Anvisningar för ansökan om statsbidrag till vissa organisationer inom det sociala området

Transkript

1 Dnr 11521/2016 1(11) Anvisningar för ansökan om statsbidrag till vissa organisationer inom det sociala området m.m. Regeringen har gett Socialstyrelsen i uppdrag att fördela verksamhetsbidrag till organisationer som bedriver frivilligt arbete inom det sociala området m.m. Bidragsgivningen styrs av förordning (2011:1062) om statsbidrag till vissa organisationer inom det sociala området m.m. Vilka kan söka medlen och vad kan ni söka medel för? Ideella organisationer som bedriver frivilligt arbete inom förordningens tillämpningsområden kan ansöka om verksamhetsbidraget. Områdena är: alkohol och narkotika, utsatta barn och deras familjer, att motverka våld mot kvinnor, att ge stöd till efterlevande personer, och att främja en god hälsa i befolkningen, dock genom andra verksamheter än idrotts- och friluftsverksamheter. Ansökningsdatum samt bidragets storlek Ansökan om statsbidrag ska ha kommit in till Socialstyrelsen senast den 20 september året före bidragsåret. Socialstyrelsen anger från och med 2016 i föreskrift uppgift om sista ansökningsdatum. En ansökan som är inkommen efter det satta datumet kommer Socialstyrelsen att avvisa som sent inkommen. Ansökan kommer i dessa fall inte att handläggas. Information om utlysningen anges på Socialstyrelsens webbplats för det aktuella statsbidraget. Statsbidraget betalas ut under förutsättning att riksdagen ställer medel till förfogande. Storleken på statsbidraget fastställs efter regeringsbeslut. När kan ni använda medlen? Socialstyrelsen strävar efter att samtliga sökanden ska få ett skriftligt beslut vid årsskiftet, vid bifall betalas medel ut i samband med detta. Medlen kan användas till och med den 31 december det aktuella bidragsåret. Villkor för statsbidraget Förutsättningar för statsbidraget framgår av förordning (2011:1062) om statsbidrag till vissa organisationer inom det sociala området m.m. Samtliga villkor för statsbidraget måste vara uppfyllda för att organisationen ska kunna beviljas bidrag. SOCIALSTYRELSEN Stockholm Telefon Fax socialstyrelsen@socialstyrelsen.se

2 SOCIALSTYRELSEN Dnr 11521/2016 2(11) Förutom de förutsättningar som sökanden måste uppfylla enligt förordningen behandlas en ansökan i konkurrens med de övriga ansökningar som inkommit under ansökningsomgången. Enligt 12 förordningen får Socialstyrelsen prioritera mellan inkomna ansökningar och ge företräde till de ansökningar som bedöms ha bäst förutsättningar att uppfylla det syfte som anges i 2 och enligt övriga förutsättningar för statsbidrag enligt denna förordning. 1. Hur ni fyller i ansökan För att underlätta ansökan har Socialstyrelsen tagit fram en blankett för de uppgifter som efterfrågas. Om ni inte använder blanketten ska ni lämna de efterfrågade uppgifterna på ett sätt som motsvarar blankettens upplägg. Ni ska lämna alla uppgifter som blanketten omfattar om instruktionerna inte säger något annat. Formulera uppgifterna så kortfattat och konkret som möjligt. Skrivutrymmet är begränsat. Skriv så att läsaren kan förstå de behov eller problem som verksamheten är riktad mot. Läsaren ska också kunna förstå innehåll i och samband mellan planerade mål, aktiviteter och förväntade resultat. 1a. Kontaktuppgifter Ange vem som är kontaktperson för ansökan. Socialstyrelsen kommer i första hand att vända sig till kontaktpersonen med frågor eller information. Ange även vilken befattning vederbörande har inom organisationen samt övriga kontaktuppgifter. 1b. Konto som statsbidraget ska utbetalas till Uppge det plusgiro- eller bankgirokonto som verksamhetsbidraget ska betalas ut till. 1c. Sammanfattande beskrivning av ansökan Ansökan ska sammanfattas i grova drag genom att bl.a. ange mål, aktiviteter, tidplan mm. 1d. Typ av organisation, beslutsgång, utbredning m.m. Uppgifterna nedan ger underlag för att bedöma organisationens form och omfattning. Organisationens medlemmar består av Ange vilken typ av medlemmar organisationen har, till exempel enskilda individer, andra organisationer, lokalföreningar eller särskilda målgrupper. Organisationens frivilliga arbete utförs av Sätt ett eller flera kryss för de grupper som utför frivilligt arbete (utan ersättning) i organisationen. Om det finns andra grupper som arbetar frivilligt än de som nämns i blanketten så kan ni skriva dem nedanför rutorna.

