Foto: Ulrika Jonsson Olofsdotter Delårsrapport 2012 Gemensamt kommunalförbund för kommunerna Köping, Arboga och Kungsör
Förbundsledningen Räddningstjänsten Jens Eriksson Räddningschef I väderprognoserna för sommaren hördes lokala skurar för Svealand. De lokala skurarna var verkligen lokala i Västra Mälardalen. I synnerhet då i Arboga som den 9 juni berördes av en lokal åskskur med översvämning som följd i flera fastigheter. Nu kan man fundera om det här är lokala variationer i klimatet eller om vi är på väg mot regnigare perioder med stora nederbördsmängder. Just när det gäller Arboga är det intressant att följa framtida utveckling. Av förbundets lokala vattendrag är det just Arbogaån som är mest kritiskt framför allt via dess centrala läge mitt i stan samt att den tar emot stora mängder vatten från Bergslagen. Arboga kommun arbetar förtjänstfullt med att analysera de risker som finns med höga flöden. Klimat och sårbarhetsutredningen pekar även på höjda flöden i Mälaren som självklart påverkar såväl Köping som Kungsör och även där Arboga som ligger uppströms Kungsör. Frekvensen av totalt antal larm är mindre än motsvarande tid förra året. Däremot har det under perioden varit fler utvecklade brand i byggnad med några riktigt stora bland annat Kallstensgården (f.d. Nalles) och Kolvägen i Arboga, Ängeby, Skoftesta i Köping, källarbrand Bruksgatan Kolsva. Vid ovan nämna brand på Kallstensgården var stationerna Köping o Arboga initialt engagerade, nästan samtidigt kom larmet om villabranden på Kolvägen, där sattes station Kungsör in efter att varit posterade på passning vid Svarthäll. För att täcka upp ringdes fridygnsledig personal in till station Köping för att bemanna ett reservfordon. Detta är optimalt nyttjande av förbundets resurser och det påvisar grundtanken med förbundsbildningen. Tyvärr har vi likt i fjol haft en person som omkommit vid en järnvägsolycka strax innan järnvägsstationen Köping. Ytterligare en person omkom i augusti i samband med en cykelolycka utefter gamla Västeråsvägen i Köping, Olyckan inträffade i samband med att E18 var avstängd och trafiken leds över Ringvägen mot Munktorp. Vad avstängningen och omledningen har haft för påverkan på olyckan får polisens utredning visa. Vi kan bara konstatera att omledningarna är ofta förekommande och att det är klart ett störningsmoment för kommunen. Till budget 2013 har äskats investeringsmedel för inköp av ett nytt släckfordon till station Kungsör om medlen beviljas kan vi avveckla tre tyngre brandfordon genom omdisponering av befintliga fordon och därmed spara stora investeringskostnader på sikt. RAKEL systemet är inte heller fullt utbyggt och nedsläckningen av det gamla analoga nätet beräknas till årsskiftet, pengar har äskats (budget 2013) till drift för fullständig utbyggnad. 1
Förbundsledningen Administrativa avdelningen Sven-Åke Lagerkvist Administrativ chef Ny förbundsmedlem till administrationen Den administrativa delen inom förbundet är nu inne på sitt sjunde verksamhetsår. Från och med den första juli i år är Surahammars kommun också medlem i förbundet. Surahammar har också valt att göra ett stegvis inträde i de olika administrativa funktionerna. Inledningsvis har man gått in i ett tekniksamarbete i telefonväxeln och ITavdelningen sköter också driften av kommunens PA- och lönesystem. I skrivande stund pågår också diskussioner om att man vill gå in i upphandlingsfunktionen. Dock är den i nuläget underdimensionerad med hänsyn till en växande efterfrågan på upphandlingsstöd. Att ta in Surahammar kräver därför resursförstärkning. Effektiv administration nytt IT-stöd för upphandlingen För verksamhetsutvecklingen inom VMKF har en övergång till ett nytt IT-stödsystem för upphandlingsverksamheten. Systemet som heter Tendsign har funktionalitet för att ta emot elektroniska anbud. Med detta stöd kan hanteringen av inkommande anbud rationaliseras väsentligt. Fortsatta projekt med stöd av Lean För att utveckla VMKFs administrativa rutiner pågår för närvarande flera utvecklingsprojekt inom de administrativa verksamheterna med stöd av den så kallade Lean-modellen. Avdelningarna har nu implementerat tankesättet som Lean bygger på som en naturlig del i det löpande rationaliserings- och utvecklingsarbetet. Från pappersfakturor till e-faktura. Inom VMKF kommer arbetet med att skicka elektroniska fakturor till internetbanken att starta upp under hösten 2012. Detta gäller fakturor från renhållningen. Nya lokaler för den genensamma administrationen I början av januari påbörjades också inflyttningen i nya lokaler Mälarenergi på Mästaregatan 13 i Köping. För närvarande sitter följande funktioner permanent i lokalerna: administrativ chef, renhållningschef/administration, bostadsanpassning, parkeringstillstånd för rörelsehandikappade. Sedan mitten av februari sitter även lönekontoret tillfälligt i dessa lokaler i väntan på att kontorets ordinarie lokaler i Arboga genomgår en renovering med bland annat. byte till ett nytt värme- och ventilationssystem. Framtiden Hur den administrativa verksamheten inom förbundet ska utvecklas framöver hänger till största delen samman med vad medlemskommunerna är intresserade av att placera inom kommunalförbundet. Under det senaste halvåret kan vi glädjande konstatera att ytterligare funktioner lyfts fram som lämpliga att lägga över i kommunalförbundets regi. Vi har också fått en ny förbundsmedlem vilket innebär att vårt uppdrag kommer att utvecklas och breddas. 2
