Verksamhetsberättelse för biblioteket vid Högskolan Väst 2013 Under sommaren 2012 implementerade biblioteket ett så kallat Discoverysystem, ett system som upphandlades med förhoppning om att en samlad sökingång till våra resurser skulle ge enklare tillgång till vetenskaplig litteratur av hög kvalitet. Nu ser vi att detta också har skett, fulltextnedladdningar av tidskriftsartiklar har ökat med 30% 1 jämfört med 2012! Biblioteket är gränsöverskridande, alla som är knutna till vårt lärosäte behöver använda sig av bibliotekets resurser. Att vi då lyckas att öka användningen av våra resurser är viktigt för att Högskolans utbildning och forskning ska hålla en hög kvalitet. Biblioteket har gjort ett strategiskt val att fokusera mer på vårt forskarstöd. En intern arbetsgrupp för bibliotekets forskarstöd har bildats och den tidigare referensgruppen för DiVA har fått ett bredare diskussionsområde och heter numera Referensgrupp för bibliotekets forskarstöd. Arbetet har under året riktat sig till omvärldsbevakning och kunskapsinhämtning och återkoppling till Högskolans forskare för att informera om det stöd vi kan ge. Kompetensutveckling har påbörjats genom att 3 bibliotekarier går en kurs på 7,5 HP om bibliometri och medarbetare har deltagit i konferenser om forskarstöd. Publiceringsstrategi för Högskolan Väst har tagits fram och information till institutionerna ges kontinuerligt. Även information till FFUN och RLR har getts. En del av den här informationen är nya webbsidor för publicering av forskningsresultat. Allmänt Bibliotekets öppettider och bemanning under 2013 har varit oförändrade: 8-20 måndag-torsdag, 8-17 fredag och 10-14 lördag. Under öppethållandet är biblioteket alltid bemannat med ordinarie personal. Det är också möjligt att chatta med en bibliotekarie. IT-hjälpen har varit igång under terminstid måndag-fredag 3 timmar/dag. Tjänsten är mycket uppskattat av studenterna och ger en avlastning för Servicedesk. Som tidigare år har biblioteket hållit öppet hela sommaren, men med begränsade tider samt alla vardagar under jul- och nyårshelgerna. Besöksantalet är tillräckligt stort för att motivera öppethållande under dessa perioder. Kvällstid och på lördagar arbetar timanställda studenter med bl.a. bokuppsättning. Förändringar inom ledningsfunktionen har skett under året. Anna Carin Börjeson frånträdde som chef den 19 juni. Christina Ragnhildsdotter utsågs till tf bibliotekschef i avvaktan på att tjänsten kan tillsättas permanent. En tillfällig ledningsgrupp (TLG) skapades, bestående av Christina, Monica Ljung, systembibliotekarie och samordnare för gruppen Media och IT samt Elisabeth Näverå, pedagogisk utvecklare och samordnare av gruppen Lärande och bibliotek (LoB). (Dessa tre har tidigare ingått i samordningsgruppen, vilken letts av Anna Carin Börjeson). Antalet anställda är 15 personer. 10 bibliotekarier, 4 assistenter + 1 bibliotekschef. 1 bibliotekarie är tjänstledig 25 %, 1 bibliotekarie har sjukersättning 75% och 1 assistent har sjukersättning 50%. 1 bibliotekarie gick i pension från 1 oktober, tjänsten har besatts av den avgående chefen. Andra halvåret 2013 har vi varit 14 personer som arbetat i biblioteket inkl. tf bibliotekschef. 1 Tabell till vissa av siffrorna som nämns i Verksamhetsberättelsen återfinns i slutet av dokumentet.
