Slutrapport av projekt. HälsoSAM/Växtkraft Mål 3. Tomelilla kommun 2005-2007

Slutrapport av projekt HälsoSAM/Växtkraft Mål 3 Tomelilla kommun 2005-2007 PROJEKTLEDARE: Ann-Margret Månsson Britt Månsson 20071004

1 S 1:2 A 1 Beskriv kortfattat genomförandet av projektet! Inledning Samlingsprojektet HälsoSAM / Växtkraft Mål 3 Kompetensutveckling baseras på åtta arbetslag fördelade på fem arbetsplatser inom Team F-6 Skola, med totalt 128 medarbetare. Projektägare: Margaretha Lasson Projektledare: Ann-Margret Månsson och Britt Månsson HälsoSAM/ kompetensutveckling fortsätter följa de mål som fastställdes under analysfasen. *Att skapa en insikt i hur man kan bibehålla hälsa i ett föränderligt arbetsliv. *Att öka medvetenheten kring arbetsmiljö och hälsa på organisations-, grupp- och individnivå. Projektledarna, projektägaren och extern konsult Christina Nordberg skapade, utifrån de individuella kompetensutvecklingsanalyserna, arbetslagens- och organisationens handlingsplan, en väv av kompetensutvecklingsinsatser som skulle bidra till individuell kompetensutveckling, arbetslagsutveckling och organisationsutveckling. Kompetensutvecklingen skulle skapa ett mervärde och ett bruksvärde för medarbetaren, arbetslaget och organisationen. Projektledningen beslutade att minst två personer från samma arbetslag skulle delta vid varje kompetensutvecklingstillfälle motiverat utifrån forskning som visar att två personer har större möjlighet att bibehålla, förmedla och vidareutveckla den erhållna kompetensen i arbetslaget utifrån lokala förutsättningar. Under analysfasen användes arbetslagsledarna och skyddsombuden som interna processledare, då de i sina funktioner är bärare av mandat som kan främja förändringsprocesser, nämligen chefsmandat och arbetsmiljömandat. Denna struktur behölls även under kompetensutvecklingsdelen. Begrepp Inom projekt HälsoSAM valde vi att använda termen processledare istället för utvecklingsledare. Vi ville tydliggöra att detta projekt var starten på ett processarbete och där tanken är att metodiken ska kunna leva vidare i arbetslaget för att användas i utveckling och utvärdering av verksamheten. Genomförande av kompetensutveckling Utifrån analyser på organisations-, grupp- och individnivå framkom det att verksamheten behövde kompetensutveckling för alla medarbetare, grupper av medarbetare, arbetslagen, arbetslagsledarna, arbetslagsledarna och skyddsombuden. En gemensam plattform skulle utgöra basen i kompetensutvecklingen för alla medarbetare i organisationen. Plattformen innehöll fyra utbildningsdelar: Hur hanterar vi samarbetet i en grupp där vi alla är olika? 1(9)