3 SOCIALSTYRELSEN Dnr 11521/2016 3(11) Organisationens verksamhetsstyrande beslut fattas av Sätt kryss för den eller de som fattar verksamhetsstyrande beslut. Om inte något av alternativen passar eller om det utöver de angivna alternativen även finns andra som fattar verksamhetsstyrande beslut så kan ni ange dem nedanför rutorna, vid Andra. Uppgifterna ger underlag för att bedöma om organisationen är demokratiskt organiserad. I organisationens stadgar framgår vilka inom organisationen som har befogenhet att fatta verksamhetsstyrande beslut. Organisationen respekterar demokratins idéer, inklusive jämställdhet och förbud mot diskriminering Kryssa för rutan för Ja eller Nej. Organisationen har bedrivit verksamhet inom ett eller flera av områdena alkohol och narkotika, utsatta barn och deras familjer, att motverka våld mot kvinnor, att ge stöd till efterlevande personer och att främja en god hälsa i befolkningen, sedan Ange månad och år för när verksamheten började bedrivas inom ett eller flera av de angivna områdena. Uppgifterna ger underlag för att bedöma om organisationen har bedrivit verksamhet inom de områden som verksamhetsbidraget avser under minst två år. Organisationen har regional eller lokal verksamhet i följande län Ange vilket eller vilka län organisationen är verksam inom. Uppgifterna ger underlag för att bedöma om organisationen är en riksorganisation. Riksorganisation och riksintresse enligt 3 punkt 3 förordningen. En ideell organisation som är en För att kunna definieras som en riksorganisation rikstäckande organisation vars måste en riksomfattande fysisk verksamhet tydligt verksamhet riktar sig till utövare på framgå samt att fokus i verksamheten ligger på regional eller lokal nivå organisationens regionala eller lokala aktörer. eller är en organisation som bedriver verksamhet av riksintresse, Med ett riksintresse avses enligt förordningen att organisationen bedriver en verksamhet som är av allmänt intresse för hela samhället och inte endast lokalt. Det kan till exempel handla om en verksamhet som är riktad till en särskild målgrupp. Vad som är verksamhet av riksintresse bedöms vid varje ansökningstillfälle av Socialstyrelsen utifrån rådande situation i samhället. Organisationen ansöker om/mottar även annat statsbidrag för bidragsåret än statsbidraget till frivilliga organisationer inom det sociala området Sätt kryss för Ja eller Nej. Om organisationen svarat Ja redogör för vilken verksamhet det andra statsbidraget finansierar. OBS! Enligt förordningen får bidrag inte lämnas till en organisation som fått annat statsbidrag för samma verksamhet.

