Verksamhetsuppföljning

Verksamhetsuppföljning Slottsbacken, hemtjänst/hemsjukvård Våren 2012 Eskilstuna kommun Vuxenförvaltningen Uppdragskansliet 1

Verksamhetsuppföljning på hemtjänstområde Slottsbacken 1 1 Inledning Syftet med verksamhetsuppföljningen är att granska hur väl utföraren arbetar utifrån överenskommelsen mellan uppdragsfunktionen och utförarverksamheten internt inom vuxenförvaltningen, Eskilstuna kommun. Som underlag för denna verksamhetsuppföljning finns Överenskommelse med uppdragsbeskrivning Hjälp i hemmet över 65 år. Verksamhetsuppföljningen är en del av vuxenförvaltnings kvalitetssystem. Denna rapport är också ett underlag för den berörda enhetens kvalitetsarbete. Berörd verksamhet förväntas arbeta med eventuella förbättringsområden och återrapportera enligt överenskommen tidplan. 2 Verksamhetsuppföljningens upplägg Uppföljningen består av olika delar, och resultatet av samtliga delar är sammanvägda i denna rapport. Enhetschef har svarat på en enkät med frågor om verksamheten. Genomförandeplaner (GP) och hälso- och sjukvårdsjournaler har granskats via dokumentationssystemet. Intervjuer har genomförts ute i verksamheten med omvårdnadspersonal och legitimerad personal. Uppföljningen har genomförts av Anne-Lie Lindström, projektledare strategi och planering, Cecilia Palm Siösteen, utvecklare uppdragskansliet, Cajsa Åkerholm, medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS), Angélique Carlsson, socialt ansvarig samordnare (SAS). Uppföljningen genomfördes maj 2012. 3 Fakta om granskad enhet Slottsbacken är en av de två arbetsgrupper som ingår i hemtjänstområde Munktell/Slottsbacken. Slottsbackens hemtjänstlokal är belägen på Östra Storgatan i stadsdelen Norr. Slottsbackens brukargrupp är i dagsläget 78 stycken, och personalgruppen 18,136 åa. Brukarnas behov av insatser varierar från brukare som har behov av insats för personlig omvårdnad tio gånger per dag, till brukare som endast har behov av städinsats. Flertalet brukare har stora fysiska omvårdnadsbehov, många med behov som kräver dubbel bemanning vid insatsen, och många brukare har en demenssjukdom. Hemtjänstlokalen är en relativt stor lokal, som innefattar kök, mötesrum, tre rum för administrativt arbete (sex datorer), vilorum, två toaletter samt rum för omklädning och tvätt. Lokalen används som träffpunkt en dag per vecka (torsdagar), och besöks då av ca 8-10 brukare. Ett utökat öppethållande med ytterligare en dag i veckan (tisdagar) har nyligen påbörjats. Aktiviteten på träffpunkten innefattar fika och social samvaro. Hemsjukvården är organiserad under verksamhetsområdet Gemensamma verksamheter/hälso- och sjukvård med en gemensam områdeschef. Hälso- och sjukvården inom hemsjukvården består av 2