Bibliotekets arbete har varit organiserat i tre grupper: Mediala gruppen Publika gruppen Lärande och biblioteket, LoB Under våren togs ett förslag som innebar att Publika gruppen lades ner och gruppens ärenden gick över till de två andra och i samband med det bytte Mediala gruppen namn till Media och IT. I och med att Anna Carin frånträdde chefsjobbet har inte denna förändring MBL-förhandlats. En förändrad organisation för biblioteket får en ny bibliotekschef ta ställning till. Vision, strategier och handlingsplaner Bibliotekets vision togs 2012 och under första halvåret av 2013 har visionsgruppen tagit fram mål, strategier samt handlingsplaner för att sätta visionen i verket. Strategierna inskickade till diariet Dnr 2013/823 A 10 av den 11 september. Mål Studenter och personal skall bli informationskompetenta och bibliotekets pedagogiska verksamhet skall vara en självklar del i högskolans utbildningar. Bibliotekspersonalen skall ha hög kompetens. Biblioteket ska med sitt relevanta & aktuella mediebestånd vara ett centrum för informationsinhämtning överallt och dygnet runt. Varje student skall ha möjlighet till individuell vägledning. Biblioteket ska vara studenternas studiemiljö anpassad till/för olika lärstilar. Strategier Studenternas tillgängliga bibliotek o Tillgängliggörande av biblioteket och dess resurser Med fokus på studiemiljön, öppettider, lätta att hitta, enkla kommunikationsvägar o Bibliotekspersonalens ska vara positiv, lyhörd och flexibel tillgänglig via olika kanaler och kommunicera på olika sätt o Studentinflytande Pedagogisk utveckling o Individuell anpassning av pedagogiken såväl för studenter som forskare Avser mötet med studenten såväl i biblioteket som i undervisningssituationen o Integration i planeringsarbetet med de olika programmen och kurserna o Definiera AIL och livslångt lärande utifrån bibliotekets perspektiv
Bibliotekets personal o Bibliotekspersonalen ska vara engagerade, ha lösningsfokus, vara nytänkande och förändringsbenägna Viktigt hålla sig à jour, ha överblick och utblick Satsning på Nyfikenhet på ny teknik o Kompetens- och rekryteringsplan Media o Prioritera fulltexttillgång o Användarstyrt förvärv o Satsa på ny teknik för tillgänglighet o Aktivt involvera all bibliotekspersonal i förvärvsprocessen Under hösten har personalgruppen arbetat fram vilka handlingsplaner som vi ska fokusera på under 2014. Arbetsprocesser Chalmers bjöd in till Front2014 för erfarenhetsutbyte när det gäller strategiska framtidsvisioner kring tjänster/system. 16 bibliotek, inklusive vårt, deltog i detta, Tanken med projektet var att man skulle identifiera kärnprocesser genom att värdera och kvantifiera i syfte att förbättra nuvarande arbetsflöden. Projektet avsåg främst olika tekniska system men det var också upp till varje bibliotek att se på andra processer. Vi valde då att se över våra egna arbetsflöden. Front2014-gruppen bestod av Monica Ljung, systembibliotekarie och Hanna Gadd, webbibliotekarie. Inför att se över hela flödet i bibliotekets arbete förstärktes gruppen med Christina Ragnhildsdotter och Elisabeth Näverå. Gruppen kallade sig Front2014 med Bifff där Bifff står för Bibliotek i förändring för framtiden och jobbade utifrån: förändring förenkling förbättring. Från oktober 2012 till oktober 2013 sågs 17 identifierade arbetsområden inom biblioteket över. Personerna som jobbar med uppgiften har träffats och med hjälp av ett frågebatteri gått igenom arbetsprocessen. Genomgångarna fungerade mycket bra och medarbetarna uttryckte att det var både nyttigt och roligt att ordentligt gå igenom det man jobbar med. Projektet avslutades nationellt i maj med en slutkonferens där vi presenterade vårt arbete. Resultatet har dokumenterats väl och visar på att vi i biblioteket redan jobbar utifrån förändringförenkling-förbättring. Vi har stärkt upp en del skrivningar för vissa arbetsuppgifter och skapat riktlinjer för en del andra.
