Anvisningar för redovisning av verksamhets- och organisationsbidrag för 2015

Anvisningar för redovisning av verksamhets- och organisationsbidrag för 2015

Bakgrund Ideella organisationer på riksnivå kan enligt regeringens förordning (SFS 2006:93) söka bidrag från Folkhälsomyndigheten, för förebyggande arbete mot hiv och andra sexuellt överförda infektioner, STI. Organisationsbidrag Organisationsbidrag är ett basstöd till ideella organisationer där den huvudsakliga verksamheten är att förebygga eller minska konsekvenserna av hiv, aids eller andra sexuellt överförda infektioner och blodsjukdomar. Stödet syftar till att göra det möjligt för organisationen att existera. Verksamhetsbidrag Verksamhetsbidrag kan beviljas till ideella organisationer vilka har som sitt mål, eller som ett av sina delmål, att förebygga eller minska konsekvenserna av hiv och STI. Organisationen kan ha andra verksamheter och mål som inte är knutna till det förebyggande arbetet. Verksamhetsstödet ska komplettera och förstärka den offentliga sektorns arbete. Bedömning av redovisningar Redovisning av verksamhets- och organisationsbidrag för år 2015 ska göras senast den 1 mars 2016. Folkhälsomyndigheten kommer att granska redovisningarna utifrån att de uppfyller kraven enligt förordningen uppfyller krav på redovisning enligt det enskilda beslutet om tilldelning som kan innehålla specifika anvisningar om uppföljning och andra villkor. Organisationens revisor och, om det bidraget uppgått till minst fem prisbasbelopp (222 500 kr för år 2015), en auktoriserad eller godkänd revisor, ska intyga att redovisningen är tillförlitlig och räkenskaperna rättvisande samt att tillämpliga föreskrifter och villkor m.m. har följts. Organisationsbidrag Redovisning sker på särskilt blankett, Redovisning av organisationsbidrag. Mottagande organisation ska skicka in ekonomisk redovisning av de utbetalade medlen och en redogörelse för vad medlen har använts till. Verksamhetsbidrag Redovisning sker på särskilt blankett, Redovisning av verksamhetsbidrag. Redovisningen ska göras utifrån beslut om tilldelning av medel samt planering i ansökan, alternativt reviderad plan med budget anpassad beslutet. Att fylla i blanketten Redovisning av verksamhetsbidrag I redovisningsblanketten ska ni sammanfatta det som genomförts under år 2015 med stöd av statsbidraget. Det är därför nödvändigt att utgå från den ansökan som ni har beviljats bidrag för samt i förekommande fall den treårsplanen som organisationen arbetar efter. Nedan beskrivs vilken information som ni bör fylla i under respektive rubrik och frågeställningar som kan vara bra att fundera på. Grunduppgifter (1) Här fyller ni i uppgifter om organisationen som mottagit statsbidraget. Det är viktigt att kontaktuppgifterna är aktuella och går till personer som finns tillgängliga så att vi kan nå er vid eventuella frågor. Målgrupp(er) (2) preventionsgrupp/annan direkt målgrupp Preventionsgrupper är de grupper som av regeringen prioriteras när det gäller preventiva insatser. Det är dessa grupper som ska dra nytta av insatserna i slutändan. Ofta är preventionsgruppen också direkt målgrupp för insatser men inte alltid. Ibland riktas aktiviteter till beslutsfattare eller till personalgrupper (exempelvis utbildnings- eller fortbildningsinsatser) som i sin tur når preventionsgruppen. Ange och specificera i så fall vilken som är den direkta målgruppen, exempelvis lärare eller vårdpersonal.