distriktssköterskor/sjuksköterskor och paramedicinsk personal med var sin enhetschef. Distriktssköterskorna/sjuksköterskorna liksom paramedicinarna utgår från en gemensam lokal och arbetar geografiskt mot olika hemtjänst områden. Fördelningen skapar naturliga team mellan legitimerad personal och hemtjänstens omvårdnadspersonal. Legitimerad personal har ett ansvar att instruera och handleda omvårdnadspersonalen och vid behov delegera hälso- och sjukvårdsuppdrag. Distriktssköterskorna/sjuksköterskorna arbetar dagtid, kvällar och helger på sju-veckors scheman. Nattetid finns sjuksköterskepatrull. Paramedicin arbetar dagtid måndag till fredag. Distriktssköterskorna/sjuksköterskorna har telefontid dagligen. Därutöver finns möjlighet att få kontakt via framför allt telefonsvarare. Paramedicin har telefon med telefonsvarare som lyssnas av dagligen. Därutöver används framför allt fax för att initiera uppdrag. 4 Sammanfattning av resultatet Kontaktpersonal finns för alla brukare, förutom ett fåtal brukare som är nytillkomna och/eller med beviljad insats om ledsagarservice som ännu inte utnyttjats. Personalen känner till sitt särskilda ansvar som kontaktpersonal. Information till brukaren om vem som är kontaktpersonal ges såväl muntligen som skriftligen. Flertalet brukare har en aktuell genomförandeplan som innehåller mål för de insatser som skall utföras. Ett antal, främst nytillkomna brukare, har ännu inte någon upprättad genomförandeplan. En de granskade genomförandeplanerna är äldre än sex månader och några genomförandeplaner har behov av tydligare formulerade mål. Brukarens genomförandeplan upprättas i tillgängligt datasystem av ansvarig kontaktpersonal. Personalen beskriver hur man arbetar med brukarens delaktighet i upprättandet av genomförandeplanen, och hur denna delaktighet dokumenteras. Dock påvisas inte detta i de flesta av de planer som granskats. Genomförandeplanerna används inte alltid kontinuerligt som ett arbetsredskap i det vardagliga arbetet. Istället används det planeringsverktyg som finns för att schemalägga brukarnas insatser (Laps Care), då detta upplevs som mer effektivt och praktiskt fungerande. Daganteckningar finns i de granskade genomförandeplanerna, och är informativa och värdeneutralt skrivna. Viss information skrivs på papper och förvaras tillsammans med utskrivna genomförandeplaner. Kunskap om hur personer önskar sina insatser utförda inhämtas både vid mötet med brukaren och från beställningarna från biståndshandläggaren. Hälften av beställningarna är dock över ett år gamla. Bemötandeplaner för brukare med demenssjukdom finns inte. Viss information om bemötande skrivs in i genomförandeplanen, annan information vidarebefordras muntligen. Kunskap om arbetet med sociala avvikelser och hälso- och sjukvårdsavvikelser finns. Systematik i hur avvikelser följs upp och används i förbättringsarbete finns. Synpunkter och avvikelser följs upp av enhetschef genom kartläggning av situation, granskning av arbetsrutiner, enskilda samtal med berörd personal samt generell diskussion i hela arbetsgruppen på medarbetarforum. Skriftlig rutin för avvikelserapporteringen finns. 3

Frågor som kan härledas till värdegrunden arbetas med i personalgruppen på medarbetarforum, tex bemötande, delaktighet och självbestämmande. Kunskap om den nationella värdegrund som finns reglerad i socialtjänstlagen saknas dock hos personalen. Brukarna har i huvudsak inte möjlighet att välja när stöd och hjälp ges, med anledning av att insatserna praktiskt behöver passa ihop med övriga brukares insatser för att få ihop ett fungerande arbetsschema. Viss möjlighet att tillfälligt ändra tid för inplanerad insats finns. Under året har arbete påbörjats för att medvetet och mer aktivt öka brukarnas delaktighet när det gäller hur de beviljade insatserna skall utföras. Personalen har bla fått utbildning/information om inledningssamtal. Enhetschefen beskriver att enheten arbetar med ett rehabiliterande synsätt med syfte att bibehålla självständighet och funktioner hos den enskilde brukaren. Ett antal medarbetare har fått utbildning i evidensbaserade metoder för vård av personer med demens, och utgör tillsammans enhetens demensgrupp. Övervägande delen av brukarna får matleverans med mat från Nålmakarens restaurang, och har möjlighet att välja på två alternativa rätter. Behov av stöd vid måltider finns inskrivet i genomförandeplanen när insats finns beviljad. Inget egenkontrollprogram för livsmedelshantering finns. Avseende kontroll hänvisas till restaurangpersonalen. Social samvaro erbjuds enligt beställning och finns då inskrivet i genomförandeplanen. Obligatoriska och aktuella rutiner finns huvudsakligen. Skriftlig rutin för hur personal ska agera om brukare utsätts för brott eller misstanke om brott saknas. Personal beskriver osäkerhet gällande vissa rutiner och var de kan ta del av de senaste skriftliga versionerna. Ur ett hälso- och sjukvårdsperspektiv har uppföljningen visat att hemsjukvården inom hemtjänstområdet Slottsbacken uppfyller de krav som förväntas ur ett kvalitets- och patientsäkerhetsperspektiv. Några områden som lyfts upp för att utvecklas vidare. Områdena avser; att utveckla samarbetet med vårdcentralerna gällande gemensam vårdplan samt att utveckla samverkan mellan olika professioner både internt och externt runt riskbedömningar i det förebyggande arbetet d v s att identifiera risker runt nutrition, fall och trycksår, föreslå åtgärder och följa upp åtgärder. 5 Resultat av uppföljningen Fråga Resultat Antal brukare exkl. larm 78 Antal åa dag/kväll per brukare exkl. 0,23 larm Kompetens Tillsvidareanställda med 78,2% omvårdnadsprogrammet el. motsvarande utbildning (%) Lokalt introduktionsprogram finns Ja Nej All personal har Kommentar: Ja Nej 4