Administrativa avdelningen Lönekontoret Lönekontoret består av 14 anställda, 13,36 tjänster. Förutom löneadministration handlägger lönekontoret pensionsärenden och andra specialuppgifter åt Köpings kommun, Arboga kommun, Kungsörs kommun, Arboga Energi, Västra Mälardalens Myndighetsförbund, Kungsörs Kommunteknik AB och Västra Mälardalens Kommunalförbund. Årets händelser Under tiden som lönekontorets lokaler i Arboga renoveras har lönekontoret tillfälligt flyttat till lokaler i Köping Tre personer (2,5 tjänst) har slutat på grund av pensionering. Två personer (2,0 tjänst) har återanställts.. Mål 2012 Ta fram en manual och utbilda användare av utdata Arbetet med att ta fram en manual för utbildning av utdataanvändare har startat Tillsammans med kommunerna se över arkivhantering: a) arkivplaner/akter b) nya arkivskåp För tillfället har lönekontoret tillgång till brandsäkert arkivutrymme i de lokaler lönekontoret tillfälligt hyr Tillsammans med kommunerna ta fram enhetliga webbaserade personalblanketter Ej påbörjat. IT- och telefoniavdelningen IT-avdelningen svarar för hela IT-driften åt Köping och Kungsörs kommun samt delar av Arboga kommuns. Telefoni såsom teknisk support och växelfunktion åt medlemskommunerna inkluderat även sedan maj 2012 även Surahammars kommun. IT-avdelningen svarar också för det gemensamma nätverket KAKNET. Mål 2012 IT Införa en beställningsportal via webben för chefer avseende datakonto, telefoni och anställningsunderlag till personalsystemet. Projektet påbörjat beräknas inte att avslutas under 2012 Införa en IT-introduktionshandledning för nyanställd personal med innehåll som dataregler, steg för steg instruktioner, e-learning och underlag för datacertifiering. Projektet förankrat i kommunerna där Köping visat stort intresse men Kungsör avböjt Utveckla en IT-handbok, länkad till kommunernas intranät Ej påbörjat Uppgradera Exchange och Office miljön till senaste version Beräknas klart under året. 3
Administrativa avdelningen Telefoni etablera call-center i Kungsör. Avvaktar Arbogas beslut om ombyggnad av reception, därefter flyttas personal till Kungsör Uppgradera telefonimiljö till senaste version Klart, Surahammars kommun är en del av kommunens växel sedan 24 maj. Investeringar Följer plan där investeringar gjorts bland annat i uppgradering av serverplattform samt en större investering i telefonimiljön med anledning av Surahammars inträde. Upphandling Upphandlingsfunktionen, vilken är placerad i kommunhuset i Kungsörs kommun, omfattar en och en halv tjänst som upphandlare. Funktionen har ansvar för att genomföra upphandlingar, främst inom varu- och tjänsteområdena men även gällande entreprenader för medlemskommunernas räkning. Upphandlingar sker enskilt per kommun eller för de tre kommunerna tillsammans. Mål 2012 Att genomföra upphandlingar av god kvalité Att i ökad utsträckning finnas ute i verksamheterna Måluppfyllelse och viktiga händelser, delår 2012 - Uppföljning med beställare sker kontinuerligt - Antalet upphandlingar har ökat väsentligt - Tiden ute hos våra beställare har ökat markant. - Informationsinsatser har efterfrågats och genomförts - Inköpsgruppsmöten hålls regelbundet - Verksamheternas intresse för upphandlingsfrågor har ökat - Deltagande i informationsdag avseende livsmedelsupphandling. Framtiden - Prognostiserar fortsatt ökning av; o antalet upphandlingar o informationsinsatser o administration - Behovet av avtalsuppföljning kvarstår och efterfrågas - Upphandlingsenhetens kvalitetsoch utvecklingsarbete kräver fortsatt arbetsinsats Prestationer och kvalitet - Ambitionen för att utveckla upphandlingsområdet i form av exempelvis; o avtalsuppföljning, processbeskrivning, kvalitetssäkring, o information/utbildning för lokala näringslivet o införande av elektroniska anbud 4
