Rekreative Ruter Projekt håndbog 2010-2012 Vejledning til partnere Version 18. februar 2010 1
Indhold 1. PARTNERSKABET ROLLER OG ANSVAR ----------------------------------------------------------------------------------- 4 LEADPARTNERS ANSVAR ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4 NORSK PROSJEKTEIERS ANSVAR ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4 KOORDINERANDE PARTNERS ROLL I SVERIGE OCH DANMARK-------------------------------------------------------------------------- 4 ÖVRIGA PARTNERS ROLL ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5 ARBEJDSPAKKE LEDERNE ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5 PARTNER TYPER ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6 A-PARTNERE -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6 B-PARTNERE -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6 2. ØKONOMI -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 7 VILKA KOSTNADER KAN PROGRAMMET TÄCKA ------------------------------------------------------------------------------------------ 7 GRUNDLÄGGANDE KRAV PÅ STÖDBERÄTTIGANDE KOSTNADER -------------------------------------------------------------------------- 7 EXEMPEL PÅ KOSTNADER SOM INTE ÄR STÖDBERÄTTIGANDE ---------------------------------------------------------------------------- 7 PERSONALKOSTNADER --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 8 OVERHEAD INDIREKTA KOSTNADER ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 9 GEMENSAMMA KOSTNADER ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 10 BETALING AF FÆLLES RESTAURANT REGNING ------------------------------------------------------------------------------------------- 11 DEN DANSKE REVISIONS MODEL -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 11 PROCESSEN (SOM FORTALT AF DELOITTE PR. TELEFON D. 17. FEBRUAR 2010) ------------------------------------------------------ 11 DANSK AFTALE VEDR REVISION ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 12 3. EKONOMISK GRANSKNING OCH REKVISITION ------------------------------------------------------------------------- 13 REKVISITION I SVERIGE OCH DANMARK ------------------------------------------------------------------------------------------------- 13 REKVISITION I NORGE -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 14 TIDPUNKTER FÖR REKVISITION ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 15 VART SKICKAR MAN SIN REKVISITION ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 16 N+2 - REGEL OM AUTOMATISKT ÅTERTAGANDE --------------------------------------------------------------------------------------- 16 VALUTAOMREJNING OCH INBETALNING AV MEDFINANSIERING ------------------------------------------------------------------------ 17 REVISION OCH UPPFÖLJNING ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 17 KONTROLL OCH REVISION ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 18 DOKUMENTATION OCH ARKIVERING ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 18 DOKUMENTATION ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 18 2
4. OM FÖRUTSÄTTNINGARNA FÖR PROJEKTET FÖRÄNDRAS --------------------------------------------------------- 19 FÖRÄNDRINGAR I PROJEKTET ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 19 ÄNDRINGAR I BUDGET ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 19 5. RAPPORTER ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 20 STATUSRAPPORTER ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 20 SLUTRAPPORT ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 21 6. OFFENTLIG UPHANDLING ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 23 OFFENTLIG UPPHANDLINGS REGLER ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 23 EU PROJEKTPARTNERS ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 23 DANSKA PROJEKTPARTNERS ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 24 SVENSKA PROJEKTPARTNERS ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 24 FÖR NORSK PROJEKTÄGARE -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 24 7. INFORMATION OG KOMMUNIKATION ----------------------------------------------------------------------------------- 26 HUR INFORMERAR MAN BÄST OM SITT PROJEKT -------------------------------------------------------------------------------------- 26 VAD SÄGER EU:S REGLER ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 26 INFORMATIONSMATERIAL ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 27 INFORMATIONSEVENEMANG ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 27 PROJEKTPLATSEN ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 27 8. SIGNATURFORKLARING TIL DETALJERET BUDGET --------------------------------------------------------------------- 28 ANSØGNINGENS BUDGET DET GÆLDENDE ------------------------------------------------------------------------------------------- 28 9. YDERLIGERE OPLYSNINGER -------------------------------------------------------------------------------------------------- 29 EN OVERSIGT OVER DE VIGTIGSTE BEKENDTGØRELSER OG FORORDNINGER --------------------------------------------------------- 29 3
1. Partnerskabet roller og ansvar Leadpartners ansvar Varje projekt ska ha en Lead Partner (LP) som är ansvarig för projektet. I detta ansvar ligger att: vara stödmottagare för de EU-medel som projektet ansökt om säkra projektets genomförande en partnerskapsöverenskommelse som reglerar varje partners ansvar i projektet utarbetats har alltid den koordinerande rollen i sitt Lead Partner Region Nordjylland Kontaktperson: Mette Arleth E-mail: mea@rn.dk Telefon: +45 9635 1325 land, det vill säga koordinering av den nationella granskningen inför rekvisition samt underlätta dialog mellan projektpartnerskapet och den nationella granskaren sammanställa kostnader från Sverige och Danmark i en gemensam rekvisition för utbetalning av EU-medel Norsk projetkeier Østfold Fylkeskommun Kontaktperson: Trine Moe Stokstad E-mail: tristo@ostfoldfk.no Telefon: +47 6911 7495 Fax: +47 9151 2383 Norsk Prosjekteiers ansvar I projekt som har norska partners ska det finnas en organisation som är formellt ansvarig för den norska delen av projektet den norska Prosjekteiern. Prosjekteier ansvarar för att: vara stödmottagare för de norska medel som projektet ansökt om och bära alla norska kostnader i projektet säkra projektets genomförande rapportera kostnader till ansvarig granskare vid Östfolds Fylkeskommune sammanställa kostnader från Norge i en gemensam rekvisition för utbetalning av norska medel Det er Lead Partner og Prosjekteier der på vegne af projektets øvrige partners underskriver ansøgningen og efterfølgende, hvis projektet bliver godkendt, også underskriver de to tilsagnsbreve. Koordinerande partners roll i Sverige och Danmark För att underlätta dialog och nationell koordinering mellan projektpartnerskap och nationell granskare är det i Sverige ett krav på att svenska partners har en koordinerande partner om inte Lead Partner är en svensk aktör. Den koordinerande partnern samlar in avstämningsunderlag från alla partners i sitt land inför nationell granskning och fungerar som en länk mellan nationell granskare och övriga partners i samma land när det behövs ytterligare information, kompletterande uppgifter etc. En koordinerande Svensk Koordinerende partner Region Halland Kontaktperson: Tommy Löfquist E-mail: tommy.lofquist@regionhalland.se Telefon: +46 3517 9828 4