kompetensutvecklingsplan Kontaktpersonal Alla brukare har en kontaktpersonal som är känd av brukare och anhörig/företrädare Brukaren kan byta kontaktpersonal om så önskas Rutin för kontaktpersonal finns och är känd i verksamheten Kommentar: 82,6% av de tillsvidareanställda har kompetensutvecklingsplan Kommentar: 5 st nya brukare (1-2 veckor) har ännu inte fått information om kontaktpersonal, ej heller 4 st med beviljat bistånd om ledsagning, som ännu ej efterfrågat insatsen. Ja Nej Kommentar: Social dokumentation (ett urval av genomförandeplaner, beställningar samt daganteckningar har granskats) Aktuell beställning, högst 1 år, finns från handläggaren Av tio granskade ärenden har fem stycken ärenden beställningar som är äldre än ett år. Alla brukare har en GP som inte är äldre än 6 månader Av nio granskade ärenden har alla, förutom ett ärende, en genomförandeplan som inte är äldre än sex månader. Hur brukaren varit delaktig vid upprättandet av GP framgår av dokumentationen Endast i en av de nio granskade genomförandeplanerna framgår hur brukaren varit delaktig. Adekvata mål framgår av GP Individens behov är tillgodosedda enligt beställning från handläggaren GP används i det dagliga arbetet GP är skrivskyddad, så ändringar i aktuell plan inte kan göras Daganteckningar finns Dokumentationen är informativt och värdeneutralt skriven Dokumentationen förvaras på ett säkert sätt Bemötande/arbetssätt Värdegrundsdiskussionen hålls levande på arbetsplatsen Bemötandeplaner finns för personer med demenssjukdom Brukarna kan välja, så långt som möjligt, när och hur stöd och hjälp ska ges Socialt innehåll Träffpunkt erbjuds en gång per vecka (endast krav i vissa hemtjänst områden) Social samvaro erbjuds enligt ev. I ett av de granskade ärendena finns två insatser som inte är nedtecknade i genomförandeplanen. Personalen beskriver att man inte alltid konsekvent använder GP i det vardagliga arbetet utan använder sig av schemaplaneringssystemet Laps Care när det gäller att få information om insatsers utförande. Sex av tio granskade genomförandeplaner är olåsta Dokumentation görs i datasystem. Utskrivna genomförandeplaner förvaras inlåsta. Frågor som kan härledas till värdegrunden arbetas med i personalgruppen, tex bemötande, brukarnas delaktighet och självbestämmande. Personalen är dock inte bekant med den nationella värdegrund som finns reglerad i socialtjänstlagen. Ja Delvis Nej Information om bemötande förs in i genomförandeplanen. Arbete har påbörjats för att öka brukarnas delaktighet när det gäller insatser Ja Nej Träffpunkt för social samvaro erbjuds en gång per vecka, försök att utöka till två gånger per vecka har nyligen påbörjats. 5

beställning. (Granskning av GP) Social samvaro genomförs genom frivilliga insatser som komplement till den egna verksamhetens utbud Måltider Personalen erbjuder brukarna två alternativa rätter till lunch mån-fre Brukarnas önskemål och behov av stöd vid måltid framgår av GP (Granskning av GP) Egenkontrollprogram för livsmedelshantering finns och är känd i verksamheten Kvalitetsarbete Antal sociala avvikelser senast 12 mån Antal medicinska avvikelser senaste 12 mån Ja Delvis Nej Ingen samverkan med frivillig-/volontärverksamhet Matlådor hämtas på Nålmakarens restaurang. Lista delas ut, där brukarna får markera önskad rätt. Ja, vid de GP där insatsen finns Ja Delvis Nej Kommentar: Personalen hänvisar till att Nålmakaren sköter all kontroll av livsmedel 13 st 83 stycken avvikelser är registrerade. Av dessa innebär 70 stycken fall, 12 läkemedelshantering och 1 medicintekniska hjälpmedel/produkter. Antal Lex Sarah senaste 12 mån 0 Antal Lex Maria senaste 12 mån 0 Antal synpunkter/klagomål senaste 2 12 mån Rutin för avvikelsehantering finns och är känd i verksamheten (SoL och HSL) Enligt sjuksköterskan (ssk) hanteras avvikelser på hemtjänstens APT. Ssk, arbetsterapeut (AT) och sjukgymnast) deltar på hemtjänstens APT v b. I och med nytt verksamhetssystem kommer det att bli lättare för legitimerad personal att ta del av avvikelser i och med att dessa kommer att synas i journal. Rutin för Lex Sarah-rapportering finns och är känd i verksamheten Rutin för synpunktshantering och klagomål finns tillgänglig och synliggjord Personal har tillgång till gällande rutiner/riktlinjer Ssk har kännedom om hur och vart hon ska råda patienten/brukaren att vända sig, hantera synpunkter och klagomål. Till övervägande del. Personalen beskriver till viss del osäkerhet över vilka rutiner man skall följa och var de senaste versionerna finns. Enheten arbetar aktivt med systematiskt kvalitetsarbete Säkerhet Rutin för hantering av privata medel finns och är känd i verksamheten Rutin för hantering av brukarnas nycklar finns och är känd i verksamheten Rutin för hur personal ska agera om brukare utsätts för brott eller misstanke om brott finns och är känd i verksamheten Rutin för hantering av skyddsåtgärder finns och är känd i verksamheten Säkerhetsrutin vid datorproblem finns och är känd i verksamheten Hälso- och sjukvård Ssk drar ut papperskopior gällande HoS-rutiner som placeras i pärm i hemtjänstlokalen. Synpunkter och avvikelser följs upp av enhetschef genom kartläggning av situation, granskning av arbetsrutiner, enskilda samtal med berörd personal samt generell diskussion i hela arbetsgruppen på medarbetarforum. Rutin finns men är inte känd av personalen. Rutin för våld i nära relationer finns. Rutin för brott eller misstanke om brott finns ej. Ja Delvis Nej Rutin finns ej, enligt personal. 6

