REVISIONSRAPPORT Granskning av Intern kontroll avseende efterlevnad av redovisningslagen fakturahantering Vallentuna kommun Maj 2003 Carin Markström Anders Petersson (1)
Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer...3 2. Bakgrund...5 2.1 Revisionsfråga...5 2.2 Revisionsmetod...5 2.3 Avgränsning...5 3. Regelverk...6 3.1 Externt... 6 3.2 Internt...6 3.3 Ankomstregistrering...7 3.3.1 Bedömning och rekommendation...7 4. Granskningsnoteringar...7 4.1 Attestförteckning...7 4.1.1 Bedömning och rekommendation...8 4.2 Kommunstyrelsen...8 4.2.1 Bokföringsorder...8 4.2.2 Kassaverifikationer...9 4.2.3 Leverantörsfakturor...9 4.3 Samhällsbyggnadsnämnden...10 4.4 Socialnämnden...10 4.5 Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden...11 4.6 Barn- och ungdomsnämnden...12 4.7 Fritidsnämnden...12 4.8 Kulturnämnden...13 (2)
1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer Genomgång av verifikationer har skett i samtliga förvaltningar i kommunen. Sammanlagt har ca 2 750 verifikationer som avser 2003 granskats. Syftet med granskningen är att bedöma hur kraven i redovisningslagen och reglementet för kontroll av ekonomiska transaktioner efterlevs samt bedöma nämndernas/styrelsens interna kontroll avseende fakturahantering. Granskningen visar bl a att: Ankomstregistrering sker på alla förvaltningar. På barn- och ungdomsnämnden sker dock ankomstregistrering omedelbart före bokföring, vilket vi anser inte är tillräckligt. Kravet på två attester uppfylls i huvudsak, även om vissa brister finns främst avseende behörighetsattester. Momsavlyft sker på ett riktigt sätt på samtliga förvaltningar förutom för enstaka representationsfakturor. Brister finns på nästan alla förvaltningar när det gäller att ange syfte/ändamål och deltagare på representationsfakturor. Vissa brister finns i uppgift om innehav av F-skattsedel på fakturor. För kassaverifikat visar granskningen att det i några fall saknas underlag till verifikatet. För bokföringsordrar visar granskningen att själva blanketten i många fall saknar fält för behörighetsattest. Behörighetsattest saknas även i många fall där rätt blankett används. Vidare visar granskningen att beslutsattest saknas i några fall samt att det är relativt vanligt att underlag saknas till själva bokföringsordern. I stort bedöms kommunens samlade verifikationsmaterial hålla en relativt god standard. Vi rekommenderar dock följande: Samtliga nämnder skall i enlighet med attestreglementet fastställa behörighetsattestanter. (3)
Barn- och ungdomsnämnden bör ändra rutinen för ankomstregistrering så att ankomstregistrering sker när fakturor ankommer till kommunen. Behörighetsattester skall användas mer konsekvent inom kommunen. Blanketten där fält finns för behörighetsattest skall användas. Underlag till både kassaverifikationer och bokföringsordrar bör förbättras. En uppstramning av rutinen bör ske när det gäller notering om syfte/ändamål och deltagare för fakturor som avser resor, kurser, konferenser och representation. (4)
2. Bakgrund Av kommunallagen framgår att kommunens nämnder skall ha kontroll över sin verksamhet. Detta innebär att nämnderna själva ansvarar för att ha ändamålsenlig styrning så att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt, att det finns säkra rutiner som förhindrar förluster och som säkerställer att redovisningen är rättvisande. Den ekonomiska utvecklingen och förändringar av organisation och rutiner som genomförs gör att verksamheten är ständigt förenad med risker. Personalens erfarenhet, kompetens, arbetssätt och andra personliga egenskaper är bl a viktiga faktorer vid riskbedömning. Om dessa faktorer och kontrollsystemet i allmänhet inte är medvetet utvecklat och känt, medför det bl a att hanteringsrisken kan bedömas som hög. 2.1 Revisionsfråga Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har fått i uppdrag av revisorerna att bedöma hur kraven i redovisningslagen och reglementet för kontroll av ekonomiska transaktioner efterlevs samt bedöma nämndernas/styrelsens interna kontroll. 