Lathund CallCenter 2010
Innehållsförteckning Reservation Bokningstotalen Försäljning med kortbetalning Lägg till platser Lägg till platser Ändra pristyp Ta bort platser Ta bort hel bokning Ändra dag i en bokning (byte av biljetter) Ändring av uthämtningsdatum Delning av bokning Lägg flera event/datum i samma bokning Tips på bra funktioner - Visa tillgängliga platser - Spara sökinställningar - Klickbar arenalayout - Här ser du serviceavgifter - Ledighetskoder MED arenalayout - Ledighetskoder UTAN arenalayout - Plocka platser på flera rader - Kolla platser på en paketbokning med olika arenor - Frågetecken på plats - Bläddra mellan event i arenalayouten - Fler sökflikar i eventlistan - Sök på arenan istället för event - Sök på t ex endast inställda event - Sök på event på lördagar endast - Sök bästa plats - Se vilken plats som har vilken rabatt/pristyp - Utlandsbokningar - Ta många platser utan att gå in på arenalayouten
Reservation Sök via nyckelord, t ex Carola Dubbelklicka på rätt evenemang Klicka på rätt sektion Dra med musen över de platser du vill boka (Platserna blir markerade) Fördela (eventuellt) pristyper Om du i detta läge vill släppa de tagna platserna (släppa hela bokningen), klicka. Sök kunden genom att ange dennes e postadress, klicka Finns inte kunden i kunddatabasen, klickar du Fyll i minst: Förnamn, efternamn, telefonnummer gatuadress, postnummer och postadress Du kommer nu in i sista steget och får se en bokningstotal som finns utförligt beskriven på nästa sida. Här klickar du Bokningsnumret visas nu mitt på skärmen, klicka ok och sedan är reservationen klar. Bokningsnumret hittar du nu även längst upp i högra hörnet av fönstret
Bokningstotalen Sista uthämtningsdag visas här, klicka F6 för att ändra denna Information om evenemanget, platserna och vilka pristyper/rabatter du bokat i Tillgängliga leveranssätt/uthämtningsställe för bokningen Serviceavgiften visas här Om en e postadress finns angiven på kunden är den här rutan aktiv, klicka i den för att skicka bekräftelse via e post inom ca 15 minuter
Försäljning med kortbetalning Följ rutinen för reservation på föregående sida men istället för att trycka så gör du enligt följande Välj betalningssätt, VISA eller Mastercard i dropdownboxen Ange kortnummer, giltighetstid och säkerhetskod Klicka sedan Sök kunden genom att ange dennes e postadress, klicka Finns inte kunden i kunddatabasen, klickar du Fyll i minst: Förnamn, efternamn, telefonnummer gatuadress, postnummer och postadress Bokningsnumret visas nu mitt på skärmen, klicka ok och sedan är reservationen klar. Bokningsnumret hittar du nu även längst upp i högra hörnet av fönstret
Lägg till platser Ange bokningsnummer Tänk på att när du lägger till platser på en befintlig reservation, När så du ändras lägger till platser på uthämtningsdatum en befintlig reservation så som ändras om uthämtningsdag det vore en som ny om reservation. det vore en ny reservation Klicka på rätt sektion Dra med musen över de platser du vill lägga till (Platserna blir markerade med X) Tips! Håll muspekaren över (till vänster i bild) för att se ändringarna Om du i detta läge vill släppa de tillagda plasterna (släppa hela bokningen), klicka Samma bokningsnummer visas nu igen på skärmen, klicka ok och ändringen är genomförd
Ändra pristyp Ange bokningsnummer Omfördela pristyperna Ett tips är att hålla muspekaren över (till vänster i bild) för att se ändringarna Om du i detta läge ångrar ändringarna, släpp bokningen genom att klicka
Ta bort platser Ange bokningsnummer. Klicka för att se platserna. Högerklicka och välj Släpp valda spärrplatser för att ta bort plats Tips! Håll muspekaren över (till vänster i bild) för att se ändringarna Om du i detta läge ångrar ändringarna och vill släppa bokningen, klicka
