Sammanhållen e-förvaltning inom LSS/LASS
Projektägare: Sambruk Intresseförening för verksamhetsutveckling och e-förvaltning 74 kommuner (ca 3,9 miljoner innevånare) 2 regionförbund Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) Verket för förvaltningsutveckling (Verva) Sambruks mål Arrangera gemensam utveckling av kommunala e-tjänster Skapa gemensam teknisk och juridisk grund för sambruk av e-tjänster Sänka kommunernas kostnader för utveckling och drift av e-tjänster Minska ledtiderna för utveckling och införande av tjänsterna
Varför kommunala e-tjänster Stora förväntningar från medborgare och statsmakterna att utveckla statlig och kommunal förvaltning 24-timmarsmyndigheten E-förvaltning Förbättra kommunal service och tillgänglighet för medborgarna Sänka kommunernas kostnader för den kommunala förvaltningen Bidra till en samordnad offentlig förvaltning Rationell arbetsfördelning och samverkan Elektronisk samfunktionalitet (interoperabilitet)
Projekt: Sammanhållen e-förvaltning inom LSS/LASS Processinriktad verksamhets-/it-utveckling inom Sambruk Projekt med FoU-stöd genom VINNOVA:s stöd till Sambruk Projektstart januari 2007 med 14 kommuner och Försäkringskassan Verksamhetsdiagnos för processutveckling Kravspecifikation för e-tjänst/it-system avseende tidrapportering Upphandling
Projektmål Att med hjälp av sammanhållen e-förvaltning förenkla administrationen och öka effektiviteten Skapa standardiserade rutiner för samverkan mellan kommuner och Försäkringskassan Ökad samfunktionalitet (interoperabilitet) mellan kommuner och Försäkringskassan Kvalitetssäkra att den assistansberättigade får det beviljade antalet timmar verkställt Öka effektiviteten och bättre nyttja kommunernas resurser inom verksamheten LSS/LASS
Nytta för kommunerna genom projektmedverkan E-förvaltning utvecklad efter kommunernas behov Kvalitetssäkrad kravspecifikation upphandlingsprocess med starkare beställarroll Delade kostnader Kunskap om processdrivet arbetssätt vid verksamhetsutveckling vilket kan appliceras inom andra kommunala verksamheter som t ex äldreomsorgen och socialtjänsten
Projektgenomförande Återkommande arbetsseminarier Verksamhetsdiagnos Kravspecificering Gemensam analys, modellering & idéutveckling under forskarledning Mellanliggande utrednings-, insamlings- & dokumentationsarbete Genomförd verksamhetsdiagnos som grund för idéutveckling av förändrade processer och nya e-tjänster/it-system Pågående kravspecificering av nya IT-lösningar (tidsredovisning)
Samverkansöversikt LSS & LASS Reglering Kommun Ansökan & underlag Provisoriskt beslut Klient som sökande Försäkringskassan Definitivt beslut Reglerad drift Tillstyrkan Försäkringskassan Kommun Räkning Ersättning Assistansanordnare (kommun, extern, egen) Erbjudanden Avtal Assistans Klient som brukare
Tre problemområden Från ansökan till beslut Handläggningstid på FK lång för LASS-beslut Avvaktansbeslut i kommuner; kan avvika från FK-beslut Olika riktlinjer & praxis mellan FK och kommuner Dubbelarbete utförs av FK & kommuner (utredningar) Tidsredovisning & ersättning Omfattande arbete för att samla in & granska tidrapporter (kommuner & FK) God man intygar på lösa grunder Eftersläpning i ersättning från FK Komplex ersättningsprocess Val av anordnare & avtal Kan vara svårt för klient att välja anordnare Kommuns informationsroll oklar
Från ansökan till beslut - Verksamhetsmål Effektiv och överenskommen arbetsfördelning och samverkan mellan Försäkringskassan och kommuner Rättssäker hantering Kvalitet i utredningar och beslut Samstämmighet mellan kommun och Försäkringskassan avseende assistansbehov Korta handläggningstider Likformigt beslutsfattande hos Försäkringskassan ( från Norr till Söder )
Tidsredovisning & ersättning Verksamhetsmål Kvalitetssäkrade underlag för ersättning Korrekta betalningar Utbetald ersättning skall motsvara utfört arbete Utbetalning av ersättning från FK skall ske i tid Tids- och resurseffektiv hantering av ersättningsprocessen (Kommun FK) Tids- och resurseffektiv lönehantering avseende personliga assistenter
Val av anordnare & avtal - Verksamhetsmål Klienten har rätt att välja assistansanordnare Respekt för den enskildes självbestämmande och integritet, största möjlighet till inflytande och medbestämmande över insatser (LSS paragraf 6) Klienten ges möjlighet att vara delaktig i val av personliga assistenter Klienten önskar överblicka olika assistansutbud Stöd behövs till klienter som väljer att vara assistansanordnare själva Kommunen ska informera om mål och medel för verksamheten (inom personlig assistans) enligt LSS (LSS paragraf 15.3) Tydlighet och följsamhet i avtal mellan klient, anordnare och FK
