Ändringar gällande aktiva åtgärder i Diskrimineringslagen Från och med den 1 januari 2017 har det blivit ändringar gällande de aktiva åtgärderna innebärande att det aktiva arbetet ska utföras årligen och omfatta samtliga diskrimineringsgrunder. I lagen har det uppförts ett ramverk, en slags metodik i, hur arbetet ska läggas upp. Arbetet kommer att se lite olika ut i olika företag då verksamheter skiljer sig såväl storleksmässigt som organisatoriskt från varandra. Det viktiga är att företaget går igenom de olika stegen som stipuleras i lagen; undersöka, analysera, åtgärda och följa upp/utvärdera Arbetet ska omfatta fem specifika områden; 1. arbetsförhållanden, 2. bestämmelser om praxis om löner och andra anställningsvillkor, 3. rekrytering och befordran, 4. utbildning och kompetensutveckling samt 5. möjlighet att förena förvärvsarbete med föräldraskap Syftet med de aktiva åtgärderna är att inom sin verksamhet förebygga och förhindra att diskriminering uppkommer. Generellt sett vill vi själva som företag inte tro eller tänka att diskriminering förekommer i min verksamhet och man tänker kanske inte på att alla i ett samhälle bär med sig normer och värderingar som tid till en annan mår bra att diskuteras och ifrågasättas. Det är det som är syftet med de aktiva åtgärderna, att fundera på hur ser det ut i vårt företag och varför och om något behöver åtgärdas. Det handlar om att utmana sig själv och funder på vilka värderingar har vi och hur förhåller de sig till dagens samhälle och regelverk. STEG 1 UNDERSÖK I undersökningsfasen handlar det om att göra en nulägesanalys, hur ser det ut i företaget idag. Undersökning ska omfatta de 5 nämnda områdena och kan även ske i tre dimensioner, övergripande på hela företaget, på grupp- eller avdelningsnivå samt på individnivå. Exempel på undersökning av verksamheten kan vara en medarbetarundersökning för att få en övergripande utredning för hela företaget. Vidare kan frågor gällande arbetsförhållanden kopplat till de olika diskrimineringsgrunderna läggas till i det systematiska arbetsmiljöarbetet där man redan går igenom verksamheten utifrån ett arbetsmiljöperspektiv. På grupp- och avdelningsnivå kan frågorna tas med på avdelningsmöten, arbetsplatsmöten och dylikt. Den enskilda chefen och medarbetaren kan i medarbetarsamtalen också lyfta frågor kring t ex arbetsförhållanden kopplat till de olika diskrimineringsgrunderna.
1. Arbetsförhållanden När det gäller området arbetsförhållande så utgår diskrimineringslagen från samma definition som Arbetsmiljöverket som delar in arbetsförhållanden i fysisk, social och organisatoriska arbetsförhållanden. Här har poängterats att i gällande arbetsförhållanden bör arbetsfördelning och organisering av arbete bör beaktas. Exempel på frågor att ställa i den undersökande fasen är t ex: Är arbetsplatserna, stolar, bord, ljud, ljus, arbetsredskap mm. utformade på ett sätt som lämpar sig oavsett, kön, ålder, sexuell läggning, könsöverskridande identitet, funktionsnedsättning, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, eller finns det något som behöver anpassas och i så fall hur? Har vi kvinno-/mans uppdelning på toaletterna och hur hanteras det för någon som inte upplever sig som kvinna eller man alternativt är transsexuell, dvs kanske är född man men känner sig och agerar som kvinna. Är arbetskläder/skyddskläder anpassade och utformade så att det lämpar sig för alla oavsett diskrimineringsgrund. Har vi stereotyp uppdelning på vem som kan bära vilken sorts kläder eller är det t ex ok för en man att ha kjol? Är den information/de instruktioner som finns utformade så de kan förstås av alla oavsett diskrimineringsgrund. Är lokalerna som vi arbetar i anpassade för alla oavsett diskrimineringsgrund Hur är det sociala klimatet på arbetsplatsen, jargongen i omklädningsrum, fikarum eller i vardagligt tal är det så att alla känner sig bekväma och välkomna oavsett diskrimineringsgrund Hur är arbetsfördelningen av arbetsuppgifter, finns det vissa grupper som får sämre eller bättre arbetsuppgifter än andra? Kan man se någon koppling till att ensidiga och monotona arbeten i huvudsak utförs av någon viss grupp? Hur ser det ut med fördelningen av visstidsanställda och tillsvidareanställda, heltid kontra deltid finns det något som indikerar på att viss grupp har svårare att få tillsvidare anställning, heltid eller finns det objektiva förklaringar till att det ser ut på ett visst sätt? Hur hanteras arbetstider och ledigheter för personalen, är det något som kan kopplas till någon diskrimineringsgrund, t ex hur är det med tillåtande att vara ledig andra högtiden än kristna högtider. Om man tittar på sjukfrånvaro såväl kort som långtidssjukfrånvaro är det något här som kan kopplas till någon diskrimineringsgrund. Får alla samma stöd i sitt arbete av sin närmsta chef och kollegor oavsett diskrimineringsgrund Kan