ECM som skapar arbetsglädje www.exformatics.se
Exformatics ECM: samlar information hämtar information strukturerar information delar information arkiverar information Det är viktigt med en kort implementering så att alla medarbetare behåller intresset och att de ser att det sker något hela tiden. Användarna får en aha-upplevelse, för dokument som nu läggs in i systemet kan mycket lätt hittas igen. Jesper Sylvest, FTF FTF är huvudorganisation för 450 000 offentligt och privat anställda och använder Exformatics ECM till dokumenthantering. Idag finns mer än 150 000 dokument i FTF s lösning. Vad är ECM? ECM (Enterprise Content Management) är det samlade namnet på system som elektroniskt förenklar och strukturerar all informations- och dokumenthantering i företag, organisationer och myndigheter. ECM-lösningar ger struktur, flöde, kontroll och överblick över den alltmer ökande mängden information och dokument.
ECM skapar överblick En explosionsartad ökning av dokument, e-post och annan information ställer allt större krav på att medarbetarna har bra överblick för att kunna arbeta effektivt. Dyrbar kunskap går förlorad när medarbetare lämnar verksamheten och det tar tid för nyanställda att få fram information i den traditionella mapphierarkin. Både privata och offentliga verksamheter ser därför stora vinster med en ECM-lösning. Antalet e-post ökar kraftigt och strömmen av dokument flyter runt i organisationen i samma takt som medarbetare kommer och går. Information och kunskap är några av de viktigaste tillgångarna i dagens verksamheter, men trots detta är överblick, återanvändning och samarbete kring kunskap ofta otillräckligt och svårt att hantera. Affärskritisk information sparas i oöverskådliga mappar under olika nätverksstrukturer i värsta fall endast på den enskilda medarbetarens lokala hårddisk. E-post-meddelanden och dokument raderas och viktig kunskap faller mellan stolarna, trots att andra i verksamheten kunde dragit nytta av den. Mycket tid går förlorad, när medarbetare måste leta efter information och inte har total överblick över en aktivitet, ett ärende eller projekt. Det är dessa utmaningar som många verksamheter står inför och de harmoniserar inte med begrepp som t ex lean, workflow och processoptimering. Allt fler får dock upp ögonen för de nya möjligheterna med ECM. Om affärsprocesser skall rationaliseras, krävs det att informationen är på rätt plats, lättillgänglig och strukturerad. Idag är det ofta ett absolut krav från ledningen att det finns en 100-procentig överblick över arbetsflöden och att det ständigt sker framsteg. Men även nyckelmedarbetare, projektledare, avdelningschefer, m.fl. förväntar sig struktur, enkel kommunikation, styrande processer, samarbete, effektivitet och öppenhet. Medarbetare vill bygga vidare på de erfarenheter och existerande kunskaper som finns, istället för att uppfinna hjulet gång på gång. Vår unika ECM-lösning lever upp till dessa krav och i motsats till traditionella system handlar det inte längre bara om administrativa rutiner och arkiveringsfunktioner. Exformatics ECM hanterar kraven från moderna och komplexa verksamheter Det finns flera skäl till att införa en ECM-lösning. I offentliga verksamheter finns det lagstadgade krav på arkiveringssystem. Även tillverkande företag inom livsmedel och läkemedelsindustrin har krav på dokumentation av sina produktionsprocesser. Idag hanterar Exformatics ECM dessa krav i en rad olika verksamheter och vi kan lätt anpassa lösningen i takt med att nya bestämmelser tillkommer. Men det är inte bara lagstadgade krav som talar för en ECMlösning. Marknadskrafterna ställer i allt högre grad krav på effektivisering i företag och organisationer framför allt på effektivisering av processer. Exformatics ECM-lösningar möjliggör bättre kunskapsdelning, automatisering i flöden, tydliggör processernas olika steg, reducerar tidsförluster och säkrar att det alltid finns en ansvarig på en uppgift eller aktivitet. Sammantaget kan detta bidra till att öka verksamhetens konkurrenskraft på en allt hårdare och mer pressad marknad. Exformatics ECM ger en unik överblick över aktiviteter, ärenden och projekt, vilket öppnar upp för samarbete mellan personer, grupper och avdelningar i hela organisationen. Det är med Exformatics ECM som verksamheten samlas till en mer effektiv enhet med struktur på informationsflödet, bättre överblick, ökad flexibilitet, hög kvalitet och smidigare samarbete. Exformatics ECM hanterar och styr arbetsflöden i verksamheten, så att projekt, aktiviteter, ärenden, kontakter, dokument, korrespondens och uppgifter hanteras enligt framtagna procedurer. ECM- lösningen stödjer affärsprocesserna - men de dynamiska processerna kan enkelt ändras och anpassas vid nya förutsättningar. Sida 3