4 SOCIALSTYRELSEN Dnr 11521/2016 4(11) 2. Uppgifter om verksamheten i förhållande till syfte och mål för statsbidraget Uppgifterna under 2a c. ger information om vilken verksamhet organisationen bedriver och inom vilka områden. Uppgifterna fungerar som underlag för att bedöma om verksamheten i ansökan är sådan som statsbidraget avser. 2a. Ansökan omfattar verksamhet inom områdena Ange i hur stor utsträckning, i skala 1 5, ansökan omfattar verksamhet inom varje område. Sätt kryss för ett alternativ i varje vågrät rad. Ni kan sätta kryss för samma siffra i flera av de fem raderna. 2b. Ansökan som i stor utsträckning omfattar verksamhet inom området att främja en god hälsa i befolkningen Endast de organisationer som i sin ansökan anger att verksamheten i stor utsträckning omfattar området att främja en god hälsa i befolkningen ska fylla i detta fält. Övriga ska lämna rutan tom. 2c. Ansökan omfattar följande verksamhet Ange i hur stor utsträckning, i skala 1 5, ansökan omfattar olika typer av verksamhet. Sätt kryss för ett alternativ i varje vågrät rad. Ni kan sätta kryss för samma siffra i flera av de olika raderna. 3. Plan för den verksamhet som omfattas av ansökan I förordningen anges krav på att organisationen i sin ansökan ska beskriva mål, aktiviteter och förväntade resultat av den statsbidragsfinansierade verksamheten. I bedömningen av ansökan lägger Socialstyrelsen stor vikt vid om det finns en god mål- och resultatstyrning beskriven. Socialstyrelsen har valt att utgå från metoden Logical Framework Approach (LFA) för arbetet med mål och resultatstyrning. Det bör finnas ett tydligt samband mellan övergripande mål, huvudmål och delmål som beskrivs i ansökan samt de behov eller problem dessa är riktade mot. Likaså bör det finnas ett samband mellan målgrupper, aktiviteter och förväntade resultat. Att det finns ett tydligt samband mellan dessa element är en förutsättning för att organisationen vid återrapporteringen ska kunna bedöma om genomförda aktiviteter har lett till att målen och de tilltänkta resultaten har uppnåtts. De mål, målgrupper, aktiviteter och förväntade resultat som beskrivs i ansökan ska vara förankrade i de problem eller behov som verksamheten syftar till att åtgärda. Välformulerade mål och väl definierade målgrupper är viktiga för att organisationen ska kunna ha en målstyrning av sin verksamhet. De ger också underlag för att bedöma om den planerade verksamheten är sådan som statsbidraget avser att finansiera. Socialstyrelsen kommer inte att ha synpunkter på vilka mål organisationen väljer för sin verksamhet, förutsatt att de är formulerade enligt förordningens syfte.

5 SOCIALSTYRELSEN Dnr 11521/2016 5(11) Målen som sätts upp ska dock vara tydliga och möjliga att följa upp. T.ex. Ökad uppmärksamhet kring målgruppen X., Stor nöjdhet hos deltagare i genomförda utbildningar. Verksamhetsbeskrivningar som t.ex. opinionsbildning, sprida information, förebygga våld, telefonjour är inte att betraktas som mål i sig utan är aktiviteter som ska leda fram till förväntade resultat som är till fördel för berörd målgrupp. 3a. Problem eller behov som verksamheten syftar till att förändra Beskriv kort och konkret de behov, brister eller problem i samhället som verksamheten är riktad mot eller syftar till att åtgärda. Den information som organisationen lämnar ger underlag för att bedöma om verksamheten i ansökan utgår från ett dokumenterat problem eller behov som finns i samhället. 3b. Övergripande mål för verksamheten Beskriv organisationens övergripande mål. Organisationens övergripande mål anger organisationens inriktning. Med det menas den förändring i samhället som organisationen vill åstadkomma med sin verksamhet på lång sikt. Målet kan vara uttryckt i organisationens stadgar, vision, långsiktiga strategi eller annat styrdokument. Exempel på övergripande mål: Organisationen verkar för ett våldsfritt samhälle. (Observera att detta endast är ett exempel) 3c. Huvudmålet för verksamheten som ansökan avser Huvudmålet/huvudmålen för verksamheten som ansökan avser är den förändring som organisationen vill kunna uppnå för att lösa de problem som organisationen har identifierat. Huvudmålet/huvudmålen bidrar till att organisationens övergripande mål kan nås. Exempel på huvudmål: Vi ska kunna erbjuda lokalt stöd till alla drabbade av X som behöver det. (Observera att detta endast är ett exempel) 3d. Den främsta målgruppen för verksamheten som ansökan avser Ange den främsta målgrupp som organisationens verksamhet är riktad mot och ska stödja.