Genomförda insatser för respektive delmål (3) Delmål Delmål beskriver vad organisationen vill uppnå under den aktuella treårsperioden. Dessa ska tillsammans bidra till att nå verksamhetens övergripande målsättning. Delmålen beskriver tillstånd hur det ska vara när ni lyckats med arbetet. I blanketten ska ni redovisa samma delmål som ni beskrev i ansökan och som ni har beviljats statsbidrag för att arbeta med. Genomförda aktiviteter Aktiviteter anger vad som behöver göras för att nå delmålet. Flera aktiviteter kan krävas för att uppnå ett mål. I rutan på blanketten ska ni endast redovisa de aktiviteter som genomförts. I många fall planeras mer aktiviteter än tid och resurser räcker till för. När ni fick beslut om tilldelning av statsbidrag ombads ni göra en prioritering/revidering av vilka insatser som skulle genomföras under året. Utifrån detta kunde ni göra en aktivitetsplanering. Utgå i sådana fall från de reviderade planerna när ni redovisar. Uppföljning enligt indikatorer För att se om verksamheten når sina mål har ni i ansökan angivit mätpunkter utifrån vilka ni kan följa verksamhetens utveckling och resultat. De kallas ofta indikatorer. Ni uppmanades att göra en första mätning eller beskrivning av situationen innan ni påbörjade arbetet för att kunna jämföra och följa utvecklingen. På blanketten ska ni redovisa resultaten av den uppföljning som gjorts under år 2015 utifrån de indikatorer som ni angav i ansökan. Ange också vilka verifikationskällor som ni använt, det vill säga var och hur/var ni samlat in de data eller den information som eftersöks. Uppnådda resultat När ni ser tillbaka på planerna, är ni då nöjda med resultaten? Sätt endast ett kryss i en av rutorna Ja, Delvis eller Nej för varje genomförd aktivitet. Bedömning Under denna rubrik ger ni er bedömning av den genomförda verksamheten och de uppnådda resultaten. Blev det bättre eller sämre än förväntat? Har de genomförda aktiviteterna lett till att delmålet uppfyllts? Vilka slutsatser har ni dragit av erfarenheterna? Beskriv också förändringar som oförutsett uppstått alternativt aktivt beslutats om. Här beskriver ni till exempel aktiviteter som inte kunde genomföras, delmål som inte kunnat uppnås och omprioriteringar som gjorts i budget. Tänk på att utgå från den planering, prioritering och budget som gjordes efter beslut om tilldelning av medel. Ni ska alltså inte redovisa sådant som ingick i ansökan om medel men prioriterades bort i den reviderade plan och budget som ni skickade in till myndigheten. Observera att bedömningen är obligatorisk och ska innehålla en analys samt fyllas i för varje delmål. Utvärdering (4) Har ni genomfört utvärderingar av organisationen eller verksamheten under året? Ange i så fall vilka som har utfört utvärderingen, och om den varit internt eller externt utfört. Beskriv de viktigaste resultaten och rekommendationerna som framkom i utvärderingen, och vilka slutsatser har ni dragit för framtiden. Kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling (5) Redogör för om några instrument (exempelvis Att lyckas med hivprevention) för kvalitetssäkring eller kvalitetsutveckling har använts av verksamheten eller inom ramen för projektet/projekten. Beskriv även kort erfarenheterna av att implementera instrumenten i verksamheten eller projektet/projekten. Samverkan (6) I samverkan är samtliga inblandade parter aktiva aktörer som genomför samma eller kompletterande insatser för att nå ett visst mål. Här redovisar ni de samverkanspartners som er organisation haft under året. Beskriv gärna om det finns kontrakt eller avtal mellan aktörerna. Redovisa bara samverkan där ni aktivt har bidragit med egen verksamhet, inte enbart deltagande vid andras möten eller remissvar och liknande. Om ni inte har samverkat med andra under året, berätta varför.

Ytterligare information (7) Här kan ni redogöra för ytterligare förhållanden av betydelse för bidraget och verksamheten under året. Det kan till exempel vara information om oförutsedda organisationsförändringar, förseningar i förhållande till planerna eller att ni har oanvända bidragsmedel kvar vid årsskiftet. Beskriv kort skäl och konsekvenser. Ekonomisk redovisning av verksamhetsbidrag (8) Mottagaren av ekonomiskt stöd i form av verksamhetsbidrag ska särredovisa de aktiviteter som avses och redogöra för hur beviljade medel har förbrukats under den period som rapporten avser. Folkhälsomyndigheten har rätt att begära in utdrag från ekonomisystem och kopior som styrker kostnaderna. Återbetalningsskyldighet: Grund för återbetalning föreligger om mottagaren av det ekonomiska stödet inte hinner använda medlen inom förutsatt tid, om medlen för annat än avsett ändamål, om mottagaren försummar sin redovisning- och rapporteringsskyldighet eller om mottagaren lämnat oriktiga uppgifter. Folkhälsomyndigheten skickar ut anvisningar till bidragstagaren om hur och när eventuellt kvarvarande medel ska betalas tillbaka. INTÄKTER EKONOMISKT BIDRAG FRÅN FOLKHÄLSOMYNDIGHETEN Fyll i ekonomiskt bidrag som beviljats från Folkhälsomyndigheten för 2015 KOSTNADER Redovisa enbart kostnader för hiv- och STI-verksamheten 2015 vilka har finansierats av det beviljade verksamhetsbidraget från Folkhälsomyndigheten. Redovisa kostnaderna fördelat på varje delmål, på samma sätt som ni gjorde i budgeten i ansökan. PERSONAL Fyll i heltids- och deltidsanställningar (inklusive sociala avgifter) för personer som jobbar med hiv- och STIverksamhet och som finansierats med bidraget från Folkhälsomyndigheten. Beskriv kortfattat i en bilaga fördelningen över personalkostnader för 2015. Ange antal anställda och tjänstgöringsgrad, dvs. om de jobbar deltid eller heltid. (Vid ansökan om organisationsbidrag kan detta göras direkt i budgeten.) ADMINISTRATION Administrativa kostnader kan vara telefoni, porto, försäkringar, bankkostnader, redovisningstjänster. LOKAL Fyll i kostnader och omkostnader för lokalhyra. INVESTERINGAR Fyll i kostnader för avskrivningar för statsbidragsfinansierade investeringar. Kan vara större inköp så som datorer, möbler, kontorsvaror eller andra inventarier som behövs för verksamheten. RESOR Resekostnader kan vara till exempel kostnader med rimligaste resesätt för att delta på en hiv-konferens. AKTIVITETSKOSTNADER Fyll i sådana kostnader för de genomförda aktiviteterna som inte redan redovisats ovan, utifrån den budget ni specificerade i samband med er ansökan. ÖVRIGA KOSTNADER Fyll i om organisationen har haft övriga kostnader.

