Digital arkivering och historiklagring 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik
Generella principer för arkivering Informationsbärare: Analogt (papper) Digitalt (ettor och nollor på t ex ett magnetband) Urval a) Oundgänglig information b) Allmän information med möjlig betydelse för verksamheten i framtiden c) Information av ringa eller tillfällig betydelse Informations- och dokumentstruktur Struktur för klassificering och återsökning av dokument
Metoder, tekniker och standarder Val av media långsiktig syn Val av media innebär en plan för vilka format man beslutar att använda utifrån gällande standarder och Riksarkivets rekommendationer. Märkning innebär att för arkivering viktig metadata fastställs. Konvertering innebär en plan för hur ofta man ser över valda tekniska format och för över till nya. Förvar innebär den konkreta lösningen för hur ett e-arkiv bör etableras. Utvecklingen av elektronisk arkivering kan följa OAISmodellen.
Långsiktigt digitalt bevarande Det som skall bevaras Bevarande verktyg Bevarande organisation
Skillnad gentemot vanliga informationssystem Vanliga IS Verksamheten ställer krav på systemet Arkivobjekten (bevarande objekten) och verksamheten ställer krav på informationssystemet och organisationen
Dokumenthanteringssystem Används till löpande dokumenthantering i ett kortare perspektiv Tillåter att dokument ändras Kan tillåta borttagning av dokument som inte längre är giltiga eller är av mindre vikt Dokumenten kan ligga ostrukturerade eller i en fastställd struktur Flera filformat kan förekomma Kan ha flera versioner av ett dokument, exempelvis flera versioner av ett protokoll Hög åtkomstnivå, öppet för alla användare loggar kan användas för att säkra informationens validitet i dokumenthanteringsfasen Ämne för presentationen 6
Arkivsystem Är avsett för långsiktig arkivering av dokument och uppgifter ur system Hindrar att dokument ändras Ingen gallring utom i strikt kontrollerad form vid en fastställd tidpunkt Dokumenten måste organiseras i strikta strukturer Filerna bör så långt det går bevaras i samma format Lagrar bara de gällande dokumenten, exempelvis det protokoll som antogs Snävare behörighet. När informationen kommer till arkivet ska den vara säkrad. Sedan loggas trafiken i arkivet för sig. Ämne för presentationen 7
earkiv problem eller möjlighet Vilka format, media är tillräckligt beständiga? Hur kan arkiveringsprocessen säkerställas? Vem ska ha åtkomst till arkivet?
Riksarkivet Arkivredovisning och format Struktur baserad på standarder Tagged Image File Format (TIFF), PDF/A, Extensible Markup Language (XML) + sunt förnuft Behov av metadata och sökbarhet i e-arkivet Utgå från konkreta behov, följ standarderna Arkiveringsprocess Tydlig överlämning av ansvaret för informationen Mer om format i RA-FS 2009:2 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav för elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) samt I Eva Tollers uppsats i NLA:s bok E-arkivera rätt (www.nla.nu)
RA-FS 2009:1 och 2009:2 Strategi och planering för bevarande Åtgärder för bevarande hos myndigheten Tekniska krav (RA-FS 2009:2) Gallringsstruktur Informationskvalitet mm Uppgifter om elektroniska handlingar Kontroll Hantering av databärare Dokumentation Informationssäkerhet Överlämnande till arkivmyndighet Ämne för presentationen 10
SKB:s databaser (exempel), RA-FS 2009:2 Information i SKB:s databaser ska exporteras till ett så teknikneutralt format som möjligt, d v s som text- eller xml-filer med tillhörande beskrivningar av innehållet i databaserna. Detta kommer att möjliggöra en mer automatisk tillbakaläsning av information i en databas vilket innebär att det blir enklare att återanvända, analysera och bearbeta det arkiverade databasinnehållet. Ämne för presentationen 11
Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS-modellen 14721)
E-arkiv enligt OAIS Bevarandeplanering P R O D U C E N T SIP Datahantering Mottagande AIP Lagring AIP Åtkomst DIP K O N S U M E N T Administration L E D N I N G
Intressenter på olika sätt OAIS-modellen Producent levererar det som ska bevaras och är ägare till informationen Ledning ansvarar för dess finansiering, regelverk, utveckling mm Konsument efterfrågar och använder informationen Ekonomisk roll Ägare äger rättigheterna till informationen Arkiv tillhandahåller långtidsbevarande och tillgängliggör informationen Nyttjare har nytta av att informationen kan användas Ämne för presentationen 14
Rollerna i OAIS-modellen Producent Den roll som innehas av de personer eller system som tillhandahåller den information som ska bevaras Ledning Den roll som intas av dem som fastställer övergripande regler för ett e-arkiv enligt OAIS Konsument Den roll som intas av de personer eller system som samverkar med OAIS-tjänster för att hitta bevarad information Ämne för presentationen 15
Funktioner i ett e-arkiv enligt OAIS Administrativa funktioner: - Bevarandeplanering - Administration Tekniska funktioner: - Mottagande - Datahantering - Lagring - Åtkomst Ämne för presentationen 16
OAIS Leverans in e-arkivet Leverans ut
Digital arkivering
Digitalt arkiv Tid och/eller händelsestyrd konvertera
Digitalt arkiv - Hämta kunskap från det digitala arkivet Begäran Hantera begäran Uttag av kopia PDF/A
OAIS OAIS-modellen skapar INTE systemoberoende e- arkiv, snarare hjälper modellen med att uppnå ett rimligt systemberoende.
NLA:s nya bok E-arkivera rätt Bokens upplägg utgår från OAISmodellen och behandlar de olika delarna i den elektroniska informationens livscykel. Syftet är att få med så många aspekter som möjligt när det handlar om planering, förvaltning och användning av digital information. Den ska även innehålla en hel del frågeställningar som visar på den komplexitet som man ställs inför när man hanterar elektronisk information.
Planering av e-arkiv Grundförutsättningar: Utan Producent finns ingen information, utan Konsument finns inget behov av information och utan Ledning finns inte förutsättningar för strukturerad arkivering. Gör en förstudie: Vad är det som ska arkiveras? Vilka är målgrupperna konsumenterna? Hur ska informationen tillgängliggöras? Hur hög är aktivitetsgraden i arkivet? Hur ska informationen beskrivas? Ämne för presentationen 23
Arkivering av 3D filer från CAD-system Finns inga praktiska exempel ännu Lösningen är att lagra dessa filer (handlingar) i två olika format. - Ett arkivformat dvs tvådimensionella avspeglingar av CAD-ritningen i TIFF eller PDF/A - Ett ursprungsformat, som kan vara applikationsspecifikt, eller mer standardformat Tanken är att arkivformatet ska säkerställa långtidsbevarandet, och ursprungsformatet är till för återanvändning av information Beroende på vilken e-arkivlösning man har så kan dessa två format hanteras och lagras tillsammans i en handling i arkivet Ämne för presentationen 24
Gruppövning Fundera över vad du har för producenter och konsumenter på din arbetsplats? Vilka krav på informationen ställs av producenterna och konsumenterna (kortsiktigt och långsiktigt)? Ämne för presentationen 25
Vår uppgift att hålla informationen levande Aktiv förvaltning
Tack för mig och lycka till! Ämne för presentationen 27