2.2 Revisionsmetod Följande revisionsfrågor skall besvaras: Finns aktuell och korrekt attestförteckning? Sker attest i enlighet med attestreglemente? Sker ankomstregistrering? Uppfyller granskade verifikationer de krav som redovisningslagen ställer på verifikationer (ex vis framgår tidpunkt för upprättande, vad den ekonomiska händelsen avser, moms rätt bokförd)? 2.3 Avgränsning Granskningen omfattar ett urval verifikationer inom samtliga nämnder/styrelse. Granskningen av verifikationer har avgränsats till att omfatta följande delar: Attestering av fakturor Kontroll har bl a skett av att attester finns samt att beslutsattest ej skett av egna utlägg. Moms Kontroll har bl a skett av att momsen tagits upp separat vid konteringen. (5)
Resor, konferenser och representation Kontroll har skett av att syfte med representationen samt deltagare/grupp av deltagare har angivits. F-skattsedel Uppgift om att F-skattsedel innehas har kontrollerats. Om F-skattsedel saknas kan kommunen bli skyldig att betala sociala avgifter, dra skatt samt lämna kontrolluppgift. En genomgång har gjorts av ett antal kassaverifikat för att bedöma om de uppfyller de krav som kan ställas bl a med avseende på attester och underlag till själva verifikatet. En genomgång har även gjorts av ett antal bokföringsorder för att bedöma om de uppfyller de krav som kan ställas bl a med avseende på attester och underlag till själva bokföringsordern. 3. Regelverk 3.1 Externt Förutom kommunallagens regler om ekonomisk förvaltning har kommunala redovisningslagen (KRL) vissa regler kring tidpunkt för bokföring, krav på en verifikation m m. Av KRL 8 framgår att kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag. Andra ekonomiska händelser ska bokföras så snart det kan ske. Denna paragraf innebär att om bokföring inte sker omedelbart, krävs åtminstone någon form av ankomstregistrering. 3.2 Internt Kommunen har ett reglemente för kontroll av ekonomiska transaktioner, som fastställts av kommunfullmäktige 1997-12-15, 89. Till reglementet finns anvisningar och kommentarer som fastställts av kommunstyrelsen. Av reglementet och anvisningarna framgår att samtliga fakturor skall attesteras av minst två personer, i form av en besluts- respektive behörighetsattest. Vidare framgår av anvisningarna att varje nämnd skall svara för att det alltid finns en aktuell förteckning över beslutsattestanter och ersättare samt en förteckning över behörighetsattestanter. För leverantörsfakturor och övriga externa utbetalningar skall även finnas mottagningsattest. I dessa fall skall attestanten utgöras av en tredje person. (6)
Behörighetsattest är den sista åtgärden i kontrollkedjan. I anvisningarna finns även en etisk regel. När det gäller kostnader som hör samman med den egna tjänsteutövningen t ex resekostnader, representation etc skall transaktionerna attesteras av närmast högre chef. Vidare har konsult och service tagit fram en anvisning om utbetalning av fakturor (daterad 2000-11-27). Av anvisningen framgår vilka krav som KRL ställer på verifikationer. I övrigt finns regler och anvisningar framtagna avseende hantering av bensinkort, mobiltelefoner samt kontokort. 3.3 Ankomstregistrering Enligt Kommunala redovisningslagen 2 kap. 9 (samt Bokföringslagen 8 ) skall kontanta in- och utbetalningar bokföras senast påföljande arbetsdag. Fordringar och skulder samt övriga ekonomiska händelser skall bokföras så snart det kan ske. Till övriga ekonomiska händelser räknas bl a inkomna leverantörsfakturor. Bokföring så snart det kan ske innebär för leverantörsfakturor i princip att de skall bokföras samma dag som fakturan anländer. Enligt Bokföringsnämndens rekommendation nr 6 framgår bl a fakturarutinerna skall läggas upp så att avstämning löpande kan ske mellan kunders respektive leverantörers konton och det faktiska beståndet obetalda fakturor. Vid granskning av den interna kontrollen och fakturahanteringen i Vallentuna kommun 2001 framkom att ankomstregistrering av leverantörsfakturor endast förekom i begränsad omfattning hos kommunledningskontoret sedan våren 2001. 