsuppgifter på förvaltningen av två ekonomiassistenter till en kostnad av 800 tkr/år (inkl. overheadkostnad). Inför 2016 har stadsbyggnadsnämnden fått ett sparkrav på 970 tkr för dessa tjänster (som en besparing) plus att vi ska köpa tjänster (fakturor lev/kund samt del av redovisning) från servicecenter enligt avtal på 493 tkr/år. Detta är en merkostnad för nämnden på 663 tkr inför 2016. I nuläget har vi därför svårt att se kostnadseffektiviteten hos servicecentret. Denna punkt blir dock inte klar i år, eftersom utvecklingen av servicecenter kommer fortsätta under 2016 inom HR och administration. Punkten överförs därför till internkontrollplanen för 2016 för fortsatt bevakning av att leverans sker utifrån kraven på ändamålsenliga och kostnadseffektiva tjänster. Uppföljning av det samlade systemet Förvaltningen upplever att det finns förbättringspotential i utvärdering och utveckling av kommunövergripande system utifrån de behov verksamheten har på information och kommunikation, t ex beslutsstöd, ekonomisystem (prognos och uppföljning). Förvaltningens samlade bedömning är att den interna kontrollen är tillräcklig med avseende på de kontroller som utförts under året. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse - LMN-2015-00167-1 - Uppföljning av internkontroll 2015 och dess samlade system - lantmäterinämnden Bilaga Uppföljning internkontrollplan 2015, bilaga 1.xls Bilaga Självdeklaration, bilaga 2.pdf Bilaga Rapportering av internkontroll LMN, bilaga 3.pdf
Lantmäterinämnden 2015-12-16 8 22 Attestförteckning 2016 - lantmäterinämnden (LMN-2015-00169-1) Beslut Lantmäterinämnden beslutar att fastställa attestanter och ersättare enligt upprättad förteckning samt att ansvaret att besluta om löpande ändringar av attestanter och ersättare under året, delegeras till förvaltningschef. Ärendet Enligt attestreglementet skall nämnd årsvis fatta beslut om vilka som skall ha rätten att vara beslutsattestanter samt ersättare för dessa. Nu gällande attestreglemente beslutades av kommunfullmäktige 2007-04-25, 125. I attestförteckning enligt bilaga 1 framgår vilka som föreslås som beslutsattestanter och ersättare samt beloppsgränser. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse - LMN-2015-00169-1 - Attestförteckning 2016 - lantmäterinämnden Bilaga Attestförteckning 2016, bilaga 1.xls Bilaga Namnteckningsprov 2016, bilaga 2.pdf
Lantmäterinämnden 2015-12-16 9 23 Mål- och resursplan 2016 - lantmäterinämnden (LMN-2015-00177-3) Beslut Lantmäterinämnden beslutar att fastställa mål- och resursplan (MRP) 2016, att överlämna MRP 2016 till kommunstyrelsen för kvittering, att uppdra till förvaltningen att upprätta verksamhetsplan 2016 för kvittering på lantmäterinämndens sammanträde i januari 2016. Ärendet Kommunfullmäktiges beslut 2014-12-15 56 och 2015-01-26 90 om Mål och resursplan (MRP) 2015-2016 med plan för 2017-2018 utgör grund för ärendet, tekniskt omräknad MRP 2016-2018. Enligt gällande budgetprocess har kommunen en 2+2 årsbudget. Det innebär att år två i perioden endast omfattar en teknisk omräkning, till exempel nya skatteunderlag, förändrade statsbidrag och ändrade kapitalkostnader. Eventuella tillkommande beslut från kommunfullmäktige arbetas in i underlaget. Därutöver ska det i princip inte förekomma några nya anslag. Modellen innebär att det från politiken inte ska komma nya uppdrag och eller nya mål för verksamheterna. Bakgrund Styrningen av Sundsvalls kommun ska följa en röd tråd från kommunfullmäktiges mål till hur nämnder och förvaltningar prioriterar sitt arbete. När nämnderna brutit ned kommunfullmäktiges mål och formulerat sina mål för verksamheten samt planerat ekonomin på en övergripande nivå, ska detta kvitteras för att säkra att kommunfullmäktiges mål förvaltas av nämnderna det kommande verksamhetsåret. Ärendets tidigare handläggning KS 2015-10-12 343, ekonomiska ramar för mål- och resursplan 2016 (årsbudget 2016) KF 2015-09-28 265, mål- och resursplan 2016 med plan för 2017-2018