samtliga medarbetare skriva under på att verksamheten är fritt från fördomar oavsett diskrimineringsgrund, eller finns det vissa saker vi tror skulle kunna komma upp? Finns det någon from av trakasserier eller kränkande särbehandling inom organisationen kopplat till någon diskrimineringsgrund? Har vi tydliga policys och riktlinjer gällande trakasserier, sexuella trakasserier och repressalier och omfattar det samtliga diskrimineringsgrunder? Hur hanteras anställdas relation till kund om kunden t ex har synpunkter på era medarbetare som har koppling till någon diskrimineringsgrund? Till exempel: o er medarbetare arbetar ute hos ett kundföretag och blir sexuellt trakasserad o ni ska ha en konsult hos kund och har en medarbetare som är gravid/har slöja/ är transexuell och kunden nekar kandidaten av just den anledningen hur hanterar vi en sådan situation?
2. Bestämmelser om praxis om löner och andra anställningsvillkor I det här momentet är egentligen snarlikt det första momentet i lönekartläggningsarbetet bara att man här ska se till samtliga diskrimineringsgrunder och inte bara kön. Förslagsvis görs detta i samband med att ni gör ert lönekartläggningsarbete. Syftet med regleringen är att gå igenom det som påverkar lönen och anställningsvillkoren i verksamheten och se över att de inte direkt eller indirekt diskriminerar någon utifrån de diskrimineringsgrunder som är uppräknade i diskrimineringslagen. Gå igenom era lönebestämmelser och praxis kring lönesättning. Vad står det i er lönepolicy, hur hanteras ingångslöner vid nyanställning, vilka lönekriterier har ni för lönesättning dvs vad är det som premieras i verksamheten, vilka förmåner har ni i verksamheten och går det att göra någon koppling till att någon diskrimineringsgrund, kön, ålder, sexuell läggning, könsöverskridande identitet, funktionsnedsättning, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning behandlas sämre i dessa sammanhang. Observera att undersökningen ska göras ur ett generellt och strukturellt perspektiv så det ska inte här kartläggas hur olika enskilda individer har värderats. Det är arbetsgivarens förhållningssätt till hantering av lönesättning och andra anställningsvillkor som är i fokus. 3. Rekrytering och befordran En undersökning över hur det ser ut i verksamheten gällande rekrytering och befordran ska göras. Det handlar inte om att göra någon registrering av vilka som har rekryterats eller befordrats utan ska göras på ett övergripande plan. Vad har ni för rutiner och praxis vid rekrytering och befordran? Hur ser er rekryteringspolicy ut? Finns det möjlighet att få en anställning eller befordran i verksamheten avsett diskrimineringsgrund eller utesluts någon för att få ett visst arbete/arbetsuppgifter. Det handlar här om att se om någon sökande utestäng, t ex en kvinna får inte arbetet för att det anses för fysiskt ansträngande detta enbart utifrån att hon är kvinna och inte utifrån att hon inte klarat faktiska fysiska tester för att se om hon klarar arbetet. En homosexuell man får inte befordran till en avdelningschefsroll för att företaget inte tror att gruppen kommer att acceptera honom för att han är så fjollig. 4. Utbildning och kompetensutveckling Undersök om det finns några hinder och attityder som gör att utbildning och kompetensutveckling som erbjuds inte kommer alla till del på grund av någon diskrimineringsgrund, kön, ålder, sexuell läggning, könsöverskridande identitet, funktionsnedsättning, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning. Det ska inte göras någon kvantitativ kartläggning eller uppdelning på arbetstagare i förhållande till de diskrimingeringgrunder som de tillhör. Det är snarare det allmänna arbetsmiljöklimatet på arbetsplatsen och förekomsten av stereotypa föreställningar om olika grupper som ska undersökas. Brister här kan innebära att det är omöjligt för en medarbetare med t ex funktionsnedsättning eller en kvinna som bär burka att komma ifråga för en utbildning eller kompetensutvecklande åtgärd med sikte på möjlighet till befordran. Så gå igenom vilka rutiner och praxis ni har kring utbildning och kompetensutveckling och vilka kriterier som krävs för att en medarbetare ska få möjlighet till detta och om det finns något i hanteringen som utesluter någon grupp som hör till någon av diskrimineringsgrunderna. 5. Möjlighet att förena förvärvsarbete med föräldraskap Arbetsgivare ska ge möjlighet till att förena förvärvsarbete och föräldraskap. Undersökningen här ska således handla om hur verksamheten fungerar för den som är förälder oavsett diskrimineringsgrund och om det finns några behov av åtgärder för att underlätta arbete och föräldraskap. Här kan till exempel diskuteras om möjligheten att arbeta deltid/gå ner i tid, kontakten mellan företag och medarbetare under föräldraledigheten, hur mötestider förläggs, hantering av ledighetsansökan osv.