Administrativa avdelningen PuL Verksamhetsbeskrivning Personuppgiftsombudet omfattar 0,5 tjänst och är placerad i Kommunhuset i Kungsörs kommun. Personuppgiftsombudet har främst ansvar för att informera de olika verksamheterna om personuppgiftslagen (PuL), samt föra förteckning över de personregister som finns inom organisationen och kontrollera att personuppgifter hanteras på ett korrekt sätt. Mål 2012 Att följa upp och personregister i organisationerna Att uppdatera förteckning över behandlingar (register) Att informera om personuppgiftslagen Måluppfyllelse och viktiga händelser, delår 2012 - Uppföljning av registreringar har skett med kommuner utifrån indikation. - Förteckningar över behandlingar registreras kontinuerligt. - Information om PuL lämnas kontinuerligt i samband med förfrågningar. - Datainspektionen har genomfört insats och uppföljningsinsats med anledning av tillsynsutfall planeras ske med övriga kommuner. Krisberedskap Utbilda och öva krisgrupperna i respektive kommun enligt utbildningsoch övningsplan. Följer planen Revidera krishanteringsplanerna för respektive kommun. Klart Medverka och genomföra projekt för kommunerna i samverkan med övriga kommuner i länet, länsstyrelsen och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap. Pågår Händelser under året Alla tre kommuner har medverkat i ett regeringsuppdrag som gäller att analysera och bedöma vilka konsekvenser en översvämning av Mälaren medför för olika samhällssektorer. Arbetet slutfördes under våren. Krishanterings- och informationsplanerna har reviderats. Arbetet med att säkra bränslet vid ett långvarigt el-bortfall pågår tillsammans med länsstyrelsen och övriga kommuner i länet. Förslag till krispärm för förskolan har tagits fram för en kommun. En genomgång av telefoni och krisberedskap har gjorts i en kommun, arbetet kommer att fortsätta i de två resterande kommunerna. Upplysningscentralens informatörer har övats i en kommun. Beredskapssamordnaren ingår i arbetsgruppen för USam övning 2013 (länets samverkan för krisövning) där arbetet har påbörjats under våren 2012. Arbetet med att förstärka kommunal ledningsplats för två kommuner pågår. 5
Administrativa avdelningen Renhållning Renhållningsansvaret utförs av VMKF för Köping-, Arboga- och Kungsörs kommuner. Renhållningen bemannas med 4 tjänster, (renhållningschef, kundsamordnare, kundrådgivare och kundhandläggare.) Insamlingsentreprenör av hushållsavfall är Vafab Miljö AB, avtalet är förlängt med 2 år och gäller till och med 2015-03-31. Slamsugning utförs av Köpings kommuns Tekniska kontor och behandlingen av slam sköts av respektive kommun. Oförändrad renhållningstaxan 2012 för brännbart, bioavfall och deponifraktion. Slamtömningstaxan är höjd 2012 En gemensam renhållningsordning (avfallsplan och föreskrifter om avfallshantering) för Köping-, Arboga- och Kungsörs kommuner gäller från 1 Maj 2011. Arbetet med bioprojektet visar på att många valt att sluta hemkompostera. 858 kunder har sedan projektstarten 2010 valt att övergå till abonnemang källsortering, dvs att få bioavfallet hämtat av VMKF. En enkätundersökning genomfördes bland villaägare i Köping, Arboga och Kungsör under slutet av 2011 och 1 260 stycken svarade på enkäten. Kvalitetsmätning Renhållning december 2011 6
Administrativa avdelningen Mängden förpackningar som sorteras ut från hushållsavfallet skall öka. Måluppföljning genom årsstatistik. Återvinningsresultat för Köping, Arboga och Kungsör 2010-2011 per innevånare. Köping Arboga Kungsör Totalt 2010 2011 2010 2011 2010 2011 2010 2011 Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg Glasförpackningar 18,43 17,17 17,23 16,01 16,07 14,96 17,24 16,05 Pappersförpackningar 6,15 5,90 5,03 5,26 6,32 5,89 5,83 5,68 Metallförpackningar 1,40 1,41 1,75 1,95 1,39 1,65 1,51 1,67 Plastförpackningar 1,74 1,84 1,91 2,18 2,00 2,33 1,88 2,12 Tidningar 18,18 19,42 30,23 30,97 30,59 27,58 26,33 25,99 Att minska den brännbara fraktionen genom ökad källsortering. Insamlade mängder hushållsavfall 2008-2011 i Köping, Arboga och Kungsör. 2008 2009 2010 2011 2008-2011 Ton Ton Ton Ton % Restavfall 8457 8081 8066 7731-9,40% Bioavfall 2403 2432 2421 2516 8,90% Minskning av brännbart avfall från hushåll mellan 2008-2011 är 726 ton eller 9,4 % Ökning av bioavfall avfall från hushåll mellan 2008-2011 är 113 ton eller 8,9 % Nyckeltal Återbruken Köping - Arboga - Kungsör, hushållens grovavfall inkl. farligt avfall. 2010 2011 Ton Ton Grovavfall 13 330 14 475 Farligt avfall 1 431 1 176 Totalt 14 761 15 651 Nyckeltal 2011 - antal ärenden i kundtjänst: 6 679 st - antal utgående kundfakturor: 41 020 st - taxa: oförändrad 2012 7