Lantmäterinämnden 2015-12-16 10 Förvaltningens överväganden Lantmäterinämnden har tilldelats en budgetram på 2,1 mkr. Detta kan jämföras med 2015 års ram som var på 2,0 mkr. Förändringen i ramen består bland annat av tillägg för kompensation för löneökningar 2015 samt avdrag för besparingen för inrättandet av ett servicecenter i kommunen. Förslag på ny indikator för mål 2: Nyckeltal för arbetsmiljö (NAM) Förslag på justerade mätvärden gäller indikatorerna: Totalt antal e-tjänster (som ersätter tidigare indikator antal nya e-tjänster). Från kommunfullmäktige har nämnden också fått i uppdrag att bidra till måluppfyllelse inom tre prioriterade områden. Dessa är Jobb och arbetsliv, En likvärdig skola för alla samt Sociala framtidsinvesteringar. Jobb och arbetsliv Vi kan erbjuda sommarjobb, praktikplatser, traineeplatser och studiebesök för att bidra till måluppfyllelse. En likvärdig skola för alla Vi kan erbjuda sommarjobb, praktikplatser, traineeplatser och studiebesök för att bidra till måluppfyllelse. Sociala framtidsinvesteringar Inom detta område bidrar vi till måluppfyllelse i stadsbyggnadsnämndens olika MRP-uppdrag. MRP-uppdrag Lantmäterinämnden har inga egna MRP-uppdrag för genomförande. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse - LMN-2015-00177-3 - Mål- och resursplan 2016 - lantmäterinämnden Bilaga Mål- och resursplan 2016 LMN, bilaga 1.docx Uppföljning av beslut Uppföljning sker i delårsrapporter och bokslut under året
Lantmäterinämnden 2015-12-16 11 24 Yttrande - Revisionsrapport Hantering av allmänna handlingar (LMN-2015-00193-2) Beslut Lantmäterinämnden beslutar att anta förvaltningens yttrande som sitt eget, att överlämna skrivelsen till kommunrevisionen. Ärendet På uppdrag av kommunens revisorer har PwC genomfört en granskning av kommunens hantering av allmänna handlingar. Syftet med granskningen har varit att pröva om kommunens hantering av allmänna handlingar sker på ett ändamålsenligt sätt och med tillräcklig intern kontroll. Bakgrund PwC har besökt samtliga nämnder med inriktning mot följande områden; Kommuninterna styrdokument Organisation, ansvar- och arbetsfördelning Kommunstyrelsens styrning och kontroll Förvaltningens överväganden Granskningen genomfördes på förvaltningen den 25 september. Revisonens bedömning är att det inom förvaltningen finns dokumenterade anvisningar för hantering av allmänna handlingar. Lantmäterikontoret har inget övrigt att tillägga. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse - LMN-2015-00193-2 - Yttrande - Revisionsrapport Hantering av allmänna handlingar Bilaga Skrivelse allmänna handlingar övriga.pdf Bilaga Rapport allmänna handlingar.pdf
Lantmäterinämnden 2015-12-16 12 25 Information december 2016 (LMN-2015-00156-5) Lena Hugosson, bitr förvaltningschef informerar; Ärendebalansen En minskning jämfört med tidigare, nu 393 aktuella ärenden. Hittills har 224 ärenden kommit in i år, jämfört med 199 inkomna ärenden för hela 2014. Personal 1 pensionsavgång vid årsskiftet. 2 personer har rekryterats och kommer att börja inom kort.
Lantmäterinämnden 2015-12-16 13 26 Ärenden för kännedom, december (LMN-2015-00005-7) Kommunfullmäktige 2015-10-26, 302 Delårsrapport januari-augusti 2015 för kommunkoncernen 2015-10-26, 303 Statusrapportering av uppdrag i Mål och resursplan 2015-2016 med plan för 2017-2018.
Lantmäterinämnden 2015-12-16 14 Avslutning Ordförande framför nämndens tack till Lena Hugosson och hela förvaltningen för ett gott samarbete under året önskar alla en God Jul och Gott Nytt År