2 Delaktighet i hälso- och arbetsmiljöarbetet. Vad innebär det för medarbetaren att arbeta i en politiskt styrd verksamhet? I rättan tid. Datorkommunikation förväntades bli ett viktigt redskap i hela komptensutvecklingspaketet. Den gemensamma plattformen utökades med kompetensutveckling för grupper av medarbetare. Dessa utbildningar var konflikthantering, stresshantering, arbetstid/villkor, en hälsofrämjande arbetsorganisering, arbetsorganisering för lärare och elevers lärande, kompetensutveckling för interna SAM utbildare, data/it kunskap - utifrån den enskilde medarbetarens nivå, delaktighet i hälso- och arbetsmiljöarbetet, utbildning i utförande och handledning av hälsoenkät och utbildningsledarskap/ deltagarforskning Under analysfasen framgick det att arbetslagsledarna skulle få en mer framträdande roll i den nya organisationen. Deras behov av kompetensutveckling fanns inom följande områden: Att verkställa/hålla liv i handlingsplan och driva utvecklingsarbetet i arbetslaget framåt, En hälsofrämjande arbetsorganisering, Arbetsorganisering för lärare och elevers lärande, Delaktighet Hälsa/arbetsmiljö och Arbetslagsutveckling Arbetslagsledarna och skyddsombuden (interna processledarna) fick i uppgift att utifrån organisations, grupp- och individanalyserna tillsammans med sitt arbetslag ta fram det man ville utveckla i sitt arbetslag och sätta mål för detta arbete. Detta kom att kallas arbetslagens profilerade kompetensutveckling. Brösarps skola valde Samsyn i arbetslaget. Blå Huset valde Hjärnans betydelse för hälsan. Röda Huset valde Gemensamma förhållningssätt kontra elever i behov av särskilt stöd. Boken valde Demokrati för alla. Eken valde Verkstaden ett verktyg för samsyn. Lönnen valde Skapande av samsyn. Odenslunds skolan valde Samsyn, etik och förhållningssätt. Smedstorps skola valde Värdegrunden i lärarrummet. Den utbildning processledarna fått inom kompetensutvecklingen har varvats med processgenomförande i det egna arbetslaget. Processledarna har fått lära sig hur man arbetar processinriktat och detta ger dem även möjlighet att framöver kunna använda denna metodik då det gäller arbetet i arbetslaget. Förändringar I stort har vi följt den projektplan som lades, både ekonomiskt och utbildningsmässigt. Förändringar har skett och dessa har fortlöpande rapporterats i de månatliga lägesbeskrivningarna, men sammanfattningsvis har förändringarna bestått av följande: *Till vissa kurser/utbildningar antog vi i ansökan, att vi skulle behöva anlita externa utbildare men det visade sig att vi inom organisationen hade personer som hade efterfrågad kunskap och därmed även kunde genomföra dessa utbildningar. * För vissa kurser har vi behövt utöka den ekonomiska ramen men det har justerats av att andra kurser, genom att vi varit kostnadseffektiva, inte har kostat så mycket som beräknat. 2(9)

3 * För att klara verksamhet samtidigt som utbildning skulle hållas var vi tvungna att göra halvdagar istället för heldagar av några av de kurser som fanns inom den gemensamma plattformen. Efter halvdagen fick man i arbetslagen möjlighet att vid gemensam träff fortsätta diskutera utifrån det givna kursinnehållet. * Projektledarna Ann-Margret Månsson och Britt Månsson kom, utifrån sina utbildningsbakgrunder, att bli både interna utbildare och interna administratörer. * Ett nytt ekonomiadministrativt system sjösattes i Tomelilla kommun och Karin Arvidsson kom att bli projektadministrationen behjälplig med detta system. * Projektadministrationen har, under projekttiden mars 2006 - september 2007, totalt krävt 866 timmar. Detta är en utökning av den ursprungliga tiden men utökningen beror på att arbetslagen endast har haft ett absolut minimum av administration. Verksamheten idag är så slimmad att man inte har tid till sk. nya administrativa uppgifter. * Antalet medarbetare som har varit delaktiga under projekttiden har fluktuerat, sjukdagar, föräldraledigheter, sjukskrivningar, övriga ledigheter har varit en del av de faktorer som påverkat närvaron av antalet medarbetare i de utbildningsinsatser som gjorts. Vad har fungerat bra och vad har fungerat mindre bra? Stora flertalet av medarbetarna har upplevt kompetensutvecklingsinsatserna som positiva. Det har sänt signaler i verksamheten att organisationen (kommunen) inser medarbetarens värde och vill satsa på dem. Man har fått möjlighet till delaktighet, riktad kompetensutveckling, arbetslagsutveckling, ökad medvetenhet kring vikten av hälsofrämjande synsätt i verksamheten och möjlighet att diskutera kring sin yrkesroll utifrån perspektivet att göra ett bra jobb på ett hälsosamt sätt. Att kunna koppla samman organisationens mål, krav och förväntningar till den egna yrkesrollen och det egna arbetet är en viktig del i tanken kring hållbarhet inom arbetslivet. På så vis skapar man ett utvecklingsarbete där medarbetarens utveckling stärker verksamheten och verksamhetsutvecklingen stärker medarbetaren. Man tillför medarbetaren, gruppen och organisationen både ett mervärde och ett bruksvärde. Flera processledare har upplevt att HälsoSAM-arbetet tränade arbetslaget i aktiv delaktighet, det märktes i diskussionerna. Man upplever även att gruppkänslan i arbetslagen har stärkts genom att alla har blivit delaktiga i varandras kompetensutveckling genom de uppföljningstillfällen som skett i arbetslagen. Det gällde för arbetslaget och för den enskilde medarbetaren att lyfta blicken från tredje man, dvs från eleverna. Denna gång skulle man se sig själv som det arbetsverktyg man är och på arbetslaget som en utvecklingsgrupp. Man har, utifrån ett hälso- och hållbarhetsperspektiv, haft möjligheter att diskutera detta inom kompetensutvecklingsinsatserna. Det har varit bra att kunna avsätta hela dagar (internatdagar) till detta arbete där man, utan att bli avbruten av ordinarie verksamhet, kunnat föra diskussioner och reflektera i grupp över handlingsplanen och satta mål. 3(9)