ÖVRIGA INTÄKTER EKONOMISKT STÖD FRÅN ANDRA Fyll i bidrag som organisationen får för hiv- och STI-verksamhet från andra myndigheter, kommuner, landsting, stiftelser, föreningar eller samarbetspartners och finansiärer. MEDLEMSAVGIFTER Fyll i summan för inbetalda medlemsavgifter för 2015. AKTIVITETSINTÄKTER Har organisationen fått intäkter genom aktiviteter, såsom inträden eller via insamlingar, ska dessa fyllas i här. LÖNEBIDRAG Har organisationen fått lönebidrag ska det fyllas i här. ÖVRIGA INTÄKTER Fyll i om organisationen har andra intäkter. Viktigt om bilagor (9) Bilagorna 1 3 är obligatoriska för redovisningen av verksamhetsbidrag över 222 500 kr. För verksamhetsbidrag under 222 500 kr räcker det att ni skickar in bilagorna 1 och 2. Bilaga 5 skickas in om organisationens firmatecknare är en eller flera andra än vid ansökningstidpunkten. Bilagorna 4 och 6 skickas endast in om ni har dokumenterat uppföljning/utvärdering och/eller tagit fram informationsmaterial under året. Kom ihåg att markera på blanketten i rutan för varje bilaga ni skickar in. 1 Verksamhetsberättelse 2015 Denna redogör för verksamhetens aktiviteter och resultat under föregående år. 2 Årsredovisning eller årsbokslut för 2015 Årsredovisningen omfattar organisationens räkenskaper och förvaltning för ett år. Årsredovisningen omfattar utöver bokslut även en förvaltningsberättelse och tilläggsupplysningar. Förvaltningsberättelsen ger en översikt av verksamhet. Det ska framgå om det hänt viktiga saker under året, förväntningar inför framtiden, risker och osäkerhetsfaktorer. Tilläggsupplysningar förtydligar och kompletterar informationen i balans- och resultaträkning. Upplysningarna lämnas oftast i notform, och kallas därför oftast för noter. Årsbokslutet Årsbokslutet är mindre omfattande och innehåller resultaträkning och balansräkning samt vissa noter. 3 Revisionsberättelse 2015 Vid verksamhetsbidrag över fem prisbasbelopp (222 500 kr) ska en revisor (godkänd/auktoriserad) lämna en revisionsberättelse. 4 Kopior av genomförda uppföljningar och utvärderingar av insatser som finansierats genom verksamhetsbidraget. Skicka endast in sådant som har gjorts under år 2015. 5 Handling som styrker vem som är organisationens firmatecknare om det förändrats sedan ansökan. Skicka in handling som intygar vem/vilka som är organisationens nya firmatecknare. 6 Informationsmaterial som ni tagit fram med finansiering av statsbidraget. Skicka endast in sådant som tagits fram under år 2015. 7 Analys av föregående treårsperiod 2013-2015 Bifoga en analys över genomförd hiv- och STI-preventiv verksamhet som finansierats med stöd av statsbidraget under 2013-2015 samt inkludera en sammanställning över framtagna och använda metoder.

8 Fördelning av personalkostnader 2015 Beskriv kortfattat i en bilaga fördelningen över personalkostnader för 2015. Ange antal anställda och tjänstgöringsgrad, dvs. om de jobbar deltid eller heltid. (Vid ansökan om organisationsbidrag kan detta göras direkt i budgeten.) 9 Annat av vikt för redovisningen Ni kan bifoga ytterligare material av vikt för att komplettera redovisningen. Underskrift av organisationens behöriga firmatecknare (10) Blanketten ska undertecknas av minst en av organisationens behöriga firmatecknare. Genom undertecknandet intygar organisationen att lämnade uppgifter inklusive bilagor i alla väsentliga delar är korrekt, att styrelsen har informerats om innehållet i denna redovisning samt att redovisningen skett enligt myndighetens instruktioner och riktlinjer. Om du har frågor kontakta: Lennie Lindberg, lennie.lindberg@folkhalsomyndigheten.se Anna-ChuChu Schindele, anna-chuchu.schindele@folkhalsomyndigheten.se