Integrering bibliotek-institutioner Kontaktbibliotekarier har vi haft på biblioteket sedan starten. I det arbetet ingår att delta i institutionernas möten för att få information om vad som kan ha betydelse för bibliotekets verksamhet. Vid dessa möten berättar vi om vad biblioteket har på gång och om nyheter gällande bibliotekets resurser och arbetar för att initiera undervisning i informationssökning. I dagsläget har vi två kontaktbibliotekarier mot EI och IS och en mot IV respektive OHK. Vi har under sista åren jobbat hårt på att bli ännu mer integrerade i planeringen av undervisning i informationssökning. Det är viktigt att undervisning sker vid rätt tidpunkt och innehåller en uppgift, oerhört viktigt är också att lärare deltar vid undervisningstillfället. Bibliotekets pedagogiska uppgift är en kärnverksamhet och antalet undervisningstimmar har de senaste åren ökat ständigt och är för 2013 uppe i 289 timmar. Antalet deltagare i undervisning slog också i topp med 5123 personer. Detta visar på att arbetet med integrering och goda kontakter med institutionerna bär frukt. Biblioteket har under året tagit fram riktlinjer för hur vi ska arbeta angående antal bibliotekarier/klass/undervisningstillfälle men också beslutat om hur mycket planeringstid som får läggas per undervisningstillfälle. Biblioteket har börjat arbeta med begreppet MIK Medie och Informationskunnighet som är ett begrepp som sätter in vår undervisning angående sökprocessen i ett större sammanhang och visar hur det hänger ihop med det livslånga lärandet. Biblioteksrådet Tyngdpunkten för biblioteksrådet ligger på pedagogik och bibliotekets integration i utbildningarna på högskolan. Rådet har haft 2 möten under året där bl.a. kontaktbibliotekarier från IV och OHK har beskrivit och diskuterat med lärarrepresentanterna från dessa institutioner hur undervisningen i informationssökning går till och kan utvecklas. Pedagogiskt Forum De undervisande bibliotekarierna bildar tillsammans Pedagogiskt Forum, en artikelcirkel där man läser vetenskapliga artiklar med fokus på informationskompetens/lärande. Det hela dokumenteras och kopplas i möjligaste mån till vidareutveckling av bibliotekets pedagogiska verksamhet. Artikelcirkeln har ett övergripande tema Pedagogisk samverkan mellan bibliotek och fakultet. Artikelcirkeln startades upp för att fungera som en inspirationskälla till en sådan samverkan. Då bibliotekets utvärderingsfrågor inte togs med i EvaSys har man fortsatt att arbeta med egna utvärderingar på papper men nu också i bibliotekets ämnesguider. Lärande och bibliotek (LoB) Inom LoB har mycket arbete lagts på bibliotekets guider för att hålla dem uppdaterade och korrekta. En ny guide har färdigställts, Referera, som främst går igenom hur man refererar enligt Harvard. Guiderna är populära och användningen av dem ökar markant. Under året hade gruppen två workshops med fokus på att skapa lärobjekt, så kallat OER (Open Education Resources), och flera filmer blev gjorda. De ligger nu under rubriken Lär dig med en film på webbsidan och har fått nästan 400 visningar under året. En satsning på kompetenshöjning för all undervisande personal gjordes genom deltagande i konferensen Creating Knowledge i Lund. Konferensen gav nätverkande, inspiration och konkreta tips gällande undervisning i informationssökning på olika nivåer - inklusive arbetet gentemot forskarna.
Media Upphandling via Göteborgs universitetsbibliotek av leverantörer för böcker blev klart under året. Inom E-handelsprojektet försökte man få till en funktion så att biblioteket skulle kunna handla böcker från Adlibris via Visma, det verkar dock vara omöjligt att till stånd en lösning som fungerar för biblioteksverksamhet. Under året har förvärvsrutinerna genom Dawson2Libris ändrats för både för Dawson och Adlibris. Detta tar bort en hel del arbetsuppgifter i förvärvsmodulen i Aleph och ger kortare och snabbare vägar Av mediabudgeten går nästan 70 procent till det elektroniska materialet! Det blir därför viktigt att arbeta med system för att hantera detta material. Flera för mediaförsörjningen viktiga system har uppgraderats eller köpts in; inköp av ERM-system. upphandling av SFX-server och uppgradering av Aleph. Mycket arbete läggs också på uppgradering av Primo som släpps nästa år. E-böckerna blir viktigare och viktigare för våra användare men tyvärr är det ibland mycket arbete för att få det att fungera tillfredsställande. Åtstramningar i utlån från vissa förlag och tekniska problem med Shibbolet är några problem vi ställts för under året. Samtidigt marknadsför vi aktivt våra e- böcker, t.ex. med utskrifter av omslag i kombination med QR-koder för enklare tillgång till böckerna. I slutet av året köpte vi in fler backfiles, vissa kollektioner från Taylor & Francis och Jstor. Workshop om e-böcker har genomförts för bibliotekets personal. Det har handlat om att fördjupa kunskaperna i hur de system som vi köper e-böcker i fungerar och varför, både på datorer och mer mobila verktyg. Utifrån det kan vi ännu bättre svara på våra användares frågor. Bemötande, studentinflytande och bibliotekets lokal. Vi arbetar vidare med bemötandefrågor, i år har vi i likhet med 2012 arbetat med Kollegial observation. Medarbetare har deltagit i bemötandekurs för att bemöta besvärliga personer för att sedan ha genomgång med övrig personal. Biblioteket arbetar med de studenter som har läs- och skrivsvårigheter och har därför varit på konferens om hur vi kan fortsätta att underlätta deras studier. För att uppmärksamma forskningen på skolan har vi gjort utställningar i mindre format i samband med disputationer, docentföreläsningar etc. Vi känner att biblioteket som rum är ett bra ställe att visa upp den forskning som bedrivs. Vi försöker också synliggöra bibliotekets personal genom att visa upp oss med bild och text i biblioteket. Bibliotekets rum uppdateras ständigt efter dialog med studenter och undersökningar. För att förbättra studiemiljön har vi under året utökat skyltningen, möblerat om, förbättrat belysning och kompletterat med många eluttag. Arbetet med bibliotekets studiemiljö kommer att intensifieras nästa år. Biblioteket fortsätter att vara en del av de sociala medierna med närvaro och dialog i Twitter och Instagram. Från hösten 2013 bidrar vi även med inlägg på Högskolans Facebooksida med en gemensam planering med KOM.