4 Genom föreläsningar har man fått teoribakgrund som kan användas till att ge distans och möjlighet att se vilket handlingsutrymme som finns inom verksamheten och hur det kan användas ur ett hälsofrämjande perspektiv. Handlingsplanen har genom detta processarbete blivit ett aktivt dokument som ligger till grund för vidare arbete kring hälsofrämjande åtgärder och diskussioner i arbetslagen. God framförhållning då det gäller tidsramar och strukturer för arbetet har upplevts positivt. Vi ville ge arbetslagen möjlighet att lägga in processarbetet i det nya verksamhetsåret för att det på så vis skulle bli en naturlig del av arbetslagsarbetet. Verksamheten idag är så slimmad att man inte har tid till sk. nya administrativa uppgifter. Med tanke på detta har administratörerna i projektet försökt att minimera administrationen för arbetslagen genom att förlägga så mycket som möjligt av administrationen centralt. Inte så bra: Vid utvärdering framkom det att trots minimering av administration till arbetslagen upplevde man i arbetslagen att administrationen var en extra börda som man egentligen inte hade tid att klara av. Den vanliga verksamheten har fått stå tillbaka. Trots att tiden till kompetensutveckling var avsatt upplevde ett flertal att det var jobbigt att lämna ordinarie verksamheten eftersom det innebar en ökad belastning för de övriga i arbetslaget. 2 Vilka är de viktigaste resultaten av projektet? Jämför med uppsatta mål! Att alla medarbetare har fått möjlighet att delta i kompetensutveckling utifrån sina individuella kompetensutvecklingsplaner. Att alla medarbetare, genom de olika insatserna, har fått möjlighet till att få insikt i hur man kan främja och bibehålla hälsa i ett föränderligt arbetsliv Att medvetenheten kring arbetsmiljö och hälsa på organisations-, grupp- och individnivå har ökat genom att man satt ljuset på det. Att man som medarbetare har fått insikt i sina påverkans- och utvecklingsmöjligheter i verksamhetssystemet och där systematik och handlingsplan är två bra redskap. Att man i arbetslagen fått möjlighet att ta del av varandras kompetensutvecklingsinsatser genom att de som varit på utbildning har fört det vidare i arbetslaget. I arbetslagens dokumentation och gjorda handlingsplaner framgår det att samsyn har skapats kring mål, uppdrag och utmaningar. Det har skapats insikt och medvetenhet hos alla delaktiga av att man behöver man ta hänsyn till hälsoperspektivet när man planerar framtida organisering och utveckling av arbetet och där medarbetare med bibehållen hälsa är en viktig framgångsfaktor. Man ska kunna göra ett bra jobb på ett hälsosamt sätt. I analyserna framkom även att man som medarbetare kände behov av att det skapas rutiner för hälso- och arbetsmiljöarbete samt att dessa blir kända och kommunicerade genom alla nivåer i organisationer. Vi har börjat ett arbete kring hur man ska kunna ta tillvara på de tankar som 4(9)