partner kan också bistå övriga partners med administration för att underlätta deras deltagande i projekt. Övriga partners roll Arbejdspakke lederne Arbejdspakkelederne er ansvarlige for at sikre implementeringen af aktiviteter og overholdelse af tidsplanen for deres respektive arbejdspakker. De er ansvarlige for koordinering mellem partnerne for at sikre overholdelse af tidsplan og for opnåelse af de i projektet beskrevne mål. Arbejdspakkelederne er ansvarlige for at indhente dokumentation for fremdriften af aktiviteter i deres respektive arbejdspakker og videregive denne information til Lead Partner. Arbejdspakkelederne er ansvarlige for at have et overblik over den finansielle fremdrift af deres respektive arbejdspakker Arbejdspakkelederne er ansvarlige for at udpege en sekundær kontaktperson, som er stedfortræder for arbejdspakke lederen når denne ikke er til stede. AP1 Inventering og Analyse Ansvarlig: Region Nordjylland AP-leder: Mette Arleth, mea@rn.dk Sekundær: Karen Somerset, kgs@rn.dk AP2 Konceptudvikling af virksomhedsdrevne Gateways Ansvarlig: Region Halland AP-leder: Tommy Löfquist E-mail: tommy.lofquist@regionhalland.se Telefon: +46 3517 9828 Sekundær: Daniel Borgman daniel.borgman@regionhalland.se Telefon +46 35 17 98 36 Mobil +46 70 246 27 91 5
AP3 Kvalitetssikring og komplettering af rutesystemer Ansvarlig: Østfold Fylkeskommune AP-leder: Trine Moe Stokstad Sekundær: AP4 Innovativ Produktion Ansvarlig: Vellinge Kommune AP-leder: Nils-Arvid Andersson Sekundær: AP5 Markedsføring og information Ansvarlig: Østdansk Turisme AP-leder: Søren Sørensen Sekundær: Jan Woollhead AP6 Projektadministration Ansvarlig: Region Nordjylland AP-leder: Sekundær: Partner typer A-partnere Alle partnere som er med i ansøgningen Har et budget i ansøgningen og dermed en regnskabsmæssig forpligtelse i projektet Forpligtet til at deltage i aktiviteterne i projektet og de lokale, regionale og transnationale møder, som deres budget tillader og som beskrevet i ansøgningen og dens bilag. Forpligtet til halvårlig rapportering af aktiviteter og regnskab B-partnere Partnere som har givet en interessetilkendegivelse om at deltage i projektets aktiviteter, regionale/lokale seminarer, etc. Ikke juridisk forpligtet til at deltage i internationale seminarer, da de ikke har et budget til dette indenfor projektet. B-partnere kan deltage i seminarer i projektet, men skal selv afholde udgifter til transport, hotel og forplejning. 6
2. Økonomi Vilka kostnader kan programmet täcka Grundläggande krav på stödberättigande kostnader Kostnader är stödberättigande om de: är relaterade till projektets aktiviteter är tillkommande utöver stödmottagarens ordinarie verksamhet (additionalitet) är relaterad till beslutet avseende budget och verksamhet är betalda och bokförda hos stödmottagare enligt beslut och kan styrkas genom verifikat har uppkommit, är betalda och bokförda under den projektperiod som anges i beslutet har uppkommit efter offentlig upphandling, eller om upphandling inte krävs, på i övrigt affärsmässiga villkor. är faktiska kostnader - schablonberäkningar godkänns inte. Exempel på kostnader som inte är stödberättigande Kostnader som uppstått före startdatum respektive efter slutdatum för projektperioden, exempelvis kostnader för att utarbeta ansökan. Avgifter för finansiella transaktioner, växlingsavgifter, räntekostnader och andra rent finansiella kostnader. Observera att kursdifferenser som uppstår på grund av att budget har gjorts i EUR inte är en stödberättigad kostnad. Böter, straffavgifter eller rättgångskostnader Individuella tjänstepensionsförsäkringar utöver kollektivavtal Kostnader som ingått som en del av förberedelse och/eller genomförande av annat EUprojekt/fond eller finansierats genom annat offentligt stöd Mervärdesskatt som inte utgör en slutlig kostnad för stödmottagaren Representation som inte är avdragsgill, samt återkommande förtäring vid interna möten för projektledning eller personal Ideellt arbete (oavlönat), privat eget arbete (avlönat) samt övriga privata bidrag i annat än pengar 7
Avskrivningar på inventarier och anläggningstillgångar som är kostnadsförda direkt. Aktiviteter och kostnader som inte nämns i ansökan och som därmed inte ligger som underlag för beslutet. Kostnader för att ställa/infria ansvarsförbindelser, garanti- och andra åtaganden för projektets räkning (inkl. bonus till projektmedlemmar). Kostnadsfria tjänster från offentliga/statliga myndigheter. Indirekta kostnader som inte kan härledas till projektet. Projektkostnader som är av kommersiell karaktär och/eller inte är förenliga med statsstödsreglerna. Projektets aktiviteter och resultat ska vara offentliga och kostnadsfritt tillgängliga. Underentreprenörskontrakt, eller konsultavtal, där kostnaden och betalningen grundar sig på en procentuell andel av projektets totalkostnad är inte tillåtna. Personalkostnader Personalkostnader redovisas under två olika kostnadsslag i budgeten: Projektanställd personal och Fast anställd egen personal. Projektanställd personal anställs för att enbart arbeta med projektet och fast anställd egen personal är sådan personal som redan är anställd hos en projektpartner när projektet beviljas stöd. I Norge är alltid kostnader för fast anställd egen personal också en medfinansiering i projektet. Stödet från programmet täcker inte sådana kostnader för fast anställd egen personal i Norge, men det kan utlösa medel som kan användas för att betala norsk Prosjekteiers övriga kostnader. I Danmark och Sverige är kostnader för fast anställd egen personal fullt ut stödberättigande. I Danmark och Sverige medfinansieras, som utgångspunkt, alla stödberättigande kostnader till 50 % av varje projektpartner. Tidsregistrering Alla anställda vars arbete bekostas av projektet ska tidredovisa sitt arbete. Av tidredovisningen skall framgå hur många timmar man arbetar per dag, till vilken timkostnad och huvudsakliga arbetsuppgifter. Tidredovisningen skall attesteras av medarbetaren och arbetsgivaren. NB: timkostnaden skall baseras på den anställdes faktiska lön och att inga indirekta kostnader får inräknas i timpriset. Alla anställda vars arbete bekostas av projektet ska tidredovisa sitt arbete. Av tidredovisningen skall framgå hur många timmar man arbetar per dag, till vilken timkostnad och huvudsakliga arbetsuppgifter. Tidredovisningen skall attesteras av medarbetaren och arbetsgivaren. Schema för tidredovisning finns i bilaga på hemsidan. Observera att timkostnaden skall baseras på den anställdes faktiska lön och att inga indirekta kostnader får inräknas i timpriset. Observera att den information som lämnas om arbetsuppgifter på tidredovisningen ska kunna kopplas till projektets aktiviteter och inte får vara alltför generell till sin karaktär. Det är önskvärt att timmarna samlas hos ett begränsat antal personer för att underlätta administration av projektet samt för att förtydliga additionaliteten. Projektanställd personal som arbetar 100 % av sin tid för projektet är undantagna från kravet på tidredovisning. Detta gäller även för 8