STEG 2 ANALYSERA I det här steget handlar det om att analysera det som har kommit fram i den undersökning som gjorts i företaget. Vad kom fram, dvs hur ser det ut idag och varför ser det ut på det sättet och hur vill vi att det ska se ut. Vad är bra och vad behöver förändras? Det innebära att reflektera över hur det ser ut. Har man i undersökningsfasen upptäckt risker för diskriminering eller hinder i verksamheten på grund av någon diskrimineringsgrund så måste orsakerna till dessa risker och hinder analyseras för att sedan kunna vidta rätt åtgärd för att komma tillrätta med problematiken. Även det som fungerar bra kan belysas och slutsatser dras om varför det fungera bra på ett visst område och om det är något som kan tillämpas i andra sammanhang. En genomgång av analysresultat bör tas och diskuteras på ledningsnivå. STEG 3 ÅTGÄRDA När analysen är utförd så har troligtvis några ändrings- eller förebyggande behov uppmärksammats. Då ska verksamheten vidta de åtgärder som behövs för att kunna genomföra förändringen. Det handlar om att vidta förebyggande och främjande åtgärder för att motverka de risker och hinder som upptäckts. Vilken typ av åtgärd beror givetvis på vad det är som har uppmärksammats som ska åtgärdas. Dock kan konstateras att ett uppmärksammat problem inte kan lämnas helt utan åtgärd eller att man lägger in åtgärder som är helt betydelselösa. STEG 4 FÖLJ UPP/UTVÄRDERA Sista steget är att följa upp arbetet som har gjorts och att gå igenom frågor som: Vad har fungerat bra och vilka åtgärder är utförda samt hur blev resultatet. Vad behöver vi tänka på inför kommande arbete? Hur såg processen ut? Har ansvarsfördelningen fungerat? Fick vi in rätt information till undersökningsarbetet eller behöver vi se över våra processer i denna del? Osv. Arbetet med aktiva åtgärder ska också innefatta att: - arbetsgivare ska ha riktlinjer och rutiner gällande trakasserier, sexuella trakasserier och repressalier - främja jämn könsfördelning på arbetsplatsen och ledande positioner - genomföra en lönekartläggning Riktlinjer och rutiner gällande trakasserier, sexuella trakasserier och repressalier Riktlinjer för medarbetarna i form av policys är ett redskap för arbetsgivaren att tala om för medarbetarna hur man inom företaget hanterar olika situationer. Konkreta, företagsanpassade, lättförståeliga och förankrade policys bidrar till att alla vet vad som gäller, arbetar på samma sätt, mot samma mål och att ingen känner sig orättvist behandlad. Policyns uppgift är då att göra klart för de anställda hur de måste agera. Felaktigt agerande kan ytterst leda till att anställningen omprövas. I andra sammanhang fyller policyn funktionen att vägleda till att utföra de handlingar som företaget tror ger önskat resultat.
