GRUNDERNA FÖR INTERN KONTROLL OCH RISKHANTERING I VASA STAD OCH STADSKONCERN Godkända av Vasa stadsfullmäktige den 16.12.2013 153
GRUNDERNA FÖR INTERN KONTROLL OCH RISKHANTERING I VASA STAD OCH STADSKONCERN 1. Lagens förpliktelser... 2 2. Definition av intern kontroll och dess syfte... 2 3. Begrepp för riskhantering... 3 4. Ansvar för intern kontroll och riskhantering... 3 4.1. Ordnandet av den interna kontrollen och riskhanteringen i Vasa stad och stadskoncern... 4 5. Klassificering av risker... 6 6. Rapporterings- och uppföljningsförpliktelser... 6 7. Intern revision... 6 8. Redovisningsskyldighet... 7 9. Missbruk... 7 1
GRUNDERNA FÖR INTERN KONTROLL OCH RISKHANTERING I VASA STAD OCH STADSKONCERN 1. Lagens förpliktelser Enligt kommunallagen 13 ska fullmäktige fatta beslut om grunderna för kommunens och kommunkoncernens interna kontroll och riskhantering. Enligt kommunallagen 69 ska det i verksamhetsberättelsen ingå uppgifter om hur den interna kontrollen och riskhanteringen är ordnad och om de centrala slutsatserna. Enligt kommunallagen 73 ska revisorn granska om kommunens och koncernens interna kontroll och riskhantering samt koncernövervakningen har ordnats på behörigt sätt. Enligt kommunallagen 87 c ansvarar direktionen för att affärsverkets förvaltning och verksamhet samt den interna kontrollen och riskhanteringen ordnas på behörigt sätt. Enligt kommunallagen 87 d ska ett kommunalt affärsverk ha en direktör som står i tjänsteförhållande till kommunen eller samkommunen. Direktören lyder under direktionen och leder och utvecklar affärsverkets verksamhet, sörjer för affärsverkets förvaltning samt för ordnandet av ekonomin, den interna kontrollen och riskhanteringen. 2. Definition av intern kontroll och dess syfte Den interna kontrollen är en del av Vasa stads och stadskoncerns ledningssystem och ett redskap för ledning och förvaltning. Intern kontroll består av: 1. kontroll som uförs av förmän och ledningsansvariga 2. kontroll som uförs av förmän och förtroendevalda 3. intern revision Olika faktorer i kommunens verksamhet kan inverka negativt på bl.a. produktionen av de bastjänster som man erbjuder åt kommuninvånare, personalens verksamhetsförmåga, säkring av egendom samt verksamhetens lagenlighet och resultatrikhet. Dessa faktorer kallas risker. Det egentliga syftet med intern kontroll är att hantera risker och att säkerställa att man uppnår både de kort- och långfristiga målsättningarna. Vasa stads målsättningar är definierade i budgeter och ekonomiplaner som stadsfullmäktige har godkänt. 2
3. Begrepp för riskhantering Risk En risk är en möjlig händelse eller en faktor som inverkar negativt på uppnående av målsättningar. Om risken förverkligas kan den bl.a. förorsaka ekonomiska förluster, personskador eller störningar i kontinuiteten för Vasa stads verksamhet. Möjlighet En möjlighet är en positiv händelse som ska aktivt utnyttjas i ledningen av verksamheten. Riskhantering Riskhantering är medvetet, organiserat och kontinuerligt arbete som har som syfte att identifiera, utvärdera och hantera hotande risker. Riskhanteringsprocess Avsikten med riskhanteringsprocessen är att identifiera, utvärdera, hantera och övervaka de väsentliga risker som finns i verksamheten. Risker hanteras med metoder för intern kontroll, bl.a. genom att utarbeta regelverk, definiera resultatrika arbetsmetoder och göra upp riskhanteringsplaner. 4. Ansvar för intern kontroll och riskhantering I verksamhetsberättelsen ska det enligt kommunallagen 69 också ingå uppgifter om sådana väsentliga saker som gäller kommunens och kommunkoncernens ekonomi och som inte ska redovisas i kommunens eller kommunkoncernens balansräkning, resultaträkning eller finansieringsanalys. Sådana saker är åtminstone en uppskattning av den sannolika kommande utvecklingen samt uppgifter om hur den interna kontrollen och riskhanteringen är ordnad och om de centrala slutsatserna. Stadsstyrelsen ansvarar för ordnandet av den interna kontrollen och riskhanteringen. Därutöver ansvarar alla de organ och tjänsteinnehavare som fått befogenheter att använda stadens tillgångar och som verkar som myndigheter för genomförandet av den interna kontrollen och riskhanteringen inom sina respektive ansvarsområden. Intern kontroll och riskhantering får inte utgöra separata processer utan de ska ingå i stadens och stadskoncernens alla ledningsprocesser och vara en del av strategisk planering och målsättning. Av stadens och stadskoncernens ledning samt av de förtroendevalda förutsätts engagemang och stöd för att den interna kontrollen och riskhanteringen ska vara resultatrika. 3