6 SOCIALSTYRELSEN Dnr 11521/2016 6(11) Exempel på främsta målgrupp: De personer som är eller har varit utsatta för X. (Observera att detta endast är ett exempel) 3e. Detaljerad plan för verksamheten under året Ange så tydliga och konkreta uppgifter under denna punkt som möjligt. Uppgifterna ska ge information om verksamheten och om vad ni tänker genomföra och åstadkomma under det år som ansökan avser, men också när i tiden och för vem som aktiviteterna genomförs. Huvudmål Ange ett huvudmål för varje tillämpningsområde om verksamheten omfattar flera områden. Om ni endast har ett huvudmål för verksamheten ska det anges som huvudmål 1. Delmål Delmålen är de förändringar som organisationen hoppas uppnå på kort sikt. Delmålen leder till att uppfylla huvudmålet som i sin tur bidrar till måluppfyllelse av organisationens övergripande mål. Ange ett eller flera delmål per huvudmål. Beskriv eventuella delmål som inte ryms i blanketten på ett eget ark. Ange i så fall detta som Annat dokument under avsnitt 8b. Exempel på delmål: Alla på vår ort ska känna till oss och veta hur de kan nå oss. (Observera att detta endast är ett exempel) Målgrupp/-er Ange en eller flera målgrupper för varje delmål. Delmålet och de planerade aktiviteterna ska vara direkt riktade mot målgrupperna. Exempel på målgrupp: Invånarna i ort Y. (Observera att detta endast är ett exempel) Aktivitet/-er Ange en eller flera konkreta aktiviteter som ni planerar att genomföra för att nå varje delmål. Det kan vara nödvändigt att genomföra flera olika aktiviteter för att nå ett delmål. Exempel på aktivitet: Sprida informationsmaterial på relevanta platser. (Observera att detta endast är ett exempel)

7 SOCIALSTYRELSEN Dnr 11521/2016 7(11) Förväntat resultat av varje aktivitet Ange ett eller flera konkreta resultat som ni förväntar er att aktiviteterna ska leda till. Resultaten ska vara en direkt följd av aktiviteterna som ni planerar att genomföra för att nå ett delmål. Exempel på förväntat resultat: X procent av dem som mottog informationsmaterialet har fått större kunskap om vår organisation. (Observera att detta endast är ett exempel) Det är viktigt att uppskatta vilka konkreta resultat som ni förväntar er av varje aktivitet. Resultatet som ni strävar efter behöver dels vara möjligt att följa upp och mäta, dels fungera som indikator vid uppföljning av det aktuella delmålet i verksamheten. Resultat som är kvantitativa och kan räknas brukar vara enklare att hantera i en uppföljning av aktiviteters konkreta resultat. Men förväntade kvalitativa resultat kan förstås också fungera om de är systematiskt beskrivna. Ytterst är de förväntade resultaten av varje aktivitet en indikator på om delmålet är uppfyllt eller inte. Detta förutsätter att mål och förväntat resultat är väl genomarbetade, välformulerade och sammanlänkade. 4. Uppföljning Hur kommer ni att mäta och dokumentera de uppnådda resultaten? Sätt ett eller flera kryss som visar hur ni ska följa upp, mäta och dokumentera de förväntade resultaten. Detta kan göras genom exempelvis register, enkäter, statistik, loggar, källor och referenser. 5. Förutsättningar för genomförandet Det är viktigt att organisationen analyserar olika faktorer som påverkar möjligheten att nå uppsatta mål. Skriv så att sambandet mellan förutsättningar, risker/hinder och åtgärder blir tydligt. Ta endast med det mest relevanta. 5a. Nödvändiga förutsättningar Ange kort de viktigaste förutsättningarna för att organisationen ska kunna genomföra verksamheten planenligt. Förutsättningarna kan vara knutna till ekonomiska, organisatoriska och mänskliga resurser, samarbetspartners eller andra förhållanden. Exempel på nödvändiga förutsättningar: Tillgång till kompetent personal och volontärer. (Observera att detta endast är ett exempel)