5 framkommit i analyserna kring struktur- och rutinbygge och som ska kunna vara en kommunövergripande modell. 3 På vilket sätt har projektet beaktat mål 3-programmets genomgående teman? Delaktighet Alla medarbetare har fått möjlighet att bidra till verksamhetens varande och utveckling genom delaktighet i olika kompetensutvecklingsinsatser och framförallt genom de diskussioner som lever vidare i arbetslagen. Hälsa Kompetensutvecklingsinsatsernas syfte var att skapa insikt och medvetenhet kring hur man kan främja och bibehålla hälsan i ett föränderligt arbetsliv. Med tanke på att detta arbete har hälsosam som förtecken var det viktigt att under kompetensutvecklingsdelen visa på att man kan göra ett processarbete i arbetslaget, att det kan rymmas inom arbetstiden, att man kan ta hänsyn till arbetsbelastningen och att det kan utveckla verksamheten istället för vara betungande. Men för att nå detta behövs vissa förutsättningar och god framförhållning är en av dessa. Jämställdhet Inom kompetensutvecklingsinsatserna har jämställdhet och genusperspektiv och vilken påverkan de har på hälsan lyfts upp till diskussion. Man tror det råder jämställdhet i arbetslaget och på arbetsplatsen men man har inte insett att det beror på att man inte ser den ojämlik som råder eftersom den i många fall är sublim. I detta arbete gäller det att sätta ljuset på fördomar, okunskap och gamla invanda mönster. Det är viktigt att det skapas ett förhållningssätt i arbetslaget och på arbetsplatsen som vidimerar att det är accepterat att belysa vardagen utifrån detta perspektiv utan att bli betraktad som negativ eller gnällig. Ett sätt kan vara att belysa hur organiseringen av arbetet och tillvaratagandet av medarbetarens kompetens kan bidra till bättre hälsa för kvinnor och män. Informationssamhällets utveckling De elektroniska mötesplatserna har fått allt större betydelse och medarbetaren behöver kunna hantera detta. Inom projektet har medarbetarna i stort blivit tvingade till att använda datorn som ett kommunikationsmedel. Administratörerna har lagt information, kurstider, kursinbjudan, lägesbeskrivningar, minnesanteckningar, bilder mm. på kommunen medarbetarportal där varje medarbetare kan hämta information. Administratörerna har även krävt in viss administration via mailsystemet. Varje medarbetare inom teamet vet att den behöver hämta information dels via mailsystemet och dels via kommunens medarbetarportal. Fortsatta diskussioner behöver göras kring hur detta kan bidra till en hälsosammare organisation och individ? Även en riktad kompetensutvecklingsinsats inom detta område har gjorts. Hållbar utveckling och sysselsättning Skolan har, utifrån i sitt samhällsuppdrag gentemot eleverna, en fostrande roll. Om uppdraget genomförs utifrån hälso- och hållbarhetsperspektiv kan eleverna inkluderas i en process som 5(9)