deltidsanställda som arbetar 100 % av sin tid för projektet om det kan dokumenteras genom anställningsavtal. Arbetsinsatsen ska vara kopplad till projektverksamheten. I samband med att programmets nationella kontrollanter granskar ansökan om utbetalning kontrolleras tidrapporter och jämförs med de aktiviteter som projektet har beviljats stöd för. I samband denna kontroll görs också en bedömning om rimligheten i antalet timmar som enskilda personer arbetar i projektet. Utgångspunkten är att arbetsinsatsen ska vara additionell i förhållande till den anställdes ordinarie arbetsuppgifter; att projektet inte ska betala för den tid som den anställde utför sitt ordinarie arbete. Därför kan ett stort uttag av timmar av en anställd som har en tjänst som normalt kräver att personen i fråga arbetar full tid med sina ordinarie arbetsuppgifter komma att ifrågasättas. För respektive person som arbetar i projektet ska det i tidrapportering framgå vad personen bidragit med/utfört i projektet. Antal arbejdstimer pr. år Danmark Månedsløn samt semestertillæg og sociale udgifter som svarer til 37 timer/uge i 52 uger, og 160,33 timer pr måned i 12 måneder (1924 årsarbejdstimer) Sverige Månedsløn samt semestertillæg og sociale udgifter som fordeles på 165 arbejdstimer/måned (1980 årsarbejdstimer) Norge Månedsløn samt semestertillæg og sociale udgifter som fordeles på 150 timer/måned (1800 årsarbejdstimer) Overhead indirekta kostnader Utgångspunkten är att projektets kostnader så långt det är möjligt ska redovisas som direkta. Kostnader som kan tas upp som direkta (sådana kostnader som projektet erhåller en faktura för) ska därför inte ingå i kostnadsmassan för indirekta kostnader. Indirekta kostnader ska ha ett samband med de direkta kostnaderna som går att hänföra till projektet. Indirekta kostnader kan vara stödberättigande endast i de fall då: Sökanden redan i ansökan budgeterat för indirekta kostnader. Ett beräkningsunderlag bifogats till ansökan om utbetalning som visar vilka indirekta kostnader som avses. I ansökan om utbetalning av stöd ska de indirekta kostnaderna kunna verifieras genom beräkningsmodell och kopior av fakturor, bokföringsunderlag eller andra handlingar ur projektägares redovisning. OH-modeller av det slag som tas fram utifrån senaste bokslut, där uppdatering sker årligen är inte tillåtet, det vill säga att beräkningen ska bygga på de faktiska omkostnaderna. Exempel på kostnader som kan redovisas som indirekta är: Telefoni Lokaler IT-stöd Vaktmästeri Städning Ekonomi, administration 9
Exempel på icke stödberättigande indirekta kostnader är: Ledningskostnader Rese- och transportkostnader Representation Kompetensutveckling Anskaffning av maskiner/inventarier Rekryteringskostnader Interndebiteringar (kostnader som via interndebitering direkt belastas projektet) Traktamenten Bilersättningar Personalersättningar och naturaförmåner Sjuk- och hälsovård Leasing Kostnader som inte är stödberättigande som direkta kostnader Vissa av de ovanstående angivna kostnaderna i det enskilda fallet kan vara tydligt projektrelaterade och därmed stödberättigande, men då alltid som direkta kostnader. Begränsningsregel De sammanlagda indirekta kostnaderna får högst uppgå till 25 % av de direkta kostnaderna i projektet (per partner), som har en koppling till, och påverkar nivån på de indirekta kostnaderna (normalt sett endast personalkostnader). Direkta kostnader är kostnader direkt relaterade till projektet, alltså inte indirekta kostnader och bidrag i annat än pengar. Begränsningen gäller både för budget i ansökan samt för faktiskt utfall. Detta innebär att om utfallet blir lägre än budget kan stöd för de indirekta kostnaderna enbart uppgå till 25 % av utfallet för de direkta kostnaderna. I Norge får endast Prosjekteier redovisa OH-kostnader. Observera att ett beslut om stöd i sig inte är en garanti för att ersättning för indirekta kostnader kommer att utgå. I samband med att programmets nationella kontrollanter granskar ansökan om utbetalning ska modellen som har använts för att beräkna de indirekta kostnaderna alltid godkännas och kopior av fakturor eller andra underlag som styrker kostnaderna ska uppvisas efter förfrågan. Modell De indirekta kostnaderna kan beräknas, antingen med en modell, som används av stödmottagarens organisation eller med hjälp av den modell som kan laddas ner från programmets hemsida. Oavsett vilken modell som används gäller de regler och begränsningar som beskrivs ovan. Gemensamma kostnader De sammanlagda indirekta kostnaderna får högst uppgå till 25 % av de direkta kostnaderna i projektet (per partner). Kostnader som är gemensamma för ett projekt består av kostnader såsom projektledning, administration och konferenskostnader. Utgångspunkten är att sådana kostnader ska fördelas på ett rättvist sätt mellan projektets partners. Hur sådana gemensamma kostnader hanteras ska regleras i partnerskapsavtalet, som måste vara underskrivet av alla partners senast före första ansökan om utbetalning. 10
Det är inte tillåtet att skicka fakturor mellan projektets partners och på så sätt hantera fördelningen av de gemensamma kostnaderna. De partners som ska kompenseras för att de belastas av en större andel gemensamma kostnader ska istället få en större del av finansieringen från Interreg. I samband med varje ansökan om utbetalning görs en summering av de gemensamma kostnader som har belastat respektive partner och motsvarande justering av hur stödet från Interreg fördelas. För rådgivning om hantering av gemensamma kostnader kontaktas det gemensamma programsekretariatet. Betaling af fælles restaurant regning Det er i et vist omfang muligt at én partner betaler en samlet regning ved fællesspisning (ex på restaurant) i forbindelse med møder. Det er i sådanne tilfælde ikke altid muligt at dele regningen, derfor er det OK at én partner (ex. Lead Partner) betaler hele regningen og modregner denne udgift i betalingen til partnerne i forbindelse med den halvårlige rekvisition. Den danske revisions model Processen (som fortalt af Deloitte pr. telefon d. 17. februar 2010) Trin 1: Den enkelte partner sender sit samlede projektregnskab for den givne periode til Lead Partner. Dette inkluderer det fra Sekretariatet udleverede Excel skema inklusiv alle bilag, betalingsdokumentation, udskrifter fra økonomisystem, etc. Trin 2: Trin 3: Trin 4: Trin 5: Trin 6: Trin 7: Lead Partner kontrollerer alle bilag og betalingsdokumentation for at sikre at alt er i orden. Lead Partner konsoliderer derefter alle partnerregnskaberne til ét. Det konsoliderede regnskab sendes til Deloitte (revision) sammen med de enkelte partneres individuelle regnskaber. Deloitte gennemgår det konsoliderede regnskab samt de enkelte partneres individuelle regnskaber m stikprøver. Skulle der være spørgsmål, ikkestøtteberettigede udgifter, o.lign. vil revisorerne henvende sig direkte til berørte partner. Denne partner bliver bedt om at ændre sit regnskab og sende det reviderede og korrekte regnskab til Lead Partner. På baggrund af revisionen (og eventuelle kommentarer) samler Lead Partner det endelige regnskab og udarbejder en slutkonsolidering af regnskaberne. Det endelige regnskab for den givne periode sendes til revisor og til Program Sekretariatet. Efter endt periode revision sender Deloitte en samlet regning til Lead Partner (med alle partnere i cc). I denne regning er specificeret revisionsudgifterne pr partner (forskellig takst afhængig af partnerbudgettets størrelse) og specificeret om enkelte partnere har brugt ekstra timer ved revisorerne på grund af rod i regnskabet. Der er forskellige takster for en revision jo større budget, den enkelte partner har, jo højere takst. Begrundelsen fra Deloitte er, at jo større budget, jo mere komplekst bliver regnskabet og det vil også indeholde flere posteringer. 11