Alla stadens anställda bör ha tillräckliga kunskaper om intern kontroll och riskhantering. Alla förmän och ledningsansvariga har ansvar för detta. Man bör meddela sin förman om alla risker som man upptäcker i sitt arbete och i stadens verksamhet. Alla förmän och ledningsansvariga har ansvar för att de väsentliga risker som hänför sig till verksamheten och därtill hörande planer för riskhantering och intern kontroll behandlas av och följs upp av respektive beslutsfattande organ. 4.1. Ordnandet av den interna kontrollen och riskhanteringen i Vasa stad och stadskoncern Stadsfullmäktige fattar beslut om grunderna för den interna kontrollen och riskhanteringen Stadsstyrelsen ansvarar för ordnandet av stadens och stadskoncernens interna kontroll och riskhantering samt koncernövervakningen rapporterar årligen i verksamhetsberättelsen om ordnandet av den interna kontrollen och riskhanteringen och om de centrala slutsatserna Stadsdirektören ansvarar som stadens högsta tjänsteinnehavare för att sektordirektörerna och de redovisningsskyldiga tjänsteinnehavarna har ordnat den interna kontrollen och riskhanteringen på behörigt sätt rapporterar till stadsstyrelsen om ärenden som hänför sig till intern kontroll och riskhantering Nämnder/direktioner för affärsverk följer upp att de redovisningsskyldiga tjänsteinnehavarna ordnar den interna kontrollen och riskhanteringen på behörigt sätt inom sina egna ansvarsområden följer upp förverkligandet av planer som hänför sig till intern kontroll och riskhantering Revisionsnämnden utvärderar läget för den interna kontrollen och riskhanteringen inom Vasa stad och stadskoncern Revisorn granskar i enlighet med kommunallagen 73 om den interna kontrollen och riskhanteringen inom Vasa stad och stadskoncern samt koncernövervakningen har ordnats på behörigt sätt Stadens ledningsgrupp 4
fungerar som ledningsgrupp för intern kontroll och riskhantering ansvarar för verkställandet av de åtgärder som hänför sig till stadsstyrelsen beslut gällande intern kontroll och riskhantering leder, övervakar och utvecklar hela stadens interna kontroll och riskhanteringsarbete Sektordirektörerna ansvarar för ordnandet av den interna kontrollen och riskhanteringen inom sina respektive sektorer rapporterar till stadsstyrelsen om ärenden som hänför sig till intern kontroll och riskhantering Redovisningsskyldiga tjänsteinnehavare och direktörer för affärsverk ansvarar för ordnandet av den interna kontrollen och riskhanteringen i sina respektive förvaltningar informerar, övervakar och vid behov gör upp regelverk över intern kontroll och riskhantering i sina respektive förvaltningar rapporterar till sina respektive nämnder och direktioner om ärenden som hänför sig till intern kontroll och riskhantering Förmän ansvarar för ordnandet av den interna kontrollen och riskhanteringen inom sina respektive ansvarsområden informerar, övervakar och vid behov gör upp regelverk över intern kontroll och riskhantering inom sina respektive ansvarsområden rapporterar till sina respektive förmän och redovisningsskyldiga tjänsteinnehavare om ärenden som hänför sig till intern kontroll och riskhantering Anställda alla stadens anställda bör underrätta sina respektive förmän om risker som hänför sig till det egna arbetet eller till stadens verksamhet Enheten för intern revision deltar i utvecklandet av den interna kontrollen och riskhanteringen tillsammans med stadens övriga organisation rapporterar om i den interna revisionen framkomna risker som hänför sig till stadens verksamhet Koncernsamfund styrelsen och den verkställande direktören ansvarar för att den interna kontrollen och riskhanteringen är ordnade på behörigt sätt 5