3.3.1 Bedömning och rekommendation I samband med genomförd verifikationsgranskning konstaterar vi att ankomstregistrering numera görs vid samtliga förvaltningar. Vid Barn- och ungdomsförvaltningen sker ankomstregistrering och bokföring vid samma tidpunkt. Det är viktigt att ankomstregistrering sker i enlighet med lagens intentioner. 4. Granskningsnoteringar 4.1 Attestförteckning Alla nämnder har attestförteckningar fastställda 2003 för beslutsattestanter och ersättare. (7)
Kommunstyrelsen, samhällsbyggnadsnämnden, kulturnämnden och utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden är de enda nämnder som även fastställt behörighetsattestanter. Attestförteckning skall enligt anvisningarna till attestreglementet innehålla namnteckningsprov. Detta finns i samtliga attestförteckningar. 4.1.1 Bedömning och rekommendation Vår bedömning av befintliga attestförteckningar är att de är aktuella och korrekta. Däremot måste samtliga förteckningar innehålla behörighetsattestanter. I de fall detta saknas måste förteckningarna kompletteras. Vi vill uppmärksamma nämnderna på att det är viktigt att namnteckning i attestförteckning överensstämmer med den namnteckning som finns på verifikationerna. Det är ytterst viktigt att hela namnteckningen skrivs vid beslutsattest och signatur inte används. 4.2 Kommunstyrelsen Kommunens samtliga bokföringsorder och kassaverifikationer registreras och förvaras hos kommunstyrelsen. 4.2.1 Bokföringsorder Under perioden januari-april 2003 fanns 915 verifikationer. Granskningen omfattar mars månads bokföringsorder, ca 240 st. På ett flertal av de granskade blanketterna för bokföringsorder saknas fält för behörighetsattest. Behörighetsattest är ett krav enligt reglementet. I de fall fält funnits har fortfarande behörighetsattest saknats i vissa fall. På 10 verifikationer saknas beslutsattest (ver.nr 404-413, 584). Beslutsattest oläslig (ver.nr 442). Ej behörig beslutsattest (ver.nr 448). Två verifikationer saknar granskningsattest och behörighetsattest (ver.nr 501, 540). Underlag saknas till flertalet verifikationer, som exempelvis försäljningsredovisning från Väsbygården. (8)
Bokföringsorder från Väsbygården är kopior. Det framgår inte på ett tydligt sätt vad rättelse/makulering avser (ver.nr 549, 617, 569-571). Deltagare (8 personer) vid utbildning Autism framgår inte av bokföringsorder (ver.nr 599). 4.2.2 Kassaverifikationer Under perioden januari-april 2003 fanns 1 714 verifikationer. Granskningen omfattar mars månads kassaverifikationer, ca 430 st. Underlag saknas till flertalet verifikationer. Exempelvis vid återbetalning av hyra och försäljning. Ett exempel på underlag till en återbetalning av hyra är ett utdrag ur reskontran. (ver.nr 861, 855, 862). Underlag avseende inbetalningar/ej konterade utbetalningar via Sofia saknar underlag av sekretesshänseende. Hänvisning bör göras till var underlag förvaras ex vis handläggare (ver.nr 1046, 1202). Beslutsattest och behörighetsattest saknas (ver.nr 1003, 1917). 4.2.3 Leverantörsfakturor Under perioden januari-april 2003 fanns 530 verifikationer. Granskningen omfattar mars och april månads leverantörsfakturor, ca 259 st. Attestering av fakturor - I 8 fall saknar verifikationen behörighetsattest (ver.nr 276-281, 284, 286). Behörighetsattest saknas (ver.nr 460, 502, 503, 526). Beslutsattest av egen kurs (ver.nr 528) Moms- Inget att notera. Resor, konferenser och representation Faktura (ver.nr 484) Runö kursgård 24 605 kr, syfte och deltagare framgår inte. Flygresa (ver.nr 430) syfte framgår inte däremot resenär. Faktura Näsby Slott (ver.nr 434) 2 452 kr, syfte och deltagare framgår inte. Faktura restaurang Lindö park (ver.nr 452), 2 168 kr, framgår endast att det avser ett ryskt besök ej (9)