Taksterne er baseret på en revision uden fejl og mangler. Dvs. er der blot de mindste spørgsmål fra revisorerne, som kræver kommentarer og eventuelle ændringer, kan de pågældende partnere påregne ekstra udgifter til revision. Denne ekstraudgift baseres på en fast timepris. (mere information om dette kommer ud i et aftalebrev fra Deloitte til alle partnere i løbet af marts/april 2010) Dansk aftale vedr revision Dette skal afklares: I ansøgningen blev det forudsat at hver dansk partner skulle afholde udgifter til revision af eget regnskab. Forudsætningerne for dette er blevet ændret ved at Program Sekreatiatet har valgt en ny national revisor for Danmark som ønsker en ny procedure. Den nye procedure er beskrevet ovenfor. Ændringen af proceduren har økonomiske konsekvenser for de enkelte partnere og for Lead Partner. Løsningen skal findes blandt følgende muligheder: 1. Der udarbejdes en national aftale hvor Lead Partner afholder alle revisionsomkostningerne for partnerne. Til gengæld skal partnerne afholde udgifter som ellers ville have været Lead Partners, ex. udgifter i forbindelse med kommunikation. Pointen ved denne model er, at budgettet pr. partner forbliver det samme. Der sker ikke budgetændringer mellem partnerne. Hver partner beholder sit budget, blot vil de enkelte partnere skulle betale andre eksterne tjenester end revision. Denne aftale kan indgås mellem de berørte partnere og kræver ikke nogen formel procedure andet end en orientering og godkendelse fra Program Sekretariatet. 2. Der udarbejdes en budget ændring så partnernes budget på revisionomkostninger overgår til Lead Partner. Dette vil betyde at partnernes totale budgetter ændres og og dermed skal støttesatsen pr partner også ændres. Dette kan endvidere bevirke en ændring af medfinansiengserklæringer, etc. Pointen ved denne model er, at der er rene linjer i budgettet i forhold til hvem der er ansvarlig for at betale for hvad. Det er dog en længere proces da det kræver budget ændringer og godkendelse ved Sekretariatet. 12
3. Ekonomisk granskning och rekvisition Rekvisition i Sverige och Danmark Lead Partner, och i förekommande fall koordinerande partner, är ansvariga för att sammanställa information från övriga partners om redovisning och offentlig medfinansiering. I rekvisitionen, som ska vara fördelad per land, ska kostnader och aktiviteter för varje enskild partner framgå. Det är projektets Lead Partner som har det övergripande ansvaret för EU-delen av projektet och rekvisitioner. Det är Lead Partner som ansvarar för att rekvisitionen endast innehåller stödberättigande kostnader. Utbetalning av stöd görs i efterskott, under förutsättning att kostnaderna är bokförda och betalda. Utbetalning av stöd görs till Lead Partner i EUR, även om kostnaderna har upparbetats i DKK/SEK. Observera att kursdifferenser som uppstår på grund av att budget har gjorts i EUR inte är en stödberättigande kostnad. Rekvisitionsprocessen består normalt sett av följande steg: 1. Lead Partner i projektet ansvarar för att samtliga partners utgifter i projektet sammanställs i rekvisitionsblankettens transaktionsark som finns tillgängligt på programmets hemsida. Därutöver ska statusrapporten/slutrapport bifogas rekvisitionen. I förekommande fall kan nationell kontrollant begära ytterligare material, exempelvis ett utdrag ur ekonomisystemets huvudbok och lönebok, timsedlar och kopior av fakturor under den rapporterade perioden. Mer detaljerade instruktioner för hur den nationella granskningen av projektredovisningen går till kommer att finnas på programmets hemsida. 2. När räkenskaper och dokumentation enligt ovanstående är klart ska det granskas av nationellt utsedda kontrollanter. I Sverige är det Tillväxtverket och i Danmark den tilsynsførende som granskar projektens redovisning (kontaktuppgifter finns på hemsidan). 3. Svenska projektpartners skickar sitt material (timsedlar, transaktionslista etc.) till den partner i Sverige som har fått i uppgift att vara koordinerande partner. Den koordinerande partnern sammanställer räkenskaperna för alla svenska partners och skickar det till Tillväxtverket för granskning. 4. Danska projektpartners skickar sitt material (timsedlar, transaktionslista etc.) till Lead partner. Lead partnern sammanställer räkenskaperna för alla danska partners och skickar det till tilsynsførende för granskning. 13
5. När den nationella granskningen är klar utfärdar Tillväxtverket/tilsynsførende ett/flera undertecknade granskarintyg. Projektets Lead Partner konsoliderar därefter räkenskaperna för de kostnader som har godkänts som stödberättigande av de nationella granskarna och sammanställer en rekvisition för hela projektet som skickas till det gemensamma programsekretariatet. Sänd samtliga rekvisitionsark elektroniskt. EU-ansökningsarket ska skrivas ut, undertecknas, scannas och sändas tillsammans med rekvisitionsarken, samt de olika revisionsbilagor och statusrapport/slutrapport. Om programsekretariatet finner att rekvisitionsblanketterna är korrekt ifyllda, att kostnaderna är inom ramen för budget och att projektet genomförs i överensstämmelse med beslut, sänder programsekretariatet materialet vidare till förvaltande myndighet för utbetalning. Den sista utbetalningen av stöd sker först efter det att sista ansökan om utbetalning inklusive slutrapport kommit in till och godkänts av förvaltande myndighet. Observera att även om projektets kostnader och aktiviteter är uppdelade på land och partner, så ska en gemensam statusrapport/slutrapport utarbetas av projektledaren. Processen kan illustrerest således: Rekvisition i Norge I Norge är det förvaltande organisation (Östfold Fylkeskommune) som sköter granskning av rekvisition och utbetalning av stöd för kostnader upparbetade hos Prosjekteier. Endast en partner, Prosjekteiern, får bokföra kostnader i projektet. Övriga partners kan bära kostnader men dessa måste vidarefaktureras till Prosjekteiern, eller ställas direkt till densamma. Prosjekteiern är ansvarig för att sammanställa information från övriga partners i Norge om räkenskaper, offentlig medfinansiering och aktiviteter. Utbetalning av stöd till Prosjekteiern görs i NOK. Rekvisitionsprocessen består av följande steg: 1. Varje partner i projektet ska, i förekommande fall, försäkra sig om att deras kostnader har vidarefakturerats till Prosjekteiern, som sammanställer räkenskaperna både i det avstämningsunderlag som finns tillgängligt på programmets hemsida och i en rekvisition. Utöver avstämningsunderlaget och rekvisitionen ska normalt följande material bifogas till 14
rekvisitionen: ett utdrag ur ekonomisystemets huvudbok och lönebok, en status- eller slutrapport för aktiviteter utförda under den rapporterade perioden, en sammanställning över offentlig medfinansiering för den rapporterade perioden, kopior av verifikat eller annat bokföringsunderlag (efter begäran). I rekvisitionsblanketterna på programmets hemsida, finns mer detaljerade instruktioner för hur rekvisitionen ska gå till. 2. När räkenskaper och dokumentation enligt ovanstående är klart ska underskrivna versioner skickas av Prosjekteiern för granskning till förvaltande organisation (Östfold Fylkeskommune), tillsammans med underskriven version av projektets status- och slutrapport. Prosjekteier sänder samtidigt elektroniska versioner av rekvisition och statusrapport både till förvaltande organisation och till programsekretariatet. Vid slutrekvisition ska dessutom en norsk revisor granska rekvisitionen. 3. Finner både förvaltande organisation och programsekretariatet att rekvisitionsblanketterna är korrekt ifyllda, att kostnaderna är stödberättigande och inom ramen för budget samt att projektet, i dess helhet, genomförs i överensstämmelse med ansökan, så utbetalar förvaltande organisation IRmidler till Prosjekteier. Utbetalning av stöd sker i efterskott för Prosjekteiers betalda och bokförda stödberättigande utgifter. Den sista utbetalningen av stöd sker först efter det att sista ansökan om utbetalning inklusive slutrapport kommit in till och godkänts av norsk förvaltande myndighet. Observera att även om projektets kostnader är uppdelade på en dansk/svensk och en norsk del, så ska en gemensam statusrapport/slutrapport utarbetas av projektledaren. Tidpunkter för rekvisition Svensk Koordinerende partner sender det samlede godkendte svenske regnskab til Lead Partner: Region Nordjylland, Mette Arleth mea@rn.dk +45 96351325 Niels Bohrs vej 30 DK-9220 Aalborg øst LP videresender den samlede rapport til programsekretariatet. 15