ECM i enkla och välkända miljöer Införandet av nya IT-system är historiskt förknippat med motstånd från användarna och ofta har det krävts stora resurser för att få lösningarna att fungera. Exformatics ECM gör upp med traditionerna, utmanar mapphierarkier och svåröverskådliga miljöer ger istället användaren snabb och enkel överblick. Medarbetare ställer idag krav. Ett av de mest uttalade är att IT ska vara enkelt och snabbt att använda. Är systemen för komplicerade att arbeta i eller är svarstiderna längre än kön vid kaffemaskinen, så kan en applikation snabbt hamna ute i kylan. uppgifter, e-post, projektdeltagare, m.m. Inga fler anteckningar på post-it lappar och löspapper! Istället finns allt samlat och strukturerat på en 360-graders portalsida, där all information nås med ett fåtal klick. Dessa krav lever Exformatics ECM upp till genom ett fåtal enkla principer. Bland annat är användargränssnittet skapat i en bekant miljö med samma begrepp som i Microsoft Office. Användarna känner sig alltså omedelbart hemma i lösningen och de blir snabbt motiverade av den enkla navigeringen. En viktig funktion i Exformatics ECM är att Microsoft Office och Outlook är fullt integrerat, så att många funktioner kan utnyttjas direkt från t ex Outlook, Word, PowerPoint och Excel. Dokument kan skapas och sparas till ärenden, aktiviteter eller projekt med ett fåtal klick. Enklare och snabbare kan det inte bli och tidsvinster märks från dag ett. Krav på användarupplevelsen Eftersom grunden i Exformatics ECM bygger på Microsoft Office och Internet Explorer, ställs det inga större krav på förkunskaper hos medarbetarna som ska arbeta i lösningen. Användarvänligheten är en mycket viktig del i Exformatics ECM. Vi vill påstå att om medarbetarna kan surfa på internet och använda internetbank så är de väl rustade för att använda ECM från Exformatics. Exformatics ECM ger användarna en total överblick över både avslutade och pågående projekt, gemensamma och egna ärenden, med tillhörande dokument, stamkort, mallar, kontakter, ECM är aktivitetsorienterat Exformatics ECM är mycket mer än verksamhetens lösning för hantering av information, dokument, e-post, etc. Projektledare och projektdeltagare får även ett verktyg som sätter ström till och automatiserar verksamhetens processer. Planering i Excel försvinner, istället hanteras det direkt i ECM-lösningen. Man får en komplett bild av var i processen en aktivitet befinner sig och vilka dokument som har lagts på. Medarbetare kan delegera arbetsuppgifter till kollegor på nolltid. Därmed är det slut med förseningar på grund av att uppgifter inte har någon ansvarig och för att det är svårt att få en bild över helheten. Och Exformatics ECM är inte bara "ännu" ett IT-system. Det är istället en lösning som konsoliderar befintliga system och program en portalingång till befintliga lösningar. Eftersom Exformatics ECM bygger på en öppen plattform, integreras det till kund- och medlemssystem, affärssystem och ekonomisystem. ECM i hela organisationen Med Exformatics ECM tillgodoser man inte bara medarbetare som hanterar stora mängder information. Exformatics ECM är modulbaserat och våra moduler kan med fördel användas på områden som HR, juridik, försäljning, marknad, kundservice, support, m.fl. Sida 4
Möjligheter i Exformatics ECM 360-graders överblick över information och pågående aktiviteter Snabbt upprättande av nya ärenden/projekt/- aktiviteter och enkel delegering Spara dokument, e-post, anteckningar och mycket mer till aktiviteter med ett fåtal klick Versionshantering, tidsregistrering, godkännandeprocesser, spårbarhet och sökning Integration till Office, Outlook, Dynamics och mycket mer Ärendehantering Aktivitets- och projekthantering Dokumenthantering E-post-hantering Standardtext, fras- och mallhantering Kvalitets- och ledningssystem Intranät Med många ärenden, både små och stora, behövde vi ett snabbt system som var tillräckligt flexibelt för att hantera ostrukturerad information kring varje enskilt ärende. Exformatics tillåter oss att hålla reda på obegränsat med information genom sina en till många associationer. Klas Ljunggren, IT-Chef AddPro AB AddPro AB bedriver verksamhet inom IT-området och etablerades år 2000 i Malmö. AddPro AB är idag etablerad som marknadsledande inom infrastruktur, säkerhet och kommunikation, applikation och integration, support och drift, m.m. Koncernen närmar sig 200 anställda varav ca 160 är konsulter.