Ta bort hel bokning Ange bokningsnummer Om du i detta läge vill ångra den pågående avbokningen, släpp bokningen, genom att klicka
Ändra dag i en bokning (byte av biljetter) För att på ett enkelt sätt byta eventdag i en bokning (kunden får behålla samma bokningsnummer) gör du enligt följande Ange bokningsnummer Klicka för att se platserna en och en och bocka för de platser som ska bytas. Om hela bokningen ska bytas så behöver du inte klicka utan bara bocka för alla platserna Håll nere SHIFT tangenten och klicka på Om du följt stegen ovan så har programmet för redan valt att du vill byta ut valda biljetter då klickar du på F12 Slutför I nästa läge klickar du på och väljer en ny eventdag som passar kunden. Ta platser och fördela pristyper som vanligt, slutför sedan bytet genom att klicka och till sist
Ändring av uthämtningsdatum Vid reservation Vid Bokningstotalen (sista bekräftelsesteget) Klicka Ändra uthämtningsdatum och eventuellt tid i fältet Bokningens giltighetstid och bekräfta med
På befintlig bokning Ange bokningsnummer. Klicka. Bokningen öppnas Klicka på vid fältet Gäller till Ändra datum och eventuellt tid i fältet Bokningens giltighetstid som öppnas och klicka sedan på F12 Välj datum. Du behöver inte bekräfta det nya uthämtningsdatumet i något ytterligare steg
Delning av bokning Ange bokningsnummer Klicka och bocka för de platser som ska skrivas ut Håll ner SHIFT och välj De valda platserna som du vill skriva ut flyttas då till ett nytt bokningsnummer Du har nu delat upp bokningen i två delar
Lägg flera event/datum i samma bokning Sök via nyckelord, t ex Carola Dubbelklicka på rätt evenemang Klicka på rätt sektion Dra med musen över de platser du vill boka (Platserna blir markerade) Fördela (eventuellt) pristyper Om du i detta läge vill boka lägga till biljetter på ytterligare ett event/datum på den här bokningen klickar du och gör om samma bokningsrutin som du gick igenom nyss. När du (kunden) är nöjd går du vidare enligt det som står nedan Fyll i minst: Förnamn, efternamn, telefonnummer gatuadress, postnummer och postadress Bokningsnumret visas nu mitt på skärmen, klicka ok och sedan är reservationen klar. Bokningsnumret hittar du nu även längst upp i högra hörnet av fönstret
Tips på bra funktioner Visa tillgängliga platser Gå först in i arenalayouten på ett event via Klicka sedan varpå tillgänglighet visas med tre olika färger enligt exemplet nedan Spara sökinställningar Vid exempelvis fönstret för Sök kund, kan du välj vilket fält du vill att markören alltid ska börja i när du gör dina sökningar. Placera markören i önskat fält Håll in SHIFT och klicka för att spara dessa inställningar. Nästa gång du öppnar sökfönstret kommer dessa inställningar gälla, t ex markören stå i det fält du valde
Här ser du serviceavgifter I fönstret nedan kan du se aktuell serviceavgift under fliken Kostnader Du får även denna information i bokningstotalen, i sista bekräftelsesteget
Ledighetskoder MED arenalayout En plats med ledighetskod (t ex h för handikapp) väljer du i arenalayouten som vilken plats som helst När du sedan klickar kommer följande ruta upp Skriv i textfältet in aktuell ledighetskod (i detta fall h ) för att erhålla platsen. Gå sedan vidare som vanligt med reservationen Ledighetskoder UTAN arenalayout Om eventet du ska boka på inte har någon arenalayout, d v s att knappen F9 Arenalayout är inaktiverad så tar du platser genom att som i bilden nedan ange bokstaven för den ledighetskodade platsen i fältet L kod. Du anger även då antal platser och klickar sedan Ta platser. Du kommer nu endast att få platser med angiven ledighetskod.
