1 (5) HANDLÄGGARE TEL DIREKT DATUM Diarienummer Tomas Öberg 08-731 30 55 2016-10-11 OSN/2016:168 Joséphine Orling 08-731 31 75 Verksamhetsuppföljning av avtal utifrån Socialtjänstlagen (SoL) och Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) Ektorpsgården vård- och omsorgsboende Den redovisade uppföljningen är en del av Lidingö stads samlade uppföljning och ger inte en fullständig bild av verksamhetens kvalitet. Andra uppföljningsmetoder är bland annat brukarundersökningar, individuell brukaruppföljning samt den information om patientsäkerhetsarbetet som framgår i tillgängliga vårdgivares patientsäkerhetsberättelse. Förvaltningens synpunkter och bedömning- (SoL) Ektorpsgårdens vård- och omsorgsboende är fördelat på två våningsplan med fyra avdelningar. Två avdelningar har demensinriktning och två har omvårdnadsinriktning. Totalt rymmer boendet 35 lägenheter med i dagsläget 32 personer som kommer från Lidingö stad. Verksamheten har en person anställd med delat uppdrag som bemanningsansvarig och aktivitetsledare. Aktiviteterna anordnas även med/av rehabiliteringspersonal och medarbetare från avdelningarna. Verksamhetsansvarig berättar att måltiderna tillagas och distribueras kalla till Ektorpsgården genom Fazer. I mindre omfattning tillreds vissa måltider i verksamheten. Däremot värms all mat i verksamheten. Verksamheten har ett ledningssystem för kvalitet med uppföljning av avvikelser/klagomål. Till ledningssystemet finns rutiner beskrivna om hur arbetet ska utföras av berörda personer. Verksamhetsansvarig beskriver hur verksamheten arbetar genom mötesforum och kvalitetsråd för att hålla rutiner i ledningssystemets delar levande bland medarbetarna. Verksamhetsansvarig beskriver att hon kontrollerar och följer upp inkomna klagomål/avvikelser. Verksamheten har under året tagit emot ett mindre antal klagomål/synpunkter. För de klagomål och synpunkter som varit av negativ karaktär har förbättringsområden diskuteras i mötesforum för hantering och åtgärd. Verksamhetsansvarig berättar att de flesta synpunkter som lämnas in varit av positiv karaktär. POSTADRESS Lidingö stad Omsorgs- och socialförvaltningen 181 82 Lidingö BESÖKSADRESS Stockholmsvägen 50 TELEFON 08-731 46 00 vx E-POST omsorg.social@lidingo.se INTERNET www.lidingo.se
Verksamheten bedöms ha en låg frånvaro bland personalen och för att säkerställa kontinuiteten av medarbetarna för de boende arbetar leverantören med kontaktmannaskap. Verksamheten har under året haft en högre procentandel av sin personal som avslutat sin anställning på Ektorpsgården. Verksamhetsansvarig berättar att en av anledningarna är att flera av medarbetarna arbetat många år i verksamheten och nu valt att studera eller prova andra arbetsplatser. Verksamheten har bemanning dygnet runt. Verksamheten har ett digitalt system för löpande social journalföring. Den granskade journalen visade bland annat att det fanns en löpande journalföring som saknade värdeord och upprättad i kronologisk ordning. 2 (5) Den samlade bedömningen av uppföljningen är att Ektorpsgården vård- och omsorgsboende bedriver en verksamhet med ett kund- och anhörigperspektiv i centrum. Åtgärder och förbättringar Brister som uppmärksammats i uppföljningen Inga. Förbättringsbehov som uppmärksammats i uppföljningen Leverantören har ett ledningssystem för kvalitet. Däremot bedöms ledningssystemet vara svåröverskådligt eftersom det återfinns i pappersform och i ostrukturerad ordning. Ett förbättringsområde för leverantören är att överväga möjligheterna till ett digitalt system. Vid granskningen av genomförandeplanen saknades personen bakom planen. Planen uppfattas därför mera som ett arbetsblad för personalen. Leverantören bör därför överväga att i seminarieform diskutera varför och för vem en genomförandeplan ska upprättas. Vid granskningen av den sociala journalföringen saknades på flera ställen uppföljning av rapporterade händelser. Det medför att följdsamheten i journalföringen blir svårtolkad. Det står inte klart på vilket sätt alla boende och anhöriga i strukturerad form bjuds in och ges möjligheten att diskutera verksamhetens utformning och kvalitet. Verksamhetsansvarig berättar att hon på en avdelning har inrättat ett så kallat boenderåd, men att det inte finns etablerat inom hela verksamheten. Likaså berättar verksamhetsansvarig att hon tidigare försökt få till stånd ett anhörigråd, men utan intresse.