Rapportering i Rekreative Ruter Statusrapporter skal udarbejdes halvårligt pr. 30.06 og 31.12 og skal være videregivet til KASK-sekretariatet senest den 30.09 og 31.03 hvert år i årene 2010, 2011 og 2012. Det betyder, at alle danske partnere og svenske partnere skal levere statusrapporter og materiale om deres udgifter senest på følgende datoer til hhv. Lead Partner og Svensk koordinerende partner: 15. juli 2010, 1. delrekvisition 15. januar 2011, 2. delrekvisition 15. juli 2011, 3. delrekvisition 15. januar 2012, 4. delrekvisition 15. juli 2012, 5. delrekvisition 15. januar 2013 (slutrapport) Partnerne sender til svensk koordinerende partner og Lead Partner kopi af alle bilag sammen med de enkelte rekvisitioner. Bilagene skal sendes både som papirudgave og elektronisk. Der skal indsendes kopi af alle bilag sammen med de enkelte rekvisitioner. Bilagene skal sendes både som Projektets Lead Partner/Prosjekteier är skyldig att rapportera aktiviteter, redovisa kostnader och rekvirera pengar från Interreg IV Öresund-Kattegat-Skagerrak enligt vissa tidsintervall, vanligtvis var sjätte månad. Rekvirering av programmedel kan göras från projektets startdatum enligt beslut, förutsatt att projektet har haft stödberättigande kostnader. Det fremgår af de au-tomatiske beregninger i rekvisitionsblanketten hvor meget der kan rekvireres fra gang til gang. Projektet ska rekvirera minst två gånger per år. Rekvisitioner ska tillsammans med granskningsintyg och statusrapport/slutrapport sändas till programsekretariatet löpande i enlighet med de datum som är angivna i beslutet. Projektets slutrekvisitioner, inklusive revisorsintyg och slutrapport, lämnas in af Lead Partner till programsekretariatet senast 3 månader efter projektets slutdatum som finns angivet i beslutet. Hermed har man også mulighed for att få med kostnader för slutrapporten, den økonomiske afslutning och revision inom projektperioden. Rekvisitionerna ska undertecknas av behörig firmatecknare/prokurist hos Lead Partner och Prosjekteier. papirudgave I praktiken og elektronisk. vill det ofta vara samma personer som undertecknat ansökan och beslutet. Om en rekvisition sträcker sig över ett årsskifte ska det dessutom bifogas en sammanställning över hur kostnaderna är fördelade per år. Maximalt EU-stöd och norska Interregmedel som kan utbetalas framgår av beslutet. Rekvisitionsblanketten finns tillgänglig som Excel-dokument på programmets hemsida. Denna ska användas eftersom formler för summering och beräkning av stöd ingår. En ofullständigt ifylld blankett kan inte behandlas, vilket medför att medel inte kan utbetalas och rekvisitionen återsänds för komplettering. Vart skickar man sin rekvisition Sänd samtliga rekvisitionsark elektroniskt till programsekretariatet för utbetalning av EU-medel. EU-ansökningsarket ska skrivas ut, undertecknas, scannas och sändas tillsammans med rekvisitionsarken, samt revisionsbilagor och statusrapport/slutrapport. N+2 - Regel om automatiskt återtagande Stöd som är beviljade ska förbrukas enligt plan i budget samt att rekvireras regelbundet. I besluten är det angivet när projekten ska rekvirera och hur många gånger per år. Det beviljade 16
stödet kan reduceras eller annulleras om projekten inte rekvirerar enligt beslut, eller inte förbrukar medel enligt budget. Orsaken till detta är att programmet i dess helhet annars kan få sin budget reducerad av kommissionen, vilket innebär att det blir mindre medel att fördela till projekt. Enligt rådets förordning 1083/2006 artikel 93 om automatiskt återtagande (N+2), ska de programmedel som är budgeterade för ett visst år rekvireras senast två år senare, annars får programmet budgeten reducerad motsvarande mellanskillnaden mellan de medel som har budgeterats och de som har rekvirerats. Valutaomrejning och inbetalning av medfinansiering Vid ansökan har en kostnadsbudget bifogats med varje partners kostnader och finansiering. Budgeten anges i EUR. Detta innebär att projektpartners i Danmark och Sverige måste räkna om sina kostnader till EUR. Vid inbetalning av kontant medfinansiering av externa partners, som görs i lokal valuta (det rekommenderas att inbetalning av kontant medfinansiering görs i euro) gäller den växelkurs som noterats för den aktuella månaden på kommissionens hemsida. Revision och uppföljning Anvendt valutakurs Den kurs som skall användas vid kostnadsredovisning av EU-projekt är den som kommissionen publicerar månadsvis på http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/. En generell rekommendation är att använda den månadskurs som avslutar den period som skall redovisas. Till exempel: om perioden 1. januar 2010 30. juni 2010 ska redovisas, så kan Euro-kursen från juni 2010 användas. For norske projektpartnere gælder at kursen som angivet i ansøgningen skal anvendes i hele projektperioden. Besök och kontroll av projekten har en funktion utöver själva kontrollmomentet, det är också framåtsyftande. Vid de olika besöken hos projekten ges tillfälle till diskussion samt utbyte av idéer och kunskaper. Genom att på detta sätt samla på sig erfarenheter ges förutsättningar för ett effektivare och bättre genomförande av projektverksamheten i programmet. 17
Kontroll och revision Förvaltande myndighet/organisation, programsekretariatet, revisionsmyndigheten för programmet, nationella myndigheter och EU-myndigheter har rätt att hos projektens alla parter följa arbetet och ta del av alla handlingar och bokföring, vilka kan ge upplysning om projektet. Om detta försvåras av projektets parter finns det en risk för att utbetalt stöd kan återkrävas. Rätten att ta del av handlingar och räkenskaper föreligger till och med år 2020. Dokumentation och arkivering Danska och svenska stödmottagare samt Prosjekteier ska i räkenskaperna redovisa projektet separat så att projektets intäkter och kostnader direkt kan utläsas i redovisningen. Originalverifikationer ska förvaras så att de är tillgängliga vid revision och ska sparas till och med år 2020. Om verksamhet omorganiseras eller ändras ska det framgå av arkiv- och dokumentationsplaner var originalverifikationer återfinns. Under projektets genomförande bör projektverksamheten löpande dokumenteras. Denna dokumentation blir ett underlag till de statusrapporter och slutrapport som ska lämnas. Utöver bokföringsunderlag ska således protokoll, minnesanteckningar, reserapporter, inbjudningar och andra underlag från genomförandet av projektet sparas till och med år 2020. Dokumentation I EU-finansierade projekt ställs stora krav på dokumentation. All dokumentation ska sparas för eventuell kontroll och revision i framtiden, för att bekräfta att projektet och dess aktiviteter genomförts. Vid en granskning ska det gå att verifiera projektets genomförda aktiviteter och kostnader i en så kallad verifieringskedja. Det är därför viktigt att projektet redan från början regelbundet dokumenterar alla aktiviteter och kostnader. Projektets aktiviteter kan bl.a. dokumenteras genom: Kopior av tryckt material Utskrifter av layout (hemsidor) Inbjudningar till arrangemang Deltagarlistor Protokoll/referater från möten. Dokumentation gemmes til 2020 Originalverifikationer ska sparas hos alla projektets partners till och med 31. december 2020. Utöver bokföringsunderlag ska protokoll, minnesanteckningar, reserapporter, inbjudningar och andra underlag från genomförandet av projektet sparas till och med år 2020. 18