8 SOCIALSTYRELSEN Dnr 11521/2016 8(11) 5b. Risker och hinder Ange kort eventuella risker eller hinder som kan inverka på organisationens möjlighet att ha tillgång till nödvändiga förutsättningar för att utföra sin verksamhet enligt plan. Exempel på risk eller hinder: Vi lyckas inte rekrytera projektledare i tid. (Observera att detta endast är ett exempel) 5c. Åtgärder Ange kort vad organisationen kommer att vidta för åtgärder för att förebygga risker och övervinna hinder och på så sätt säkerställa att nödvändiga förutsättningar finns för att genomföra verksamhet enligt plan. Exempel på åtgärd som kan vidtas: Tidig utannonsering av tjänsten på vår webbplats. (Observera att detta endast är ett exempel) 6. Eventuell ytterligare information om den verksamhet som ansökan avser Här har ni möjlighet att tillföra ytterligare information om den verksamhet som organisationen vill genomföra. Det kan t.ex. handla om kompletterande information eller andra upplysningar som ni anser kan vara relevanta för Socialstyrelsen att ta del av i samband med bedömningen av ansökan. 7. Ekonomi 7a. b. Beräknad kostnadsplan och annan finansiering avseende användningen av statsbidraget från Socialstyrelsen Den budgetmall som finns i ansökningsblanketten gäller för samtliga inkomster och kostnader för verksamheten på en aggregerad nivå uppdelad på huvudmål. Budgeten ska avse verksamhet för det budgetår som ansökan gäller. Budgeten ska ge information om organisationens ekonomi och ekonomistyrning som Socialstyrelsen kan använda för att bedöma om organisationen har tillräckliga resurser och realistiska planer för den planerade verksamheten som ansökan omfattar. Beskrivning av kostnadsposter i ansökan: Lönekostnader: Sammanlagda personalkostnader, d.v.s. fast och tillfällig personal samt arvoden och övriga ersättningar. Inkl. sociala avg. Lokalhyra: Lokaler som används för ändamålet, fasta och tillfälliga t.ex. kontor, möteslokaler. Resor, kost och logi: Endast resekostnader d.v.s. kostnader för olika färdsätt. Kost och logi vid resor t.ex. studiebesök, planeringar m.m.

9 SOCIALSTYRELSEN Dnr 11521/2016 9(11) Köpta tjänster, material, hyrd utrustning: Material och förbrukningsvaror, tillfällig lokalhyra t.ex. vid externa workshops, konferenser m.m. samt kostnad för hyrd utrustning. I detta fall ingår även ev. kursavgifter. Annonsering och marknadsföring: Annonser och övrig marknadsföring. OBS! Ej lönekostnader. Revisorskostnad: Kostnader för revisorns arbete med granskningen av redovisningen tas med i beräkningen. Administrativa kostnader: kontorsmaterial, telefon, porto etc. Utrustning: Inköp av utrustning Trycksaker: Framtagande av trycksaker, filmer m.m. Övriga kostnader: Här ska anges vilka dessa kostnader är. OBS! Den beräknade kostnadsplanen avser endast användningen av sökt statsbidrag från Socialstyrelsen. 7c. Sökt belopp från Socialstyrelsen specificerat per huvudmål En budget av de totala inkomsterna och kostnaderna (enligt budgetmallen) för samtliga delmål aggregerat under respektive huvudmål ger underlag för Socialstyrelsen att bedöma hur organisationen har tänkt använda de ansökta medlen totalt sett. Det skapar förutsättningar för att göra ekonomiska jämförelser mellan olika organisationer samt förtydligar hur stora kostnader för administration organisationen avser att använda statsbidraget till totalt sett (4 andra stycket förordningen). 8. Bilagor 8a. c. Obligatoriska dokument Lämna in följande dokument tillsammans med ansökan (8a.): organisationens gällande stadgar handlingar som visar vem eller vilka som har rätt att företräda organisationen underskrivet årsmötesprotokoll för närmast föregående räkenskapsår fastställd verksamhets- och förvaltningsberättelse för närmast föregående räkenskapsår fastställd balans- och resultaträkning för närmast föregående räkenskapsår fastställd revisionsberättelse för närmast föregående räkenskapsår fastställd plan för en period om två år eller mer, där tilltänkt bidragsår ingår. Den ska beskriva vilka aktiviteter som organisationen planerar att genomföra och vilken uppföljning av verksamheten som planeras daterat skuldfrihetsintyg som är max två månader gammalt och som har utfärdats av Kronofogdemyndigheten