En policy uppnår dock sitt syfte först om den är förankrad och känd i organisationen. Det är därför bra att vid nyanställning överlämna de policys som finns, gå igenom innehållet i de viktigaste och låta de anställda skriva under att de har tagit del av och har förstått innehållet. Det är också vanligt att policyn publiceras på företagets intranät eller i en personalhandbok när sådan finns. Därtill måste särskilt personer i ledande ställning leva efter det som står i policyn för att ge den legitimitet. Policyn ska vara ett levande dokument. Förändringar kan informeras om på arbetsplatsträffar, vid utvecklingssamtal och på intranätet och anslagstavlor. Oftast tar företagsledningen eller ledningsgruppen fram förslag på policy i samarbete med HR-avdelningen eller personer med relevanta sakkunskaper. Innan man fastslår policyn bör den diskuteras med de anställda och fackklubben eller fackrepresentant om sådan finns. Genom policy och riktlinjer deklarerar arbetsgivaren att ingen form av trakasserier som har samband med någon diskrimineringsgrund accepteras på arbetsplatsen. Sedan bör det framgå hur arbetsgivare och anställda ska agera om trakasserier eller repressalier misstänks eller påstås ha inträffat. Det ska finnas anvisning till vem den som anser sig vara trakasserad kan vända sig till och vem som har ansvar för att händelsen/påståendet utreds. Givetvis finns även krav på uppföljning och utvärdering här. Främja jämn könsfördelning Genom kompetensutveckling och andra lämpliga åtgärder ska arbetsgivaren främja en jämn könsfördelning i skilda typer av arbeten på arbetsplatsen och på ledande positioner. Det handlar såväl om den interna möjligheten att gå mellan arbeten samt se på detta i samband med extern rekrytering. Uppföljning och utvärdering av de åtgärder som vidtagits ska göras kopplat till effekten av könsfördelningen på arbetsplatsen. Lönekartläggning I det aktiva åtgärderna ligger även att arbetsgivare ska göra en lönekartläggning årligen från och med 1 januari 2017. När det gäller lönekartläggningsbestämmelserna avser dessa enbart en jämförelse mellan kvinnor och män, dvs det är endast diskrimineringsgrunden kön som ska beaktas. Lönekartläggningen har samma metodik som de aktiva åtgärderna, dvs det handlar om att undersöka, analysera och vidta åtgärder. Lönekartläggningen kan också utföras i tre steg: 1. Kartlägg och analysera bestämmelser och praxis om löner och andra anställningsvillkor i verksamheten 2. Kartlägg och analysera löneskillnader mellan kvinnor och män som utför arbete som är att betraktas som lika eller i det närmaste lika 3. Analysera löneskillnader mellan grupp med arbetstagare som utför arbete som är eller brukar anses vara kvinnodominerande och grupp med arbetstagare som utför arbete som är att betraktas som likvärdigt med sådant arbete men som inte är eller brukar anses vara kvinnodominerat 4. Analysen ska också avse löneskillnader mellan en grupp med arbetstagare som utför arbete som är eller anses vara kvinnodominerat med grupp som inte är eller anses vara kvinnodominerat men som har högre lön trots att kraven i arbete bedömts vara lägre. Mer kunskap i hur lönekartläggningsarbetet kan gå till får du på en av kurserna inom ramen för Almega Utbildar. Vidare finns det en framtagen broschyr som du finner på Almegas hemsida, www.almega.se
DOKUMENTATION Arbetsgivare har enligt lagen en skyldighet att dokumentera arbetet med de aktiva åtgärderna. Dokumentation ska visa på att företaget har gått igenom verksamheten i enlighet med den metodik och de områdena som har pekats ut. Dokumentationskravet gäller för arbetsgivare som vid kalenderårsskiftet sysselsatte 25 anställda eller fler gällande de aktiva åtgärderna generellt. När det gäller det specifika arbetet med lönekartläggning finns krav på dokumentation på arbetsgivare som vid kalenderårsskiftet sysselsatte 10 anställda eller fler. Dokumentationen ska innehålla: En redogörelse för alla delar av arbetet, undersökning, analys, och åtgärder, som avser de områden som anges i lagen, dvs arbetsförhållanden, praxis om löner och andra anställningsvillkor, rekrytering och befordran, utbildning och kompetensutveckling samt möjlighet att förena förvärvsarbete och föräldraskap. En redogörelse för de åtgärder som vidtas och planeras i syfte att förhindra trakasserier, sexuella trakasserier och repressalier samt främja en jämn könsfördelning på arbetsplatsen. En redovisning av resultatet av lönekartläggningen och den analys som enligt lagen ska göras. En redovisning av vilka lönejusteringar och andra åtgärder som behöver vidtas för att åtgärda förekommande löneskillnader som har direkt eller indirekt samband med kön. En kostnadsberäkning och en tidsplanering utifrån målet att de lönejusteringar som behöver vidtas ska genomföras så snart som möjligt och senast inom tre år. En redovisning och utvärdering av hur föregående års planerade åtgärder har genomförts. En redogörelse för hur samverkansskyldigheten fullgjorts. SAMERKAN Arbetsgivaren är enligt lagen skyldig att samverka med arbetstagare med aktiva åtgärder. På arbetsplatser där det finns en eller flera fackklubbar är det ofta med representanter från klubben som arbetsgivaren fullgör sin samverkansskyldighet med. Det finns inga regler för hur samverkan ska gå till men arbetsgivaren ska se till att samverkansgruppen får den information och det underlag som behövs för att samverkan ska kunna göras på ett meningsfullt sätt.