4. Om förutsättningarna för projektet förändras Förändringar i projektet Utgångspunkten är att projektparterna ska genomföra projektet enligt det innehåll och mål som anges i beslutet. Väl förberedda projekt kräver färre ändringar. Under genomförandet kan det dock av olika anledningar som inte projektet själv kan styra över, finnas behov av att göra förändringar i den ursprungliga projektbeskrivningen. Eventuella förändringar och avvikelser från projektet så som det är beskrivet i beslutet skall snarast meddelas programsekretariatet som då i samråd med förvaltande myndighet prövar om beslutet kan ändras. Alla ändringar av projektverksamhet, eller tidsplan ska motiveras och skriftligen rapporteras till programsekretariatet. Ändringarna skall rapporteras så snart de är aktuella till programsekretariatet. Ändringar i tidsplanen som innebär att projektperioden får ett annat start- och/eller slutdatum kräver alltid ett nytt beslut. Programsekretariatet prövar begäran om ändrad projektperiod och förvaltande myndighet fattar beslutet. Större förändringar som påverkar projektets mål och inriktning kan kräva ny behandling i Styrkommittén eller Övervakningskommittén. Förändringar av mer teknisk karaktär som t.ex. namn- och adressändring, ändrat postgiro/bankkonto m.m. skall också skriftligen meddelas till programsekretariatet. Detta görs normalt i nästkommande rekvisition. Ändringar i budget Projektbudgeten bör vara väl underbyggd för att fungera som ett verktyg för genomförande och uppföljning av projektet. Avvikelser mot budget enligt beslut, per kostnadsslag, som överstiger 10 % kräver ett nytt beslut och ska godkännas av förvaltande myndighet i förhand för att vara stödberättigande vid nästkommande delrekvisition/slutrekvisition. Överstiger avvikelser de nämnda 10 % ska Lead Partnern vända sig till programsekretariatet och få tillsänt ett budgetändringsschema som ska användas i ansökningen om budgetändringen. Denna regel gäller på projektnivå och inte per partner eller år. Det är aldrig möjligt att flytta budget mellan EU-partners och Prosjekteier. Avvikelser per partner och land, som innebär att totala kostnader per partner eller land avviker mot budget, ska godkännas i förhand av programsekretariatet och/eller förvaltande myndighet. Avvikelser mot budget ska kommenteras i statusrapporten. Observera att kostnader som överstiger den totala budgeten enligt beslut, inte är stödberättigande. 19
5. Rapporter Det finns många intressenter som vill ta del av det utvecklingsarbete som stöds och genomförs inom ramen för programmet. Exempel på intressenter är Styrkommittéerna, Övervakningskommittén, EU Kommissionen, myndigheter - nationella och regionala, departementet och ministerier, privata och offentliga organisationer, andra ÖKS- /gränsöverskridande/territoriella samverkans projekt, aktörer i andra gränsregioner, utvärderare, media samt allmänheten. Redovisning och rapportering från projekt är därför värdefull för att sprida information, resultat samt bidra till att möjliggöra jämförelser mellan olika projekt och underlätta för kommande uppföljningar och utvärderingar av projektverksamheten som kommer att genomföras. Öresund-Kattegat-Skagerrak-programmet kommer att stödja ett stort antal olika projekt. Alla projekt ska utforma sina rapporter i enlighet med de riktlinjer som anges nedan. Slutrapporterna från projekten kommer att publiceras på www.interreg-oks.eu. Statusrapporter Tillsammans med varje rekvisition ska en för hela projektet gemensam statusrapport lämnas som beskriver hur projektet har utvecklats under redovisningsperioden. Syftet med statusrapporterna är att programsekretariatet ska kunna följa att projekten genomförs enligt beskrivningen i ansökan samt beslutet. Statusrapporterna utgör också ett underlag för att kunna rekvirera ekonomiskt stöd från Öresund-Kattegat- Skagerrak-programmet. Statusrapporten skall skickas tillsammans med rekvisitionen och övriga bilagor till programsekretariatet och vara undertecknad av projektansvarig. Rapporten ska innehålla en kortfattad beskrivning av hur projektet fortskrider i förhållande till de aktiviteter, mål och budget som är angivna i beslutet. Statusrapporten ska vara så utformad att det går lätt att koppla beskrivna aktiviteter till redovisade kostnader. Det ska dessutom framgå vilka partners som deltar i de redovisade aktiviteterna. Till statusrapporten ska bifogas eventuella trycksaker, inbjudningar och annan information som visar hur intressenter och allmänhet fått kännedom om projektets verksamhet och finansiering från EU. Statusrapporten ska innehålla information om projekt med följande rubriker och inbördes ordning: Projektets status: Sammanfatta och beskriv projektläget mycket kortfattat. Aktiviteter och uppnådda resultat: Beskriv kortfattat vad som har åstadkommits under den gångna projektperioden. Vilka aktiviteter som har pågått, påbörjats eller avslutats under 20
perioden per partner. När en aktivitet har avslutats ska det specifikt rapporteras vilka resultat som har uppnåtts för att projektets utveckling i relation till beslut ska kunna bedömas. Aktiviteter under kommande period: Kortfattat vilka aktiviteter som planeras av respektive partner under den kommande perioden. Indikatorer: Kommentera hur aktiviteterna under den gångna projektperioden har bidragit till att uppnå de indikatorer som finns angivna i beslutet. Genomförda informationsinsatser internt och externt: Beskriv hur information och förankring fungerar i projektorganisationen och i hemmaorganisationerna. Beskriv vilka insatser som genomförts för att kommunicera projektet externt i linje med projektets kommunikationsplan. Beskriv på vilka sätt projektet uppfyller EU:s regler om användning av EU-logon. Avvikelser från projektplan och budget: Besvara följande frågor med ett Ja eller Nej (vid ett nej ska svaret motiveras). Kommer projektet att följa tidsplanen? Kommer projektet att hålla budgeten? Kommer projektets inriktning, struktur och projektpartnerskap att vara oförändrat? Kommer projektmålen att uppnås? Slutrapport Syftet med slutrapporten är, dels att formellt avrapportera hela projektet till programmet, dels att till en bredare krets kunna sprida resultat och erfarenheter från projektet. Slutrapporten lämnas av Lead Partnern i samband med projektavslut tillsammans med en ekonomisk slutredovisning. Slutrapport och ekonomisk slutredovisning lämnas till programsekretariatet senast 3 månader efter det datum som i beslutet angetts som slutdatum för projektet. Rapporten skall vara undertecknad av projektledaren. I vissa projekt ingår en innehållsmässigt mer tematisk expert och/eller vetenskaplig rapport som en del i själva projektet. Observera att en sådan rapport inte kan ersätta den formella slutrapporten. Slutrapporten bör utformas så att en läsare, utan tidigare kännedom om verksamhetens art eller projektet i sig, kan få en god förståelse av projektet. Av rapporten skall framgå hur projektet har genomförts, metod och organisation m.m. Projektets måluppfyllelse och resultat ska beskrivas liksom en avstämning mot typ och antal av indikatorer, inklusive de horisontella kriterier som finns angivna i beslutet. Projektets gränsregionala effekter och erfarenheter skall beskrivas. Vidare ska beskrivas vilka informationsinsatser som genomförts för att sprida resultaten från projektet samt hur man under projektperioden arbetat för att det arbete som är gjort i projektet ska tas till vara och leva vidare efter projektets slut. Om de i beslutet angivna målen och indikatorerna inte har uppnåtts, eller om ekonomin skiljer sig från ursprunglig budget och finansieringsplan ska detta kommenteras och motiveras. Slutrapporten ska innehålla information om projektet med följande rubriker och inbördes ordning: Sammanfattning av hela projektet (Max ½ A4 sida, antingen på SV/DK/NO, och på ENG). Måluppfyllelse och resultat: Här redogörs för projektets resultat i förhållande till fastlagda projekt- och effektmål. Kommentera och motivera eventuella avvikelser. Projektorganisation och ansvarsfördelning: Beskriv hur projektorganisationen och samarbete inom det gränsöverskridande projektpartnerskapet har fungerat och vilken ansvarsfördelningen har varit mellan projektets partners. 21