Alla brukare har en namngiven patientansvarig sjuksköterska Läkaravtalet med landstinget är uppfyllt Legitimerad personal är tillgänglig Legitimerad personal har vidareutbildning/ fortbildning, kan handleda och ge instruktioner Forum finns för att träffas i team runt patienten Lokal läkemedelsinstruktion finns och är aktuell och känd Kvalitetsgranskning av läkemedelshantering sker enligt avtal Rutin för inskrivning i hemsjukvård Samtycke inhämtas inför olika vårdinsatser Delegeringar sker enligt rutin Idag finns 15 patienter inskrivna i hemsjukvården. Antalet kan variera mellan cirka 12-20 patienter. De flesta patienterna är listade på Skiftinge vc men samtliga vårdcentraler kan vara aktuella. Kontakten med vårdcentralen upplevs som god. Konsultationstid finns under begränsad tid 1 gång per vecka. Tiden används inte så ofta. Ssk ringer oftare på telefonen då snabba svar önskas. Hembesök av läkare från vårdcentral sker sällan. Istället används Mobila närvårdsteamet för hembesök. Även hudsköterska från hudmottagningen gör hembesök då konsultationsbehov finns. Ssk arbetar dagtid vardagar 07.00-16.00. 38 tim/v. Ssk har själv valt att börja tidigare på morgonen och tar då ofta jourtelefonen mellan 07.00-08.00. 1 helgdag och 1 kvällstur under ett 7-veckorsschema. Telefontid dagligen. Besöker hemtjänstgruppen på avsatt tid varje vecka. Bil delas med en annan ssk/dsk. Paramedicin utgår från Pressargatan. Arbetsterapeuten (AT) och sjukgymnasten (SG) arbetar i team mot 4 områden. Idag har AT cirka 30 aktiva ärenden. Kontakt tas med paramedicin via fax eller telefonsvarare. Telefonsvaren lyssnas av dagligen. Det finns 6 bilar och 3 cyklar att dela på för paramedicin. Taxi används då bilarna är upptagna. Ssk har 60 p inom äldrevård och rehabilitering, 7,5 p inkontinens, diabetes- och demensutbildning. Saknar förskrivningsrätt för läkemedel. Handledning sker vid delegering. Paramedicin- Möte med enhetschef ska genomföras för att inventera behov av utbildning/handledning inom hemtjänstgruppen. Hemsjukvårdens ssk/dsk har en utbildningsgrupp som arbetar fram gemensamt utbildningsmaterial, tex sårvård och bemötande inom demens. Just nu arbetar men med Senior alert ut till hemtjänstgrupperna. Temamöten 4 gånger per termin. Ssk besöker hemtjänstgruppen 1 gång per vecka. Legitimerad personal deltar på hemtjänstsgruppens APT v b. Lokal läkemedelsinstruktion finns gemensamt för hela hemsjukvårdens distriktssköterskor/ sjuksköterskor. Startar under våren 2012. Inskrivning kan initieras från olika aktörer men framför allt från slutenvården, vårdcentralen och egeninskrivning (ssk,dsk). Informationsöverföringen från slutenvården sker via Prator för all legitimerad personal. Dokumentation sker sedan mitten av april i Viva för legitimerad personal och hemtjänst. Inskrivningen i hemsjukvård ses i grundbilden. Journal upprättas, vårdplan skrivs. Delegerade uppdrag till hemtjänsten ses i vårdplanen samt att informationen ges muntligt. Paramedicin försöker att åka båda två vid förstabesök till patient/brukare där man kan anta att ett gemensamt behov av insatser finns. Patienten tillfrågas. Samtycket dokumenteras i journal. Ssk har ca 35 delegeringar. Av dessa är 24 ordinarie personal och övriga fasta vikarier. Följs upp årligen enligt rutin. Ssk upplever att antalet delegeringar är lite för många framför allt då uppföljning av delegering är viktig. Idag har 9 patienter ansvarsövertagande av läkemedel. 7