Administrativa avdelningen Bidrag och tillstånd Bidrag och tillståndsavdelningen handlägger ansökningar om bidrag till anpassning av bostäder med syfte att ge personer med funktionshinder möjlighet till ett självständigt liv i eget boende. Avdelningen handlägger även ansökningar om parkeringstillstånd för rörelsehindrade som gör det möjligt att parkera med undantag från de parkeringsregleringar som meddelats i lokala trafikföreskrifterna. Mål ramper har iordningställs. I och med detta kan sökande snabbare få hjälp med en ramp. Även inköp av nya ramper förväntas minska och i och med detta även kostnaderna. Framtiden I Arboga och Kungsörs kommuner förväntas kostnaderna för bidrag bli lägre än vad som budgeterats. I Köpings kommun har över hälften av budgeterat medel för bidrag förbrukats vilket föranleder bedömningen att budgeten kommer att överskridas. Bostadanpassning Avsluta implementeringen av verksamheten i Västra Mälardalens Kommunalförbund. Pågår Efter avslutad implementering utföra enkätundersökning som kan ligga till grund för framtida mätbara uppföljningar av verksamheten. Pågår Parkeringstillstånd Öka kunskapen hos intygsskrivare, läkare och andra sakkunniga, om de förtydliganden myndighet gjort 2009 kring de regler som gäller för att beviljas ett parkeringstillstånd. Detta med målsättningen att minska handläggningstider, öka regelefterlevnad samt minska sökandes kostnader för intyg. Händelser Ett förråd för att kunna omhänderta och hantera återlämnade system 8
Administrativa avdelningen Ekonomiadministration Avdelningen är serviceenhet för hela förbundet. Enheten tar hand om ekonomi, kansli och informationsfrågor. Vi arbetar dessutom med post- och diariehantering samt sekreterarskap i förbundsdirektionen. Enheten består av ekonomichef och ekonomiassistent., renhållningsadministration och bostadsanpassningsadministration, totalt 6 personer. Måluppfyllelse per 31 augusti De målsättningar som enheten hade inför 2012 har till största delen uppnåtts. In- och utbetalningar ska bokföras senast dagen efter som de har inkommit. Uppnåddes inte under en semestervecka under sommaren. Antal verifikat 2010 2011 31/8 2012 200 207 151 Betala leverantörsfakturorna i rätt tid och med rätt belopp. Enstaka fakturor har betalats för sent. Arbetet pågår ständigt med att undvika förseningsavgifter i största möjliga mån. Införande av utgående e-faktura internt inom förbundet samt via internetbank. Ej klart Antal lev. fakturor 2010 2011 31/8 2012 3 336 3 615 2 728 Antal diarieförda handlingar 2010 2011 31/8 2012 Antal handlingar 642 1 102 543 Ekonomisk information ska löpande överlämnas till direktionen och förbundets verksamhetsansvariga. Har uppfyllts. Direktion och verksamhetsansvariga för information enligt tidplan samt löpande. Upprätta kundfakturor maximalt en vecka efter att underlagen har inkommit. Uppfyllt. 2010 2011 31/8 2012 Antal 1 893 2 184 1 142 kundfakturor Renhållningen 38 303 41 020 28 911 Foto: Ulrika Jonsson Olofsdotter 9
Räddningstjänsten Avdelning förebyggande Den förebyggande avdelningen vid räddningstjänsten består av 2 1/2 tjänst som jobbar med förebyggande åtgärder mot brand eller annan olycka. Huvudsakliga arbetsuppgifter inom det förebyggande området är; Tillsyn enligt lag (2003:778) om skydd mot olyckor Tillsyn och tillståndshantering enligt lag (2010:1011) om brandfarliga och explosiva varor Efterlevnad av sotningsverksamheten i medlemskommunerna Besiktning av byggnader eller anläggningar ur brandskyddssynpunkt Remissinstans åt kommunernas byggnadsnämnder och andra myndigheter i frågor av brandteknisk karaktär Råd, stöd och information till den enskilde, företagare, kommunerna och andra myndigheter ur brandskyddssynpunkt Delge den operativa enheten risker som upptäcks vid tillsynen. Tillsyn LSO Tillsyn enligt lag (2003:778) om skydd mot olyckor har utförts vid 44 tillfällen. Tillsynen har främst riktat sig mot byggnader/anläggningar där människor vistas stadigvarandes ex. skolor, äldreboenden, samlingslokaler. Av dessa hade 42 stycken objekt anmärkningar på brister av skiftande karaktär ur brandskyddssynpunkt. Det flesta av bristerna avser brister av organisatorisk karaktär. 10 Tillsyn LBE Tillsyn enligt lag (2010:1011) om brandfarliga och explosiva varor har utförts vid 14 tillfällen. Av dessa hade 11 stycken tillståndshavare anmärkningar på brister i sin verksamhet. Tillståndshantering LBE Det har inkommit 14 stycken ansökning om tillstånd för förvaring/hantering av brandfarliga och explosiva varor till förbundet. Det har beviljats tillstånd i 11 av ansökningarna, 3 stycken är under handläggning. Handläggningstiden på 3 månader har aldrig överstigits i något ärende. Sotningsverksamheten Förbundet ansvarar för kommunernas sotningsverksamhet. Förbundet har haft årlig tillsyn med de olika sotningsdistrikten. Det fanns ingenting att anmärka på sotningsverksamheten. Taxa för sotning och brandskyddskontroll räknades upp den 1/7 med sotningsindex 3.71%. Från att tidigare haft fem sotningsdistrikt har det nu krympt ned till tre stycken av praktiska skäl, de tre distrikten är nu Köping, Arboga och Kungsör. Sotning och brandskyddskontroll av distrikt Köping/Arboga utförs av Sot & Ventilationstjänst AB. I Kungsör utförs sotning/brandskyddskontroll av Sotningsväsendet Kungsör. Under första halvåret 2012 inkom 42 stycken ärenden som rör ansökningar om egensotning eller byte av skorstensfejarmästare till förbundet.
