SVAR PÅ FULLMÄKTIGEMOTION OM UTVECKLINGEN AV FÖRÄNDRINGSKOMMUNIKATION STST 210 Beredning och tilläggsuppgifter: kommunikationschef Aino-Marja Kontio, 040 3549966, aino-marja.kontio@porvoo.fi Fullmäktigeledamöterna Silja Metsola och Sari Glad har väckt en fullmäktigemotion om utvecklingen av kommunikationen i förändringsprojekten som genomförs i Borgå. De konstaterar att om man inte fäster vikt vid kommunikation, kan det uppstå onödiga besvär, begäranden om omprövning och åsiktsuttryck utan faktakunskap. Enligt motionen är en god förändringskommunikation gott ledarskap på stadens alla lednings-, chefs- och tjänsteinnehavarnivåer. Kommnikationens resurser borde riktas till förändringsprocesser. Professionella människor inom kommunikation behövs för att sporra ledningen, chefskåren och tjänstemän: Med hjälp av en välplanerad förändringskommunikation får man invånarna och arbetstagarna bäst att tillägna sig nya handlingsmodeller i en förändringssituation. Så säkerställer man att de får via olika kanaler rätt och enhetlig information om ändringar i stadens tjänster och fördelar som den ger för Borgåbornas väl. Förändringskommunikation är samarbete och växelverkan Initiativtagarna tar upp ett viktigt tema. Kommunsektorn genomgår som bäst många stora förändringar. Kommunikationen spelar en central roll i dessa förändringar. En lyckad förändringskommunikation förutsätter ett brett samarbete och växelverkan. Såväl förtroendevalda, tjänsteinnehavarledningen, chefer, personalen som professionella personer inom kommunikationen har i en förändringssituation sin egen viktiga uppgift och sitt ansvar. Roller har beskrivits i en guide om förändringskommunikation som är avsedd för kommuner och som är producerad av Kommunförbundet (Nycklar till förändringskommunikation i kommunerna 2013): Förtroendevalda har en viktig roll i förändringsledningen och i den offentliga debatten kring förändringarna. De förtroendevalda för en värdedebatt och en debatt om riktlinjerna samt kommunicerar med massmedierna, kommuninvånarna och intressentgrupperna. En konfliktfylld verksamhetskultur minskar kommuninvånarnas förtroende samt möjligheterna att genomföra förändringar. Samtliga förtroendevalda kan bygga upp kommunens anseende genom sitt beteende. Kommunens
ledningskultur är en av de faktorer som allra mest inverkar på kommunens anseende. Den högsta ledningen i kommunerna ger ett ansikte åt förändringarna. Ledningen motiverar, engagerar och visar riktningen genom sitt exempel både verbalt och nonverbalt. Kommunikationen är en central del av ledarskapet. I förändringssituationer förväntas ledningen kommunicera öppet, aktivt och dialoginriktat om förändringarna. Ledningens samförstånd påverkar starkt hur trovärdig förändringarna ter sig. Konflikter och inkonsekvenser ökar osäkerheten. Ledningen har en viktig roll i den offentliga debatten och i dialogen med de regionala medierna och journalisterna. Cheferna kommunicerar om förändringarna särskilt till personalen. Personlig närvaro, dialog och kommunikation ansikte mot ansikte är särskilt viktigt. Personalen behöver både information och möjligheter att ställa frågor och diskutera. Lösningarna tilltalar inte alltid alla men förändringarna är lättare att acceptera om parterna kan delta i beredningen av förändringarna och om de i tillräcklig mån får föra fram sina åsikter i alla förändringsskeden. Personalen förväntas vara aktiv, engagerad och ha förmåga att också på eget initiativ ta reda på fakta. I förändringssituationer, och också i andra sammanhang, har ledningen ansvaret för den externa kommunikationen. Som en representant för organisationen kan en anställd svara på massmediernas frågor som gäller hans eller hennes eget arbete och ansvarsområde. När en anställd i egenskap av privatperson publicerar inlägg på offentliga forum och sociala medier, finns det skäl för den anställda att komma ihåg att utomstående kan uppleva honom eller henne som en representant för organisationen/kommunen. Kommunikatörerna främjar genomförandet av förändringarna genom kommunikationen. De fungerar vid ledningens sida och som ledningens arbetspar. Kommunikatörerna stöder ledningen och cheferna i deras arbete och ser till att det finns tillgänglig information och tillräckligt med kommunikationsverktyg och diskussionsforum. I kommunikationen betonas kraven på öppenhet, aktivitet och framsynthet. Förändringskommunikationen ska möjliggöra olika synvinklar och sammanfatta motiveringarna för en förändring och dess konsekvenser. En kommunikatör har rollen som en konsult som främjar samråd med personalen och intressentgrupperna samt deras möjligheter till delaktighet. Enligt guiden om förändringskommunikation påverkas kommunernas och övriga aktörernas kommunikation idag starkt av den snabbhet med vilken kommunikationen förmedlas. Den tid då