Exformatics förmåga att leverera inom en snäv tidsplan har verkligen imponerat på oss. Vi hör ofta om IT-projekt som det tar månader och år att få implementerat, men på bara åtta veckor har de konfigurerat och implementerat en komplett lösning till LO s digitala ärendesystem. Knud T. Marthens, administrationschef, LO Landsorganisationen Danmark (LO) är huvudorganisation för 18 medlemsförbund. Exformatics ECM har ersatt tidigare ärendesystem och hanterar idag upp mot en miljon dokument åt LO. Med Exformatics ECM kan LO hantera komplexa ärenden med uppgifter, e-post, dokument, 200 mallar, möten, involverade parter och tillhörande korrespondens. Information Vilka dimensioner skall hanteras? Vilka relationer har de? GUI Design av navigering Design av sidstruktur och sökning Konfiguration Konfiguration av lösningen och önskade moduler Dokumentation Dokumentation tas fram -Utbildning Utbildning av nyckelpersoner
Unika och flexibla standardlösningar Exformatics ECM bygger på en standardlösning, som anpassas till varje enskild kund via ett workshop förlopp. En öppen standard och ett antal konfigurerbara moduler är grunden för den unika uppbyggnaden och anpassningen. Konfigurering av lösningen sker på kort tid och så kostnadseffektivt som möjligt. Implementering av nya IT-lösningar och särskilt ECM lösningar har traditionellt varit långa och kostsamma projekt. Detta utmanar Exformatics. Vårt varumärke står för kort leveranstid, vilket vi säkrar med vår unika teknologi och med en workshopbaserad leverans. Med kort leveranstid förbättrar vi den totala projektekonomin och ger snabbt användarna insikt, kunskap och intresse för projektet. Exformatics ECM gör upp med komplexitet, långa utvecklingsprocesser och omfattande kravspecifikationer. Det är den öppna arkitekturen i Exformatics ECM som gör det möjligt att leverera en komplett kundanpassad lösning på 4-8 veckor. En flexibel och konfigurerbar plattform gör att vår ECM-lösning enkelt anpassas efter verksamhetens arbetsmetoder och terminologier, så att lösningen följer redan inarbetade rutiner och processer överallt i organisationen Den öppna plattformen gör det även möjligt att konfigurera lösningen, så den passar ihop med de befintliga IT-systemen. Baserat på våra erfarenheter och kompetenser samt den höga graden av inbyggd flexibilitet, är det möjligt att ta bort ett stort antal dagar från det totala implementeringsprojektet. Det gäller både interna och externa konsultdagar. Lösningen konfigureras under workshops ECM-lösningen anpassas normalt på tre till fyra workshops hos kunden, där berörda nyckelpersoner deltar. Under dessa workshops, konfigureras lösningen live, så den slutgiltiga versionen formas och optimeras efter avdelningarnas behov och krav. Vi tar alltid utgångspunkt i verksamhetens arbetssätt och anpassar lösningen därefter, med andra ord konfigurerar vi efter den rådande verkligheten och inte tvärtom. Under våra workshops går vi igenom följande: Information: Vilka dimensioner ska hanteras och hur hänger de samman? Vilken terminologi används? Användargränssnitt: Design av navigeringsalternativ, sidstruktur, sökning, grafisk profil och överblick Installation och konfiguration Dokumentation av lösningen Utbildning av nyckelpersoner/användare När våra workshops är genomförda, leveransen är testad och godkänd, är det enkelt för verksamhetens nyckelpersoner att underhålla och utveckla lösningen vidare. Det är oftast dessa personer som sedan internt utbildar slutanvändarna. Den effektiva och unika processen garanterar short time to market och en hög ROI (Return On Investment). Detta är Exformatics kännetecken. Vårt mål är alltid att lösningen snabbt ska vara i drift. Det skapar ett bra arbetsklimat när ett projekt håller tidsplanen och användarna får konkret nytta och märkbara fördelar från dag ett. När även projektbudget hålls, blir det bra respons hos både ledning och projektansvariga. Sida 7