Gränsöverskridande effekter: Beskriv projektets effekter för programområdet. Beskriv på vilket sätt projektet i något hänseende, ekonomiskt, socialt eller samhälleligt uppnått ett bättre resultat än som varit möjligt om projektet istället drivits på var sida om gränsen. Indikatorer: För att mäta en del av programmets effekter har ett antal indikatorer fastställts. För varje enskilt projekt har i beslutet angivits vilka dessa är och vilket utfall som förväntas. I slutrapporten ska alltid de i beslutet angivna indikatorerna och tillhörande måttenheter avrapporteras (t.ex. antal företag som fått rådgivning, antal läromedel, antal gemensamma avtal, antal informationsmottagare mm.). Beskriv och kommentera vad som har uppnåtts samt inte uppnåtts och orsakerna till detta. Horisontella kriterier och Indikatorer: Miljö, jämställdhet, Integration och mångfald. Beskriv om projektet har bidragit till en förbättrad miljö ex. förbättringar/minskningar av miljöstörande verksamhet genom nyttjande av bättre teknik, gjorda investeringar, miljöinformation eller utbildningar, aktivt val av bästa miljölösningar, användning av förnyelsebara resurser eller bättre nyttjande av icke förnyelsebara resurser, avfallsbegränsning och återanvändning etc. Ta utgångspunkt från de uppgifter som anges i beslutsbrevet. Beskriv projektets påverkan på jämställdheten och mångfalden. Särskilda insatser och verksamheter inom ramen för projektet som har bidragit till en förbättrad jämställdhet mellan kvinnor och män eller till att stärka och utveckla integrationen/mångfalden. Ta utgångspunkt från de uppgifter som anges i beslutsbrevet. Gränsregionala erfarenheter: Redovisa gjorda erfarenheter från sättet att bedriva projektet i en gränsregional miljö. Redovisa vad som varit bra eller dåligt i projektet (exempelvis när det gäller förankring, intern kommunikation etc.) och vad som man kan dra nytta av/eller förbättra i kommande projekt. Genomförda informations- och kommunikationsinsatser (i linje med projektets kommunikationsplan): Beskriv hur projektet har kommunicerats internt och externt. Ge också exempel på hur allmänhet och andra har fått kännedom om projektets verksamhet och resultat samt hur det framgått att projektet erhållit stöd från Europeiska Regionala Utvecklingsfonden. Förankring av projektets resultat: Beskriv de åtgärder som vidtagits för att projektet ska kunna övergå i befintlig verksamhet efter projekttiden, hur projektets erfarenheter och resultat har implementerats i organisationens reguljära verksamhet, men även i förhållande till projektets övriga målgrupper. Beskriv hur projektet har lett till ett vidare samarbete efter projektets avslut och vad det består av. Aktiviteter och ekonomi: Ange om det finns några planerade aktiviteter som inte har genomförts eller om det finns andra avvikelser från innehållet samt vad detta har betytt för projektets ekonomi. Förslag och idéer: Redogör för frågor eller förslag till nya projekt som dykt upp under projekttiden beskrivas. Här finns det också möjlighet att ta upp frågor, förslag eller idéer som projektet vill lämna vidare till programmets genomförandeorganisation (programsekretariatet, styrkommittéer, övervakningskommitté, förvaltande myndighet, o s v) eller till andra pågående eller kommande Interregprojekt. 22
6. Offentlig Uphandling Offentlig upphandlings regler Var uppmärksam på att EU- och nationella regler för offentlig upphandling också gäller för Interregprojekt. Organisationer som är berörda av denna lag är skyldiga att följa lagen. Syftet med offentlig upphandling är att säkra bästa möjliga effektiva resursanvändande vid offentliga inköp av varor och tjänster baserat på affärsmässighet och lika behandling. Nationella lagar och föreskrifter ska följas av alla projekt där projektägaren enligt respektive lag är så kallad upphandlande myndighet på svensk/dansk sida eller oppdragsgiver på norsk sida. Offentlig upphandling også i Interreg projekter Var uppmärksam på att EU- och nationella regler för offentlig upphandling också gäller för Interregprojekt. Nationale love og regler skal følges. Om nationella regler för offentlig upphandling inte följs kan kostnader underkännas eller beslut om stöd omprövas! Projektparterna bör samråda med projektorganisationernas ekonomi/upphandlingsfunktioner kring dessa frågeställningar. Om nationella regler för offentlig upphandling inte följs kan kostnader underkännas eller beslut om stöd omprövas. EU Projektpartners Till upphandlande myndigheter räknas: statliga, regionala eller lokala myndigheter och offentligrättsliga organ samt sammanslutningar av en eller flera sådana myndigheter eller ett eller flera sådana organ. Med offentligrättsliga organ avses alla organ som tillgodoser behov i det allmännas intresse, under förutsättning att behovet inte är av industriell eller kommersiell karaktär, och vars verksamhet till största delen finansieras av statliga, regionala eller lokala myndigheter, eller av andra offentligrättsliga organ, eller vars verksamhet står under kontroll av sådana organ, eller i vars förvaltningsorgan, styrelseorgan eller kontrollorgan mer än hälften av ledamöterna utses av statliga, regionala eller lokala myndigheter, eller av andra offentligrättsliga organ. Även om inköpsbeloppen ligger över eller under gällande gränsvärden, gäller EU-principerna om lika behandling och transparens, vilket bland annat innebär att köparen ska säkra en rättvis och lika behandling av potentiella anbudsgivare. Det rekommenderas att projekten håller sig underrättade om kommissionens tolkningsmeddelande om gemenskapsrättens tillämplighet på upphandlingskontrakt som inte, eller bara delvis, omfattas av direktiven om offentlig upphandling (2006/C179/02): http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/keydocs_en.htm Om stödmottagare inte omfattas av lagen om offentlig upphandling/tilbudsloven skall en affärsmässig upphandling tillämpas. Stödmottagaren skall kunna styrka de olika stegen i upphandlingsförfarandet och upphandlingsunderlaget skall på begäran kunna uppvisas för förvaltande myndighet. För att en kostnad skall anses vara stödberättigande skall den ha 23