kommunikationen byggde på separat intern och extern kommunikation tycks ha gett vika för en värld där uppgifter som en gång offentliggjorts nästan omedelbart är tillgängliga för alla. Uppgifter och åsikter sprids på webben och diskussionen som uppstår kan inte styras. I stället för att styra diskussionen är alternativet att delta i den. Kommunikationen ska i en förändringssituation eftersträva samförstånd om behovet av en förändring och om målen. Det går inte att engagera sig i en förändring om man inte förstår de bakomliggande orsakerna. Allt motstånd mot förändringar försvinner inte även om kommunikationen ger möjlighet till deltagande, är förutseende och interaktiv. Stadens invånare har olika synvinklar på och åsikter om ärenden även om samma faktakunskap står till allas förfogande. När stadens tjänsteinnehavare bereder lösningar försöker de hitta på en lösning som med hänsyn till helheten är den bästa och som beaktar alla parter. Invånare på olika områden och olika medborgargrupper har rätt att vara av annan åsikt och i offentligheten synligt framhäva alternativa lösningar. Utveckling av stadens kommunikation Stadsstyrelsen godkände år 2008 anvisningarna för kommunikationen i Borgå stad. Enligt kommunikationsanvisningarna ska stadens kommunikation vara aktiv, interaktiv, förutseende och planmässigt och den ska ske på eget initiativ. Om ärenden ska medelas redan när de bereds för att medborgardebatt kan föras redan innan beslut fattas. För kriskommunikation och undantagsförhållanden har det dessutom beretts separata anvisningar och kriskommunikation har övats regelbundet i beredskapsövningar. Under de senaste åren har staden genomfört flera omfattande projekt i syfte att utveckla kommunikationen: Program för utveckling av kommunikationen och kommunikationsanvisningar Organisering av kommunikationens nya handlingsmodell Utveckling av praxis i informering i mediekommunikationen och om besluten Grafisk anvisning och mallar för vardagskommunikation Förnyande av webbtjänsten Upprättande av en kriskommunikationsplan, övningar i kriskommunikation Utredning av kommunikation i arbetskollektiven Kommunikationsutbildning för ledningen och chefer Anvisningar för sociala medier, facebooksidor Porvoo Borgå Ett nytt intranät + elektroniska arbetsrum
Följande projekt som påbörjas är förnyande av webbtjänsten Stadens kommunikation har blivit märkbart aktivare sedan kommunikationsprogrammet godkändes. Antalet meddelanden till medierna har blivit nästan fyrdubbelt (år 2008 sammanlagt 117 meddelanden, år 2013 sammanlagt 440 meddelanden). Stadens webbtjänst har blivit störe och besökarantalet har ökat. Webbplatsen har numera sammanlagt över 3500 undersidor. Antalet besök var förra året sammanlagt cirka 1,4 miljoner medan siffran år 2011 var cirka en miljon. Anvisningar om förändringskommunikation och kommunikationsutbildning Borgå stads beredskap i förändringskommunikation har utvecklats också efter att kommunikationsanvisningen godkändes när staden har varit en pilotkommun i Kommunförbundets arbetsgrupper och utvecklat guider om kris- och förändringskommunikation för aktörer inom kommunsektorn. Guiderna heter Var beredd. Handbok för kommunernas information i kriser och exceptionella situationer 2009 och Nycklar till förändringskommunikation i kommunerna 2013. Borgå stads förändrings- och kriskommunikation har presenterats riksomfattande under de senaste åren i nätverksseminarier och utbildningar, bl.a. kommunikation i anslutning till balansering av ekonomin och samarbetsförhandlingsprocesser (2014), strategiprocess med invånarnas medverkan (2013), beredskap för kriskommunikation, svininfluensa