Räddningstjänsten Av dessa så har 12 stycken beviljats egensotning på egen fastighet och 2 stycken byte av skorstensfejarmästare. Resterande under handläggning. Några besvärsärenden rörande klagomål på sotning eller brandskyddskontroll har inte inkommit till förbundet. Annan tillsyn Byggnadsteknisk besiktning har ur brandskyddssynpunkt utförts på ägaren eller nyttjanderättshavarens bekostnad vid 11 tillfällen på lokaler som har ändrat sin verksamhet eller ansökt om serveringstillstånd. Brandtekniska yttranden Förbundet har yttrat sig ur brandskyddssynpunkt vid 38 tillfällen för tillfälliga arrangemang där sökanden har använt öppen eld eller där arrangemanget har haft betydelse för räddningstjänstens insats. Råd, stöd och information Förebyggande avdelning stöttar den enskilde, företag, kommunerna och andra myndigheter i frågor som rör brandteknist eller organisatoriskt skydd. Exempel på detta; Föreläsningar i ämnet brandskydd hos föreningar och ideella organisationer Deltagande i mässor och informationskampanjer. Framtiden Den förebyggande avdelningen jobbar hela tiden med nya projekt och försöker hitta nya medier för att nå ut till kommuninnevånarna med information. Ett projekt som heter flerbostadstillsyn hoppas räddningstjänsten kunna sätta igång senare i höst, endast små justeringar återstår. Ett avtal med Västmanlands Television har tecknats där räddningstjänsten via reportage och reklaminslag kan visa sin verksamhet och samtidigt nå ut med information till kommuninnevånarna. Avtalet ska utvärderas i slutet av året. Under hösten kommer räddningstjänsten att samarbeta med hyresgästföreningen i Kungsör som innebär att räddningstjänsten deltar på möten och informerar om brandkunskap till hyresgäster. Deltagande i kommunernas säkerhetsarbete Deltar i utrymningsövningar på skolor och företag Rådgivning via telefon, email eller besök på plats 11
Räddningstjänsten Drift Miljötänkandet inom räddningstjänstens lokaler och för personalens hälsa fortskrider och förbättras hela tiden genom olika aktiva insatser. Skyddsronder tas genom att arbetsgivare och personalrepresentanten tillsammans gör olika typer av ronder. Under början av detta år har riktad skyddsrond mot maskiner inom fastigheten gjorts och då med inriktning mot det personliga skyddet. Exempelvis har samtliga elektriska maskiner kompletterats med senaste uppdateringar då det gäller nödstopp och stopp vid larm. Idag startar inga maskiner efter larm när den elektriska anslutningen återställs. Personalens omklädningsrum i Köping har byggts om med hjälp av byggprogrammet på Ullvigymnasiet. Ett bygge som resulterade i ett slutet utrymme med en installerad maskin som äter luftföroreningar samt skapar frisk ren luft. Som bekant innehåller brandrök giftiga föroreningar och det ska denna apparat motverka genom att göra positiva joner till negativa joner vilket drar till sig de orenade partiklarna. Dessutom har samtliga förstabilar försett med motsvarande maskin för bilar och denna ska hålla inomhusmiljön i bilen till en mycket god nivå. Externutbildning Externutbildningarna flyter på men nu verkar det som att den ekonomiska nedgången inom Europa slår tillbaka till viss del hos oss med. En klar nedgång på samtal och beställningar kan ses redan nu. Orderboken är absolut inte fulltecknad utan plats vakansplatser finns. Personal Personalläget ser just nu ganska ljust ut på alla de olika stationerna förutom att det börjar dyka upp lite små problem med deltidsanställdas ordinarie jobb i Arboga. Kraven från de ordinarie arbetsgivarna att vara på eller resa i jobbet blir större och större. Inom de fasta personalförändringarna kommer en styrkeledare att gå i pension och rekrytering kommer att ske. Investeringar Då budgetramen är oförändrad sedan 2009 så har inga investeringar gjorts under året. Medlen räcker helt enkelt inte till för kostnader gällande ränta och avskrivningar. Liten röd stuga med omklädningsrum 12
Räddningstjänsten Räddning Räddningsavdelningen svarar för att den operativa verksamheten fungerar i förbundet Målsättningen är att: - Ge personalen en hög och anpassad kunskapsnivå för att kunna bemöta förekommande problem och genomföra insatser på ett effektivt och säkert sätt. - Utrustningen skall vara anpassad efter den riskbild och de förekommande insatser som vi har i förbundet. - Genom nära samarbete med SOS Alarm se till att larmkedjan är så effektiv som möjligt från inkommande samtal till påbörjad insats. För att leva upp till dessa mål jobbar avdelningen med: - Intern utbildning och övning - Larmplaner och insatsplaner - Utveckling av metoder och utrustning - Fysisk träning, testning av personalen - Hälso- och sjukvård för egen personal och då i första hand förebyggande sådan - Olycksorsaksutredningar och uppföljning av egna insatser Måluppfyllelse - Avdelningen har under året satsat på ett antal utbildningar med externa instruktörer. Sjukvård med fördjupad