uppkommit på i övrigt affärsmässiga villkor, vilket innebär att all upphandling av varor eller tjänster bör utsättas för konkurrens. Om EU-upphandling görs skall programsekretariatet snarast få besked om i vilket nummer av den Europeiska gemenskapens tidning (EGT) som upphandlingen offentliggörs. Danska projektpartners Indkøb af varer og tjenesteydelser over tærskelværdien på 500.000 kroner, men under EUgrænseværdier er reguleret i tilbudsloven: Bekendtgørelse af lov om ind-hentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter - LBK nr. 1410 af 07/12/2007. Der henvises især til kapitel 6a. Kan downloades under http://www.ks.dk/udbudsomraadet/regler/ Såfremt EU-grænseværdien/tærskelværdien for offentligt udbud overskrides, gæl-der EUreglerne (udbudsdirektivet). Reglerne kan downloades under: http://www.ks.dk/udbudsomraadet/regler - se: Udbudsdirektivet med bekendtgø-relse nr. 937 af 16. september 2004. EU-tærskelværdierne i danske kroner findes på samme side. Projektpartnerne skal ved hjælp af denne hjemmeside holde sig løbende orienteret om de aktuelle tær-skelværdier og de nationale bestemmelser. For samtlige aktiviteter, hvor der er tale om udbud, gælder, at relevant dokumentation herunder samtlige indgåede tilbud, annoncer, beslutningsreferat m.m. skal opbevares sammen med projektets øvrige bilag. Svenska projektpartners Om stödmottagaren är upphandlande enhet måste SFS 2007:1091 Lagen om offentlig upphandling (LOU)följas. De olika stegen i upphandlingsförfarandet skall dokumenteras skriftligt och upphandlingsunderlaget skall på begäran kunna uppvisas. För mer utförlig information hänvisas till lagtexten samt till webbsidan hos Konkurrensverket: www.konkurrensverket.se För norsk projektägare För norsk Projektägare gäller Lov om offentlige anskaffelser LOV-2006-06-30-41 med tillhörande föreskrifter FOR-2006-12-20-1504. Lagen om offentlig upphandling gäller för statliga, kommunala, fylkeskommunale myndigheter och rättsoffentliga organ och sammanslutningar av en eller flera av dessa. Ett rättsoffentligt organ är en organisation: som tjänar allmänhetens behov, och som inte är av industriell eller affärsmässig karaktär som är ett självständigt rättssubjekt som i huvudsak är finansierat av myndigheter eller om förvaltning är underlagt sådana myndigheters eller organs kontroll, eller som har ett administrations-, ledande- eller kontrollorgan där över halvparten av medlemmarna är utnämnda av sådana myndigheter eller organ. Alla inköp ska konkurrensutsättas med följande genomförande: inköp upp till kr 500 000 kräver att det inhämtas anbud från 2-3 leverantörer inköp över kr 500 000 men mindre än kr 1 700 000 kräver att inköpet annonseras i DOFFIN.no - nationell utlysning 24
inköp över kr 1 700 000 annonseras i DOFFIN.no och TED databasen och internationell utlysning. Vid inköp över kr 100 000 ska leverantören framlägga skatteattest och HMS (Hälsa Miljö och Säkerhet) egendeklaration. Uppdragsgivaren ska föra protokoll för investeringar som överstiger 100 000 exkl. mervärdesskatt. Protokollet ska beskriva alla väsentliga förhållande och viktiga beslut genom hela inköpsprocessen. Offentlig verksamhet kan ha ramavtal för sin verksamhet. Dessa ramavtal kan en offentlig projektägare använda sig av i genomförandet av projektet. Projektägare som tillhör målgruppen för dessa lagar och föreskrifter rekommenderas att inhämta utförligare information på regeringens hemsida www.odin.dep.no/nhd/. Norska projektägare som inte omfattas av Lov om offentlige anskaffelser ska istället agera affärsmässigt och konkurrensutsätta alla inköp för projektet. 25
7. Information og kommunikation Hur informerar man bäst om sitt projekt Informations- och kommunikationsaspekter är av flera skäl av stor betydelse i genomförandet av projekt: Projektet bidrar genom en aktiv och utåtriktade kommunikation till att öka kunskapen om programmet och dess möjligheter hos andra presumtiva projektansökare. Tidigare genomförda projekt och pågående projekt är en bra inspiration för att få nya projekt in i programmet. En aktiv och genomtänkt kommunikation, såväl internt som externt, ökar förutsättningarna för att projektet kan genomföras enligt plan och nå sina mål. En väl genomförd intern och extern kommunikation ökar också förutsättningarna för bestående effekter efter projekttidens slut. Samtliga genomförda projekt bidrar till värdefull kunskap om ÖKS-området och om gränsöverskridande samarbete. Det har ett värde i sig att fler får tillgång till denna kunskap. Tänk på att den interna kommunikationen både i projektorganisationen och hemma hos de ansökande och medfinansierande parterna är minst lika viktig som den externa kommunikationen. Erfarenheter från tidigare Interregprogram har visat att de projekt som inte lyckas nå sina mål ofta har haft brister i den interna förankringen. Vad säger EU:s regler Projektet har en skyldighet att följa EU:s regler om informations- och offentlighetsåtgärder som finns angivna i Kommissionens förordning (EG) nr 1828/2006 om tillämpningsföreskrifter. Herudover ska projektet även informera om att at støtten er kommet gennem Öresund- Kattegat-Skagerrak-programmet. Det innebär att projektet i samtliga informationsinsatser ska använda EU-logon och informera om att projektet har medfinansierats av Europeiska Regionala Utvecklingsfonden (ERUF) genom EU:s program för Interreg IVA Öresund-Kattegat-Skagerrak. Hvis man glemmer eller ikke anvender EU logoet med den tilhørende tekst på sine produkter og materialer kan det efterfølgende medføre, at omkostninger forbundet med produktet/materialet ikke bliver godkendt eller ved en senere revision skal tilbagebetales. Projektets partners ska vara väl medvetna om EU:s regler om informations- och offentlighet. Vid följande tillfällen och form ska information ges om EU-stödet till projektet: 26
Informationsmaterial På allt informationsmaterial såsom brevpapper, annonser, broschyrer, videos eller annat som publiceras eller produceras i projektets namn, samt även material som publiceras elektroniskt, t.ex. webbplatser ska EU:s medverkan tydligt framgå. ÖKS Projekthandbok - version augusti 2009 47 (60) Informationsevenemang Vid konferenser, möten, utbildningar, mässor, utställningar m.m. ska deltagarna informeras om EU:s och den regionala utvecklingsfondens bidrag till projektet. Projektplatsen Vid den plats som projektet bedrivs i eller från, ska information om EU:s och den regionala utvecklingsfondens deltagande finnas, t.ex. med en skylt eller dekal. På programmets hemsida www.interreg-oks.eu finns ytterligare information samt möjlighet att ladda ner EU-logo för användning på hemsida, i tryck osv. Tänk på att EU-logon skall vara minst lika stor som övriga medverkande organisationers logo. Det går bra att använda den i såväl färg som svart/vitt. Ytterligare anvisningar om information och publicitet kan erhållas från programsekretariatet. 27
8. Signaturforklaring til detaljeret budget Der er udarbejdet et detaljeret budget par arbejdspakke. Dette budget giver arbejdspakkelederen samt de enkelte partnere et overblik over hvilke partnere der er involveret i den givne arbejdspakke samt hvilket budget de har. Det detaljerede budget er udarbejdet som en vejledning og assistance til partnerne. Eksemplevis budgetlinjen rejser: Nedenstående eksempel er Budget for Lead Partner til AP1. Her kan man se at LP har et samlet budget til at rejse til slutkonferencen, aktivitet 1.5 er på 1.350 Euro = 3 personer * 100 Euro til hotel og 3 personer * 350 til transport. Dette er en vejledende specificering. Dvs. hvis Lead Partner eksempelvis kan finde billigere transport, så er det muligt at rejse flere personer: ex: transport 150 Euro * 5 personer, hotel 100 Euro * 5 personer = 1.250 Euro. Dette princip er gældende for alle budgetlinjer for alle partnere. Ansøgningens budget det gældende Det er væsentligt at understrege, at det gældende budget for projektet og for de enkelte partnere er det, der står i ansøgningen. Og det er de specificeringer, der står i ansøgningen, som er de til altid gældende. Den bedste måde at få et overblik over eget partner budget er at tage en overstregningstusch og markere de rækker med egen organisation. Så vil man få et overblik over hvilke specificeringer, der er lavet og hvor meget ens budget er pr budgetlinje. Det er væsentligt at huske, at specificeringerne er vejledende. Det er det totale budget pr budgetlinje, der er gældende. Indenfor samme budgetlinje kan man skifte budget mellem arbejdspakkerne. Dette skal dog afklares med arbejdspakkelederne og Lead Partner inden. 28