God hygienisk standard är ett gemensamt ansvar Vård i livets slutskede kan erbjudas Ssk upplever att hemtjänstgruppen är stabil och har kompetens för uppdragen som delegeras. Paramedicin delegerar uppdragen inom ett fåtal områden (TENS, tippbräda och viss träning) istället ges instruktioner för utförande. Uppföljning av instruktioner görs alltid vid insättande av lyftar och antidecubitusmadrasser annars vid behov. De upplever att det är svårt att veta hur instruktioner efterlevs i det egna ordinära hemmet. Oftast hör man (patienten, hemtjänst, anhöriga) av sig om det inte fungerar. Hygienrutiner följs då det gäller delegerade uppdrag till hemtjänstpersonal, då hygien ingår som ett moment vid delegeringstillfället. Desinfektor finns i gemensam lokal för metall instrument. Ren rutin gäller vid såromläggningar. Sjuksköterskorna / distriktssköterskorna i hemsjukvården har arbetskläder som tvättas gemensamt. Alla berättigade erbjuds årlig munhälsobedömning samt nödvändig tandvård inkluderande tandvårdsintyg Hälso- och sjukvårdsdokumentationen sker enligt lagkrav och rutin Riskbedömning, åtgärd och uppföljning av nutrition, trycksår och fall erbjuds alla individer över 65 år Enkätresultat Resultatet av hur brukarna skattat tjänsterna 2011 Har inte varit aktuellt inom hemsjukvårdsområdet. Har kännedom om palliativregistret. Biståndshandläggare erbjuder och beviljar munhälsobedömning till brukare inom målgruppen med hemtjänst. Ssk/dsk erbjuder och beviljar munhälsobedömning till personer inom målgruppen med hemsjukvård. Nytt verksamhetssystem infördes april 2012. OBS! Journalgranskning i systemet är inte genomfört. Genomförs under hösten) Kriteriet för hemsjukvårdspatient gemensam vårdplan- med vårdcentral är bristfällig. Paramedicin har kollegial granskning med i sin årsplanering. Sökordsmall för dokumentationen i Viva håller på att arbetas fram. Nystart. Under 2012 gör hemsjukvården en satsning för att genomföra riskbedömningar i team samt att registrera i kvalitetsregistret Senior alert. Resultat i närheten av riksgenomsnittet. Kvalitetsfaktorer Rikets betygsindex Enhetens betygsindex Nöjd kundindex, NKI 73 71 Trygghet i hemmet 82 79 Information 60 51 Bemötande 82 79 Inflytande 69 60 Trygghet 79 80 Hjälpens omfattning 78 82 Social samvaro, aktiviteter 59 56 Hjälpens utförande 78 77 6 Förbättringsområden samlad bedömning Sammanfattande bedömning av förbättringsområdena Brukarnas genomförandeplaner skall användas kontinuerligt i det dagliga arbetet. Planeringsverktyget Laps Care kan inte ersätta genomförandeplanerna som mer detaljerat skall beskriva hur insatser ska genomföras. Genomförandeplanerna skall uppdateras minst var 6:e månad och det ska framgå hur brukarna varit delaktiga i upprättandet av planen. Bemötandeplaner skall finnas för alla personer med demenssjukdom. 8

Kunskap om att en nationell värdegrund för äldreomsorg är reglerad i socialtjänstlagen bör finnas hos personalen och värdegrundsdiskussionen bör hållas levande. Säkerställa att personalen har tillgång till och kännedom om alla aktuella rutiner. Rutin för hur personal ska agera om brukare utsätts för brott eller misstanke om brott behöver skapas. Gemensam vårdplan för hemsjukvårdspatienter. Utveckla samverkan mellan olika professioner i det förebyggande arbetet och uppföljning av insatta åtgärder. Förteckning av bilagor Bilaga 1 Bilaga 2 Åtgärdsplan för förbättringsområden SoL alt. LSS Åtgärdsplan för förbättringsområden HoS 9