utbildning i att hantera hjärtstarter är ett exempel på en satsning under våren. - Utrustningen har under första delen av året kompletterats på olika sätt. Förbundet har - numera tillgång till defibrillatorer i samtliga basbilar och även i - Kolsva. Nya hörsnäckor till vårt interna radiosystem för att förbättra kommunikationen mellan brandmännen vid insatser har också köpts in. - Samarbetet med SOS Alarm fortsätter och medlyssningen som vår insatsledare medverkar i vid inkommande 112 samtal har visat sig väldigt värdefull vid flera tillfällen. Insatsledaren kan i ett tidigt skede se till att rätt resurs larmas och även hjälpa operatören att positionera. - Uppföljningen av större insatser började med några större bränder i förbundsområdet som resulterade i fördjupade utredningar. Den 31/1 brann det i gamla Nalles motell i Arboga som användes som tillfällig förläggning av Migrationsverket för ett 60-tal flyktingar. Samtidigt brann även en villa i Arboga. I Kolsva brann i februari en källare som medförde utrymning av ett helt flerfamiljshus och i mars var det dags för två stora logar i Hagby utanför Köping. Vidare så brann i juli en större maskinhall i Ängeby utanför Köping där räddningstjänsten lyckades hindra branden från att sprida sig till en närliggande ladugård med ett 150-tal mjölkkor. För övrigt så har första halvåret varit normalt gällande uppdrag. 13
Räddningstjänsten Den statliga kemenheten Avtalet med MSB (Myndigheten för samhällsskydd och beredskap) om att VMKF Räddningstjänsten skall vara en riksresurs ihop med 5 andra kommuner i landet fortsätter. VMKF kommer gemensamt med övriga kommuner som har enheter att jobba vidare för att behålla och även försöka utveckla systemet. För övrigt så fortgår övning och utbildning inom kem för personalen. Samarbetet med Yara i Köping fortsätter på ett bra sätt. Under våren genomfördes en större kemövning inne på fabriksområdet där räddningstjänsten deltog med gott resultat med ett antal styrkor. Personal I Arboga har inga personalförändringar skett under första delen av året. En brandman har gått MSB:s utbildning i räddningsinsats som denna gång var förlagd till Västerås. övning och utbildning av brandmän ökar hela tiden. Sjöräddning Förbundets nya RIB Båt, Flamman, som är placerad på brandstationen i Köping täcker upp hela Galten ihop med förbundets andra båt, Lågan, som finns i Kungsör. Semestervikarier Även i år lyckades konststycket att få tag i bra sommarvikarier som täcker upp under semesterperioden. Fyra män och en kvinna har arbetat under sommaren. Av dessa så har tre SMO utbildning och de andra är två av förbundets egna deltidsbrandmän som har vikarierat på heltid. Rakel All radiokommunikation sker numera via Rakelsystemet vilket fungerar utmärkt. I Kungsör däremot så har tre brandmän anställts varav två är kvinnor. De har fått sin grundutbildning i Sala som i våras erbjöd en preparandutbildning av nyanställda i Västmanland. Detta samarbete i länet fungerar bra och nästa gång kan det vara vår tur att utbilda länets nyanställda. I Kolsva fungerar beredskapen bra med hjälp av de nya brandmännen som anställdes förra året Övning Övningsverksamheten rullar på, det som saknas är ett övningsområde i Köping. Möjligheten att inrätta ett vettigt system för övning och utbildning bör undersökas då kraven på kunskap, 14
Personalekonomisk redovisning Pensionsskuld Avsättningar till pensionsskuld har bokförts enligt KPA:s prognos per 31/8. De avsättningar som har gjorts för framtida pensionsutbetalningar uppgår till 19 037 kkr inkl. löneskatt. Sjukfrånvaro VMKF totalt Sjukfrånvaro i % av arbetad tid jan-juli 2010 Ålders Grupp Sjukfrånvaro i % av arbetad tid jan-juli 2011 Pensionskostnadernas individuella del uppgår till 1 100 kkr exkl. löneskatt per den 31 augusti. Semesterlöneskuld Semesterlöneskulden uppgår till 2 704 kkr per den 31 augusti. Sjukfrånvaro i % av arbetad tid jan-juli 2012-29 30-49 50-0,0 1,4 2,90 0,0 1,9 1,3 0,1 2,01 1,54 Kvinnor 2,4 2,9 2,31 Män 1,9 0,7 1,34 Totalt 2,1 1,5 1,69 Ålders Grupp Procentuell andel av total frånvaro, 60 dagar eller mer jan-juli 2010 Procentuell andel av total frånvaro, 60 dagar eller mer jan-juli 2011 Procentuell andel av total frånvaro, 60 dagar eller mer jan-juli 2012-29 30-49 50-0,0 0,0 19,9 0,0 26,8 1,25 0,0 36,85 14,61 Kvinnor 22,83 43,03 Män 24,3 0,00 12,22 Totalt 13,5 16,76 27,15 Sjukfrånvaro Långtidsfrånvaron beror på en halvtidssjukskrivning. Företagshälsovård Förbundet är anslutet till Mälarhälsan. Personalkategorin brandmän har schemalagd fysisk träning på sina arbetspass. Övrig administrativ personal i förbundet har rätt att nyttja en så kallad friskvårdstimme per vecka. 15