Exformatics ECM - ett affärssystem för kunskap Exformatics ECM är mycket mer än ärende- och dokumenthantering. Lösningen stödjer verksamhetens arbetsmetoder och ger en unik överblick över pågående aktiviteter. Exformatics har tagit begreppet ECM vidare till en ny nivå. Förutom en självständig lösning för systematisering av dokument och ärenden är det en medarbetarportal, en ingång till hanteringen av den samlade informationen och kunskapen i organisationen. ECM fungerade tidigare som ett fristående arkiv, skapat av experter och för experter, men idag är det en dynamisk lösning som ger tillgång till all information som medarbetarna behöver för att arbeta optimalt. Användare utan större förkunskaper om IT-system kan enkelt utnyttja Exformatics ECM-lösning för att t ex spara information, ta fram statistik, styra mot mål och säkerställa en effektiv koordinering. ECM som ersättning eller en del av intranätet Exformatics ECM, med sina senaste funktioner, tar sig in på intranätets område och fungerar som en intranätportal. Medarbetarna får med Exformatics ECM en egen startsida, som följer verksamhetens grafiska profil, med t ex en lista på senaste ärenden/aktiviteter/projekt, favoritsidor, favoritsökningar, pågående uppgifter, rapporter, nyheter och avdelningsrelaterad information. Därmed blir ECM-lösningen den enskilda medarbetarens start för att snabbt komma igång att arbeta. Exformatics ECM är ett enterprise 2.0-intranät, som är baserat på webb 2.0-teknologi. Medarbetarna kan få sin information på det sätt de önskar. Det kan vara från ett helikopterperspektiv över pågående aktiviteter/ärenden, men vyn kan också snabbt ändras till detaljnivå för att se status på en uppgift i ett projekt. Funktioner och vyer i lösningen kan enkelt tilldelas en speciell medarbetare, vilket styrs via Active Directory eller direkt i lösningen. Exformatics ECM följer organisationens säkerhetspolicy, därmed säkerställs att rätt personer har rätt åtkomst. Integration med befintliga IT-system För att en ECM-lösning ska få framgång i organisationen ska det vara möjligt för användarna att hämta information på tvärs i de övriga befintliga IT-systemen. Eftersom Exformatics ECM har en öppen arkitektur och modern teknik, integreras lösningen till ett brett urval av affärssystem, CRM, ekonomisystem, m.m. Många verksamheter har en rad olika IT-system utan inbördes relationer till varandra, men via Exformatics ECM sammanförs IT-systemen. När flera system kan samlas till en single point of view, maximeras tidigare IT -investeringar. På sikt kan även existerande IT-system bli delvis överflödiga, vilket leder till minskade utgifter och besparingar på licenser och underhåll. Exformatics ECM kan fungera tillsammans med ett befintligt intranät - eller helt ersätta det. Lösningens design och funktioner gör det enkelt att publicera t ex rapporter, nyheter, KPI, företagsinformation, bloggar och instruktioner direkt på startsidan, därmed får medarbetaren en snabb överblick och kan med ett klick börja arbeta med sina uppgifter. Sida 8
Exformatics integrerar bland annat till CRM-lösningar Medlemssystem Ekonomisystem Övriga affärssystem ECM-systemet från Exformatics kan mycket mer än vi begärt. Till exempel stödjer det workflows, som passar mycket bra in i våra lean-projekt. Lars Christensen, projektledare, TELE Greenland Kom ihåg personalfesten på fredag Nya kollegor i administrationen: Fredrik Nilsson och Peter Solberg Projekt SB124 är avslutat och levererat! TELE Greenland är leverantör av post och kommunikation på Grönland. ECM-lösningen används i hela organisationen, inklusive projektledning, aktivitetshantering och ärende- och dokumenthantering. VD:n har ordet: Q2 har startat