Förvaltningen skulle se positivit på om verksamheten arbetar mer för att de boende i strukturerad form erbjuds att medverka i boenderåd, där kost och aktivitetsutbud gemensamt diskuteras och utformas. Genomförda åtgärder/förbättringar kommer att följas upp vid nästa avtalsuppföljning. Övriga synpunkter Inga. 3 (5) Förvaltningens synpunkter och bedömning- (HSL) Vårdgivaren bedriver vård- och omsorgsboenden i liten skala och har i dagsläget endast en enhet, Ektorpsgården. Ytterligare en enhet i Vällingby är under uppstart. Det finns en tydlig organisation och ansvar för den hälso- och sjukvård som bedrivs. Ledningen har lång erfarenhet av äldreomsorg. Vårdgivaren och därmed Ektorpsgården har ett ledningssystem som innehåller de styrdokument som krävs för att säkerställa den hälso- och sjukvård som bedrivs inom ansvarsområdet. Småskaligheten medför att flertalet av styrdokumenten i delar är samma de lokala rutinerna. Samtliga dokument finns endast i pappersform i avsedda pärmar. Det är många dokument och upplägget bedöms av uppföljaren som svåröverskådligt. Inför uppföljningsbesöket tillhandahöll uppföljaren dokument som beskriver omfattningen av verksamhetens egenkontroll. Med undantag av Ektorpsgården medicinskt ansvariga sjuksköterska är verksamhetschef samt legitimerad personal är relativt nytillträdda i sina nuvarande funktioner. Den granskade patientjournalen följer inte fullt ut de krav som framgår i vårdgivarens styrdokument. Leg. sjuksköterska finns stationerad vardagar kl. 08:00-16:30. Sjuksköterskeinsatser därutöver tillhandahållers enligt avtal av sjuksköterska i beredskap. Leg. arbetsterapeut tjänstgör 20 timmar i veckan Leg. sjukgymnast/fysioterapeut tjänstgör 20 timmar i veckan Leg. dietist finns inte att konsulteras. Vardagsbehovet sköts av ansvarig sjuksköterska. Enligt uppgift kan dietist konsulteras via remiss av ansvarig läkare hos landstinget. Uppföljaren ställer sig tveksamhet till denna möjlighet. Detta eftersom dietistinsatser inte kan tillhandahållas i vård- och omsorgsboenden från primärvården enligt deras uppdrag från landstinget. Verksamhetsansvariga känner inte till den överenskommelse som finns mellan kommun och landsting avseende dietistinsatser som Lidingö stads omsorgs- och socialnämnd tecknat hösten 2015.
4 (5) Åtgärder och förbättringar Brister som uppmärksammats i uppföljningen Utsedd verksamhetschef HSL 29 måste anmälas till Inspektionen för vård och omsorgs vårdgivarregister. Förbättringsbehov som uppmärksammats i uppföljningen Om möjligt förenkla strukturen och upplägg av styrdokumenten och lokala rutiner. Tillse att gällande rutiner är uppdaterade och i överensstämmelse med strukturen och arbetsmetoder. Information om hur åtkomst till aktuell patientsäkerhetsberättelse är, bör finnas på vårdgivarens hemsida. Omvårdnadsdokumentationen enligt Patientdatalagen kan utvecklas. Tydliga riskbedömningar, mål, åtgärder och uppföljningar måste vara uppdaterade, beskrivna och spårbara. Om möjligt tydliggöra i vårdplaner vem som ansvarar för att fullgöra viss vårdåtgärd. Rutinen för förskrivningsprocessen av inkontinenshjälpmedel bör beskrivas. Lidingö stads rutin och kostnadsansvar för medicinsk fotvård behöver följas för att säkerställa att berättigade lidingöbor får det. Endast de på de vård- och omsorgsboenden som är belägna på Lidingö tillfrågades om huruvida verksamhetsansvariga hade kännedom om upprättade regionala överenskommelser. Avgränsningen gjordes eftersom det på dessa enheter bor många lidingöbor. De regionala överenskommelser mellan Kommunförbundet Stockholms län och Stockholms läns landsting som Lidingö stad ingått i och som enligt avtalet även ska gälla privata utförare är inte kända för verksamhetsansvariga. Lidingö stad behöver säkerställa att även de privata utförarna får information om vilka överenskommelser som gäller och som därmed även berör dem. Genomförda åtgärder/förbättringar kommer att följas upp vid nästa avtalsuppföljning. Övriga synpunkter Huruvida sjukskötersketillgängligheten är i omfattning av avtalskrav och verksamhetens behov. En förnyad uppföljning bedömer uppföljaren kan ha ett värde, att det görs under våren 2017, eftersom det bor många Lidingöbor i verksamheten. Detta innan nästkommande avtalsuppföljning, för att följa upp hur patientsäkerhetsarbetet fortgår.
5 (5) Verksamhet Vårdgivare Ektorpsgården Metod Platsbesök i verksamheten och intervju med verksamhetsansvarig och personal. Genomgång av ledningssystem, rutiner och dokumentation inom SoL och HSL. Medverkande Tomas Öberg, Lidingö stad Joséphine Orling, Lidingö stad Barbro Lindskog Åke Cronander Befattning Verksamhetsuppföljare (SoL) Medicinskt ansvarig sjuksköterska Verksamhetschef Medicinskt ansvarig sjuksköterska