Ekonomisk uppföljning Resultatet pekar på överskott om 3 960 kkr för perioden. Semesterlöneskulden har minskat med totalt 474 kkr för hela förbundet. Räddningstjänsten visar på ett marginellt överskott för perioden. Prognosen för året pekar på ett nollresultat. De flesta avdelningar gällande administration håller budgeten för perioden och året. IT- och teleavdelningarna visar på överskott resp underskott för perioden. På årsbasis prognostiserar avdelningarna att gå jämnt upp. Webdesignertjänsten är fortfarande underbudgeterad och ett underskott om -175 kkr prognostiseras på helår. Utbetalda bostadsanpassningsbidrag jan-aug Kkr Köping -1 472 Arboga -695 Kungsör -268 Finansiellt mål Vårt finansiella mål på 50 kkr i överskott på årsbasis kommer att infrias. Prognosen pekar på ett överskott om 2 895 kkr för året. Detta orsakas till största delen av överskottet gällande Renhållningsverksamheten (3 000kr). Övriga avdelningar beräknas i och med detta sammanlagt att gå med ett litet underskott. Budgetramen har varit oförändrad sedan 2009 och nu märks det att verksamheterna som inte är avgiftsfinansierade ekonomiskt sett har kommit till vägs ände. Renhållningen visar ett överskott för perioden om +2 553 kkr. Även på årsbasis beräknas ett överskott på cirka +3 000 kkr. Detta till största delen beroende på högre intäkter än budgeterat. Projekten gällande bland annat ej sop har genererat ökade intäkter uppskattningsvis ca 700 kkr. Slamverksamheten visar ett underskott men för året beräknas budgeten att hållas. Kostnader för oförutsett är outnyttjade. Summa +69 kkr. Verksamheten bidrag och tillstånd beräknas ett underskott om -50 kkr för året. Detta till följd av att budgeten för avdelningen var i underkant då verksamheten över till förbundet. 16
Ekonomisk analys Finansiella mål kopplade mot verksamhet Beslutstödssystem Under år 2012 fortsätter arbetet med att förbättra befintliga applikationer samtidigt som systemet vidareutvecklas med ytterligare integrationer av de verksamhetssystem som används inom såväl räddningstjänsten som administrationen. Effektiv administration med Lean Under år 2012 kommer arbetet med att använda Lean att utökas till fler funktioner och avdelningar inom den administrativa verksamheten. Uppföljning Inom bland annat renhållningsadministrationen har ett projekt genomförts som effektiviserat rutinerna mellan oss och entreprenören VAFAB när det gäller kunder med översopor det vill säga kunder som har för små abonnemang i förhållande till mängden sopor. e-tjänster Under år 2012 fortsätter arbetet med att införa e-tjänster för våra renhållningskunder med e-faktura kombinerat med s.k. 24-timmarstjänster. Inom ramen för dessa satsningar planeras också funktioner för digital signering. Detta innebär att exempelvis yttranden till organisationer, företag och privatpersoner kan hanteras helt elektroniskt vilket innebär att flera manuella moment kan tas bort och därmed effektivisera hanteringen. Uppföljning Under hösten kommer arbetet att påbörjas för att möjliggöra en övergång till e-faktura för de kunder som önskar betala elektroniskt via sin internetbank. Projektet med digital signering har försenats på grund av att det saknas tekniska lösningar från systemleverantören. Ytterligare avrapportering kommer att ske i samband med bokslutsredovisningen Ulrika Jonsson Olofsdotter Ekonomichef 17
Driftredovisning Område Ekonomisk uppföljning Drift- och investeringsredovisning Budget 2012 Redovisat 2011-08-31 Redovisat 2012-08-31 Prognos 2012-12-31 Avvikelse Budg.- prognos Netto Direktion/revision -241-176 -82-241 0 Administration Central Adm. -1 046-700 -453-1 046 0 Administrativ chef -847-534 -515-847 0 Lönekontor -8 694-5 981-5 819-8 694 0 Upphandling -850-484 -476-850 0 IT 0 259 961 0 0 Tele 0 1 041-387 0 0 PUL -309-135 -191-309 0 Webdesigner -460-365 -409-635 -175 IT-systemvetare -594-375 -352-594 0 Beredskap -690-379 -421-690 0 Kostnader för oförutsett -70 0 0 0 70 Bidrag och tillstånd (adm) -949-369 -627-999 -50 Räddningstjänst -30 425-19 199-20 248-30 425 0 Summa vht drift 45 175-27 397-29 019-45 330-155 Avgiftsfinansierad vht Renhållning 0 1 659 2 553 3 000 3 000 Slam 0 477-44 0 0 Finans 45 225 29 552 30 470 45 225 0 Resultat 50 4 291 3 960 2 895 2 845 Investeringsredovisning inkl. pågående objekt Objekt Budget 2012 Redovisat 2012-08-31 Administrativa avdelningen Nätverk Prognos 2012-12-31 Avvikelse 1 369 651 1 369 0 infrastruktur+itservrar+serverrum PC på bordet VMKF 150 18 50 100 PC politiker 145 0 145 Kopiatorer KAK 1 597 1 597-1 597 SUMMA 1 664 2 266 3 016-1 352 Räddningstjänsten Släckbil 3 000 0 0 3 000 Tele/datatekn.utrustning 355 0 100 255 Befälsfordon 500 0 0 500 Rakel 156 0 0 156 Räddningstjänstfordon 1 500 0 0 1 500 Larmmonitorer/radioutrustning 118 0 50 68 Luftflaskor 17 0 17 0 Tillbehör Rakel 100 0 0 100 SUMMA 5 746 0 167 5 579 Totalt 7 410 2 266 3 183 4 227 18