Systemkrav Microsoft Office Sharepoint Server 2007 eller 2010 Microsoft Windows Server 2003 eller 2008 Microsoft Office 2003, 2007 eller 2010 Microsoft Exchange 2003 eller 2007 Microsoft SQL 2005 eller 2008 Vi har fokuserat på användarvänlighet, bra sökfunktioner samt integration till andra system, vid vår utvärdering av en ECM-lösning. Dessutom är det viktigt för oss, att det finns möjligheter att bygga ut systemet, t ex för projektledning och CRM. Därför föll valet på Exformatics ECM. Anette Forsmann, Metropolitan University College Metropolitan University College har cirka 10 000 studenter och ca 1000 anställda och använder Exformatics ECM till dokumenthantering. Word Office Excel Project Outlook ECM Verksamhetsbaserade webb services SOA Share- Point Exchange SQL Server Active Directory
Exformatics bygger på Microsoft-teknologier Exformatics ECM baseras på Microsoft-teknologier som är den allra senaste, mest utbredda och använda bland svenska verksamheter. Det innebär snabb och enkel integration, skalbarhet och minimal investering. Tekniken i Exformatics ECM baseras på Microsofts standardprodukter - Exchange Server, SQL Server och SharePoint. Vår ECM-lösning kan därmed utnyttja egenskaperna och styrkorna hos de olika enskilda Microsoft-produkterna. Utbildning till användarna En förutsättning för att nya IT-lösningar skall bli lyckade är att snabbt och smidigt utbilda användarna. För att den anpassade Exformatics ECM-lösningen ska användas optimalt och på rätt sätt, bör både nyckelpersoner och slutanvändare utbildas. Från Microsoft Exchange hämtar Exformatics ECM information om kontakter, e-post, kalender och uppgifter. Dokument och portalsidor knyts samman via SharePoint och SQL Server hanterar tabellorienterad data. Eftersom Microsoft-teknologin är den mest utbredda, betyder det att Exformatics ECM integreras enkelt och uppdateras kontinuerligt, så ECM-lösningen följer den senaste tekniken från mjukvarujätten. Därför fokuserar Exformatics på att nyckelpersonerna känner sig väl rustade vid införandet av ECM-lösningen och inte minst att de känner sig trygga i den nya användarmiljön. I slutfasen av implementeringen är det oftast nyckelpersonerna som utbildar sina kollegor. Nyckelpersoner får sin utbildning på 1-2 dagar och slutanvändaren utbildas ca 1 dag. Den korta tiden från att lösningen tas i drift till användarna har den fullt integrerad i sitt arbetssätt, säkerställer en hög avkastning på investeringen och att medarbetarna upplever effektivitetsvinster, från dag 1, i den nya ECM-lösningen. Exformatics ECM växer med organisationen Exformatics ECM bygger på en unik plattform, som kan växlas upp eller ned allt efter behov, via enkel konfiguration. En annan fördel med plattformen är att lösningen inledningsvis kan implementeras i en del av verksamheten, för att sedan rullas ut till övriga medarbetare inom andra funktionsområden. Det garanterar en kort uppstartstid och medarbetare som bäst behöver det, kan få glädje av ECM-lösningen fortas möjligt. Exformatics erbjuder en rad olika kursupplägg för att utbilda användare i Exformatics ECM. Kurserna anpassas helt efter den levererade lösningen, vilket innebär att utbildningen och tillhörande material är speciellt anpassat och följer kundens arbetsmetoder, processer och terminologi. En väsentlig och viktig del är att Exformatics ECM är en standardlösning. Lösningen konfigureras via moduler som sätts ihop för att bilda just den lösning som passar kundens krav och behov. Sida 11
Vill du veta mer? Boka en demonstration, där vi visar vad Exformatics ECM kan göra för just din organisation. Ring 0771 996470! znildt design- og kommunikationsbureau www.exformatics.se Exformatics. Axel Danielssons Väg 267. 215 82 Malmö. Telefon 0771 996470. E-mail: info@exformatics.com Exformatics erbjuder standardlösningar inom ramen för ECM (Enterprise Content Management). Våra lösningar är baserade på Microsoft SharePoint och säkerställer effektiviteten i affärskritiska processer och informationshantering hos våra kunder. I vår kundlista finns statliga myndigheter, kommuner, tillverkande företag, tjänsteföretag, förvaltningsbolag, finansbolag, post och telekommunikationsföretag, konsultbolag och intresse/fackliga organisationer.