antal deltagare. Faktura avseende hotellövernattning i Örebro, 1 131 kr, saknar syfte däremot framgår gäst. F-skattsedel Inget att notera. Vad ekonomiska händelsen avser Ver.nr 349 utbetalning av verksamhetsbidrag 2003 till Vallentuna Hemvärnskompani. Underlag saknas, ex vis bör beslut på utbetalning bifogas alternativt hänvisning göras till denna. Ver.nr 443 avser medlemsavgifter till kommunanställdas sportklubb, underlag saknas. Övrigt - Belopp ändrat på faktura från KF ver.nr 439. I tre fall har kostnad för hotell, lunch och konferens aktiverats d v s tagits upp som en investering, vilket inte är förenligt med god redovisningssed (RR 15) (ver.nr 293, 308 och 310). 4.3 Samhällsbyggnadsnämnden Under perioden januari-april 2003 fanns 3 466 verifikationer. Granskningen omfattar ca 380 leverantörsfakturor i mars månad. Attestering av fakturor I tre fall saknades behörighetsattest (ver.nr 1772, 1773, 1761). Attest av samma person som ska delta i kursen (ver.nr 1753). Moms Inget att notera. Resor, konferenser och representation Inget att notera. F-skattsedel I två fall står att F-skattsedel finns för 2002 (ver.nr 1668, 1785). Ersättning till Vallentuna orienteringsklubb 4 500 kr, F-skattsedel saknas (ver.nr 1799). Vad ekonomiska händelsen avser I 11 fall saknas arbetsorder, framgår inte vad fakturan avser etc (ver.nr 1639-1641, 1697, 1722, 1735, 1772, 1782, 1793 och 1794). 4.4 Socialnämnden Under perioden januari-april 2003 fanns 1 600 verifikationer. Granskningen omfattar ca 300 leverantörsfakturor i mars månad. (10)
Attestering av fakturor I sex fall saknades behörighetsattest (ver.nr 8 LF 259, 260, 261 samt 7 LF 548, 643, 644). I ett fall fanns endast beslutsattest (ver.nr 8 LF 219). Moms Osäkert om moms hanterats rätt ver.nr 510 som avser mat. I övrigt inget att notera. Resor, konferenser och representation Flygresa samt hotellvistelse i Göteborg, 5 244 kr, syfte saknades (ver.nr 452). Vallentuna Gästgiveri 2 323 kr, syfte och deltagare saknades (ver.nr 466). Två fakturor avseende tågresor till Hudiksvall, 732 kr samt 435 kr, syfte framgick inte (ver.nr 550, 551). Faktura från Sjöfararen HB (ver.nr 510), 2 600 kr, syfte och deltagare saknades. F-skattsedel Inget att notera. Vad ekonomiska händelsen avser I tre fall saknades underlag till fakturorna ex vis följesedel, rekvisition (ver.nr 491, 542, 602). 4.5 Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Under perioden januari-april 2003 fanns 2 014 verifikationer. Granskningen omfattar ca 225 leverantörsfakturor i mars månad. Attestering av fakturor Inget att notera. Moms Inget att notera. Resor, konferenser och representation Inget att notera. F-skattsedel Inget att notera. Vad ekonomiska händelsen avser Framgår inte vilken elev som fakturan avser (ver.nr 230). Övrigt Belopp på fakturan har ändrats manuellt och hänvisning görs enligt överenskommelse med handläggare (ver.nr 130, 219, 228, 229, 273). Text har ändrats på fakturan av kommunen svårt att veta vad fakturan egentligen avser (ver.nr 163, 224). Framgår inte varför faktura makulerats (ver.nr 223). (11)
4.6 Barn- och ungdomsnämnden Under perioden januari-april 2003 fanns 1 362 verifikationer. Granskningen omfattar ca 416 leverantörsfakturor i mars månad. Attestering av fakturor I ett fall saknades beslutsattest (ver.nr 754). På utanordningar av skolpeng saknas genomgående beslutsattest. I ett fall hade beslutsattest skett av egen mobiltelefonräkning (ver.nr 56). Ett fyrtiotal fakturor saknade behörighetsattest. Moms Full moms har dragits på leasing av kaffeautomat. Endast 50% av momsen är avdragsgill vid leasing. Resor, konferenser och representation Faktura ver.nr 756 Kungsberget, 42 075 kr, framgår att det handlar om en bussresa och hyra av skidor m m. Däremot framgår inte vilka som deltagit. F-skattsedel Faktura ver.nr 1860 från Ansvar Bemanning AB avseende inhyrd personal saknar F-skattsedel. Vad ekonomiska händelsen avser Faktura från M-gruppen, 46 875 kr, avser Enligt avtal..., framgår inte vad som avses eller hänvisas till var avtal förvaras (ver.nr 796). Faktura Romme Alpin AB ver.nr 1825, 25 840 kr, framgår att det handlar om en bussresa och hyra av skidor m m. Däremot framgår inte vilka som deltagit. 