Resultaträkning Redovisning i tkr Not jan-aug 2011 Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Avskrivningar Resultat- och balansräkning 1 2 3 52 289-74 173-2 820 jan-aug 2012 55 873-78 872-2 457 Helårsprognos 2012 81 300-119 308-3 500 Budget 2012 72 692-113 593-3 583 Avvikelse Budget prognos 8 608-5 715 83 Verksamhetens -24 704-25 456-41 508-44 484 2 986 nettokostnader Kommunbidrag Finansiella intäkter Finansiella kostnader 4 5 6 29 423 322-750 30 119 196-899 45 175 250-1 022 45 175 50-691 0 200-331 Periodens resultat 4 291 3 960 2 895 50 2 845 Balansräkning Redovisning i tkr Not 2012 IB TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar Maskiner och inventarier Långfristiga fordringar Summa anläggningstillgångar 7 8 15 916 13 345 29 261 2011-08-31 2012-08-31 15 463 12 061 27 524 15 724 15 474 31 198 Fordringar Kassa och bank 9 10 33 383 10 135 26 119 8 182 23 225 16 719 Summa omsättningstillgångar 43 518 34 301 39 944 SUMMA TILLGÅNGAR 72 779 61 825 71 142 EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER Eget kapital -därav periodens resultat 14 14 930 3 561 15 660 4 291 18 890 3 960 Avsättningar för pensioner Skulder Långfristiga skulder Kortfristiga skulder 11 12 13 16 513 6 758 34 578 14 868 6 969 24 328 19 037 6 758 26 457 Summa skulder 41 336 31 297 33 215 SUMMA EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER 72 779 61 825 71 142 Ansvarsförbindelser I ett finansieringsavtal mellan medlemskommunerna och förbundet har en överenskommelse gjorts att tidigare inarbetad pensionskostnad/skuld ligger kvar hos kommunerna. 19
Finansieringsanalys Finansieringsanalys Redovisning i tkr Not 2012-08-31 Den löpande verksamheten Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader exkl. avskrivning Verksamhetens nettokostnader Kommunbidrag Finansiella intäkter Finansiella kostnader Verksamhetens netto Investeringar Inköp av materiella tillgångar Investeringsnetto Finansiering Utlåning Upplåning Amortering Finansieringsnetto Justering för rörelsekapitalets förändring avseende hela verksamheten Ökning(-)/minskning(+) kortfristiga fordringar Ökning(-)/minskning(+) kortfristiga skulder Justering för icke rörelsekapitalpåverkande poster Avsättning pensioner Förändring av likvida medel 1 2 4 5 6 55 873-78 872-22 999 30 119 196-899 6 417-2 266-2 128 0 0-2 128 10 158-8 121 2 525 6 584 20
Not 1 2012-08-31 Intäkter Försäljning 371 Taxor och avgifter 31 714 Bidrag 188 Förs vht och entreprenad 23 591 Övrigt 9 SUMMA 55 873 Not 2 Kostnader 2012-08-31 Personalkostnader inkl. pensioner 32 474 Lokaler 2 432 Köp av verksamhet 25 609 Databehandling/komm. 4 065 Övrigt 14 292 SUMMA 78 872 Not 3 Syftet med avskrivningar är att fördela anskaffningsvärdet över den beräknade brukningstiden. Avskrivningarna baseras på anskaffningsvärdet. Avskrivning påbörjas månaden efter att investeringen har tagits i bruk. Not 4 Medlemskommunernas ägarandelar RT Adm IT Köping 57,7% 53% 66% Arboga 26,1% 29% Kungsör 16,2% 18% 34% Not 5 Ränteintäkt avseende rörelsekontot. Not 6 Ränta på lån till förbundsmedlemmarna samt övriga räntor 38 kkr. Ränta på reverslån uppgår till 5,0% på bokfört värde. Ränta till kreditinstitut 158 kkr. Not 7 Maskiner och inventarier som överfördes från respektive medlemskommun samt nyinvestering under perioden. Not 8 Långfristiga fordringar 2012-08-31 Fordran medlemskommuner Pensionsåtagande Köping 8 933 Arboga 4 036 Kungsör 2 505 SUMMA 15 474 Not 9 Kortfristiga fordringar 2012-08-31 Kundfordringar 5 466 Kundfordringar renhållning 10 395 Förutbetalda kostnader/upplupna 5 463 intäkter Momsfordran 1 843 Övr. kortfr fordringar 58 SUMMA 23 225 Noter Not 10 Kassa och bank 2012-08-31 Checkkonto 16 719 Genomg. Avr konto renhålln. -0,5 SUMMA 16 719 Not 11 Avsättning pensioner Pensionsförpliktelser Avsättn. för pensioner inkl. löneskatt 19 037 Totala förpliktelser 19 037 Långsiktig fordran (not 8) 15 474 Återlånade medel 3 563 Not 12 Långfristiga skulder Kommuninvest i Sverige AB förfaller till betalning 2016-05-30, 6 000 kkr. Köpings kommun har gått i borgen för förbundets räkning. Reverslån Köping 102 kkr, Kungsör 656 kkr Not 13 Kortfristiga skulder 2012-08-31 Kortfristig del av långfristiga 70 skulder Leverantörsskulder 2 818 Moms och skatter 4 308 Upplupna semesterlöner 1 953 Övr. kortfristiga skulder 2 890 Upplupna sociala avgifter 1 718 Individuell del pension inkl 1 558 särskild löneskatt Övriga interimsskulder 11 072 Övrigt 70 SUMMA 26 457 Not 14 Fördelning Eget Kapital 2010 2011 Delår 2012 EK 11 369 14 930 18 890 varav resultatregl. fond 4 951 7 557 7 557 renhållning varav balansfond från 2 287 2 287 2 287 2004 RT Varav slam resultat 270 689 689 regl.fond Varav balansfond 1 087 1 087 1 087 2010 Varav balansfond 2011 536 536 Summa 11 369 14 930 18 890 Not 15 Justerat resultat Periodens resultat 3 960 Reavinst 0 Justerat resultat 3 960 Not 16 Bostadsanpassning Utbetalda bostadsanpassningsbidrag jan-aug i kkr. Köping 1 472 Arboga 695 Kungsör 268 21
Redovisningsprinciper Delårsrapporten har upprättats i enlighet med kommunala redovisningslagen samt enligt god redovisningssed. Den är beräknad utifrån faktiskt utfall enligt redovisningen. Väsentliga poster har periodiserats. Redovisningsprinciper 22