Som tidigare år bjöd vi in Högskolan Väst personal till glögg vid lucia och till vårfika, avslappnade träffar där man kan träffas över institutionsgränser och få tillfälle att ha trevligt och nätverka. Både personal och studenter kunde tävla i pepparkaksbygge som skedde för andra året, en kul tävling där många kom till prisutdelningen och vi räknade in 330 röstsedlar. Kompetensutveckling/kurser/konferenser Under året åkte personalen som vanligt på ett flertal kurser och konferenser. Det är en viktig bit av vår kompetensutveckling och omvärldsbevakning men också viktigt för att knyta samarbetskontakter. Flera av dessa kurser har nämnts tidigare i texten men vi har också deltagit på nedanstående: Biblioteket har många systemträffar och aktiva nätverk som träffas under året. Ett nätverk hade sitt höstmöte här på Högskolan Väst, Kommunikation, information och marknadsföring på högskoleoch universitetsbibliotek. Andra nätverksträffar under året var för biblioteken för t.ex. lärarutbildning, ekonomi och vårdutbildningar. Vi var med på kurser för t.ex. nytt ramavtal för böcker, fjärrlån, olika aspekter på katalogisering, Open Access, DiVA, e-böcker, Aleph och Primo. Förutom den poänggivande bibliometrikursen har medarbetare gått poängkurser i webbdesign och den högskolepedagogiska kursen här på Högskolan Väst. Resor och utbyte sker också för att utöka vår samverkan med andra bibliotek och akademiska institutioner. Vi har t.ex. haft två medarbetare i ett Erasmusutbyte i Aydin University Library i Istanbul, studiebesök till högskolebiblioteket Kristianstad gällande integrering och pedagogisk utveckling, deltagande i Akademisk högtid på Strömstads akademi och kontakter med Bibliotekshögskolan i Borås (mentor åt studenter och föreläsning). Ledningsgruppen var med på Biblioteksdagarna och bibliotekschefen var på Bibliotekschefskonferensen. En medarbetare har påbörjat ett nätverk för blivande bibliotekschefer inom SUHF.
Tabell: Område Detaljer 2012 2013 E-media Neddladdade fulltext artiklar 147 850 196 634 Läsa e-böcker 38 174 50 061 Antal elektroniska titlar 18 182 23 720 Media Antal e-böcker 79 218 88 658 Tryckta tidskrifter 203 172 Tryckta böcker 54 760 53 676 Budget för media Tryckt material 1 101 631 Elektroniskt 2 499 161 Media(böcker, filmer mm) 117 297 103 394 Lån Distansstudent 2 131 630 Allmänhet 21 112 17 619 Fjärrlån Inlån (från andra bibliotek) 1 125 1 066 Utlån (till andra bibliotek) 2 225 1 475 Antal deltagare 3 477 5 123 Undervisning Timmar 247 289 Bibliotekets guider 18 765 73 299 Filmer - 387 Besökare www.bibliotek.hv.se 157 070 179 260 Besökare i biblioteket 173 583 153 661 Trollhättan 2014-03-11 Hanna Gadd tf bibliotekschef