Förändringsbehov: Grund för idéutveckling Från ansökan till beslut Klargöra samverkan mellan FK och kommun Eliminera behov av avvaktansbeslut Snabbare handläggning till LASS-beslut Tidsredovisning & ersättning Förbättrad kvalitetssäkring Förenklad hantering från tidrapport via räkning till utbetalning Val av anordnare & avtal Klargöra kommunens informationsroll avseende assistans Förtydliga avtal kring anordning
Förslag till förändringar framtagna inom projektgruppen Visionära till sin karaktär Eftersträva radikala processförbättringar Helhetsperspektiv för att skapa rationella och effektiva processer över organisatoriska gränser Inte asfaltera kostigar Inte begränsad till befintlig lagstiftning Diskussioner pågår med Försäkringskassan Kan komma att begränsas pga organisatoriska och legala hinder
Förändringsförslag: Från ansökan till beslut FK utreder och fattar alla beslut gällande personlig assistans (även < 20h) inga avvaktansbeslut av kommuner Ökad delegation av LASS-beslut inom FK för snabbare handläggning FK inrättar rutiner för kontinuerlig uppföljning och jämförelse mellan olika delar av landet för att uppnå ökad likformighet FK utvecklar rutiner för att förse kommun med information löpande Inkomna ansökningar, beslut
Förändringsförslag: Tidsredovisning & ersättning Datafångst för tidrapportering ska ske vid källan (av personlig assistent) med stöd av lämplig mobil informationsteknik Kommun (arbetsledare) får fullmakt av brukaren att kontrollera/godkänna assistenternas redovisade timmar i nytt IT-system för tidsredovisning Brukare & god man ges möjlighet att granska scheman och tidrapporter via ny e-tjänst IT-systemet ska ge möjlighet att skicka komplett, kvalitetssäkrad räkning till FK efter ca 7-10 dagar Utbetalning görs enligt faktiska timmar, inte schablon FK gör stickprovskontroller istället för begära att signaturer
Förändringsförslag: Val av anordnare & avtal FK bör ta ett ansvar vad gäller hur det skall gå till att övergå/byta från en anordnare till en annan Regler för avtalsskiftning Utveckla en kanalstrategi för brukarkommunikation i kommuner Kommuners webbplatser kan innehålla länkar till intresseorganisationer som har information om och jämförelser av olika anordnare av personlig assistans
Symbolförklaring Samverkansgraf Aktörer Aktör som är klient till verksamheten Organisation, organisatorisk enhet IT-system Information Reella tjänster
Från nuläge LSS & LASS Reglering Kommun Ansökan & underlag Provisoriskt beslut Klient som sökande Försäkringskassan Definitivt beslut Reglerad drift Tillstyrkan Försäkringskassan Kommun Räkning Ersättning Assistansanordnare (kommun, extern, egen) Erbjudanden Avtal Assistans Klient som brukare
Från nuläge till nyläge LSS & LASS Reglering Kommun Ansökan & underlag Provisoriskt beslut Klient som sökande Försäkringskassan Definitivt beslut Reglerad drift ( Tillstyrkan) Försäkringskassan Kommun Räkning Ersättning Assistansanordnare (kommun, extern, egen) Erbjudanden Avtal Assistans Klient som brukare
Nuläge Försäkringskassan LASS- Ansökan Kommun som myndighet Räkning Sluträkning var sjätte månad LASS-beslut LSSavvaktansbeslut Preliminär utbetalning Samlingsräkning 20h Återbetalning (20h samt 6- månaders avstämning) Klient (assistansberättigad) Kommun som finansiär Preliminär räkning Genomförandeplan Tidsrapport Kommun som anordnare Assistans Personliga assistenter Avtal och fullmakt
Nyläge Försäkringskassan LASS- Ansökan Kommun som myndighet Räkning Sluträkning var sjätte månad LASS-beslut LSSavvaktansbeslut Preliminär utbetalning Samlingsräkning 20h Återbetalning (20h samt 6- månaders avstämning) Klient (assistansberättigad) Kommun som finansiär Preliminär räkning Genomförandeplan Tidsrapport Kommun som anordnare Assistans Personliga assistenter Avtal och fullmakt
Processförbättringar LSS/LASS Från tungrodd pappershantering och slentrianmässig signatur av brukare/god man Till kvalitetssäkrad IT-baserad process Mobil tidsregistrering Kontroll/jämförelse av schema vs rapporterad tid görs av arbetsledare samt ev av brukare/god man Förenklad och tidseffektiviserad räkningshantering Ensad utbetalning (faktisk tid istället för schabloner) Från otydlighet och dubbelarbete i handläggning av ansökan (kommun + FK) Till centralisering av handläggning (FK)
Verksamhetsutveckling och IT En gedigen verksamhetsdiagnos, utan inledande fokus på IT-frågor, har givit en god grund för förändringar av verksamheten Fokus på inter-organisatorisk processförbättring Sammanhållen e-förvaltning E-tjänster för brukarnytta IT-system interoperabilitet mellan kommunens verksamhetssystem och Försäkringskassans system Ett verksamhetsutvecklande projekt, där IT är viktigt, men placerat i ett tydligt verksamhetssammanhang