10 SOCIALSTYRELSEN Dnr 11521/ (11) Ni kan också bifoga egna dokument som beskriver ansökan ytterligare. Ange det som Annat dokument som ni vill bifoga ansökan. Sätt kryss under Bifogat eller ange det datum då ni kommer att lämna in dokumentet (8b.). Utrymme finns även för övrig information som man vill framföra om ansökan (8c.). Observera att organisationens behöriga företrädare behöver underteckna de av organisationen fastställda dokumenten. Företrädarna är oftast ordförande eller annan central person i styrelsen. 9. Underskrift och övrig information Försäkran och underskrift Ansökan ska vara egenhändigt undertecknad av behörig företrädare för den organisation som ansöker om statsbidrag. Ange personens befattning inom organisationen. I ansökan ska det intygas att de uppgifter som lämnas där är riktiga. Ansökan om statsbidrag ska ha kommit in till Socialstyrelsen senast den 20 september året innan det år som ansökan avser. Skicka den underskrivna ansökan med bifogade bilagor, allt i pappersformat, per post till: Socialstyrelsen, Statsbidrag, Stockholm. Vid bifall och ändringar under året Om en organisation beviljats ett lägre belopp än det sökta kommer Socialstyrelsen att begära in en reviderad plan och budget som är anpassad till beviljade medel. Under bidragsåret kan organisationen också komma att behöva revidera sin plan (se avsnitt 3) och budget (se avsnitt 7) om till exempel behoven eller förutsättningarna har ändrats. Om huvudlinjerna i de ursprungliga planerna är desamma behöver Socialstyrelsen inte göra en ny bedömning efter revideringen. Större förändringar måste dock meddelas till Socialstyrelsen och Socialstyrelsen ska alltid kontaktas om en betydande omdisponering av medel är tänkt att äga rum. Återrapportering och redovisning av statsbidraget En organisation som har tagit emot bidrag ska senast den 30 april året efter det som bidraget avsåg lämna en redovisning till Socialstyrelsen om hur statsbidraget har använts. Redovisningen består av en återrapport där verksamhet, resultat och ekonomi beskrivs. Återrapporteringen ska göras på en blankett som motsvarar ansökningsblanketten. Blanketten för återrapporteringen publiceras årligen på statsbidragets webbplats. Återrapporten ska innehålla en redogörelse för de resultat som verksamheten har lett till och hur de förhåller sig till de mål som bidraget har beviljats för. Det är därför viktigt att en organisation som fått statsbidrag löpande dokumenterar sitt arbete och de resultat som genomförda aktiviteter lett till. Mål och resultat är också en viktig del av organisationens återrapportering till Socialstyrelsen och är underlag till myndighetens årliga redovisning till regeringen. Enligt förordningen ska Socialstyrelsens årliga redovisning lämnas till regeringen senast den 30

11 SOCIALSTYRELSEN Dnr 11521/ (11) september. Den årliga redovisningen publiceras också på Socialstyrelsens webbplats. En revisor ska granska organisationens redovisning (återrapport) av hur statsbidraget använts, 14 förordning (2011:1062) om statsbidrag till vissa organisationer inom det sociala området m.m. Det räcker alltså inte att endast lämna in organisationens revisionsberättelse. Revisorns rapport över granskningen ska bifogas redovisningen. Om det statsbidrag som har tagits emot uppgått till minst fem prisbasbelopp enligt 2 kap. 6 och 7 socialförsäkringsbalken, ska granskningen göras av en auktoriserad eller godkänd revisor. Kvaliteten och innehållet i genomförd återrapportering kan komma att inverka på Socialstyrelsens bedömning av en eventuell framtida ansökan. Det är därför viktigt att fylla i alla delar av återrapporteringsblanketten och inte ersätta detta med att enbart referera och hänvisa till annan dokumentation. Det är alltså viktigt att vara konkret och koncis när genomförd verksamhet, i termer av mål, aktiviteter och faktiska resultat, beskrivs i återrapporteringsblanketten. Viktigt är också att framhålla kvantifierbara uppgifter när den kvalitativa verksamheten beskrivs, till exempel antal deltagare, antal seminarier. Endast relevant information som rör statsbidraget ska finnas med i återrapporten. En organisation är skyldig att återbetala tilldelat statsbidrag som helt eller delvis inte utnyttjas under bidragsåret samt om statsbidraget inte har använts enligt förordningens villkor. Det sker genom att Socialstyrelsen skickar en faktura till organisationen. Samtliga villkor för redovisningen framgår av 14 förordningen och det är viktigt att läsa igenom förordningen noggrant.