Manual för chefer om hur man hanterar organisationen via hälsoportalen AHA 1
INNEHÅLLSFÖRTECKNING HANTERA ORGANISATIONEN INSTRUKTIONER TILL CHEFER... 3 1. INLOGGNING... 3 2. PERSONLIGT LÖSENORD... 3 3. DINA ORGANISATIONSENHETER... 4 4. DELTAGANDE ORGANISATIONSENHETER... 5 5. DINA MEDARBETARE... 6 6. SVARSFREKVENSER...7 7. RESULTATRAPPORTER... 8 8. BESVARA ENKÄTEN... 10 AHA-gruppen, Sektionen för personskadeprevention, Karolinska Institutet 2
Hantera organisationen instruktioner till chefer 1. Inloggning. Du går till sidan Internetsidan www.minhalsa.se. Där loggar du in med dina användaruppgifter som du erhållit i ett e-mail. Du behöver en modern webbläsare (ex Internet Explorer 6) för att kunna använda denna webblösning tillfredställande. 2. Personligt lösenord. När du loggar in första gången kommer du att bli ombedd att skriva in ett eget nytt lösenord. På detta sätt försäkras du om att det endast är du som känner till dina inloggningsuppgifter. Ett tips är att skriva ned dina nya inloggningsuppgifter på ett säkert ställe så att du kan hitta dem om du skulle glömma bort dem. Du kommer som chef att behöva använda webben återkommande under en längre period i det fortsatta arbetet med undersökningen. 3
3. Dina organisationsenheter. När du loggat in kommer du till den sida som du som chef använder för att hantera din arbetsgrupp. Det som visas på skärmen är den/de arbetsgrupper som du är chef över. Finns det ett litet plus till vänster om organisationsnamnet så kommer alla enheter du är chef över att visas när du klickar på plustecknet. 4
4. Deltagande organisationsenheter. Alla enheter som du är chef över och där du skall ha tillgång till resultatrapporter från medarbetarundersökningen skall finnas listade här. I högra kolumnen finns enhetsinformation. Där kan du bl.a. läsa av enhetens svarsfrekvens under undersökningsperioden. Genom att ställa musmarkören och klicka på någon enhet så kommer alla anställda inom denna enhet att listas till höger om organisationsnamnet. De anställda visas med olika ikoner beroende på om de är chef eller anställd utan chefsfunktion. Om någon enhet är felaktig eller saknas kontakta bianka.loke@ki.se i god tid innan medarbetarundersökningen startar. 5
5. Dina medarbetare. Listan över anställda som skall deltaga i medarbetarundersökningen kontrolleras av dig. Om någon anställd är listad som inte skall deltaga så kan denne enkelt tas bort genom att du markera namnet på personen med musmarkören. Håll ned högerknappen på musen och dra namnet till papperskorgen längst ned på listan av enheter. Gå högst upp på sidan till ikonerna på din webbläsare och klicka på ikonen för uppdatera (ikonen med de svängda gröna pilarna) så uppdateras sidan med den nya informationen. Är någon anställd placerad i fel enhet så flyttar du denne genom att markera namnet, håll ned högerknappen på musen och dra namnet till den enhet där den anställde skall placeras. Uppdatera sidan som tidigare beskrivits. Om det är många ändringar eller om någon anställd saknas anmäler dessa ändringar till bianka.loke@ki.se i god tid innan medarbetarundersökningen startar. 6
6. Svarsfrekvenser. Du kan följa enhetens svarsfrekvens under undersökningsperioden. Markera den enhet du vill titta på. Under enhetsinformation visas antal som är inbjudna att deltaga i undersökningen, antal som besvarat enkäten samt antalet som just nu är inne och håller på att besvara enkäten. Det genereras också regelbundet en Tio i topp lista över svarsfrekvenser inom hela organisationen där du kan jämföra dina enheter med andras. Syftet med att kontinuerligt kunna följa svarsfrekvensen är att möjliggöra uppföljning och stöd för att förbättra svarsfrekvensen innan undersökningsperioden är slut. Har du en lägre svarsfrekvens än 50% på enheten så genereras inte några resultat. 7
7. Resultatrapporter. Så snart undersökningsperioden är slut (datum ser du under enhetsinformation) så kommer du som chef att ha tillgång till de listade enheternas gruppresultat. Vid varje enhet finns över enhetsinformationen en flik som heter Rapporter. Ställ musmarkören över fliken och klicka med vänster musknapp så kommer du till sidan där du kan hämta resultatrapporterna för denna enhet när undersökningen är avslutad. Du behöver programmet Adobe Acrobat för att kunna läsa filerna med resultaten. Programmet finns att hämta gratis på Internet. Om du ej har programmet installerat i din dator så kommer du automatiskt att få frågan om du vill ladda ned programmet. Resultaten presenteras dels på övergripande nivå för hela gruppen (Bas) samt också uppdelat på 3 olika grupper. Enheter, här presenteras resultatet uppdelat på alla underliggande enheter i jämförande bilder. Kvinna/man, här presenteras resultaten uppdelat på kön. Chef/icke chef, här presenteras resultaten uppdelat på alla chefer respektive anställda utan chefsfunktion. Resultat ges endast på grupper som består av minst 7 anställda och där minst hälften av dessa har besvarat enkäten (svarsfrekvens om minst 50%). 8
De två bildpresentationer som ges kallas Stående och Liggande. I den stående ges resultaten i form av diagram med kort beskrivande förklaringstext till varje bild. Denna är tänkt som ett underlag och stöd i tolkning och presentation av resultaten. Den liggande används för att visa resultaten för gruppen på OH eller på skärm/projektor. Spara dina resultat på din dator eller server så att du har tillgång till dem utan att behöva koppla upp dig till Internet. Vissa organisationer väljer att stänga tillgången till www.minhalsa.se efter en viss tidsperiod, och då är det extra viktigt att du sparar dina enheters resultat på en lokal dator eller server. När du skall visa resultaten via en dator och projektor så öppnar du filen, går in under verktyg i meny raden och klickar på helskärm så visas bilderna så stora som möjligt. Ett antal nyckelpersoner inom din organisation har gått en utbildning i hur man tolkar och arbetar med resultaten från medarbetarundersökningen. Manualer och stöd för detta finns att tillgå via dessa personer. 9
8. Besvara enkäten. Som chef är det viktigt att föregå med gott exempel genom att besvara enkäten så snart du kan. Detta gör du genom att sätta musmarkören på fliken Min sida längst till vänster på sidan. Du flyttas då till din egen sida där du har tillgång till att besvara enkäten och titta på dina egna personliga resultat. Var och en som besvarar enkäten får en egen personlig sammanställning över sina svar. Denna sammanställning är endast tillgänglig för dig själv, dvs. den person som besvarat enkäten. De individuella resultaten ligger inte lagrade utan genereras endast då du loggar in med dina personliga inloggningsuppgifter, går in på Min sida och därefter klickar på mina resultat. I de fall din organisation har valt att samarbeta med företagshälsovården så kan du även kontakta denna via din sida. 10
Din personliga sammanställning av dina svar ger dig en bild av hur du har det jämfört med en referensgrupp bestående av anställda inom olika områden som tidigare besvarat enkäten. Sammanställningen kan användas som underlag vid utvecklings- och medarbetarsamtal. Du får fram dina resultat genom att klicka med markören på Visa under Visa mina resultat. När du vill flytta dig tillbaka till sidan där du hanterar din organisation så markerar och klickar du på knappen Administration med musmarkören så flyttas du dit. 11