Plocka platser på flera rader För att på en och samma gång ta platser på flera rader använder du höger musknapp, håller denna inne och drar den blå ramen över platserna du vill ta Du kan också plocka platser på flera rader genom att använda vänsterknappen på musen och hålla nere shift medan du markerar plaster
Kolla platser på en paketbokning med olika arenor Om du ska kolla upp vilka platser som är bokade i en redan befintlig paketbokning och eventen som ingår i paketet inte är på samma arena gör du enligt nedan När du sökt upp bokningen så trycker du först på så att det blir ett minus och paketet öppnar upp sig och du får se ett event per rad i stil med bilden nedan Markera sedan det event (en rad) som du vill se platserna för och klicka F7 Visa platser. Om du är osäker på vilket event som är vilket Kan du markera en rad/ett event och klicka F8 Eventinfo och få upp mer detaljerad information om eventet såsom t ex titel och beskrivning
Frågetecken på plats Den här funktionen används för att få information om vilken person som har bokat/köpt en viss plats. Gå in på arenalayouten och välj sektion klicka sedan Markören blir nu ett frågetecken (?), klicka därefter på platsen du vill ha information om Du får nu upp en blå list med information om platsen, såsom bokningsnummer, kundens namn och antalet platser som är bokade. Vill du gå in på bokningen för du muspekaren ner på den ljusblå informationsraden och klickar med vänsterknappen på musen
Bläddra mellan event i arenalayouten Sök upp de event i eventlistan som du vill leta platser på Istället för att öppna ett event, klicka direkt på Håll inne SHIFT och klicka eller Nu kan du bläddra mellan de olika datumen på eventen Fler sökflikar i eventlistan Skapa genvägar/sökflikar i eventlistan till de event som du för tillfället säljer mycket till. Klicka på och sök därefter upp det event du önskar Eventet lägger sig som en ny flik ovanför eventlistan. Dessa kan du sedan välja att skifta mellan För att ta bort en sökflik, klickar du på det röda krysset på den flik du vill ta bort. För att ta bort alla sökflikar klickar du på. När du klickar på rensa alla resultat, försvinner även de inställningar som du eventuellt har sparat med hjälp av
Sök på arenan istället för event Istället för att söka på event i eventlistan kan du även söka på arenan. Ute i vänstra kanten av fönstret för eventlistan, väljer du istället för event, Arena. Eventlistan ändrar nu utseende något. Sedan anger du ett sökord, t ex Operan Ett bra sätt att gå vidare är sedan att dubbelklicka på den arena du vill söka event på, då öppnas en ny flik där du kan söka event på den arena du dubbelklickade på. Om du nu gör en blanksökning (klicka utan att ange något sökord) får du upp alla event som för närvarande ligger på den valda arenan Lämna tomt för att göra en blanksökning
Sök på t ex endast inställda event I eventlistan kan du välja att söka på t ex endast inställda evenemang. Detta gör du genom att välja eventtyp Inställt/Framflyttat (se orange inramning nedan), här kan du sedan ange ett nyckelord för t ex arenan du söker inställda event på eller lämna fältet nyckelord tomt för att söka på alla inställda eller framflyttade event. De event som är inställda ser ut enligt bilden nedan, d v s de har ett rött kryss längs ut till vänster och har som tillgänglighet Avbokad. Sök på event på lördagar endast I eventlistan kan du också välja att söka på endast event på en viss veckodag, inställningen gör du i fältet för Eventdatum/dag och den här funktionen kan du kombinera med övriga sökmöjligheter på t ex fliken Tid, plats och parametrar där du kan söka på event inom en viss genre eller event inom en viss region. För att välja veckodag för sökningen så bockar du helt enkelt ur de dagar du inte vill inkludera i sökningen, i exemplet nedan har vi valt att söka på event på lördagar.
Sök bästa plats Denna funktion är användbar främst vid sökning av platser till event som spelas under en säsong eller som har mer än ett speldatum Öppna eventlistan och sök upp det event som du önskar bästa platser till. Klicka på Välj antal platser För att starta sökning av platser, klicka Datorn plockar automatiskt ut de bästa platser som finns till varje event och visar dessa i bokningsraden För att i detta läge se platser, klicka. Den grafiska arenalayouten visas och där ser du var platserna finns Om du vill ta bort sökningen eller göra om den, klicka på För att ta de markerade platserna klicka på
Se vilken plats som har vilken pristyp/rabatt Sök upp bokningen Välj sedan För att se vilken plats som t ex har ungdomspris så klickar du på en plats i taget och håller vänster musknapp intryckt tills en blå ruta (se exempel nedan) dyker upp och talar om vilken pristyp som den specifika platsen har Utlandsbokningar Den allmänna hållningen är att vi inte registrerar utlandsprefix i system utan det vanliga numret och sedan anger du i landsfältet vilket land det gäller. Om du inte kommer vidare med telefonnumret väljer du Sverige, skriver 0 (nolla) i adressfältet samt 00000 (fem nollor) i fältet för postnummer Den fullständiga adressen skriver du sedan in i meddelandefältet
Ta många platser utan att gå in på arenalayouten Om det t ex ringer en kund som vill boka till ett sällskap på 20 personer. Det finns inte möjlighet att placera alla tillsamman, men de kan tänka sig att sitta utspridda men minst två och två tillsammans. Då kan du göra enligt följande Sök upp evenemanget Där du fyller i antal biljetter skriver du 20/2 (tvåan betyder hur många de minst kan tänkta sig att sitta tillsammans, kan de tänka sig att sitta en och en så skriver du 20/1 och kan de minst tänka sig att sitta 3 tillsammans skriver du 20/3) Klicka på ta platser Du kan nu gå in på arenalayouten för att se vilka platser som valdes