4.7 Fritidsnämnden Under perioden januari-april 2003 fanns 360 verifikationer. Granskningen omfattar samtliga leverantörsfakturor. Attestering av fakturor I sju fall saknas beslutsattest (ver.nr 2, 142, 223, 329, 338, 339, 340). I elva fall saknades behörighetsattest (ver.nr 7, 8, 9, 48, 50, 73-77, 154). I ett fall fanns endast beslutsattest (ver.nr 234). I ett fall har mobiltelefonräkning beslutsattesterats av person som mobiltelefonen är registrerad på (ver.nr 341). Moms Eventuella synpunkter beror på svaren nedan avseende representation. Tillåtet momsavdrag beror på antal deltagare. (12)
Resor, konferenser och representation Faktura från Nöjesraketen, 11 200 kr, syfte och deltagare saknas (ver.nr 208). I samband med granskningen har syftet förklarats. Vallentuna Sporthotell, avseende mat för 416 kr, syfte och deltagare saknas (ver.nr 240). Syftet har förklarats vid granskningen. Faktura från Golden Hits AB, 11 106 kr, syfte och deltagare framgår inte (ver.nr 262). Syftet har förklarats i samband med granskningen. Faktura från hotell Elmershus i Hultsfred, hotellvistelse 378 kr, syfte framgår inte (ver.nr 264). Syftet har förklarats i samband med granskningen. Faktura från Hotell Uppsala, 1 602 kr, syfte framgår inte (ver.nr 345). Syftet har förklarats i samband med granskningen. Faktura från SJ framgår inte vad resan avser. Dessutom var mottagaren en privatperson, troligtvis resenären (ver.nr 359). Syftet har förklarats i samband med granskningen. F-skattsedel Faktura (ver.nr 170) från Showdansföreningen Flex, framgår inte om F- skattsedel finns. Verifikationen är felkonterad och avser egentligen ett bidrag. Vad ekonomiska händelsen avser Kvitton har inte bifogats Statoilkort ver.nr 105. Kvitton förvaras i särskild pärm. Hänvisning till detta bör göras på verifikationen. För KFkort saknas ett kvitto ver.nr 85. Vid utanordningar saknas ofta hänvisning till beslut vid utbetalning av föreningsbidrag eller hänvisning till beslut (ex på ver.nr är 129, 141). Inköp av mat från Pizzabutiken Lilla Valentin (ver.nr 73) har gjorts på 545 kr, syfte och deltagare framgår inte. Syfte har förklarats i samband med granskningen. Faktura från Nöjesljud å sånt (ver.nr 78) på 3 840 kr, framgår inte vad som avses. Faktura från Rörgruppen AB 150 000 kr, med fakturatexten aconto utan moms, vad avser fakturan och varför exkl moms. Vad fakturan avser har förklarats i samband med granskningen. Vi anser att moms bör finnas på varje faktura för att korrekt momsavlyft ska ske. Faktura från Bällsta Handel AB (ver.nr 150), 4 280,50 kr, avseende mat till 50 personer. Syfte och deltagare framgår inte. Syfte har förklarats i samband med granskningen. Ett kvitto saknas (ett av elva) för en samlingsfaktura från ICA (ver.nr 346). Övrigt Vid ett flertal tillfällen har hyrbilar hyrts över veckoslut av Statoil (ex på ver.nr är 22, 142, 143). Syftet med bilhyran framgår inte. Syftet har förklarats i samband med granskningen. Avser projektet Tryggare Vallentuna. 4.8 Kulturnämnden Under perioden januari-april 2003 fanns 150 verifikationer. Granskningen omfattar samtliga leverantörsfakturor. Attestering av fakturor I nio fall saknas behörighetsattest (ver.nr 2, 8, 10, 12, 44, 54, 76, 109, 149). (13)
Moms Inget att notera. Resor, konferenser och representation Faktura ver.nr 124 avser hotellövernattning, syfte framgår inte. I samband med granskningen har syfte förklarats och verifikationen har kompletterats. F-skattsedel Faktura ver.nr 131, uppgift om F-skattsedel saknas. Förvaltningen har begärt in komplettering från leverantör. Vad ekonomiska händelsen avser Inget att notera. (14)