5. Klassificering av risker De väsentligaste risker som hänför sig till Vasa stads och stadskoncerns verksamhet indelas i fyra kategorier: strategiska, operativa, ekonomiska och skaderisker. De strategiska riskerna kan, om de förverkligas, bl.a. försvaga Vasa stads och stadskoncerns strategiska funktionsförutsättningar. De operativa riskerna kan, om de förverkligas, bl.a. försvaga resultatrikheten för Vasa stads och stadskoncerns verksamhet. De ekonomiska riskerna kan, om de förverkligas, bl.a. försvaga resultatutvecklingen, likviditeten och kassaflödet för Vasa stads och stadskoncerns verksamhet. Skaderiskerna kan, om de förverkligas, bl.a. försvaga arbetssäkerheten för Vasa stads och stadskoncerns personal, verksamhetens kontinuitet samt säkringen av egendom 6. Rapporterings- och uppföljningsförpliktelser Beslut om åtgärder fattas i respektive nämnd och direktion till den riskhanteringsplan som de redovisningsskyldiga tjänsteinnehavarna och affärsverkens ansvarspersoner ska årligen göra upp till slutet av december. De redovisningsskyldiga tjänsteinnehavarna och affärsverkens ansvarspersoner rapporterar utan dröjsmål till respektive nämnd och direktion om de risker som kräver omedelbara åtgärder. Förverkligandet av riskhanteringsplanerna följs upp i nämnder och direktioner. Sektordirektörerna rapporterar årligen före utgången av mars till stadsstyrelsen och stadens ledningsgrupp om de mest väsentliga till riskhantering anslutande ärendena som hänför sig till respektive sektor. 7. Intern revision Den interna revisionen är en del av stadens och stadskoncernens styr- och övervakningssystem som stadsstyrelsen och stadsdirektören använder då de verkställer sin kontrollskyldighet. Den interna revisionens existens minskar inte på eller fråntar inte de redovisningsskyldiga tjänsteinnehavarnas och förmännens skyldighet att skapa ett tillräckligt och ett fungerande system för intern kontroll och riskhantering inom den enhet eller process som de har på sitt ansvar. Den interna revisionen verkar underställd stadsstyrelsen och stadsdirektören. 6
Den interna revisionen har rätt att för sin revisionsuppgift få nödvändiga uppgifter och dokument. Därtill är den berättigad att av verksamhetsenheterna få den hjälp som behövs med tanke på skötseln av uppgifterna. Den interna revisionens arbete styrs av branschens internationella regelverk för yrket, som innefattar bl.a. etiska direktiv, yrkesstandarder och praktiska direktiv. Den interna revisionens uppgifter: granska de administrativa och de ekonomiska processerna delta i utvecklingen av riskhanteringen, den interna kontrollen och förvaltningen granska och utvärdera hur den interna kontrollen och riskhanteringen fungerar granska och utvärdera om verksamheten och beslutsfattandet sker i enlighet med stadgorna stöda förverkligandet av stadens mål övriga uppgifter som man kommer överens om med stadsdirektören bistå revisorn enligt överenskommelse Den interna revisionen deltar inte i beslutsfattande eller verkställande av beslut. 8. Redovisningsskyldighet Revisorerna ska enligt kommunallagen 75 för varje räkenskapsperiod avge en berättelse till fullmäktige med en redogörelse för resultaten av revisionen. Berättelsen skall också innehålla ett uttalande om bokslutet bör godkännas och ansvarsfrihet beviljas medlem i organet i fråga och den ledande tjänsteinnehavaren inom organets uppgiftsområde (redovisningsskyldig). De redovisningsskyldiga som kommunallagen avser är bl.a. stadsstyrelsens ledamöter, nämndernas ledamöter, direktionernas ledamöter, kommittéernas ledamöter, ledamöter i stadens övriga organ, stadsdirektören, sektordirektörerna, resultatområdesdirektörerna och de ledande tjänsteinnehavare i de enheter som lyder under organen och som i allmänhet fungerar som föredragande. De redovisningsskyldiga ska ordna den interna kontrollen och riskhanteringen på behörigt sätt inom sina respektive ansvarsområden. Brister i ordnandet av den interna kontrollen och riskhanteringen eller förluster som därav orsakas kan leda till vägrande av ansvarsfrihet. 9. Missbruk Den högsta ledningen i Vasa stad och stadskoncern ska engagera sig i att stöda etiska värden och god lednings- och förvaltningssed. Inga former av missbruk godkänns i Vasa stads och stadskoncerns verksamhet. 7
Som missbruk anses oärlig och oetisk verksamhet samt verksamhet som strider mot regler och lagstiftning. Den interna kontrollen och riskhanteringen ska ordnas så att missbruk kan upptäckas och förhindras i ett så tidigt skede som möjligt. 8