6 kan leda till ett hälsomedvetet och hållbart arbetsliv. Det handlar om att få insikt i att hur man använder sina mänskliga resurser, bli medveten om att dessa kan förbrukas om krav och förutsättningar inte stämmer överens med den resurs som finns till förfogande. Men det handlar också om att inse att den mänskliga resursen kan återskapas samt att belysa vilka betingelser som bidrar till detta. För att nå dit krävs det att skolans personal börjar med sig själva och den egna arbetssituationen. Detta kommer i sin tur även eleverna till del då lärare och elever är varandras arbetsmiljö. I ett långsiktigt perspektiv blir då eleverna den vuxengeneration som har insikt i hur de kan agera och ta ansvar för att få ett hälsosamt och hållbart arbetsliv. Förhoppningsvis kan då detta förhållningssätt även påverka ohälsotalen bland kommuninvånarna. En stor del av de gjorda kompetensutvecklingsinsatserna har belyst detta tema genom olika frågeställningar såsom vad behövs för att göra verksamheten och medarbetaren mindre sårbar? Ett hälsomedvetet och hållbart arbetsliv - vad innebär detta? Kompetensutvecklingsinsatser kan även vara en del i arbetet med att sänka kostnaderna vid sjukskrivningar och minska kvalitetsförsämringen som sker i en organisation där personalen lider av ohälsa. Regional och lokal utveckling. Det finns bland såväl kommunens invånare som anställda behov av en ökad medvetenhet kring betydelsen av en god hälsa för att skapa livskvalitet och ett hållbart arbetsliv. Skolan är en mötesplats för barn, föräldrar och lärare. Idag är interaktionen större än någonsin. Med vår inriktning på hälsa vill vi lyfta fram denna fråga inte bara på skolschemat utan även rikta blickarna utåt i samhället. Här kan skolan vara med och påverka utifrån ett hälsofrämjande perspektiv och på så vis bidra till att knyta samman elevens erfarenheter med omvärlden. 4 Finns det några erfarenheter som ni skulle vilja sprida till andra (inkl ESF-rådet)? Genom att formulera en styrning som ett paraply både i analysarbetet och i kompetensutvecklingsinsatserna skapas en gemensam ram som kan underlätta färden mot ställda mål. Att från början hantera kompetensutvecklingsarbetet som en del av verksamhetens arbete och lägga in det vid planering av det nya verksamhetsåret har varit en positiv faktor. För att en förändringsprocess ska få genomslagskraft och hållbarhet i ett längre perspektiv bör den arbetas med på alla nivåer dvs. på organisations-, grupp- och individnivå. Att låta varje arbetslag få två processledare med organisationsmandat kring förändringsarbete har varit bra för denna process. Kunskap och kompetens har stannat kvar i organisationen. Detta ger möjlighet för metodiken att fortleva i framtiden. 6(9)

7 Utifrån boken Hållbart arbetsliv (Svensson, Aronsson m fl 2007) vill vi lyfta fram följande citat som vi tycker belyser de tankar som genomsyrat projekt HälsoSAM nämligen att Långsiktig utveckling förutsätter att omedelbara projektresultat kan länkas över till bestående effekter i berörda organisationer Både processledarparen och medarbetarparen har i detta projekt blivit naturliga länkar. Man måste inom relationstäta verksamheter fundera vidare på hur man skapar förutsättningar för ett livslångt lärande hos medarbetaren. Man behöver få kompetensutveckling till att vara en ständigt pågående del av verksamheten. 5 Vad har ni gjort för att synliggöra Europeiska socialfondens delfinansiering av projektet Synliggörande: Inslag i Radio Kristianstad, skyltar på alla arbetsplatser, skyltar i kommunhuset där administrationen har funnits, artikel i Österlen Magasinet och info på Tomelilla kommuns hemsida samt på kommunens intranät för alla anställda. Europeiska socialfondens logga har även funnits med på de dokument som skrivits under projekttiden. 6 Övriga kommentarer Vi har fått mycket god hjälp av vår ESF-handläggare vid frågor och funderingar som dykt upp. Tack! 7(9)

8 B 1 Hur många av de ingående företagen planerar framöver för en mer omfattande kompetensutveckling än innan de deltog i Växtkraft Mål 3? Samtliga eller en stor del En viss del Ingen eller knappast någon 2 Hur stor andel av de anställda har genom kompetensutvecklingen fått mer kvalificerade arbetsuppgifter? Samtliga eller en stor del En viss del Ingen eller knappast någon 3 Hur många av de ingående företagen anser att kompetensutvecklingen ökat deras anpassningsförmåga och konkurrenskraft? Samtliga eller en stor del En viss del Ingen eller knappast någon 4. Hur många av de ingående företagen anser att IT-relaterad kompetensutveckling utgör en kontinuerlig utvecklingsinsats för de anställda? Samtliga eller en stor del En viss del Ingen eller knappast någon Kommentarer 8(9)