och vattenärenden (2010 och 2011). För stadens ledning och chefer har det under de senaste åren ordnats kommunikationsutbildning många gånger t.ex. på informationsmöten för chefer och på särskilda seminarier, t.ex. seminarier för chefsarbete och kommunikation, förhandlande växelverkan, strategi och kommunikation, kriskommunikation, medieträning osv. I kommunikation på arbetsplatsen betonas personlig växelverkan bl.a. på arbetsplatsmöten men staden har också hösten 2013 tagit i bruk ett nytt modernt intranät där man utnyttjar sociala mediers diskussionsegenskaper som är viktiga också i förändringskommunikationen. Små kommunikationsresurser utgör en utmaning Det verkar som om att Borgås största utmaningar anknyter till kommunikationsresurser. Särdragen i stadens kommunikationsmiljö är tvåspråkigheten och aktiva lokala medier. Till följd av tvåspråkigheten finns det i Borgå mer kommunikationsuppdrag än i månfa andra städer. Enligt kommunikationsprinciper som
stadsstyrelsen har godkänt är ett viktigt kommunikationsprincip i staden tvåspråkigheten: allt viktigt kommunikationsmaterial som är avsett för invånarna (såsom webbplatsen, medelanden, broschyrer, affischer osv.) färdigställs både på finska och svenska så samtidigt som möjligt. Stora städer har nuförtiden tiotals professionella kommunikatörer med befattningen som huvudsyssla. I städer som är lika stora som Borgå finns det vanligen mer professionella kommunikatörer med befattningen siom huvudsyssla än i Borgå. Man beslutade uttreda antalet professionella kommunikatörer i maj gebom att fråga om det på kommunikationsenheter i städer som är lika stora som Borgå. Det bästa jämförelseobjektet är det tvåspråkiga Vasa. På Vasa stadskansli arbetar 5 professionella kommunikatörer med befattningen som huvudsyssla. I Raumo finns det för närvarande 6 professionella kommunikatörer med befattningen som huvudsyssla, i Hyvinge som är granne till Borgå 5, i Kotka och Tavastehus 4, i Salo 3,5 och i Nurmijärvi och S:t Michel 3. I Karleby och Seinäjoki finns det 2 professionella kommunikatörer med befattningen som huvudsyssla, såsom i Borgå. I Lojo finns det inga professionella kommunikatörer med befattningen som huvudsyssla. Städerna har vanligen också olika nätverk med kommunikationsanvariga som har arbetet som bisyssla. Hos Borgå stad arbetar 2 personer som har kommunikationsarbetet som huvudsyssla: en kommunikationschef och en kommunikationssekreterare. Vid sidan av kommunikationschefen och kommunikationssekreteraren har stadens ledningsgrupp åtta kommunikationsansvariga som arbetar på sektorerna och har kommunikationsuppgifter som bisyssla. Kommunikationsanvariga med befattningen som bisyssla deltar som representanter för sina uppgiftsområden i alla projekt för utvecklingen av kommunikationen, de koordinerar den dagliga kommunikationen inom sina uppgiftsområden och bistår i produktionen av kommunikationsmaterial. Alla kommunikationsanvariga med befattningen som bisyssla arbetar med kommunikationen vid sidan av sitt eget arbete och när huvudsysslan tillåter det. Det är inte realistiskt att tänka att arbetstiden som de använder för kommunikationen ytterligare kunde betydligt ökas från den nuvarande. I en stad som är så stor som Borgå där det arbetar cirka 3500 personer i sammanlagt över 100 verksamhetsställen pågår det alltid tiotals, om inte hundratals mindre och större förändringsprocesser. Kommunikationen kan inte sporra i alla dessa utan endast i större och viktigaste processerna. Staden har en aktuell kommunikationsanvisning och kommunikationsutbildning har ordnats regelbundet. Avsikten är att
ledningens och chefernas färdigheter i förändringskommunikation utvecklas även i fortsättningen genom kommunikationsutbildning och kommunikationsträning. Det är ändå svårt att ytterligare utveckla stadens beredskap till förändringskommunikation utan att antalet professionella kommunikatörer med befattningen som bisyssla och deras arbetsinsats ökas. Bilaga: motion 12.2.2014 Sd: Stadsstyrelsen beslutar ge det som sägs ovan som sitt svar på Silja Metsolas och Sari Glads fullmäktigemotion. Beslut: Stadsstyrelsen beslutade enhälligt ge det som sägs ovan som sitt svar på Silja Metsolas och Sari Glads fullmäktigemotion.